NotePM

4.0

記事更新日: 2021/09/07

執筆: 編集部

編集部コメント

「NotePM」はドキュメント専用の情報共有サービスです。会議の議事録、設計書、社内マニュアルなどの情報を社内で共有することで、情報伝達がスムーズに行われ業務改善に繋がります。欲しい情報をすぐ検索し探し出せるこのサービスの需要は今後高まっていくと考えられます。

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1. Webでかんたん文書作成

高機能エディタとテンプレート。ウィキペディアのように、Webで気軽にナレッジ情報を書き込み蓄積できます。

2. 強力な検索機能

Word・Excel・PDFなど、ファイルの中身も全文検索。キーワードハイライト、ワンクリック絞込など、強力な検索機能も充実しています。

3. 変更履歴を自動記録

更新履歴を自動的に記録。変更箇所はハイライト表示されるので、後から参照したときにも分かりやすいです。

良い点

フォルダとタグで情報を整理しやすいです。アクセス制限を柔軟に設定でき、ゲスト・参照専用権限にも対応しているため、社外メンバーとの共有にも便利です。

悪い点

SAML認証非対応のため、自社のセキュリティ要件として必須であるかの確認は必要です。

費用対効果:

見るだけの参照専用ユーザーは無料。ユーザー数が8人で月額4,800円から。100人までの場合は月額60,000円で、見るだけのユーザーが多い企業におすすめです。

UIと操作性:

フォルダに入れて枝分かれに保存できます。操作性にも優れており、ファイルサーバと同じ感覚で、誰でもすぐ使えます。

社外連携:

Slack・HipChat・ChatWorkなどのチャットサービスと連携し、社外でも更新情報を表示できます。

NotePMの3つの特徴

1. シンプルで見やすいUI

NotePM」の最大の特徴は、シンプルで見やすい点です。

Windowsエクスプローラーのように、フォルダに入れてツリー構造で保存し、深い階層のフォルダは、奥を表示しなくても常時確認できます。IT製品レビューサイトでも、「使いやすさ」「導入しやすさ」の点で、高く評価されています。

全社共有ノート

2.ファイル全文検索

NotePM」は、キーワードを入力すればファイルの中身全文を対象に検索できます。通常はファイル名のみ検索できることが多く、そのファイルの中身にどのようなキーワードが入っているかまで検索できませんでした。

「NotePM」はWord・Excel・PDFなどデータの文字列から検索するため、欲しい情報がすぐ見つかります。


データ内全ての文字列から検索可能


データの管理がしやすく検索に要する時間やミスが減り、一人ひとりの業務改善につながります

3. フォルダで階層化し、情報を見やすく

事前に設定すれば、業務プロジェクト・社内組織単位など特定のメンバー間での情報共有も可能です。アクセス権限を柔軟に設定できるため、組織改革や新プロジェクト発足など、様々な事態に対応可能です。

仕事内容に応じて、従業員の共有範囲・操作権限を設定できるため、情報漏えいのリスクを減らすことができ、セキュリティ面も安全です。


情報を見やすく整理されたシステム

 

 

NotePMの料金プラン

ユーザー上限数により月額金額が変わります。
1,000人以上での利用を希望する場合は別途見積もりになります。

無料トライアルもあり、まずはお試しできます。メンバー上限は100名で、トライアル後有料プランへ申し込めばデータをそのまま引き継げます。

申し込まない場合は、データが消去され、自動的に課金されることがないので安心です。

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NotePMの導入事例

使いやすさが一番の決め手になりました!
株式会社ソフツー様

直感的に使えるところが1番の決め手です。色々なサービスを試しましたが、NotePMは特に使いやすかったです。「添付ファイルを全文検索できる」「フォルダで階層構造化できる」という点も選定ポイントです。コールセンターのカスタマーサポートをする部門が一番使っており、社内向けサポートマニュアル、コールセンターお問い合わせに関するナレッジ、通話録音の振り返りなどをNotePMに登録しています。

※「NotePM」公式HP参照

NotePMの評判・口コミ

IT

251〜500人

リモートワークが中心の会社にはおすすめ

初期費用・月額費用・料金プラン名等

初期費用、月額費用は不明ですが、プレミアムプランと聞いています。 

利用期間 

2020年10月~2021年7月現在も利用中 

使いやすいと感じた点を教えてください。

リモートワークに関するマニュアルを簡単にオンライン上で共有できたことです。 リモートワークの際の勤務時間などのマニュアルを作成して、実際の仕事状況を見つつ新しい項目を反映して、その日のうちにオンライン上で社員全員が見られます。情報共有が効率的にできたので、仕事に支障が生じることもなく便利だと感じました。 

不便だと感じた点を教えてください。

フォルダの種類が増えてしまい、ファイルが見つけにくくなる事態があったことです。ファイルの種類に応じて、新たに作成されたマニュアルなどフォルダを数種類作って管理できるようになっていたのですが、どの社員でも簡単にフォルダを作ることができたのがまずかったと思います。フォルダが10種類以上になってしまい、社内の服装に関する規定のファイルを見つけるだけで10分近く費やしてしまったことがありました。 

外部連携はしやすいと感じましたか?

wordと共有して、社内規則などの情報を数分ですべて共有できたので、連携しやすかったです。 

他の会社にもおすすめしますか?

既存のマニュアルも新規に作成するマニュアルも、オンライン上で社員全員が見られるようになります。リモートワークが中心となりマニュアルの共有方法が分からず困っている会社、リモートワークの新入社員を中心に上手く仕事が進められない事態が発生している会社におすすめです。

まとめ

「NotePM」は社内のファイルサーバーにある「様々なドキュメントを簡単に作成・整理・検索でき、欲しい情報がすぐ見つかる」をコンセプトとしています。

社内での情報共有がスムーズに行われば、一人ひとりの業務効率が上がり、経費削減につながります。同業者他社との競争に勝つための一つの手段と言えるでしょう。

高いセキュリティ機能と気軽に始めやすい操作性・価格を実現しており、試す価値ありです。悩んでいる方は、まずは無料トライアルから始めてはいかがでしょうか。

 

画像出典元:「NotePM」公式HP

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