Google Workspace

3.9

記事更新日: 2021/08/31

執筆: 編集部

編集部コメント

Google Workspace は、全世界500万企業で導入されているグループウェアです。2020年10月に「G Suite」から「Google Workspace」へ名称が変わってリニューアルされました。

Google Workspaceのセキュリティは信頼性が高く、クラウド上でも安心して情報・管理・業務を共有できるのが特徴です。サービス内容のリニューアルが頻繁に行われるため戸惑う事がありますが、デメリットが少ないサービスです!

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1. コミュニケーションを強化

Web会議やGmail、Googleカレンダー共有など社内のシームレスなコミュニケーションが可能

2. スムーズで安全な情報共有

多様な形式ファイルの保存が可能!クラウドストレージ内のファイルを複数人で同時に編集できる

3. 信頼性の高いセキュリティ体制

Google のサーバーに安全に保存され、詳細なアクセス権限設定なども可能

良い点

月額680円/1人 ではじめることができ、手軽に導入できます。チャット感覚でドキュメントを編集できるので、リモートワークでの作業にも向いています。

悪い点

個人単位でアカウントを生成する必要があり、他のツールからの切り替えや全社で導入を決めた際には最初の導入リソースが予想以上にかかることが予想されます。

費用対効果:

アプリケーション自体は個人向けのツールとして無料で使うことが可能なため、一見するとコスパが優れているようには見えませんが、法人向けのサポート機能やセキュリティを考えると同様のサービスと比較しておすすめです。

UIと操作性:

ツールによりますが、操作性には優れています。 またメジャーなツールの為、わからない操作方法に関してもウェブ検索で多くの情報を得ることが可能です。

セキュリティ:

Googleの二段階認証も使用することができ、ログインの履歴も残る為セキュリティーレベルは高いです。

ツール連携:

Google自体が自社でツールを完結させることを目指していることもあり、連携ツールは多くありません。Slackやzapier、Salesforceなどのツールとの連携が可能です。この分野は今後も増えていかない可能性が高いです。

Google Workspaceとは?

Google Workspaceは、Google が提供するビジネス向けグループウェアです。

社内・社外への情報共有の効率化、事務作業の効率化、リモートワーク対応に役立つツールが全て揃っています。

Google Workspaceのアプリケーションは、シンプルなデザインで操作しやすく、誰でも使いこなせるように設計されている点が、世界中の企業で導入されている理由のひとつです!

すべてのプランに14日間の無料トライアルがあるので、各アプリケーションの操作性を試してから導入が可能です。

画像出典元:「Google Workspace」公式HP

情報共有・コミュニケーション

情報共有ツールの中でも、Gmail・Googleカレンダー・GoogleMeetは、特に定番の機能です。

Gmail 独自ドメインが利用できるメール機能
Google カレンダー Gmailとも連携している共有カレンダー
Google Chat チームのメッセージのやり取りツール
Google Meet 音声会議・ビデオ会議ツール
Google Currents
(「Google+」の後継ツール)
社内用SNS・コミュニケーションツール

 

データ作成・編集

Google ドキュメント 資料作成ツール
Google スプレッドシート 表計算など
Google スライド プレゼン資料作成など
Google フォーム アンケート作成・スプレッドシートで集計・分析できる機能
Google Keep オフラインでも使えるメモ帳
Google サイト サイトを簡単に作成できる機能
Jamboard デジタルホワイトボード機能

 

情報の保管・検索機能

Google ドライブ(30GB~5TB) ファイルの保管・共有ができるクラウドストレージ
Cloud Search Google Workspace内の一括検索機能


Cloud Searchは、Business Standard / Business Plus / Enterprise プランへの加入が必要です。

情報のセキュリティと管理

Google Valut データを保護して安全に保管するアーカイブ機能
Google Endpointo APIを開発・管理・保護する機能
Google Admin(管理コンソール) 管理者がドメイン全体の設定・管理する機能
Google Work Insights 管理者がGoogle Workspaceの利用状況、勤務形態、チーム間のコラボレーションなどのデータ分析する機能


Valutは、Business Plus / Enterprise プランに加入が必要です。

Google Workspaceの特徴4つ

1:共有機能と連携業務に強いグループウェア

Google Workspaceは、WordやExcelなど多様な形式のファイルをオンラインで閲覧・編集することができるため、共有機能と連携業務に強い特徴があるグループウェアです。

会社業務で社内・社外向けのクラウドストレージとして利用すると、メール添付やUSBなどのデータやりとりと比較して、圧倒的に情報共有が効率化されます!

また、会社のドメインを使ったビジネス用メールアドレスの取得ができ、カレンダー、Web会議システム、コミュニケーションツール、一括管理機能など「ネット上で業務を行うために必要なツール」がGoogle Workspace一つで揃います。

 

編集箇所が色別に表示

Googleストレージ内では、「誰がどこを編集したか」色別で表示されるため、編集箇所が一目でわかります。

この共同作業できる機能は、Google Workspaceが他社サービスより優れているポイントのひとつです。

他のユーザーがどこを編集しているの色別に可視化されている

 

細かいアクセス権限の設定が可能

Google Workspaceは、アクセス権限をファイルごと・フォルダごとなど細かく設定できます。

アクセス権限の付与・削除も簡単で、不要な人にデータを見られないように設定ができるため、安心して共有利用できると評判です。

2:ファイルと変更履歴がすべて自動保存される

Googleのクラウドストレージで行われた作業・動作は、「保存する操作」がなくても自動で保存されます。

他のシステムではデータ保存ミスや消えてしまうといった保存トラブルがありますが、Googleでは全てが自動保存されるため、そういった心配がありません。

また、編集作業だけでなく、作成者、編集した人、編集箇所も全て自動で記録されるため、どういった経緯でドキュメント編集されてきたかを全てさかのぼって確認が可能です。

社内・社外からアクセスしてきた人・編集した人が履歴に残るのため、大勢の人と共有できるクラウドストレージとして利用ができます。

3:管理者がアカウントを一括管理

Google Workspaceは、管理者にアカウントの追加・削除を一括で管理できる設定権限を持たせています。

従業員の入退社・人事異動の際のアカウント管理が管理者の責任をもって追加・削除が可能です。

また、管理コンソールから従業員の利用状況を監視できるため、安全に会社のデータ運用ができます。

管理コンソールからGoogle Workspace内の利用状況が確認できる

 

4:データ移行のサポートがあり、導入しやすい

Google Workspaceは、アカウントを作成するだけで即導入可能です。導入後は初期設定が完了次第、利用開始できます。

他のシステムから乗り換える場合もデータ移行のサポートや相互利用機能もあるため、導入しやすいと評判です。

Gmailは、Outlookからデータを移行したり、他のメールサービスとの同期ができるため、乗り換えもスムーズです。

Google Workspaceのデメリット2つ

1:サービスのリニューアルが頻繁に行われる

Google Workspaceは、サービスや機能の更新・変更のサイクルが早いのが特徴です。利用者がアップデート情報を知らず「突然新機能が始まった」と感じることもあります。

しかしこれは、Googleが常にアップデート重ねて利便性とセキュリティ対策の強化を行われているということなので、新機能を使いこなすことで会社のデータ管理と業務効率化をさらに加速することにも繋がります。

Google Workspaceのアップデートが行われた際は「アップデート後、管理設定に変更はないか」を確認してから利用しましょう。

また、ドキュメントやスプレッドシートの新規機能には「新規」というマークが現れるので分かりやすくなっています。

2:各アプリケーションの機能がシンプル

Google Workspaceの各アプリケーションは、シンプルな機能で、誰でも使いやすい操作性が特徴です。

一方で、「表計算や分析機能の細かさ」や「資料作成時のデザインテンプレート数」などは他のシステムより劣勢なので、Google Workspaceを導入する前に「自社に必要な機能」と「なくても良い機能」を見極めましょう。

Google Workspaceを導入すべき企業

テレワークや情報共有を強化したい企業

Google Workspaceの導入は、クラウ上にもう一つのオフィスが出来るイメージです。

会社の規模や業種問わず、日常的な業務とWeb会議、社内外のコミュニケーションを全てシームレスに行いたい会社に向いています

また、会社側でシステムの保守・点検等が不要で、従業員のアカウント管理も一括管理できるため、手間なくシステムを利用できます。

情報を一元管理したい企業

Google Workspaceは、他のグループウェアよりも、リアルタイムで情報共有やコミュニケーションを行うことに優れています。

一か所に情報がまとまる事で、保存先が不明などの情報を探す時間ロスがなくなります。

また、ストレージの容量も気にせずに効率的な情報共有と保存が可能です。

分散している情報を整理したい・複数利用しているシステムをまとめたい企業は導入を検討しましょう。

Google Workspaceの料金プラン

Business Starter Business Standard Business Standard Enterprise
¥680 ¥1,360  ¥2,040 要・問い合わせ

※料金は1ユーザーあたりの月額です(税抜価格)

すべてのプランに14日間の無料トライアルが用意されています。

Google Workspaceの3つの料金プランによって変わるのは、主に「クラウド容量」「ビデオ会議人数」「管理の設定機能の細かさ」です。

加入する料金プランは、Business Starterを基準に検討する事をお勧めします。

ストレージ容量の限界が迫るなど必要になってから料金プランを引き上げましょう。

ちなみに、下記のサービスは全プランで利用できます。


出典画像元:「Google Workspace」公式HP

Google Workspaceセキュリティの信頼性

Google Workspaceのセキュリティ体制は「Google Workspaceセキュリティ・ホワイトペーパー」で詳細に解説されています。

Googleが行っているセキュリティ対策を公開しているので、重要データを預ける事への不安点が少ないと評判です。

Google Workspaceは、セキュリティ対策のアップデートも頻繁に行われているので、セキュリティ対策をしっかり取り組んでいると言えます。

Googleは顧客データにアクセスしていない

Google Workspaceで保存・編集しているデータ内容をGoogleが内容確認やスキャンすることはありません。

Googleは「データを所有しているのは Google Workspace のお客様であり、Googleではない」と考えているため、重要データを安心して保存できます。

ユーザーが削除したデータは、180日以内にGoogleシステム上から完全に削除されるようになっています。ごみ箱内にデータが残ってしまうこともありません。

強力なセキュリティ基盤を持っている

Google Workspaceは、料金プランに関係なく強力なセキュリティを提供しているため、安心して利用できるグループウェアとして信頼されています。

さらにGoogle Workspaceのチャット、メール、ドライブ上のファイルデータはすべて暗号化保存されている点も安心のポイントです!

Google Workspaceのチャット、メール、ドライブ上のファイルのデータは暗号化保存されています。

24時間体制のモニタリングを実施

Google Workspaceでは、24時間365日常時監視、データ保全やハッキング対策など、多くのセキュリティ対策が行われています。

Googleのサーバーは、定期的に第三者機関からの監査を受けて高度なセキュリティ体制を維持しているので、安心してデータ保存が可能です。

Google Workspaceの導入方法


赤枠を入力して申し込みます。

Google Workspaceの導入手順

①料金プランを選択し、申し込む ビジネスで利用するドメインを登録します。
②管理コンソールにアクセスする 管理者がユーザー アカウントを作成すると、パスワード、メールアドレスが提供されます。
③管理コンソールから初期設定を行う 設定したドメインを利用して第三者がGoogle Workspaceに申し込みをできないようにドメインを保護します。Gmailの有効化を行います。
④既存データをGoogle Workspace に移行する ユーザーのメール、連絡先、カレンダーを Google Workspace アカウントに読み込みます。
⑤チームを作成して管理する チームメンバー アカウントを設定し、IDを管理します。
⑥組織のアカウントを設定する 会社のロゴ設定、セキュリティ設定(2段階認証・アクセス権限など)を行います。
⑦従業員へ周知し、利用開始する


管理コンソールの画面

Google Workspace導入後は、上記の管理コンソール画面から各アプリケーションの初期設定を行います。他のシステムとの連携や同期、会社ドメインのメールアドレス作成も管理コンソールから設定できます。

初期設定では必ず「セキュリティの設定」を確認し、高いセキュリティ設定を行いましょう。

各アプリケーションの設定が完了したら、従業員へ周知して利用開始となります。

「Google Workspace」と「Microsoft 365」で悩んだら

Google Workspaceとよく比較されるグループウェアは、Microsoft社が提供するMicrosoft 365です。

Google Workspaceは、リモートなど場所を選ばずに仕事を進めるなど「複数の人とファイルを共有・同時作業を重視した設計」になっています。

Microsoft 365は、オフライン作業が可能、資料作成の自動化機能が充実しており、ExcelやAccessなどのデータ分析機能に強いのが特徴です。

共有と連携を重視するならGoogle Workspaceがおすすめです。

Google Workspace とMicrosoft365の名称の相互表

Google WorkspaceとMicrosoft 365は、名称が違いますが提供しているアプリケーション内容はほぼ同じです。

  Google Workspace Microsoft 365
メール Gmail Outlook、Exchange Online
ストレージ Googleドライブ
(30GB~5TB)
OneDrive
(1TB~5TB)
文書作成 Googleドキュメント Word
表計算 Googleスプレッドシート Excel
プレゼンテーション Googleスライド PowerPoint
ビデオ会議 Google Meet Microsoft Teams
スケジュール Googleカレンダー Outlook
ノート Google Keep OneNote

 

Google Workspaceの評判・口コミ

IT

51〜100人

大量のデータや書類を顧客対応のために保存する必要がある会社には便利

利用にかけた費用

月額12~13万円くらい

使いやすいと感じた点を教えてください。

社内の共有ファイルはNASとファイルサーバーで管理していましたが、容量が限られているため、プロジェクトが完了した後にデータをdvdやhdに移すことがありました。

  • Gドライブのビジネス版では容量を気にしなくていいこと
  • コストがそれほどかからないこと
  • googleでセキュリティに問題がないこと

などが導入の決めてになりました。

ファイル容量が無制限に使用できる点です。また、共有ドライブのフォルダごとにアクセス権を設定できるため、部署単位、プロジェクト単位でフォルダ作成すれば機密性を上げることができます。削除したデータを復元したり、更新履歴を見られたりする点も、誤ってファイルを削除しなくてすむので便利です。

不便だと感じた点を教えてください。

多数のファイルをアップロードする際に、通信速度が遅くなることがある点です。対処法としては、ソースコードや解析データをあげるときは、圧縮して1つのファイルにまとめるようにしています。また、複数人で同じファイルを扱う場合に上書きされてしまうケースがありるのも困ります。上書きされた際の通知機能があると嬉しいです。

他の会社にもおすすめしますか?

中規模の会社で、大量のデータや書類を顧客対応のために保存しておく必要がある会社には便利だと思います。ただし、一度に、または頻繁にアップロード・ダウンロードするファイル数が多い会社にはあまりおすすめできません。

メーカー

2〜10人

端末を選ばずにメールでやり取りできる

使いやすいと感じた点を教えてください。

  • オンラインドキュメントの共有、共同編集などが簡単な点
  • メーラーを使用せずログインすれば、端末を選ばずメールできる点

不便だと感じた点を教えてください。

年配の人にとっては利用方法がわかりにくいようで、操作方法の説明や共有などに苦労した。また、導入当初は利用できる関数がMicrosoftOfficeツールとの差があった。画像の挿入や調整などの操作性が悪く、改善されるまでは非常に不便だった。

他の会社にもおすすめしますか?

端末を選ばずにメールでやり取りできる点、Googleとしてプラットフォームが大きく使いやすい点など、おすすめできるポイントが多いように思う。

教育

51〜100人

メール・ストレージ・オフィスが利用できるようになる

利用にかけた費用

ランニング:1,500円くらい(1ライセンス)

導入に至った決め手を教えてください。

クラウドで安価に導入できるサービスだったため。主にメール、スケジュール共有、データのリアルタイム共有を可能する機能を求めていいました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

スプレッドシートやスライドなど、Microsoftオフィスと互換性が高く、WEBベースで利用できる点を評価しています。端末依存しなくて良い部分が使いやすいと感じました。ファイル共有もGoogleドライブで簡単にできるため、業務効率はよかったです。

不便だと感じた点を教えてください。

ネットワークに依存する部分が大きいため、オフラインだと利便性が落ちます。また、互換利用はOffice系なので、業務支援ツールの作成やマクロ等の組み込みには向いていないと感じました。

アカウントがgoogleアカウントとなるため、プライベート用の個人アカウントと切替忘れに注意するのも、神経を使って面倒ではありました。

外部連携はしやすいと感じましたか?

外部ツールになるかは分かりませんが、マイクロソフトオフィスとの連携はしやすかったです。互換性が高いため、ほぼそのままでマイクロソフト側でデータが使えました。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。メールとストレージ、オフィスが利用できるようになるため、トータルコストは安く抑えられるようなると思います。従業員があまり多くなく、オフィス製品やメール等にコストをかけたくない会社に向いているでしょう。

IT

101〜250人

中小規模の会社におすすめ

利用にかけた費用

1,360円月/ユーザー

使いやすいと感じた点を教えてください。

今までファイルサーバ上で管理していたOfficeファイルをSheetsやDocsに移行することで、Google Workspaceのクラウド上で管理ができるようになった。アクセス権限の管理や履歴管理を一括で行いやすくなったので便利だと感じた。

不便だと感じた点を教えてください。

ユーザビリティがインターネット回線の帯域に依存することがある点がやや不便。コロナ禍で各社員が自宅から利用する際に、一部社員は上手く利用できないケースが発生していた。対処法として、該当社員にはモバイルルーターを提供して安定したインターネット回線を利用してもらうようにしたが、その対応やかかったコストにはあまり納得いっていない。

外部連携はしやすいと感じましたか?

Slackなど外部ツールとの連携がとても簡単に実施できる。書類の展開などでSlackのWorkFlowと連携しやすいため、社内の手続きが簡単になった。

他の会社にもおすすめしますか?

中小規模の会社におすすめ。大規模の会社では一括管理をするために専用の管理ツールと設定が必要で、管理者の負担が大きくなりそうなので、導入計画をしっかり立てて検討することをおすすめする。

メーカー

251〜500人

スタートアップ企業などにおススメ

初期費用・月額費用・料金プラン名等 

初期なし、月額約1,360円/1ユーザー、BusinessStandardプラン 

利用期間 

2017年10月〜2021年9月現在も継続利用中 

導入に至った決め手を教えてください。 

・サーバ運用からの解放と安定稼働の確保 

・クラウドへプラットフォーム移すことで必要な情報に外部からアクセスができる 

・Gmailはプライベートでもよく使われているツールで利用者が操作しやすい 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

前職ではサイボウズオフィスとDesknetsの一部機能だけ使っていた。現在は、メールやファイル管理までトータル的に利用できるグループウエアのため、各アプリ間での連携が可能で、vaultで統合的な情報監査もできるので、システム運用が楽になった。 

不便だと感じた点を教えてください。 

クラウドサービスのため、関連するサービスがダウンすると、情報システム基板がほぼ使えなくなり、業務が進まなくなる。
 

外部連携はしやすいと感じましたか? 

サテライトオフィスを使っており、組織アドレスやワークフロー機能がアカウント連携できて楽。 

他の会社にもおすすめしますか? 

専門知識に乏しい会社や、スモールスタートでビジネス始めたい会社にはおすすめ。ビジネスに必要なツールが一式揃っていて、費用も手軽で、専門的な設定作業なくすぐに使えるため。

サービス

1001人以上

複数の部署や店舗で使うならおススメ

利用期間 

2018年〜2021年9月現在も使用中

使いやすいと感じた点を教えてください。 

ファイルのアップロードが簡単。また、デスクトップ上にフォルダショートカットを作成ができるため、web上で操作をしなくても素早く目的のファイルやフォルダを閲覧・編集できる。g-maleと連携しているため起動が素早い。

不便だと感じた点を教えてください。 

目的のファイルを探したいが名称や保存場所があやふやだった場合に、一部名称などで検索をすると、共有アイテム、共有ドライブ、マイドライブ全てからヒットしてしまうのが、目的のファイルを探すのに手間取ってしまうため困る。

また、社内の管理権限によるものもあるが、自身の異動などに伴うファイル整理の際に、異動先とフォルダの共有を行いたくても制限されてしまう。共有してから個人で編集ができないので不便。(私が機能を知らない可能性もあるが、方法がわかりにくいので編集できないままである)

外部連携はしやすいと感じましたか?

Googleの提供するサービスとの連携はもちろん良いと感じる。

特にドライブとスプレッドシートの連携は今や必須。ドライブ内でスプレッドシートを編集し、それをダウンロードすることなく共有できるので、煩わしさがない。他店舗との連携も取りやすくなった。

他の会社にもおすすめしますか? 

複数部署・店舗との情報の共有や連携を必要とする環境であればおすすめ。単一部署や1店舗のみであれば、メリットを見出せないと感じる。

IT

2〜10人

アカウント移行など引継ぎがスムーズ

利用期間 

2019年9月~2021年9月現在も利用中 

導入に至った決め手を教えてください。 

会社ドメインのメールをブラウザで閲覧するため、共有フォルダとしての利用を考えて導入。比較したのはOffice365だが、会社ドメインのGmail化の方がずっと便利だったのと、元々Googleカレンダーを利用していたので、すべて統一したいという意向でGsuiteを導入。
 

使いやすいと感じた点を教えください。 

メールアドレスの受信設定などが必要なく、ブラウザ上でログインするだけですべて完結できるのが便利だった。退職者が出た際も、メールの情報や共有フォルダ、その他スプレッドシートなどをほかのアカウントへ簡単に移行できて、引継ぎが非常にスムーズだった。
 

不便だと感じた点を教えてください。 

Google Meetが使いにくかった。会議に利用するには問題ないが、通常業務の報告などにGoogle Meetのチャットを利用すると、写真の添付が煩わしいなどが気になった。そのため、チャット機能のみ「Chatwork」に移行した。 

他の会社にもおすすめしますか? 

外部に漏れてはいけない個人情報が多く、退職者も一定数出る業種なので、引継ぎなどで確実にデータを残せて、セキュリティ的にも問題のないツールとしておすすめ。税理士法人や監査法人に多く導入支援を行った。 

まとめ

当編集部も導入しているGoogle Workspace。何より電車での移動中などの外出時でも、スマホやタブレットから閲覧・編集ができるのが大変助かります。

次の打ち合わせ前に前回の打ち合わせのメモを確認することもできますし、作成されたファイルを社内の誰が、どの部分を編集したのかログが残るので情報の管理ツールとしても適しています。

同時編集などの法人で複数の人と共同利用するためにグループウェアを導入するなら、Microsoft 365よりもGoogle Workspaceを導入することをお勧めします。

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画像出典元:「Google Workspace」公式HP

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