記事更新日: 2021/10/14
「書類が多く、すぐに必要な情報が見つからない」「テレワーク社員や取引先との情報共有をスムーズにしたい」という中小企業におすすめなのが文書管理システムです。
社内の書類をデータ化・自動で整理することで、キーワード入力のみでかんたんに検索ができるようになり、アクセス権限を設定すれば安全に書類データを共有できます。
書類の検索時間を短縮＆セキュリティ面にも配慮されたシステムを求める企業、この機会にテレワークを推進していきたい企業にはとくに導入をおすすめしたいシステムです。
この記事では、中小企業におすすめのコスパに優れた文書管理システム8選と選び方のポイント、メリット・デメリットを解説し、あわせて電子契約サービスも紹介していきます。
このページの目次
画像出典元：「セキュアSAMBApro」公式HP
パソコンにデータを保存させないをコンセプトとする高いセキュリティ機能が特徴です。
ユーザーやグループごとにセキュリティレベルを管理。ローカルPC内でのデータ保存、スクリーンショット、印刷、メール添付を禁止できたり、ファイルサーバに保存されたファイルのみの修正・閲覧に制限することで、個人パソコンへのファイル保存を禁止することができます。
さらに、データの持ち出しに承認プロセスや外部URLコピー使用を設定できるなど、徹底したセキュリティで社内の情報を守ります。
使い慣れたエクスプローラから操作することができるので、導入のための教育も最小限で済むでしょう。
・ディスクドライブ制御
・アプリケーション制御
・ファイルの強制収集
・ダウンロードリンク
・アクセス権限の設定
・バージョン履歴管理
・エクスプローラーによる操作
料金については、以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：「NotePM」公式HP
NotePMは、組織内のナレッジ共有機能に優れた社内wikiツールですが、社内文書の管理にも有益です。
ツリー構造で情報を管理でき、Windowsエクスプローラーのように簡単な整理が可能なうえ、検索機能にも優れているのが特徴です。
格納されたWord、Excel、PDFファイルの中身を全文検索することができるほか、キーワードハイライト、ワンクリック絞込など強力な検索機能が充実しています。
セキュリティにおいては、メンバーでの共有範囲を柔軟に設定できるほか、ゲストや参照専用権限にも対応しているので、外部のユーザーとの共有も安心です。
・Web上で文章作成
・ツリー構造での情報整理
・ファイル内の全文検索
・アクセス権限
・変更履歴の自動記録
・既読管理
・お知らせ通知
・チャット連携、API対応
・マルチデバイス対応
▶︎無料トライアル：30日間
▶︎初期費用：0円
▶︎月額費用：4,800円/8ユーザー/80GB～
料金はユーザー数とストレージ容量に応じます。
詳しくは以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：「MyQuickクラウド」公式HP
利用継続率98%以上、月額4万円～ユーザー数無制限で使える明確な料金体系が魅力です。
ユーザー数の制限がないので個人IDから利用をはじめ、社内他部門への利用拡張、さらにオプションを利用すればグループ会社への利用範囲拡大も可能です。
利用範囲を拡張していく際、WebAPIが公開されているので、自社システムや外部サービスとの連携が可能です。
その他、細かな操作権限の設定、検索機能、更新漏れを防ぐメール自動通知機能、最新版が一目で判断できるバージョン管理機能など、文書管理のための機能も充実しています。
・文書ごとの操作権限設定
・文書管理専用の高速データベースを使用した検索
・更新漏れを防ぐメール自動通知
・バージョン管理
・API連携
▶︎初期費用：30万円
▶︎月額料金：4万円〜
・ユーザーID数：無制限(同時アクセス数は4ユーザー。ログインは無制限)
・ディスク容量：30GB
・IP設定数：10設定 (グローバルIPアドレスによるアクセス制限必須)
画像出典元：「Dropbox Business」公式HP
Dropbox Business は、ファイルやドキュメントの作成、共有が行えるツールです。
コメント機能などを活用することですぐにフィードバックを確認できます。変更内容は自動で更新されるため、一緒にファイルの編集を行うことも可能です。
いつでもどこでも共有でき、作業を開始できるので作業環境がこれまでよりスムーズになるでしょう。
無料トライアル：30日間
Standard：月額1,250円（3TBのストレージ・共有作業ツールの利用可能）
Advanceed：月額2,000円（3ユーザ～。3人未満だった場合でも、そのアカウントは再利用可能）
画像出典元：「Confluence」公式HP
Confluenceは、大規模なチームがあり、沢山の情報をやり取りするような企業におすすめです。
マクロやアドオンを使って使いやすいようにカスタマイズできるところが魅力。アドオンは800種類以上も用意されています。
導入することで散乱してしまう情報をまとめることができます。
料金プランは、「クラウド版」と「自社ホスト版（オンプレミス）」があります。
【クラウド版】
10ユーザーまで：10ドル/月
11〜100ユーザーまで：1ユーザーあたり5ドル/月
101ユーザー以上はユーザー数が増える毎に1ユーザーあたりの月額料金が安くなっていきます。
画像出典元：「Fleekdrive」公式HP
クラウド上でドキュメントや画像・動画データを共有できます。
顧客関係管理（CRM）のソリューションなどのクラウドサービスを運営しているSalesforceと提携し、アップロードしたファイルを管理することができます。こうした連携は提携先のサービスを利用していると相乗効果が期待できます。
30日間のトライアル期間もあるので使用感を試してから運用することをお勧めします。
Teamプラン：月額500円/1ユーザー/10GB
Businessプラン：月額1,500円/1ユーザー/10GB（APIコールの数がTeamプランの3倍）
画像出典元：「楽々Document Plus」公式HP
楽々Document Plusは、文書や図面などの重要な資料を保管・共有できる契約書管理システムです。
ファイルを登録する際は、文書登録フォームへ必要事項を入力してファイルをドラッグ＆ドロップするだけで完了します。文書登録フォームを入力する時は、様々な入力支援機能により記入漏れや入力ミスを防げます。
煩雑な契約書管理業務にかけていた時間とコストを大幅に削減できるでしょう。
画像出典元：「box」公式HP
容量が無制限でストレスフリーを感じられることや、セキュリティの高さがboxの特徴です。
法人向けに作られ、toBを意識したツールなので、社内の情報共有ツールとしてはとても優れたツールとなっています。
Starterプラン:月額550円/1ユーザー
Businessプラン:月額1,800円/1ユーザー
Starterプランは容量が100GBですが、Businessプランは、容量が無制限になります。
ファイルのアップロード量も増えるので、重たいデータも簡単にアップすることができます。
文書管理システムは文書の検索時間を短縮することを目的としているシステムなので、まず、「検索しやすい」という点が重要です。
検索の方法には、ファイル名や更新日、フォルダやタグなどの条件を指定し検索を行う「基本情報検索」、各ファイルに登録したキーワードを条件に検索を行う「属性検索」、文字列を指定し検索を実行する「全文検索」、以上3つの検索を同時に実行する「なんでも検索」などなど…、いくつかの種類があります。
探したいファイルのキーワードが不明な場合や、ファイル情報が不足している場合に備え、全文検索機能など精度の高い検索機能が搭載されているシステムを選択するのがベストです。
文書管理システムは、文書ごとに権限を付与できるものがほとんどです。
例えば、ユーザーごとにアクセス権限を設定したり、フォルダや文書の追加・閲覧・修正・削除などの作業権限を設定したり、中にはゲスト向けに権限を設定できるシステムもあります。
さらに、承認ルートが設定可能なワークフロー機能が付随しているシステムもあるので、契約文書など上長の承認が必要な文書の取り扱いが多い場合や、書類を持ち出すことが多い場合にはおすすめです。
文書管理システム内で簡易マニュアルを作成すると、効率的に業務を進められます。
さらに、文書管理システムにはコメント機能やチャットツールとの連携機能など、チーム内で業務上必要なナレッジを共有し蓄積できる機能が搭載されているものもあります。
このようなナレッジの共有機能があれば、業務内容に関する質疑応答に対応する担当者の手間・時間を削減することができ、チーム全体の業務効率化・人件費削減にもつながるでしょう。
契約関連文書の扱いが多い部署で、特に契約書関連文書の管理を効率化したいという場合には、電子契約サービスがおすすめです。
電子契約サービスでは、電子署名やタイムスタンプ機能、紙面と電子版契約書の一元管理、契約書の有効期限の管理など、「契約書管理に特化された機能」が充実しています。
以下の記事では、無料プラン・無料トライアルがある電子契約サービスも紹介しているのでぜひご覧ください。
文書管理システムの大きなメリットは、検索の手間を大幅に削減できることです。
紙面でファイリングされた書類は、ファイル名・ファイリングされた時期・保管場所が分からなければ探し出せませんが、文書管理システムなら、それらの情報が不明でも、条件やキーワードを指定するだけで探し出すことができます。
文書管理システムによりクラウド上に書類が保存されていれば、メンバーとの共有が簡単にでき、リモートワーク中の社員とのデータ共有も円滑に進めることができるでしょう。
文書管理システムなら設定により複数人での閲覧や共同作業が可能です。
さらに、コメント機能などがあれば、社内のナレッジやマニュアルとして蓄積していくこともできるので一石二鳥です。
紙面の書類は簡単に持ち出すことができ、情報漏洩のリスクがつきまといますが、文書管理システムは、グループやユーザーごとにアクセス権限や作業権限を設定できるので、情報漏洩のリスクを軽減することができます。
さらに、紙面書類を誤って破棄してしまった場合や災害で消失してしまった場合、復元は不可能ですが、文書管理システムのデータなら復元が可能です。
人的要因によるリスクだけでなく、BCP対策の観点から考えてみても、導入しておくメリットがあります。
特に、契約書の管理を電子化する場合、取引先への事前周知・了承を得る必要が出てきます。
理解し納得してもらえるよう、スムーズに説明できるよう準備しておきましょう。
これまで紙面で管理してきた書類を完全に電子化するまでに、ある程度の手間は覚悟が必要かもしれません。
書類をスキャンしたり、キーワードをつけて保存したり、電子帳簿保存法を考慮したりなど…。
あまりにも手間がかかりそうな場合には、アウトソーシングを利用するのも一つの方法です。
今回ご紹介した文書管理サービスを導入すれば、書類検索の手間が削減できたり、リモート中の社員との書類の共有もスムーズにできます。
さらに、社内の書類をデータ化することで、セキュリティ対策やBCP対策にも対応でき、これからの時代の必須ツールとなっていくこと間違いないでしょう。
文書管理サービスを活用してみたいと考えている企業は、ぜひ今回紹介したツールを始めとした文書管理サービスの導入を検討してみることをおすすめします。
画像出典元：O-dan
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