記事更新日: 2023/08/07
新しい働き方としてリモートワークが推奨される中で、あらゆる申請・承認業務をweb上で完結できる「ワークフローシステム」の導入を検討する企業が増えています。
ただ、「どんな機能があって、どれくらいコストがかかるか」「結局、自社に合ったシステムはどれなのか選べない」という悩みを抱える担当者は多いと思います。
そこで今回はお試し利用ができる無料プラン・無料トライアルがあるワークフローシステムを中心に、各サービスの導入メリットや料金を比較紹介していきます。
選び方のポイントやメリット・デメリットも解説しているので、ぜひ自社に合ったシステムを見つけていきましょう！
今回は株式会社AnityA でIT戦略支援を行い、コーポレートITの立場でも数々のワークフローシステムを利用、比較検討してきた廣田 真一氏から、ワークフローシステムの選び方についてアドバイスを得ました ！
ワークフロー専門家 株式会社AnityA IT戦略支援
廣田 真一
株式会社ワークスアプリケーションズで会計/人事システムコンサルタントをしたのち、事業計画コンサルタント/PMOで独立。
その後株式会社ビズリーチにジョインしコーポレートITを務める。
現在はエンタープライズITの変革支援の株式会社AnityAでIT戦略支援を行いながら、株式会社NumberにてSaaS人材サービス：チャンピオンサーチ運営とI Tコンサルティング事業責任者を兼任している。
ワークフロー/会計/CRM/RPA 等、IT活用の浸透とIT人材活躍の場作りがミッション。
ビジネスサイドの課題解決を意識したバックオフィスシステム刷新企画の作成、計画推進のための社内外のステークホルダー調整が強み。
廣田 真一さんが監修・コメントしている起業LOGの記事はこちら
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このページの目次
ワークフローシステムには、申請・承認業務や書類手続きにまつわる課題を解決する機能が豊富に揃っています。
主な便利機能は下記の4つです。
多彩なテンプレートをもとに会社独自の申請書フォームを簡単に作成。
承認経路の分岐など、複雑な承認フローも詳細に設定可能。
あらかじめ条件を指定しておくことで、承認分岐を自動で行なってくれるシステムもあります。
スマホを使って承認作業ができるだけでなく、"コメント機能"によって確認作業もスムーズ。
申請経路や承認状況の可視化に役立ちます。
権限設定を使ってセキュリティを高めたり、アラート機能で申請の停滞を防止したり…などスムーズな運用を助ける機能
画像出典元：「ジョブカンワークフロー 」公式HP
ジョブカンワークフローは有料プランでも月額300円という業界最安水準ながらも、必要な機能が豊富に揃っているコストパフォーマンスの高さが特徴です。
50種類以上のテンプレートから社内のあらゆる申請書を簡単に作成できるほか、スマホやタブレットからも申請・承認をすることが可能です。
さらに、クラウドサインとの連携があるので、契約書といった社外向け書類のペーパーレス化も図れます。
無料プラン（機能制限あり）もありますが、有料プランに移行しても初期費用・サポート費用0円なのでコストの心配なく始められます。
株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家
廣田真一氏のアドバイス
無料トライアル：あり（30日間）
【月額費用】
無料プラン：0円（機能制限あり）
ジョブカンワークフローは、ジョブカン経費精算と合わせて利用する企業も多いです。
| 月額料金 | 初期費用・サポート費用 | |
| ジョブカンワークフロー | 300円/1ユーザー | 0円 |
| ジョブカン経費精算 | 400円/1ユーザー | 0円 |
最低利用料が月額5,000円なので、ワークフローのみの場合は17ユーザー以上を契約する必要がある点は注意が必要です。
詳しい料金は下記からDLできる資料で確認できます。
メーカー
51人〜100人
初めて使う人でもパッと見て使用できる
楽楽ワークフローに比べて表示が見やすく、初めて使う人でもパッと見て使用できると思います。
フローによって、承認ルートや、確認できるアカウントの制限など、細かく設定できる点も、会社の用途に合わせて使いやすいと感じました。修正機能があるので、ミスをしたときでも再度申請をし直さずに修正できることも助かっています。
小売/流通/商社
101人〜250人
全員承認までに時間がかかりすぎる
承認段階が多いと承認に時間がかかるところが不便です。
承認者がステップ1からステップ5まであるとすると、まずステップ1の人が承認しないと次のステップに進めません。
急ぎの案件でできるだけ早く承認をとる必要があったのですが、ステップ1の承認者が休暇中だったためなかなか確認してもらえず、承認に時間がかかってしまいました。
画像出典元：「rakumoワークフロー」公式HP
ジョブカンワークフローと肩を並べて人気な汎用型ワークフローシステムが「rakumoワークフロー」です。
Google Workspace と連携させ、ログインの共有化、ユーザー・グループ情報の反映、組織変更・人事異動時も楽に管理できる点がかなり評価されています。
料金プランもジョブカンと同じく300円/ユーザーと安価な設定になっているので、立ち上げ直後のベンチャーから上場企業まで幅広く導入されています。
導入する際に、Google Workspace（旧 G Suite）の導入が必要だったり、12か月単位での契約となる点は注意が必要です。
株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家
廣田真一氏のアドバイス
無料トライアル：あり（14日間）
【初期費用】：0円
【月額費用】：300円/1ユーザー
※別途Google Workspace利用料が必須
IT
251人〜500人
過去の承認案件などを直ぐに呼び出して確認しながら申請できる
申請経路がワークフロー種別によって設定できるので、その都度入れる必要が無くて便利です。
以前は細かい設定ができなかったためこのワークフローは誰経由で申請しなければいけないか、会社の承認経路を確認しながらやる手間が生じていました。また、過去の承認案件などを直ぐに呼び出して確認しながら申請できることも記載内容のミスを起こしにくくなりスムーズな承認、スムーズな業務遂行につながっています。
rakumoボードも使っているのでルールや一斉通知の重要連絡もあとから見つけやすくなりました。
IT
251人〜500人
承認ルートの変更は容易ではない
・いったん組織情報から外れる承認ルートを設定しようとすると、既定のワークフロー以外に一般的なワークフロールートを設定する必要がある。
・その時に限り、見直しや訂正をする必要があるが、途中のみの設定にならず、また最初に戻って１から設定をし直す必要がある。
画像出典元：「コラボフロー」公式HP
コラボフローでは、Excelで作成した申請書をそのままWebフォームに変換できます。
使い慣れたExcelを利用できるので導入の負担が少なく、さらに新規に作成する場合にも、Web上でパーツを並べるだけで簡単に申請書が完成。
フォームの追加・修正も、運用中いつでも自由に行えるのが嬉しいポイント。
申請金額や条件によって承認ルートを自動で分岐できる機能や、誰がどこを入力できるのか制限する機能など、レベルの高いワークフロー機能を利用できます。
クラウド版は月額500円、1名単位で契約できます。
利用数を徐々に増やすことや千人単位の利用もできるので、小規模～大企業まで幅広い企業におすすめです。
・Excelからwebフォームが作成できる機能☜イチ押しポイント！
・リマインドメール機能
・決済データ改ざん防止機能
・マルチデバイス対応
・kintone連携
最低５ユーザーから利用可能で、月額/年額利用料にはコラボフロークラウド版の利用料だけでなく、コラボフローサポートサービスの利用料も含まれている点も魅力です。
| プレミアムプラン | スタンダードプラン | |
| 月額費用（税別） | 800円／1ユーザー | 500円／1ユーザー |
| 年額費用（税別） | 9,400円／1ユーザー | 5,880円／1ユーザー |
| 無料ディスク容量 | 5GB × ユーザー数 | |
▶「パッケージ版」を利用する場合は、見積もりが必要となります。
▶少人数・特定部門での利用やイニシャルコストを抑えたい場合は、「クラウド版」がおすすめです。
サービス/外食/レジャー
51人〜100人
承認を得るまでの所要時間が一気に短くなった
導入以前は、毎回帳票を作成しては一つずつ印刷して、必要であれば印鑑をもらって、という管理していました。
導入後は新たに帳票を作成する手間がなく、エクセルで管理していたデータをそのまま流し込めたり、承認経路が図式化されているのでペーパーレスで最終確認までできました。そのため承認を得るまでの所要時間が一気に短くなり、データをそのまま作業フローとして回せるので、入力されているデータを自動吸い上げをして稟議内容にかけることができました。
導入前と比べると無駄な作業時間が圧倒的に減ったと感じています。
メーカー
101人〜250人
データをExcel化できない
階層の設定が少し難しく、複層階層や案件内容でルート識別ができず、やや単線の設定しかできないです。
できれば旅費申請や精算までやりたかったのですが、データをExcel化し、会計システムに連携できる機能がなかったため、稟議書、接待申請、帰省旅費申請のみにしか利用していません。
導入から年月も経過しているため、次期ワークフローを検討したいと思っています。
ワークフローシステムの公式HPにも載っていない、より詳細な料金情報を効率的に集めませんか？
起業LOG独自の取材や口コミ調査などで分かった、公式HPには載っていない料金情報をまとめました。
色々なサイトで詳しい料金情報を調べる手間を省いて、効率的にサービス比較をしませんか？
画像出典元：承認TIME公式HP
承認TIMEには、緊急時の飛び越し機能や過去の文書を閲覧しながら複写ができる機能、決裁済み文書を添付できる機能など、便利機能が多数搭載されているのがポイントです。
さらに、「Wovn.io」を連携させることで、システムを最大30か国語多言語対応させることが可能。
ボタンひとつで作成した申請書の内容が任意の言語に翻訳されるので、グローバル企業や外国人社員を雇用する企業にもおすすめのシステムです。
月額費用は10ID単位の料金になっており、10IDで3,000円の料金体系です。
多言語翻訳利用料は別途初期費用90,000円と月額費用30,000円~がかかります。
全ての機能を無料で試せる30日間無料トライアルがあります。
「バクラク申請（旧LayerX ワークフロー）」は、請求書や稟議書の入力･承認作業に手間と時間がかかり悩んでいる会社にはぴったりのツールです。
「バクラク申請」の自動入力機能なら、申請内容を入力する手間と時間を大幅に減らすことができます。
請求書AIクラウド「バクラク請求書（旧LayerXインボイス）」を導入することで、稟議システムから会計システムまで自動連携が可能になります。
購買や支払以外のさまざまな申請にも対応でき、幅広い部署で効果を発揮するでしょう。
基本料金は50名まで利用可能、それ以降は50名毎に＋10,000円 となります。
2週間～1ヶ月の無料トライアルあり。
契約は年間契約、12ヶ月分を一括払いとなります。
バクラク申請のみ利用する場合は、料金体型が異なるため、詳細はお問い合わせが必要となります。
画像出典元：「Smart Flow」公式HP
初期費用がかからず、20ユーザまでの利用であれば全ての機能を無料で使うことができます。
操作もシンプルでわかりやすく、ワークフローとして必要な機能は、ほぼ揃っているので、無料・または有料プランでも月額300円という低価格で利用可能なのはかなりお得に感じます。
申請数が30件/月という制限があるため、スモールスターターにおすすめのワークフローシステムです。
X-point Cloudは、ワークフロー運用に必要なきめ細やかな機能を実装しており、稟議にも完全対応しています。
ノーコードで勘案にフォーム作成が可能な上、1000以上のサンプルフォームも用意されているので、安心して運用をスタートできます。
多彩な連携機能と便利な検索・集計機能で社内のあらゆる業務を効率化することが可能です。
ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長
ワークフロー総研所長 岡本康広によるX-Pointのアピールポイント
1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。そして、2019年に株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。2020年よりワークフロー総研所長も兼務。
紙同然の初心者でもわかりやすいフォームを作成可能
月額制で利用できる「スタンダード」と、年額制（前払い）で利用できる「プリペイド」の2つのプランが用意されています。
X-point Cloudでは、導入を決定する前に操作性をイメージできる30日間の無料トライアルを試すことができます。
| 初期費用 | 月額料金 | |
| スタンダード | 0円 | 500円×ユーザー数 （月額払い） |
| プリペイド | 0円 | 475円×ユーザー数×12 （年額一括払い） |
画像出典元：「Styleflow」公式HP
Styleflowは小規模～大規模企業向けのクラウド型ワークフローシステムで、外出先や遠隔地でも申請・承認・決裁できます。
ExcelやWordなどの既存資料のとりこみで入力画面を作成したり、Office365やGoogleWorkplaceの組織情報と連携できるなど、システム管理者の負担が小さいクラウド型ワークフローシステムです。
通知はメールの他、ChatworkやSlackでも受け取れるため、稟議・回覧の取りこぼし防止にも役立ちます。
無料トライアルが用意されています。
画像出典元：「Check-in」公式HP
Check-inはスマートフォンを使った業務報告アプリですが、無料トライアルができる簡易ワークフローシステムとして使うことが可能です。
スマホやExcelを活用したシステムは誰もが簡単に使えるシンプルな設計で、業務の効率化を実現します。
ユーザーのITの活用に自信がなく導入を迷っている企業におすすめのシステムといえるでしょう。
30日間の無料トライアルがあります。
【有料プラン】
月額料金はデータ保存期間や報告フォーム作成数により異なります。
画像出典元：「GRIDY」公式HP
GRIDYは、他社では有料の機能とされている部分も含め23機能が全て無料で利用できます。
テレワークにも耐えうるアクセス制限などのセキュリティ対策もしっかりと装備している点も嬉しいポイントです。
ストレージ容量が1GBまでなので、足りなくなった場合には有料版「Knowledge Suite」へ。有料版では容量アップやサポートやスマホアプリ「GRIDY Smart Phone」が利用できます。
初期費用/月額費用：無料（ユーザー登録数/機能制限なし）
・全体のストレージ容量：1GBまで
・ファイル共有機能で扱うファイル容量：10MBまで
・サポート対象外
初期費用：0円
月額費用：6,000円/月（税別）
上記はグループウェア機能のみ利用時の価格です。
画像出典元：「iQube」公式HP
iQubeはスケジュール管理・社内wikiなどが含まれたグループウェアの一機能としてワークフロー機能が使用できます。
ただし、ワークフロー機能にはコンテンツ数制限がかけられている点に注意が必要です。
有料プランの場合は月額400円と安価な上、十分なコスパを発揮できるので無料お試し後は有料プランへの移行をおすすめします。
ユーザ数は10名まで無料（コンテンツ制限：100個/個別機能ごと、人数制限：10IDまで）
有料プラン：月額400円～（コンテンツ/人数制限なし）
無料プラン・無料トライアル期間中は、使用できる機能の一部制限やユーザー数・容量に制限がかかる場合が多いです。
自社で必要な機能をお試し利用できるか、事前に使用可能な機能の種類を確認しておきましょう。
また、無期限のプランを提供している場合と期間制限を設けている場合があるので、複数のシステムを期間限定でお試し利用する場合は、有料プランへの移行前に解約手続きを忘れないよう注意が必要です。
ワークフローシステムを導入してすぐ運用を始めるためには、申請書を簡単に作成できるかが重要なポイントです。
自社の運用状況にあわせて、「申請テンプレートの種類が豊富なもの」、「すでに利用中のExcelファイルを移行し申請フォームを作成できるもの」、「自社で使用しているフォーマットにカスタム変更が可能なもの」を選択しましょう。
承認経路のバリエーションは各システムによって異なります。
部署や役職だけでなく、〇万円以上なら誰が決済する等、細かい設定ができるシステムがおすすめです。
経費精算システムやチャットツール、社内で使用しているアプリなどとの連携機能があるかは重要なポイントです。
ワークフローシステム内の情報を別システムに移行できたり、承認アラート通知をチャットツールで受け取ることができるようになるので非常に便利です。
ワークフローシステムを使ったことがないまま、初期コストをかけて導入するのはなかなか難しいですよね。
無料ワークフローシステムなら、コストをかけることなく複数のシステムを試すことができます。
初めて導入を考えている企業や既存システムからの乗り換えを考えている企業など、無料ワークフローシステムは使用感を試すのにぴったりです。
テレワークを推進したいと思いながらも、未だに紙の書類作成・押印のための出社が必要、という企業も少なくないと思います。
ワークフローシステムの導入により書類手続きの流れや承認作業をweb上で完結できるようになるため、バックオフィス業務であってもテレワークができる環境を整えることができます。
入力ミスの防止機能やコメント機能など、リモート・オンラインでの作業をサポートする機能もあるので安心です。
紙の申請書の場合は申請内容に合わせて各承認者を回らなければなりません。上長が長時間の会議や出張で、申請が滞ってしまったこともあるはずです。
システム上の承認経路に沿って進んでいくので、従来のように書類を持って回る必要や滞りがなく、承認・決裁がスピードアップします。
さらに、モバイル対応のシステムなら外出先やスキマ時間など、いつどこにいても申請・承認が可能です。
アカウント数やデータ容量など、無料で利用できる範囲には限りがあります。
社内には稟議書といった頻度の低いドキュメントよりも、見積書・発注書や時間外勤務届など頻度が高いものの方が多いはずです。
大容量で利用したいなど全社的な運用を考えているなら、将来的には有料プランへの切替えをおすすめします。
無料ワークフローシステムでは登録できるフォーム数が制限されています。
フォームの登録が制限されると一部のドキュメントしか電子化できず、このシステムの良さを活かしきれません。
無料のものと比較した場合、有料のほうがコストパフォーマンスという面で導入効果は大きいといえるでしょう。
この記事では無料で利用できるワークフローシステム9選を紹介しました！
まずは無料プラン・無料トライアルのあるワークフローシステムでコスト面や使いやすさを確認してから、有料プランへ移行するのがおすすめです。
いろいろなシステムを比較検討して、自社の業務の流れに合うワークフローシステムを導入しましょう。
画像出典元：O-dan
