【徹底解説】メール配信システムとは?選定基準と導入メリット

【徹底解説】メール配信システムとは?選定基準と導入メリット

記事更新日: 2019/06/28

執筆: 編集部

メール配信システムは、潜在顧客に向けたアプローチや、既存顧客に向けた商品やサービスの認知度・ファン度向上に欠かせないマーケティングツールの一つです。

さまざまな事業者が配信しているメルマガも、こうしたシステムを活用して送信されています。

メール配信システムを使えば、作業者に負荷をかけずに、顧客属性やライフスタイルに最適なタイミングで最適な文面でアプローチできるようになります。

そんなメール配信システムとは、どんなことができて、どのようなメリットがあるのでしょうか。

さらに、導入時にどのサービス事業者を選べはいいのか、その選定基準を理解しておけば、自社とのミスマッチを防いでコストパフォーマンスの高い効果を得ることも可能になります。

メール配信システムとは

メール配信システムとは

メール配信システムとは、登録した大量のユーザーに対して一斉にメールを送信するためのシステムで、メールを使ったマーケティングツールの一つです。

ECサイトや企業などから送られるメルマガ配信にも使われています。

多くのユーザーに手動で送信すると、同一ユーザーに同じメールを送ってしまったり、適切なタイミングでメールを届けられなかったりと、マーケティングに最適とはいえない状況を引き起こすこともあります。

ところが、メール配信システムを使えば、マーケティング担当者の負荷を減らし、施策の成果を検証・分析がしやすくなります。

メール配信システムは、メール配信だけで自社のマーケティング施策を成功させるための仕組みづくりに欠かせないツールでもあるといえるでしょう。

クラウド型とオンプレミス型

メール配信システムには、クラウド型とオンプレミス型、さらに大量配信型とセグメント型があります。

最近のメール配信システムの傾向としてはクラウド型で、大量配信型とセグメント型の両方の良いところを兼ね備えたタイプが主流になりつつあります。

クラウド型は、クラウドサーバに保存したデータをインターネット経由で利用するタイプです。

一方、オンプレミス型はクラウド型とは逆に、物理的サーバに保存したデータを、そのサーバに接続した端末から利用するタイプです。

簡単にいえば、メールを送るときにブラウザ上から送るのか、パソコンにインストールしたソフトウェアから送信するのかの違いです。

近年では、オンプレミス型でもレンタルサーバを利用して格安でデータ管理する企業も増えています。

しかし、運用にかかる各種コストを抑えたい企業ではクラウド型への移行も増加傾向にあります。

これは、クラウド型とオンプレミス型で、人員などのリソースやコストをかける部分が異なり、かかるコストの大きさが違うからです。

クラウド型

・サーバやパソコンへのインストールが不要
・インターネット環境があれば、利用場所・端末を問わない
・カスタマイズ性が低い
・導入コストが低い
・月額制でランニングコストが低い

クラウド型の場合、自社でサーバやパソコン、メール配信システムのソフトウェアの用意が不要です。

そのため、システムを構築したり、メンテナンス、データ管理、セキュリティなどに要する手間とコストもかかりません。

導入にかかる費用もオンプレミス型に比べて格段に低く、月額でも1,000円~10,000円が相場です。

その反面、サービスを提供している事業者の規約に順守しなければいけないというデメリットがあります。

オンプレミス型

・サーバやパソコンへのインストールが必要
・自社仕様のカスタマイズが可能
・導入コストが高い
・運営コストがかかる

オンプレミス型の場合は、自社でサーバやパソコン、メール配信システムのソフトウェアを用意する必要があります。

そのため、導入初期にシステム構築や、セキュリティなどの各種設定をしなければいけなく、運営開始後は定期的なメンテナンスが必要になります。

ただし、自社の仕様に合わせたカスタマイズができることから、不要な機能を省いて使いやすいものにすることができるメリットがあります。

コスト面ではクラウド型よりも高くなりやすいです。

そしてオンプレミス型は、レンタルサーバを利用しても初期費用で数千円~1万円程度、月額では5,000円前後の費用がかかります。

また、ソフトウェアにはライセンス料が必要となり、最低でも250万円程度が必要です。

さらに、運営開始後にかかるメンテナンス等のランニングコストは、およそ毎月数万円ほどかかる見込みです。

オンプレミス型は、さまざまな部分で専門的な知識と技術が求められるため、メール配信システムを導入するのが初めての人にとっては、やや難易度の高いツールといえます。

大量配信型とセグメント型

大量配信型とセグメント型にも、それぞれ特徴があります。

大量配信型

・情報発信向き
・大量のメールを一斉配信できる
・配信メールのスケジュール設定ができる

大量配信型は、同一の情報を多くのユーザーに配信することを想定して作られています。そのため、ユーザーのニーズに合わせた配信には不向きです。

セグメント型

・メルマガや顧客データ収集向き
・ユーザーのニーズにマッチした配信が可能
・ストーリーメールに対応している
・CRMなど他システムと連携できるものも多い

セグメント型は、パーソナライズされたメール配信が得意です。

そのため、属性や行動履歴などの幅広いユーザー情報をもとに、最適なメールを作成し、ベストなタイミングで効率的に配信できるようになっています。

ECサイトや企業からのキャンペーン情報のように、ストーリー性のあるメールを配信することも可能です。

メール配信システムの主な機能

メール配信システムでできる主な機能をリストアップしました。

・文面作成
・アドレス管理
・配信スケジュール管理
・URLクリックカウント
・各種メール配信
・ログ管理
・暗号化

メール配信で最も重要なのは、“ユーザーに読まれる”メールを送ることです。

メール配信システムを使うことで“読まれやすい”メールを送ることが可能になります。

現代人は忙しい人が多く、届くタイミングによっては開封されない、開封されても内容次第ではコンバージョンしない、すぐに閉じられてしまうことも少なくありません。

それを回避するには、ユーザーの属性からライフスタイルを考慮して、ユーザーに合ったタイミングで、なおかつユーザーに最適化したメールを送る必要があります。

メール配信システムでは、ユーザーの性別や職業などセグメントに合わせた文面を用意することができるようになっています。

多忙な現代人でも一目見て内容を把握できるようなHTMLメールも作れるため、コンバージョンしやすいメールを作成することも可能です。

さらに、ユーザーが主婦層の場合は日中に、会社員なら昼休みや就業後のタイミングに合わせてスケジュール設定して配信することもできます。

送信したメールがユーザーに届いているのかを知る到達率や、本文に挿し込んだURLへのクリック率といった情報も収集できるため、マーケティング施策を検証するうえでも役に立つ機能が用意されています。

メール配信における課題と解決

メール配信でマーケティングをおこなう際、頭を悩ませるのが手間とコストです。

メール配信システムでは、次のようなメール配信における次の課題を解決することが可能です。

・セグメント別の送信内容の用意
・送信先アドレスの設定
・送信タイミングに合わせた作業時間の確保
・配信速度の遅さによるユーザー離れ
・迷惑メールボックスへの到達
・配信リストや退会者リスト管理の煩雑な業務
・重複配信や誤送信リスク
・配信後のクリック率や開封率の効果測定

手間を割いていた業務も、メール配信システムを導入することによって効率化できるようになります。

手作業でおこなっていた作業が自動化できるため、コストパフォーマンスも上がります。

メール配信システムのメリット


 
 

1.メール配信業務の自動化

手作業で全ての配信業務をおこなうとなると、多くの煩雑な手順を踏むことになります。

メール配信システムを使えば、それらの多くを自動化できるため、格段に業務が効率化できます。

2.ヒューマンエラーの軽減

手作業での配信・管理業務は、ヒューマンエラーを生む最大の原因になります。

誤送信や重複送信、送信や削除の漏れなど数えればきりがないほどです。

メール配信システムを導入すれば、これらのエラーを回避でき、ヒューマンエラーのリスクそのものを軽減できます。

3.セキュリティ対策の向上

顧客情報を取り扱ううえで、もっとも避けなければならないのが情報漏洩です。

情報漏洩が起こる要因には、ヒューマンエラーとセキュリティ面の甘さがあります。

これらのリスクを回避するには、システムで管理するのが最も安全です。

データを社内管理しないクラウド型であれば、情報漏洩もしづらく、セキュリティ面もサービス提供事業者が常に最新の状態に保ってくれるため、ウィルスやスパム対策も安心です。

4.マーケティング精度の改善

手作業で配信業務をおこなっていると、配信したメールの到達率や開封率、クリック率を確認することさえ手間と時間がかかります。

マーケティングは多くの情報を素早く分析して検証を繰り返すことでその精度を高めていけますから、どれだけスピーディに対応できるかがカギとなります。

メール配信システムを導入すれば、マーケティングに必要な情報を大量かつ容易に収集できます。

それによって、分析・検証・実証といったPDCAサイクルをより迅速に回せるようになります。

5.リードナーチャリングで機会損失リスクを軽減

メール配信システムを導入すると、ユーザー属性からセグメントの分類まで楽におこなえるようになります。

これによって休眠顧客や潜在顧客を抽出し、それぞれに対して効果的なアプローチをすることが可能です。

その結果、機会損失リスクの軽減に繋がります。

メール配信システムの選定基準

1.明確化した課題の解決にマッチするサービス内容

自社が抱える課題に対して、どのような解決を望んでいるのか、その目的意識を明確にすれば、本当に必要としているサービスの取捨選択ができます。

それが結果的に、コストパフォーマンスの高いサービス導入に結びつきます。

たとえば海外への配信を視野に入れている場合、多言語に対応しているかどうかも選定基準の一つになります。

2.到達率の高さ

メールを配信しても、サービスによってはメールソフトの迷惑メールとして扱われることがあります。

それでは、到達してもユーザーの目に触れることがなく、機会損失を招いてしまいます。

ユーザーの受信メールボックスに届くサービスを選ぶのが大切です。

その基準としては、フィルタリングが厳しいと評判のYahoo!メールや、利用者数の多いGmailへの到達率が高いものがベストです。

3.配信可能な上限数

メール配信システムには、配信できるメールの総数や登録できるユーザー数に上限が設けられています。

送信するユーザー数やメールのボリュームを勘案し、自社のボリュームに対応できるサービス事業者を選択しましょう。

4.対応端末の範囲

メール配信システムには、受信先の端末によって表示の仕方を選択できるものがあります。

近年ではパソコンを持たないユーザーも多いため、モバイル端末への対応は不可欠です。

パソコンとモバイル端末の両方に対応しているものを選ぶのは最低条件と考えておいてもいいでしょう。

5.HTMLエディタの操作性

テキストだけのメールと画像や絵文字などが使われたビジュアルの良いメールでは、ビジュアルの良いメールのほうが開封率が高く、URLへのクリック率も高くなる傾向があります。

これは、忙しい現代人がいかにスピーディに情報を把握しようとしているのかを示す良い指標でしょう。

しかし、HTMLの知識のない人にとって、ビジュアルの良いメールを作成するのは簡単ではありません。

ところが、HTMLエディタがあれば、専門知識がなくても従来のテキストメールのように簡単に文面をつくれます。

6.試用版の有無

試用版やトライアルが可能なメール配信システムであれば、自社が求めている機能が搭載されているのかを知る良い手掛かりになります。

導入前に試してみて、そのなかで最も自社にマッチしているものを選びましょう。

必ず抑えておきたい!おすすめのメール配信システム 3選

1. 法人導入シェア数7年連続No.1 『blastmail』

画像出典元:「blastmail」公式HP

特徴

blastmail(ブラストメール )は法人導入シェア数7年連続1位を獲得し続けているメルマガ配信システムです。

年間メール送信数の上限の高さとお手頃な価格、長年の実績から多くの企業に信用度の高いツールとして使用されています。

使い方の説明も1つ1つスライド式マニュアルが用意されているため、メール配信を初めて使う方も安心して使用することができます。

ブラストメールはメール配信を初めて使う方や、安くてコスパの高いメール配信システムを導入したい方におすすめのサービスです

機能

  • HTMLメール作成
  • 空メール登録
  • ターゲット配信
  • クリック率・開封率の測定

料金プラン

初期費用 月額費用 登録アドレス数
10,000円(1年契約で半額) 2,000円~ 3,000件~

 

 

2. 高コスパが魅力!『WiLL Mail』

画像出典元:「WiLL Mail」公式HP

特徴

WiLL Mailは高機能を比較的安価に使うことができる、コスパの良さが魅力です。

また、感覚的に操作できる点でも非常に利用者の評価が高く、たとえばHTMLメールの作成では、メルマガ作成かける時間が導入前の4分の1になったという評判もあります。

マウス操作だけで作ることができ、開封・クリック・コンバージョンの分析をグラフやヒートマップを用いて比較することもできます。

さらに、WiLL Mailの大きな特徴は二つの課金体系を毎月自由に切り替えられるということ。

メール配信通数による従量課金と、登録しているアドレス件数による定額課金を自由に使い分けることができます。

定額課金であれば月何回メールを送信しても料金が変わらないので、普段は従量課金にしておいて、たくさんメールを配信したいときだけ定額課金切り替えるといった使い方も可能です。

実際に、別サービスでの過去1年間の配信実績に対して、およそ30%の費用の削減が見込めたというような声もあるようです。

機能

  • ドラッグ&ドロップの簡単操作
  • スマホ対応のHTMLメール作成
  • 多彩でわかりやすい12種類の分析機能
  • ステップメール配信機能

料金プラン

配信通数による従業課金とアドレス件数による定額課金の2種類の課金体系を毎月自由に切り替えられます。

またプレミアムプランとシングルプランがあり、シングルプランで定額課金の場合には以下のような料金体系となります。

初期費用 月額費用 登録アドレス数
20,000円 4,000円~ 500件〜

 

業界初のスマートフォン完全対応など、WiLL Mailの特徴は他にもあります。

WiLL Mailの特徴・評判、そして弱点については以下の記事でより詳しく解説しているので、こちらもぜひ参考にして下さい。

 

3. 業界トップクラスの配信速度を誇る『Cuenote FC』

画像出典元:「Cuenote FC」公式HP

特徴

Cuenote FCの特徴は、何と言っても業界トップクラスの配信速度と実績でしょう。

月間配信数は37億通を超え、導入企業は1,300以上になります。

さらにUIもとてもシンプルで、たった3ステップでメールを配信することができます。

HTMLメール作成も直感的に操作でき、デバイス別自動配信機能も付いているので、めんどうな設定はCuenote FCが行ってくれます。

機能

  • 動画メール作成
  • ステップメール対応
  • フォローアップメール対応

料金プラン

初期費用 月額費用 登録アドレス数
20,000円~ 5,000円~ 2,000件~

 

 

まとめ

SNSが浸透し、スピード性が重視されているなかで、メール配信によるマーケティングが本当に効果があるのか疑わしいと感じている方もいるかもしれません。

しかし、SNSはたくさんのツールがありますが、それぞれ別のシステムとして独立しており、連携が取れるものではありません。

そのため、SNSを使ったマーケティングでユーザーに情報を届けるにしても、各種に合わせたツールで配信しなければならないというデメリットがあります。

ところが、Eメールの場合はドメインが異なっても、送信の窓口は一つで対応できます。それに、Eメールは普段あまり使わないという層であっても、スマートフォンを持っている人は最低でも1つのメールアドレスを取得しています。

SNSユーザーに比べて母数が多いと言えるのです。

メール配信システムを使うことは、多くのユーザーに対して的確なアプローチをおこなうのに最適なツールです。

画像出典元:Pixabay 、O-DAN

最新の記事

ページトップへ