電子契約書に印鑑が不要はホント!電子印鑑のリスクと押印方法

電子契約書に印鑑が不要はホント!電子印鑑のリスクと押印方法

記事更新日: 2021/11/16

執筆: ながい まり

インターネットやパソコン上で様々な契約ができるように法改正も行われているほど日本でも進んでる電子化。

しかし、電子の契約書となると「押印できるのか?」という疑問を持つ方も多くいらっしゃるかと思います。

結論的には、電子契約書に印鑑は必要ありません。

そこで、なぜ印鑑が必要ないのか、それでも印鑑を利用したい場合どうすればいいのかを解説します。

ハンコと署名の役割

なぜ契約書に押印するのか

仕事でもプライベートでも何かしら契約をするときは署名と押印が必要になります。

これは、お互いに契約内容について「確認しました、合意しました。」という意思の表し方です。

また、民法に定めがあるように印章を持ち主以外が偽装して使用することは犯罪にもなります。

その契約書が大切なものである場合、認印ではなく実印を使用してきちんと自分が契約したという証明にする必要があります。

署名の役割とは

契約書における甲乙の署名の役割は、「この契約書の内容にお互いに本人が確認しました」という証明になるものです。

また、署名も印章と同じく偽造したりそれを使用すると犯罪になります。

なので常にきちんと確認した本人の直筆が求められるのです。

電子契約書に印鑑は不要

印鑑に相当するものは、「電子署名」

前章で解説した通り印鑑というのは、その契約において「合意します」という意思の表し方です。

なので、押印がある=この契約に合意した、と真正されるのです。

では、なぜ電子署名にその「合意した」という意思表示が必要ないのかという点ですが

全く必要ないわけではありません。

電子契約では、「電子署名」という形で合意の意思表示をします。

これは、電子署名法の第二章 第三条に以下のように明記されています。

第二章 電磁的記録の真正な成立の推定

第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用:経済産業省 電子署名及び認証業務に関する法律

なので、書面と違い電子契約書の中では印鑑ではなく、「電子署名」が必要となるのです。

それでも、契約書に印影をつけたい

電子契約書のシステムに押印やハンコ作成の機能があるメーカーもあります。

・契約書には印影をつけた方がそれっぽいから

・ドラフトなのか締結済みなのか判別しやすい

というニーズに応えたという背景があるようです。

では、印影をつけるにはどのようにすれば良いのかを注意点と共に説明します。

印影をつける方法

利用されている電子契約書システムで判子の作成ができる場合、そのフォーマットの中で作成しましよう。

赤い丸に社名などを入れるだけで完成します。

もし、そのシステムがない場合は、以下の方法があります。

  • 電子印鑑を発行している会社にお願いする
  • かなり簡易的なものでいい場合は、パワーポイントなどで作成して画像化する

→この場合、判子のまわりを透過するのを忘れないようにしましょう。

今の判子と全く同じではなくても社名が分かる程度のものは簡単に作成できます。

印影をつけるデメリット・注意点

電子印鑑を作成しようと今使っている社判をそっくりそのまま作成しようと考える方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、3Dプリンターなどで複製され、なりすましや不正利用をされるというリスクがあるので他の安全な方法で作成することをお勧めします。

どうしても今の社判に近いものを利用したい場合は、新しく電子用に作成する方がいいでしょう。

また、今の社判を利用した場合ですが、認印扱いにしかならないので「電子署名」は必ず一緒に付与して利用するように注意が必要です。

まとめ

環境問題、働き方改革で紙を離れて電子化が急激に進んでいます。

しかし、今まで紙で行っていた業務を電子化する場合、きちんと知識や情報を理解して導入しなければリスクに繋がります。

メリットだけではなくデメリットや注意点を抑えて電子化に対応している最新の企業にアップデートしましょう。

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