記事更新日: 2023/10/27
電子契約とは、紙の契約書に代わり、締結・押印・保管を全てオンライン上で完結できる方法です。
電子データに、電子署名を行うことで法的な有効性を発揮することができます。
この記事では、電子契約の仕組みや、その機能の要となる「電子署名の種類」について解説します。
また、書面契約との違いから、メリットや注意点もわかりやすく紹介するので、便利だとはわかっていても「やり方がわからず導入を迷っている」という方も、ぜひご参考になさってください。
このページの目次
電子契約とは、紙を一切使わず、電子データに電子署名を付与することで行う契約方式です。
紙の契約書と異なり、締結がスピーディでコスト削減もできるため、リモートワーク普及の追い風も受け、急速に導入が広がっています。
2023年のJIPDECの調査では、利用率は73.9％にまで増加し、契約時に「電子契約で良いですか？」と聞かれることがますますスタンダード化してきました。
では、そもそも電子契約とは、どのような仕組みで成り立っているのでしょうか？
電子契約の締結は、「電子契約サービス」を介して行うのが一般的です。
どの電子契約サービスを使っても仕組みは原則同じで、送信者（契約締結元）が契約書データをアップロードしたものに、双方が同意の印として電子署名を行うことで締結します。
紙と異なり、データは簡単に修正・複製ができてしまい、その修正の跡が一見わからないので、電子契約において一番大切なのは「改ざんできない」ことを証明することです。
電子署名は、この証明を有効に記録するための役割を果たしています。
それでは、電子契約を有効にしてくれる「電子署名」について、更に詳しくみていきましょう。
電子署名とは、システム上で本物の印鑑のように押される印などに紐づく、契約同意の記録です。
例として、電子契約の代表的サービスのクラウドサインを見てみましょう。
紙の契約書と同じ場所にある印の箇所を押すと、「誰が」「何に」合意したかの記録が確認できるようになっています。
ただ印のマークを押すだけでなく、この情報を電子契約と紐づけて残すことが電子署名の肝です。
電子署名に加えて、さらに電子契約の有効性を担保する仕組みが「タイムスタンプ」です。
タイムスタンプとは、時刻認証局が発行する勝手に改編できないデジタル時刻情報のしるしです。
タイムスタンプの数値が作成日と一致していれば、改ざんがないという証拠になり、契約書にサインした時間の変更を防ぐことができます。
それにより、電子署名が「いつ」行われたかも、確実に記録を残すことができるのです。
例：アマノタイムスタンプサービスの印影
電子契約の法的有効性に重要なのは、「誰が」「何を」「いつ」作成したのかが示されることです。
そのため、前述で紹介した2つの機能、電子署名によって「誰が」「何を」、タイムスタンプによって「何を」「いつ」、を記録します。
郵便でいえば、電子署名が捺印、タイムスタンプは消印のようなイメージです。
電子契約の法的な有効性については、経済産業省から要件が示されており、電子署名とタイムスタンプによる「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」ができれば、法的証拠力を有する契約としてより強固に認めてもらうことができます。
もし万一、紛争や裁判等になった場合も、有効な証拠として利用できますので、「電子契約だから問題になったとき困った」ということはないのでご安心ください。
電子契約を行うためのサービスは複数ありますが、電子署名の方法は以下の2タイプに分かれます。
具体的にサービスを選んでいく前に、その違いをみておきましょう。
| 立会人型（電子サイン型） | 当事者型（電子証明書型） | |
| 電子署名の付与を行う人 | 電子契約サービス事業者 | 契約当事者本人 |
| 法的効力 | 十分にあるが、他方式よりは弱い | 非常に強い |
| 時間 | メール認証でスピーディ | 証明書取得に数日から数週間かかる場合も |
| 価格 | 比較的安い （1件 数百円～） |
比較的高い （1件1,000円台～数千円） |
契約当事者ではなく、第三者(立会人)である電子契約サービス事業者が電子署名を付与する方式です。
なお、付与するのは電子契約サービス事業者ですが、その行為は契約当事者の指示に基づいて行うため、電子署名を行ったのは「当事者本人」と認められることが2020年の政府書面で示されています。
契約当事者の本人確認は、メール認証などの方法によって行います。
基本的にメールアドレスのみで利用できるので、取引先への負担が少なく導入ができ、価格も安い点がメリットです。
法的効力は十分にありますが、他の方式に比べると弱いため、中小企業や個人事業主での利用、また定型の契約書の締結などに向いています。
クラウドサインなどがこうしたサービスを提供しています。
認証局が発行した「電子証明書」によって本人性を担保し、契約当事者が電子署名を行う方法です。
法的効力が強い署名方法なので、重要度の高い契約を結ぶ場合は、こちらのタイプがおすすめです。
ただし、電子証明書を発行するために認証局からの電話に対応しなければならない場合もある、契約までの時間が長くなるなど、取引先への負担が大きくなるのがネックです。
法的効力やガバナンスを重視する企業向けの署名方法です。
自社は電子証明書、取引先はメール認証での電子署名で、契約を締結する方法もあり、これをハイブリッド型と呼ぶこともあります。
たとえば「電子印鑑GMOサイン」や「WAN-sign」ではこの締結方法が利用できます。
本人確認の認証方法は、細かく分けると以下のような幅広さがあるので、この中から相手の信用度や契約の重要性にあわせて、その都度適切な方法を選択したい場合はハイブリッドに対応できるサービスを選びましょう。
| ←より利便性が高い | より本人性が高い→ | |||
| メール認証 | SMS認証 | 本人確認書類の提出 | 電子証明書 | マイナンバー認証 |
| メールアドレスに届く認証URLをクリック | 携帯電話に届くSMS認証で本人確認 | メール・SMS認証に加え、本人確認書類の添付を求める方法 | 電子認証局が発行する電子証明書により本人確認 | マイナンバーカードと連携して本人性を確保する |
電子契約と書面契約はどんな点が異なるのか、その違いについて説明します。
| 書面契約 | 電子契約 | ||
| 形式 | 紙 | 電子契約(PDF) | |
| 証拠力 | 押印 | 印鑑・印影 | 電子署名(電子サイン) |
| 改ざん防止 | 契印・割印 | タイムスタンプ | |
| 事務処理 | やりとり | 郵送・持参 | Web上で完結 |
| 保管 | 実物保管 | サーバー保管 | |
| 印鑑 | 必要 | 不要 | |
| 法的効力 | 押印があるので有効 | 電子署名があるので有効 | |
書面契約では、文書を印刷した紙の契約書を使います。訂正があっても再印刷は行いません。
電子契約では、電子データの契約書を使います。Wordだと改ざんしやすいので主にPDFを用います。
書面契約では、双方が合意した契約であることを示すため、印鑑（印影）を押します。
また、改ざん防止のため、製本部分や控えとの間に、契印・割印を押すのが一般的です。
一方、電子契約では、押印は電子署名（電子サイン）で行います。
改ざん防止には、タイムスタンプと呼ばれるデジタル時刻情報を用いることで「誰も最終版から手を加えていない」ことを証明します。
書面契約の場合は、契約書を2部作製し押印しあって、それを現物保管する必要があります。
一方、電子契約では全てサーバー上でやりとりが完了するためスピーディです。
また、書面契約の場合は、契約金額や契約の種類によって印紙が必要となりますが、電子契約の場合は印紙不要となります。
一番重要な法的効果の部分については、どちらも有効です。
書面契約では押印が、電子契約では電子署名・電子サインが契約の証として有効と判断されます。
どちらの形式を用いても法的な問題はありません。
電子契約の導入には主に3つのメリットがあります。
電子契約を導入すると、印刷代・郵送費・収入印紙代などの費用が不要となり、押印や送付手続きにかけていた人的コストも削減できます。
さらに、物理的な保管スペースやファイル・キャビネット代なども不要となり、クラウド型のサービスを利用すれば社内に専用のサーバを設置する必要もありません。
導入企業などのインタビューを見ると、書面契約に比べて約80%～85%のトータルコスト削減につながったなどの声もあるようです。
非公開
31人〜50人
大幅な経費削減が出来る
使用開始後4ヶ月ほどは無料オプションをプラスしていたがそれでも150万円ほどの経費削減ができ、とても助かった。ツール利用により、印紙代も200万円ほど削減できました。（電子印鑑GMOサインを利用）
非公開
51人〜100人
利用回数が多い企業では割高になることも
電子証明書の発行や電子署名を送信するには別途料金が発生するので、月々の正確な費用コストを出すのはなかなか難しいです。契約・署名手続きが定額制ではないので、極端に利用回数の多い企業などで導入すると割高になります。（電子印鑑GMOサインを利用）
電子契約では、製本や押印、印紙の添付などの作業が不要となるため、業務効率化が期待できます。
また、書面契約の場合、「押印後の契約書を郵送し、先方に押印して戻してもらう」手順に数日かかってしまいましたが、電子契約であればメールのやり取りでスピーディに行うことが可能です。
さらに、締結後も、過去契約書を台帳ベースで目で見て探す必要がなくなり、必要な書類の検索と閲覧がPC内で簡単にできる点も魅力です。
小売/流通/商社
31人〜50人
出社や郵送の手間が削減
契約書締結のために出社する必要がない。業務委託する際に遠方の委託者に対して、わざわざ事務所に出向いてもらう必要もなくなった。また、郵便局まで出向くのに30分程かかっていたが、それらの郵送や押印にかかっていた手間も無くなった。（クラウドサインを利用）
電子契約には、対外的にもコンプライアンス強化した締結方法であると示せるメリットもあります。
電子署名やタイムスタンプは第三者には改ざん不可ですし、電子契約サービスを用いれば、システム的にアクセス権の管理やダウンロード制限をすることもできます。
また、紙の契約書は災害や火災などで消失する可能性がありますが、電子契約であればバックアップが簡単にできるのでデータ消失のリスクも回避できます。
一方、電子契約には次のようなデメリット、注意点もあります。
まず、電子契約導入によってオペレーションが大きく変わり、紙の契約書に慣れている方たちから反発がある場合があるため、目的説明や研修などを丁寧に行うようにしましょう。
また、電子契約に消極的な取引先から断られる可能性もありますが、その場合には、電子契約システムを導入しなくても、メール認証だけで締結ができる方法もあることを説明するとよいでしょう。
また、先方が違う電子契約システムを使っていても、双方システムの乗り換えをせずに締結することもできるので、状況にあわせて交渉するとよいでしょう。
メーカー/製造
501人〜1000人
年配社員の理解促進が必要
メール受領後に既読処理を忘れがちな年配社員が、まだ多い。また、紙であれば書類受けに置いておいて一気に処理ができるが、データの契約書だとそれができないため、人によっては、書類受けから取り出すよりデータを開く方が手間に感じることがある様子。（クラウドサインを利用）
その他
2人〜10人
相手に手間を取らせて申し訳なかった
慣れるまでは2〜3ヶ月ほどかかりました。訂正があった場合、お互いの経理担当がこのシステムに慣れてないので、何度も差し戻しで行ったり来たりしたときは、かなり大変でした。相手には手間を取らせて申し訳ないとも感じました。（BtoBプラットフォーム契約書を利用）
電子契約を行えないと法律で定められている契約もあるため、注意が必要です。
■電子契約が行えない契約書
・ 訪問販売などの特定商取引の契約書面
・ 事業用定期借地契約
・ 企業担保権の設定・変更の契約
・ 任意後見契約書
実は数年前までは不動産まわりの契約には電子契約が使えないものが複数あったのですが、2022年5月の宅建業法改正により、宅地建物の売買や賃借契約の電子化も可能となりました。
また、相手方の承諾なしに電子契約を使えない契約書もあるため、一方的に電子契約で交付しないよう、あわせて注意しましょう。
■電子契約の利用について、相手方の承諾が必要な契約書
・ 労働条件通知書
・ 派遣労働者への就業条件明示書
・ 下請会社に対する受発注書面
電子契約システムを導入しても、社内で扱う全ての契約書を電子化できるわけではない点を理解しておきましょう。
電子文書を保管しているサーバーが攻撃された場合、データ流出、電子契約サービスの機能停止などの問題が生じるかもしれません。
リスク対策を強化するのであれば、セキュリティ対策の高い電子契約サービスを選びましょう。
また、電子契約サービスの中には、契約書の閲覧はできるがダウンロードや印刷は不可、というように、行動や権限を設定できる機能を備えたものもあります。
テレワークや営業活動中の漏洩リスクを防ぐため、こうした情報漏洩のリスクを減らす機能を備えたサービスを探すのもよいでしょう。
電子契約のメリット・デメリットについて、さらに詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
ここからは編集部が厳選したおすすめの電子契約サービス5選を紹介します。
各サービスの料金・機能など主要な項目について徹底比較しているので、自社に最適なサービスはどれなのか、ぜひご参考ください。
また、比較検討にあたって、より詳しい情報が知りたい！という方は以下資料もご活用ください。
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IT/通信/インターネット
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画像出典元：「マネーフォワード クラウド契約」公式HP
「マネーフォワード クラウド契約」は、電子契約も紙の契約も一元管理できるため、紙の契約書も管理しながら少しずつ電子契約も導入していきたい企業におすすめな電子契約サービスです。
ワークフロー機能が標準で備わっているため、社内での申請・承認から契約締結までを一つの画面内で行うことができる点も優れています。
個人向けの基本プランは月額800円から展開しています。
▼マネーフォワード クラウドシリーズの法人向け各プラン基本料金
| スモールビジネス （年額プラン） |
ビジネス （年額プラン） |
|
| 税抜き金額 | 2,980円/月～ | 4,980円/月～ |
公式ホームページでは料金は公開されていませんが、編集部の調査によると、ワークフロー機能・紙の契約書との一元管理機能・他社API連携機能がついて、月々50,000円程度で利用できます。
サービス/外食/レジャー
2人～10人
銀行口座取引中心の会社に向いている
・仕訳から自動的に会計帳簿が作られる。
・勘定科目がプルダウンで選択出来て効率的である。
・オンライン口座やカード決済のデータ連携が簡単に出来る。そのまま仕訳作業につながるので手動の手間が省ける。
金融/保険
11人〜30人
連携できる銀行口座に制限がある
・連携できる銀行口座に制限があり、使用中の銀行口座が対象外である場合は手間がかかる。
・たとえば、スタッフの口座反映ができない、取引先の会社へのスムーズな取引ができないといった不便があり、手動で明細を入力しなければならなかった。
画像出典元：「リーテックスデジタル契約」公式HP
「リーテックス」は、受注契約から電子記録債権による決済まで、一つのソフトウェアですべての文書・資料の電子保存・管理が行える取引電子クラウドです。国の指定機関による厳重な本人確認や法人の存在・意思確認の徹底により、業界最高峰の法的安定性を誇るサービスです。
誰でも扱いやすいのが魅力で、サポート対応も充実しているため、操作や運用に不安のある企業におすすめです。
電子証明書を発行して契約締結を行います。
初期費用は無料、従業員100名まで利用可能、月額費用に変動はありません。
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IT
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契約書のデータを暗号化した上で、自社と取り引き先でしか内容を確認できない状態で安全に契約書をやり取りして30分以内に契約を締結できるところが決め手となり、導入することになりました。
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利用登録をする際の入力事項が明らかに多すぎ
「この項目はいらなくないかな？」と感じるものも必須項目として多数あったので面倒くさく感じました。最低限の事項だけで簡略化されてほしいと思いました。
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Contract One 含む電子契約サービスの資料を一括DL
電子契約サービスのシェアランキングにご興味のある方は、こちらもご覧ください。
そうはいっても電子契約を、実際どうやって使うのかイメージがわかないという方も多いでしょう。
最後の章では、電子契約の導入企業のうち、約8割が利用しているという代表サービス「クラウドサイン」を例に、その使い方を簡単に紹介していきます。
まずは契約書類を作成します。PDFをアップロードする方法と、テンプレートを利用する方法があります。
今回は公式テンプレートとしてデフォルトで用意されている「秘密保持契約書」というテンプレートを使用します。
なお公式テンプレートは他にも業務委託基本契約書や雇用契約など、よく使われる契約書テンプレートが10個ほど用意されており、記入事項も自由にカスタマイズすることができます。
次は入力項目の設定です。
ドラッグアンドドロップなど感覚的な操作で、誰がどの欄を埋めるのか、入力項目を設定できます。
入力項目の設定が終わったら、最後に送信先などの確認をしてから「送信する」ボタンを押して送信完了です。
なお、送付先は複数設定でき、また確認の順番も決めることができるため、「まず社内の上司に確認してもらって、次にクライアントに確認してもらう」といったこともできます。
クラウドサイン上で契約書類をメール送信できるので、メールアプリを開いて文章を作成して、ファイル添付して送信する、といった一連の手間はすべて不要です。
契約書類を受信した側は、上の画像のようなメールを受け取ります。
もし契約相手がクラウドサインを利用していなくても、問題なく契約書類を受信し、書類確認できるようになっています。
契約相手が契約書類の内容を確認し、必要事項も記入したうえで「書類の内容に同意」というボタンを押せば契約完了です。
記入内容が反映された契約書のPDFデータが契約相手にメールで送信され、また送信側はクラウドサイン上で締結済の契約書としていつでも確認できるようになります。
いかがでしょうか。画面上のボタンを押すだけの簡単操作で、書類の準備・送付・同意の作業までが完了することがおわかりいただけたかと思います。
実際、書面上の契約書の作り方などをレクチャーするよりも、何をどうすればよいのかがわかりやすいため、新人教育やはじめて契約手順を学ぶ方には、電子契約のほうがおすすめかもしれません。
電子契約各社によって、画面のデザインなども異なるため、気になるサービスのデモや資料を見て、自社にあったものを選定するとよいでしょう。
電子契約の安全を担保する仕組みについて説明しました。
電子契約自体は電子署名とタイムスタンプにより書面契約の署名捺印と同じような安全性が担保されています。
電子署名による契約の有効性を認める法令や、電子データによる契約書の保存を認める法令を整備するなど、行政も電子契約導入を推進しています。
取引先への対応や業務オペレーションの変更など導入のハードルとなるものもありますが、電子契約にはたくさんのメリットがあるので、この機会にぜひ導入を検討してください。
画像出典元：o-dan、pixels、「クラウドサイン」「アマノタイムスタンプサービス」公式HP
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