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記事更新日: 2021/10/26
ノーコードの走りで、ワークフローの定義などが細かくできます。弊社では元々派遣の面接や登録、場所の管理をエクセルで行ってきましたが、こちらのツールに乗り換えたことで同時進行で社外からも管理できるようになりました。
全体的にデザインがダサいです。またノーコードである分、いちから設定する必要があり、かなり苦労します。運用上の問題もありますが、導入してから一年ほどにもかかわらず、勤怠管理や経費精算など使いこなせていない機能がたくさんあります。一部わかりづらいUIがあり、改善するとありがたいです。
国内5万社が導入する国産老舗グループウェアがサイボウズ Officeです。競合となるGoogle社のGoogle Workspaceやマイクロソフト社のMicrosoft 365よりも安い金額で導入が可能になります。また、国産のグループウェアなので日本企業の商習慣にあった機能や手厚いサポートが期待できます。
初めて導入したグループウェアがサイボウズOfficeという企業も多く、編集部へ寄せられたコメントも、他ツールと比較してどうだったか、というものが少ないです。
使い勝手は問題ないものの、長年使われているためデザインがダサい、という声もあります。
個人の予定の管理から、グループのスケジュール管理、施設予約もできるカレンダー機能がある
全社に向けて発信するための掲示板機能や、特定の社員とのみのやり取りに利用できるメッセージ機能がある
タイムカード機能により、ログイン日時と連動して勤怠管理を行うことができる
1990年代から常に国内のグループウェア業界でトップを走ってきたグループ支援ツールの草分け的存在です。
利用チームのメンバー数に応じた月額/年単位での契約になり社員が多い場合ランニングコストが大きくなる可能性があります。
利用人数が増えると月額料金がかさみますが、他ツールと比較した時の一人あたりの金額は安いです。
幅広い年代の方に受け入れられやすいデザインではありますが、UIが優れているとは言いづらいです。
第三者がログイン画面にアクセスできてしまった場合でも、不正にログインできないような設定が可能です。
業務効率化・社内の情報共有、部署間の連携の推進はいつの時代も社内の問題として大きく残っています。とりわけニューノーマルが広がった昨今では、よりスピーディーな連携が重要となっています。
今回はそんな業務効率化・情報共有に便利なグループウェアの代表格、サイボウズOfficeについて解説します。
このページの目次
サイボウズ Officeはグループウェアと呼ばれる、社内業務連携を協力に推し進めてくれる業務・コミュニケーション支援ツールです。1997年に初代サイボウズ Officeが誕生してから現在までバージョンアップを続けながら進化する働き方に対応してきています。
インストールが不要なWEBクラウド版とオフラインでの使用も可能なパッケージ版が存在します。
利用料金は月額制になっておりスタンダードコースでは500円/月～。カスタムアプリと呼ばれる多機能かつより業務に密着した用途で使用できるツールを使う際にはプレミアムコースを契約しておく必要があります。
パッケージ版はユーザー数をまとめて購入する仕組みで「買い切り型」です。最小単位が10ユーザーからとなっています。
ただし、パッケージ版「サイボウズ Office」は、2021年から2026年にかけて順次販売を終了し、2027年にサポートを終了予定です。
現在パッケージ版を利用している企業がクラウド版へ乗り換える場合、パッケージ版のサービスライセンス有効期限をクラウド版へ引き継げないので注意が必要です。
サイボウズ Officeの中で特に社内全体に関わり、使用する事となる機能は「スケジュール機能」です。
上司や部下・同僚の外出予定を一覧で確認でき、空き時間検索によって効率的な計画を立てることが可能となります。
スケジュール画面の例
外出や打ち合わせの予定以外にも、プロジェクトの締切なども入れられるため、業務フロー全体の流れを見ながらのスケジューリングができます。
また、個人予定の管理以外にもチーム予定での切り替えもできるので、プロジェクトに合わせた見通しの良いスケジュール確認が実現。
スマホからのアクセスもできるので、忙しい営業マンもリアルタイムで予定確認ができる強みもあります。
メール専用のシステムと同じくらい使いやすく、見やすいメール機能も搭載しています。
未読の通知をまとめて読むことができたり、グループごとに絞り込んで見ることも可能です。
メール機能の画面例
他にもフォーマットに従って入力するだけで、手早く電話の伝言を作成し、メールで通知を送る事ができます。
電話の伝言メモ画面
外出中も大事な連絡を折り返すことも簡単になり、取引先への信頼感にも繋がります。
また、通知を送る時はアドレスを入力せず、ボタンひとつで連絡ができるため、電話を受ける側の業務も効率化できます。
商談報告や議事録をフォーマットに沿って共有できる報告書システムがあり、一元管理することによって過去の報告も一度に確認することができます。
急な担当変更による引き継ぎもスムーズに行うことができ、フォーマットが揃っているため見やすく情報整理もしやすいのがポイントです。
報告書フォーマットの例
プロジェクトごとの進捗状況の確認もできる機能があり、今やらなければいけない事が可視化できます。
また、プロジェクトごとに掲示板を立てることができるので、共有事項もスムーズに報告が可能。報告書やファイルも一元管理ができるので、サイボウズ Officeの中で「報・連・相」が完結する仕組みが作られています。
プロジェクトごとの進捗状況画面
サイボウズ Officeは導入実績50,000社を突破したというグループウェアになっており、1990年台から販売していることも相まって非常に多くの企業で導入されています。
またサイボウズ社自体も東証一部の上場企業であり、その信頼性も十分です。
人材
31〜50人
元々、社内では派遣の面接や登録、場所の管理はエクセルで行ってきました。ですが、こちらのツールに乗り換えたことで、並行して社外からも管理できるようになりました。社内の従業員の行動予定をホワイトボードに記入したり、エクセル管理したりといった方法も、全てこちらに移行できました。
様々な機能を一元化できるツールであるにも関わらず、自社にITリテラシーの高い人間がいないために十分に利用できていません。例えば、勤怠管理、経費精算もできるはずなのですが、使いこなせていません。この点は非常にもったいなく感じています。もう少し機能をわかりやすくして欲しいです。
IT
1001人以上
ノーコードの走りで、ワークフローの定義などが細かくできるのがこのツールの良いところだと思います。契約メルペイを定義するとか、インサイダー情報の登録をするなどができます。
デザインが概ねダサいです。社内コミュニケーションにも使えそうなので、もう少しデザインが良いと、使う方のテンションも上がっていいと思い生ます。
人材紹介
1001人以上
社内ワークフローをあげるために導入していました。操作自体は、難しいというほどではないため、私自身は基本的に使いやすいと思いました。
サイボウズで顧客管理もしていて困ったことはなかったのですが、現在、セールスフォースに移行している所です。今後は完全移行しようと考えています。
移行理由としては、使いづらいということではなく、営業系機能の充実度がセールスフォースの方が高いためです。営業職の場合は、グループウェアを導入するより、営業効率化のツールを導入した方がいいと思いました。
不動産
11〜30人
月額：30,000円
スケジュールなど登録を義務化していかないと、浸透しにくいツールだと思いました。
小規模の会社や、部署ごとであれば、それぞれ把握をしやすいので使い勝手はいいと思います。
製造
51〜100人
社員同士のスケジュールの共有と会議室、応接室の利用予約、勤怠管理をするために導入したのですが、結果的にあまり便利には使いこなせていなかったと思います。
もう使っていません。
携帯からもアクセスできるのが、便利なようでトラブルの原因にもなると感じました。
実際には遅刻をしていても、携帯から出勤ボタンを押せば時間までに出勤した扱いになります。早退をしても、退勤時間になるまでボタンを押さなければ帰ったことがわからないので、サボっても嘘が上司にバレないのは問題だと思いました。
利用時は、携帯からもアクセスできても画面が見ずらくて、拡大するのも面倒だった覚えがあります。
あまりおすすめできません。社員との信頼関係を崩さずに便利に使えるツールは、他にもっとあるとも思うからです。
IT
51〜100人
多分スタンダードタイプだと思います。
当時、ガラケーからもスケジュールを更新したり閲覧できたりしてとても助かりました。
具合が悪くてしゃべるのが困難なときもわざわざ電話連絡せず、スケジュールを更新して上長に申し送りを入れておくだけで済んだのは本当に助かりました。電話番をすることが多かったので、伝言メモをいちいち紙で渡さず、サイボウズに入れておけばすぐに通知がいくので、ペーパーレス化にも役立っていました。
会社のマニュアルをサイボウズにまとめており、更新があれば社員にわかるようになっていました。会議室を末端の社員でも簡単に予約できるのもとてもよかったです。
不便だったと思ったことはありません。社内Webとしての運用も初めてで、一つのサービスに集約するとここまで便利だったのか、という驚きと発見ばかりでした。
おすすめできます。Office版ではないほうも使用したことがありますが、中小規模のグループウェアとして便利で手軽な機能がたくさんあり、使い勝手もとても良いです。
医療
101〜250人
主には部署間・個人間の情報伝達、出張等の承認願いや報告書の管理、業務マニュアルの管理などに用いている。
ファイル添付して宛先を複数名選択して送ることができる点や、コメント機能でやり取りの内容をメンバーで閲覧できる点は、多人数間で連携して業務を進めていく上で便利です。承認申請書類なども、指定した順に確認できます。手続きがツール上で完結できて、書面が必要ないため、様々な伝達をスムーズに行えると思います。
メッセージに添付できるファイルの上限が少ないです。大きいファイルは送れないため、PCの共有ドライブに置いたうえで閲覧してもらう必要がり、ここには不便さを感じます。
また、メッセージ作成途中の自動バックアップ機能が無いため、途中で保存を誤ってしまうと作業内容が消えてしまいます。せっかく丁寧に書いたメッセージをまた一から書き直すのは、疲れが倍増しそうでキツいです。
一定以上の規模の会社で、部署が他部署にわたるなどの場合は、情報連絡ツールとして便利なのでおすすめです。責任者が複数人いて、承認・報告の経路が複数ある場合も、設定しておけば必要な順序で手順が簡便になるため有効活用できると思います。
サービス
101〜250人
全国に店舗を展開しているため、本社からの一斉連絡や出勤状況、社長からのメッセージ等を、どこからでも（外出先のスマホからでも）確認できるツールを探していました。いくつかのツールの中から一番ニーズにあっているサイボウズオフィスになったと聞いています。
退職者の投稿も確認できるため、自分が入社する前のやりとり・その結果に至った経緯などを追うことができて、後任としてはありがたかったです。同様に、後任に情報を残せる点も便利だと感じました。
PC操作に不慣れな人にとって、膨大なメニューから目的のツリーを探すのはなかなか難しかったようです。また、パートの方などにはあまり頻繁に連絡がいくことがないため、毎日ツールを確認するという習慣づけができず、連絡漏れが起きてしまい効率が悪いと感じていました。
欲しい機能が一通りそろっているので、おすすめできると思います。特に、全国に支店があったり、PCが常にそばにあったりする環境だと、いろいろな機能をうまく活用できると思います。
サービス
11〜30人
プレミアムコース800円/1ユーザー
2019年4月～2021年8月現在も利用中
スケジュール管理にはかなり最適だと思います。自分でグループをいくつか設定ができ、プロジェクトメンバーのスケジュールをまとめてみられます。ミーティングの設定などがスムーズになりました。
kintoneなどに比べてカスタマイズ性が悪いです。例えばカスタムアプリ内で、入力した内容によって次の項目が変わる、内容によって別の入力フォームを表示するなどのカスタマイズができず、歯がゆい思いをしたことが何度もあります。
しにくいと感じました。
ある程度、自分たちでシステムを柔軟にカスタマイズしたいと考える企業には向いていないと思います。逆に、カスタマイズ性は求めず、最低限のスケジュール管理や情報共有ができればいいという企業には向いています。
医療
101〜250人
2020～2021年8月現在も利用継続中
お電話で予約をされたいクライアントさんとその人にあったカウンセラーを結びつける
予約手続きの手段として使っていました。予約表、スケジュール管理などで便利に使えました。
スケジュールの日時を入れる際に、スペースを入れなかったり、逆に何か記号を入れてしまったりなどすると承認されないことがありました。そのルールがわかりにくくて、いちいち承認までやり直すのが面倒でした。どの時間に部屋が空いているのかも、わかりにくかったと思います。
小売
101〜250人
2019年秋から2021年8月現在も使用中
スケジュール管理、報告書管理、ワークフローなどの機能が一通りそろっているので、目的に併せてスピード感をもって使い分けていけました。
ワークフローに関して、非常に簡単な機能しか搭載されていないので、細かい条件分岐ができません。エクセルなどのもそのまま使用できません。そのため、運用がスムーズにできず、仕事の納期などにも影響が出てくるので不便を感じています。
スケジュール管理や共有が一気にしやすくなるので、運営の際に全体化しやすくなります。業種や業界は問いませんが、社員数が多い会社にはその機能性が十分活かせると思います。
小売
51〜100人
初期費用：0円 月額費用：500円 料金プラン名：スタンダードコース
2020年1月～2020年10月
価格が安価で、導入実績も多数あるため。また、インタフェースが見やすく、使いやすいため。
・レイアウトが見やすく、機能も充実している
・日報や稟議書等を提出するためのワークフロー、ファイル共有サービス等、仕事で一般的に必要となる機能が月額５００円で使用できる
容量が１ユーザーあたり５GBまでとなっているため、メールの件数や共有ファイルの容量に限りがある。人によっては全然足りない場合があり、定期的に削除する必要があって面倒。特にメールは添付ファイルがあるとすぐに5GBを使用してしまうが、メールを削除するのに２０件単位でしか削除できないので、そこも不便だと感じた。
メールを別ツールで使用するのであれば、おすすめできる。オーソドックスな機能が充実していて、レイアウトも見やすくなっているため、特定業種ではなく、幅広い業種で活用できると思う。
不動産
251〜500人
2017年４月～2021年３月
社員の急増で、複数の支店、展示場ができ、どこで誰が何をしているかが、分かりずらくなったため導入したと思われます。
スケジュールの共有化が主な目的です。
操作マニュアルを見なくても直感的に操作ができたところです。社内間でのデータの回覧、送付が容易にできます。
○○部署の○○さんと事務の○○さんに資料の確認メールを送ると、自分を含め３人のグループが作られるのも便利です。そこにコメントや既読がつくので、未読防止にもなり助かります。
建設業で現場監督をしておりました。工程管理は別のツールを使用していたため、自分のスケジュール作成と、工程作成との２つの作業を行わなければならないのがデメリットでした。また、社員数が多すぎると、名前の判別が面倒でした。メールなどを送る際に苗字が同じ人に間違えて送ってしまうこともありました。
上記で書いたように、外部の現場管理ツール（ANDPAD）とスケジュールだけでも共有できれば、もっと使いやすかったと思います。
従業員数20名以上で、外出先など事務所以外の現場で仕事をする社員が多い企業におすすめします。１日のスケジュールを把握できるのでサボれません。いちいち電話などで相手の空きを確認する手間も省けます。
郵送
501〜1000人
2018年3月～2021年9月現在も利用中
社内の連絡ツールとしてメーラー以外でのコミュニケーション手段が必要と感じたため。
特にスケジュール機能がありがたい。全社員のその日のスケジュールを登録可能で、他の社員のスケジュールの共有が容易にできる点が便利。
メール検索機能で送信先や受信元で検索をかける際に、必要以上に検索に時間がかかってしまうのは残念。検索で一覧表示された内容がわかりづらく、どれが検索したいメールなのかが判断しにくい。検索結果を見るたびにストレスを感じるので、メールの内容がもう少しわかりやすく表示されているといいと思った。
福祉施設
101〜250人
2020年10月〜2021年9月現在も継続利用中
法人が有する全施設の職員と文書や画像等データのやりとりができる機能、スケジュール管理をシステム上で行える機能、この2機能の使用が主な目的です。
設定の自由度が高く、よく使うスレッドをシステム画面のトップに出したり、公用車使用や施設内のミーティングスペースの予約をしたり等、幅広く使えます。予定前にPC上に通知を出してくれる点も重宝しています。
慣れるまでに時間が掛かること。また、自分だけ見たいスケジュールには非公開設定を使えるのはいいのですが、非公開設定にしていても、同じシステムを利用する職員には「予定あり」と示されてしまいます。結局は、自分のスケジュール情報が周りに漏れているのと変わりません。他人の目を気にするほうなので、スケジュールをメモ感覚では使いにくいです。
職場環境によると思います。別施設間との情報共有には良いと思いますが、現場仕事が多かったり内勤のみの仕事が多い場合は、機能を活かしきれない気がします。
メーカー
1001人以上
2006年4月～2013年2月
全社員のスケジュールが共有でき、今どこで何をしているのか、いつから出張なのか、有給休暇でいつ休みなのかを把握することができたので、チームで仕事を進める上で非常に便利でした。
我が社では、マイクロソフトのOutlookも利用していました。親会社とのスケジュールのやり取りにはOutlookを使っていたので、たまにサイボウズOfficeのスケジュールとごちゃごちゃになることがありました。
スケジュール管理と把握がとてもしやすかったので、社内で利用する分にはおすすめしたいです。我が社は親会社内に部署が点々としていたので、サイボウズOfficeのようなシステムがあるとスケジュール共有が非常に楽でした。
医療
51〜100人
初期費用150万ぐらい、月額評価 サーバ使用料5000円くらい、オンプレミス版
2017年4月〜2019年3月
官公庁との情報共有、各医療機関との連絡のために導入
メールや掲示板機能については見やすくてわかりやすいと思います。スケジュールのインポート、エクスポートもあるので、時短になりました。
ツールの機能面で特に不便だと感じることはありませんでした。あまりそのツールを業務で使い込んでいないのかもしれません。使っていたPCがHDDだったので、PCの動作が遅い（レスポンスが遅くイライラする）ことのほうが不便だと感じました。
googleカレンダーとの同期は便利でした。
特におすすめしたいのは、社員の担当業務がバラバラだが連携が必要な場合や、打ち合わせや会議で集まることが必要な場合のスケジュール調整に便利です。
不動産
31〜50人
2019年9月〜2021年9月現在も利用中
車両台数を減らしつつ、減らした台数を効率的に管理するために導入しました。
主な導入きっかけは車両管理でしたが、業務管理や掲示板などの機能も搭載されており、業務管理からスケジュール管理や伝達情報など全体的に使いやすいです。
年代や性格によっては活用していない社員もいます。スケジュール管理には使い勝手がいいのですが、車両管理に関しては、車両を取り置きする人などもいて、正確な把握・管理ができません。無駄が多いようで困っています。
業務管理に悩んでいる会社であればおすすめです。スケジュール管理なども可能なので、中小企業でも個々の管理が簡易になると思います。
メーカー
101〜250人
プレミアムコース
2017年10月〜2021年9月現在も利用中
掲示板にて全社の連絡を見ることができるほか、部署、チームごとにメールのやり取りを行うことができるのが良いです。プロジェクト機能では、プロジェクトの進捗確認ができるので遅れを防げて助かります。
関連する話題のため1つのスレッドでやり取りをしている場合、一度閲覧してしまうと書き込み順にメールが並んでしまいます。最初に見た連絡がどこにあったのか分からなくなる点が不便です。検索機能はありますが、検索をかけてもヒットしないことも多く、迷子メールとなることがあります。
iPhoneからもサイボウズが閲覧できるのは便利だと思います。
おすすめできます。理由は、自分が必要な情報をカスタマイズし、トップページに置いておくことが可能ですし、「確認しました」ボタン等をつけておけば返信不要で済みます。
メーカー
101〜250人
2008年頃から2021年9月現在も利用中
年配の従業員も直感的に操作ができる点で、すぐに馴染むことができました。他部署メンバーのスケジュールも閲覧できるので、電話対応をするスタッフも大助かりでした。
主に、スケジュールの管理・共有、データファイルの共有・保管、稟議申請のペーパーレス化を目的に活用しています。
ツールというよりも管理側の問題かもしれませんが、ファイルを共有できるフォルダが年々増えていき、部署移動や組織改革によって無管理状態となってしまいました。また、閲覧権限がフォルダ毎にしかできなかったのも不便と感じました。
色々な付随サービスがうまく使いこなせるのであれば、おすすめだとは思います。スケジュール管理だけで良いのであれば、他にもっと安くて良いツールがあると思います。
その他
1001人以上
2017年４月から現在
所属している全員の予定や、全会議室の使用状況が見られるところ、また予定を複数日・複数人登録できるところ。一度に登録できて便利。また、タスクリストも使用でき、表示非表示もできるのが便利。
メールやメッセージを打って送信ボタンを押すとエラーが出ることがある。一度戻ると消えてしまうのがとても不便。
できることが多すぎて、画面操作が複雑。
おすすめします。
今のところ使いにくくて仕方ないということはありません。
おそらく自社の使用の仕方があまり上手ではないので、使いこなせる人が使用すればとても便利なシステムであると思います。
不動産
101〜250人
クラウド版では1ユーザあたり月額500円
2020年10月〜2021年10月現在も利用中
社員のスケジュール管理を簡単に行うことが出来るので、打ち合わせや来客等のセッティングがとても楽になります。スケジュール管理を主とした目的で導入をしましたが、社内向け資料をUPして社員全員の閲覧を可能にしたり、ファイルサーバーに近い機能も利用できるので、非常に重宝しています。
ワークフローや承認といった機能を持っていますが、その設定のやり方が少し複雑なため、導入までに時間がかかってしまったことが不便でした。
また、メール機能はあくまでもアカウントを持つ社員に対してのメール送信機能です。取引先など社外の方とのやり取りに利用するOutlook等のツールと、社内向けのサイボウズと、メール機能を有するものが2つになってしまうので、メールの使い分けは面倒になってしまいました。
中小企業にはおすすめできます。社員人数分の月額料金が発生するのて、その料金を負担出来るかどうかがポイントになると思います。
サイボウズ Officeはサイボウズ社が提供する業務に関わるほぼ全ての事柄を記録・管理・円滑に共有する為のグループウェアと呼ばれるソフトです。
大きな魅力は他の企業でも導入が進んでいることや、大きな規模・各店舗が点在するような業態の企業でこそ一気に全社導入することで今まで埋没していたビジネスの機会を見つけ出す可能性が出てくることです。
ほぼ全ての業務をサイボウズ Office上で行えるようになったら、その時業務は全て見える化されており、それに基づいた取捨選択を経て業績効率化の道が見えてくるはずです。
画像出典元：「サイボウズ Office」公式HP
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