Google Workspace は、全世界500万企業で導入されているグループウェアです。2020年10月に「G Suite」から「Google Workspace」へ名称が変わってリニューアルされました。
Google Workspaceのセキュリティは信頼性が高く、クラウド上でも安心して情報・管理・業務を共有できるのが特徴です。サービス内容のリニューアルが頻繁に行われるため戸惑う事がありますが、デメリットが少ないサービスです!
Google Workspace は、全世界500万企業で導入されているグループウェアです。2020年10月に「G Suite」から「Google Workspace」へ名称が変わってリニューアルされました。
Google Workspaceのセキュリティは信頼性が高く、クラウド上でも安心して情報・管理・業務を共有できるのが特徴です。サービス内容のリニューアルが頻繁に行われるため戸惑う事がありますが、デメリットが少ないサービスです!
記事更新日: 2024/10/02
このページの目次
Google Workspaceは、Google が提供するビジネス向けグループウェアです。
社内・社外への情報共有の効率化、事務作業の効率化、リモートワーク対応に役立つツールが全て揃っています。
Google Workspaceのアプリケーションは、シンプルなデザインで操作しやすく、誰でも使いこなせるように設計されている点が、世界中の企業で導入されている理由のひとつです！
すべてのプランに14日間の無料トライアルがあるので、各アプリケーションの操作性を試してから導入が可能です。
画像出典元：「Google Workspace」公式HP
情報共有ツールの中でも、Gmail・Googleカレンダー・GoogleMeetは、特に定番の機能です。
| Gmail | 独自ドメインが利用できるメール機能 |
| Google カレンダー | Gmailとも連携している共有カレンダー |
| Google Chat | チームのメッセージのやり取りツール |
| Google Meet | 音声会議・ビデオ会議ツール |
| Google Currents （「Google+」の後継ツール） |
社内用SNS・コミュニケーションツール |
| Google ドキュメント | 資料作成ツール |
| Google スプレッドシート | 表計算など |
| Google スライド | プレゼン資料作成など |
| Google フォーム | アンケート作成・スプレッドシートで集計・分析できる機能 |
| Google Keep | オフラインでも使えるメモ帳 |
| Google サイト | サイトを簡単に作成できる機能 |
| Jamboard | デジタルホワイトボード機能 |
| Google ドライブ（30GB～5TB） | ファイルの保管・共有ができるクラウドストレージ |
| Cloud Search | Google Workspace内の一括検索機能 |
Cloud Searchは、Business Standard / Business Plus / Enterprise プランへの加入が必要です。
| Google Valut | データを保護して安全に保管するアーカイブ機能 |
| Google Endpointo | APIを開発・管理・保護する機能 |
| Google Admin（管理コンソール） | 管理者がドメイン全体の設定・管理する機能 |
| Google Work Insights | 管理者がGoogle Workspaceの利用状況、勤務形態、チーム間のコラボレーションなどのデータ分析する機能 |
Valutは、Business Plus / Enterprise プランに加入が必要です。
Google Workspaceは、WordやExcelなど多様な形式のファイルをオンラインで閲覧・編集することができるため、共有機能と連携業務に強い特徴があるグループウェアです。
会社業務で社内・社外向けのクラウドストレージとして利用すると、メール添付やUSBなどのデータやりとりと比較して、圧倒的に情報共有が効率化されます！
また、会社のドメインを使ったビジネス用メールアドレスの取得ができ、カレンダー、Web会議システム、コミュニケーションツール、一括管理機能など「ネット上で業務を行うために必要なツール」がGoogle Workspace一つで揃います。
Googleストレージ内では、「誰がどこを編集したか」色別で表示されるため、編集箇所が一目でわかります。
この共同作業できる機能は、Google Workspaceが他社サービスより優れているポイントのひとつです。
Google Workspaceは、アクセス権限をファイルごと・フォルダごとなど細かく設定できます。
アクセス権限の付与・削除も簡単で、不要な人にデータを見られないように設定ができるため、安心して共有利用できると評判です。
Googleのクラウドストレージで行われた作業・動作は、「保存する操作」がなくても自動で保存されます。
他のシステムではデータ保存ミスや消えてしまうといった保存トラブルがありますが、Googleでは全てが自動保存されるため、そういった心配がありません。
また、編集作業だけでなく、作成者、編集した人、編集箇所も全て自動で記録されるため、どういった経緯でドキュメント編集されてきたかを全てさかのぼって確認が可能です。
社内・社外からアクセスしてきた人・編集した人が履歴に残るのため、大勢の人と共有できるクラウドストレージとして利用ができます。
Google Workspaceは、管理者にアカウントの追加・削除を一括で管理できる設定権限を持たせています。
従業員の入退社・人事異動の際のアカウント管理が管理者の責任をもって追加・削除が可能です。
また、管理コンソールから従業員の利用状況を監視できるため、安全に会社のデータ運用ができます。
管理コンソールからGoogle Workspace内の利用状況が確認できる
Google Workspaceは、アカウントを作成するだけで即導入可能です。導入後は初期設定が完了次第、利用開始できます。
他のシステムから乗り換える場合もデータ移行のサポートや相互利用機能もあるため、導入しやすいと評判です。
Gmailは、Outlookからデータを移行したり、他のメールサービスとの同期ができるため、乗り換えもスムーズです。
Google Workspaceは、サービスや機能の更新・変更のサイクルが早いのが特徴です。利用者がアップデート情報を知らず「突然新機能が始まった」と感じることもあります。
しかしこれは、Googleが常にアップデート重ねて利便性とセキュリティ対策の強化を行われているということなので、新機能を使いこなすことで会社のデータ管理と業務効率化をさらに加速することにも繋がります。
Google Workspaceのアップデートが行われた際は「アップデート後、管理設定に変更はないか」を確認してから利用しましょう。
また、ドキュメントやスプレッドシートの新規機能には「新規」というマークが現れるので分かりやすくなっています。
Google Workspaceの各アプリケーションは、シンプルな機能で、誰でも使いやすい操作性が特徴です。
一方で、「表計算や分析機能の細かさ」や「資料作成時のデザインテンプレート数」などは他のシステムより劣勢なので、Google Workspaceを導入する前に「自社に必要な機能」と「なくても良い機能」を見極めましょう。
テレワークや情報共有を強化したい企業
Google Workspaceの導入は、クラウ上にもう一つのオフィスが出来るイメージです。
会社の規模や業種問わず、日常的な業務とWeb会議、社内外のコミュニケーションを全てシームレスに行いたい会社に向いています。
また、会社側でシステムの保守・点検等が不要で、従業員のアカウント管理も一括管理できるため、手間なくシステムを利用できます。
情報を一元管理したい企業
Google Workspaceは、他のグループウェアよりも、リアルタイムで情報共有やコミュニケーションを行うことに優れています。
一か所に情報がまとまる事で、保存先が不明などの情報を探す時間ロスがなくなります。
また、ストレージの容量も気にせずに効率的な情報共有と保存が可能です。
分散している情報を整理したい・複数利用しているシステムをまとめたい企業は導入を検討しましょう。
Google Workspaceのセキュリティ体制は「Google Workspaceセキュリティ・ホワイトペーパー」で詳細に解説されています。
Googleが行っているセキュリティ対策を公開しているので、重要データを預ける事への不安点が少ないと評判です。
Google Workspaceは、セキュリティ対策のアップデートも頻繁に行われているので、セキュリティ対策をしっかり取り組んでいると言えます。
Google Workspaceで保存・編集しているデータ内容をGoogleが内容確認やスキャンすることはありません。
Googleは「データを所有しているのは Google Workspace のお客様であり、Googleではない」と考えているため、重要データを安心して保存できます。
ユーザーが削除したデータは、180日以内にGoogleシステム上から完全に削除されるようになっています。ごみ箱内にデータが残ってしまうこともありません。
Google Workspaceは、料金プランに関係なく強力なセキュリティを提供しているため、安心して利用できるグループウェアとして信頼されています。
さらにGoogle Workspaceのチャット、メール、ドライブ上のファイルデータはすべて暗号化保存されている点も安心のポイントです！
Google Workspaceのチャット、メール、ドライブ上のファイルのデータは暗号化保存されています。
Google Workspaceでは、24時間365日常時監視、データ保全やハッキング対策など、多くのセキュリティ対策が行われています。
Googleのサーバーは、定期的に第三者機関からの監査を受けて高度なセキュリティ体制を維持しているので、安心してデータ保存が可能です。
赤枠を入力して申し込みます。
| ①料金プランを選択し、申し込む | ビジネスで利用するドメインを登録します。 |
| ②管理コンソールにアクセスする | 管理者がユーザー アカウントを作成すると、パスワード、メールアドレスが提供されます。 |
| ③管理コンソールから初期設定を行う | 設定したドメインを利用して第三者がGoogle Workspaceに申し込みをできないようにドメインを保護します。Gmailの有効化を行います。 |
| ④既存データをGoogle Workspace に移行する | ユーザーのメール、連絡先、カレンダーを Google Workspace アカウントに読み込みます。 |
| ⑤チームを作成して管理する | チームメンバー アカウントを設定し、IDを管理します。 |
| ⑥組織のアカウントを設定する | 会社のロゴ設定、セキュリティ設定（2段階認証・アクセス権限など）を行います。 |
| ⑦従業員へ周知し、利用開始する | |
管理コンソールの画面
Google Workspace導入後は、上記の管理コンソール画面から各アプリケーションの初期設定を行います。他のシステムとの連携や同期、会社ドメインのメールアドレス作成も管理コンソールから設定できます。
初期設定では必ず「セキュリティの設定」を確認し、高いセキュリティ設定を行いましょう。
各アプリケーションの設定が完了したら、従業員へ周知して利用開始となります。
Google Workspaceとよく比較されるグループウェアは、Microsoft社が提供するMicrosoft 365です。
Google Workspaceは、リモートなど場所を選ばずに仕事を進めるなど「複数の人とファイルを共有・同時作業を重視した設計」になっています。
Microsoft 365は、オフライン作業が可能、資料作成の自動化機能が充実しており、ExcelやAccessなどのデータ分析機能に強いのが特徴です。
共有と連携を重視するならGoogle Workspaceがおすすめです。
Google WorkspaceとMicrosoft 365は、名称が違いますが提供しているアプリケーション内容はほぼ同じです。
| Google Workspace | Microsoft 365 | |
| メール | Gmail | Outlook、Exchange Online |
| ストレージ | Googleドライブ （30GB～5TB） |
OneDrive （1TB～5TB） |
| 文書作成 | Googleドキュメント | Word |
| 表計算 | Googleスプレッドシート | Excel |
| プレゼンテーション | Googleスライド | PowerPoint |
| ビデオ会議 | Google Meet | Microsoft Teams |
| スケジュール | Googleカレンダー | Outlook |
| ノート | Google Keep | OneNote |
当編集部も導入しているGoogle Workspace。何より電車での移動中などの外出時でも、スマホやタブレットから閲覧・編集ができるのが大変助かります。
次の打ち合わせ前に前回の打ち合わせのメモを確認することもできますし、作成されたファイルを社内の誰が、どの部分を編集したのかログが残るので情報の管理ツールとしても適しています。
同時編集などの法人で複数の人と共同利用するためにグループウェアを導入するなら、Microsoft 365よりもGoogle Workspaceを導入することをお勧めします。
画像出典元：「Google Workspace」公式HP
| Business Starter | Business Standard | Business Standard | Enterprise |
| ¥680 | ¥1,360 | ¥2,040 | 要・問い合わせ |
※料金は1ユーザーあたりの月額です（税抜価格）
すべてのプランに14日間の無料トライアルが用意されています。
Google Workspaceの3つの料金プランによって変わるのは、主に「クラウド容量」「ビデオ会議人数」「管理の設定機能の細かさ」です。
加入する料金プランは、Business Starterを基準に検討する事をお勧めします。
ストレージ容量の限界が迫るなど必要になってから料金プランを引き上げましょう。
ちなみに、下記のサービスは全プランで利用できます。
出典画像元：「Google Workspace」公式HP
1アカウントあたり数千円程度、会社全体で年間500万円程度のランニングコスト
コロナ禍でリモートワーク主体となり、チャットツールとファイル共有クラウドサービスとしてGWSが導入されました。
2020年4月頃～2022年10月現在も利用中
・Googleアカウントを紐づけることで、Meetやカレンダーなど、他のGoogleアプリと親和性高く利用可能な点
・外部アカウント（社外）ともファイル共有が可能で、メール添付・誤送信などによる、セキュリティリスクを低減させることが可能な点
・各種資料作成ツール（ドキュメント、スプレッドシートなど）が実装されており、有料のMS Officeがなくとも資料作成が可能な点
・資料作成ツール（特にGoogleスライド）の日本語フォントが限定されている
・ファイルを別フォルダにコピペすることが容易にできない点
TeamsやSlackなどのチャットツールとは親和性が高いと思います。チャットでURLリンクのみ共有すれば、ファイルの共有が可能ですし、ローカル作業可能・セキュリティリスク低減の観点でも、特徴が似ております
コロナ禍でリモートワークが増え、チャットツール・WEB会議が普及してきましたが、GWSはこれらのツールと親和性が高いためおすすめです。
1アカウントあたり数千円程度、会社全体で年間500万円程度のランニングコスト
1人あたり月額1400円程
共同で行う作業をよりスピーディーにし、尚且つミスを軽減させるため。
2018年5月〜2021年9月
・好きな場所で仕事ができる。リモートワークも捗る。
・勤務先だけではなく自宅や外出先など、場所を選ぶことなくコミュニケーションが取れたり、ドキュメントを作成することができたりするので、便利で効率が良い。リモートワークが急に増えた時期にも、とても役に立ってくれた。
・複数人で同時編集が行える。
・ビジネスシーンで必要になるツールが揃っている。
・メールやチャット、ビデオ通話など、あらゆる方法でチームのメンバーとつながることができて、意思疎通がしやすい。
・ビデオ通話中に通信が不安定になることがあった。たいした会議ではなかったので良かったが、重要な取引先とのやり取りのシーンでは、困りそうだなと感じた。Googleの不具合に引っ張られるのも仕方ないが、困った。
・単価が少し高いので、ランニングコストが嵩む。
・専門的な機能は、少し劣る部分もある。
・初期設定で少し戸惑う場合がある。
・機能を使いこなせない人がいると、メリットを最大限に活かすことができなくなってしまう。
規模の大きな会社なら特に、コミュニケーション面でも役立つので、おすすめする。
多機能で、ビジネスシーンで使うツールは基本的に揃っていて、それなのに操作性が高く、直感的に操作ができるので、良いと感じる。
1人あたり月額1400円程
ユーザー1人あたり2TBのストレージがある「Business Standard」のプラン。
年契約で月額\1360の費用。
上記のプランが一般的で、MicrosoftのOffce365と比較されるが、価格面ではほぼ変わりがない。
以前はOutlookを利用していたが、今後情報共有において容量が増えていく中で、メールサーバーの容量が少ないことや、セキュリティの問題から、クラウドサービスであるGoogle Workspaceの導入に至った。
2012年8月頃～2023年現7月現在も利用中
・Outlookと比較して、一人当たりのストレージ容量が2TBと多い。
・過去メールやファイルの検索が容易、かつ早い。
・個人でGmailを利用している人も多く、オフィス関連のツールはMicrosoftとほぼ同じなので、初心者にも簡単に利用できる。
・業務委託で入社及び、ジョインされる社員の方々にとっても、初心者が使いやすいツールであるために、研修を行う工数が少なくて済む。
・「スプレッドシートにて営業開拓用のリストを展開し、何日までに更新してほしい」という依頼を行った際にも、ストレスなく更新が可能。
・現地訪問を行う場合、GoogleカレンダーにGoogle Mapによる地図情報も共有可能。移動時間などもわかりやすく、時間管理がしやすい。
・Googleのサービスであるため、Microsoft同様に、クラウド上での障害があった場合に利用できない、利用しづらいなどの影響がある。
・クラウドサービスであるために、ネットワークなど通信環境によっては動作が重くなる。
・GoogleスライドとMicrosoftのPowerPointとの互換性がない。PowerPointで作成をおこなっていたファイルを、Googleスライドで展開した場合は、ファイルの形が崩れてしまう。
Zoom会議の日程調整を行う際に、PCやモバイルなどデバイスを選ばずに、Googleカレンダーで簡単に共有が可能。
人数の大小にかかわらず、ファイルの共有やスピード感を持って作業を行いたい場合に、非常に便利なサービス。
ただし、Office365と比較になることが多いと思うが、以前からMicrosoftを中心に利用されている会社の場合は、Office365を選択した方がいい場合もある。
Business Standard
編集部が選んだグループウェアのおすすめ22選を専門家への取材をふまえて比較紹介！機能やメリット、目的別の選び方もまとめたので比較検討の参考にしてください。
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