無料ワークフローシステムについて

【徹底比較】無料で使えるおすすめワークフローシステム9選!

記事更新日: 2021/07/20

執筆: 編集部

新しい働き方としてリモートワークが推奨される中で、あらゆる申請・承認業務をweb上で完結できる「ワークフローシステム」の導入を検討する企業が増えています。

ただ、「どんな機能があって、どれくらいコストがかかるか」「結局、自社に合ったシステムはどれなのか選べない」という悩みを抱える担当者は多いと思います。

そこで今回はお試し利用ができる無料プラン・無料トライアルがあるワークフローシステムを中心に、各サービスの導入メリットや料金を比較紹介していきます。

選び方のポイントやメリット・デメリットも解説しているので、ぜひ自社に合ったシステムを見つけていきましょう!

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IT戦略支援の専門家が取材協力!

今回は株式会社AnityA でIT戦略支援を行い、コーポレートITの立場でも数々のワークフローシステムを利用、比較検討してきた廣田 真一氏から、ワークフローシステムの選び方についてアドバイスを得ました !

この記事に登場する専門家

ワークフロー専門家 株式会社AnityA IT戦略支援

廣田 真一

株式会社ワークスアプリケーションズで会計/人事システムコンサルタントをしたのち、事業計画コンサルタント/PMOで独立。

その後株式会社ビズリーチにジョインしコーポレートITを務める。

現在はエンタープライズITの変革支援の株式会社AnityAでIT戦略支援を行いながら、株式会社NumberにてSaaS人材サービス:チャンピオンサーチ運営とI Tコンサルティング事業責任者を兼任している。
ワークフロー/会計/CRM/RPA 等、IT活用の浸透とIT人材活躍の場作りがミッション。

ビジネスサイドの課題解決を意識したバックオフィスシステム刷新企画の作成、計画推進のための社内外のステークホルダー調整が強み。

監修記事

廣田 真一さんが監修・コメントしている起業LOGの記事はこちら

 

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムには、申請・承認業務や書類手続きにまつわる課題を解決する機能が豊富に揃っています。

主な便利機能は下記の4つです。

フォーム作成

多彩なテンプレートをもとに会社独自の申請書フォームを簡単に作成。

承認ルート設定

承認経路の分岐など、複雑な承認フローも詳細に設定可能。
あらかじめ条件を指定しておくことで、承認分岐を自動で行なってくれるシステムもあります。

承認/コメント

スマホを使って承認作業ができるだけでなく、"コメント機能"によって確認作業もスムーズ。
申請経路や承認状況の可視化に役立ちます。

運用管理

権限設定を使ってセキュリティを高めたり、アラート機能で申請の停滞を防止したり…などスムーズな運用を助ける機能

 

おすすめの無料ワークフローシステム3選

1. コスパ抜群の王道ワークフロー『ジョブカンワークフロー 』


画像出典元:「ジョブカンワークフロー 」公式HP

特徴

ジョブカンワークフローは有料プランでも月額300円という業界最安水準ながらも、必要な機能が豊富に揃っているコストパフォーマンスの高さが特徴です。

50種類以上のテンプレートから社内のあらゆる申請書を簡単に作成できるほか、スマホやタブレットからも申請・承認をすることが可能です。

さらに、クラウドサインとの連携があるので、契約書といった社外向け書類のペーパーレス化も図れます。

無料プラン(機能制限あり)もありますが、有料プランに移行しても初期費用・サポート費用0円なのでコストの心配なく始められます。

株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家

廣田真一氏のアドバイス

自由度が高いワークフローシステム
ジョブカンワークフローは申請書の項目によって記載項目を変更できるなど、自由度が高いことが特徴です。

例えば、NDAに必要な項目と経費申請に必要な項目を条件によって出し分けるような申請書フォームを作成できます。 一つのフォームに複数の役割を持たせられる点が特徴になりますね。

費用に関しては非常にリーズナブルで、1ユーザーあたり300円で利用できます。 ワークフローシステムとしてやりたいことはだいたい実現できますし、コストパフォーマンスは高いのではないでしょうか。

一方、API連携はまだまだの印象です。フォームのカスタマイズ性が高い分、データの整合性が取りにくく、データ管理のハンドリングが難しいです。 そのためジョブカンワークフローのデータを別のシステム(会計システムやCRM)で使いたいというニーズが出てきた場合には、工夫が必要です。

SMBなどで、他システムとの連携等は考慮せず、承認&証跡管理をデジタルで始めたい企業におすすめのサービスです。

料金プラン

無料トライアル:あり(30日間)

【月額費用】
無料プラン:0円(機能制限あり)

ジョブカンワークフローは、ジョブカン経費精算と合わせて利用する企業も多いです。

  月額料金 初期費用・サポート費用
ジョブカンワークフロー 300円/1ユーザー 0円
ジョブカン経費精算 400円/1ユーザー 0円

 

最低利用料が月額5,000円なので、ワークフローのみの場合は17ユーザー以上を契約する必要がある点は注意が必要です。

詳しい料金は以下の資料で確認できます。

ジョブカンワークフロー 資料無料ダウンロード

 

 

2. 組織変更・人事異動時の管理もかんたんに!『rakumoワークフロー』


画像出典元:「rakumoワークフロー」公式HP

特徴

ジョブカンワークフローと肩を並べて人気な汎用型ワークフローシステムが「rakumoワークフロー」です。

Google Workspace と連携させ、ログインの共有化、ユーザー・グループ情報の反映、組織変更・人事異動時も楽に管理できる点がかなり評価されています。

料金プランもジョブカンと同じく300円/ユーザーと安価な設定になっているので、立ち上げ直後のベンチャーから上場企業まで幅広く導入されています。

導入する際に、Google Workspace(旧 G Suite)の導入が必要だったり、12か月単位での契約となる点は注意が必要です。

株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家

廣田真一氏のアドバイス

ITに苦手意識がある企業でも安心して導入できる
rakumoワークフローは、機能的に非常にシンプルで、誰でも簡単に申請フォームを作成できます。
 
またGoogle SpreadSheetを選択項目マスタとして活用できる機能があったり、Google Workspace (旧 G Suite)との強い連携も、rakumoワークフローならではの特徴になります。
 
価格も1ユーザーあたり300円とリーズナブルで、導入実績も多く、申請書テンプレートも豊富に用意されているため、ITに苦手意識がある企業でも安心して導入できるサービスと言えるでしょう。
 
APIも一通りそろっていますが、エンタープライズ向けシステム(PaaS)と比べるとやはり拡張性は少し低くくなるので、他システムでワークフローのデータを使いたい場合には、API開発支援を受けると良いと思います。
 
近年1,000人以上の規模の会社でも導入が進んでいるようですが、SMBなどで元々の紙運用を違和感なくデジタル化したい企業にもおすすめできるサービスです。

料金プラン

無料トライアル:あり(14日間)
【初期費用】:0円
【月額費用】:300円/1ユーザー

※別途Google Workspace利用料が必須

 

3. Excelの申請書をそのまま移行できる!『コラボフロー』

画像出典元:「コラボフロー」公式HP

特徴

コラボフローでは、Excelで作成した申請書をそのままWebフォームに変換できます。

使い慣れたExcelを利用できるので導入の負担が少なく、さらにフォームの追加・修正が運用中いつでも自由に行えるのが嬉しいポイントです。

申請金額や条件によって承認ルートを自動で分岐できる機能や、誰がどこを入力できるのか制限する機能など、レベルの高いワークフロー機能を利用できます。

クラウド版は月額500円、1名単位で契約できます。利用数を徐々に増やすことや千人単位の利用もできるので、小規模~大企業まで幅広い企業におすすめです。

推しポイント

・Excelからwebフォームが作成できる機能☜イチ押しポイント!
・リマインドメール機能
・決済データ改ざん防止機能
・マルチデバイス対応
・kintone連携

料金プラン

<コラボフロークラウド版>

無料トライアル:あり(30日間)
【初期費用】:0円
【月額費用】:月払い 500円/1ユーザー
       年払い 5,880円/1ユーザー

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その他のおすすめ無料ワークフローシステム

SmartFlow

画像出典元:「Smart Flow」公式HP

特徴

初期費用がかからず、20ユーザまでの利用であれば全ての機能を無料で使うことができます。

操作もシンプルでわかりやすく、ワークフローとして必要な機能は、ほぼ揃っているので、無料・または有料プランでも月額300円という低価格で利用可能なのはかなりお得に感じます。

申請数が30件/月という制限があるため、スモールスターターにおすすめのワークフローシステムです。

料金プラン

  • 20ユーザまで:無料
  • 21ユーザ~:月額300円/ユーザー

 

X-point Cloud

画像出典元:「X-point」公式HP

特徴

X-point Cloudは、30人以下~最大1,000人以上まで使用可能です。各種グループウェアとの連携が充実しており、組織間の情報共有活性化に繋がります。

提供タイプがクラウド版とパッケージ版の2種類あります。パッケージ版製品も定評がありますが、それをコストを抑えて同レベルの機能で使えるのが、X-point Cloud(クラウド版)です。

紙帳票をイメージした入力表を作成できるので、手書き感覚で入力できるのが大きな特徴です。

料金プラン

プリペイドプランは1年間の利用料金を全額前払いするプランです。

30日間の無料トライアルを試すことができます。

  初期費用 月額料金 契約期間
スタンダード 14万円 500円/1ユーザー 1ヶ月~
プリペイド 14万円+(475円×ユーザー数×12) 0円 12ヶ月

 

 

Styleflow

画像出典元:「Styleflow」公式HP

特徴

Styleflowは小規模~大規模企業向けのクラウド型ワークフローシステムで、外出先や遠隔地でも申請・承認・決裁できます。

ExcelやWordなどの既存資料のとりこみで入力画面を作成したり、Office365やGoogleWorkplaceの組織情報と連携できるなど、システム管理者の負担が小さいクラウド型ワークフローシステムです。

通知はメールの他、ChatworkやSlackでも受け取れるため、稟議・回覧の取りこぼし防止にも役立ちます。

料金プラン

無料トライアルが用意されています。

  • 初期費用:0円
  • 月額費用:300円/ユーザー

 

Check-in

画像出典元:「Check-in」公式HP

特徴

Check-inはスマートフォンを使った業務報告アプリですが、無料トライアルができる簡易ワークフローシステムとして使うことが可能です。

スマホやExcelを活用したシステムは誰もが簡単に使えるシンプルな設計で、業務の効率化を実現します。

ユーザーのITの活用に自信がなく導入を迷っている企業におすすめのシステムといえるでしょう。

料金プラン

30日間の無料トライアルがあります。

【有料プラン】

  • 初期費用:50,000円
  • 月額費用:500円~

月額料金はデータ保存期間や報告フォーム作成数により異なります。

 

GRIDY

画像出典元:「GRIDY」公式HP

特徴

GRIDYは、他社では有料の機能とされている部分も含め23機能が全て無料で利用できます

テレワークにも耐えうるアクセス制限などのセキュリティ対策もしっかりと装備している点も嬉しいポイントです。

ストレージ容量が1GBまでなので、足りなくなった場合には有料版「Knowledge Suite」へ。有料版では容量アップやサポートやスマホアプリ「GRIDY Smart Phone」が利用できます。

料金プラン

初期費用/月額費用:無料(ユーザー登録数/機能制限なし)

制限事項:

・全体のストレージ容量:1GBまで
・ファイル共有機能で扱うファイル容量:10MBまで
・サポート対象外

有料プラン(Knowledge Suite)基本料金:

初期費用:0円
月額費用:6,000円/月(税別)

上記はグループウェア機能のみ利用時の価格です。

 

iQube

画像出典元:「iQube」公式HP

特徴

iQubeはスケジュール管理・社内wikiなどが含まれたグループウェアの一機能としてワークフロー機能が使用できます。

ただし、ワークフロー機能にはコンテンツ数制限がかけられている点に注意が必要です。

有料プランの場合は月額400円と安価な上、十分なコスパを発揮できるので無料お試し後は有料プランへの移行をおすすめします。

料金プラン

ユーザ数は10名まで無料(コンテンツ制限:100個/個別機能ごと、人数制限:10IDまで)

有料プラン:月額400円~(コンテンツ/人数制限なし)

 

無料ワークフローシステムの4つの選定ポイント

1. 機能・人数・容量・期間の制限

無料プラン・無料トライアル期間中は、使用できる機能の一部制限やユーザー数・容量に制限がかかる場合が多いです。

自社で必要な機能をお試し利用できるか、事前に使用可能な機能の種類を確認しておきましょう。

また、無期限のプランを提供している場合と期間制限を設けている場合があるので、複数のシステムを期間限定でお試し利用する場合は、有料プランへの移行前に解約手続きを忘れないよう注意が必要です。

2. 申請書作成が簡単か

ワークフローシステムを導入してすぐ運用を始めるためには、申請書を簡単に作成できるかが重要なポイントです。

自社の運用状況にあわせて、「申請テンプレートの種類が豊富なもの」、「すでに利用中のExcelファイルを移行し申請フォームを作成できるもの」、「自社で使用しているフォーマットにカスタム変更が可能なもの」を選択しましょう。

3. 承認経路を細かく設定できるか

承認経路のバリエーションは各システムによって異なります。

部署や役職だけでなく、〇万円以上なら誰が決済する等、細かい設定ができるシステムがおすすめです。

4. 利用中のシステムとの連携機能があるか

経費精算システムやチャットツール、社内で使用しているアプリなどとの連携機能があるかは重要なポイントです。

ワークフローシステム内の情報を別システムに移行できたり、承認アラート通知をチャットツールで受け取ることができるようになるので非常に便利です。

無料ワークフローシステムのメリット3つ

1. いろいろなシステムを試せる

ワークフローシステムを使ったことがないまま、初期コストをかけて導入するのはなかなか難しいですよね。

無料ワークフローシステムなら、コストをかけることなく複数のシステムを試すことができます。

初めて導入を考えている企業や既存システムからの乗り換えを考えている企業など、無料ワークフローシステムは使用感を試すのにぴったりです。

2. オンラインで働ける環境を実現

テレワークを推進したいと思いながらも、未だに紙の書類作成・押印のための出社が必要、という企業も少なくないと思います。

ワークフローシステムの導入により書類手続きの流れや承認作業をweb上で完結できるようになるため、バックオフィス業務であってもテレワークができる環境を整えることができます。

入力ミスの防止機能やコメント機能など、リモート・オンラインでの作業をサポートする機能もあるので安心です。

3. 承認・決裁をスピードアップ

紙の申請書の場合は申請内容に合わせて各承認者を回らなければなりません。上長が長時間の会議や出張で、申請が滞ってしまったこともあるはずです。

システム上の承認経路に沿って進んでいくので、従来のように書類を持って回る必要や滞りがなく、承認・決裁がスピードアップします。

さらに、モバイル対応のシステムなら外出先やスキマ時間など、いつどこにいても申請・承認が可能です。

無料ワークフローシステムのデメリット2つ

1. アカウントやデータ容量の追加ができない

アカウント数やデータ容量など、無料で利用できる範囲には限りがあります。

社内には稟議書といった頻度の低いドキュメントよりも、見積書・発注書や時間外勤務届など頻度が高いものの方が多いはずです。

大容量で利用したいなど全社的な運用を考えているなら、将来的には有料プランへの切替えをおすすめします。

2. あくまで「お試し利用」/有料プランの方がお得

無料ワークフローシステムでは登録できるフォーム数が制限されています。

フォームの登録が制限されると一部のドキュメントしか電子化できず、このシステムの良さを活かしきれません。

無料のものと比較した場合、有料のほうがコストパフォーマンスという面で導入効果は大きいといえるでしょう。

まとめ

この記事では無料で利用できるワークフローシステム9選を紹介しました!

まずは無料プラン・無料トライアルのあるワークフローシステムでコスト面や使いやすさを確認してから、有料プランへ移行するのがおすすめです。

いろいろなシステムを比較検討して、自社の業務の流れに合うワークフローシステムを導入しましょう。


画像出典元:O-dan

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