国内80,000社以上が導入する国産老舗グループウェアがサイボウズ Officeです。
競合となるGoogle社のGoogle Workspaceやマイクロソフト社のMicrosoft 365よりも安い金額で導入が可能になります。
また、国産のグループウェアなので日本企業の商習慣にあった機能や手厚いサポートが期待できます。
初めて導入したグループウェアがサイボウズ Officeという企業も多く、編集部へ寄せられたコメントも、他ツールと比較してどうだったか、というものが少ないです。
使い勝手は問題ないものの、長年使われているためデザインがダサい、という声もあります。
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また、国産のグループウェアなので日本企業の商習慣にあった機能や手厚いサポートが期待できます。
初めて導入したグループウェアがサイボウズ Officeという企業も多く、編集部へ寄せられたコメントも、他ツールと比較してどうだったか、というものが少ないです。
使い勝手は問題ないものの、長年使われているためデザインがダサい、という声もあります。
記事更新日: 2024/10/02
このページの目次
業務効率化・社内の情報共有、部署間の連携の推進はいつの時代も社内の問題として大きく残っています。とりわけニューノーマルが広がった昨今では、よりスピーディーな連携が重要となっています。
今回はそんな業務効率化・情報共有に便利なグループウェアの代表格、サイボウズ Officeについて解説します。
サイボウズ Officeはグループウェアと呼ばれる、社内業務連携を強力に推し進めてくれる業務・コミュニケーション支援ツールです。
1997年に初代サイボウズ Officeが誕生してから現在までバージョンアップを続けながら進化する働き方に対応してきています。
サイボウズ Officeの中で特に社内全体に関わり、使用する事となる機能は「スケジュール機能」です。
上司や部下・同僚の外出予定を一覧で確認でき、空き時間検索によって効率的な計画を立てることが可能となります。
スケジュール画面の例
外出や打ち合わせの予定以外にも、プロジェクトの締切なども入れられるため、業務フロー全体の流れを見ながらのスケジューリングができます。
また、個人予定の管理以外にもチーム予定での切り替えもできるので、プロジェクトに合わせた見通しの良いスケジュール確認が実現。
スマホからのアクセスもできるので、忙しい営業マンもリアルタイムで予定確認ができる強みもあります。
サイボウズ Officeには、社内の特定の相手とやり取りができる「メッセージ機能」が搭載されています。
メールとは異なり、トピックごとにやりとりができるので、大事な情報が埋もれず円滑に社内コミュニケーションがとれます。
メッセージ機能の画面例
他にもフォーマットに従って入力するだけで、手早く電話の伝言を作成し、メールで通知を送れる「電話メモ機能」も備わっています。
電話メモ機能の画面例
外出中も大事な連絡を折り返すことも簡単になり、取引先への信頼感にも繋がります。
また、通知を送る時はアドレスを入力せず、ボタンひとつで連絡ができるため、電話を受ける側の業務も効率化できます。
商談報告や議事録をフォーマットに沿って共有できる報告書システムがあり、一元管理することによって過去の報告も一度に確認することができます。
急な担当変更による引き継ぎもスムーズに行うことができ、フォーマットが揃っているため見やすく情報整理もしやすいのがポイントです。
報告書フォーマットの例
プロジェクトごとの進捗状況の確認もできる機能があり、今やらなければいけない事が可視化できます。
また、プロジェクトごとに掲示板を立てることができるので、共有事項もスムーズに報告が可能。報告書やファイルも一元管理ができるので、サイボウズ Officeの中で「報・連・相」が完結する仕組みが作られています。
プロジェクトごとの進捗状況画面
サイボウズ Officeは導入実績80,000社を突破したというグループウェアになっており、1990年台から販売していることも相まって非常に多くの企業で導入されています。
またサイボウズ社自体もプライム市場の上場企業であり、その信頼性も十分です。
サイボウズ Officeはサイボウズ社が提供する業務に関わるほぼ全ての事柄を記録・管理・円滑に共有する為のグループウェアと呼ばれるソフトです。
大きな魅力は他の企業でも導入が進んでいることや、大きな規模・各店舗が点在するような業態の企業でこそ一気に全社導入することで今まで埋没していたビジネスの機会を見つけ出す可能性が出てくることです。
ほぼ全ての業務をサイボウズ Office上で行えるようになったら、その時業務は全て見える化されており、それに基づいた取捨選択を経て業績効率化の道が見えてくるはずです。
画像出典元：「サイボウズ Office」公式HP
サイボウズ Officeはサーバーへのインストールが不要なクラウドサービスです。
初期費用無料、契約期間は1ヶ月～、5ユーザーから始められるグループウェアとなっています。
利用料金は月額と年額制があります。
また、スタンダードコースとプレミアムコースの２種類のプランがあり、プレミアムコースでは、スタンダードコースで利用できる標準機能（14個のアプリケーション）に加え、業務アプリケーションを自由に作成できるWebデータベース機能「カスタムアプリ」が利用できます。
| 契約コース | 月額 | 年額 |
| スタンダードコース | 600円/1ユーザー | 7,200円/1ユーザー |
| プレミアムコース | 1,000円/1ユーザー | 12,000円/1ユーザー |
（税抜）
※2024年秋からの改定後価格を記載
2018年4月から2022年3月まで
・スケジュール、メール、社内掲示板が視覚的に分かりやすく確認や更新ができる。
・出先でも、スマホからアクセスして確認することができる。
・外出して直行や直帰を行う際、出勤時間・退勤時間をスマホから打刻することができる。
・VPN接続の必要があるため、スケジュールやメールの起動に時間がかかることがある。
・スマホからスケジュールの更新やメール作成を行う際、画面が小さく打ちにくい。
・VPN接続でのアクセスのため、個人のスマホでは確認できない。
外出や出張が頻繁にある会社は、メールの受送信や他の社員のスケジュールの確認をスマホでもVPN接続して簡単に行うことができるため、導入をおすすめする。
2013年2月〜2014年6月
退職した為
・スケジュールの管理、閲覧に便利だった。
・チームや部署でのタスク管理、進行状況共有がやりやすかった。
・資料を格納している場所がややこしく、工数が多くて使いづらかった。もう少しフォルダの簡素化ができれば、ユーザーとしては助かる。
協業でのタスクが多い企業や、スケジュール管理をきちんとしたい企業に、おすすめする。
初期費用無料
クラウド版 スタンダードコース 月額1ユーザーあたり500円
それぞれが自分のデスクでパソコン上でメンバーのスケジュールや電話メモを入力でき、外部からもそれを確認できるシステムを探していたところ、本ツールが複雑なシステムでなく価格も手頃だったため。
2022年1月から2023年7月現在も利用中
・システムが単純であり、パソコンがあまり得意でない高齢の人でも簡単に使用できた。
・使用したいタスクをカスタマイズできるので、全員が使用可能な範囲で設定できた。
・電話メモのメールへの転送が可能なので、外出先で簡単に内容の確認ができた。
携帯アプリやデスクトップ通知を使用すると、内容確認の手間がはぶける。
少人数で平均年齢が高め、パソコン関係の知識が弱い会社にも、IT化を進める第一歩として、おすすめする。
システムがシンプルで使いやすいし、わからないことは質問すると丁寧にスタッフが回答してくれるので。
編集部が選んだグループウェアのおすすめ22選を専門家への取材をふまえて比較紹介！機能やメリット、目的別の選び方もまとめたので比較検討の参考にしてください。
Google Workspace
kintone
ORCA
J-MOTTOグループウェア
Chat&Messenger
Kizuku
ザ 社内報
Microsoft365
TimeBiz
トラッキングジョブ
ecat cloud
eValue NS 2nd Edition
desknet's HR
社内報アプリ
WaWaOffice
サイボウズガルーン
Zoho Connect
NI Collabo 360
GroupSession
SYNCDOT GroupWARE
Knowledge Suite
aipo
ALL-IN
enclo
NetSuite
desknet's NEO
ビジネスgoo
iQube
R-GROUP
Shachihata Cloud
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