サイボウズ Office

1990年代から常に国内のグループウェア業界でトップを走ってきたグループ支援ツールの草分け的存在です。

利用チームのメンバー数に応じた月額/年単位での契約になり社員が多い場合ランニングコストが大きくなる可能性があります。

はじめに

業務効率化・社内の情報共有、部署間の連携の推進はいつの時代も社内の問題として大きく残っています。とりわけインターネットが普及した昨今ではよりスピーディーに業務に取り掛かること、その為のツールが重要となっています。

今回はそんな業務効率化・情報共有に便利なグループウェアの代表格、サイボウズOfficeについて解説します。

サイボウズ Officeとは？

サイボウズ Officeはグループウェアと呼ばれる、社内業務連携を協力に推し進めてくれる業務・コミュニケーション支援ツールです。1997年に初代サイボウズ Officeが誕生してから現在までバージョンアップを続けながら進化する働き方に対応してきています。

料金プラン

インストールが不要なWEBクラウド版とオフラインでの使用も可能なパッケージ版が存在します。

クラウド版

利用料金は月額制になっておりスタンダードコースでは500円/月～。カスタムアプリと呼ばれる多機能かつより業務に密着した用途で使用できるツールを使う際にはプレミアムコースを契約しておく必要があります。

パッケージ版

パッケージ版はユーザー数をまとめて購入する仕組みで「買い切り型」です。最小単位が10ユーザーからとなっています。

サイボウズOfficeの3つの特徴

1. 見通しの良いスケジュール機能

サイボウズ Officeの中で特に社内全体に関わり、使用する事となる機能は「スケジュール機能」です。

上司や部下・同僚の外出予定を一覧で確認でき、空き時間検索によって効率的な計画を立てることが可能となります。

スケジュール画面の例

外出や打ち合わせの予定以外にも、プロジェクトの締切なども入れられるため、業務フロー全体の流れを見ながらのスケジューリングができます。

また、個人予定の管理以外にもチーム予定での切り替えもできるので、プロジェクトに合わせた見通しの良いスケジュール確認が実現。

スマホからのアクセスもできるので、忙しい営業マンもリアルタイムで予定確認ができる強みもあります。

2. 使い勝手の良いメール機能

メール専用のシステムと同じくらい使いやすく、見やすいメール機能も搭載しています。

未読の通知をまとめて読むことができたり、グループごとに絞り込んで見ることも可能です。

メール機能の画面例

他にもフォーマットに従って入力するだけで、手早く電話の伝言を作成し、メールで通知を送る事ができます。

電話の伝言メモ画面

外出中も大事な連絡を折り返すことも簡単になり、取引先への信頼感にも繋がります。

また、通知を送る時はアドレスを入力せず、ボタンひとつで連絡ができるため、電話を受ける側の業務も効率化できます。

3. 業務上の「報・連・相」を一元管理

商談報告や議事録をフォーマットに沿って共有できる報告書システムがあり、一元管理することによって過去の報告も一度に確認することができます。

急な担当変更による引き継ぎもスムーズに行うことができ、フォーマットが揃っているため見やすく情報整理もしやすいのがポイントです。

報告書フォーマットの例

プロジェクトごとの進捗状況の確認もできる機能があり、今やらなければいけない事が可視化できます。

また、プロジェクトごとに掲示板を立てることができるので、共有事項もスムーズに報告が可能。報告書やファイルも一元管理ができるので、サイボウズ Officeの中で「報・連・相」が完結する仕組みが作られています。

プロジェクトごとの進捗状況画面

サイボウズOfficeの評判・口コミ

サイボウズ Officeは導入実績50,000社を突破したというグループウェアになっており、1990年台から販売していることも相まって非常に多くの企業で導入されています。

またサイボウズ社自体も東証一部の上場企業であり、その信頼性も十分です。

株式会社ミキハウストレード

店舗と本部間の業務連絡に！

ベビー・子ども服の企画・製造販売などを行っていて、全国122 店舗を展開しています。本部から店舗への業務連絡にサイボウズ Officeの「メッセージ」機能を用いています。電話とFAXで店舗に連絡を取っていたときと比べ、情報が伝わるまでのタイムロスが解消され、店舗間での横の連携や情報交換も活発になりました。

大成建設株式会社

工事の工程で生じる膨大な事務作業を効率化

ひとつの建物を造るためには基礎工事から内装に至るまで非常に多くの工程があります。その工程がスムーズに進むよう管理するために、サイボウズを用いてデータの共有と、連絡事項の共有を行うことにしました。導入後は作業所内の事務作業の負担が大幅に軽減されました。

※「サイボウズOffice」公式HP参照

まとめ

サイボウズ Officeはサイボウズ社が提供する業務に関わるほぼ全ての事柄を記録・管理・円滑に共有する為のグループウェアと呼ばれるソフトです。

大きな魅力は他の企業でも導入が進んでいることや、大きな規模・各店舗が点在するような業態の企業でこそ一気に全社導入することで今まで埋没していたビジネスの機会を見つけ出す可能性が出てくることです。

ほぼ全ての業務をサイボウズ Office上で行えるようになったら、その時業務は全て見える化されており、それに基づいた取捨選択を経て業績効率化の道が見えてくるはずです。

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画像出典元：「サイボウズ Office」公式HP

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