Knowledge Suite

利用にかけた費用

グループウェアプラン。月額10,000円。初期費用に関しては不明。

導入に至った決め手を教えてください。

元々オンプレミス型の、サイボウズサービスを利用していたが、コストの面と、インターネットからアクセス可能なグループウェアを使用したいという要望が多く、導入に至った。

利用期間

2017年8月～2022年7月現在も利用中。

使いやすいと感じた点を教えてください。

・サーバ管理型のグループウェアからの移行であったので、インターネットからアクセスできるため利便性が高い。

・スケジュール登録に便利な機能が多い。繰り返し登録や、お知らせメールの自動送信、アラーム設定も可能。特に個人やグループのスケジュール管理が容易。

・ファイル共有やレポート提出に加え、プロジェクト管理をグループで共有することができる。別管理する必要がなく、間違いが起きにくくなった。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか？

同じ会社の営業支援ツールなどを導入すると、更にスケジュール管理する手間が減り、営業部隊は効率的に業務を遂行できる。連携は簡単で、わかりやすい。

他の会社にもおすすめしますか？

営業が出張が多い企業様にはおすすめ。コストの面からも優秀で、複雑な管理を必要としない企業様で、コストを抑えたい場合などには選択肢になると思う。

導入に至った決め手を教えてください。

いくつかのサービスを検討したが、Knowledge Suiteが最も機能的に業務に適していると考えて導入した。

利用期間

2018年頃～2022年8月現在も利用中。

不便だと感じた点を教えてください。

・機能が多く、チェック項目が沢山あって一つ一つの画面にボタンやチェックボックスが付いているため、登録時に操作ミスに繋がる恐れがある。

・電話メモの登録機能が分かりづらい。メモの登録と、電話があったことをメールする機能が別にある（目的・内容が重複していると感じている）。

・登録時のメッセージ送信などが各項目に紛れていて、全送信してしまう場合が多い。

他の会社にもおすすめしますか？

グループウェアシステムとしての機能は十分に満たしており、PCだけでなくスマホやタブレットからのアクセスも容易なので、いいと思う。

利用期間

2021年～2022年6月現在

使いやすいと感じた点を教えてください。

・他社製品と比較した中で、スケジュールやタスク管理ではなく掲示板とメッセージ機能に特化していた

・スマホアプリを併用することができる（iPhone/Androidそれぞれ対応）

・サイボウズofficeクラウドと比べて月額料金が安かった

コストダウンして使える工夫やウラ技、より効率的に使える工夫やウラ技があれば、教えてください。

使用できるデータ容量が限られている（1番安いプランだと1ユーザーあたり3GB）ので、別でクラウドサーバーなどにデータをおいてリンクを掲示版に貼るようにすればオプション料がかからないです。

他の会社にもおすすめしますか？

利用者がある程度ツールを使い慣れていて、タスク管理やスケジュール共有などが必要でない会社にはおすすめです。

利用にかけた費用

グループウェア特別プランで、1年間の無料試用期間での使用でした。初期費用含めて0円です。

導入に至った決め手

従来から使用しているパッケージ版のグループウェアのサポート終了が決まり新たなグループウェアを選定する中で、掲示板をメインで使用でき、かつ費用が抑えられるツールということで決めました。

利用期間

2021年11月～2022年2月

利用をやめた理由

従来のものと比べて、一部高齢の利用者に使いづらい部分があった為。また使用できるデータ容量が少なかったため。

不便だと感じた点を教えてください。

・限定したグループメンバーだけでやり取りする「トピック」の機能について、個人のトップページで新着表示がされない。

・新規掲示板を立ち上げる際に各ユーザーで権限設定をする必要があり、それが難しい。

・使用方法についての問い合わせがしづらい。問合せはフォームへ書き込めば追って電話がくるが、タイムラグが出るので初期設定をするときなど不便。

他の会社にもおすすめしますか？

高齢者など、あまりITツールを使い慣れない利用者がいる場合はお勧めできません。

利用にかけた費用

初期費用０円・月額50000円・SFAスタンダードプラン

導入に至った決め手

SFAと名刺スキャン、メール配信がセットになっていること。ただし、名刺スキャン以外はあまり使えなかった。

利用期間

2019年4月〜2021年10月

利用をやめた理由

動作が遅い。UIが使いにくい。SFAのカスタマイズが乏しい。サポート体制がよくない。

使いやすいと感じた点を教えてください。

・月額の負担を考えると、比較的安価であったこと

・こういったサービスを始めて会社で使うことになったため、とにかく安いところから導入を決めた。

・スタートアップであり、社員数も増やしてく予定だったので、利用人数無制限というところがよかった。社員の増減が激しい中、アカウントを都度買う必要ないのは便利だった。

・名刺スキャンは名寄せはできないが、データ補完はできていた。

・グループウェアとしての機能ではないが、付属のSFAの一部として名刺スキャンがあり、SanSanよりも早く行えるところはよかった。

不便だと感じた点を教えてください。

・他のSaaSと比較しても、夕方になると動作が重い。

・直感的に使いにくいUI（古臭い感じ）であるため、社内で質問が多すぎた。

・どこに何の機能があるのかわかりにくい。

・利用しない機能を一部非表示にできるが、本当に非表示にしたいところは非表示にできない。

・権限が複雑すぎる。ロール設定ができず、メンテナンスができなくなっていった。

他の会社にもおすすめしますか？

対応もよくないのでおすすめはしたくない。

少人数（5人程度）でやっている会社にはなんとか使えるかもしれない。

ただし、5人である場合、50,000円は１ユーザーあたり10,000円になるのでコスパが悪い。

導入に至った決め手

社内のスケジュール管理のために導入

利用期間

2020年4月〜2022年1月

利用をやめた理由

退職したため。

使いやすいと感じた点を教えてください。

・機能は単純で初心者にはわかりやすい。

・わかりやすいビジュアルで使いやすかった。　

・社内の人間の行動スケジュールをすぐに確認できる。

不便だと感じた点を教えてください。

・会議の予定を入れる項目があるのはいいのだが、会議ツールとの連携ができない。どのメンバーで何時から会議があるということは確認できるが、そこからそのまま会議に入れる仕組みになっていないのが残念。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか？

連携はあまり良いと感じなかったので、このツールではスケジュール管理のみしていた。Microsoftteamsの方がスケジュール管理とそのまま会議ツールと連携もできたので、teamsを導入していた。

他の会社にもおすすめしますか？

営業所が各地にあり、社内のスケジュールが把握しづらい会社にはおすすめできる。

利用期間

2021年2月～2022年4月現在も利用中

使いやすいと感じた点を教えてください。

・グループでの情報共有や顧客管理・勤怠管理など、基本的なビジネスグループウェア機能および営業支援・顧客管理の機能を備えており、操作上の大きな問題は感じません。

・利用する企業ごとのカスタマイズ性がそれなりに高いです。

・もちろん制限はありますが、独自メニューの作成や、画像の利用など、工夫することで使い勝手が良くなっていく感があります。

・かつてgroupsessionを利用した経験もありましたが、情報の把握しやすさでは、Knowledge Suiteのほうが上という印象です。

不便だと感じた点を教えてください。

・スマートフォン用アプリがあるのですが、毎回ログインを手動で行わなければならないのがネックです。

・PCサイトのデザインが少し古臭いのは残念です。特にデフォルトフォントがMSPゴシックなのが古臭さを加速させています。

他の会社にもおすすめしますか？

・上記のようにネックもありますが、100名未満の小規模な企業向けなツールかと思います。

・業務上の申請等も可能であること、スマホアプリもあることなど、全体的には小回りが利くツールという印象です。

利用期間 

2021年7月から2021年9月現在も利用中 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

・子供の体調不良等での欠勤の手続きが全てワークフローで完結されるのでよかった。 

・勤務変更等も、ワークフローで申請でできよかった。 

・他部署の方とのやりとりもメッセージ等でできよかった。 

不便だと感じた点を教えてください。 

過去にチャットワークを使用していた時があり、そのときは個人間の連絡が気軽にできた。owledge Suiteは通知を確認するのが遅れてしまうことがあり、連絡等にタイムラグが発生してしまうことがある。メッセージの通知がわかりやすくなれば良いと思った。 

他の会社にもおすすめしますか？ 

おすすめするほどではない。他の会社で使用していたチャットワークが非常に便利だったため、自分にはそれがあっていた。

利用期間

2019年夏頃から2021年8月現在も継続利用中

使いやすいと感じた点を教えてください。

スマホで名刺を撮影するだけでマスタが作成され、顧客の管理ができるようになるところです。それにより、従来に比べて顧客の情報管理が圧倒的に楽になりました。

不便だと感じた点を教えてください。

アプリに関して、通知機能がないところは不便に感じました。必要最低限のことだけでも通知機能が搭載されれば、もっと早くにチェックしやすくなると感じました。

他の会社にもおすすめしますか？

イニシャルコストやランニングコストを出来るだけおさえていきたい、という会社にはおすすめしたいです。

利用期間

２年弱前、2018年ごろから導入しました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

そもそもメルマガの一斉配信と名刺管理、名刺読み込みにしか使っていないのですが、それらがやりやすい点です。名刺を携帯で読み込む機能があるのですが、そういったものは展示会の際にとても便利です。セキュリティ面も問題ないので安心して使えました。

不便だと感じた点を教えてください。

本来の目的であるの顧客管理や商談管理にはイマイチです。UIも悪いと思います。商談管理の強制力がシステムについていないので、API連携で請求管理、登録することで請求支払いが完了する、といった設定ができればいいのですが、そこまでやっていないので不便です。

他の会社にもおすすめしますか？

そこまではおすすめしません。というのも、自社では人によっては営業担当がこのツールを使っているのですが、「この客に当たっていこう！」といった管理までは至っていないからです。

利用期間

2020年夏頃からだったと思います。

使いやすいと感じた点を教えてください。

登録制限がないため、新しいフォームの登録を行しやすいと感じました。型にとらわれず自社の形式に合わせて登録ができたりなど、仕事に柔軟性を持たせることができました。

不便だと感じた点を教えてください。

「通知機能」が弱いと感じます。アプリの通知機能がなく、ワークフローの申請者への通知機能もありません。これでは作業スピードを落とす要因にもなってくるので、この部分は強く改善を希望します。

利用にかけた費用

月額6600円（税込）

導入に至った決め手を教えてください。

入社時点で既に導入済みだった。

当初は無料トライアルで利用していた。無料でも十分に満足できる機能が備わっていたようで、そこを評価して導入されたのだと思う。

利用期間

2019年3月～2022年6月現在も利用中

使いやすいと感じた点を教えてください。

・各メニューボタンや随所にイラストが使用されている

・各メンバーに画像を設定できるので、顔写真やイラストを設定すると賑やかで楽しい印象になる

・メニューボタンの配置や表示可否、オリジナルアイコンなどカスタムが可能です

・勤怠管理にも利用できます

・「メッセージ」機能では記入した文面が吹き出しで表示されるので見た目が面白い。

他の会社にもおすすめしますか？

フレックス制などがなく、全社員同じ時間に出社するような会社にはおすすめ。

利用にかけた費用

一番安いグループウェアプランだと思う

利用期間

2019年頃～2022年6月現在も利用中

不便だと感じた点を教えてください。

・掲示板で画像をファイル添付したとき、一度ダウンロードしないと見られない。活動画像を添付しても投稿画面には表示されないのが残念。

・無料で利用できていたが、有料のみのサービスになった

・勤怠機能の出退勤時間の15分刻みでしか表示されない。詳細な時間を把握するのにとても手間がかかる。

・掲示板の投稿文の行間が狭く、改行をしないととても見づらい

他の会社にもおすすめしますか？

従業員数が多いとページスクロールも長くなり管理が大変そうなので、おすすめしない。

利用期間

2021年8月〜2021年12月現在も利用中。

導入に至った決め手を教えてください。

もともと名刺管理を営業個人が行っており、人によって使用しているアプリもバラバラという全く管理されていない状態でした。顧客の担当者もわからず、決算月なども担当が変わるたびにるユーザーに聞き出すなど非常に営業効率が悪かったため、導入に至りました。また、事務所リニューアルを行うに当たりペーパーレスを進める必要があったのも導入のきっかけとなりました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

名刺を20枚まで連続で読み込めることや、裏面も保存できるというのは登録を進める上で使いやすかったです。また、顧客名や担当者名をそれぞれ検索できるところも、業務で使いやすいです。担当者が複数いるときに「紐付け」という機能で1つの顧客にまとめられるのも、担当者履歴が分かりやすくて使いやすいところです。

不便だと感じた点を教えてください。

もともと私が個人で使用していたアプリは、スキャンデータから電話番号などを読み取りそれをそのままスマホの電話帳と同期することができました。そのためかなり手間が省かれていました。しかし今回はパソコンでの利用を主としたシステムのため、スマホに落とし込むことができません。また、今回のシステムは全社での導入なので、メーカー担当者などは役員などが取り込むため、メーカーの連絡先をスマホに入れるためには結局別のアプリを残しておく必要があるのが難点です。

他の会社にもおすすめしますか？

顧客が多い場合は管理が非常に大変なので、導入してもいいかと思います。私の会社は営業が100人近くいるため日々名刺は増えていくばかりです。担当変更も毎年起こるので、同じように営業と顧客の多い会社は導入をおすすめします。

利用期間

2015年ころ～2022年2月現在も利用中

導入に至った決め手を教えてください。

人数が激増して、1人1人のスケジュールを管理・および拠点間での広報用に導入したという話を聞いておりました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

・全社みんなのスケジュールを確認することが出来る。

・全社向けの発信を行うことができ、サービスの中でコメントを送る事も出来る。たとえば、出産祝いに対してみんなからコメントを募ったり出来たりなど、コミュニケーションが取りやすくてとてもよかった。

不便だと感じた点を教えてください。

・出退勤もこれでタイムカードを押していたし、一元化出来ていたと思うので、とくに不便を思ったことがありませんでした。

・途中からGoogleカレンダーも併用しはじめたので、「googleカレンダーのほうが使いにくそう。Knowledge Suiteだけを利用しつづけていても十分なのに」と思っていたくらいです。

他の会社にもおすすめしますか？

有料と考えると、無料でももっと使いやすいツールを使った方がいいのかもしれません。