一つのプロジェクトが進行する過程では、社内の従業員だけでなく、外部のサポーターや顧客との「コラボレーション」が生まれるので、スムーズな情報共有が必須となります。

先方とのスケジュール調整や、共通のファイル・タスク管理などの情報共有ツールがバラバラで管理しにくいという悩みを一気に解決してくれるのが「コラボレーションツール」です。

コラボレーションツールなら、チャット上の情報が流れることなく、スケジュール情報・タスク進捗もかんたんに整理でき、社内・社外の情報共有がスムーズになります。

この記事では、コラボレーションツールの概要、選び方のポイント、メリット・デメリットを解説していきます。

コラボレーションツールとは？

コラボレーションツールは主に、社内・社外とのやり取りを円滑にする「情報共有機能」と、ビジネス向けに特化した「コミュニケーション機能」を備えています。

情報共有機能

• 業務ノウハウを効率よく蓄積・整理できる社内wiki機能
• チャット・ビデオ通話中にファイルを共有できるクラウドストレージ機能
• 業務の進捗やスケジュールをグループでシェアできるタスク管理・スケジュール共有機能
  
  

コミュニケーション機能

• 受発信が容易で見落としが起こりにくいチャット機能
• 音声・動画だけでなくファイルや資料も画面で共有できるビデオ通話機能

これらの機能を通し社内に散在していた情報を一つにまとめて共有することで、業務パフォーマンスを向上させることが可能です。

おすすめのコラボレーションツール3選

1. ファイルの全文検索が便利！『NotePM』

画像出典元：「NotePM」公式HP

特徴

NotePM（ノートピーエム） は、充実した検索機能を特徴とするツールです。

Word・ExcelだけでなくPDFファイルの中身も全文検索可能で、キーワード検索やワンクリック絞込といった多彩な検索機能で探している情報がすぐに見つけられます。

UIはITツールに不慣れな人でも使いやすく、スマホ・タブレットからでもアクセスできるので離れた場所へも情報を確実に届けることができます。

Microsoft TeamsやSlackとの連携機能のほか、読み取り専用などを設定できるアクセス制限機能があるため、社外とのやり取りにも便利です。

機能

・全文検索機能
・マルチデバイス対応
・チャット連携
・アクセス制限機能

料金プラン

・初期費用：0円
・月額費用：1,000円／3ユーザーより

詳しくは以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

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2. ドキュメントへのラベル付けで検索がラクラク！『flouu』

画像出典元：「flouu」公式HP

特徴

flouu（フロー）は、文書作成作業・情報共有・ナレッジ活用の3つの機能を備えたオールインワンツールです。

見たまま書けるエディター機能は同時編集可能なので文書作成がはかどります。チャットエリアがドキュメント単位で用意されているため、チャットツールだと流れて探しづらいコメントもflouuなら文書と一緒に集約できます。

flouuに記録された情報は、全文検索機能とラベル付け管理やタイトル検索の機能を使いながら、効率的に素早く見つけることができます。

導入支援サービス（有料）があるので、大量のドキュメントの移行も安心です。

機能

・ドキュメント単位のチャット機能
・同時編集可能なドキュメント作成機能
・ラベル管理もできる多様な文書管理機能
・全文検索機能

料金プラン

・初期費用：0円
・月額費用（30日）：500円／ユーザー

詳しくは以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

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3. Teams、Slack上の投稿とも連携できる！『Qast』

画像出典元：「Qast」公式HP

特徴

導入実績1,700社を誇るQast（キャスト）は、シンプルさを求める企業におすすめのツールです。導入してすぐに始められるユーザーに優しい操作画面から、「Q&A」や「メモ」に投稿することで簡単かつ短時間に情報を集約できます。

情報はファイルで分類し階層化して保存できるので、業務内容ごとに情報をまとめられます。また、閲覧権限設定もできるので管理も簡単です。

Microsoft TeamsやSlackとの連携があり、リアルタイム通知を送ったり、先にSlackから投稿してその後Qast上で補足・修正したりすることもできます。

機能

・添付ファイルの文字列検索機能
・閲覧権限設定機能
・Microsoft Teams・Slack連携

料金プラン

・初期費用：0円
・月額費用：600円～

詳しくは以下の資料をご確認ください。

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その他のおすすめコラボレーションツール

セキュアSAMBA

画像出典元：「セキュアSAMBA」公式HP

特徴

プランの種類が充実しており取扱データ量の少ない小さな企業から、多くの容量が必要な企業まで幅広く使われている法人向けオンラインストレージ。

4種類の基本プランに加え、3ユーザー・5GB/月まで初期費用＆月額費用無料のフリープランが用意されています。

料金プラン

プラン	初期費用/月額料金	容量	ユーザー数
フリープラン	0円/0円	5GB/月	3名以下
スタートプラン	10,000円/5,000円	100GB/月	10名以下
ライトプラン	15,000円/15,000円	100GB/月	無制限
ミディアムプラン	25,000円/25,000円	300GB/月	無制限
ビジネスプラン	35,000円/35,000円	500GB/月	無制限

 

 

Backlog

画像出典元：「Backlog」公式HP

特徴

Backlogはタスクをただ管理するだけでなく、グラフ化して分析するための材料を用意してくれます。

責任の所在がはっきりしないタスクがあるという状況によく陥るチームにこそにオススメなツールです。

料金プラン

プラン	費用	ユーザー数
スターター	2,000円 / 月	20ユーザーまで
スタンダード	9,800円 / 月	無制限
プレミアム	16,800円 / 月	無制限
プラチナ	50,000円 / 月	無制限
エンタープライズ	150,000円 / 年	20ユーザーまで

以上の有料プランは30日間無料トライアルがあり、その他無料のフリープランもあります。

 

 

Chatwork

特徴

巷で話題になっているチャットワーク。社内外コミニュケーションを潤滑に進める役割があるとして最近注目され始めています。

インターネット接続があればスマホやタブレットからでも利用ができ、気軽・タイムリーにやり取りが可能です。タスクやファイルの管理も可能なので、より効率的に仕事ができます。

料金プラン

フリー：無料
パーソナル：400円/月/ユーザー
ビジネス：500円/月/ユーザー
エンタープライズ：800円/月/ユーザー

詳しくは以下の資料をご確認ください。

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Slack

特徴

多くの外部ツールと連携が可能で、自社で利用しているサービスをチャットツール上で一括管理できます。

無料で利用するならユーザー管理がしやすいSlackがおすすめですが、有料版の場合、基本の機能はChatWorkもSlackも大きく変わりませんので、費用面を考慮した上でSlackよりChatWorkをおすすめします。

料金プラン

プラン	月額費用	こんな人にお勧め
フリー	0円	基本機能のみで良い方
スタンダード	850円/1ユーザー~	中小規模の企業
プラス	1,600円/1ユーザー~	大企業や高度な管理ツールが必要な企業
Enterprise Grid	問い合わせ	規制の厳しい業界や非常に大規模で複雑な企業

 

 

 kintone

画像出典元：「 kintone」公式HP

特徴

kintoneは企業の中でバラバラに散らばっている情報をまとめて管理できるサービスです。パソコン操作に不慣れな従業員がいても大丈夫。

簡単操作でほとんどの機能を使いこなせるため、従業員全員でしっかりと最新の情報を共有できます。

マルチデバイス対応なので、時間や場所に捉われることなくいつでも仕事可能。セキュリティ対策も万全です。

料金プラン

ユーザー1人あたり

ライトコース：月額費用780円

スタンダードコース：月額費用1,500円

 

Microsoft Teams

画像出典元：「Microsoft Teams」公式HP

特徴

Microsoft TeamsはMicrosoft 365（旧Office365）に含まれるビジネスチャットツール。

ビジネスチャットの一般的な機能に加え、Web会議機能なども備えています。

OutlookなどMicrosoft製品との連携に非常に優れており、大企業を中心に急速に導入が増えています。国内だけでなく海外とも頻繁に連絡を取り合っている会社におすすめです。

料金プラン

プラン	月額費用（年間契約）	こんな人にお勧め
無料プラン	0円	法人利用ではない方
Microsoft 365 Business Basic	540円/1ユーザー	イチオシ。普通に法人利用する方
Microsoft 365 Business Standard	1,360円/1ユーザー	ユーザー管理を強化したい方
Office 365 E3	2,170円/1ユーザー	300名以上で利用する方

 

 

Zoho Connect

画像出典元：「Zoho Connect」公式HP

特徴

Zoho Connectは無料プランのあるグループウェアとして大人気。

安価なグループウェアとは言え、情報を集約し、チームで計画を実行するために必要な機能は十分に揃っています。コストをかけずに業務効率を改善したい企業に最適なシステムです。

料金プラン

有料プランと無料プランがあります。

有料プラン：1人あたり120円/月～

101ユーザー以上は別途見積が必要になります。

 

Google Workspace

特徴

Google Workspace（旧: G Suite）は、はGoogleが提供する個人向けのツールを、法人向けに一括で使用できるグループウェアです。

ファイルをオンラインで複数人同時編集できるGoogleドキュメント、Googleスプレッドシートがとても魅力的です。

また、カレンダーやチャット機能、ビデオ会議機能などもあり、マルチデバイス対応なのでオフィス以外でのスマートフォン・タブレットでの利用頻度が多い方やリモートワークでの利用におすすめです。

料金プラン

・Basic：680円/月/ユーザー
・Business Standard：1,360円/月/ユーザー
・Business Plus：2,040円/月/ユーザー

 

DocBase

画像出典元：「DocBase」公式HP

特徴

情報共有で悩んでいる会社にはうってつけです。誰でも簡単に使いこなすことができます。

社外のパートナーと協業している、アルバイトやインターンを多く雇っているなど、情報共有の権限設定で細やかな配慮が必要な会社でも重宝するでしょう。

料金プラン

ユーザ数一人あたり毎月 200〜1,125円/月です。

 

サイボウズOffice

画像出典元：「サイボウズOffice」公式HP

特徴

国内5万社が導入する国産老舗グループウェアです。

競合となるGoogle社のGoogle Workspaceやマイクロソフト社のMicrosoft 365よりも安い金額で導入が可能になります。

また、国産のグループウェアなので日本企業の商習慣にあった機能や手厚いサポートが期待できます。

料金プラン

【クラウド版】

スタンダードコース：500円/月～

【パッケージ版】

最小単位は10ユーザーで、63,800円～

料金の詳細は以下の記事をご確認ください。

 

box

画像出典元：「box」公式HP

特徴

容量が無制限でストレスフリーを感じられることや、セキュリティの高さがboxの特徴です。

法人向けに作られ、toBを意識したツールなので、社内の情報共有ツールとしてはとても優れたツールとなっています。

料金プラン

プランは、Business・Business Plus・Enterpriseと3種類提供されています。

利用料は、1ユーザーあたりの年額です。

Business ：21,600円（社内ドメインのファイル共有者機能が有償です。）
Business Plus ：36,000円
Enterprise： 50,400円

契約人数は、3プランとも最小5名からとなっています。

 

Trello

画像出典元：「Trello」公式HP

特徴

ITツールを使い慣れていない人でも簡単に使えるようシンプルな作りになっています。その上、無料で使えるので費用対効果は抜群に高いです。

料金プラン

無料プラン

Business Class：9.99ドル/月/1ユーザー

Enterprise：20.83ドル/月/1ユーザー

 

Qiita Team

画像出典元：「Qiita Team」公式HP

特徴

Qiita Teamは「簡単にかけて、簡単に共有できる」情報共有サービスです。

簡単に記事を作成できる上、メンバーにスムーズに共有できるので、チーム内で知識を標準化できチーム全体のレベルアップにつながります。

料金プラン

ユーザ一人あたり 1,520〜/月です。

30日間の無料体験版があります。

 

Talknote

画像出典元：「Talknote」公式HP

特徴

社員の会話情報を人工知能で分析して、社員のモチベーションを測ることができます。

モチベーションを可視化することで、社内コミュニケーションを活性化したり、離職を防いだりすることができます。

また20年3月1日より全国の学校法人を対象に、期間限定で「サービスの無償提供」を実施しているため、学校法人での効率的な活用も期待できます。

料金プラン

無料トライアルがあります。

料金プランの詳細はお問い合わせをする必要があります。

 

コラボレーションツールの3つの選定ポイント

1. 情報共有とコミュニケーションどちらが重要か

情報共有とコミュニケーションという2つの機能を備えたコラボレーションツールの中でも、情報共有機能の方が充実しているもの、コミュニケーションに重点をおいているものなど、それぞれ特色が異なります。

画像や動画など普段扱うファイルの容量を重視したい場合や、ビデオ会議に便利な機能が欲しい場合など、それぞれの目的や事情に合わせより重視して利用したい機能を考慮するとよいでしょう。

2. モバイルデバイスに対応しているか

コラボレーションツールは「在宅勤務している社員と出社している社員」や「営業担当者と事務員」など社外と社内の従業員の間をつなぐものなので、社外でも利用しやすいモバイルデバイス対応のものがベストです。

それだけでなく、モバイル画面のデザインが実際に見やすい・利用しやすいか、モバイルデバイスだと制限される機能がないか等あわせて確認することをおすすめします。

3. 無料で試せるか

いろいろな機能や情報を一つに集約できる多機能な面がある一方で、操作が複雑になっていたり使いこなすまでに時間がかかったりする場合があります。

頻繁に使う機能はIT知識がない人でも扱いやすく社員全員が使えるツールであるか、お試し版や無料プランを利用している間に確認しておきましょう。

コラボレーションツールのメリット３つ

1. 手軽にナレッジを集約できる

業務に関する情報を社内ファイルサーバーに置いた場合、どこにあるのかすぐに見つけづらく、情報が古くなりがちです。

コラボレーションツールによって社内に散らばっているナレッジを集約し、「ここを見ればわかる」という場所を作ることが可能です。

ハイレベルな検索機能を使えば、多くの情報の中からほしい情報をすぐに見つけることができるため日々の業務スピードをあげるだけでなく、人材育成にかける時間や負担の軽減なども期待できます。

2. コミュニケーションがスムーズ

コラボレーションツールを導入することで、これまで以上に円滑にコミュニケーションできます。

メールなど従来の手段では1対1のやり取りが基本となりますが、チャット機能やファイル共有機能を使えば、同じ文書を見ながらグループ内で会話するように意見交換することが可能なので、情報共有漏れや認識のズレが軽減します。

外出先でスマホ閲覧・編集できるため、出社しなければファイルの確認ができないといった非効率な事案も発生しません。

3. 仕事の生産性が上がる

コラボレーションツールにより情報を探す時間が短縮し、コミュニケーション不足が解消されるので、仕事の生産性が高まります。

不要な時間を短縮した分、大切な商談やシステム開発などのコア業務に時間と労力をかけることが可能です。

また、ペーパーレスになるため文書の管理負担が軽減できたり、遠隔地との会議もビデオ通話になることで移動コストや時間を削減できたりするため、経費削減にも役立ちます。

コラボレーションツールのデメリット2つ

1. 社員全員が使いこなせるかどうか

コラボレーションツールは社員全員が参加することでより大きな効果を発揮するため、ツールの浸透と定着が課題となります。

ITリテラシーが高くない人でも簡単に使えるかという点に注意し、導入後もツールの利用が活発になるよう継続的な啓蒙活動が必要です。

不安な方は導入支援や定着支援のあるサービスを選ぶとよいでしょう。

2. システム障害の発生

どんなツールでもシステム障害は発生してしまうものです。

コラボレーションツールの場合は社員同士のコミュニケーションが断たれてしまったり、社内蓄積した大事なナレッジを見れなくなったりといった事態が起こり、業務に支障をきたすことになりかねません。

システム障害の対策や対応がきちんとなされているかどうかを導入前に確認しておきましょう。

まとめ

コラボレーションツールを活用することで情報共有の環境が整い、生産性向上が期待できます。

機能面やコストだけでなく、誰にでも使いやすいかという点も考慮してあなたの会社に合うツールを選びましょう。判断が難しい場合は、スモールスタートから始めることをおすすめします。

画像出典元：O-dan