記事更新日: 2024/06/28
そんな悩みをお持ちのあなたへ。
この記事では、電子契約導入でありがちな失敗原因や、失敗しないための導入ステップ、導入後のトラブルシューティング、さらにはシステム乗り換えのポイントまで、網羅的に解説します。
電子契約のメリット・デメリットを正しく理解し、電子契約を上手に活用しましょう。
このページの目次
電子契約は、業務効率化やコスト削減など、多くのメリットがある一方で、導入前に知っておくべきデメリットも存在します。ここでは、電子契約のデメリットを複数の観点から解説します。
電子契約を導入するには、システムの利用料や初期設定費用、場合によっては法務などの専門家への相談費用が発生します。また、システムの利用状況によっては、月額料金や従量課金制など、継続的なランニングコストも考慮する必要があります。
特に中小企業や個人事業主にとっては、これらの費用が負担となる可能性があります。
電子契約は、紙の契約書とは異なるため、社内での理解・協力体制の構築が不可欠です。
特に、これまで紙の契約書でのやり取りに慣れている従業員にとっては、新しいシステムへの移行に抵抗を感じる場合もあります。
電子契約は、電子署名法や特定電子メール法など、関連する法律を遵守する必要があります。また、電子データの改ざんや漏洩を防ぐためのセキュリティ対策も重要です。
これらの法律やセキュリティに関する知識が不足していると、思わぬトラブルに発展する可能性があります。
電子契約は、紙の契約書と同様に、法律で定められた要件を満たす必要があります。そのため、不動産売買契約や保証契約など一部の契約は電子契約では締結できない場合があります。
また、電子契約に対応していない企業や相手方がいる場合、従来の紙の契約書でのやり取りが必要になることもあります。
電子契約システムは、サーバーダウンやシステムエラーなどのトラブルが発生する可能性があります。また、操作ミスや設定ミスなど、人的ミスによるトラブルも考えられます。
これらのトラブルが発生した場合、契約締結が遅延したり、契約内容に誤りが生じたりする可能性があります。
こでは、電子契約導入におけるよくある失敗原因を5つ解説します。
電子契約を導入する目的が明確でない場合、導入効果が実感できず、結果的に「失敗」と捉えられてしまうことがあります。
例えば、ただ単に「ペーパーレス化したい」という漠然とした目的で導入した場合、電子契約本来のメリットである業務効率化やコスト削減につながらない可能性があります。
電子契約を導入する際には、システム選定、契約書テンプレートの作成、社内ルールの整備など、様々な準備が必要です。
これらの準備が不十分なまま導入すると、運用開始後にトラブルが発生し、スムーズな運用ができない場合があります。
電子契約は、紙の契約書とは異なるため、従業員への教育や周知が不可欠です。
導入前に十分な説明を行わないと、従業員がシステムを使いこなせず、導入効果が半減してしまう可能性があります。
電子契約は、機密性の高い契約情報を扱うため、セキュリティ対策が非常に重要です。セキュリティ対策が不十分な場合、情報漏洩などのリスクが高まり、企業の信用を失墜させる可能性もあります。
技術的対策とは？
物理的対策とは？
人的対策とは？
電子契約は、電子署名法や特定電子メール法など、関連する法律を遵守する必要があります。
これらの法律に違反すると、契約の有効性が認められなかったり、罰則が科せられたりする可能性があります。
電子契約の導入を成功させるためには、適切なステップを踏むことが重要です。ここでは、導入検討から運用開始までの流れを5つのステップに分けて解説します。
まずは、なぜ電子契約を導入したいのか、導入によってどのような課題を解決したいのかを明確にしましょう。目的や課題が明確でないと、適切なサービス選定や運用方法の検討が難しくなります。
例えば、「契約締結までの時間を短縮したい」「契約書の保管コストを削減したい」「契約書の紛失リスクを減らしたい」など、具体的な目標を設定することが大切です。
自社のニーズや予算に合った電子契約サービスを選びましょう。サービスによって機能や料金、サポート体制などが異なるため、複数のサービスを比較検討することが重要です。
無料トライアルやデモなどを活用し、実際に操作してみることで、使い勝手や機能を把握することができます。また、導入事例や口コミなども参考にすると良いでしょう。
電子契約を導入する際には、社内での担当者を決める、運用ルールを策定する、必要な承認フローを明確にするなど、社内体制を構築する必要があります。
特に、電子契約の導入に反対意見を持つ社員がいる場合は、事前に説明会などを開催し、理解と協力を得ることが重要です。
電子契約で使用する契約書テンプレートを作成しましょう。紙の契約書をそのまま電子化するだけでなく、電子契約の特性を活かしたテンプレートを作成することで、より効率的な運用が可能になります。
また、電子署名やタイムスタンプなどの機能を活用することで、契約書の信頼性と安全性を高めることができます。
電子契約サービスの導入が完了したら、実際に運用を開始しましょう。運用開始後も、定期的に効果測定を行い、改善点があれば随時見直していくことが重要です。
利用状況を分析し、問題点や改善点があれば、サービス提供会社に相談したり、社内での運用ルールを見直したりするなど、柔軟に対応していきましょう。
電子契約サービスを導入する前に、以下の7つのチェックポイントを確認することで、導入後のトラブルや失敗を未然に防ぐことができます。
これらのチェックポイントを参考に、自社に最適な電子契約サービスを選び、スムーズな導入を目指しましょう。
電子契約システムを導入したものの、「思ったように活用できていない」「効果が実感できない」といった悩みはありませんか？ここでは、電子契約システムを最大限活用するための5つのコツを紹介します。
契約書テンプレートを事前に作成しておくことで、契約書作成の手間を大幅に削減できます。よく利用する契約書の種類ごとにテンプレートを作成し、必要な項目をあらかじめ入力しておきましょう。
また、変動する項目（契約金額や契約期間など）は、入力欄を設けておくことで、スムーズな契約締結が可能になります。
電子契約システムには、契約書の承認フローを設定できる機能があります。導入前に、自社の承認フローを明確にし、システムに反映させることで、契約締結までの時間を短縮できます。
す。 誰がどのタイミングで承認を行うのか、代理承認は可能かなど、詳細なルールを定めておきましょう。
電子契約システムは、契約書の検索や閲覧、管理を効率化できます。契約書の種類や締結日、契約相手などの情報をタグ付けしたり、フォルダ分けしたりすることで、必要な契約書をすぐに見つけることができます。
また、契約満了日が近づくと自動で通知する機能などを活用することで、契約更新漏れを防ぐことができます。
電子契約システムは、社内契約や取引先との契約だけでなく、様々なシーンで活用できます。例えば、NDA（秘密保持契約）や業務委託契約、雇用契約など、幅広い契約に対応できる場合があります。
電子契約システムの機能を最大限に活用することで、業務効率化やコスト削減効果をさらに高めることができます。
電子契約システムの運用状況を定期的に見直し、改善点があれば随時対応していきましょう。利用状況を分析し、問題点や改善点があれば、サービス提供会社に相談したり、社内での運用ルールを見直したりするなど、柔軟に対応していくことが重要です。
電子契約システムを導入してみたものの、自社の運用に合わなかったり、機能が不足していたりする場合、システムの乗り換えを検討することもあるでしょう。しかし、電子契約システムの乗り換えは、データ移行や契約相手への連絡など、手間やコストがかかるイメージがあり、二の足を踏んでしまう方もいるかもしれません。
ここでは、導入した電子契約システムを変更したいときの対処法について解説します。
まずは、現在のシステムにどのような不満や課題があるのかを明確にしましょう。
機能面: 必要な機能が不足している、使い勝手が悪い
費用面: 料金が高すぎる、費用対効果が見合わない
サポート面: 問い合わせ対応が遅い、サポート体制が不十分
課題を明確にすることで、乗り換え先のシステムに求める条件を絞り込むことができます。
複数の電子契約システムを比較検討し、自社の課題を解決できるシステムを選びましょう。
比較検討する際には、以下のポイントに注目すると良いでしょう。
機能: 必要な機能が揃っているか、自社の業務フローに合っているか
料金: 予算内で利用できるか、費用対効果は見合っているか
サポート体制: 導入サポートや運用サポートが充実しているか
セキュリティ: 十分なセキュリティ対策が施されているか
使いやすさ: 操作画面が見やすいか、直感的に操作できるか
評判: 他の企業の導入事例や口コミはどうか
無料トライアルやデモなどを活用し、実際にシステムを触ってみることもおすすめです。
乗り換え先のシステムに、現在利用しているシステムのデータを移行できるか確認しましょう。データ移行に対応していない場合、手作業での移行が必要となり、手間や時間がかかる可能性があります。
データ移行に対応している場合でも、移行できるデータの種類や形式に制限がある場合があるため、事前に確認しておくことが重要です。
システム乗り換えに伴い、契約相手にも連絡する必要があります。新しいシステムでの契約方法や、過去の契約書の取り扱いについて説明し、理解と協力を得るようにしましょう。
現在の電子契約システムから、過去の契約書を一括ダウンロードしておきましょう。万が一、データ移行がうまくいかない場合や、後から過去の契約書を確認したい場合に備えて、手元に保管しておくことが重要です。
新しいシステムへの移行作業を行いましょう。データ移行や設定変更など、必要な作業を行います。
旧システムの解約手続きを行いましょう。解約前に、未処理の契約がないか、データのバックアップは完了しているかなどを確認し、トラブルがないように注意しましょう。
電子契約システムの乗り換えは、契約更新のタイミングで行うのが一般的です。契約期間中に乗り換える場合は、違約金が発生する場合があるため、事前に契約内容を確認しておきましょう。
また、年末年始や年度末など、繁忙期を避けて乗り換えることもおすすめです。
電子契約システムの乗り換えは、慎重に進める必要がありますが、適切な手順を踏むことで、スムーズに乗り換えを行い、より自社に合ったシステムで業務効率化を実現できます。
A. はい、基本的に電子契約は安全だと言われています。電子署名法に基づいて適切に運用された電子契約は、紙の契約書と同等の法的効力を持つとされています。また、多くの電子契約サービスでは、高度なセキュリティ技術が採用されており、データの改ざんや漏洩のリスクを低減しています。
A. はい、電子契約は紙の契約書と比べて大幅なコスト削減が期待できます。印紙税や郵送費、保管費用などが不要になるため、年間で数万円から数十万円のコスト削減につながるケースもあります。
A. 電子契約サービスによっては、相手方が特別なソフトウェアやアカウント登録を必要としないものもあります。そのため、相手方に負担をかけることなく、スムーズに契約を締結することができます。
A. 電子契約に対応していない相手方とは、従来の紙の契約書でのやり取りが必要になります。ただし、電子契約サービスによっては、相手方に電子署名を求めない「確認完了」機能などを提供している場合もあります。
A. 電子契約システムの導入期間は、システムの種類や規模、自社の状況によって異なります。クラウド型のサービスであれば、数日から数週間で導入できる場合が多いですが、オンプレミス型の場合は、数ヶ月かかることもあります。
A. 電子契約システムの料金は、サービスによって大きく異なります。無料プランから月額数万円のプランまで、様々な料金体系があります。自社の契約件数や必要な機能などを考慮し、最適なプランを選びましょう。
A. 電子契約サービスの多くは、電話やメール、チャットなど、様々なサポート窓口を設けています。導入時の設定サポートや、運用中のトラブル対応など、手厚いサポート体制が整っているサービスを選びましょう。
