G Suite

記事更新日: 2018/10/05

執筆: 鈴木雄大

運営コメント

G SuiteではGoogle Driveもセットになったプランが利用できます。また、マルチデバイス対応なのでオフィス以外でのスマートフォン・タブレットでの利用頻度が多い方におすすめです

1. 文章作成・グラフ作成

使い慣れたWordやExcelの機能そのままにオンラインでの複数同時編集が可能

2. ファイル共有機能

Google Driveを用いたファイル共有により容量の大きなファイルもURL一つで共有が可能

3. 高いセキュリティ

二段階認証を用いた不正ログインを検知する機能が盛り込まれている

良い点

月額600円/1人 ではじめることができ、手軽に導入できます。

悪い点

個人単位でアカウントを生成する必要があり、他のツールからの切り替えや全社で導入を決めた際には最初の導入リソースが予想以上にかかることが予想されます。

費用対効果:

アプリケーション自体は個人向けのツールとして無料で使うことが可能なため、一見するとコスパが優れているようには見えませんが、法人向けのサポート機能やセキュリティを考えると同様のサービスと比較しておすすめです。

UIと操作性:

ツールによりますが、操作性には優れています。 またメジャーなツールの為、わからない操作方法に関してもウェブ検索で多くの情報を得ることが可能です。

セキュリティ:

Googleの二段階認証も使用することができ、ログインの履歴も残る為セキュリティーレベルは高いです。

ツール連携:

Google自体が自社でツールを完結させることを目指していることもあり、連携ツールは多くありません。Slackやzapier、Salesforceなどのツールとの連携が可能です。この分野は今後も増えていかない可能性が高いです。

はじめに

皆さん社内でドキュメントの共有はどうしていますか?今の時代、社内の情報共有はとても大切。その情報共有を可能にするのが"クラウド化”です。

今回ご紹介するG Suiteはそうした社内の情報のクラウド化を支援し、見える化を進めるためのツールです。今までWordやExcelのファイルとして各自で作成・保存していたデータを共有することで、いろいろな社内の効率化の可能性が見えてきます。

G Suiteとは?

G SuiteはGoogle Drive、 ドキュメント作成のGoogleドキュメント、表計算に対応したGoogleスプレッドシート等のGoogleが提供するツール機能を法人向けに一括で提供するサービスです。

元々Google Apps for Businessという名前でしたが2016年に現在の「G Suite」に名称が変更になりました。

1. 使用可能なサービス

2. 「G Suite」の特徴

①ファイルを複数人同時編集できる

今までドキュメントを作成する場合WordやExcelを使っていた、という方多いのではないでしょうか?G Suiteを導入することでそれらと同様の機能を持つツールのファイルをオンラインで閲覧・編集することが可能です。しかも、クラウドツールなので複数人で同時にファイルを編集することが可能です。

今までメールや他のオンラインストレージでやり取りしていたようなファイルをリアルタイムで共有・更新することができ、部署内やチームで議論をしながらのファイル編集や、その場で役割分担をしながら共同でドキュメントを作成することなどが可能です。

他のユーザーがどこを編集しているのかわかる

なお各Microsoftのツールに準じた機能はG Suite上では以下のような名前になっています。

  • Word ➔ Googleドキュメント
  • Excel ➔ Googleスプレッドシート
  • PowerPoint ➔ Googleプレゼンテーション

また、社外の取引先に対してプロジェクトの進捗を共有する際などにワンクリックで共有が可能であり、その機能も大変便利です。

*社外であっても共有設定を変更することで操作が可能です。またその場合はセキュリティー上外部からアクセスされたり、意図しない編集などをされないよう権限の管理には注意が必要です。

②変更履歴が自動で残る

G Suiteであればドキュメントの作成者、編集した人、編集箇所が全て自動で記録されます。

これにより、担当者が交代となった場合など、どういった経緯で以前のドキュメントが編集されてきたかを全て遡って確認することが可能になり、引き継ぎや、意図しない編集をしてしまった場合の復元、その他過去の状況を確認する際に大変便利です。

③アカウントの一括管理

監理者の権限を持つ人が、社内に導入したG Suiteとそれに紐付けられているGoogleのアカウントの追加・削除を行うことが可能になります。

全社的なアカウントの操作を監理者アカウントが一元的に行えるため、スムーズな導入や人事移動などが発生した際のアカウント管理が簡単です。

3. 導入方法

Googleの管理コンソールから操作を行います。

こちらでG Suiteのユーザーの追加、支払い、セキュリティの設定、データの移行を設定することが可能です。

 

料金プラン

無料プランは存在せず、最低でも月額600円(税別)のBasicプランに加入する必要があります。ただ初回申し込み時は14日間無料となる為、そちらを利用してみて導入したいツールを実際に使用されてから本契約をされると良いでしょう。

他ツールとの比較・移行

G Suiteと並ぶサービスとして検討すべきはMicrosoft社が提供するOffice365でしょう。Office365(法人プラン)と比較した際には月々の金額に差が出ます。

Office365では、Office(Word、Excel等)が使用できる法人プランは900円(税別)/月~となっています。G Suiteであれば600円(税別)/月~となりますので毎月300円が差額として発生します。

100名の規模であれば毎月30,000円、1,000名規模の会社であれば毎月300,000円もの差額が発生する為、非常に大きなコストになります。またこの手のドキュメント作成など業務の機関となるツールは導入の手間よりも圧倒的に他のサービスへの移行の手間が大きくなります。

その為はじめにトータルのコストを数年単位以上で見積もって計算しておく必要があります。

二段階セキュリティの導入



 

二段階セキュリティはG Suiteを使うなら是非とも導入しておきたい機能です。

通常GmailなどのGoogleのアカウントは、IDとPASSWORDを入れるだけでログインが可能です。しかし法人利用の場合、個人使用と異なり顧客とのやり取りなど社外に万が一流出したら信用を失うような大切なデータのやり取りが考えられます。

そこで、二段階セキュリティの導入です。Googleであればアカウントに紐付ける電話番号を指定しておくことで二段階認証用の暗証番号をSMS(ショートメール)形式にて受信可能です。

二段階セキュリティを行う為の設定は、管理コンソール上からセキュリティを選択しユーザーの二段階セキュリティを有効にすると各ユーザーが設定可能です。

ユーザー(社員)ごとに設定が必要

またGoogleのサービスによりG Suiteを使用している間、自動で不審なアクセスなどを検知する機能も付帯しており、より安心してビジネス用途で利用できます。二段階セキュリティは最低限忘れずに設定するよう社員にアナウンスを行いましょう。

導入すべき企業 と 賢い使い方

①法人名義でGoogleのサービスを使うのであれば確実に必要。

②「@abc-company」などの独自ドメインに紐付いたメールアドレスの使用が簡単。

③Office365系からの移行の際にはデータ移行サービスを活用してメールなどのデータを一括で移行可能。

BasicとBusinessには実運用上そこまで大きな違いがある訳ではありません。とりわけ大きな違いがあるのはオンラインストレージ(GoogleDrive)の容量になります。

まずは月額600円(1ユーザー)のBasicプランを導入し、ストレージ容量の限界が迫るなど、必要になってからプランを引き上げましょう。

利用した人の口コミ

 

実店舗を保有するチェーン店各店で資料の共有を行う際に導入したが、スマホからもアクセスでき使いやすいです。

 

毎月地味に痛い600円ですが渋々払っています(笑)

 

10名程度のIT企業ですが社内メンバーのアカウント管理が一括でできるのが簡単!

 

・導入当初は共有設定が間違っており、共有した社外の方から権限のリクエストがよく来てしまっていました。

 

多機能ですが使うのはWordとExcel、PowerPoint相当のツールのみになってしまっていますね。

 

まとめ

当編集部も導入しているG Suite。何より電車での移動中などの外出時でも、スマホやタブレットから閲覧・編集ができるのが大変助かります。

次の打ち合わせ前に前回の打ち合わせのメモを確認することもできますし、作成されたファイルを社内の誰が、どの部分を編集したのかログが残るので情報の管理ツールとしても適しています。

ただ、法人向けには無料プランが存在しない少し強気な価格設定で、さらに以前500円(税別)だったプランが現在600円(税別)に値上がりしています。今後の値上がりの可能性もありますが、同時編集などの便利な機能が多い為、Office365と迷った際にはG Suiteを導入することをお勧めします。

画像出典元:「G Suite」公式HP

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