「NotePM」はドキュメント専用の情報共有サービスです。会議の議事録、設計書、社内マニュアルなどの情報を社内で共有することで、情報伝達がスムーズに行われ業務改善に繋がります。欲しい情報をすぐ検索し探し出せるこのサービスの需要は今後高まっていくと考えられます。
「NotePM」はドキュメント専用の情報共有サービスです。会議の議事録、設計書、社内マニュアルなどの情報を社内で共有することで、情報伝達がスムーズに行われ業務改善に繋がります。欲しい情報をすぐ検索し探し出せるこのサービスの需要は今後高まっていくと考えられます。
記事更新日: 2024/10/09
このページの目次
「NotePM」の最大の特徴は、シンプルで見やすい点です。
Windowsエクスプローラーのように、フォルダに入れてツリー構造で保存し、深い階層のフォルダは、奥を表示しなくても常時確認できます。IT製品レビューサイトでも、「使いやすさ」「導入しやすさ」の点で、高く評価されています。
「NotePM」は、キーワードを入力すればファイルの中身全文を対象に検索できます。通常はファイル名のみ検索できることが多く、そのファイルの中身にどのようなキーワードが入っているかまで検索できませんでした。
「NotePM」はWord・Excel・PDFなどデータの文字列から検索するため、欲しい情報がすぐ見つかります。
データの管理がしやすく検索に要する時間やミスが減り、一人ひとりの業務改善につながります。
事前に設定すれば、業務プロジェクト・社内組織単位など特定のメンバー間での情報共有も可能です。アクセス権限を柔軟に設定できるため、組織改革や新プロジェクト発足など、様々な事態に対応可能です。
仕事内容に応じて、従業員の共有範囲・操作権限を設定できるため、情報漏えいのリスクを減らすことができ、セキュリティ面も安全です。
今回は、起業LOG編集部がNotePMを実際に使ってみた感想をまとめました。
NotePMは、マニュアル作成だけをしたい場合にはオススメしませんが、1on1シートや目標管理など「NotePMだけで完結させたい」企業にはオススメです。
| 機能 | 編集部の評価 | 評価の根拠 |
| マニュアルの作りやすさ | ★★☆☆☆ | 根拠を見る |
| 画像＆動画編集のしやすさ | ★★★☆☆ | |
| ファイルのアップロード時間 | ★★★★★ | |
| マニュアル管理のしやすさ | ★★★★★ |
NotePMのデメリットは、1on1シートや目標管理シートなど「できることは多い」からこそ、マニュアル作成ツール単体の機能で比較すると普通です。
例えば、マニュアル作成に特化したツールであれば「ツール内で動画を撮影し、編集することが可能」ですが、NotePMではできません。
編集部
画像編集はできて、シンプルで使いやすいのですが、動画編集までできたら「もっといいな」と思いました。
ただ、社内Wikiツールでは画像プレビューや画像編集に対応しているのはNotePMだけなので、そこはやっぱりすごいです。
。
NotePMは、ファイルのアップロード速度が速いこと、ファイル階層を無限に作成可能なことなど、マニュアル等を作成する上で必要な業務を効率化してくれます。
例えば、マニュアル作成に特化したツールでは、動画をアップロードするのに約9分かかりましたが、NotePMでは数秒で完了しました。
このような地味だけど「業務を支えてくれる」機能は、実際にNotePMを使ってみないと気づかないメリットです。
※「NotePM」公式HP参照
「NotePM」は社内のファイルサーバーにある「様々なドキュメントを簡単に作成・整理・検索でき、欲しい情報がすぐ見つかる」をコンセプトとしています。
社内での情報共有がスムーズに行われば、一人ひとりの業務効率が上がり、経費削減につながります。同業者他社との競争に勝つための一つの手段と言えるでしょう。
高いセキュリティ機能と気軽に始めやすい操作性・価格を実現しており、試す価値ありです。悩んでいる方は、まずは無料トライアルから始めてはいかがでしょうか。
画像出典元：「NotePM」公式HP
| プラン8 | プラン15 | プラン25 | |
| 月額費用 | 4,800円 | 9,000円 | 15,000円 |
| ユーザー数 （上限） |
8人 | 15人 | 25人 |
| ストレージ量 (チーム全体） |
80GB | 150GB | 250GB |
| 無料枠（※） | 〇 | 〇 | 〇 |
| プラン50 | プラン100 | プラン200 | |
| 月額費用 | 30,000円 | 60,000円 | 120,000円 |
| ユーザー数 （上限） |
50人 | 100人 | 200人 |
| ストレージ量 (チーム全体） |
500GB | 1TB | 2TB |
| 無料枠（※） | 〇 | 〇 | 〇 |
※見るだけのユーザーは無料です（ユーザー数の3倍まで）
ユーザー上限数により月額金額が変わります。
1,001人以上での利用を希望する場合は別途見積もりになります。
無料トライアルもあるので、まずはお試しで利用してみるのがおすすめです。
初期費用、月額費用は不明ですが、プレミアムプランと聞いています。
2020年10月～2021年7月現在も利用中
リモートワークに関するマニュアルを簡単にオンライン上で共有できたことです。 リモートワークの際の勤務時間などのマニュアルを作成して、実際の仕事状況を見つつ新しい項目を反映して、その日のうちにオンライン上で社員全員が見られます。情報共有が効率的にできたので、仕事に支障が生じることもなく便利だと感じました。
フォルダの種類が増えてしまい、ファイルが見つけにくくなる事態があったことです。ファイルの種類に応じて、新たに作成されたマニュアルなどフォルダを数種類作って管理できるようになっていたのですが、どの社員でも簡単にフォルダを作ることができたのがまずかったと思います。フォルダが10種類以上になってしまい、社内の服装に関する規定のファイルを見つけるだけで10分近く費やしてしまったことがありました。
wordと共有して、社内規則などの情報を数分ですべて共有できたので、連携しやすかったです。
既存のマニュアルも新規に作成するマニュアルも、オンライン上で社員全員が見られるようになります。リモートワークが中心となりマニュアルの共有方法が分からず困っている会社、リモートワークの新入社員を中心に上手く仕事が進められない事態が発生している会社におすすめです。
NotePMは細かなカスタマイズが可能でしかも操作も直感的にしやすいという情報を得て、導入に至った。
2020年9月～2022年11月現在も利用中
・初めて入社した人でも一から教えなくて良いところが魅力である。
・試しに体験しようという中で始めたのだが、機能の豊富さに驚いた。
・情報の検索がファイル内部のワードまで対象にできるので、必要なものを探しやすい。また、書類を無くすことがなくなり時間も短縮できた。
・閲覧履歴やキーワードによるファイル内の検索などを、テキスト・画像・動画など何でも簡単に共有でき、情報を活用することができる。
・社内wikiが作れるところ。
緩い雰囲気で使いたい場合や、全体的に優しくフラットな雰囲気で使う際に、効力を発揮するように感じた。
このような点を魅力に感じる企業であれば、検討を考えてもいいと思う。
2020年9月頃～2022年11月現在も利用中
・継続コストが高いように思う。できることに対しての継続コストが、社内検討会議でも話題に挙げられプレゼンに苦戦を強いられた。
・情報を見たかどうかの確認はできるが、表示がされただけで履歴がついてしまうので、すべて最後までスクロールしたらチェックが入るなどの機能があればいいと思う。
・テンプレートで簡単に作れる半面、テンプレートデザインがイマイチなのが残念。テンプレートにオリジナリティを持たせようとしたが、イマイチ納得いくものが作成できなかった。既存でももうちょっとバリエーションがあればよかった。
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直感的に使えるところが１番の決め手です。色々なサービスを試しましたが、NotePMは特に使いやすかったです。「添付ファイルを全文検索できる」「フォルダで階層構造化できる」という点も選定ポイントです。コールセンターのカスタマーサポートをする部門が一番使っており、社内向けサポートマニュアル、コールセンターお問い合わせに関するナレッジ、通話録音の振り返りなどをNotePMに登録しています。