電子契約とは?書面契約との違いや注意点をわかりやすく解説

電子契約とは?書面契約との違いや注意点をわかりやすく解説

記事更新日: 2021/12/23

執筆: 大山直美

ペーパーレス化、リモートワーク推進の影響を受け、電子契約の注目度がさらに高まっています。

しかし電子契約の仕組みや安全性、関係する法律などをよく知らないので導入に不安を覚えている方もいらっしゃることでしょう。

この記事では、電子契約と書面契約の違いなどの基本から気になる法的根拠や安全性、電子署名やタイムスタンプの詳しい仕組みについてもわかりやすく解説します。

また、導入のメリットに加え、デメリット・注意点についても紹介するので、電子契約とは何なのか、導入してよいのかわからない、と迷っている方はぜひご参考ください。

電子契約とは?

 
 

電子契約とは、書面に印鑑を押すのではなく、電子データ上に電子署名と呼ばれる印を残すことで、契約の証を成立させる方法です。

実は、契約とは口約束でも有効なのですが、証拠を残すために書面締結するのが一般的でした。

しかしながら、電子契約の仕組みが発達し、書面契約で担保されていた「合意の証拠を残すこと」「勝手に改ざんできないこと」が、電子データ上でも法的証拠力として認められるようになりました


2021年1月には電子契約の利用企業は67.2%*とついに半数を超えるほどに増加し、契約時に「電子契約で良いですか?」と聞かれることがますますスタンダードになることは必至です。

まだ導入を迷っている企業も、まずは自社でも利用可能かどうか検討を進めてみましょう。

*日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)・イ・ティ・アール(ITR)による「企業IT利活用動向調査2021」より

電子契約と書面契約の違い

電子契約と書面契約はどんな点が異なるのか、その違いについて説明します。

形式

書面契約では、文書を印刷した紙の契約書を使います。訂正があっても再印刷は行いません。

電子契約では、電子データの契約書を使います。Wordだと改ざんしやすいので主にPDFを用います。

証拠力(押印・改ざん防止)

書面契約では、双方が合意した契約であることを示すため、印鑑(印影)を押します。

また、改ざん防止のため、製本部分や控えとの間に、契印・割印を押すのが一般的です。

一方、電子契約では、押印は電子署名または電子サインで行います。

改ざん防止には、タイムスタンプと呼ばれるデジタル時刻情報を用いることで「誰も最終版から手を加えていない」ことを証明します。

例として、電子契約の代表的サービスのクラウドサインを見てみましょう。

電子契約であっても印鑑を押す場所は書面と全く変わりません

また、画面上で印の箇所を押すと、電子署名情報が簡単に確認できるようになっています。

例:クラウドサインの電子署名確認画面

 
 

事務処理(送付保管と印紙)

書面契約の場合は、契約書を2部作製し押印しあって、それを現物保管する必要があります。

一方、電子契約では全てサーバー上でやりとりが完了するためスピーディです。

また、書面契約の場合は、契約金額や契約の種類によって印紙が必要となりますが、電子契約の場合は不要となります。

 

法的効果

一番重要な法的効果の部分については、どちらも有効です。

書面契約では押印が、電子契約では電子署名・電子サインが契約の証として有効と判断されます。

どちらの形式を用いても法的な問題はありません

電子契約の法的効力

電子契約が法的にどのように有効と判断されているのかについて、さらに詳しく解説します。

実は、契約の形式は、民法において「契約方式の自由」として法的に認められています

そのため、契約締結の方式は書面だけでなく、口頭・メール、web上での電子締結なども全て法的に問題はないのです。

しかしながら、電子的なデータは紙に比べ、編集・改ざんが容易という脆弱性があるため、経済産業省から電子文書が満たすべき「完全性」の要件が示されています。

完全性の要件I
電子化文書に記録された事項が保存義務期間中に滅失し、又はき損することを防止する措置を講じていること。

完全性の要件II
電子化文書に記録された事項について、保存義務期間の間において当該記録事項の改変又は当該電磁的記録の消去の有無又はその内容を確認することができる措置を講じていること。

完全性の要件III
電子化文書に記録された事項について、保存義務期間の間において当該記録事項の改変又は当該電子ファイルの消去を抑止する措置を講じていること。

※引用:経済産業省「文書の電子化・活用ガイド」


その完全性を満たす仕組みが、電子署名タイムスタンプです。

締結を行う双方が契約内容に合意した上で、電子署名とタイムスタンプによる「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」ができれば、法的証拠力を有する契約としてより強固に認めてもらうことができます。

もし万一、紛争や裁判等になった場合も、有効な証拠として利用できますので、「電子契約だから問題になったとき困った」ということはないのでご安心ください。

 

法務省などでも認証・利用の動き

さらに利用を後押しする情報として、現在、法務省などの各省庁でも、電子契約を許可する動きも出てきています。

例えば法務省では、登記添付の書面に利用可能な電子証明書として利用可能な電子契約サービス事業者の一覧を公開しています。

もし、省庁のお墨付きがついた信頼度の高いサービスをお探しなら、こちらのリストを参考にするのも手かもしれません。

また、総務省経済産業省法務省でも、国が民間と契約締結する際に利用できる電子契約事業者のリストを公開していますので、そちらも参考になるでしょう。

電子契約のメリット


電子契約には以下の5つのメリットがあります。

  • コスト削減
  • 業務効率化
  • 保管スペースの削減
  • 検索と閲覧が簡単
  • コンプライアンス強化

 

コスト削減

電子契約を導入すると、紙代・印刷代・郵送費・収入印紙代などの支払いコストが削減できます。

また、書面の作成から押印・送付手続きにかけていた作業時間・人的コストも圧縮できるため、さらなる削減効果が期待できます。

導入企業などのインタビューを見ると、書面契約に比べて約80%~85%のトータルコスト削減につながったなどの声もあるようです。

業務効率化

書面で契約を締結する場合、まず送付側が印刷・製本後に、押印・収入印紙を添付して送り、先方に届いた後押印して戻してもらうという非常に手間のかかる作業が必要でした。

また、郵送はどんなに急いでもやりとりに半日~数日かかってしまうので、効力発生日を見越して時間の余裕をもって締結することが必要でした。

電子契約を導入すれば、こうした業務すべてをオンライン上で行うことができるので業務効率化が可能です。

保管スペースの削減

書面契約では契約書を保存するためのファイル、キャビネット、ロッカー、倉庫などが必要です。

電子契約を導入すれば保管スペースはいりません。電子契約のクラウドサービスを利用すれば社内に専用のサーバを設置する必要もありません。

また、紙の契約書は災害や火災などで消失する可能性がありますが、電子契約であればバックアップが簡単にできるのでそれらデータ消失のリスクを回避できます。

閲覧と検索が簡単

書面契約書では契約書にいくつかの種類があれば、必要な契約書を見つけるのが大変、契約締結後も必要な書類があればそれも探すのが大変という問題があります。

電子契約サービスを利用すれば、必要な書類の検索と閲覧が簡単にできます。

コンプライアンス強化

電子契約では電子署名やタイムスタンプにより契約書の改ざんを防止できます。

さらに、システム上で契約書に閲覧可能な人物を設定したり、ダウンロードや印刷を制限することも可能です。それにより情報漏えいのリスクも軽減できます。

このように偽造防止や情報漏えい対策ができているので、企業のコンプライアンス強化につながります。

電子契約のデメリット

一方、電子契約には次のようなデメリット、注意点もあります。

  • オペレーションの変更
  • 取引先への対応
  • 電子化できない契約書類がある
  • サイバー攻撃や情報漏洩のリスク

 

オペレーションの変更

電子契約導入後には契約業務のオペレーションを変更しなければなりません。

これまでの書面契約に慣れてきた人たちや紙の契約書の方がいいという人たちからすれば、これはハードルとなります。

電子契約導入前に、導入の目的、業務オペレーションの変更点などについてきちんと説明し、必要であれば教育や研修を行う必要があります。

取引先への対応

電子契約にて契約締結する場合には、取引先への依頼も必要になってきますが、中には電子契約利用に消極的な取引先もあるかもしれません。

そういった企業には、電子契約システムを導入しなくても、メール認証だけで締結ができる方法もあることを説明するとよいでしょう。

また、先方が違う電子契約システムを使っていても、双方システムの乗り換えをせずに締結することもできますので、状況にあわせて交渉するとよいでしょう。

電子化できない契約書類がある

法律によって電子契約を行えないと決められている契約もあるため、注意が必要です。

  • 定期借地・定期建物賃貸借契約
  • 宅地建物売買等媒介契約
  • 訪問販売等特定商取引における交付書面 など


電子契約システムを導入しても、社内で扱う全ての契約書を電子化できるわけではない点を理解しておきましょう。

サイバー攻撃や情報漏洩のリスク

電子文書を保管しているサーバーが攻撃された場合、データ流出、電子契約サービスの機能停止などの問題が生じるかもしれません。

リスク対策を強化するのであれば、セキュリティ対策の高い電子契約サービスを選びましょう。

また、電子契約サービスの中には、契約書の閲覧はできるがダウンロードや印刷は不可、というように、行動や権限を設定できる機能を備えたものもあります。

テレワークや営業活動中の漏洩リスクを防ぐため、こうした情報漏洩のリスクを減らす機能を備えたサービスを探すのもよいでしょう。

電子契約の仕組みと安全性

電子契約の普及率が増しているとはいえ、安全性に問題がないのかといった不安がある方もまだ多いことでしょう。

ここでは、なぜ安全といえるのかその仕組みや対策について解説します。


契約の信用性担保のために重要なのは「誰が」「何を」「いつ」作成したのかが示されることです。

電子契約においては、電子署名によって「誰が」「何を」、タイムスタンプによって「何を」「いつ」を記録します。

郵便でいえば、電子署名が捺印、タイムスタンプは消印のようなイメージです。

次の章からは、それぞれの仕組みについて説明していきます。

電子署名とは

電子署名とは、システム上で本物の印鑑のように押される印やメール記録などに紐づく、誰が・どの内容に対して署名をしたかの記録です。

電子署名には、大きく分けて2種類の方法があります。

 

電子サイン型(立会人型):導入しやすいタイプ

メール認証やシステムログによって本人確認を行うタイプの電子署名方法です。

基本的に、メールアドレスのみで利用でき、電子証明書を発行する場合よりもスピーディーな契約を結ぶことが可能です。

取引先への負担が少ないのが特長ですが、法的効力は劣ります。

契約相手の負担を減らしたい・導入のしやすさを重視したい企業向けの方法です。クラウドサインなどがこうしたサービスを提供しています。

電子証明書型(当事者型):法的効力が強いタイプ

電子証明書認証局が厳格な審査を通して発行した「電子証明書」を用いることで、本人性を担保できます。法的効力が最も強い署名方法です。

重要度の高い契約を結ぶ場合は、電子証明書を利用した署名をおすすめします。

ただし、電子証明書を発行するために認証局からの電話に対応しなければならない場合もある、契約までの時間が長くなるなど、取引先への負担が大きくなるのがネックです。

法的効力やガバナンスを重視する企業向けの署名方法です。

ハイブリッド署名

自社は電子証明書、取引先はメール認証での電子署名で、契約を締結する方法もあり、これをハイブリッド型と呼ぶこともあります。

たとえば「電子印鑑GMOサイン」や「WAN-sign」ではこの締結方法が利用できます。

取引先の利便性を考慮しつつ、自社のコンプライアンスを強化できる署名方法です。

 

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは、時刻認証局から付与される勝手に改編できないデジタル時刻情報のしるしです。

文書データの作成者が、タイムスタンプの発行を時刻認証局に要求すると、偽造されない形で利用者にそれを発行します。

後日、タイムスタンプの数値を照合し作成日と一致していれば、改ざんがないという証拠になり、契約書にサインした時間の変更を防ぐことができます。

 

セキュリティ対策

安全性の確保には、しっかり保管してくれること=セキュリティの面も重要です。

電子契約サービス各社では、暗号による保護、データのバックアップなどの方法でデータを守る対策を講じています。

暗号による保護は、通信そのものだけでなく保存されている契約ファイルにも施されるため万一の漏洩時にも安心です。

また、サービスによっては、アクセス制限や二段階認証などをオプションで備えているところもあるため、自社のセキュリティ要件にあわせて選定しましょう。

おすすめの電子契約サービス5選

ここからは編集部が厳選したおすすめの電子契約サービス5選を紹介します。

各サービスの料金・機能など主要な項目について徹底比較しているので、自社に最適なサービスはどれなのか、ぜひご参考ください。

1. 圧倒的知名度を誇る!「クラウドサイン」

画像出典元:「クラウドサイン」公式HP
 

特徴

弁護士ドットコム株式会社が運営していることで人気が高い「クラウドサイン」。CMも活用し、知名度・利便性で他社を一歩リードしているサービスです。実際に大手企業の導入実績も多数あります。

クラウドサインはメール認証での契約締結になるため、比較的締結が簡単です。

そのため個人事業主やアルバイトなど対個人の契約や海外企業との契約でも気軽に利用できます。従業員を対象とした雇用契約書や秘密保持契約書や、取引先企業との発注書や受注書のやり取りなどでも活用しやすいです。

ただし契約書の送信はPDF形式のみ・1回ごとの送信料が200円と他社と比較しても少し高めの設定になっている点がネックです。

署名方法

メール認証による署名での契約締結。締結のしやすさを重視する企業に向いています。

料金プラン

プラン 月額費用 送信件数ごとの費用 特徴
Standard 10,000円 200円 全ての基本機能搭載
Standard plus 20,000円 200円 Standard+インポート機能
Business 100,000円 200円 高度なリスク管理機能

 

クラウドサインの資料をDL

 

 

2.最適な契約管理をワンプラットフォームで「ContractS CLM(旧:Holmes)」


画像出典元:「ContractS CLM」公式HP

 

特徴

ContractS CLMは、電子契約締結だけでなく、契約の作成・相談・承認・締結・更新管理をワンプラットフォームで行える上に、Word編集機能やナレッジマネジメント機能なども備えており、契約プロセス全体の効率化を実現できるシステムです。

電子契約サービスを利用したい場合だけでなく、「紙と電子の契約書両方の管理を行いたい」、「システム導入によって契約関連業務すべてを効率化したい」などといった本格的な導入を考えている企業に向いているサービスです。

 

署名方法

ContractS CLMによる締結に加えて、DocuSign/クラウドサインを利用した電子締結が可能です。

料金プラン

上の図のように、プランは4種類あり、初期費用は別途発生します。

契約期間は1年単位です。

料金の詳細はお問い合わせする必要があります。

ContractS CLMの資料をDL

 

 

3. 送信料が無料!「NINJA SIGN by freee」

画像出典元:「NINJA SIGN by freee」公式HP
 

特徴

「NINJA SIGN」は、Googleドキュメントを使用することで、テンプレートやドラフトの編集をシステム上でできる機能がとにかく画期的です。

自社で修正した箇所は履歴として自動保管されるなど、ワードファイルでは実現不可能な効率化を実現してくれます。

さらに他サービスでは書類を1件送る毎に料金が発生する従量課金制のものが多いですが、NINJA SIGNは送信料が0円なので書類送信件数が多ければ多いほど得をする料金体系となっています。

他社サービスと比較検討してNINJA SIGNの導入を決めるユーザーが90%を占めており、人事部のみが契約書を確認できるようにする、といった”フォルダ権限設定”ができることが、ユーザーに高く評価されているポイントです。

ただしFreeプランで送信できるのは月に5通まで、Lightプランでは送信数無制限・送信料0円で4,980円(税込5,478円)/月という料金ですが、これは1アカウントの利用料金なのでこの2点は注意が必要です。

現在、対応言語は英語とベトナム語があります。

署名方法

メール認証、二要素認証による署名での契約締結になります。締結のしやすさを重視する企業に向いています。

料金プラン

プラン 初期費用 月額固定費用 機能
Free 0円 0円 基本機能のみ
Light 0円 4,980円
(税込5,478円)
テンプレート登録数無制限
Light Plus 0円 19,800円
(税込21,780円)
Wordテンプレート登録等追加
Pro お問合わせ 50,000円~
(税込55,000円〜)
専任サポート等追加
Pro Plus お問合わせ 120,000円~
(税込132,000円〜)
全機能、全オプションが利用可能


NINJA SIGN by freeeの資料をDL

 

 

4. Word形式で送信可能「BtoBプラットフォーム契約書」

画像出典元:「BtoBプラットフォーム契約書」公式HP

特徴

「BtoBプラットフォーム 契約書」は、良心的な価格・優れた機能・強固なセキュリティと三拍子揃っているので、どんな規模の企業にもおすすめできるサービスです。

また、他のBtoBプラットフォームシリーズと連携させることで、契約書だけではなく、見積・受発注・請求の際の帳票類をすべて電子データ化できる点が魅力です。

ただし電子証明書型の電子署名方法を提供しているため、1回きりの契約が多く、クライアントに手間・工数をかけさせたくない、という企業にとっては少しハードルが高い可能性があります。

署名方法

電子証明書を発行して締結を行います。取引先にも、招待メールのリンクから電子証明書の設定を行ってもらいます。

電子証明書を用いているので、法的効力が強い電子契約サービスです。

料金プラン

プラン 初期費用 月額費用 特徴
フリープラン 0円 0円 無料プランでもユーザー数無制限
シルバープラン お問い合わせ 10,000円〜 電子契約のみ利用可能
ゴールドプラン お問い合わせ 30,000円〜 電子契約に加え電子保管が利用可能


料金は全体的に割安
だといえます。

文書送信1通あたりの費用も50円/通と、他のサービスと比べても安いです。

また現在、オプション機能「ドキュメントScanサービス」のスキャン費用10万円を無料提供する特典プランもあります。

 

BtoBプラットフォーム 契約書の資料をDL

 
 

 

5. 文書の性質や相手に合わせて署名方法が選べる「電子印鑑GMOサイン」


画像出典元:「電子印鑑GMOサイン」公式HP

特徴

「電子印鑑GMOサイン」は、16万社以上の企業のITインフラを支えるGMOが運営している電子契約システムです。20年以上日本のインターネット基盤を支えている企業ならではの充実機能には定評があります。さらに弁護士監修の点も安心です。

また電子印鑑GMOサインはトップレベルのセキュリティを誇る電子契約システムです。一つひとつの契約データごとに暗号化して保管していたり、契約データのバックアップも毎日行っているので、重要な書類を安全に取り扱うことができます。

お試しフリープランは無料で利用できるので、まずは試験的に使ってみて、その後導入を検討してみるのが良いでしょう。

署名方法

当事者型(実印タイプ)・立会人型(契約印タイプ)・ハイブリッド署名の全ての署名方法が利用可能なので、文書の性質や相手に合わせて使い分けることができます。

料金プラン

「契約印&実印プラン」は月額利用料9,680円(税込)で利用できます。

詳しいサービス内容・料金を知りたい方は、資料チェックできます。

電子印鑑GMOサインの資料をDL

 

 

 

おすすめサービスの比較を無料で!

ダウンロード時にご登録された個人情報は資料ダウンロードボタンが表示されているサービス運営会社(その連携会社)に提供されます。

 

電子契約の使い方

電子契約を、実際どうやって使うのかイメージがわかないという方も多いでしょう。

電子契約の導入企業のうち、約8割が利用しているという代表サービス「クラウドサイン」を例に、その使い方を簡単に紹介します。

契約書を送る側

契約書の作成


まずは契約書類を作成します。PDFをアップロードする方法と、テンプレートを利用する方法があります。

今回は公式テンプレートとしてデフォルトで用意されている「秘密保持契約書」というテンプレートを使用します。

なお公式テンプレートは他にも業務委託基本契約書や雇用契約など、よく使われる契約書テンプレートが10個ほど用意されており、記入事項も自由にカスタマイズすることができます。

契約内容の入力


次は入力項目の設定です。

ドラッグアンドドロップなど感覚的な操作で、誰がどの欄を埋めるのか、入力項目を設定できます。

送信する


入力項目の設定が終わったら、最後に送信先などの確認をしてから「送信する」ボタンを押して送信完了です。

なお、送付先は複数設定でき、また確認の順番も決めることができるため、「まず社内の上司に確認してもらって、次にクライアントに確認してもらう」といったこともできます。

クラウドサイン上で契約書類をメール送信できるので、メールアプリを開いて文章を作成して、ファイル添付して送信する、といった一連の手間はすべて不要です。

契約書を受け取る側

受信する


契約書類を受信した側は、上の画像のようなメールを受け取ります。

もし契約相手がクラウドサインを利用していなくても、問題なく契約書類を受信し、書類確認できるようになっています。

契約の内容に同意する


契約相手が契約書類の内容を確認し、必要事項も記入したうえで「書類の内容に同意」というボタンを押せば契約完了です。

記入内容が反映された契約書のPDFデータが契約相手にメールで送信され、また送信側はクラウドサイン上で締結済の契約書としていつでも確認できるようになります。

 

いかがでしょうか。画面上のボタンを押すだけの簡単操作で、書類の準備・送付・同意の作業までが完了することがおわかりいただけたかと思います。

実際、書面上の契約書の作り方などをレクチャーするよりも、何をどうすればよいのかがわかりやすいため、新人教育やはじめて契約手順を学ぶ方には、電子契約のほうがおすすめかもしれません。

電子契約各社によって、画面のデザインなども異なるため、気になるサービスのデモや資料を見て、自社にあったものを選定するとよいでしょう。

まとめ

電子契約の安全を担保する仕組みについて説明しました。

電子契約自体は電子署名とタイムスタンプにより書面契約の署名捺印と同じような安全性が担保されています。

電子署名による契約の有効性を認める法令や、電子データによる契約書の保存を認める法令を整備するなど、行政も電子契約導入を推進しています。

取引先への対応や業務オペレーションの変更など導入のハードルとなるものもありますが、電子契約にはたくさんのメリットがあるので、この機会にぜひ導入を検討してください。

画像出典元:o-dan、pixels、「クラウドサイン」公式HP

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