記事更新日: 2021/05/06
弊社は出社時間が三つのグループに分かれていて、その特殊な勤務環境にこのツールは対応してくれています。また、以前使用していたG Suiteと比べて、自分でカスタマイズすることができることが多いため、ITリテラシーの高い方なら自分に使いやすいツールにすることが出来ます。
ツールの中にルール付けがされてないため、統一感がなくなってしまいます。例えば現場に行く際、Aさんは黄色で入力と決めているけど、Bさんは青に変えると決めているなどが起こります。他にも、新しく入った社員が使いこなせなかったり、記載漏れがたくさん起こります。
機密性を保持しながら業務を効率化したい企業にお勧めな「eValue NS 2nd Edition」。厳格な管理とスピーディーな業務を両立できます。柔軟なワークフロー機能と権限設定も魅力。職場のコミュニーケーションを活性化し、チームに一体感をもたらします。
社内の文書や資料、データを一元管理できる
共有スケジューラや電子文書化により業務を可視化できる
セキュリティの整った環境でスムーズに情報の共有・伝達ができる
高度なセキュリティと細やかな権限設定に定評あり。実際に導入した企業は、高い機密性・堅牢性を評価し導入を決めたそうです。
統合型グループウェアならではですが、ワークフロー及びコミュニケーションまで電子化されるので、従来と大きく異なったワークスタイルに戸惑う方も多いようです。
少々細かい画面ですが、メニュー表示は明確で操作難易度も低いです。
HTMLメールセキュリティがメールの悪用や詐欺を回避。誤送信防止機能で社外とのEメール送受信を安全に行えます。
メニュー表示やメッセージ内容の英語表記が可能です。
このページの目次
「eValue NS 2nd Edition」にある「業務ナビ」の活用により、いつ・誰が・なぜ・どのように作業したのかをノウハウとして記録し、各作業の参考・事例として企業やグループ全体で共有できます。
管理者は作成した業務フローを各作業や機能、アプリと紐づけて保管します。利用者は保管された業務フローに準じて作業するので、作業の担当者が欠席の場合も業務が滞りません。
例えば「部署を異動したばかりで流れが分からない。」「過去に1度作業したけれど手順を忘れた…」などと迷って仕事の手が止まる事態は業務ナビで改善されます。
それだけでなく、手順や出来に個人差があっては困る作業を統一できたり、新入社員にとってはマニュアルとして重宝したりします。
システム化されている業務も、手作業で行っている業務も同等に可視化。業務全体の流れが明確になり、フローのボトルネックを素早く発見できます。今まで費やしてきた時間は余力に変わり、生産性の向上に繋がります。
「eValue NS 2nd Edition」は、ドキュメント管理・ワークフロー・スケジューラ・コミュニケーション機能を備えたオールインワン型グループウェア。これら4つの機能はPCだけでなく、モバイル環境でも利用可能です。
特に、出張や営業などの外出先では便利です。スマホやタブレット端末からドキュメント管理機能を通し、いつでもどこからでも社内資料へアクセスできます。
重くかさばる紙面資料を持ち歩く必要がなくなる他、クライアントからの質問に対して、より素早く正確に答えられるようになります。スケジューラ機能にアクセスすれば、出先で最新の予定表を確認しながらアポイントの確定・登録が可能です。
サクサクと進む営業やプレゼンは、クライアントからの印象を向上させます。「eValue NS 2nd Edition」では、モバイル端末をより円滑な業務進行と顧客対応を実現させる、強力なアシスタントとして活用できます。
ワークフロー機能も同様、申請書の承認をスマホで行えます。外出先でも時間や場所を選ばず申請内容を確認・承認でき、残業申請も出せるので、早急な処理を必要とする申請や事態もスムーズな対応が可能に。不在時に溜まった申請書を一気に処理する作業もなくなります。
スキマ時間の活用で業務時間を短縮。社員の負担と疲労が軽減されると共に成長余力が生まれます。
業務効率と生産性を高めるためには円滑な情報共有が必要不可欠。「eValue NS 2nd Edition」には、職場のコミュニケーションを活性化させたり、社員のエンゲージメント向上に役立つ機能が備わっています。
特に、社内のみでメールをやり取りできる社内メッセージ機能と、社外とやり取りできるWEBメール機能は優秀です。
社内メッセージ機能では内密な情報のやり取りはもちろん、提携フォームの利用により休暇願や遅刻願も提出できるので、電子メールアドレスを持たない社員との正確な情報共有が可能に。気軽にコミュニケーションが取れるツールとしても重宝します。
部署別、役職別に設置できる掲示板は、アクセス権限・有効期限・公開日の設定が可能。各情報には未読/既読の表示があるので、見逃しを防げます。回覧板は、情報を共有するメンバーを限定したい時に便利です。
アンケート機能を活用すれば、人手を集めずにアンケートの作成・実施・集計が簡単かつ速やかに行えます。対象範囲の設定や、集計状況のリアルタイム公開も可能。最新の現場の声や従業員エンゲージメントを常に把握できます。
→公式HPよりお問い合わせください。
関連する部署や人がどういう仕事をしているのか、どこの現場にいるのかなどがすぐに確認できるので、全体の状況を把握しながら予定を組んだり、無駄な確認作業が減ったり、非常に効率的に進められるようになりました。会議室の予約なども手早く調整できるので重宝しています。
※「eValue NS 2nd Edition」公式HP参照
セキュリティの整ったシステムで業務の効率化・標準化を進めたい企業にうってつけな「eValue NS 2nd Edition」。作業ノウハウを一元管理し、イレギュラーな事態にも強い企業・グループをつくり上げます。
特にモバイル端末は営業や出張といった外出先で大活躍。お手軽な時間の有効活用により、ストレスフリーに作業を効率化できます。
ドキュメントへのアクセスやデータの持ち出しなど、細やかな権限制限が可能なので、セキュリティの厳しい職場にもお勧めです。
画像出典元：「eValue NS 2nd Edition」公式HP
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メールだと見落としてしまいがちな通知や案内も、掲示板の新着機能を使えば確実に目に届くようになります。そうした新規機能の活用方法をグループ全体が理解して、『コミュニケーションをもっと活発にしていこう』という機運が高まっています。