記事更新日: 2025/04/04
電子署名を付与する主な方法は、「PDFやWord・Excel上で行う」「メールに付与する」「電子契約サービスを利用する」です。
本記事では、電子署名の方法や仕組みについてわかりやすく解説します。
電子署名のメリットや注意点も紹介しますので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
このページの目次
まずは、電子署名を安心して導入するために、押さえておきたいポイントについて解説します。
電子署名とは、紙文書におけるサインや印鑑に相当し、電子化された契約書や請求書などの文書に行う電子上の署名のことです。
電子署名のおもな役割は、以下の2つです。
電子署名があれば、「契約書に署名したのが本人であること」「契約書の内容が作成後に改ざんされていないこと」を証明できます。
また、電子署名は、電子署名法が求める要件を満たすために、タイムスタンプと電子証明書がそろって初めて効力を発揮します。
タイムスタンプと電子証明書については、別の章で詳しく解説します。
代表的なシーンにおける電子署名の付与方法を詳しく解説します。
PDFへの電子署名は、「AcrobatまたはAcrobat Reader」を利用して行います。
どちらもAdobe（アドビ）が提供しているPDFの編集・閲覧ソフトで、Adobeのセキュリティ機能を使用し、PDFファイルに電子署名の付与が可能になります。
その際、電子証明書も取得しておく必要があるので、前もって準備しておきましょう。
1.Acrobat / Acrobat Readerを起動し、電子署名を利用したいPDFファイルを開く
2.右上のツールバーにある「署名」タブをクリックし、「署名を追加」を選択する（Acrobat ）
右上のメニューから「ツール」→「証明書」→「開く」を選択する（Acrobat Reader）
3.署名したい場所をクリックして、署名フィールドを選択する
4.「証明書を選択」をクリックし、使用する電子証明書を選択する
5.必要に応じて、署名位置を調整する
6.「署名」をクリックし、署名を入力する
7.「保存」をクリックして、署名付きPDFファイルを保存する
詳しくは、Adobe公式サイトをご覧ください。
Excel、Wordファイルへの電子署名は、「Microsoft Office」を利用して行います。
電子証明書は、前もって取得しておきましょう。
1.Excel、WordなどのOfficeアプリケーションを起動し、電子署名を利用したいファイルを開く
2.画面上部のリボンにある「挿入」タブを選択する
3.「挿入」タブにある「テキスト」グループを選択する
4.「テキスト」グループにある「署名行」ボタンをクリックする
5.署名者名、メールアドレス、日付などの情報を入力し、「OK」ボタンをクリックする
6.署名欄を挿入したい場所をクリックする
7.「ファイル」タブを選択し、「情報」をクリックする。「デジタル署名の追加」をクリックし、署名プロセスを完了する
詳しくは、Microsoft公式サイトをご覧ください。
電子メールへの電子署名は、送信者と受信者側との両方が、S/MIME（Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions）に対応する電子メールソフトを使用している必要があります。
S/MIMEとは、電子メールのセキュリティを向上する暗号化方式の一つで、電子証明書を用いてメールの暗号化とメールへの電子署名が行えます。
S/MIME対応のメールソフトには、次のようなものがあります。
ただし、無料のウェブメールではS/MIME未対応のものが多く、電子署名を利用できない場合があるため注意が必要です。
電子契約サービスは、クラウド上で電子署名を付与できる画期的なサービスです。
さらに、電子契約サービスならインターネット上で契約書の作成、締結、保管が可能です。
場所や時間に縛られず、迅速かつ効率的に契約を済ませることができ、セキュリティも高いのが特徴です。
PDFやExcel、Word、メールでの電子署名は、あくまでも簡易的な手段として捉え、頻繁に利用する場合は電子契約サービスの導入を検討しましょう。
電子署名は、署名者が本人であることを証明する「公開鍵暗号方式」、データに改ざんがないことを証明する「ハッシュ値」という2つの技術から成り立っています。
公開鍵暗号方式とは、秘密鍵と公開鍵というペアになるデジタル鍵を利用して電子文書の暗号化・復元ができる技術です。
これにより、署名者が本人が送信者であることを証明します。
秘密鍵と公開鍵は、どちらも文書の暗号化ができるデジタル鍵で、この2つの鍵の関係により電子文書は守られています。
①署名者が認証局に電子署名の利用登録申込し、電子証明書、公開鍵、秘密鍵の交付を受ける。
②署名者は、受信者に送る電子文書を秘密鍵で暗号化し、公開鍵と電子証明書を貼付して送信。
③受信者は、受け取った電子証明書の有効性を認証局に確認する。
④確認が取れたら公開鍵を使って文書を復元。
⑤復元ができれば、電子文書は送信者本人からの真正の文書であることが確認できる。
ハッシュ値とは、元になるデータからハッシュ関数という計算手順により求められた固定長の値のことで、同じデータからは必ず同じハッシュ値が得られることから、暗号や認証の際に利用されています。
万が一、文書に1文字でも改ざんが行われると、元データと同じハッシュ値にはなりません。
送信時と受信時の電子文書の2つのハッシュ値を比較して、同じであれば送信した時のデータと同一であると証明できます。
また、このハッシュ値と時刻情報を組み合わせて、タイムスタンプが付されます。
画像出典元：「Global Sign by GMO」公式HP
①ハッシュ関数を使ってデータを圧縮（ハッシュ値を作成）する。
②秘密鍵で文書を暗号化、電子証明書を使い電子署名し、受信者へ送信。
③暗号化されている電子署名に含まれるハッシュ値を公開鍵で復元。
④送信された電子文書のハッシュ値をハッシュ関数を使って作成。
⑤①と④を比較し、同一であれば改ざんはなしと証明できる。
画像出典元：「法務省」公式HP
電子証明書とは、印鑑登録証明書と同様で、信頼できる第三者機関（指定認証局）が、間違いなく本人であることを電子的に証明するものです。
署名用電子証明書は、その電子文書が、間違いなく署名者が作成・送信した真正なものであることを証明します。
ある時刻に、その電子文書が存在していたこと（存在証明）、その時刻以降改ざんがされていないこと（非改ざん証明）を証明する技術。
電子文書は、電子署名＋タイムスタンプ＋電子証明書がそろって始めて効力を発揮します。
電子署名の法的効力は、電子署名法によって定められています。
電子署名法とは、2001年4月1日に施行された法律で、正式名称は「電子署名及び認証業務に関する法律」です。
電子署名法の制定により、政府行政機関や都道府県等における電子申請手続きでも、電子署名が手書きの署名や押印と同様に認められるようになりました。
また、電子署名法が制定されてから20年あまりで社会に広くインターネットが浸透したことから電子署名は一般的な手段の1つになっています。
電子署名の法的効力は、以下の条件を満たす場合に認められます。
また、以下の点に注意する必要があります。
詳細をご確認になりたい方は、デジタル庁の「電子署名及び認証業務に関する法律の施行（電子署名法）」のページをご覧ください。
電子署名を導入すると、以下のような4つのメリットが期待できます。
電子署名が付された電子文書は、公開鍵と秘密鍵を使った暗号化、ハッシュ値、タイムスタンプなどなりすましや改ざんのリスクを防ぐ技術が多く付されています。
また、仮にどこかのタイミングで改ざんが行われれば、それを検知することも簡単に行えるようになります。
電子署名が付された電子契約書は、全ての契約業務をオンラインで行うことができ、時間と手間を大幅に削減できます。
紙の契約で必要だった契約書を印刷、押印、封入、郵送、返送などといった多くの工数が不要になり、早ければ即日でも契約締結まで進めることができます。
電子契約書は、紙の契約書のように収入印紙が必要ありません。
紙の契約書の場合、契約内容によって200円から4万円程度の収入印紙を、契約書1枚1枚に貼付する必要があります。
契約書を作成する枚数が多い企業では、収入印紙代、用紙代、印刷代がなくなることで、大きなコスト削減につながります。
文書の電子化すれば、これまでファイリングやラベリングし、広い保管スペースを必要としていた書類管理は不要になり、サーバーやクラウド上で簡単に管理することができるようになります。
また検索性も上がるため、過去の契約書を確認することも短時間でできるなど業務効率が格段に上がるでしょう。
電子署名を導入する前に、注意点についてもしっかり押さえておきましょう。
電子署名は非常に便利ですが、すべての契約書を電子化できるわけではありません。
上記は全て、現時点では電子化できない契約書です。
契約の種類や用途に合わせて紙の契約書と電子契約書を使い分けましょう。
2001年に電子署名法が制定されてから、20年以上が経ちましたが、現在でも紙での契約書を好む企業が日本には多く存在しており、電子署名についても抵抗感を示すケースが散見されます。
契約は双方が同意して初めて取り交わされるものですから、電子署名や電子契約書を使うメリットを双方が充分に理解した上で契約を進めましょう。
取引先が電子署名、電子契約書を導入しているか事前に確認しておくと良いでしょう。
電子契約の導入についてもっと詳しく知りたい方はこちら。
電子署名と混同しやすい用語について、それぞれの違いをわかりやすく解説します。
電子契約は契約書を電子化、デジタル化する行為で、電子署名はその中で電子文書が本人により作成されたことを表す役割を果たします。
| 電子署名 | 電子契約の締結に利用される技術の一つ |
| 電子契約 | インターネット上で締結される契約そのもの |
電子印鑑は、PDF・Word・Excelなどの文書ファイルにPC上で利用でき、デジタル印鑑や電子ハンコなどと呼ばれることもあります。
しかし、電子署名とは異なり、本人性や非改ざん性を保証する機能が備わっているかどうかはサービスによって異なります。
| 電子署名 | より法的効力がはっきりとしている |
| 電子印鑑 | 電子印鑑自体に固有の法的有効性はない |
電子サインは、電子署名と同じように電子ファイルを保護するために使用される技術の一種です。
しかし、電子署名とは異なり、本人性や非改ざん性を保証する機能はなく、簡易な署名として利用されることが多いのが特徴です。
また、電子署名と異なり、電子サインを定義した法律は日本にありません。
| 電子署名 | 多くの国で法的に認められている |
| 電子サイン | 法的な評価は国ごとに異なる |
2022年6月には、株式会社ワンビシアーカイブズの提供する電子契約サービス『WAN-Sign（ワンサイン）』が、地方公共団体を相互接続する行政専用の閉域ネットワークへの対応を発表するなど、電子署名、電子契約は様々な場所で必要不可欠なものになっています。
仕組みを理解した上で、適切に導入すれば間違いなく業務効率を上げることになるでしょう。
画像出典元：Unsplash
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