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記事更新日: 2025/05/16
中小企業にとって、日々増え続ける書類の管理方法は大きな悩みではないでしょうか。
「必要な時に必要な情報が見つからない」そんな課題を抱える中小企業におすすめしたいのが、文書管理システムです。
文書管理システムの導入により紙の書類を電子化して一元管理、さらにテレワーク中の社員や取引先とも安全な情報共有が可能になります。
この記事では、中小企業におすすめのコスパに優れた文書管理システム13選と選び方のポイント、メリット・デメリットを解説し、あわせて電子契約サービスも紹介していきます。
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このページの目次
文書管理システムとは、書類を電子化して整理・管理・共有するためのシステムです。
文書管理システムの導入により、業務効率化やコストの削減、スペースの有効活用、またテレワークなど多様な働き方でも安全に情報の共有が可能になり、中小企業にとって欠かせないツールの一つです。
保管・管理 | 文書内容や関係部署など種類ごとに電子化して保管
検索 | 保管した文書の中からキーワードなどで簡単に必要な書類を検索できる
セキュリティ対策 | 機密性の高い重要書類にアクセス制限や閲覧履歴など付与
バージョン管理 | 定期的に更新が必要な契約書などの変更履歴や追跡、旧版の呼び出し
ワークフロー | システム上で上司や責任者などの承認を済ませられる
文書管理システムは主に4つのタイプに分けられます。
自社の業務内容や規模に必要な機能が備わっている文書管理システムの導入を検討するといいでしょう。
| 文書管理に特化 | 文書の一元管理、検索、バージョン管理機能が充実しており、効率的な文書管理や保管がしたい企業におすすめ |
| 社内文書作成や共有に特化 | 文書の共同編集、ワークフロー、コミュニケーション機能が充実しており、チームでの文書作成や共有をしたい企業におすすめ |
| 契約書管理に特化 | 契約書の自動作成、締結状況管理、更新管理機能などが充実しており、契約書の管理を徹底したい企業におすすめ |
| 社外との文書共有に特化 | クラウドステージで管理し、アクセス権を付与した社外取引先などとの文書の共有などが可能。社外と文書やファイルなどを共有したい企業におすすめ |
中小企業では文書管理業務にかけられる人数やスペース、コストが限られている場合が多いため、文書管理が属人化しやすい傾向にあります。
また、情報漏洩のリスクもあり、企業の信用問題にも発展しかねません。
文書管理システムの導入によって、中小企業が抱える様々な課題を解決し、より効果的な企業運営を実現することが期待できます。
ツール名
タイプ
提供形態
月額費用
無料トライアル
サポート
NotePM
box
Fleekdrive
LegalForceキャビネ
MyQuickクラウド（契約書管理システム）
CLOUD CABINET
画像出典元：「NotePM」公式HP
NotePMは、組織内のナレッジ共有機能に優れた社内wikiツールですが、社内文書の管理にも有益です。
ツリー構造で情報を管理でき、Windowsエクスプローラーのように簡単な整理が可能なうえ、検索機能にも優れているのが特徴。
セキュリティにおいては、メンバーでの共有範囲を柔軟に設定できるほか、ゲストや参照専用権限にも対応しているので、外部のユーザーとの共有も安心です。
| 文書管理システムのタイプ | 文書管理に特化 |
| 注目ポイント | 銀行・大学でも導入実績のある高度なセキュリティ |
| 主な機能 |
|
| 導入実績 | 12,000社以上（無料トライアル含） |
| 無料トライアル | あり（30日間） |
▶︎料金はユーザー数とストレージ容量に応じます。
| 料金 | |
| 初期費用 | 無料 |
| 月額費用 | 4,800円/8ユーザー/80GB~ |
詳しくは以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：「box」公式HP
容量が無制限でストレスフリーを感じられることや、セキュリティの高さがboxの特徴です。
法人向けに作られ、toBを意識したツールなので、社内の情報共有ツールとしてはとても優れたツールとなっています。
| 文書管理システムのタイプ | 社外との情報共有に特化 |
| 注目ポイント | 世界的に定評があるセキュリティの高さと容量の多さ |
| 主な機能 |
|
| 導入実績 | 100,000社以上 |
| 無料トライアル | あり（無料プランあり） |
| 個人プラン | Personal Pro(個人向け） | Business Starter | Business | Business Plus | Enterprise |
| 無料 | 1,200円/月 | 550円/月/ ユーザー | 1,800/月/ ユーザー | 3,000円/月/ ユーザー | 4,200円/月/ユーザー |
| 10GB | 100GB | 100GB/ ユーザー | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
Business Starterプランは容量が100GBですが、Businessプランは、容量が無制限になります。
ファイルのアップロード量も増えるので、重たいデータも簡単にアップすることができます。
契約書の管理に悩んでいる会社におすすめのAI契約書管理システムで、文書管理のなかでも契約書管理をスムーズにおこないたい中小企業におすすめです。
契約書をアップロードするだけで全文がテキストデータ化され、契約書に含まれる情報を自動で抽出します。
強固なセキュリティを確保しているため、機密情報の流出防止にも役立ちます。
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 注目ポイント | 契約書をアップロードするだけでスマートな契約管理を実現 |
| 主な機能 |
|
| 導入実績 | 要問合せ |
| 無料トライアル | なし |
詳細はお問い合わせください。
サービスの概要については、以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：「Fleekdrive」公式HP
クラウド上でドキュメントや画像・動画データを共有できます。
顧客関係管理（CRM）のソリューションなどのクラウドサービスを運営しているSalesforceと提携し、アップロードしたファイルを管理することができます。こうした連携は提携先のサービスを利用していると相乗効果が期待できます。
| 文書管理システムのタイプ | 社内・社外の情報共有に特化 |
| 注目ポイント | 多様な働き方でも安全なファイル共有が可能 |
| 主な機能 |
|
| 導入実績 | 900社以上 |
| 無料トライアル | あり（30日間） |
| Team | Business | |
| 月額費用（1ユーザー） | 600円/10GB×契約ユーザー | 1,800円/200GB×契約ユーザー |
（税抜）
画像出典元：「MyQuickクラウド」公式HP
「MyQuickクラウド」は、ユーザー数無制限で月額2万円～、コストを抑えて導入したい企業におすすめの文書管理システムです。
検索機能は、全文検索／項目検索／お気に入りや仮想分類から選択など目的に合わせた詳細条件で短時間で目的の文書を検索することができます。
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 注目ポイント | 契約期限の自動通知で手続き漏れをゼロにできる |
| 主な機能 |
|
| 導入実績 | 900社以上 |
| 無料トライアル | あり（1ヶ月間） |
| スタータープラン | スタンダードプラン | スタンダードプラン （AI) | プレミアムプラン | |
| 初期費用 | ０円 | 300,000円 | 300,000円 | 要問合せ |
| 月額費用 | 20,000円 | 70,000円 | 100,000円 | |
|
利用可能データ量 （最大追加可能データ量） |
10GB(50GB) | 50GB(500GB) | 50GB(500GB) | 100GB(2TB) |
| GPT連携 | × | ○ | ○ | ○ |
（税抜）
画像出典元：CLOUD CABINET 公式HP
「CLOUD CABINET」は、紙の契約書も電子契約書もWeb上で一括管理できるハイブリッド型の文書管理システムです。
書面による契約と電子契約が混在しても、検索・出し入れ・廃棄などの処理を簡単におこなえます。
サービスを提供している寺田倉庫は、書類保管サービス事業の実績は47年、導入実績は2,500社と豊富な実績も持ち、長年培ったノウハウが強み。
契約書に限らず、書面を一元管理したい企業に適しています。
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 注目ポイント | 「電子契約」と「紙の契約」をまとめて管理可能 |
| 主な機能 |
|
| 導入実績 | 2,500社以上 |
| 無料トライアル | なし |
「基本料金」＋「月額費用」で構成されます。
スキャン費用や、紙書類の預け入れ・集配等にかかる諸費用は、使った分だけの負担ですみます。
料金詳細を知りたい方は、以下の無料資料からご確認ください。
画像出典元：「MyQuickクラウド（オンプレミス版）」公式HP
「MyQuick（マイクイック）クラウド（オンプレミス版）」は、インフォコム株式会社が提供する文書管理システムです。
機密性の高い文書の管理に最適な、柔軟性とセキュリティを兼ね備えており、専用のサーバー環境で運用することで、2年に1回のバージョンアップで常に最新の状態を維持できます。
また、豊富なパラメータ設定で細かな要望にも対応し、データ容量無制限で拡張性も抜群です。
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 注目ポイント | セキュリティ強度が求められる文書管理に最適 |
| 主な機能 |
|
| 導入実績 | 要問合せ |
| 無料トライアル | あり |
MyQuickクラウド（オンプレミス版）の料金体系は、ライセンス利用費用、年間保守サポート費用、バージョンアップ作業費用が全て含まれたサブスクリプション契約です。
| 料金・詳細 | |
| 導入作業費用 | 60万円（要見積もり） |
| 月額利用料 | 15万円～ |
| 内容 | ・MyQuickサーバー(同時アクセス4ユーザー) ・OCRオプション ・一括登録ツールオプション ・LDAP連携オプション ・サポートデスク ・サーバ移行・バージョンアップ作業（2年に1回程度） |
（税抜）
また、下記の機能も追加可能です。
無料デモンストレーションも体験可能、サービスの詳細はMyQuickまで問い合わせをしてみましょう。
「使えるファイル箱」は、月額費用固定でユーザー数に制限なく利用できるクラウドファイル共有サービスです。
取引先ごとにデータの共有方法をカスタマイズできるのが魅力で、関係企業とのデータやり取りの負担から解放されると同時に、パソコンの容量節約にもつながります。
ストレージに容量上限はなく、基本料金に含まれる1TBに対して、必要な時に必要な容量だけ追加できるため、中小企業から大企業まで、各企業の実情に合わせた柔軟な使い方が可能です。
| 文書管理システムのタイプ | 文書管理に特化 |
| 注目ポイント | ユーザー数無制限で低価格 |
| 主な機能 |
|
| 導入実績 | 12,000社以上 |
| 無料トライアル | あり（30日間） |
使えるファイル箱の料金は、1年契約の場合、月単価が安くなります。
容量追加は無制限に可能で、追加容量1TBあたり税込8,580円/月が発生します。
| スタンダード（1TB) | アドバンス(3TB) | |
| 1ヶ月契約 | 22,800円/月 | 68,800円/月 |
| 年間契約 | 19,300円/月 | 55,000円/月 |
（税抜）
画像出典元：文書管理支援ソリューション
「文書管理支援ソリューション」は、文書管理コンサルティング・文書電子化・文書管理システム・書類の別地保管でそれぞれ発生する悩みを総合的に解決する、株式会社 日立ドキュメントソリューションズよる文書管理サービスです。
どのように書類を管理するかの目標設定から、電子化推進計画の立案、電子化後のフォローまで専門スタッフが対応してくれます。
| 文書管理システムのタイプ | 文書管理に特化 |
| 注目ポイント | 文書管理に関する総合サービス |
| 主な機能 |
|
| 導入実績 | 製造業を中心に幅広い業種 |
| 無料トライアル | 要問合せ |
「文書管理支援ソリューション」の料金プランは、公式HPなどへの記載がなく、都度問い合わせが必要となります。
詳細につきましては、以下の無料資料をダウンロードの上、ご確認ください。
flouuは、社内のドキュメントをメンバー全体で共有し、データ管理をスムーズにおこないたいという会社におすすめの社内情報共有ツールで、文書管理システムとして活用できます。
さまざまな形式のドキュメントをひとまとめにして、チームでの共有を可能にし、生産性向上に役立ちます。
| 文書管理システムのタイプ | 情報共有に特化 |
| 注目ポイント | 社内の情報・ナレッジの共有を一元管理 |
| 主な機能 |
|
| 導入実績 | 要問合せ |
| 無料トライアル | あり（14日間） |
▶︎初期費用、最低利用期間、最低人数などはありません。
| 基本 | セキュリティオプション | OCRオプション | |
| 月額費用（1ユーザー） | 660円 | 550円 | 220円 |
（税込）
詳しくは以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：「Dropbox Business」公式HP
「Dropbox Business」 は、ファイルやドキュメントの作成、共有が行えるツールです。
コメント機能などを活用することですぐにフィードバックを確認できます。変更内容は自動で更新されるため、一緒にファイルの編集を行うことも可能です。
いつでもどこでも共有でき、作業を開始できるので作業環境がこれまでよりスムーズになるでしょう。
| 文書管理システムのタイプ | 情報共有に特化 |
| 注目ポイント | ファイルの保存・共有・・編集・契約書作成まで完了 |
| 主な機能 |
|
| 導入実績 | 世界中の企業で導入実績あり |
| 無料トライアル | あり（30日間） |
| Business | Business Plus | Enterprise | |
| 月額費用（1ユーザー） | 1,500円 | 2,400円 | 要問合せ |
（税表記不明・年払い）
画像出典元：「Confluence」公式HP
「Confluence」は、大規模なチームがあり、沢山の情報をやり取りするような企業におすすめです。
マクロやアドオンを使って使いやすいようにカスタマイズできるところが魅力。アドオンは800種類以上も用意されています。
導入することで散乱してしまう情報をまとめることができます。
| 文書管理システムのタイプ | 情報共有に特化 |
| 注目ポイント | グローバルスタンダードな企業のナレッジ共有と共同作業に |
| 主な機能 |
|
| 導入実績 | 大手産業系はじめ他業種まで |
| 無料トライアル | 要問合せ |
詳しい料金は直接お問い合わせください。
画像出典元：「楽々Document Plus」公式HP
「楽々Document Plus」は、文書や図面などの重要な資料を保管・共有できる契約書管理システムです。
ファイルを登録する際は、文書登録フォームへ必要事項を入力してファイルをドラッグ＆ドロップするだけで完了します。
文書登録フォームを入力する時は、様々な入力支援機能により記入漏れや入力ミスを防げます。
| 文書管理システムのタイプ | 契約書管理に特化 |
| 注目ポイント | 多様な組織体制や管理方法に対応可能 |
| 主な機能 |
|
| 導入実績 | 900社以上 |
| 無料トライアル | 要問合せ |
詳しい料金プランは直接お問い合わせください。
「文書管理システム」と聞くと高額な費用がかかるイメージを持たれる方もいるのではないでしょうか？
数多くある文書管理システムの中には、無料プランや無料トライアル期間を設けているサービスもあります。
本格導入前に、まずは無料プランやトライアルを提供しているサービスを選び、実際に操作してみましょう。
無料で試せる文書管理システムは、中小企業にとって手軽に業務効率化を始めるための有効な手段です。
まずは無料版を試して、自社にあった文書管理システムを見つけてみましょう。
文書管理システムには多くの種類があり、それぞれ特徴や費用が異なり選定に迷ってしまいますよね。
導入後に後悔しない比較ポイントをご紹介します。
検索や操作性のしやすさは、文書管理システムの利用頻度や業務効率に大きく影響します。
文書管理システムは、必要な情報を素早く見つけ出すことを目標としているため、高度な検索機能は必須です。
「キーワード検索」だけでなく、「全文検索」や「曖昧な検索」など様々な検索方法に対応しているシステムを選ぶことをおすすめします。
また、高度な検索機能を搭載していてもそれを使いこなせなければ意味がありません。
特に中小企業は業務に携われる人数に限りがあるため、誰にでも直感的に操作できるシステムが望ましいです。
情報漏洩リスクを低減するため、セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選びましょう。
情報の漏洩は企業の信用失墜、顧客離れ、損害賠償など深刻な事態を引き起こします。
「アクセス制限」や「ログ履歴」、「データ暗号化」、「ウイルス対策」、「多要素認証」など強固なセキュリティ対策を選ぶことはもちろん、従業員教育などの多層的な防御を構築することが重要です。
文書管理システムは、既存のシステムと連携することでより効果を発揮します。
例えば、「顧客管理システム」や「営業支援システム」などと連携すれば、顧客情報や営業活動に関する文書を一元管理でき、バラバラだった情報が統合されてより効果的な営業戦略に繋がります。
連携機能は、必要に応じてカスタマイズできると、自社の業務フローに合わせた最適な文書管理体制の構築が可能です。
自社の業務フローや利用状況を考慮し、連携したいシステムとの相互性や連携機能を確認しましょう。
企業にとって法令遵守は事業活動を行う上での大前提です。
例えば、「ISO9001認証」を取得または今後取得予定の企業であれば、ISO文書管理の要求事項を満たした製品を選ぶ必要があります。
また、「電子帳簿保存法」や「個人情報保護法」など文書管理システムで対処すべき法令や制度は多岐にわたりますので、各法令・制度に沿った機能が搭載されているか確認しましょう。
文書管理システムの導入方法は、クラウド型とオンプレミス型の2種類あります。
それぞれメリットデメリットがあり、自社の状況やニーズなどにより最適な選択は異なるでしょう。
現在主流である「クラウド型」は、インターネット上のサーバーで管理するため、初期費用を抑えられてネット環境下であればどこにいてもアクセスできる手軽さがメリットです。
しかし、利用期間に応じて月額料金が発生し、ネット環境に左右されやすいというデメリットがあります。
また、「オンプレミス型」は自社でセキュリティ対策を講じられるため、強固なセキュリティ体制が構築できるというメリットがある一方、費用が高額になりやすく、導入までに時間がかかります。
自社の業務内容や体制に合う導入方法を検討する必要があるでしょう。
文書管理システムについてより詳しく知りたい方はこちらへ
契約関連文書の扱いが多い部署で、特に契約書関連の管理を効率化したいなら、電子契約サービスがおすすめです。
電子署名やタイムスタンプ機能、紙面と電子版契約書の一元管理、契約書の有効期限の管理など、契約書管理に特化された機能が充実しています。
以下の記事では、無料プラン・無料トライアルがある電子契約サービスも紹介しているのでぜひご覧ください。
中小企業が文書管理システムを導入するには、以下のような多くのメリットがあります。
文書管理システムの大きなメリットは、検索の手間や時間を大幅に削減できることです。
条件やキーワードなどを指定するだけで、必要な情報に素早くアクセス出来るようになり、業務効率化を向上できます。
文書管理システムによりクラウド上に書類が保存されていれば、メンバーとの共有が簡単にでき、テレワーク中の社員や取引先とも安全かつスムーズに情報の共有ができます。
文書管理システムなら設定により複数人での閲覧や共同作業が可能です。
紙面の書類は簡単に持ち出すことができ、情報漏洩のリスクがつきまといますが、文書管理システムは、ユーザーごとにアクセス制限を設定することで、安全に情報の共有ができます。
さらに、紙面書類を誤って破棄してしまった場合や災害で消失してしまった場合、復元は不可能ですが、文書管理システムのデータなら復元が可能です。
人的要因によるリスクだけでなく、BCP対策の観点から考えてみても、導入しておくメリットがあります。
電子帳簿保存法や個人情報保護法など、関連法規に準拠した文書管理体制の構築が可能になり、より健全な企業運営ができるでしょう。
また、効率的で安全な文書管理体制は企業の信頼性を高めて、企業イメージの向上にもつながります。
中小企業にとって、文書管理システム導入には多くのメリットをもたらしますが、同時にいくつかのデメリットも考慮する必要があります。
導入前にデメリットを把握しておくことで、より最適なシステムの導入につながるでしょう。
特に、契約書の管理を電子化する場合、取引先への事前周知・了承を得る必要が出てきます。
必要に応じて取引先への説明会の開催など、スムーズな移行と良好な関係維持に努めましょう。
これまで紙面で管理してきた書類を完全に電子化するまでに、ある程度の手間は覚悟が必要かもしれません。
書類をスキャンしたり、キーワードをつけて保存したり、電子帳簿保存法を考慮したりなど…。
あまりにも手間がかかりそうな場合には、アウトソーシングを利用するのも一つの方法です。
今回ご紹介した文書管理サービスを導入すれば、書類検索の手間が削減でき、テレワーク中の社員との書類共有もスムーズにできます。
さらに、社内の書類をデータ化することで、セキュリティ対策やBCP対策にも対応でき、これからの時代の必須ツールとなっていくでしょう。
文書管理サービスを活用してみたいと考えている企業は、ぜひ今回紹介したツールを始めとした文書管理サービスの導入を検討してみることをおすすめします。
画像出典元：O-dan
