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Google Workspace

3.6（79件）

Google Workspace は、全世界500万企業で導入されているグループウェアです。2020年10月に「G Suite」から「Google Workspace」へ名称が変わってリニューアルされました。

Google Workspaceのセキュリティは信頼性が高く、クラウド上でも安心して情報・管理・業務を共有できるのが特徴です。サービス内容のリニューアルが頻繁に行われるため戸惑う事がありますが、デメリットが少ないサービスです!

執筆: 編集部

記事更新日: 2024/10/02

カスタマーレビュー

3.6（79件）

星5つ

28%

星4つ

42%

星3つ

16%

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11%

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1.
Google Workspaceとは？
1.1
情報共有・コミュニケーション
1.2
データ作成・編集
1.3
情報の保管・検索機能
1.4
情報のセキュリティと管理
2.
Google Workspaceの特徴4つ
2.1
1：共有機能と連携業務に強いグループウェア
2.2
2：ファイルと変更履歴がすべて自動保存される
2.3
3：管理者がアカウントを一括管理
2.4
4：データ移行のサポートがあり、導入しやすい
3.
Google Workspaceのデメリット2つ
3.1
1：サービスのリニューアルが頻繁に行われる
3.2
2：各アプリケーションの機能がシンプル
4.
Google Workspaceを導入すべき企業
5.
Google Workspaceセキュリティの信頼性
5.1
Googleは顧客データにアクセスしていない
5.2
強力なセキュリティ基盤を持っている
5.3
24時間体制のモニタリングを実施
6.
Google Workspaceの導入方法
7.
「Google Workspace」と「Microsoft 365」で悩んだら
1.
まとめ

目次を開く

Google Workspaceとは？

Google Workspaceは、Google が提供するビジネス向けグループウェアです。

社内・社外への情報共有の効率化、事務作業の効率化、リモートワーク対応に役立つツールが全て揃っています。

Google Workspaceのアプリケーションは、シンプルなデザインで操作しやすく、誰でも使いこなせるように設計されている点が、世界中の企業で導入されている理由のひとつです！

すべてのプランに14日間の無料トライアルがあるので、各アプリケーションの操作性を試してから導入が可能です。

画像出典元：「Google Workspace」公式HP

情報共有・コミュニケーション

情報共有ツールの中でも、Gmail・Googleカレンダー・GoogleMeetは、特に定番の機能です。

Gmail	独自ドメインが利用できるメール機能
Google カレンダー	Gmailとも連携している共有カレンダー
Google Chat	チームのメッセージのやり取りツール
Google Meet	音声会議・ビデオ会議ツール
Google Currents （「Google+」の後継ツール）	社内用SNS・コミュニケーションツール

データ作成・編集

Google ドキュメント	資料作成ツール
Google スプレッドシート	表計算など
Google スライド	プレゼン資料作成など
Google フォーム	アンケート作成・スプレッドシートで集計・分析できる機能
Google Keep	オフラインでも使えるメモ帳
Google サイト	サイトを簡単に作成できる機能
Jamboard	デジタルホワイトボード機能

情報の保管・検索機能

Google ドライブ（30GB～5TB）	ファイルの保管・共有ができるクラウドストレージ
Cloud Search	Google Workspace内の一括検索機能

Cloud Searchは、Business Standard / Business Plus / Enterprise プランへの加入が必要です。

情報のセキュリティと管理

Google Valut	データを保護して安全に保管するアーカイブ機能
Google Endpointo	APIを開発・管理・保護する機能
Google Admin（管理コンソール）	管理者がドメイン全体の設定・管理する機能
Google Work Insights	管理者がGoogle Workspaceの利用状況、勤務形態、チーム間のコラボレーションなどのデータ分析する機能

Valutは、Business Plus / Enterprise プランに加入が必要です。

Google Workspaceの特徴4つ

1：共有機能と連携業務に強いグループウェア

Google Workspaceは、WordやExcelなど多様な形式のファイルをオンラインで閲覧・編集することができるため、共有機能と連携業務に強い特徴があるグループウェアです。

会社業務で社内・社外向けのクラウドストレージとして利用すると、メール添付やUSBなどのデータやりとりと比較して、圧倒的に情報共有が効率化されます！

また、会社のドメインを使ったビジネス用メールアドレスの取得ができ、カレンダー、Web会議システム、コミュニケーションツール、一括管理機能など「ネット上で業務を行うために必要なツール」がGoogle Workspace一つで揃います。

編集箇所が色別に表示

Googleストレージ内では、「誰がどこを編集したか」色別で表示されるため、編集箇所が一目でわかります。

この共同作業できる機能は、Google Workspaceが他社サービスより優れているポイントのひとつです。

他のユーザーがどこを編集しているの色別に可視化されている

細かいアクセス権限の設定が可能

Google Workspaceは、アクセス権限をファイルごと・フォルダごとなど細かく設定できます。

アクセス権限の付与・削除も簡単で、不要な人にデータを見られないように設定ができるため、安心して共有利用できると評判です。

2：ファイルと変更履歴がすべて自動保存される

Googleのクラウドストレージで行われた作業・動作は、「保存する操作」がなくても自動で保存されます。

他のシステムではデータ保存ミスや消えてしまうといった保存トラブルがありますが、Googleでは全てが自動保存されるため、そういった心配がありません。

また、編集作業だけでなく、作成者、編集した人、編集箇所も全て自動で記録されるため、どういった経緯でドキュメント編集されてきたかを全てさかのぼって確認が可能です。

社内・社外からアクセスしてきた人・編集した人が履歴に残るのため、大勢の人と共有できるクラウドストレージとして利用ができます。

3：管理者がアカウントを一括管理

Google Workspaceは、管理者にアカウントの追加・削除を一括で管理できる設定権限を持たせています。

従業員の入退社・人事異動の際のアカウント管理が管理者の責任をもって追加・削除が可能です。

また、管理コンソールから従業員の利用状況を監視できるため、安全に会社のデータ運用ができます。

管理コンソールからGoogle Workspace内の利用状況が確認できる

4：データ移行のサポートがあり、導入しやすい

Google Workspaceは、アカウントを作成するだけで即導入可能です。導入後は初期設定が完了次第、利用開始できます。

他のシステムから乗り換える場合もデータ移行のサポートや相互利用機能もあるため、導入しやすいと評判です。

Gmailは、Outlookからデータを移行したり、他のメールサービスとの同期ができるため、乗り換えもスムーズです。

Google Workspaceのデメリット2つ

1：サービスのリニューアルが頻繁に行われる

Google Workspaceは、サービスや機能の更新・変更のサイクルが早いのが特徴です。利用者がアップデート情報を知らず「突然新機能が始まった」と感じることもあります。

しかしこれは、Googleが常にアップデート重ねて利便性とセキュリティ対策の強化を行われているということなので、新機能を使いこなすことで会社のデータ管理と業務効率化をさらに加速することにも繋がります。

Google Workspaceのアップデートが行われた際は「アップデート後、管理設定に変更はないか」を確認してから利用しましょう。

また、ドキュメントやスプレッドシートの新規機能には「新規」というマークが現れるので分かりやすくなっています。

2：各アプリケーションの機能がシンプル

Google Workspaceの各アプリケーションは、シンプルな機能で、誰でも使いやすい操作性が特徴です。

一方で、「表計算や分析機能の細かさ」や「資料作成時のデザインテンプレート数」などは他のシステムより劣勢なので、Google Workspaceを導入する前に「自社に必要な機能」と「なくても良い機能」を見極めましょう。

Google Workspaceを導入すべき企業

テレワークや情報共有を強化したい企業

Google Workspaceの導入は、クラウ上にもう一つのオフィスが出来るイメージです。

会社の規模や業種問わず、日常的な業務とWeb会議、社内外のコミュニケーションを全てシームレスに行いたい会社に向いています。

また、会社側でシステムの保守・点検等が不要で、従業員のアカウント管理も一括管理できるため、手間なくシステムを利用できます。

情報を一元管理したい企業

Google Workspaceは、他のグループウェアよりも、リアルタイムで情報共有やコミュニケーションを行うことに優れています。

一か所に情報がまとまる事で、保存先が不明などの情報を探す時間ロスがなくなります。

また、ストレージの容量も気にせずに効率的な情報共有と保存が可能です。

分散している情報を整理したい・複数利用しているシステムをまとめたい企業は導入を検討しましょう。

Google Workspaceセキュリティの信頼性

Google Workspaceのセキュリティ体制は「Google Workspaceセキュリティ・ホワイトペーパー」で詳細に解説されています。

Googleが行っているセキュリティ対策を公開しているので、重要データを預ける事への不安点が少ないと評判です。

Google Workspaceは、セキュリティ対策のアップデートも頻繁に行われているので、セキュリティ対策をしっかり取り組んでいると言えます。

Googleは顧客データにアクセスしていない

Google Workspaceで保存・編集しているデータ内容をGoogleが内容確認やスキャンすることはありません。

Googleは「データを所有しているのは Google Workspace のお客様であり、Googleではない」と考えているため、重要データを安心して保存できます。

ユーザーが削除したデータは、180日以内にGoogleシステム上から完全に削除されるようになっています。ごみ箱内にデータが残ってしまうこともありません。

強力なセキュリティ基盤を持っている

Google Workspaceは、料金プランに関係なく強力なセキュリティを提供しているため、安心して利用できるグループウェアとして信頼されています。

さらにGoogle Workspaceのチャット、メール、ドライブ上のファイルデータはすべて暗号化保存されている点も安心のポイントです！

Google Workspaceのチャット、メール、ドライブ上のファイルのデータは暗号化保存されています。

24時間体制のモニタリングを実施

Google Workspaceでは、24時間365日常時監視、データ保全やハッキング対策など、多くのセキュリティ対策が行われています。

Googleのサーバーは、定期的に第三者機関からの監査を受けて高度なセキュリティ体制を維持しているので、安心してデータ保存が可能です。

Google Workspaceの導入方法

赤枠を入力して申し込みます。

Google Workspaceの導入手順

①料金プランを選択し、申し込む	ビジネスで利用するドメインを登録します。
②管理コンソールにアクセスする	管理者がユーザーアカウントを作成すると、パスワード、メールアドレスが提供されます。
③管理コンソールから初期設定を行う	設定したドメインを利用して第三者がGoogle Workspaceに申し込みをできないようにドメインを保護します。Gmailの有効化を行います。
④既存データをGoogle Workspace に移行する	ユーザーのメール、連絡先、カレンダーを Google Workspace アカウントに読み込みます。
⑤チームを作成して管理する	チームメンバーアカウントを設定し、IDを管理します。
⑥組織のアカウントを設定する	会社のロゴ設定、セキュリティ設定（2段階認証・アクセス権限など）を行います。
⑦従業員へ周知し、利用開始する

管理コンソールの画面

Google Workspace導入後は、上記の管理コンソール画面から各アプリケーションの初期設定を行います。他のシステムとの連携や同期、会社ドメインのメールアドレス作成も管理コンソールから設定できます。

初期設定では必ず「セキュリティの設定」を確認し、高いセキュリティ設定を行いましょう。

各アプリケーションの設定が完了したら、従業員へ周知して利用開始となります。

「Google Workspace」と「Microsoft 365」で悩んだら

Google Workspaceとよく比較されるグループウェアは、Microsoft社が提供するMicrosoft 365です。

Google Workspaceは、リモートなど場所を選ばずに仕事を進めるなど「複数の人とファイルを共有・同時作業を重視した設計」になっています。

Microsoft 365は、オフライン作業が可能、資料作成の自動化機能が充実しており、ExcelやAccessなどのデータ分析機能に強いのが特徴です。

共有と連携を重視するならGoogle Workspaceがおすすめです。

Google Workspace とMicrosoft365の名称の相互表

Google WorkspaceとMicrosoft 365は、名称が違いますが提供しているアプリケーション内容はほぼ同じです。

	Google Workspace	Microsoft 365
メール	Gmail	Outlook、Exchange　Online
ストレージ	Googleドライブ（30GB～5TB）	OneDrive （1TB～5TB）
文書作成	Googleドキュメント	Word
表計算	Googleスプレッドシート	Excel
プレゼンテーション	Googleスライド	PowerPoint
ビデオ会議	Google　Meet	Microsoft　Teams
スケジュール	Googleカレンダー	Outlook
ノート	Google Keep	OneNote

まとめ

当編集部も導入しているGoogle Workspace。何より電車での移動中などの外出時でも、スマホやタブレットから閲覧・編集ができるのが大変助かります。

次の打ち合わせ前に前回の打ち合わせのメモを確認することもできますし、作成されたファイルを社内の誰が、どの部分を編集したのかログが残るので情報の管理ツールとしても適しています。

同時編集などの法人で複数の人と共同利用するためにグループウェアを導入するなら、Microsoft 365よりもGoogle Workspaceを導入することをお勧めします。

画像出典元：「Google Workspace」公式HP

Google Workspaceの料金プラン

Business Starter	Business Standard	Business Standard	Enterprise
¥680	¥1,360	¥2,040	要・問い合わせ

※料金は1ユーザーあたりの月額です（税抜価格）

すべてのプランに14日間の無料トライアルが用意されています。

Google Workspaceの3つの料金プランによって変わるのは、主に「クラウド容量」「ビデオ会議人数」「管理の設定機能の細かさ」です。

加入する料金プランは、Business Starterを基準に検討する事をお勧めします。

ストレージ容量の限界が迫るなど必要になってから料金プランを引き上げましょう。

ちなみに、下記のサービスは全プランで利用できます。

出典画像元：「Google Workspace」公式HP

会社情報

企業名
住所
設立年月
資本金
事業名
代表者名

Google Workspaceのレビュー一覧

全79件

投稿日: 2021/06/23

3.5

匿名ユーザー

会社名: 非公開

所在地: 非公開

業界: IT

職種: 非公開

従業員: 51人〜100人

大量のデータや書類を顧客対応のために保存する必要がある会社には便利

利用にかけた費用

月額12～13万円くらい

使いやすいと感じた点を教えてください。

社内の共有ファイルはNASとファイルサーバーで管理していましたが、容量が限られているため、プロジェクトが完了した後にデータをdvdやhdに移すことがありました。

Gドライブのビジネス版では容量を気にしなくていいこと
コストがそれほどかからないこと
googleでセキュリティに問題がないこと

などが導入の決めてになりました。

ファイル容量が無制限に使用できる点です。また、共有ドライブのフォルダごとにアクセス権を設定できるため、部署単位、プロジェクト単位でフォルダ作成すれば機密性を上げることができます。削除したデータを復元したり、更新履歴を見られたりする点も、誤ってファイルを削除しなくてすむので便利です。

不便だと感じた点を教えてください。

多数のファイルをアップロードする際に、通信速度が遅くなることがある点です。対処法としては、ソースコードや解析データをあげるときは、圧縮して1つのファイルにまとめるようにしています。また、複数人で同じファイルを扱う場合に上書きされてしまうケースがありるのも困ります。上書きされた際の通知機能があると嬉しいです。