DocBase

記事更新日: 2019/08/09

執筆: 宮嵜涼志

運営コメント

情報共有で悩んでいる会社にはうってつけです。誰でも簡単に使いこなすことができます。社外のパートナーと協業している、アルバイトやインターンを多く雇っているなど、情報共有の権限設定で細やかな配慮が必要な会社でも重宝するでしょう。

1. 文書管理

社内ドキュメントを一括管理できる

2. Markdown記法

議事録などのドキュメントを簡単に美しく作成できる

3. 検索機能

複数の検索軸ですぐに見たいドキュメントにアクセス

良い点

ドキュメント作成が手軽になる工夫が満載。特にMarkdown記法でのドキュメント作成は楽しくなってくるくらい。議事録共有、マニュアル作成がスムーズになります。

悪い点

ドキュメントが増えるとタグの管理が大変に。またスマホでの操作性があまり高くありません。

費用対効果:

Qiita:Teamなどの類似のツールに比べ割安です。

UIと操作性:

気持ちよく操作できます。Markdown記法の補助機能が便利です。

サポート:

サポート内容が充実。Web上で大体の疑問を解決できます。

DocBaseの評判・口コミ。実際に使ってみた感想も紹介!

あなたの会社の情報共有は本当に十分?

無料のツールも数多く存在する中、有料のDocBaseが多くの会社で利用されている秘密は、「情報共有のハードルを下げる仕組み」にあった!

ドキュメント作成を気軽なものにして、社内の情報共有を活発にするDocBase(ドックベース)の特徴と評判、その活用法を徹底解説します。

DocBaseの特徴  

1. 簡単な「メモ」作成機能

DocBaseの最大の特徴、それは「メモ」作成の気軽さ。DocBaseで作成されるドキュメントは、すべて「メモ」と呼ばれますが、それも文書作成を気軽にするための工夫です。

DocBaseには、「メモ」作成を簡単にする数多くの便利機能があります。そのうちのいくつかを具体的に紹介していきましょう。

「メモ」作成画面

Markdown記法で文書作成

Markdownとは、文書を書くためプログラミング言語のようなもの。簡単な書き方で見栄えを整えられるので、Web上でドキュメントを書く際によく用いられています。

慣れていない人も多いと思いますが、そのような人でも使いやすいようにサポート機能が充実しているのでご安心ください。

実際に、筆者もMarkdownを使ったことはありませんでしたが、特に不自由を感じることもなく、たった一日で慣れてしまいました。サクサク編集できるMarkdown記法のメリットを初心者でもすぐに実感することができます。

議事録作成の例

 

補助ボタンでMarkdownを簡単に扱える


またMarkdown記法のメリットは、フォント指定ができないところ。メモ作成者によってフォントの見た目が違って、統一感がなくなることを避けることができます。さらに、他の資料やサイトからコピペをする時に、フォントをいちいち揃える必要がない点も魅力です。

画像やテーブル、他のメモなどを簡単に挿入

いくらMarkdown記法でも、文字だけのメモはやはり見にくいので、画像や表を挿入したくなるはず。そんなニーズにもDocBaseはしっかりと応えてくれています。

まずは画像の挿入。ファイルのドラッグ&ドロップにより挿入可能です。

しかもファイル形式は画像に限らず、PDFやZIPなど、すべての形式のファイルがアップロード可能!頼もしいですね。

ドラッグ&ドロップで簡単挿入

 

テーブルの挿入は、なんとExcelやGoogleのスプレッドシートからそのままコピペが可能!もちろんMarkdownで表現する場合もサポート機能を用いて簡単に作成できます。

例えば、会議中に議事録を書くときに、テーブルを参照するために画面を切り替える必要がなくなるのは便利ですよね。議事録と同時にテーブルをスムーズに編集することができます。

しかし、筆者が実際にExcelからテーブルの貼付けをやってみたところ、仕様の問題か、テーブルとしてではなく画像としてペーストされてしまいました。画像としてペーストされてしまうと、編集ができないのでやや不便です。今後、要改善のポイントです。

さらに特筆すべきはメモの差し込み機能。これもワンタッチで、気軽に他のメモを挿入することができます。定例のミーティングの議事録で、前回の議事録を新しい議事録に挿入することで、進捗を確認しやすくするなど、活用法はさまざまです。

複数のメモをまとめて整理することも可能に

その他にも、動画やスライド、Google MapやGoogle Calenderをメモに埋め込むことも可能です。ここまでできると、挿入したいものがあるのに挿入できない、ということはなさそうですね!

2. 細かで柔軟な権限管理

次に紹介するDocBaseの特徴、それは権限管理機能。シンプルな操作画面でドキュメントごとの共有メンバーを簡単、かつ柔軟に設定することができます。また、URLの発行によってドキュメントを外部と共有することも可能です。

社内の共有ツールは社外秘の内容が多く、外部のパートナーやクライアント、あるいはアルバイトやインターンとの情報共有に頭を悩ませている人は多いのではないでしょうか。

20〜30人規模で、組織の構造がまだ固まっておらず複雑なときに重宝する機能です。

実際に導入した会社では、クライアントとの議事録をURLでクライアントと共有するなどして活用しているようです。

グループを選択して公開可能

3. ほしい情報にすぐアクセス

DocBaseの特徴3つ目は、「ほしい情報にすぐアクセスできる」こと。それを可能にしているのが、シンプルな並列構造と充実した検索機能です。

DocBaseではメモをシンプルな並列構造で管理。階層構造がありません。ダッシュボードには、最近更新されたメモがベタに並んでいます。これがDocBaseの大きな特徴となっています。

シンプルなダッシュボード


例えばGoogleドライブなど、階層構造でドキュメントが管理されている場合、目的の情報にたどり着くまで、いくつかのフォルダをたどる必要があります。

この場合だと、どのフォルダの中にほしい情報があるか分からず苦労する可能性がありますし、それを防ぐために分かりやすい階層構造を考えるのも、なかなかの手間になります。

一方でDocBaseは、作成時に設定した「タグ」や「グループ」によってメモを管理。その情報に基づいて検索することで、簡単にほしい情報があるメモを見つけ出すことができます。

検索では、キーワードだけでなく、作成者や作成日、外部共有されているか、といった軸で検索することが可能。もちろんこれらの軸を組み合わせて検索することもできます。

検索機能も充実

 
 
 
 

DocBaseの料金

ユーザ数一人あたり毎月 200〜1,125円/月です。

ユーザ数一人追加毎に課金ではなく、一定人数まで料金不変のため、気軽に新しいメンバーを招待できるというのがメリットです。一方で、例えば4人など、プランが変更になった直後は一人あたりの料金が高くなってしまうというデメリットがあります。

エンタープライズプランが登場予定

※ 2018年11月追記

上の料金表はSaaSプランのものですが、新たにエンタープライズプランが登場する予定です。

これにより、100人以上の中規模から1000〜5000人規模の大規模の組織で利用しやすくなります。

エンタープライズプランを利用することで、社内情報セキュリティポリシーに適合しやすくなる、既存の社内情報システムと連携しやすくなるといったメリットがあります。

SaaSとの違い
画像出典元:PR TIMES

 

DocBaseを使うデメリット

さまざまなメリットがあるDocBaseでしたが、デメリットにはどのような点が挙げられるでしょうか。

1. 「タグ」の管理が必要

先ほど「タグ」や「グループ」によってメモを管理していると紹介しましたが、その「タグ」の管理がDocBaseを使用する上で、使いづらい部分のようです。

実際に、DocBaseのサイトで紹介されている導入事例においても、数多くの会社で報告されている課題がこの問題でした。

メモが増えていくのに伴って「タグ」の数が増えすぎて、検索しづらくなってしまう、というのが実情のようです。ただ導入の際に「タグ」付けの運用ルール作りを設けることで上手くいった事例もありますので、解決することは可能でしょう。

2. スマホ対応がいまいち

スマホでも使うことはできるのですが、画面が小さいこともあり、やや使いづらいです。先ほど紹介したドキュメント編集のサポートボタンも、スマホでは使うことができません。

スマホでの操作画面

3. 同時編集機能の使いづらさ

2018年2月に正式リリースされた同時編集機能。編集者同士がリアルタイムで編集内容を確認することができます。

Googleドキュメントとの違いとして挙げられるのが、リアルタイムの編集内容を閲覧しているだけの人が確認できない点。編集画面に入らなければ、リアルタイムの変更点を確認できません

また筆者が実際に使っているときには、編集者の一人が誤って「下書きとして保存」を選択することにより、他の編集者がメモを編集できなくなる、というアクシデントが発生したこともありました(※下書きの状態のメモは同時編集できない)。

同時編集機能には、まだまだ改善の余地があるとも言えます。

4. 有料である

 

上に示したように、ユーザ数一人あたり 毎月200〜1,125円となっています。

最初は30日間無料ですが、価格に見合う成果を得ることができるのか、検討する必要があるでしょう。 一ヶ月に 1人あたり 1時間の業務効率化の成果を出せるか、という観点で検討してみてはいかがでしょう。

DocBaseの活用ポイント

DocBaseの特徴を説明してきましたが、しっかりと活用するための工夫をいくつか紹介します。

テンプレ機能で、メモ作成を更に素早く

 

DocBaseでは、メモのテンプレートを作成することが可能です。議事録など、頻繁に作成されるドキュメントで使いましょう。作成日時や作成者の名前を自動的に入力する設定にすることも可能です。

READMEメモで新メンバーのキャッチアップを容易に

READMEメモの表示位置


READMEメモは、上の画像の赤枠で囲まれた部分です。メモの一覧は基本的に新しい投稿順に並んでいますが、READMEメモは投稿日時に関係なく上部に固定されます。Twitterの「固定されたツイート」のようなものです。

READMEメモはチーム全体、またはグループごとに設定できます。「READMEを開く」をクリックするとその場でREADMEの中身を見ることができます。

例えば、メンバーに入れ替わりの激しい組織では、最初に把握しておいてほしい内容をすべてREADMEメモにまとめることで、仕事の立ち上がりを早くすることができます。(まとめる際には、特徴1つ目で紹介したメモの差し込み機能が使える!)

Googleドライブとの比較

社内の資料をGoogleドライブで管理・共有している会社も多いでしょう。そんなGoogleドライブと比較したときのDocBaseの強み・弱みは何でしょうか。

Googleアカウントとの連携

Googleドライブの最大の強みはGoogleアカウントとのスムーズな連携ではないでしょうか。DocBaseでも対応を予定しているようですが、Googleドライブほどのスムーズな連携は見込めません。

扱えるファイルの違い

DocBaseで管理できるのはメモのみであるのに対して、Googleドライブでは基本的にすべてのファイルをアップロード管理することができます。

この記事でも紹介したように、DocBaseではメモにファイルを挿入・埋め込みすることで対応することはできますが、メモ作成の一手間がかかってしまうことになります。この観点では、Googleドライブの方が優れているといえます。

ドキュメント作成の気軽さ

記事冒頭で紹介した通り、DocBaseの最大の魅力です。Googleドライブだと、どのフォルダの下にドキュメントを作成するか悩んでしまいますよね。DocBaseではその一瞬のためらいがなくなります。またドキュメントの作成に関してはDocBaseがより優れた操作性能を誇ります。

ドキュメント更新のわかりやすさ

DocBaseでは更新された順にメモが表示され、かつ未読表示があるため、更新されたメモが一目瞭然です。これはGoogleドライブに比較して優れた点だと言えます。

ただし、更新されるメモの数があまりに多い場合は、ダッシュボードが煩雑になってしまうので、必ずしも良いことばかりではない、という点には注意が必要です。

情報の管理構造

Googleドライブでは情報が階層構造で管理されるのに対して、DocBaseでは並列構造で管理されています。

並列構造だと、ほぼダイレクトに情報にアクセスできるというメリットがある一方で、検索しやすいようにタグの管理が必要になるというデメリットもあります。

GoogleドライブとDocBase、どちらを使う?

DocBaseではメモしか管理できない、という点を考えると、DocBaseだけで社内の資料を管理するということは考えづらいでしょう。DocBaseを使う場合は、GoogleドライブとDocBaseを併用するという運用方法が現実的です。

例えば起業LOGを運営するプロトスターでは、議事録の管理にはDocBaseを使い、それ以外のファイルの管理にGoogleドライブを使っています。外部とのMTGが多いので、その議事録をURLを送るだけで共有できるのは非常に便利です。

DocBaseに似た情報共有ツール esa.io

またDocBaseに似た情報共有ツールとしては「esa.io」が挙げられます。どちらも組織内の情報共有をスムーズにするツールですが、DocBaseが充実した機能でメモを作成するハードルを下げ、情報共有を促しているのに対して、esaで特徴的なのが「WIP機能」。

「Work in Progress」の略で、まだ不完全で作成中だけどとりあえず共有、ということができる機能です。このような機能によって、情報共有のハードルを下げているのです。

esaはMarkdown記法のサポート機能がDocBaseに比べると弱いのが、エンジニア以外の人にとってはやや不便だといえます。正直なところ、エンジニア以外の人がメンバーにある程度いるのであれば、DocBaseをおすすめします。

また、esaはGoogleドライブと同じく、階層構造でドキュメントを管理しているのも、DocBaseとの大きな違いです。

esa.io の投稿画面

esa.io のWIP機能の使い方

利用者の口コミ・評判

DocBase上の議事録は、後に検索しやすい。Googleドキュメントではこうはいかない。議事録用に使用すると決めるなら、便利だと思う。

一方で、プログラミング的なところがあるため、最初は慣れないとメモがしにくい。同時編集機能が使いづらい。

 

権限管理がかなり楽。内部での情報共有も横断的にしやすく使いやすい

また、外部との情報共有もやりやすいため、営業や社外メンバーとのミーティングや連携を行なう際に重宝する。 ただスマホ上での編集やコメントが大変。

 

今までなら共有されなかったような、二人で立ち話をした内容などもメモで気軽に残せる。意外とそういうとこで大事なことが決まったり、重要な会話をしていることがあるので、地味なようで大きい。

あとはデスクトップアプリがほしい。

 

「DocBase」を使うべき人はこんな人!

エンジニアが特に多くない限り、情報共有で悩んでいる会社にはうってつけです。それはエンジニアもエンジニア以外の人も使いやすい、というのがDocBaseの大きな特徴だからです。

また社外のパートナーと協業している、アルバイトやインターンを多く雇っているなど、情報共有の権限設定で細やかな配慮が必要な会社でも重宝するでしょう。

人数としては、20〜30人程度の規模におすすめです!このくらいの規模が、情報が属人化しがちで、かつ直接のコミュニケーションによる情報共有が難しいため、最も効果を発揮するでしょう。

より詳しい機能や、実際の導入事例が気になる方は、ぜひ資料請求してみてください。

画像出典元:「DocBase」公式HP

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