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記事更新日: 2021/05/31
ノーコードの走りで、ワークフローの定義などが細かくできます。例えば契約メルペイを定義するとか、インサイダー情報の登録をするなどをできます。弊社では元々派遣の面接や登録、場所の管理はエクセルで行ってきましたが、こちらのツールに乗り換えたことで同時進行で社外からも管理できるようになりました。
全体的にデザインがダサいです。またノーコードである分1から設定する必要があり、かなり設定に苦労します。運用上の問題もありますが、導入してから一年ほどにもかかわらず、勤怠管理や経費精算など使いこなせていない機能がたくさんあります。一部UIがわかりづらい部分があるので、その点も改善するとありがたいです。
国内5万社が導入する国産老舗グループウェアがサイボウズ Officeです。競合となるGoogle社のGoogle Workspaceやマイクロソフト社のMicrosoft 365よりも安い金額で導入が可能になります。また、国産のグループウェアなので日本企業の商習慣にあった機能や手厚いサポートが期待できます。
個人の予定の管理から、グループのスケジュール管理、施設予約もできるカレンダー機能がある
全社に向けて発信するための掲示板機能や、特定の社員とのみのやり取りに利用できるメッセージ機能がある
タイムカード機能により、ログイン日時と連動して勤怠管理を行うことができる
1990年代から常に国内のグループウェア業界でトップを走ってきたグループ支援ツールの草分け的存在です。
利用チームのメンバー数に応じた月額/年単位での契約になり社員が多い場合ランニングコストが大きくなる可能性があります。
利用人数が増えると月額料金がかさみますが、他ツールと比較した時の一人あたりの金額は安いです。
幅広い年代の方に受け入れられやすいデザインではありますが、UIが優れているとは言いづらいです。
第三者がログイン画面にアクセスできてしまった場合でも、不正にログインできないような設定が可能です。
業務効率化・社内の情報共有、部署間の連携の推進はいつの時代も社内の問題として大きく残っています。とりわけインターネットが普及した昨今ではよりスピーディーに業務に取り掛かること、その為のツールが重要となっています。
今回はそんな業務効率化・情報共有に便利なグループウェアの代表格、サイボウズOfficeについて解説します。
このページの目次
サイボウズ Officeはグループウェアと呼ばれる、社内業務連携を協力に推し進めてくれる業務・コミュニケーション支援ツールです。1997年に初代サイボウズ Officeが誕生してから現在までバージョンアップを続けながら進化する働き方に対応してきています。
インストールが不要なWEBクラウド版とオフラインでの使用も可能なパッケージ版が存在します。
利用料金は月額制になっておりスタンダードコースでは500円/月～。カスタムアプリと呼ばれる多機能かつより業務に密着した用途で使用できるツールを使う際にはプレミアムコースを契約しておく必要があります。
パッケージ版はユーザー数をまとめて購入する仕組みで「買い切り型」です。最小単位が10ユーザーからとなっています。
ただし、パッケージ版「サイボウズ Office」は、2021年から2026年にかけて順次販売を終了し、2027年にサポートを終了予定です。
サイボウズ Officeの中で特に社内全体に関わり、使用する事となる機能は「スケジュール機能」です。
上司や部下・同僚の外出予定を一覧で確認でき、空き時間検索によって効率的な計画を立てることが可能となります。
スケジュール画面の例
外出や打ち合わせの予定以外にも、プロジェクトの締切なども入れられるため、業務フロー全体の流れを見ながらのスケジューリングができます。
また、個人予定の管理以外にもチーム予定での切り替えもできるので、プロジェクトに合わせた見通しの良いスケジュール確認が実現。
スマホからのアクセスもできるので、忙しい営業マンもリアルタイムで予定確認ができる強みもあります。
メール専用のシステムと同じくらい使いやすく、見やすいメール機能も搭載しています。
未読の通知をまとめて読むことができたり、グループごとに絞り込んで見ることも可能です。
メール機能の画面例
他にもフォーマットに従って入力するだけで、手早く電話の伝言を作成し、メールで通知を送る事ができます。
電話の伝言メモ画面
外出中も大事な連絡を折り返すことも簡単になり、取引先への信頼感にも繋がります。
また、通知を送る時はアドレスを入力せず、ボタンひとつで連絡ができるため、電話を受ける側の業務も効率化できます。
商談報告や議事録をフォーマットに沿って共有できる報告書システムがあり、一元管理することによって過去の報告も一度に確認することができます。
急な担当変更による引き継ぎもスムーズに行うことができ、フォーマットが揃っているため見やすく情報整理もしやすいのがポイントです。
報告書フォーマットの例
プロジェクトごとの進捗状況の確認もできる機能があり、今やらなければいけない事が可視化できます。
また、プロジェクトごとに掲示板を立てることができるので、共有事項もスムーズに報告が可能。報告書やファイルも一元管理ができるので、サイボウズ Officeの中で「報・連・相」が完結する仕組みが作られています。
プロジェクトごとの進捗状況画面
サイボウズ Officeは導入実績50,000社を突破したというグループウェアになっており、1990年台から販売していることも相まって非常に多くの企業で導入されています。
またサイボウズ社自体も東証一部の上場企業であり、その信頼性も十分です。
※「サイボウズOffice」公式HP参照
人材
31〜50人
元々、社内では派遣の面接や登録、場所の管理はエクセルで行ってきました。ですが、こちらのツールに乗り換えたことで、並行して社外からも管理できるようになりました。社内の従業員の行動予定をホワイトボードに記入したり、エクセル管理したりといった方法も、全てこちらに移行できました。
様々な機能を一元化できるツールであるにも関わらず、自社にITリテラシーの高い人間がいないために十分に利用できていません。例えば、勤怠管理、経費精算もできるはずなのですが、使いこなせていません。この点は非常にもったいなく感じています。もう少し機能をわかりやすくして欲しいです。
IT
1001人以上
ノーコードの走りで、ワークフローの定義などが細かくできるのがこのツールの良いところだと思います。契約メルペイを定義するとか、インサイダー情報の登録をするなどができます。
デザインが概ねダサいです。社内コミュニケーションにも使えそうなので、もう少しデザインが良いと、使う方のテンションも上がっていいと思い生ます。
人材紹介
1001人以上
社内ワークフローをあげるために導入していました。操作自体は、難しいというほどではないため、私自身は基本的に使いやすいと思いました。
サイボウズで顧客管理もしていて困ったことはなかったのですが、現在、セールスフォースに移行している所です。今後は完全移行しようと考えています。
移行理由としては、使いづらいということではなく、営業系機能の充実度がセールスフォースの方が高いためです。営業職の場合は、グループウェアを導入するより、営業効率化のツールを導入した方がいいと思いました。
不動産
11〜30人
月額：30,000円
スケジュールなど登録を義務化していかないと、浸透しにくいツールだと思いました。
小規模の会社や、部署ごとであれば、それぞれ把握をしやすいので使い勝手はいいと思います。
製造
51〜100人
社員同士のスケジュールの共有と会議室、応接室の利用予約、勤怠管理をするために導入したのですが、結果的にあまり便利には使いこなせていなかったと思います。
もう使っていません。
携帯からもアクセスできるのが、便利なようでトラブルの原因にもなると感じました。
実際には遅刻をしていても、携帯から出勤ボタンを押せば時間までに出勤した扱いになります。早退をしても、退勤時間になるまでボタンを押さなければ帰ったことがわからないので、サボっても嘘が上司にバレないのは問題だと思いました。
利用時は、携帯からもアクセスできても画面が見ずらくて、拡大するのも面倒だった覚えがあります。
あまりおすすめできません。社員との信頼関係を崩さずに便利に使えるツールは、他にもっとあるとも思うからです。
IT
51〜100人
多分スタンダードタイプだと思います。
当時、ガラケーからもスケジュールを更新したり閲覧できたりしてとても助かりました。
具合が悪くてしゃべるのが困難なときもわざわざ電話連絡せず、スケジュールを更新して上長に申し送りを入れておくだけで済んだのは本当に助かりました。電話番をすることが多かったので、伝言メモをいちいち紙で渡さず、サイボウズに入れておけばすぐに通知がいくので、ペーパーレス化にも役立っていました。
会社のマニュアルをサイボウズにまとめており、更新があれば社員にわかるようになっていました。会議室を末端の社員でも簡単に予約できるのもとてもよかったです。
不便だったと思ったことはありません。社内Webとしての運用も初めてで、一つのサービスに集約するとここまで便利だったのか、という驚きと発見ばかりでした。
おすすめできます。Office版ではないほうも使用したことがありますが、中小規模のグループウェアとして便利で手軽な機能がたくさんあり、使い勝手もとても良いです。
医療
101〜250人
主には部署間・個人間の情報伝達、出張等の承認願いや報告書の管理、業務マニュアルの管理などに用いている。
ファイル添付して宛先を複数名選択して送ることができる点や、コメント機能でやり取りの内容をメンバーで閲覧できる点は、多人数間で連携して業務を進めていく上で便利です。承認申請書類なども、指定した順に確認できます。手続きがツール上で完結できて、書面が必要ないため、様々な伝達をスムーズに行えると思います。
メッセージに添付できるファイルの上限が少ないです。大きいファイルは送れないため、PCの共有ドライブに置いたうえで閲覧してもらう必要がり、ここには不便さを感じます。
また、メッセージ作成途中の自動バックアップ機能が無いため、途中で保存を誤ってしまうと作業内容が消えてしまいます。せっかく丁寧に書いたメッセージをまた一から書き直すのは、疲れが倍増しそうでキツいです。
一定以上の規模の会社で、部署が他部署にわたるなどの場合は、情報連絡ツールとして便利なのでおすすめです。責任者が複数人いて、承認・報告の経路が複数ある場合も、設定しておけば必要な順序で手順が簡便になるため有効活用できると思います。
サービス
101〜250人
全国に店舗を展開しているため、本社からの一斉連絡や出勤状況、社長からのメッセージ等を、どこからでも（外出先のスマホからでも）確認できるツールを探していました。いくつかのツールの中から一番ニーズにあっているサイボウズオフィスになったと聞いています。
退職者の投稿も確認できるため、自分が入社する前のやりとり・その結果に至った経緯などを追うことができて、後任としてはありがたかったです。同様に、後任に情報を残せる点も便利だと感じました。
PC操作に不慣れな人にとって、膨大なメニューから目的のツリーを探すのはなかなか難しかったようです。また、パートの方などにはあまり頻繁に連絡がいくことがないため、毎日ツールを確認するという習慣づけができず、連絡漏れが起きてしまい効率が悪いと感じていました。
欲しい機能が一通りそろっているので、おすすめできると思います。特に、全国に支店があったり、PCが常にそばにあったりする環境だと、いろいろな機能をうまく活用できると思います。
サイボウズ Officeはサイボウズ社が提供する業務に関わるほぼ全ての事柄を記録・管理・円滑に共有する為のグループウェアと呼ばれるソフトです。
大きな魅力は他の企業でも導入が進んでいることや、大きな規模・各店舗が点在するような業態の企業でこそ一気に全社導入することで今まで埋没していたビジネスの機会を見つけ出す可能性が出てくることです。
ほぼ全ての業務をサイボウズ Office上で行えるようになったら、その時業務は全て見える化されており、それに基づいた取捨選択を経て業績効率化の道が見えてくるはずです。
画像出典元：「サイボウズ Office」公式HP
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