ワークフローについて

【最新比較】おすすめワークフローを6選を徹底比較!ワークフローとは?

記事更新日: 2019/06/04

執筆: 山村悠太

「ワークフローの選び方ってどうしたらいい?」

「導入するメリット・デメリットとは?」

このような疑問を持つ人は多いはず。

今回はそうった疑問に答えていくとともに、厳選したおすすめのワークフローツールを徹底比較・解説します!

ワークフローの基本


そもそもワークフローとは?

ワークフローとは、企業や会社の中の人と人の間で行われる業務の一連の流れ(フロー)を指す言葉です。

会社で新しい備品を購入する場合を例にワークフローの意味を考えましょう。

例えば、会社で新しい備品を購入する場合には、以下のような業務の流れが必要です。

  業務内容
1 申請者 新しい備品購入の申請書を記入
2 直属上司 申請書の内容を確認し印を押し承認する
3 管理部門責任者 申請書の内容を確認し印を押し決裁する
4 総務担当者 申請書の内容に基づき発注する


このような流れのことをワークフローといいます。

書類の内容や金額などの条件により、ワークフローに関係する人、承認のステップなどが増えたり、変化します。

企業や会社内で複数の人が関わる業務を、その会社のルールによって決められたフローに従って処理すること、またそのフローを図式化したものがワークフローという言葉の意味です。

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムとは、これまでの紙で運用していたワークフローを電子化・自動化したものです。

電子化・システム化によって、これから説明するようなメリットを得ることができます。

ワークフローシステム導入のメリット

申請書などの紙媒体の電子化

ワークフローシステムでは、今まで紙で行っていた申請書などの承認作業が電子化されるため、

・保管場所に困る
・伝達や流通に時間がかかる
・書類を整理したり探したりするのが大変
・記入漏れがある
・書類の紛失

などの紙媒体ならではの問題を解決し、円滑に承認作業をすることができます。

承認経路の可視化

承認経路が可視化されることにより、決裁までに至るプロセスが明確になります。

誰が決済に関わっているのか、稟議では誰が承認したか、非承認にしたか、決済にいたるまで何があったのかを目で見て確認できるため、決裁作業のどこに無駄が生じているのかなどを把握することができます。

また、誰のところにあるのかなど、進捗状況を常に確認できることで業務の停滞を防ぎ、大幅な時間短縮が可能です。

ペーパーレス化でコスト削減

今まで紙媒体で行っていた申請書類などがすべてペーパーレス化されることにより、保管場所や、用紙を印刷したり、そのプリンターにかかる費用などが必要なくなります。

何よりも一番は、無駄な時間の削減です。

上司や担当者に持ち運んで確認したり、たくさんある書類の中から必要な書類を探したりなど、無駄な時間という大きなコストを削減できることの方が大きなメリットです。

ワークフローシステム導入のデメリット

電子化することができない書類がある

原本保管義務が課されている書類は電子化が行えないため、すべての書類をなくすことは出来ないというデメリットがあります。完全なペーパーレス化は難しいです。

システムを調整しなければいけないことも

承認担当者などが退職したり、部署が移動した場合には、ワークフローシステム自体を調整しなければいけません。システム変更することができる人が常に必要となってきます。

ワークフローシステムの3つの選定ポイント

1. 使いやすいUI、操作性

ワークフローは業務効率化を目的として使用するものです。見づらいデザインだったり専門的な知識が必要となると、かえって非効率になってしまいます。せっかく業務効率化のために導入したのに、そのようになってしまっては本末転倒です。

そのため、ツールが使いやすいかという観点は徹底的にこだわるようにしましょう。

2. コスト

ワークフローシステムの費用はユーザー1人あたりの値段になることが多いです。会社の規模によっては1ユーザー当たりの値段が高くなったり、安くなったりするツールもあるので、しっかり料金体系を把握することは重要です。

また、追加でオプションを付けることができるツールもあります。必要になるオプションがある可能性もあるので、オプションも把握しておく必要があるでしょう。

3. セキュリティ

今まで書類で扱っていた申請書などがデータ化されます。データ化することにより整理しやすくなるので、とっても魅力的なメリットでもあるのですが、セキュリティ対策をしっかりしていないと、重要な書類が外部に漏れたりする危険性があります。

セキュリティ対策はどうなっているか、確認する必要があります。

まずはこれを!おすすめワークフローシステム3選

ワークフローツールをひとまず導入したいとき、おすすめのワークフローツールを紹介します!

1. 4000社以上が導入!『ジョブカンワークフロー』

特徴

社内のあらゆる申請書をクラウド管理することができるジョブカンワークフローは、4000社を超える導入実績があるので厚い信頼性があります。

また、従業員数10名以下の小さな会社から1,000名を超える大きな会社まで人数にとらわれずに導入可能なのが魅力的です。

ジョブカンワークフローの魅力的な特徴の1つとして、海外企業との連携を可能とする英語変換機能があります。ワンクリックで変換することができるので、翻訳する手間が省けます。

料金プラン

  月額料金 初期費用・サポート費用
ジョブカンワークフロー 300円/1ユーザー 0円
ジョブカン経費精算 400円/1ユーザー 0円


ジョブカンワークフローは初期導入費用、毎月のサポート料金、月額固定費が0円です。

600円/1ユーザーで、ジョブカン経費精算と合わせて利用することもできます。

毎月の利用ユーザー数に応じて費用が発生するという分かりやすい料金体系です。

評判・口コミ

タマホーム株式会社
従業員数が多く、様々な部署・部門を持つ会社だからこそ、クラウドワークフローシステムが有効

画面が見やすく、直感的に操作できるので、運用開始当日の問合せや反発は想定よりも遥かに少なかったです。当社のような2,960名規模の企業へのシステム導入は大きな労力がかかりますが、問題なくスムーズに運用できていることから、システム切り替えの成功を感じています。

エイベックス株式会社
フリーアドレスを機に、どこにいても申請・承認ができるジョブカンワークフローを導入

ジョブカンだと直感的に設定ができるので、専門的な知識やスキルのない方でも簡単に申請書が作れると思います。その他、スマホ対応もしていることで、導入前よりもメリットを感じる点が多く、導入後の運用がスムーズに定着する点もおすすめできるポイントです。

参照元:「ジョブカンワークフロー」公式HP

 

2. 使い慣れたExcelで申請書を作れる!『Collaboflow 』

特徴

コラボフロー最大の特徴は、普段使っているExcelから申請書を作ることができる点です。ExcelファイルをそのままWebフォームに変換して申請書を作ることができるため、Web環境とExcelさえあれば専門的な知識がなくても簡単に使用することが可能です。

ただ、初期費用かかったりなど、プランによってはフォーム数が制限されてしまうなどのデメリットもあります。

料金プラン

・スタンダード:月額/500円/ユーザー、申請書フォーム数 無制限

・フォーム3:月額/400円/ユーザー、申請書フォーム数3まで

・フォーム5:月額/450円/ユーザー、申請書フォーム数5

※初期費用は一律50,000円

評判・口コミ

株式会社雄飛堂
誰にとっても「使いやすい」「わかりやすい」ワークフロー

選定時、特に重視していたのが「使いやすさ」です。 実際にワークフローを使う従業員にとって、難しい操作が無く、わかりやすく、使いやすいかどうか、という点を重視していました。 現場が使い易い製品なら、システム管理の自分は大変でも構わないと覚悟していましたが、コラボフローは操作も簡単で使い易く、最初に触ってみた時点で直観的に「いいな」と思いました

BEENOS株式会社
汎用性とメンテナンス

コラボフロー導入後は全て社内でメンテナンスできています。運用開始後のトラブルもないですし、修正も非常に簡単です。組織変更があっても承認する役職は変わらないので、マスタだけ修正すればいいのもメンテナンスが楽でいいですね。

参照元:「Collaboflow」公式HP

 

3. 複雑な業務の可視化!『rakumoワークフロー』

特徴

rakumoワークフローは見やすいデザインで業務フローを可視化できるのが特徴。ただ単に承認や却下などのアクションができるだけではなく、コメントを添えることができるので、そのアクションに至った経緯などを把握することができます。

導入する際に、G Suiteの導入が必要だったり、12か月単位での契約となるので注意が必要です。

料金プラン

・基本プラン:年額/3,600円/ユーザー

(別途G Suite利用料 年額/6,000円/ユーザー、もしくはG Suite Business 年額/14,400円/ユーザーがかかります。)

評判・口コミ

株式会社StudioGOONEYS
1週間で本稼働、半月で社内に浸透するほどスムーズな導入が実現しました

rakumo ワークフローを導入することで、請求書の担当者の承認を得て、総務へ回して送付を指示、送付状の番号をフローへ入力しておけば配送後の追跡まで行えます。業種的に入金まで長い期間がかかる案件もあるのですが、入金時期の見込みまで一元的に管理できる。使い始めて間もないですが、ミスや混乱もほとんど発生しないので、とても効率的になりました。

株式会社ビズリーチ
約3年前から使っていることもあって、今では会社の文化としてしっかり定着しています

rakumoワークフローは主に経費やイベントの手配といった申請業務で活用しています。弊社の特長として組織変更が頻繁にあるのですが、G Suite ™のメーリングリストを変更すればrakumoに組織として反映されるのでメンテナンスでは特に助かっています。

参照元:「rakumoワークフロー」公式HP

 

その他のワークフローサービス

Create!Webフロー

オンプレミス型でワークフローを行いたい方向け!


画像出典元:「Create!Webフロー」公式HP

特徴

Create!Webフローは仕事の進捗具合を目で見て確認できるため、簡単に状況把握をしながら仕事を進めることができます。

クラウドではなくオンプレミスでのサービスになるため、オンプレミス環境でワークフローツールを使っていきたい人におすすめのサービスです。

 

X-point(エックスポイント)

Web上なのにまるで紙のように扱える 


画像出典元:「X-point」公式HP
 

特徴

X-pointはクラウド版とパッケージ版があります。

X-pointのパッケージ版製品も定評があるのですが、それをコストを抑えて同レベルの機能で使えるのが、X-point Cloud(クラウド版)です。

紙帳票をイメージした入力表を作成できるので、手書き感覚で入力できるのが大きな特徴です。

他に、承認はワンクリックのみなので決裁までスピーディーに処理できる、スマホやタブレットに対応しているのでいつでもどこででも申請・承認・決裁の業務が行えるなどのメリットがあります。

X-point Cloudの料金

  初期費用 月額料金 契約期間
スタンダードプラン 14万円 500円/1ユーザー 1ヶ月~
プリペイドプラン 14万円+475円×ユーザー数×12 0円 12ヶ月

プリペイドプランは1年間の利用料金を全額前払いするプランです。

X-point Cloudでは、導入を決定する前に操作性をイメージできる30日間の無料トライアルを試すことができます。

 

Smartflow(スマートフロー)

初期費用がかからず 20人まで無料!


画像出典元:「Smartflow」公式HP

特徴

Smartflowは初期費用がかからず、20ユーザまでの利用であれば全ての機能を無料で使うことが出来ます。

操作もシンプルでわかりやすく、ワークフローとして必要な機能は、ほぼ揃っているので、無料・または月額300円という低価格で利用可能なのはかなりお得に感じます。

 

まとめ

おすすめのワークフローシステムを紹介してきました。

それぞれに特徴があり、目的にあった選び方や事前の準備が必要だということが分かったかと思います。

ワークフローシステムと一緒に導入されることが多いのが、経費精算システムです。同時に導入することで、より効果的に業務を効率化することができます。

以下の記事でおすすめ経費精算システムを紹介していますので、こちらもぜひ参考にしてください。

画像出典元:「Collabflow」公式HP、「rakumo」公式HP、「ジョブカンワークフロー」公式HP、Burst

ワークフローのITツール

起業LOG運営のプロトスター社では一緒に働く仲間を募集しております

ページトップへ