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記事更新日: 2023/03/20
ワークフローシステムとは、これまで紙とハンコで行っていた稟議・決済、申請・承認などの業務を、自社のフローに従って電子化し、より効率よく業務を行うためのシステムです。
業務部門の効率化や、営業部門のデスクワーク省力化を目的に、ワークフローシステムを導入する企業が増えています。
また、コロナ禍に伴うリモートワークで現場が混乱してしまい、システム化を検討し始めた企業も多くみられます。
この記事ではワークフローシステム専門家のアドバイスを参考にしながら、「サービスが多すぎて、何を選んだら良いのか分からない」といった疑問を解決し、おすすめのワークフローシステム29選を徹底比較していきます！
今回は株式会社AnityA でIT戦略支援を行い、コーポレートITの立場でも数々のワークフローシステムを利用、比較検討してきた廣田 真一氏から、ワークフローシステムの選び方についてアドバイスを得ました ！
※なお、おすすめに掲載している商品は専門家が選定したものではなく、起業ログ編集部が独自に分析しピックアップしたものです。
ワークフロー専門家 株式会社AnityA IT戦略支援
廣田 真一
株式会社ワークスアプリケーションズで会計/人事システムコンサルタントをしたのち、事業計画コンサルタント/PMOで独立。
その後株式会社ビズリーチにジョインしコーポレートITを務める。
現在はエンタープライズITの変革支援の株式会社AnityAでIT戦略支援を行いながら、株式会社NumberにてSaaS人材サービス：チャンピオンサーチ運営とI Tコンサルティング事業責任者を兼任している。
ワークフロー/会計/CRM/RPA 等、IT活用の浸透とIT人材活躍の場作りがミッション。
ビジネスサイドの課題解決を意識したバックオフィスシステム刷新企画の作成、計画推進のための社内外のステークホルダー調整が強み。
廣田 真一さんが監修・コメントしている起業LOGの記事はこちら
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ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長
岡本 康広
1990年に上京し、システムエンジニアとして自身のキャリアをスタートさせる。
1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。その後、富士ソフト株式会社へ入社し、ソリューション営業を担当。
2002年にはソフトクリエイトへ戻るが、2013年にソフトクリエイトグループを離れ、合同会社DMM.comへ入社。
2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。
2019年6月株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。2020年4月よりワークフロー総研所長も兼務。
これまでシステムエンジニア、事業企画、マーケティング、新規事業など幅広い経験を積んで、現在は経営に力をそそいでいる。
「ワークフロー総研」サイトはこちら。
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このページの目次
現在は紙の申請書を利用しているが、一体どのタイミングでワークフローシステムに切り替えるべきなのか迷っている担当者は多いのではないでしょうか。
ワークフローシステムが必要になるのは、社員が20名を超えて、「誰が何を申請・承認したのか把握できなくなってきた」タイミングです。
社員数が1~10名ほどの会社の場合は、プロジェクト管理ツールやCRMで十分補える範囲なので、ワークフローシステムでなくても対応できます。
株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家
廣田 真一氏のアドバイス
ワークフローシステムを選ぶときに必ず抑えておきたいポイントは4つあります！
ワークフローシステムの種類は大きく分けると、エンタープライズ（大企業）向けとSMB（中小企業）向けの2つに分類できます。
SMB向けのシステムはいわゆる「汎用型ワークフローシステム」と呼ばれるものです。
汎用型ワークフローシステムは、申請・承認の証跡を残すことに特化されていて、1ユーザー300円〜など、比較的安価に利用できます。ジョブカンワークフローやrakumoワークフローなどがこのタイプに当てはまります。
一方でエンタープライズ（大手企業）におすすめのワークフローシステムは「PaaS型のワークフローシステム」です。
株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家
廣田真一氏のアドバイス
申請・承認の証跡を残すという意味でワークフローの機能は既に色んなシステムに搭載されています。
どこの業務までをワークフローシステム側に組み込むかは導入時に調整するべきポイントです。
全てをワークフローシステムに落とし込んでしまうと逆に業務が煩雑になり、管理側も苦労することになってしまいます。
株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家
廣田真一氏のアドバイス
承認経路の設定は、会社や部署によって複雑に設計されている場合が多いと思います。
代理承認設定や、Aの場合は社長承認・Bの場合は部長承認など、条件分岐の設定も必要になります。
こういった細かい機能の設定可否はシステムによって多少の差があるので、導入前に確認しましょう。
ワークフローシステムによっては、システム上で一から申請書フォーマットを作成しなければならないものもあれば、現行で使用中のエクセルのフォーマットをそのまま移行できるものもあります。
株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家
廣田真一氏のアドバイス
上記の専門家の話を踏まえると、ワークフローシステムは大きく分けて4つに分けられます。
海外の子会社を持っている、複数社化しているといった組織体制の会社には、大企業向けのシステムがおすすめです。
コンサル会社が導入・運用のサポートに入ってくれるケースが多いので、大規模組織の中でどの場面にワークフローを組み込むのがベストかなど適切なアドバイスを受けながら運用することができます。
「ひとつの申請書に関わる人数が数名程度」「組織内の申請・承認の証跡さえ残れば良い」という企業には中小企業向けの汎用型ワークフローシステムが良いです。
実は、汎用型ワークフローシステムには機能面での大きな差異はありません。
例えば承認場面で差し戻し機能があるかないか。自己承認をスキップできるか。などの細かい差はありますが、業務効率化に大きな違いが出るほどではありません。
株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家
廣田真一氏のアドバイス
上記のように、それぞれの業務システムを一つサービスに統一するのは内部統制の観点からも重要なポイントです。
株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家
廣田真一氏のアドバイス
専門家のコメントにも合ったように、ワークフローシステム導入時には、申請書ごとのフロー自体の見直しもセットで行うことをオススメします。
しかし既に社内で確立されているワークフロー（承認経路）がベストな状態だ、という場合は「コラボフロー」などエクセルの申請書をそのままシステムに移行できるものを検討しても問題ありません。
まず最初に検討していただきたい、編集部おすすめのワークフローシステムを紹介します！
画像出典元：「Shachihata Cloud」公式HP
「Shachihata Cloud」は、社内・社外で取り扱う文書の作成から回覧・承認を電子化することができる電子決裁サービスです。
月額110円/人～利用できて、電子印鑑、回覧ルートの保存、名刺フォルダ、Word / ExcelのPDF変換、ファイル保存容量が1GBなど、標準搭載されている機能が豊富なのが大きなメリット。
様々な印鑑をオーダーメイドで作成することができる点が特徴的です。
電子帳簿保存法にも対応しており、バックオフィスの業務負担を削減することができるでしょう。
利用人数に応じた料金体系になっています。
各プランで利用できる追加機能の数に違いがあります。
各プランで、必要なオプションを単品で追加することもできます。
| エントリー | ベーシック | プレミアム | エンタープライズ | |
| 月額費用/一人 当たり （税込） |
110円 | 330円 | 440円 | 550円 |
| オプション個数 | ー | 6個 | 9個 | 12個 |
※詳しくは以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
Shachihata Cloud 含むワークフローの資料を一括DL
画像出典元：「承認TIME」公式HP
承認TIMEには、緊急時の飛び越し機能や過去の文書を閲覧しながら複写ができる機能、決裁済み文書を添付できる機能など、便利機能が多数搭載されているのがポイントです。
さらに、「Wovn.io」を連携させることで、システムを最大30か国語多言語対応させることが可能。
ボタンひとつで作成した申請書の内容が任意の言語に翻訳されるので、グローバル企業や外国人社員を雇用する企業にもおすすめのシステムです。
月額費用は10ID単位の料金になっており、10IDで3,000円の料金体系です。
多言語翻訳利用料は別途初期費用90,000円と月額費用30,000円~がかかります。
全ての機能を無料で試せる30日間無料トライアルがあります。
画像出典元：「ジョブカンワークフロー」公式HP
汎用型ワークフローの導入を考えている企業に一度は検討してほしいのが「ジョブカンワークフロー」です。
導入社数1万社以上の実績を誇る王道のワークフローシステムと言えます。
300円/ユーザーと安価な価格設定でありながら、証跡を残すための機能は十分に搭載されており、英語対応も可能なので幅広い企業で活用できる人気のサービスです。
株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家
廣田真一氏のアドバイス
ジョブカンワークフローは月額300円 / 1ユーザーで利用できる上に、初期導入費用、毎月のサポート料金、月額固定費が0円です。
これは業界最安水準で、毎月の利用ユーザー数に応じて費用が発生するという料金体系なので、中小規模の企業でも金額を気にせず導入しやすい設定になっています。
また、600円/１ユーザーで、ジョブカン経費精算と合わせて利用する企業も多いです。
| 月額料金 | 初期費用・ サポート費用 |
|
| ジョブカンワークフロー | 300円/1ユーザー | 0円 |
| ジョブカン経費精算 | 400円/1ユーザー | 0円 |
ただし、最低利用料が月額5,000円なので、ワークフローのみの場合は17ユーザー以上を契約する必要がある点は注意が必要です。
画像出典元：「rakumoワークフロー」公式HP
ジョブカンワークフローと肩を並べて人気な汎用型ワークフローシステムが「rakumoワークフロー」です。
Google Workspace と連携させ、ログインの共有化、ユーザー・グループ情報の反映、組織変更・人事異動時も楽に管理できる点がかなり評価されています。
料金プランもジョブカンと同じく300円/ユーザーと安価な設定になっているので、立ち上げ直後のベンチャーから上場企業まで幅広く導入されています。
導入する際に、Google Workspace（旧 G Suite）の導入が必要だったり、12か月単位での契約となる点は注意が必要です。
株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家
廣田真一氏のアドバイス
（別途Google Workspace 利用料がかかります。）
「コラボフロー」最大の特徴は、普段使っているExcelから申請書を作ることができる点です。
ExcelファイルをそのままWebフォームに自動変換して申請書を作ることが可能で、新規に作成する場合にも、Web上でパーツを並べるだけで簡単に申請書が完成。
Web環境さえあれば、専門的な知識がなくても簡単に使用できるのが魅力です。
社内で確立されているワークフロー（承認経路）が既に整理されているという企業にはオススメのサービスです。
星野リゾート・Eisai・meiji・POLAなど大手有名企業への導入実績も多数あるので安心して導入できます。
クラウド版の場合、月額500円 / 1ユーザー～の低価格で利用できます。
最低５ユーザーから利用可能で、月額/年額利用料にはコラボフロークラウド版の利用料だけでなく、コラボフローサポートサービスの利用料も含まれている点も魅力です。
| プレミアムプラン | スタンダードプラン | |
| 月額費用（税別） | 800円／1ユーザー | 500円／1ユーザー |
| 年額費用（税別） | 9,400円／1ユーザー | 5,880円／1ユーザー |
| 無料ディスク容量 | 5GB × ユーザー数 | |
▶「パッケージ版」を利用する場合は、見積もりが必要となります。
▶少人数・特定部門での利用やイニシャルコストを抑えたい場合は、「クラウド版」がおすすめです。
▶無料トライアルあり（30日間）
詳細はこちらの無料資料から確認できます！
「稟議決裁さくらさん」は、社内のワークフローに合わせてカスタマイズできる稟議決裁システムです。
稟議決裁さくらさんを導入することで、ペーパーレスの促進による業務効率化や印紙代のコストカット等に期待ができるでしょう。
決裁者はオンラインで承認することができるため、稟議書を回覧する必要がなくなり、社内の意思決定をスピーディーにすることができます。
ペーパーレス促進や意思決定・承認スピードを早めたい企業におすすめのサービスです。
料金については問い合わせが必要になります。
初期費用＋月額費用の料金体系のサービスが多いため、予算を確認しておくと良いでしょう。
ワークフローシステムの公式HPにも載っていない、より詳細な料金情報を効率的に集めませんか？
起業LOG独自の取材や口コミ調査などで分かった、公式HPには載っていない料金情報をまとめました。
色々なサイトで詳しい料金情報を調べる手間を省いて、効率的にサービス比較をしませんか？
画像出典元：「monday.com」公式HP
「monday.com（マンデードットコム）」は、プロジェクト管理やタスク管理ができるワークフローシステムです。
また、顧客管理、ナレッジマネジメント、ヘルプデスク、採用管理など、あらゆる業務を一元管理できるプラットフォームなので、一つのツールであらゆる業務の効率化を可能にします。
ドライブやWeb会議ツール、SalesforceやHubSpotなど、数多の他サービスとも連携して最適化できます。
| ベーシック | スタンダード | プロ | エンタープライズ | |
| 月額料金 （1年契約） |
900円 / 月 / 人 | 1,100円 / 月 / 人 | 1,800円 / 月 / 人 | 要問い合わせ |
| 月額料金 （月次請求） |
1,100円 / 月 / 人 | 1,400円 / 月 / 人 | 2,200円 / 月 / 人 | 要問い合わせ |
画像出典元：「Questetra BPM Suite」公式HP
「Questetra BPM Suite」はノンプログラムでワークフローアプリを開発できるので、プログラミングの知識がない方でも利用することが可能です。
プログラム言語の知識は不要で、アイコンを選択して配置するだけのマウス操作で、簡単に作成できます。ですので受注対応や申請承認、資材調達の業務などをワークフロー化することができます。
また、一般のBPMは大規模導入・サーバー運用のものが多いですが、Questetra BPM Suiteはクラウド上で利用できるため小規模からでもすぐに始めることができます。
画像出典元：「ServiceNow」公式HP
Service Nowは海外発のサービスで、日本国内でも大手企業を中心に近年導入されているサービスです。
ワークフロー機能もありながら、日々のインシデント、資産管理等の業務システムを含めて一元化できます。
社内業務の属人化、複数の業務システムよる管理の煩雑さに悩んでいる会社におすすめです。集約されたデータはリアルタイムでダッシュボードに表示されるため、業務が可視化でき、業務の効率化にも貢献します。
株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家
廣田 真一氏のアドバイス
画像出典元：「intra-mart ワークフロー」公式HP
intra-mart （イントラマート）ワークフローは、勤怠管理システムや基幹システムなど、他のシステムと簡単に連携できる仕組みを持っています。
連携が簡単な理由は、intra-mart ワークフローは『intra-mart Accel Platform』というシステム共通基盤の機能の一つで、システム共通基盤に各種オープンソースソフトウエアを組み込んでいるためです。
まとまっていなかったシステムを統制することにより、業務の効率化や経費削減が可能になります。
株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家
廣田 真一氏のアドバイス
「楽々WorkflowII」はあらゆるワークフローの統一基盤として活用できる電子承認・電子決裁システムです。
日本語・英語・中国語と多言語対応しているため、グローバル企業にも人気のサービスです。
また既存の業務システムに”承認機能”を組み込み、統合ワークフローエンジンとして利用することもできるため、社内の乱雑していたワークフローを統一することも可能です！
承認経路も充実しているため、大企業で起こり得る複雑な承認経路設定にも柔軟に対応できるのもポイントです。
画像出典元：AgileWorks公式HP
AgileWorksには大規模組織での利用を想定した機能が多く搭載されています。
細かい組織設定に柔軟に対応でき、既存の人事システムとの連携も考慮しています。
英語・中国語といった多言語対応が可能です。
入力フォームは手書きの申請書と同じ感覚で使用できるドキュメントビューアを採用しているため、直感的な操作で業務を効率化できます。
「同時ユーザーライセンスの追加可能数」が異なる2つのプランが用意されています。
「Standard」は、同時ユーザーライセンス追加可能数が200アカウントまで（標準で5アカウントついているため計205まで）です。
「Enterprise」は、同時ユーザーライセンス追加可能数が無制限となっています。
| 標準価格 | サポートサービス価格 | |
| AgileWorks Standard | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| AgileWorks Enterprise | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
「BP Director」はワークフローにとどまらず、ビジネスプロセス全体を管理するツールです。
既存の帳票をWebブラウザで入力できる電子フォームにすることで、継続する業務のながれをワークフローとして管理できます。
業務の進捗状況をはじめとする多種多様なレポートもあり、リアルタイムな情報に基づいて作成・表示されます。瞬時に進捗を把握することが可能になり、データに基づいた分析もしやすくなるのでおすすめの機能です。
「スマートDB」は大企業向けのwebデータベースで、従業員数1,000名以上の大企業を中心に導入が進んでいます。
ノーコード/ローコードの直感的な操作でシステム部門も業務部門もかんたんに業務のデジタル化が可能になります。
また複数の部門を横断する大企業ならではの複雑な業務フローにも、こまかな経路設定で柔軟に対応できます。
システムの導入に際しては、協働で導入・運用のサポートをしてくれたり、全てお任せできるようなサポート体制もあるので、導入時の負担も軽減されるでしょう。
9,000円/ユーザーと大企業向けの価格設定になっています。
画像出典元：「kickflow」公式HP
「kickflow」では、柔軟な組織管理とともに、権限管理も細かく設定できる点がポイントです。
承認経路を設定するにあたり組織図管理は必須事項ですが、組織異動や中途採用、退職など改変が必要な場合にも「kickflow」は柔軟に対応できます。
作成できる組織図数に制限がないため、複数作成して管理できるほか、組織改編前に事前に用意しておくという利用方法もあります。この柔軟な組織管理を実現するため、「kickflow」ではその権限にも細かな設定ができるようになっています。
株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家
廣田真一氏のアドバイス
30日間の無料トライアルがあります。
ZENO(ゼノ)は、月額500円/ユーザーで、日報・勤怠、会議室予約、ワークフロー、顧客管理まで業務に必要なツールをオールインワンで利用できるクラウドサービスです。
データもアカウントも一つに集約されるので、管理コストも従業員の手間の削減にも貢献します。
教育系・メーカー・小売り業などに加え、会計事務所やコンサルなど仕業や専門業でも導入実績があり対応領域も幅広いです。
初期費用無料、1ヶ月更新プランの場合、1名あたり月額500円から利用できます。
年間契約にすれば月額450円となりさらにお得です。
安価な料金設定のため、まずはチーム・事業部単位でのスモールスタートも切りやすく、30日間の無料トライアルも可能です。
X-point Cloudは、ワークフロー運用に必要なきめ細やかな機能を実装しており、稟議にも完全対応しています。
ノーコードで勘案にフォーム作成が可能な上、1000以上のサンプルフォームも用意されているので、安心して運用をスタートできます。
多彩な連携機能と便利な検索・集計機能で社内のあらゆる業務を効率化することが可能です。
ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長
ワークフロー総研所長 岡本康広によるX-point Cloudのアピールポイント
1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。そして、2019年に株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。2020年よりワークフロー総研所長も兼務。
紙同然の初心者でもわかりやすいフォームを作成可能
月額制で利用できる「スタンダード」と、年額制（前払い）で利用できる「プリペイド」の2つのプランが用意されています。
X-point Cloudでは、導入を決定する前に操作性をイメージできる30日間の無料トライアルを試すことができます。
| 初期費用 | 月額料金 | |
| スタンダード | 0円 | 500円×ユーザー数 （月額払い） |
| プリペイド | 0円 | 475円×ユーザー数×12 （年額一括払い） |
画像出典元：「SmartFlow」公式HP
SmartFlowは、初期費用無料である上に、20ユーザまでの利用であれば基本機能を無料で使うことが出来ます。
操作もシンプルでわかりやすく、ワークフローとして必要な機能は、ほぼ揃っているので、無料・または月額500円という低価格で利用可能なのはかなりお得な料金体系です。
ただし申請数が30件/月という制限があるため、スモールスターターにおすすめのワークフローシステムです。
20ユーザーまでの場合、無期限で無料。
画像出典元：グルージェントフロー公式HP
グルージェントフローは、Google WorkspaceやMicrosoft365のアドオンとして使えるワークフローシステムです。
承認依頼が届いたタイミングで自動メールが配信される、メールツールのサイドバーにタスク表示できるなど、画面遷移なくグループウェアの１アプリケーションとして利用できます。
アカウントもそのまま使えることから、システム管理者・運用担当者の負荷が小さい点も特長です。
1ユーザーあたり月額300円で利用できます。
「Findワークフロー」は、建設業・住宅業を中心に業務システムのスクラッチ開発をしてきた東計電算が開発したワークフローシステムです。
承認書類の一括表示や、Word・Excel・Powerpoint・PDFの添付ファイルも対象とした全文検索できる機能はかなり便利なポイントです！
「業務デザイナー」は、CSVファイルでの入出力や他システムとのデータ連携、マスタ管理や様々な条件分岐にも対応できる、ワークフローシステムです。
生産管理システムとの「製造指図発行」「製造記録登録」や、販売管理システムとの「受発注登録」「売上仕入登録」等、幅広い業務システムと連携できるのがポイントです。
もちろんグループウェアとの連携も可能なので、高機能なワークフローを運用できるようになります！
パッケージでの提供ですが、バージョンアップの際のサポートが無償なことや、システム間連携がしやすい設計など、ユーザー以上に管理者側にとって有益な機能がそろっています。
「バクラク申請（旧LayerX ワークフロー）」は、請求書や稟議書の入力･承認作業に手間と時間がかかり悩んでいる会社にはぴったりのツールです。
「バクラク申請」の自動入力機能なら、申請内容を入力する手間と時間を大幅に減らすことができます。
請求書AIクラウド「バクラク請求書（旧LayerXインボイス）」を導入することで、稟議システムから会計システムまで自動連携が可能になります。
購買や支払以外のさまざまな申請にも対応でき、幅広い部署で効果を発揮するでしょう。
基本料金は50名まで利用可能、それ以降は50名毎に＋10,000円 となります。
2週間～1ヶ月の無料トライアルあり。
契約は年間契約、12ヶ月分を一括払いとなります。
バクラク申請のみ利用する場合は、料金体型が異なるため、詳細はお問い合わせが必要となります。
「WaWaFlow」は低コスト・高機能なワークフロー。1ユーザーあたり400円/月で利用できます。
社内情報共有に役立つグループウェア「WaWaOffice」などのサービスも提供しているので、ワークフローとグループウェア・SFAを連携させてリモートワーク環境でもより円滑に仕事を進めることができるようになります！
「WaWaFlow」は、基本料金2,500円＋1ユーザーあたり400円/月で利用可能。
別途初期費用やカスタマイズ費用は発生しません。
クラウド型グループウェアJ-MOTTOが提供するワークフローシステムです。
J-MOTTOグループウェア内のワークフロー機能をさらに強化したワークフローシステムになっています。もちろんSSOでJ-MOTTOグループウェアと連携して活用できるので情シス観点で併用するのが良いでしょう。
ユーザー1人あたり200円から利用でき、2ヶ月間の無料トライアルもあるので、気軽に導入できるのも魅力です！
J-MOTTOグループウェア導入済み企業であれば、ライトな追加料金で使用することができます。
特に10ユーザー以内というスモールプランは、スタートアップ企業や、一部の部署だけがワークフローを使いたい、といった場合に嬉しい設定です。
| 基本料金 | 10ユーザーまで | 2,000円/月 |
| 超過料金 | 10ユーザー毎 | 2,000円/月 |
ユーザー数10人・ディスク容量1GBまで利用できる基本料金に、ユーザー数・ディスク容量を増やすごとに課金していく料金プランとなっています。
| 初期費用 | 30,000円 | - |
| 基本料金 | 10ユーザーまで | 2,000円 |
| 超過料金 | 10ユーザー毎 | 2,000円 |
「ActionPassport」は、社内における稟議書などの申請書類業務で、承認が必要な書類を担当者に回して承認を行うWebシステムです。このシステムを運用することによって書類作成から承認までを効率的に行えます。
サービス環境は2重セキュリティで24時間監視され、ディスク容量は無制限、1アカウント500円からと、初期コストを抑えて安心して導入する事ができます。
決裁業務をスピード化且つコスト削減し、コンプライアンス対策にも一石投じたい企業にお勧めです。
初期費用無料、500円/1D、最低契約数は10ID〜と、比較的安価な費用で導入可能です。
10ID以降の追加は1IDごとに契約可能で、1,200名以上又は案件数10万件を超える場合は専用クラウドになるため、別途見積もりが必要です。
画像出典元：「Streamline」公式HP
簡単な操作で自社に合わせた決裁ワークフローを構築できるワークフローシステムです。
今まで使っていた書式をそのまま利用できるので導入のための特別な教育や周知は必要ありません。ユーザーや各部署の業務変更の負荷を最小限に抑えられます。
SSO機能でGoogle WorkspaceやOffice365等のグループウェアとの連携も嬉しいポイントです。
1ユーザーあたり月額300円のプランは保存容量が1GB×契約ユーザー数と少ないので、一部門でのスモールスタートの場合や小規模会社向けです。
中規模・大規模会社では、保存容量が10TBで月額750円のプランがおすすめです。
画像出典元：「AppRemoワークフロー」公式HP
AppRemoには簡易チャット機能が搭載されているため、申請に関する不明点や質問があった場合にも差戻しの必要なく、その場で申請者へチャットし確認することができます。
簡易チャット機能では、申請情報と合わせてやり取りの内容までひとまとめで保存できるので証跡を残すという観点でも役立ちます。
これまで使っていたExcelの書式をそのままワークフローに使えるため、導入や担当者への周知に手間と時間をかけることなくスムーズに利用できます。既存の申請書作成方法を変えずに利用したいという企業にはおすすめのシステムです。
50名：ライセンス料 50万円、サポート費 75,000円/年、以降ユーザー数別に価格設定
50名：6万円/月～、 以降 ユーザー数別に価格設定
AppRemoは、ExcelファイルをWeb申請フォームに転換するのではなく、Excelファイルをそのまま入力画面として利用できるワークフローシステムです。現場の声が大きい企業や、過去の申請書を簡単に使いまわしたい企業、導入時のテンプレート作成の手間に悩んでいる企業におススメです。
画像出典元：「Create!Webフロー」公式HP
Create!Webフローでは、Excel、Word、PDFのフォームをワンタッチでシステム上にインポートできます。
人事異動・組織変更の場合も、ドラッグ&ドロップ操作で組織図の管理ができます。しかし全体的にUIが少し古い印象です。
クラウド版とパッケージ版の2つの提供方法に分かれており、ともに30日間の無料トライアルがあるのでまずは試験的に導入して、操作性を確認するとよいでしょう。
「ワークフローEX」は申請書を電子保管し、期間やキーワードで書類の検索が簡単に行えます。
承認権限のない回覧機能もついているので、zForecast でも情報共有がスムーズにできるようになります。
また、ワークフローEXでは申請承認データとしてExcel、Word、PowerPoint、PDFのドキュメント(申請書、稟議書)を利用できますが、これらのドキュメントをオフラインで編集することもできるので、非常に便利です。
「Styleflow」は、ExcelやWordなどの既存資料のとりこみで入力画面を作成したり、Office365やGoogleWorkplaceの組織情報と連携できるなど、システム管理者の負担が小さいクラウド型ワークフローシステムです。
通知はメールの他、ChatworkやSlackでも受け取れるため、稟議・回覧の取りこぼしを防ぐことができます。
初期費用0円、1ユーザー毎に月額300円で利用できます。無料トライアルで使用感を試してから導入を検討可能です。
ワークフローシステムを導入することで、「リモートワークなど新たな働き方の推進」「承認までの時間コスト・手間の削減」「内部統制の強化」というメリットが得られます。
逆に言えば、ワークフローシステムを導入しないとリモートワークに切り替えるのは正直難しいでしょう。
稟議の承認のためにわざわざ出社をするという非効率をなくし、場所を問わず簡単に申請・承認を行えるワークフローシステムは、リモートワークには必須アイテムです。
ワークフローシステムでは、今まで紙で行っていた申請・承認作業がすべて電子化されるため、
・記入漏れによる差し戻し
・承認者の出張による承認の遅延
・承認状況が分からず催促しづらい
・過去の申請書を探すのが大変
などの紙媒体ならではの問題を解決し、申請・承認作業のスピードを劇的に向上させることが可能になります。
ワークフローシステムを活用し、統一したルールに従って業務ごとのフローを明確に定義していくことで、内部統制が強化することができます。
誰が決済に関わっているのか、稟議では誰が何を承認したか、非承認にしたか、など決済にいたるまでの証跡をきちんと記録できるので管理者側のメリットも非常に大きいです。
原本保管義務が課されている書類は電子化が行えないため、すべての書類をなくすことは出来ないというデメリットがあります。
しかしながら、コロナ禍をきっかけに法改正が進む可能性が高く、今後はより多くの書類の電子化が予想されます。
承認担当者などが退職したり、部署が移動した場合には、ワークフローシステム自体を調整しなければいけません。
しかしrakumoワークフローやkickflowなど、組織変更に柔軟に対応できる機能が搭載されているシステムもあります。
この記事では、おすすめのワークフローシステム25選を比較紹介しました。
ワークフローシステムを導入することでリモートワークの推進や内部統制の強化、業務のスピードアップという効果が得られます。
まずは自社の企業規模に合うシステムで目星をつけ、「細かい機能の有無」や「自社で活用できそうか」の確認は実際に無料トライアルで試験的に使ってみてから導入を検討すると良いでしょう。
画像出典元：O-DAN
100社の導入事例まとめがついてくる！
起業LOG独自取材！
