電子契約サービスについて

【最新比較】電子契約とは?おすすめの電子契約サービス7選をご紹介!

記事更新日: 2019/04/22

執筆: 編集部

現代の契約シーンでは契約書にサインや印鑑が必要でしたが、電子契約サービスを使えばもはや必要ありません。

今回は世間に数多く展開されている電子契約サービスの中から、おすすめの7選をご紹介します!

それぞれの特徴をまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。

電子契約サービスとは?

今回ご紹介する「電子契約サービス」は、見積もり・契約書の提出から注文履歴の管理などを全てクラウド上で行うシステムです。

電子契約サービスを導入して実現できる機能は主に

・ペーパーレスで見積もり~契約、アフターフォローまで管理可能
・クラウド上で契約情報の確認や検索
・収入印紙・郵送料などが不要

など、より契約作業が簡単・スピーディーに実現できるようになります。

電子契約サービスを取り入れることで、お客様にとって敷居の高い手続きが簡略化でき、より気軽に注文するよう促せます。

企業としても、これまで必要経費になっていた紙代・収入印紙代などが大幅に節約でき、効率良い契約手続きをお客様に提供できるでしょう。

電子契約と書面契約の比較

  電子契約 書類契約
契約書類 電子データ(PDFなど)
契約までの時間 短い 長い
契約までの流れ 契約書のデータ作成
相手側にメールで送付
電子署名後すぐに契約完了
契約書の印刷・製本相手側への郵送相手側から返送・受取後に契約完了
契約場所 オンライン環境下であればいつでもどこでも可能 印鑑と契約書の両方が揃っているオフィスなど
署名方法 電子署名・タイムスタンプ 署名捺印
契約書の保管方法 サーバーや電子契約サービス業者のデータセンター ロッカーや倉庫などの保安場所
契約書の保存方法 長期保存可能 保存方法がずさんであれば劣化することもある
契約にかかるコスト 電子契約サービス登録料
電子契約サービス利用料
電子証明書発行料
契約書の印刷
代契約書に貼る印紙代
郵送費、人件費
法的効果 電子署名があるので有効 署名押印されているので有効

 

電子署名について

紙媒体の契約書には署名押印して契約完了ですが、電子契約は「電子署名」という方法で契約が完了します。

電子署名とは、電子文書に対して行われる電磁的記録のことです。電子署名により次の2点が確認できます。

1. 電子文書が署名者本人により作成されたこと
2. 署名時点から電子文書が改ざんされていないこと

この電子署名には署名者が本人であることを証明する、認証局(認証事業者)が発行した「電子証明書」が添付されています。これにより署名者本人が署名したこと、署名以降だれもその文書を改ざんしていないことが証明されます

紙媒体の契約には印鑑が必要であり、その印鑑が本人のものであることを証明するため、役所が印鑑登録証明書を発行します。

しかし電子契約の場合は、電子署名が印鑑となり、認証局の発行した電子証明書が、その署名が特定の企業や法人のものであることを証明する印鑑登録証明書になります。

タイムスタンプについて

電子契約の契約書の信頼度を保証するものとして「電子署名」とともに「タイムスタンプ」というものがあります。

タイムスタンプとは、電子データについて次の2点が証明できます。

1. いつ作成されたのか
2. 改ざんが行われていない

タイムスタンプを利用する場合、文書データの作成者が、データの内容を数値化して暗号にしておきます。そして、タイムスタンプの発行を時刻認証局に要求します。

時刻認証局は、暗号化された情報に時刻情報を加えて、偽造されないようにし、タイムスタンプとして利用者に発行します。

後日、データの中身を調べたい場合は、この暗号を解いて数値に戻し、元の数値と照合します。2つの数値が一致していれば、データの作成から現時点までの間に改ざんは行われていないという証拠になります。

必ず押さえておきたい!おすすめの電子契約サービス3選!

1. 契約時間を短縮!『クラウドサイン』

 
 

特徴

弁護士ドットコム株式会社が運営していることで人気の「クラウドサイン」。契約にまつわるすべてのやり取りをクラウド上で完了できるため、紙でのやり取りより大幅に手間やコストを削減できます。

印紙料・膨大な契約資料に使用する紙の節約や、働き方改革・労働契約完全電子化に見据えて導入した企業からも好評です。

機能

・簡単操作で電子契約書を作成できる
・契約書に記載されている情報をテンプレートとして保存可能
・契約に関わる進捗状況を一括管理可能

料金プラン

フリープラン:0円
スタンダードプラン:10,000円~ / 月
連携プラン:要相談

※詳細はクラウドサインに直接お問い合わせください。

 

2. 豊富なテンプレートが魅力!『Holmes』    


 
 

特徴

Holmesは、契約書に特化したデジタルプラットフォームです。契約書の作成から締結・管理まで、契約書にまつわる煩雑なあらゆる課題をスムーズに解決します。

契約書に関わる業務を効率化し、豊富なテンプレートを用意している事から新規の契約書も1から作る必要がなくなります。これまで締結した契約書もデータで保管できるため、条件で検索をかけたり必要な情報をすぐに取り出すことも可能です。

機能

・締結された契約書をデータで保管し検索可能
・web上のみで契約書が締結でき、即日ペーパーレスを実現
・自社オリジナル契約書も保管・共有が可能

料金プラン

従業員数10名以下:31,080円 / 月~
従業員数11名以上:要お問い合わせ

※詳細はHolmesに直接お問い合わせください。

 

 

3. 発注書や契約書の回収率をUP!『クラウドスタンプ』

特徴

クラウドスタンプは契約締結機能・セキュリティ対策・情報管理機能がバランス良く搭載されており、初心者でも使いやすい電子契約サービスです。契約済み書類は自動的にセキュアなクラウド上に保管され、管理画面から契約の検索や一覧が見られます。 経営相談を受け付けてくれるプランもあります。

機能

・短時間で契約締結ができ、進捗状況や送信先への再確認も可能
・高レベルのセキュリティ保管機能
・契約書名で契約書を検索可能

料金プラン

初期費用:50,000円
ライトプラン:10,000円 / 月
ベーシックプラン:20,000円 / 月

※詳細はクラウドスタンプに直接お問い合わせください。

 

その他の電子契約サービスツール

CONTRACTHUB@absonne


画像出典元:CONTRACTHUB@absonne公式HP

特徴

業務の更なる合理化・効率化を目指している企業にはうってつけなツールです。

従来は契約書を紙面で作成しますが、電子契約ならペーパーレスになるので印紙税もかからず、コスト削減にもつながります。

料金プラン

・CONTRACTHUB@absonneライトパック:5万円/月
・CONTRACTHUB@absonne:15万円/月

 

DocuSign


画像出典元:DocuSign公式HP

特徴

国外でも広く使われている契約締結システムです。ネットが繋がっているデバイスであればいつどこでも署名ができ、「DocuSign」のクラウド上で保存されます。

契約締結に必要な工程の大部分を行ってくれるため、ペーパーレスだけでなく時短や業務改善の期待ができます。

料金プラン

30日間の無料トライアルがあります。
有料でカスタム機能を使用する場合は公式HPへお問い合わせください。

 

BtoBプラットフォーム契約書

 


画像出典元:BtoBプラットフォーム契約書公式HP

特徴

「BtoBプラットフォーム契約書」は、膨大な契約書類を抱えている企業ならば導入しておきたい電子契約ツールです。

業務負担は紙面文書よりもはるかに軽減され、ペーパーレス化による郵送代・印紙税が削減されるので、業務効率を向上させコスト削減を実現させる強力なシステムです。

料金プラン

・フリープラン:0円
・シルバープラン:10,000円/月 (初期設定料:300,000円)
・ゴールドプラン:30,000円/月

 

Agree

出典元:Agree公式HP

特徴

12万社以上の企業のITインフラを支えるGMOが運営。20年以上日本のインターネット基盤を支えている企業ならではの充実機能には定評があります。

電子契約書を作成・送信することに加え、契約書の管理業務を効率化したい企業にもおすすめです。

料金プラン

・無料プラン:0円
・有料プラン:10,000円/月

 

電子契約サービスの3つの選定ポイント

1. セキュリティ対応を確認する

電子契約サービスでは重要情報を取り扱うため、大事なのは、ネット上で安全に重要情報を送受信することです。

紙ベースでの「捺印」「収入印紙貼付」に替わる手段としては

・電子署名
・タイムスタンプの付与
・暗号化送受信対応

などが挙げられます。

セキュリティ対策は何重にも守られている方が、安心して利用できるのは言うまでもありませんが、さらに日々セキュリティ対策を見直し、対策を重ねていく姿勢を感じられるかも要確認です。

2. 扱っている書類は対応しているか?

電子契約サービスでは契約書を始め、多彩な書類を取り扱うことができます。しかし中には法律上適用できない書類や特殊な対応が必要な書類など、子契約サービスでは取り扱えない書類があります。

各サービスの公式サイトでは取り扱い可能な書類名一覧が公開されている所もありますので、実際に利用しようとしている書類が対応可能かを事前に確認しておきましょう。

実際に契約書が電子契約サービスでの締結が可能かどうかについては、企業の法務担当様または顧問弁護士様にご相談ください。

3. 契約情報の活用方法を確認する

電子契約サービスでは、顧客情報や契約情報をクラウドで一元管理するため、これらのデータを有効活用したいと思うシーンもあるでしょう。

例えばCRMと連携すると、過去の顧客情報から契約書を作ったり、売れ筋を予測して顧客に告知するなど営業活動のサポートが可能になります。このように、他機能との連携がどのくらいできるのかを確認しておくと便利です。

また、逆に連携できるツール側のセキュリティ対策も万全にしておく必要があります。怪しげな連携ツールは利用しないように気を付けましょう。

電子契約サービス導入のメリット

1. コスト削減

電子契約の最初のメリットはコスト削減です。

電子契約書にすることでおおまかに以下の5つの分野のコストが削減できます。

【電子契約導入で削減できるコスト】
1. 契約書の紙代・印刷代・製本代
2. 郵送費
3. 契約に関係するあらゆる業務を行う人の人件費
4. 契約書の保管に関係する費用
5. 収入印紙代

紙媒体の書面契約の場合は、一定の金額を契約や特定された内容の契約を行う場合、収入印紙を貼らなければなりません。例えば、工事請負契約書の場合、「300万円を超えて500万円以下」の契約なら2,000円の収入印紙が必要です。代理店契約書や業務委託契約書は、金額に関係なく4,000円の収入印紙を貼ります。

電子契約を導入するなら、収入印紙代を含め、さまざまな分野でコストを削減できます。

2. 契約完了までの業務の効率化

書面での契約の場合、契約書の草案の作成・相互間での内容確認・契約書の作成・原本と写しの製本印刷、など、たくさんの作業が必要です。

電子契約にすれば、これらの作業をオンライン上で行うことができるので、作業の効率化につながります。

3. 保管場所の削減

電子契約サービスを利用すれば、膨大な数の契約書をロッカーや倉庫などに保管する必要がなくなり、書類の整理などの作業も不要になります。

4. 検索・閲覧が簡単

契約書を電子データ化すれば、契約終了後の契約書の検索や閲覧が簡単にできます。

書面の契約書の場合、膨大な契約書の中から該当するものを探すのは大変ですが、電子データならすぐに必要な書類を探し出すことができます。

5. コンプライアンス強化

電子契約にすれば、電子署名がされているので、契約書の改ざん、紛失などの心配がなくなります

契約書の不正な改ざんや偽造を防止する対策ができているので、会社のコンプライアンス強化に結びつきます。

電子契約サービス導入のデメリット

1. 書面での締結が義務となっている契約がある

一部の契約書については電子化が認められていません。例えば、定期借地契約、定期建物賃貸借契約に関する契約書、訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売取引における書面などは電子化できません。

2. 自社社員への説明

文書による契約から電子契約へと変更する場合、社内の業務フローが変化します。そのための社内説明を行い、社員の協力と理解を得る必要があります。

3. 取引先への対応

電子契約を導入しようと思う場合、取引先も同じように電子契約を導入してもらわなければなりません。

電子契約導入のメリット、導入方法、電子契約サービス業者への登録やサービス利用料などについて説明し理解を得る必要があります。

現在、多くの企業や団体が電子契約を導入していますが、それでも紙に署名押印するスタイルでないと契約しないという企業が現れた場合、柔軟な対応が求められます。

4. サイバー攻撃に遭う可能性

契約書の電子データを保管しているサーバーがサイバー攻撃に遭うならば、データが止められてしまったり、サイトの機能が停止するといった問題が生じる可能性があります。

そうしたデメリットを避けるために、データの保管やセキュリティ対策をしっかり行っている電子契約サービス業者を選べるでしょう。

まとめ

以上が「【最新比較】契約をよりスピーディーに!おすすめの電子契約サービス7選をご紹介!」についてでした。

今回ご紹介した電子契約サービスの導入によって、お客様からはより手軽に契約を行って頂くことができるようになり、企業側も必要経費を大幅に削減し、契約書の回収率もUPすることでしょう。

電子契約サービスを活用してみたいと考えている方は、ぜひ今回紹介したシステムを始めとした電子契約サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか!

画像出典元:「クラウドサイン」「Holmes」「クラウドスタンプ」公式HP

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