ワークフローについて

【最新比較】おすすめワークフローを7選を徹底比較!ワークフローとは?

記事更新日: 2018/11/27

執筆: 山村悠太

「ワークフローの選び方ってどうしたらいい?」

「導入するメリット・デメリットとは?」

など、その他にも3つに厳選したおすすめのワークフローツールを徹底比較・解説します!この記事を通して、ぜひワークフローを導入する際の参考にしてください!

ワークフローの3つの選定ポイント

1. 使いやすいUI、操作性

ワークフローは業務効率化を目的として使用するものです。見づらいデザインだったり専門的な知識が必要となると、かえって非効率になってしまいます。せっかく業務効率化のために導入したのに、そのようになってしまっては本末転倒です。

そのため、ツールが使いやすいかという観点は徹底的にこだわるようにしましょう。

2. コスト

ワークフローシステムの費用はユーザー1人あたりの値段になることが多いです。会社の規模によっては1ユーザー当たりの値段が高くなったり、安くなったりするツールもあるので、しっかり料金体系を把握することは重要です。

また、追加でオプションを付けることができるツールもあります。必要になるオプションがある可能性もあるので、オプションも把握しておく必要があるでしょう。

3. セキュリティ

今まで書類で扱っていた申請書などがデータ化されます。データ化することにより整理しやすくなるので、とっても魅力的なメリットでもあるのですが、セキュリティ対策をしっかりしていないと、重要な書類が外部に漏れたりする危険性があります。

セキュリティ対策はどうなっているか、確認する必要があります。

ワークフローのメリット

申請書などの紙媒体の電子化

ワークフローシステムでは、今まで紙で行っていた申請書などの承認作業が電子化されるため、

・保管場所に困る
・伝達や流通に時間がかかる
・書類を整理したり探したりするのが大変
・記入漏れがある
・書類の紛失

などの紙媒体ならではの問題を解決し、円滑に承認作業をすることができます。

承認経路の可視化

承認経路が可視化されることにより、決裁までに至るプロセスが明確になります。

誰が決済に関わっているのか、稟議では誰が承認したか、非承認にしたか、決済にいたるまで何があったのかを目で見て確認できるため、決裁作業のどこに無駄が生じているのかなどを把握することができます。

また、誰のところにあるのかなど、進捗状況を常に確認できることで業務の停滞を防ぎ、大幅な時間短縮が可能です。

ペーパーレス化でコスト削減

今まで紙媒体で行っていた申請書類などがすべてペーパーレス化されることにより、保管場所や、用紙を印刷したり、そのプリンターにかかる費用などが必要なくなります。

何よりも一番は、無駄な時間の削減です。

上司や担当者に持ち運んで確認したり、たくさんある書類の中から必要な書類を探したりなど、無駄な時間という大きなコストを削減できることの方が大きなメリットです。

ワークフローのデメリット

電子化することができない書類がある

原本保管義務が課されている書類は電子化が行えないため、すべての書類をなくすことは出来ないというデメリットがあります。完全なペーパーレス化は難しいです。

システムを調整しなければいけないことも

承認担当者などが退職したり、部署が移動した場合には、ワークフローシステム自体を調整しなければいけません。システム変更することができる人が常に必要となってきます。

まずはこれを!おすすめワークフローシステム3選

ワークフローツールをひとまず導入したいとき、おすすめのワークフローツールを紹介します!

1. 4000社以上が導入!ジョブカンワークフロー

【特徴】
社内のあらゆる申請書をクラウド管理することができるジョブカンワークフローは、4000社を超える導入実績があるので厚い信頼性があります。

また、従業員数10名以下の小さな会社から1,000名を超える大きな会社まで人数にとらわれずに導入可能なのが魅力的です。

ジョブカンワークフローの魅力的な特徴の1つとして、海外企業との連携を可能とする英語変換機能があります。ワンクリックで変換することができるので、翻訳する手間が省けます。

【料金プラン】

・月/300円/ユーザー
・初期費用・サポート費用0円

【評判・口コミ】

 

画面が見やすく、直感的に操作できるので、運用開始当日の問合せや反発は想定よりも遥かに少なかったです。当社のような大規模の企業へのシステム導入は大きな労力がかかりますが、問題なくスムーズに運用できます。

 

シフト管理にかかっていた工数が3分の2程度に削減されました。全体を一覧で見て運用管理できるようになり、シフトパターンを当てはめながら手軽にシフト調整できるので助かっています。

 

2. 使い慣れたExcelで申請書を作れる!Collaboflow 

【特徴】
コラボフロー最大の特徴は、普段使っているExcelから申請書を作ることができる点です。ExcelファイルをそのままWebフォームに変換して申請書を作ることができるため、Web環境とExcelさえあれば専門的な知識がなくても簡単に使用することが可能です。

ただ、初期費用かかったりなど、プランによってはフォーム数が制限されてしまうなどのデメリットもあります。

【料金プラン】

・スタンダード:月額/500円/ユーザー、申請書フォーム数 無制限
・フォーム3:月額/400円/ユーザー、申請書フォーム数3まで
・フォーム5:月額/450円/ユーザー、申請書フォーム数5

※初期費用は一律50,000円

【評判・口コミ】

 

コラボフロー導入後は全て社内でメンテナンスできています。運用開始後のトラブルもないですし、修正も非常に簡単です。組織変更があっても承認する役職は変わらないので、マスタだけ修正すればいいのもメンテナンスが楽でいいですね。

 

紙だと申請から決裁まで1週間~2週間かかっていたのが1日遅くても2日で処理されるようになりましたし、本当に急いでいる際は別途連絡が入り、こちらもすぐに承認していますので、申請から1時間で承認が下りることもあります

 

3. 複雑な業務の可視化!rakumoワークフロー

【特徴】
rakumoワークフローは見やすいデザインで業務フローを可視化できるのが特徴。ただ単に承認や却下などのアクションができるだけではなく、コメントを添えることができるので、そのアクションに至った経緯などを把握することができます。

導入する際に、G Suiteの導入が必要だったり、12か月単位での契約となるので注意が必要です。

【料金プラン】

・基本プラン:年額/3,600円/ユーザー

(別途G Suite利用料 年額/6,000円/ユーザー、もしくはG Suite Business 年額/14,400円/ユーザーがかかります。)

【評判・口コミ】

 

稼働が始まった当初はみんな「同期が早くてびっくりした!」という驚きの声が大きかったですね。私自身も営業だった頃、15分単位での同期を体験しているので、リアルタイム同期によろこびを感じました。現在では、すっかりrakumo Syncが根付いていて、特に同期を意識することなく自然な形で使えています。

 

rakumoワークフローを導入することで、請求書の担当者の承認を得て、総務へ回して送付を指示、送付状の番号をフローへ入力しておけば配送後の追跡まで行えます。業種的に入金まで長い期間がかかる案件もあるのですが、入金時期の見込みまで一元的に管理できます

 

その他のワークフローサービス

Create!Webフロー

オンプレミス型でワークフローを行いたい方向け!


画像出典元:「Create!Webフロー」公式HP

Create!Webフローは仕事の進捗具合を目で見て確認できるため、簡単に状況把握をしながら仕事を進めることができます。

クラウドではなくオンプレミスでのサービスになるため、オンプレミス環境でワークフローツールを使っていきたい人におすすめのサービスです。

 

X-point(エックスポイント)

Web上なのにまるで紙のように扱える 


画像出典元:「X-point」公式HP

X-pointはまるで紙のように扱うことができるので、電子化の使い方に困る方でも簡単に使うことができます。

また、30人以下から最大1,000人以上まで使用することができ、環境別にプランを選択できるのも魅力的です。

 

Smartflow(スマートフロー)

初期費用がかからず 20人まで無料!


画像出典元:「Smartflow」公式HP

Smartflowは初期費用がかからず、20ユーザまでの利用であれば全ての機能を無料で使うことが出来ます。

操作もシンプルでわかりやすく、ワークフローとして必要な機能は、ほぼ揃っているので、無料・または月額300円という低価格で利用可能なのはかなりお得に感じます。

 

まとめ

以上が「【最新比較】おすすめワークフローを5選を徹底比較!ワークフローとは?」についてでした。

それぞれのツールには特徴があり、目的にあった選び方や事前の準備が必要だということがわかったかと思います。

ぜひワークフローを導入する際の参考になれば幸いです。

画像出典元:「Collabflow」公式HP、「rakumo」公式HP、「ジョブカンワークフロー」公式HP、Burst

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