Share Point Online

記事更新日: 2018/10/06

執筆: 編集部

運営コメント

チームであらゆる情報を共有したいときや、チームの意見を集めたいときに有効に使うことができます。Officeアプリとの連携も行えるので、Officeユーザーにとっては便利なツールでしょう。

1. 大容量のファイルストレージ

1ユーザーあたり利用できるファイル容量が、1TB以上と非常に大容量

2. 文章管理機能および共有機能

オンライン上での文章管理はもちろん、メンバー間での文章ファイル共有や閲覧が可能

3. 掲示板機能

掲示板機能を使うことで、メンバーとの情報交換もスムーズにおこなうことが可能

良い点

Share Point Onlineならクラウド上に保存し各自で確認できるので、面倒なメールを使わず効率的に情報を伝えることができます。

悪い点

基本的なことであれば普通に使うことはできるが、機能等を掘り下げていくと独自言語が結構出てくるなど、使い方に難しさを感じることが多いです。

費用対効果:

月額540円/1人で使用することができ、他のOffice製品と連携できるのは大きなメリット。他サービスと比べると少々割安です。

UIと操作性:

比較的シンプルでシームレスな構造とされていますが、機能の使い方などややこしい部分も多々あります。

社外連携:

組織の内外部を問わず、安全にユーザーとファイルやコンテンツの共有が可能です。

セキュリティ:

何らかの攻撃で外部から侵入されたとしても、すべて暗号化されているため情報を盗み取られるということが極めて低いです。

知名度:

WordやExcel・PowerPointなどでお馴染みマイクロソフト社が提供しているサービスということもあり、知名度は十分に高いです。

Share Point Onlineの3つの特徴

1. チームサイトを作成して仲間と共有

Share Point Onlineの最大の特徴は、「チームサイトを作成し、ユーザー間でドキュメントの共有ができる」ということでしょう。

チームサイトの作成後の画面

Share Point Onlineを使用して情報の共有を行うには、まずサイトを立ち上げる必要があります。

作成方法はOffice365のサインイン画面からサインインした後「サイトを作成」をクリック、次にサイトの名前を決め、[作成] をクリックすればサイトの立ち上げ完了です。作成後はそのサイト上でメンバーとの文章共有や、掲示板を使った情報発信などができるようになります。

また、Share Point Onlineにはサイトの外観を変更できるカスタマイズ機能も備わっているので、あなたの会社のイメージにあった外観を作り上げることが可能です。

サイトのカスタマイズ画面

Share Point Onlineをはじめる際は、まずプロジェクトにあったサイトを作成するところからスタートします。サイト作成は比較的簡単にできますので、ぜひあなたのサイトを作って情報発信などにお役立てください。

2. 便利に使えるアンケート機能

次に紹介するShare Point Onlineの特徴は、「アンケート機能が使える」ことです。

アンケート作成画面


アンケートと聞くと「特に必要ないのでは?」と思われがちですが、中小企業の間では従業員などに対して何らかのアンケートをおこなうことが多いです。

さらにそのアンケートの回答もExcelやメールで返してもらう事がほとんどで、集計する際非常に面倒だという声もあります。

意外と使う社内アンケート。Share Point Onlineに標準装備されているアンケート機能は、多肢選択式、リサーチ式、または自由回答形式など、様々な回答形式が使えるようになっているので、質問に対して柔軟なアンケートを作成することができます。

また、当然ながらアンケート結果も自動で集計して詳細に示してくれるので、アンケート機能は非常に便利な機能なのです。

3. 柔軟性の高いファイル共有

ファイル共同作業画面


Share Point Onlineの3つ目の特徴は、「簡単にドキュメント共有ができる」ということです。

クラウド上に保存されたドキュメントファイルを開き、直接その場で作業をしてから保存します。こうして編集し保存されたデータはすべてシームレスに更新されるため、スムーズに共同作業を行うことができるのです。

また、Share Point OnlineはWindowsやMac、スマートフォンなど、デバイスを選ぶことなくアクセスすることができるため、職場をはじめ外出先や自宅など場所に関係なくファイルを共有することも可能となっています。

さらに掲示板機能があり、それほど重要ではないことをシンプルに知らせたい時などに最適です。

ちなみに、Share Point Onlineの掲示板は約1分程度あれば作成することができるので、社内のちょっとしたお知らせや告知などをおこなうときに便利です。

掲示板作成画面

料金プラン

 


SharePoint Online
プラン1

SharePoint Online
プラン2
Office 365 Enterprise E3
費用 540円 ユーザー/月 1,090円 ユーザー/月


2,180円 ユーザー/月
(年間契約)

3種類の料金プラン

Share Point Onlineの料金体制は、上の表のとおり「プラン1」「プラン2」「Enterprise E3」の3種類のプランから選ぶことができ、いずれも1ユーザーに対しての月額費用がかかります。

ちなみに、プラン1・プラン2・Enterprise E3で利用できるアプリケーションとサービスは以下のとおりです。

【プラン1】(中小企業向け)
SharePoint/OneDrive

【プラン2】(大企業向け)
SharePoint/OneDrive

【Enterprise E3】(完全法人向け)
Outlook/Word/Excel/PowerPoint/OneNote/Publisher/AccessExchange/OneDrive/Skype for Business/SharePoint/Microsoft Teams/Yammer/Delve

このように、プラン1・プラン2は容量に大きな違いがあり、Enterprise E3になるとSharePoint以外にもあらゆるオフィス製品を使うことができるようになります。

ちなみに、プラン1でも機能は充実した内容となっているので、中小企業等で使う分にはプラン1で全く問題ありません。

詳しい情報が気になる方は公式HPを参照してください。

まとめ

今回はマイクロソフト社が提供する、文書管理などナレッジマネジメントをおこなうITツールShare Point Onlineについて、特徴や料金プランなどを中心にお伝えしてきました。

SharePointはWordやExcelなど、作成したドキュメントをクラウド上に保存し、そこから複数のメンバー間で自由に閲覧・編集などがおこなえる便利なサービスです。

また、写真や動画(ファイルサイズは250 MBまで)も保存し共有することができるので、例えばミーティングに参加できなかった人にも後日確認してもらうこともできます。

ちなみに、導入している企業のなかには、共有機能を使って朝礼周知を毎朝共有し、各従業員に知らせるといった使い方をしているところもあります。

このように、Share Point Onlineの使い方は非常に幅広いですので、ぜひあなたの会社にあった使い方で、今後の業務遂行能力の向上にお役立てください。

画像出典元:「Microsoft」公式HP

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