ジョブカンワークフロー

3.6

記事更新日: 2021/03/28

執筆: 編集部

ジョブカンワークフローは、1ユーザー300円という業界最安レベルの料金で十分な機能を揃えている王道のワークフローシステムです。

とにかく使いやすい設計であることがユーザーに高く評価されており、中小企業から、社員数500名以上の大企業まで幅広い業界で導入されています。

今回は、数々のワークフローシステムを利用・比較検討してきた「ワークフロー専門家」に取材を実施し、他サービスより優れた点・劣る点をヒアリングしました!

同時に、ジョブカンワークフローを導入しているユーザーにもアンケートを行ない、実際に評価されているポイントなども聞いた上で、編集部が厳しく総合的に評価をしていきます。

専門家のコメント

株式会社AnityA でIT戦略支援を行い、コーポレートITの立場でも数々のワークフローシステムを利用・比較検討してきた廣田 真一氏に、ジョブカンワークフローの優れている点・残念な点について取材しました。

株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家

廣田 真一

ワークスアプリケーションズで会計/人事システムコンサルタントをしたのち、事業計画コンサルタント/PMOで独立。その後ビズリーチにジョインしコーポレートITを務める。現在はエンタープライズITの変革支援の株式会社AnityAでIT戦略支援を行いながら、株式会社NumberにてSaaS人材サービス:チャンピオンサーチ運営。ワークフロー/会計/CRM/RPA 等、IT活用の浸透とIT人材活躍の場作りがミッション。

中小企業に特におすすめ

ジョブカンワークフローは申請書の項目によって記載項目を変更できるなど、自由度が高いことが特徴です。
例えば、NDAに必要な項目と経費申請に必要な項目を条件によって出し分けるような申請書フォームを作成できます。
一つのフォームに複数の役割を持たせられる点が特徴になりますね。
 
とはいえ、管理が煩雑になりがちな面もあります。
新しい申請書を作成するときに別のフォームにしたら良いのか、同じフォーマットでカスタマイズしたら良いのかなどを、社内でしっかり検討する必要があるでしょう。
 
費用に関しては非常にリーズナブルで、1ユーザーあたり300円で利用できます。
ワークフローシステムとしてやりたいことはだいたい実現できますし、コストパフォーマンスは高いのではないでしょうか。
 
一方、API連携はエンタープライズ向けシステム(PaaS)と比べると、まだまだの印象です。フォームのカスタマイズ性が高い分、データの整合性が取りにくく、データ管理のハンドリングが難しいです。
そのためジョブカンワークフローのデータを別のシステム(会計システムやCRM)で使いたいというニーズが出てきた場合には、工夫が必要です。
 
以上を踏まえるとSMBなどで、他システムとの連携等は考慮せず、承認&証跡管理をデジタルで始めたい企業におすすめのサービスです。
 

ジョブカンワークフローは、申請書作成・承認分岐などのカスタマイズ性が高いので幅広い申請書に対応できます。

しかし申請書作成を始める前に、現行の申請書の必要・不要をきちんとジャッジし、できるだけ管理側がラクになるように計画的に進める必要があります。

安価な値段でワークフローの機能は十分使える設計になっているので、料金が気になるという中小規模の会社でも安心して導入できるでしょう!

以下ではジョブカンワークフローの特徴や評判をより詳しく説明していきます。

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1. 申請書機能

クリック操作だけで簡単に会社独自の申請書を作成できる

2. 承認経路の分析機能

申請したときの金額や入力項目により、承認経路を分析することが可能

3. 多彩な通知機能

申請や承認がされたとき、関係者に自動でメールが送られ申請にすぐ気づける

良い点

1IDあたり月額300円という業界最安値水準の価格で、一通りの機能が揃っています。数名〜数千名規模まで従業員規模問わず利用できる点も魅力的です。

悪い点

Excelなどのフォームを落とし込む機能は備えていません。

費用対効果:

ユーザ数に応じた月額料金のみ。機能制限がありますが、無料で使える機能が豊富に揃っています。

UIと操作性:

操作がとにかく簡単なため短時間で使いこなすことができます。

社外連携:

多彩な通知機能を活用し、スムーズな社外連携が可能です。

サポート体制:

メール・電話等でのサポートが無料でできる、かつ質の高いサポート体制となっています。

デザイン:

シンプルで見やすい、かつ使いやすいインターフェースデザインです。

ジョブカンワークフローとは?

ジョブカンワークフローは、とにかく使いやすいUI設計が導入企業に高評価されているワークフローシステムです。

エイベックスやラクスル、スマートニュースなど数多くの有名企業にも導入されており、いままで1万社以上の導入実績を誇ります。

ジョブカンワークフローを導入することで申請・承認にかかる時間を3分の1に削減することができる!と言われています。


次の章からはジョブカンワークフローの導入メリット・他社製品と比較して優れているポイントを詳しく紹介していきます。

ジョブカンワークフローの導入メリット4つ

1.申請書作成・初期設定がとにかく簡単!

ジョブカンワークフローは申請書フォーマットの作成や、初期設定を誰でも直感的に操作できるような設計になっています。

豊富な申請書テンプレート

ジョブカンワークフローには、50種類以上の申請書テンプレートが用意されているので、テンプレートに則って簡単に作成することができます。

マウスでクリック操作するだけで、稟議申請書や捺印依頼書、住所の変更届など、あらゆる申請書を作成可能。

また、過去の申請書をコピーして使用したり、チェックボックスや日付、数字、説明文など様々な項目を簡単に追加することもできるので、申請書作成が大幅に効率化されます。

申請書の作成可能数に制限がない点も大きな魅力です。


申請書の項目設定の画面


上の画像は、管理者が閲覧できるフォームの項目設定画面です。一覧の中から「フォーム」を選び、申請書を作成します。

操作性が高く、簡単に使いこなすことができるため、従来の紙やエクセルでの申請書作成よりも格段に早く申請書が作れるでしょう。

柔軟な承認経路も簡単に設定できる

さらにジョブカンワークフローでは、柔軟な承認経路設定が可能で、この設定作業も非常にかんたんです。

例えば、稟議書の承認経路は上長から社長に、口座変更届の承認経路は上長から総務にするなど、申請書の内容に応じて柔軟に設定することができます。

作成可能な経路の数に上限がないので、それぞれの申請書に合わせて、最適な承認経路を設定可能です。


承認状況画面

上の画像は、承認経路の状況をリアルタイムで確認している画面です。

誰が承認を済ませていて、誰が承認を済ませていないかを一目で確認することができます。

このような柔軟な承認経路の設定により、最低限の工数で承認漏れを防ぎ、業務を効率化することが可能です。

2.申請・承認の時間を1/3に削減できる!

ジョブカンワークフローを導入することで、申請・承認業務、過去の申請書の管理業務まで幅広い業務の時間を削減できます。

外出先からもスマホで申請・承認

ジョブカンワークフローはスマホにも対応しているため、外出先からでも容易に申請・承認ができます。

アプリ上で撮影した写真を添付できるなど、PCでなくても使いやすいように設計されています。

休暇申請のような、ぱぱっと申請してしまいたいような内容もその場で申請できるので、申請漏れのリスクが減ります。

承認者には、SlackやChatWork・メールで通知が届くので承認漏れが発生することもありません。

移動時間などの隙間時間を活用できるため、承認までの時間も短縮され、よりスムーズなワークフローが実現します。

スマホでの申請画面と承認画面

入力ミスを自動制御

申請・承認業務において、入力ミスによる差し戻しは大きな時間ロスに繋がります。

ジョブカンワークフローでは前述した通り、申請書の各項目に入力種別(文字・日付・数字・ラジオボタンなど)を設定できるので、入力ミス・入力漏れを防ぐような項目設定をしておくことが可能です。

3.電子契約サービスとの連携も可能

ジョブカンワークフローは電子契約サービス「クラウドサイン」と連携しています。

そのため、契約書の稟議申請から契約締結までを一気通貫して行うことが可能になります。

合意済みの契約書を添付してジョブカンワークフローで申請すると、承認完了後、署名依頼メールが届きます。

締結した契約書はクラウドサインからいつでも確認できるので、契約書を管理するという面でも便利な機能です。

紙の書類の運用やPDF化する作業が解消されるため、社内稟議から契約締結まで完全なペーパーレス化を実現したいと考えている場合にもおすすめです!

4.グローバル企業でも利用可能

ジョブカンワークフローは、英語対応しているシステムのため、海外に支社を持つようなグローバル企業でも活用できます。

従来は、海外支社への申請書作成で毎回英語に翻訳する手間が発生していた…という企業も、ジョブカンワークフローを利用すれば、ワンクリックで全文が英語に切り替わります


ワンクリックで全てが英語に切り替わる


申請書本文だけではなく、通知メールも全て英語に切り替わるため、英語ユーザーにストレスを与えることなく利用することが可能です。

この機能も、幅広い企業に受け入れられている理由のひとつです。

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ジョブカンワークフローの料金プラン

ジョブカンワークフローの月額費用は、1ユーザーあたり月額300円です。

初期費用・サポート費用は一切かからず、最低利用期間の縛りもありません。

また、ジョブカンワークフローはジョブカン経費精算と組み合わせることで安く利用することができるので、合わせて利用するのもおすすめです。

セットにすることで、ユーザー1人あたり月額100円分お得になります。

また、初期設定を代行してくれる初期設定プランもあるので、初めての場合でも安心して導入することが可能です。

ジョブカン経費精算は非常にコスパが高く、導入実績を急速に伸ばしています。ジョブカンワークフローを導入するなら、こちらの導入も必ず検討するようにしましょう!

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ジョブカンワークフローの他サービスと比較して優れている点

ここからはジョブカンワークフローを他の主要なワークフローシステムと比較していきます。

上記の表の通り、ジョブカンワークフローは、1ユーザーあたり300円という月額料金は業界最安値クラスの価格ということが分かります。

同じ月額300円で利用できるrakumoワークフローは、利用期間が最低でも12ヶ月〜という制限があり、なおかつGoogle Workspaceを導入することが条件とされているので、ジョブカンワークフローよりも導入ハードルは高いです。

また、ジョブカンワークフローは数名〜数千人規模まで利用することができるので、他のサービスと比較しても費用対効果の高さが分かります。

コスパ良く、クラウド上でワークフローシステムの運用したいと考えている場合におすすめです!

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ジョブカンワークフローの残念なポイント

反対に他のサービスと比較した時の、ジョブカンワークフローのデメリットとしてはオンプレミスやパッケージ版での利用はできないということが挙げられます。

ただ、オンプレミスのシステムでは、仕様変更の際には都度ベンダーに発注する必要があり、その度にコストが発生するのはもちろん、開発とテスト期間を含め反映までに時間がかかるなどのデメリットも多いです。

クラウドでの利用を考えている場合はジョブカンワークフローで問題ないと言えるでしょう。

ジョブカンワークフローを導入した経営者の声

起業LOG編集部が取材した、実際にジョブカンワークフローを導入した経営者の声をご紹介します。

株式会社サイトビジット 代表取締役

鬼頭 政人

2000年開成高校卒業。2004年東京大学法学部卒業。2005年司法試験合格。2006年慶應義塾大学大学院法務研究科修了(JD)。 2007年司法修習終了、弁護士登録(旧60期)。
2007年石井法律事務所入所。弁護士として企業に関わる中、より経営や財務面にも携わる機会を求めて2010年株式会社産業革新機構入社。2013年株式会社サイトビジットを起業。

移動中でもスマホから承認できるのが便利

ジョブカンワークフローは、弊社の社員から承認依頼がくるので、そこに承認、コメント/差し戻しなどに利用しています。
また、過去の承認を検索することもできます。
 
承認に関しては、スマートフォンのアプリからも可能です。そのため、移動中でも承認することができ、便利です。
ただ、アプリがウェブビューになっているのか、動作が少し遅いので、この点が解決されると、より使い勝手がよくなると考えます。

電子契約サービスNINJA SIGN 株式会社サイトビジット代表取締役CEO 鬼頭政人が注目しているSaaS 7選

 

ジョブカンワークフローの評判・口コミ

サービス

51〜100人

外部連携できるシステムが少ない

サービス導入前の管理方法を教えてください。

紙媒体で1つずつ細かく入力していました。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

仕事のフローにおいて書類作成などは毎回紙で印刷してから作成し、担当者や上司に印鑑をもらいにいくという手間と時間をかけていました。しかしジョブカンワークフローのシステムを導入してからは、ペーパーレスになったことで経費削減に繋がりました。システム上での作業で完結するため、大幅な時間短縮が実現した、というのがもっとも良かったと感じているところです。

不便だと感じた点を教えてください。

ジョブカン関連のシステムはいくつも導入しているのですが「ユーザーインターフェース」を統一してほしいです。氏名とメールアドレスといった超基本的な情報はほかのシリーズとも共有できていますが、役職等それ以外の多くの情報は共有ができないので、場合によっては毎回共有作業をしなければならないという手間が発生し、面倒です。

外部システムとの連携があまりにも出来なさすぎるのもまた気になります。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

外部ツールとの連携がしやすいとは感じませんでした。そもそも「連携できるシステムが少ない」というように感じました。

他の会社にもおすすめしますか?

書類作成が日々の業務になっている場合には、業界や業種問わずおすすめできます。ペーパーレスで経費削減できれば作業効率をあげられるからです。

メーカー

251〜500人

テレワークの負担軽減にも有効!

ー利用にかけている費用

月額で10万程度かけています。

サービス導入前の管理方法を教えてください。

紙によって管理していました。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

書面でのやり取り時間が省略され、現在の進捗状況などが簡単に分かるようになりました。

また、導入によって、紙のコストを削減できたほか、書類の保管が必要なくなったことで楽になりました。紙のあときは紛失事件などがありましたが、ジョブカンワークフロー導入してからそのようなこともなくなりました。

不便だと感じた点を教えてください。

不便だと思うことは、特にありませんでした。

他の会社にもおすすめしますか?

ジョブカンワークフローは、基本的にどんな会社でもおすすめできるサービスだと思います。現在はテレワークも進んでいるため、ネット上で行えるのはかなり負担軽減できるでしょう。

メーカー

31〜50人

ベンチャーから大企業まで幅広くおすすめ!

サービス導入前の管理方法を教えてください。

紙と判子による回覧や承認で管理していました。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

在宅や出先からでも、あるいは承認者が不在でも、様々なシーンで稟議が回覧できるようになったことが一番大きいです。

ジョブカン導入以前は、判子を貰うためだけに出社や帰社していました。申請者本人が稟議書を持って、複数の確認者や承認者を探し回る必要がありましたが、この手間が解消されたのは大きいと思います。不要なリマインドの手間も省けました。

添付資料を拡散されずにまとめられることもメリットです。

不便だと感じた点を教えてください。

システム上承認権限が無い人間が承認ボタンを押せてしまう点は、注意が必要だと感じました。

また、承認フローも案件や内容によって細分化している場合、ジョブカンでは対応できない点は改善が必要だと思います。

例えば、当社で反社チェックを確認するときは、企業の業種や営利・非営利で担当分けされてます。ジョブカン上は誰でも承認できてしまうため、お見合いや取り合いが一時的に生じてしまったことがありました。オフラインでの擦り合わせや連携が必要なのは難点です。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

これといった外部ツールは使用してはいませんが、ブラウザでの閲覧、添付資料のPDF化、Outlookでの進捗確認など、利便性は高いと思いました。

他の会社にもおすすめしますか?

社外からでも押印稟議が回覧できる点や、複数の承認者の回覧の手間が省ける点でメリットがあります。中小企業ベンチャーから大企業まで、様々な会社におすすめできると思います。

小売

101〜250人

全員承認までに時間がかかりかねない

サービス導入前の管理方法を教えてください。

各部署の上長にメールか口頭で直接決裁を取りに行っていました。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

自分が申請した履歴を全て確認できるところと、他の人とも共有できるところが良いと思います。

後任に引き継ぎを行なう際に、私が担当していた仕事をジョブカン上の申請内容ごと共有することで、スムーズに後任に引き継げました。

また、どんな内容でいくら利用したのかをすぐに調べられるところも便利です。事前承認されていることが形として残るので、安心して仕事ができます。

不便だと感じた点をおしえてください。

承認段階が多いと承認に時間がかかるところが不便です。

承認者がステップ1からステップ5まであるとすると、まずステップ1の人が承認しないと次のステップに進めません

急ぎの案件でできるだけ早く承認をとる必要があったのですが、ステップ1の承認者が休暇中だったためなかなか確認してもらえず、承認に時間がかかってしまいました。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

外部ツールと連携することがあまりないので分かりませんが、リンクURLを取得できるので、経理担当者に請求書をまわす際にリンクを貼ってメールで送れます。経理の人の確認はスムーズに行えていると思います。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。

前職ではジョブカンのようなツールを使っておらず、決裁者を探して決裁をとる必要があり、決裁者が海外出張しているときなどはなかなか手続きが進みませんでした。

このようなツールがあれば、若干のタイムラグがあったとしても確実に確認してもらえるので、まだ導入していない会社にはおすすめしたいです。

製造

51〜100人

1ユーザー300円で一気に作業効率化

ーサービスの使いやすかった点を教えてください。

管理で新しく導入した労務管理システム担当社員へ資料を作るときなどに、大変役立ちました。これまで作成後に必要だった上長への確認や承諾が一括でできるようになり、作業時間が一気に短縮されました。

不便だと感じた点を教えてください。

申請のフォームが少し見にくくて作業しづらいことがあります。申請画面に進むときに項目を選べず入力ができないのも不便だと感じました。

また、申請のところで行がズレてしまうことがあり、細かな点で不備や使いにくさを感じます。

他の会社にもおすすめしますか?

資料作りが多くて確認作業に時間がかかったり、部署をまたいで承認作業が必要な会社の方にはおすすめです。これがあると一気に作業が効率化して、これまでかかっていた時間が軽減するでしょう。1ユーザー300円という価格も安いです。

IT

251〜500人

ジョブカンシリーズ導入会社との連携がしやすい

サービス導入前の管理方法を教えてください。

他社のSaaSサービスのワークフローシステムを導入、カスタマイズし管理を実施していました。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

他社のSaaSサービスのワークフローシステムでは、ワークフローの変更や管理が煩雑で有識者が社内で2~3名程度しかいない状態なので、有識者が常に忙しい状況でした。

ジョブカンワークフローはマニュアルやワークフローの変更・調整がシンプルで簡単にできるので、ワークフローの管理担当者を10数名体制に増やせました。特に年末や年度末等のワークフロー管理が煩雑になる時期は、トラブル対応の時間が削減されて業務が効率化されてきています。

不便だと感じた点を教えてください。

ジョブカンワークフローへの乗り換え当初は、操作に不慣れなこともあり、不要な承認フローや承認間違いが多発していました。差戻し作業を管理者側で実施する必要があったので手間取りました。

ただし、導入から半年程度で利用者は大分慣れてきたので、トラブル発生率は下がっています。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

ジョブカン他サービス(勤怠管理、採用管理、労務管理、給与計算)との連携は、設定のみで実施できるためかなり便利です。

現在社内では複数の会社のシステムを導入していますが、操作性統一のためジョブカンシリーズを一式導入して連携を強めたいです。

他の会社にもおすすめしますか?

ジョブカンシリーズのサービスを既存で導入している会社は、連携がしやすいので特におすすめです。

初めてワークフローシステムを導入する会社の場合は、いきなり導入するとトラブルが多発するため、小規模で部署導入などができる会社に良いと思います。

サービス

1001人以上

オフィス集約されている会社は導入メリットあり

利用にかけている費用

大企業用に本部で若干割安の見積もりを取っていましたが、おそらく1人あたり100〜200円の契約をしていました。

サービス導入前の管理方法を教えてください。

自作の紙の勤怠カードに打刻をスタンプするようなアナログ形式。それを管理職がエクセルにまとめる形。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

アナログからの転換としては画期的に思えました。使用していた会社ではアルバイト多数、社員少数の会社で店舗ごとにパソコンが必ずあるので、IC打刻を全店舗で利用していました。サービス業でのIC打刻はパソコンがあるところに必ず打刻をする形を取れるので、アルバイトの不正打刻げ防げました。

要は、パソコンがあるところには社員が必ずいるので、最終的な月間の勤怠を調査する手間は省き、抽出したものを信じられるようになったので、勤怠締めはかなり楽になりました。

不便だと感じた点を教えてください。

パソコンがあるところで打刻できるメリットがある一方で、パソコンがあるところでしが打刻できません。大型の店舗では、アルバイトの現場から打刻場所までが遠い分、いつもより早く出勤しなければいけないという意見もありました。

例えば更衣室は1階にあり、事務所が7階にあって、勤務場所が離れているビルなどのケースです。社員はスマホから遠隔打刻していましたが、アルバイトにそれをさせてしまうと怪しい打刻などが出てきてしまう可能性もありました。店によっては延長ケーブルの利用や、分岐ケーブルを使ってるところもありました。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

特に思ったことはありません。最終的な勤怠締めの際は、結局紙に出力していました。打刻されたものが一覧で出るのは良いのですが、勤怠管理する法人専用のシステム連携みたいなのがあったら楽だったろうと思います。

他の会社にもおすすめしますか?

オフィス集約されている会社には導入メリットがあると思います。IC端末はおそらく誰もが持っているものなので、導入のしやすさもあるでしょう。

導入する前にルールは決めた方がいいです。中間管理職のパソコンで必ず出退勤するとか、出張の際は遠隔打刻OKで事前申請を会社にするとか。

また、社員限定になりますが、残業が当たり前の企業にもおすすめです。打刻意識を持たせて残業を減らすには良いと思います。

まとめ

この記事では、ジョブカンワークフローの特徴や評判、料金について解説しました。

ジョブカンワークフローは操作性が高く、従業員規模問わず利用できるため、ワークフローシステムの導入を考えているなら、まず検討してほしいサービスです。

また、1ユーザーあたりたった月額300円で利用ができるというコスパの良さもジョブカンワークフローの大きな魅力。

初期設定から、普段の申請・承認業務まで非常にかんたんな操作でできるので、自社のITリテラシーに不安を持っているという企業でも問題なく使えるはずです。

 

画像出典元:「ジョブカンワークフロー」公式HP

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