「DocBase」は、簡単な操作と高度なセキュリティへの安心度で、99%の継続率を誇る満足度の高いナレッジマネジメントツールです。充実の機能を備えながら、他ツールに比べて単価が安くコスパが良いという優秀度も魅力です。小規模のチームから大規模導入まで、情報共有に課題を抱えている会社にはうってつけです。
「DocBase」は、簡単な操作と高度なセキュリティへの安心度で、99%の継続率を誇る満足度の高いナレッジマネジメントツールです。充実の機能を備えながら、他ツールに比べて単価が安くコスパが良いという優秀度も魅力です。小規模のチームから大規模導入まで、情報共有に課題を抱えている会社にはうってつけです。
記事更新日: 2024/10/03
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このページの目次
あなたの会社の情報共有は本当に十分？
無料のツールも存在する中、有料のDocBaseが多くの会社で利用されている秘密は、「情報共有のハードルを下げる仕組み」にあった！
この記事では、その操作性を実際に使ってみた感想や、競合サービスとの比較も紹介しながら、DocBase（ドックベース）の特徴と評判、その活用法を徹底解説します。
DocBaseの最大の特徴、それは「メモ」作成の気軽さ。DocBaseで作成されるドキュメントは、すべて「メモ」と呼ばれますが、それも文書作成を気軽にするための工夫です。
DocBaseには、「メモ」作成を簡単にする数多くの便利機能があります。そのうちのいくつかを具体的に紹介していきましょう。
Markdown記法で文書作成
Markdownとは、文書を書くためプログラミング言語のようなもの。簡単な書き方で見栄えを整えられるので、Web上でドキュメントを書く際によく用いられています。
慣れていない人でも使いやすいように入力補助機能が充実しているのでご安心ください！
実際に、筆者もMarkdownを使ったことはありませんでしたが、特に不自由を感じることもなく、たった一日で慣れてしまいました。
サクサク編集できるMarkdown記法のメリットを初心者でもすぐに実感することができます。
また、Markdown記法のメリットは、フォント指定ができないところです。他の資料からのコピペ時やメモ作成者の好みに見た目が違って、統一感がなくなることを避けることができます。
画像やテーブル、他のメモなどを簡単に挿入
いくらMarkdown記法でも、文字だけのメモはやはり見にくいので、画像や表を挿入したくなるはず。そんなニーズにもDocBaseはしっかりと応えてくれています。
まずは画像の挿入。ファイルのドラッグ＆ドロップにより挿入可能です。
テーブルの挿入は、なんとExcelやGoogleのスプレッドシートからそのままコピペが可能！例えば、会議中に議事録を書くときに、テーブル参照のために画面を切り替えなくてよいのは便利ですよね。
その他にも、PDFやZIP、動画やスライド、Google MapやGoogle Calenderを埋め込むことも可能です。
さらに特筆すべきはメモの差し込み機能。ワンタッチで、他のメモを挿入することができます。
差し込みメモ機能を使えば、散らばりがちな情報を整理できたり、長いメモの一部を、差し込みメモに置き換えてすっきり見せることができたりと活用法はさまざまです。
さらに魅力的なDocBaseの優秀機能は、「同時編集機能」です。
1つのメモを最大10人までで同時に編集でき、会議の議事録や編集・校正などに大変便利です。
メンバーのカーソル位置やどこを編集しているかがリアルタイムに反映され、編集の衝突を避けることもできます。
なお、DocBaseはGoogleドキュメントとは異なり、編集画面を開いていない閲覧しているだけの人にはリアルタイム編集箇所は共有されず、「グループに公開」ボタンを押すまで編集は反映されません。
会議でディスカッションをしながら編集を行っている場合など、未確定の箇所を不用意に公開してしまうことがないため、安心して編集することができる点は有り難いですね。
誰がどこを編集しているかわかりやすい
DocBaseの特徴2つ目は、「ほしい情報にすぐアクセスできる」こと。それを可能にしているのが、シンプルな並列構造と充実した検索機能です。
DocBaseではメモをシンプルな並列構造で管理。階層構造がありません。ダッシュボードには、最近更新されたメモがベタに並んでいます。これがDocBaseの大きな特徴となっています。
シンプルなダッシュボード
例えばGoogleドライブなど、階層構造でドキュメントが管理されている場合、目的の情報にたどり着くまで、いくつかのフォルダをたどる必要があります。
この場合だと、どのフォルダの中にほしい情報があるか分からず苦労する可能性がありますし、それを防ぐために分かりやすい階層構造を考えるのも、なかなかの手間になります。
一方でDocBaseは、作成時に設定した「タグ」や「グループ」によってメモを管理。その情報に基づいて検索することで、簡単にほしい情報があるメモを見つけ出すことができます。
検索では、キーワードだけでなく、作成者や作成日、外部共有されているか、といった軸で検索することが可能。もちろんこれらの軸を組み合わせて検索することもできます。
DocBaseの特徴3つめは、「強固なセキュリティ」です。
データの暗号化やIPアドレス制限、二段階認証など競合でも行われる基本の対策に加え、DocBaseでは、ISMSの取得やSAML認証などにも対応しています。
また、オプションで操作履歴やアクセストークン管理などにも対応できる点もナレッジマネジメントツール業界では秀でた対策です。
競合ツールからDocBaseに乗り換えた企業からも、セキュリティ面での安心度を理由に挙げる声も多く、セキュリティ要件の厳しい大手企業などでも導入しやすいです。
セキュリティ対策の一例
さまざまなメリットがあるDocBaseでしたが、デメリットにはどのような点が挙げられるでしょうか。
先ほど「タグ」や「グループ」によってメモを管理していると紹介しましたが、その「タグ」の管理がDocBaseを使用する上で、使いづらい部分のようです。
実際に、DocBaseのサイトで紹介されている導入事例においても、数多くの会社で報告されている課題がこの問題でした。
メモが増えていくのに伴って「タグ」の数が増えすぎて、管理しづらくなってしまう、というのが実情のようです。ただ導入の際に「タグ」付けの運用ルール作りを設けたり、検索機能を活用することで上手くいった事例もありますので、解決することは可能でしょう。
スマホでも使うことはできるのですが、画面が小さいこともあり、やや使いづらいです。
先ほど紹介したドキュメント編集のサポートボタンも、スマホでは使うことができません。
外出先での利用はメモをサクっと確認したり、議事録用の下書きを行うこととし、長いドキュメント作成に関しては社内、リモート環境のPCから作業をするほうが利便性が高そうです。
スマホでの操作画面
DocBaseの特徴を説明してきましたが、しっかりと活用するための工夫をいくつか紹介します。
テンプレ機能で、メモ作成を更に素早く
DocBaseでは、メモのテンプレートを作成することが可能です。議事録など、頻繁に作成されるドキュメントで使いましょう。作成日時や作成者の名前を自動的に入力する設定にすることも可能です。
ピン留め機能で新メンバーのキャッチアップを容易に
メモの一覧は基本的に新しい投稿順に並んでいますが、ピン留め機能を使えば投稿日時に関係なく上部に固定されます。Twitterの「固定されたツイート」のようなものです。
ピン留めはチーム全体、またはグループごとに設定できます。
例えば、メンバーに入れ替わりの多い組織では、最初に把握しておいてほしい内容をピン留めしておくことで、仕事の立ち上がりを早くすることができます。（まとめる際には、特徴1つ目で紹介したメモの差し込み機能が使えます！）
社内の資料をGoogleドライブで管理・共有している会社も多いでしょう。そんなGoogleドライブと比較したときのDocBaseの強み・弱みは何でしょうか。
Googleドライブの最大の強みはGoogleアカウントとのスムーズな連携ではないでしょうか。DocBaseでも G Suite でのシングルサインオンが可能になりましたが、セキュリティパックのオプション利用時のみとなります。
DocBaseで管理できるのはメモのみであるのに対して、Googleドライブでは基本的にすべてのファイルをアップロード管理することができます。
この記事でも紹介したように、DocBaseではメモにファイルを挿入・埋め込みすることで対応することはできますが、メモ作成の一手間がかかってしまうことになります。この観点では、Googleドライブの方が優れているといえます。
記事冒頭で紹介した通り、DocBaseの最大の魅力です。Googleドライブだと、どのフォルダの下にドキュメントを作成するか悩んでしまいますよね。DocBaseではその一瞬のためらいがなくなります。またドキュメントの作成に関してはDocBaseがより優れた操作性能を誇ります。
DocBaseでは更新された順にメモが表示され、かつ未読表示があるため、更新されたメモが一目瞭然です。これはGoogleドライブに比較して優れた点だと言えます。
ただし、更新されるメモの数があまりに多い場合は、ダッシュボードが煩雑になってしまうので、必ずしも良いことばかりではない、という点には注意が必要です。
Googleドライブでは情報が階層構造で管理されるのに対して、DocBaseでは並列構造で管理されています。
並列構造だと、ほぼダイレクトに情報にアクセスできるというメリットがある一方で、検索しやすいようにタグの管理が必要になるというデメリットもあります。
DocBaseではメモしか管理できない、という点を考えると、DocBaseだけで社内の資料を管理するということは考えづらいでしょう。DocBaseを使う場合は、GoogleドライブとDocBaseを併用するという運用方法が現実的です。
例えば議事録の管理にはDocBaseを使い、それ以外のファイルの管理にGoogleドライブを使うなどの方法が有効です。外部とのMTGが多い企業では、その議事録をURLを送るだけで共有できるのは非常に便利です。
またDocBaseに似た情報共有ツールとしては「esa.io」が挙げられます。どちらも組織内の情報共有をスムーズにするツールですが、DocBaseが充実した機能でメモを作成するハードルを下げ、情報共有を促しているのに対して、esaで特徴的なのが「WIP機能」。
「Work in Progress」の略で、まだ不完全で作成中だけどとりあえず共有、ということができる機能です。このような機能によって、情報共有のハードルを下げているのです。
esaはMarkdown記法のサポート機能がDocBaseに比べると弱いのが、エンジニア以外の人にとってはやや不便だといえます。正直なところ、エンジニア以外の人がメンバーにある程度いるのであれば、DocBaseをおすすめします。
また、esaはGoogleドライブと同じく、階層構造でドキュメントを管理しているのも、DocBaseとの大きな違いです。
esa.io の投稿画面
esa.io のWIP機能の使い方
エンジニアが特に多くない限り、情報共有で悩んでいる会社にはうってつけです。それはエンジニアもエンジニア以外の人も使いやすい、というのがDocBaseの大きな特徴だからです。
また、社外のパートナーと協業している、アルバイトやインターンを多く雇っているなど、情報共有の権限設定で細やかな配慮が必要な会社でも重宝するでしょう。
さらに、DocBaseでは近年、メーカーや老舗大手企業などでも導入が進んでおり、どんな業種・業界の情報共有の課題も解決することができます。
リモートワークとも相性がよいため、外部メンバーへの情報共有や、オンライン議事録の管理にお悩みの企業にもぜひおすすめです。
30日間の無料トライアルも可能なので、ぜひ一度その操作感をお試しください。
画像出典元：「DocBase」公式HP
初期費用は無料。月額、ユーザ数一人あたり税込約 214円～です。
競合他社は月額500円前後の料金設定のところが多いため、単価が非常に安く、企業の成長で人数拡大してもコストを抑えることができます。
なお、200人以上も100名ごとにプランがあり、ビジネス1,000で月額219,450 円となります。
ユーザ数一人追加毎に課金ではなく、一定人数まで料金不変のため、気軽に新しいメンバーを招待できるというのがメリットです。
一方で、例えば4人など、プランが変更になった直後は一人あたりの料金が高くなってしまうというデメリットもあります。
初期費用は無料。月額費用は6万5450円。料金プランはビジネス300です。
2021年8月～2021年10月現在も利用中
複数のファイルでも同時にアップロードできた点です。プロジェクトの進め方に関するファイルなど、類似の情報が載ったファイルを2つ同時にアップロードした際に、画像が入っていて容量も大きいものだったのですが、1分もかからずアップロードできました。社員たちに迅速に必要な情報を共有できたので連携しやすかったです。
メモを作成しても埋もれてしまうことがあった点です。ファイルなどに追記する形でメモを残せるようになっているのですが、メモに最後に記述してから1週間以上経過すると、もともとあった場所から勝手に移動していることがありました。探しにくくなってしまい不便さを感じました。
PowerPointと連携してプロジェクトで必要なファイルをいつでもアップロードできたので、連携しやすかったです。
大人数で使用してもスムーズにファイルを共有したり意見交換したりできるようになります。大規模なプロジェクトを行いたいものの、リモートワークが中心で上手く連絡を取り合えないような会社におすすめです。
月額1万円程度
メモやファイルなどを、社内で気軽に共有できるようにしたい、という意見から導入された。
2021年10月〜2023年4月現在も利用中
・メモやマニュアルを、クラウドで簡単に編集したり共有したりできるので、便利。
・画像や表を入れたり、文字のサイズを変えたりでき、カスタマイズ性も高くていい。
・複数人で編集してる時には、どこを見ているかのカーソルが出るので、分かりやすくていい。
・以前までWordで作成したデータは、ドライブや共有フォルダに格納しており、保管場所も作成ツールもバラバラだった。今では一箇所で管理できて、過去のメモやフォルダもバラバラに散らかってしまうことなく整理され、呼び出せるようになった。
・慣れてない時は、編集画面での入力が少し難しく、覚えるまでが大変だった。もう少しボタンを分かりやすくして、操作しやすい感じになって欲しい。
・たまに左右のカラムの文字が重なって見えるバグがあるので、解消をしてほしい。
・下書きが自動保存されないので、誤って消えてしまったことがあった。
既読機能やGood機能がある。
最後まで読まないとGoodができない、という機能がある。
Slackと連携させて使っている。
マニュアルや資料の共有がとても楽になった。
これからの社内教育をしっかりしたい会社におすすめ。
社内の時系列での情報共有に役立つ。
過去のマニュアルなどの情報も、バラバラに散らかってしまうことなく整理されて呼び出せるので、効率化できる。
月額1万円程度
ビジネス
些細な情報でもとにかく共有して、人的なミスを減らすため。
2020年5月〜2022年9月
・ドキュメントではなくメモ形式なので、誰でも簡単に利用できる。
・国際基準のセキュリティで安心。
・検索する際に必要となる機能も充実している。簡単に調べて理解することができる。
・メモを残すのみではなく、フロー図も残せるのが良い。
・複数人での、クラウド上での同時編集にも対応していて、効率化にもつながる。どこを見ているのかカーソルが表示されるのでわかりやすく、意思疎通が取りやすい。
・人数が増えるほど、管理が難しくなっていく。
・アクセス制限が面倒に感じる。退職した社員やスタッフがアクセスできないように、すぐにアクセス権を剥奪する方法もあった方が良い。
・マニュアルがどこにあるのか分かりにくい。
中規模の企業で、今後大規模になっていくような所には、より向いているかなと感じた。
とにかく些細なことでも共有して、情報をみんなで把握しておきたいシーンに適している。
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