ホワイトボードで作業予定を管理している工事会社は必見！「トラッキングジョブ」は、足場工事や設備工事、施設管理などを業務とする企業に向けられた、現場管理モバイルクラウドです。現場の作業員と管理者の情報共有を円滑にし、業務効率を向上させます。
ホワイトボードで作業予定を管理している工事会社は必見！「トラッキングジョブ」は、足場工事や設備工事、施設管理などを業務とする企業に向けられた、現場管理モバイルクラウドです。現場の作業員と管理者の情報共有を円滑にし、業務効率を向上させます。
記事更新日: 2024/10/09
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「トラッキングジョブ」の導入で得られる最大のメリットは、ホワイトボード管理からの脱却です。PC画面に表示されるスケジュールカレンダーの利用により人為的な作業やミスが削減され、業務は大幅に高速化します。
従来のホワイトボード管理では、予定を手書きした付箋をボードに貼ったり、ボードへ移動し直接書き込んだりする必要がありましたが、デジタルカレンダーでは全て不要。作業予定の記入や日程の変更、作業担当者への指示出しを手元で効率良く行えます。
カレンダーには作業日程をはじめ、会社の休日や各担当者の休暇予定が反映されます。現場からの作業完了報告もリアルタイムで反映されるので、管理者は担当者の稼働スケジュールと全体の進捗状況を素早く確認しながら、的確な指示が出せます。
作業のマスタ登録機能を活用すれば、より正確かつ迅速な指示出しが可能に。頻度の高い作業はマスタを参照して、イレギュラーな作業は内容の似たマスタをコピーし編集するだけで指示出しが完了するので、業務スピードがアップし、管理者の負担も軽減できます。
実際に導入した企業は、ホワイトボードと同じような感覚で違和感なく使えているそうです。使い慣れた管理方法からデジタルに移行するのは不安が大きいものですが、直感的に行える簡単な操作で作業の手間を確実に削減できるので、心配いりません。
タイムラグのない情報共有により作業の遅延や報告漏れが減少。工数とともに紙や電話にかかっていたコストも削減され、より合理的な仕事が実現します。
「トラッキングジョブ」には、継続的な管理や修理が必要な対象を台帳管理できる、設備機器台帳機能があります。管理対象には建物や設備はもちろん、顧客も登録可能。顧客ごとの作業履歴を管理する台帳としても役立ちます。
各対象に関する文書（PDF）や過去の案件、障害履歴を紐づけた一元管理が可能で、現地の作業担当者はネットが使える環境とデバイスを通して、案件内容や対象の情報をどこからでも確認できます。
時間や場所を選ばずに機能を利用できるのは、モバイルクラウドサービスならでは。スムーズに作業を進められます。
作業報告の確認漏れを防ぐ機能も「トラッキングジョブ」の魅力。管理者は、担当者からあがってくる作業完了報告の処理条件（すべての作業を確認し消し込み処理する・アラートのある作業のみ確認し消し込み処理する・確認消し込み処理をしない、の3つから）設定ができます。
消込処理の場合は報告内容をリアルタイムで把握できるので、適切かつ速やかな対応が可能となり、処置の遅れやトラブルを未然に防げます。
「トラッキングジョブ」には、依頼者との信頼関係を築き強化する機能も備わっています。GPSを使った現場担当者の入退場記録もその1つです。
現場に到着した担当者がスマホから入場ボタンを押すと、入場時刻とともにGPS位置が記録されるので、管理者は地図上で常に担当者の所在を把握。依頼者は担当者から送られる定型メールにより、入場をリアルタイムで把握できます。
作業現場を撮影した写真は、案件や担当者と紐づき一元管理されるので、管理者はいつでも参照可能。写真やデータの整理も不要です。
現場写真をダウンロードできるURL付きの作業完了報告メールを依頼者に配信すれば、現場の進捗状況や担当者の勤怠を現場・管理者・依頼者の全員でリアルタイムに共有できます。
関係者間でのコミュニケーションが上手くいかず、情報が行き届かない事態は依頼者を不安にさせ、企業の競争力も低下してしまいます。
「トラッキングジョブ」なら現場の状況をリアルタイムで明確に共有できるので、依頼者は「ちゃんと作業は進んでるのか？」などと不信感を抱かずに、安心して作業を任せられます。
オプションですが、現場からの作業報告をWeb報告書サイトへ取り込める機能を利用すれば、報告書作成の手間と郵送にかかるコストが削減され、かつ依頼者への作業完了報告も迅速になります。
企業と依頼者の双方にとって効率良く作業を進め、プロジェクトを気持ち良く完結できれば、企業の評判が向上し新たな仕事に繋がります。
※「トラッキングジョブ」公式HP参照
業務を簡略かつ効率化し、管理者・現場作業者・依頼者に一体感を生む「トラッキングジョブ」。工事会社の顧客信頼度とともに生産性も向上させる有能なツールです。
作業の効率化を図りたい企業にはもちろん、職場のコミュニケーション不足を改善したい、もっとスムーズに情報共有したいと悩んでいる企業にもうってつけ。正確かつスピーディーな情報共有を可能にします。
手間だけでなく、印紙やインク、郵送代といったコストの削減にもつながるでしょう。
画像出典元：「トラッキングジョブ」公式HP
初期費用は100,000円、30ユーザー・10GBまでの利用で月額30,000円です。
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作業予定や完了の確認が、カレンダー画面からと、案件一覧からの両方から行えるため、漏れなく全体の案件や予定作業を管理できるようになりました。お得意様へも作業状況をメールでリアルタイムにお伝えすることで安心して作業をお任せ頂いており、信頼できる仕組みで運用されていると思います。