記事更新日: 2023/01/31
社内外の決裁を電子化し業務効率化が図れるサービス
「Shachihata Cloud」は、社内・社外で取り扱う文書の作成から回覧・承認を電子化することができる電子決裁サービスです。
月額110円/人～利用できて、電子印鑑、回覧ルートの保存、名刺フォルダ、Word / ExcelのPDF変換、ファイル保存容量が1GBなど、標準搭載されている機能が豊富なのが大きなメリット。
様々な印鑑をオーダーメイドで作成することができる点が特徴的です。
電子帳簿保存法にも対応しており、バックオフィスの業務負担を削減することができるでしょう。
月額110円/人～と他社サービスと比較しても低額の料金で一連の決裁業務を電子化することが可能。様々な印鑑でも電子対応できる点が特徴です。
便利な機能が数多く実装されていますが、利用するにはオプション料金が必要です。必要な機能に合わせてプランを選定すると良いでしょう。
最安プランは110円/人～の低コストながら、ワークフロー機能の他、名刺フォルダやスケジューラ、タイムカードやスマートフォン対応など充実した機能が搭載されているという点でコスパが高いと評価できます。
文書への捺印等の操作を直感的に行えると評判です。PCだけでなくスマホからでもアクセスが可能です。
誰がいつ捺印したか証跡を残すことができます。不正防止対策に注力している点がポイントです。
このページの目次
Shachihata Cloudを導入することで、押印による決裁業務を電子化し、業務の効率化に期待ができます。
従来、紙で運用していた押印プロセスを、Shachihata Cloudではクラウド上で行います。
そのため、導入に伴い、帳票を作り替えたり業務フローを変える必要がありません。
マニュアルも不要で、導入ハードルが低い点が特徴のサービスです。
決裁の電子化
Shachihata Cloudでは、氏名印や日付印等の普段使っている印鑑をそのまま電子化することが可能です。
角印や代表印等についても、オーダーメイドで作成することができます。
使用している印鑑を忠実に再現することができるため、電子化した印鑑でも違和感なく使用することができます。
また、印鑑の濃度・角度・日付を自由に変更できる等、便利な機能が実装されている点も特徴です。
様々な印鑑に対応
Shachihata Cloudを活用することで、社内決裁から社外との契約まで、ワークフローに合わせて柔軟に利用することができます。
Shachihata Cloudでは、捺印した文書をワークフローにのせ、クラウド上で回覧や承認が可能です。
また、社外取引における契約書の作成から承認・締結までも対応可能で、決裁業務の工数削減にも期待ができます。
ワークフローに対応
Shachihata Cloudはセキュリティ対策も万全なため、安心して利用することができます。
不正利用を防ぐため、管理者で印面の割り当てができる機能や、捺印日時やユーザーIDを簡単に確認できる機能が実装されています。
捺印履歴を一元管理することができるため、ログをいつでも確認することも可能です。
また、管理者による運用管理も可能で、社内のセキュリティ対策に合わせて運用することができるでしょう。
万全なセキュリティ対策
Shachihata Cloudで使用する文書の保存期間は1年間である点には注意が必要です。
1年を経過すると、自分で文書を管理する必要がありますが、Shachihata Cloudで1年以上管理するためにはオプション料金が必要になります。
文書によっては、長期保存する必要がある文書もあるため、必要であればオプションを利用すると良いでしょう。
Shachihata Cloudには、文書の存在証明を保証するタイムスタンプ機能が実装されていますが、オプション料金がかかります。
また、タイムスタンプ機能をする場合、電子署名機能を利用するオプションと合わせて購入する必要があります。
電子帳簿保存法に対応するためには通常料金とオプション料金がかかるため、自社に必要な機能を選定すると良いでしょう。
利用人数に応じた料金体系になっています。
各プランで利用できる追加機能の数に違いがあります。
各プランで、必要なオプションを単品で追加することもできます。
| エントリー | ベーシック | プレミアム | エンタープライズ | |
| 月額費用/一人 当たり （税込） |
110円 | 330円 | 440円 | 550円 |
| オプション個数 | ー | 6個 | 9個 | 12個 |
他サービスでは、初期費用と月額費用の基本料金に加え、書類送信件数に応じた従量課金体系のサービスが多いです。
| Shachihata Cloud | クラウドサイン （Corporate） |
jinjerサイン （ベーシックプラン） |
|
| 初期費用 （税込） |
なし | なし | 250,000円 |
| 月額費用 （税込） |
330円/一人あたり | 28,000円 | 50,000円 |
| 送信件数ごとの費用 （税抜） |
なし | 200円 | 200円 |
・決裁業務の電子化を進めたい会社
Shachihata Cloudは、社内・社外で使用する文書の取り扱いを電子化したい企業におすすめのサービスです。
Shachihata Cloudでは、書類の作成から、回覧・承認・捺印までをクラウド上で実施することができます。
文書の電子化によって業務の効率化や決裁業務の時間短縮を図りたい企業にもおすすめです。
・普段使いの印鑑を電気契約で使用したい会社
Shachihata Cloudは、普段使用している印鑑を電子契約でも使いたいという企業におすすめのサービスです。
Shachihata Cloudでは、オーダーメイドで印鑑を作成することができ、印字の角度や濃度まで調整することができます。
他の電子契約サービスでは、デジタル署名になるサービスが多いため、印鑑を電子契約に使用したい企業におすすめのサービスです。
・取り扱う文書数が少ない会社
Shachihata Cloudは、取り扱う文書数が少ない企業への導入はおすすめしません。
他のサービスでは、送信する文書の数に応じた料金体系になっているサービスもあり、月額費用を抑えることもできます。
一方、Shachihata Cloudは、機能・利用人数によって利用料金が変わります。
自社に必要な機能と文書のボリュームを確認した上でサービス選定すると良いでしょう。
Shachihata Cloudは、決裁に関連する業務の電子化を進めたい企業や、普段使っている印鑑を電子対応時でも使用したいという企業におすすめのサービスです。
Shachihata Cloudを導入することで、社内外で使う文書の作成から回覧・承認までの一連の業務フローを電子化することができ、業務の効率化に期待ができます。
また、決裁にかかる時間短縮にも期待ができ、様々なシーンでの導入効果に期待ができるでしょう。
画像出典元：「Shachihata Cloud」公式HP
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