電子契約を導入するのに必要な5つの準備と注意するべき点

電子契約を導入するのに必要な5つの準備と注意するべき点

記事更新日: 2021/11/09

執筆: ながい まり

企業の6〜7割が導入している、または導入を検討している電子契約。

しかし導入するのに何をすればいいのかイメージが湧かない方も多いのではないでしょうか。

この記事では、実際に起業ログ運営チームで導入してみて気づいた点、導入までに必要な準備を5つにまとめました。最後に注意点も一緒に解説していきます。

電子契約を導入したらどうなる?

業務の効率化が上がる

導入担当者様は、書類での契約でこんな手間を感じたことはありませんか?

  • 印刷、正本の手間
  • 郵送するために発生するラベルシールの作成や貼り手間
  • お昼の時間に毎回ポストや郵便局に行く手間


このような塵も積もれば山となるようなストレスを解消できます。

しかも契約締結後は電子契約書を導入するとインターネット上で確認出来たり、閲覧したい契約書を検索機能を使って確認も出来ます。

神奈川県の横須賀市が導入の実証実験を行った結果では95%もの効率化が実現されたようです。 (参照元:カナロコ

管理のしやすさや安全性が向上する

時間が経てばどんどん増える契約書。

売上に貢献したのが一目瞭然となりますが、物理的に管理しようとすると管理する場所も必要です。

今の保管庫がいっぱいになってしまったら新しものを再度購入しなければならないですし、契約書の閲覧時の申請や管理もインターネットで可能です。

そして、社員が契約書を確認する際、誤って汚す、破いてしまうというようなヒヤリとするトラブルも未然に防ぐことができます

社内フローが変更になる

新しいシステムの導入には時間や手間がかかるといったデメリットがつきものです。

電子契約では、導入しようとなると今の契約に伴うフローの把握、その中で必要な工程と不必要な工程を洗い出して新しい社内フローを作成しなければなりません。

これには、各部署の部長や現場管理者との会議の時間も必要になります。

そして確定したフローを社内通達し、浸透するまでにも時間がかかってしまうことも予想されます。

しかし、このような新しいシステムの導入する際に必要なのは目先の削減より長期的な削減です。

一瞬では手間と時間がかかってしまいますが、社内に浸透してしまえばその先何十、何百時間の削減とかなりの経費削減に繋がります。

導入するまでに必要な5つの準備

1.今の契約フローから電子契約のフローを再構成する

下図のように電子契約を導入する前と後で工程の簡単に比較をしました。

この工程を完成させるには社内や部署内での会議、現場社員の意見を傾聴することがとても大切です。

会社さん単位で現場フローも違うと思いますので、実際に契約締結のフローを行っている社員の何が負担でどんなところが手間に感じているのかをしっかり洗い出して電子契約でのフローとして再構成しましょう。

2.どの電子契約にするかを選ぶ

一口に電子契約と言っても色々なものがあります。

  • 価格をできるだけ抑えたもの
  • 保存の容量が大きいもの
  • ソフト内でできることの違い
  • 今使っている経理や他のソフトとの共有のしやすさ

 

など会社さんにとって注視する点は異なると思います。

どこを中心に考えるか、どの内容が会社にあっているのかをよく比較してみましょう。

 

 

3.社内でのルール、権限の設定

電子契約を導入してからはどの部署の誰にどこまでの権限を与えるのかも考えなければいけません。

また、導入した際には誰が社内の問い合わせ窓口になるのか、または、マニュアルを作成しておくと後で困った時に迅速に対応できます。

4.社内外への通知

電子契約を導入したらもちろん社内にて通知する必要があります。

その際に各部署から通知する内容、前工程のルールや権限についても決めておきましょう。

そして、社外への報告の方法もあらかじめ決めておくと現場の社員にも理解が得やすくなるはずです。

5.導入後の管理

どんなシステムもそうですが、導入してただ使っているだけでは安全性は確保できません。

導入後、社内や部署内で決めたのルールに則って利用できているか定期・不定期に関わらず確認・運用していく必要があることを忘れないようにしましょう。

導入する際の注意点

契約内容が次に当てはまる場合は、導入出来ない

ただ、実際に導入をする前に扱っている契約内容そのものが電子契約で利用できるかを確認する必要があります。

現状、以下の契約書については電子化が不可能となっております。

  • 定期借地契約書・定期借家契約書(借地借家法22条、38条1項)
  • 宅建業者の媒介契約書(宅地建物取引業法34条21項)
  • 不動産売買における重要事項証明書(宅地建物取引業法35条※契約ではない)
  • マンション管理等の委託契約書(マンション管理適正化法73条)
  • 任意後見契約書(任意後見契約に関する法律3条)
  • 訪問販売等で交付する書面(特定商取引法4条)


他にも電子契約で良いかは契約先(お客様)によっては可能であったり、書面も必要など複雑な条件な場合もあります。

デジタル庁や内閣府のホームページにも明記されているページがなかったので詳しくは行政書士さんや社労士さんの確認が必要になります。

まとめ

昨今のコロナウイルス蔓延でのリモートワークの普及により電子契約の導入、検討する企業もここ数年で大きく変わったという調査結果が一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)にも掲載されています。(参照元:一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)

今では無料で電子契約の体験期間を設けているメーカーもありますので、社内で仮の契約を作成してみて体験して見ると導入後のイメージが変わるかもしれないので一度試してみてはいかがでしょうか。

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