サイボウズガルーン

3.4

記事更新日: 2021/08/06

執筆: 編集部

良い口コミ・評判

メッセージ機能とスペース機能が使いやすい

どちらの機能も掲示板に似た機能なのですが、過去からの会話も含めて閲覧でき、引き継ぎにも使いやすくて便利です。グループ内の情報連携がスムーズになりました。

悪い口コミ・評判

UIがわかりづらく高齢社員には不評

年齢が上の方はなかなか使いこなすことができませんでした。ホーム画面上にいろいろなアイコンがあるのがわかりづらいようです。画面の中央に大きめの文字でアイコンを配置できたら、まだ良いのかもしれません。

編集部コメント

グループウェア市場で長年シェアNo.1を誇る「サイボウズガルーン」。その実績と経験を活かしたグループウェアは使いやすいと好評です。企業全体の情報共有を進めることで、現状より効率よく最大の「チーム力」を発揮する環境が整うでしょう。

カレンダー共有やスペース機能など、グループウェアとして必要な機能はすべてそろっている、という印象です。しかし導入済み企業へのインタビューによれば、ユーザビリティという点では、改善要望を持つ企業が多いようです。

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1. スケジューラー

個人の予定から会議室の予約まで確認できる

2. スペース

スタッフ同士でファイルを共有できる

3. ワークフロー

経費の処理や稟議書による申請を電子化できる

良い点

「サイボウズガルーン」の操作はどれもシンプルでパソコン操作が苦手な従業員でも使いやすいと好評。画面のカスタマイズも自在なので、最短時間で使いたい機能にたどり着けます。

悪い点

あらゆる業種に対応したグループウェアなので、業種によっては機能が不十分と感じることもあるようです。

費用対効果:

1ユーザーあたり784円/月から利用可能。学校向けやNPO法人向けのプランもあります。

UIと操作性:

シンプルな管理画面で直感的操作が可能です。

導入ハードル:

導入前セミナーもあり、スムーズにシステムを導入できます。

結論:サイボウズガルーンはユーザー数が多い企業であればおすすめのグループウェア!

結論から言ってしまうとサイボウズガルーンは

  • 導入実績が多く、安心して導入できる
  • カスタマイズも可能なUIは使いやすいと評判
  • クラウド版/パッケージ版両方あるため、コスパ重視の方もセキュリティ重視の方にも対応
  • スマホで使用が可能

ということから多くの企業におすすめできるツールです!

ただ一方でユーザーが300人以下だと845円/1ユーザーなので、他社と比べると2、300円ほど割高となっています。

それではサイボウズガルーンの機能・特長について詳しく見ていきましょう!

サイボウズガルーンの4つの特徴

1. 充実した基本機能

「サイボウズガルーン」の基本機能は下記となっています。

・ポータル
・スケジュール
・スペース
・モバイル
・ワークフロー
・メッセージ
・全文検索
・ファイル管理
・掲示板
・メール
・アドレス帳
・国際化
・マルチレポート
・お気に入り
・電話メモ
・在席確認
・通知一覧
・リマインダー
・リンク集
・TODO
・メモ
・タイムカード

他グループウェアによりも基本機能がかなり充実しています!

カスタマイズももちろん可能なので、機能面で困ることは基本的に無いでしょう。

2. 情報を一画面に集約

「サイボウズガルーン」では自身に必要な情報やメッセージのほか、企業の情報を一画面表示。知りたい情報を素早く得られます。

よく使用する機能があれば、自分だけのポータルを作成しさらに使いやすくカスタマイズすることも可能。

部署ごとのポータルや管理項目ごとのポータルを作ることで、情報の確認漏れの予防にも役立ちます。


ポータル作成の例


また、社内規則やマニュアルなど紙文書として管理することの多いファイルも、「サイボウズガルーン」にアップロードすることで誰でも閲覧可能に。

いつでも最新の情報にたどり着け、ペーパーレス化に取り組む企業にもうってつけです。

3. システム管理者の負担軽減

「サイボウズガルーン」はユーザー情報を組織図としてグループ管理。スタッフが多い大企業でもシステム管理者の負担が大きくなることはありません。

むしろ、役職や属性でスタッフを管理することで負担が大幅に軽減したという事例も。

システムの導入やメンテナンスも簡単操作で完結するため、システム管理に関わるトラブルも減るでしょう。

「サイボウズガルーン」では、ユーザー単位だけではなく、役職や属性、グループごとにアクセス権を設定できます。

表示は「GRANT(アクセスを許可)」「REVOKE(アクセスを制限)」の2通りしかなく一目瞭然。情報管理のミスによる情報漏洩を防ぐ効果もあります。


管理画面の一例

4. 充実の移行サポート

「サイボウズガルーン」はグループウェアの移行を徹底サポート。

「Notes」「Exchange Server」「Google Apps」など主要グループウェアからの移行実績が豊富です。

グループウェアの基本機能はもちろん、顧客管理や見積管理など独自データベースの移行も可能。

利便性を損なうことなく「サイボウズガルーン」と連携可能なサービスへ全てのデータをコピーできます。

サイボウズ社のクラウドサービス「kintone」を使えば、顧客管理や見積書・契約書管理などを行う業務改善アプリもわずか3分で作成可能。

データの移行にはかなり日数がかかってしまうため、簡単操作でベースを作成できるサービスは大変好評です。


グループウェア移行サポート内容


「サイボウズガルーン」では移行検討時から移行後まで徹底サポート。

豊富な実績を活かし、企業の細かな要望にもしっかりと対応してくれ、導入効果を最大限引き出してくれるでしょう。

サイボウズガルーンの料金プラン

「サイボウズガルーン」には「クラウド版」と「パッケージ版」があります。 

クラウド版

利用料金以外の初期費用等は一切不要です。 

301~1,000ユーザーで年間契約をすれば、784円/月と最安値で利用可能で、5GB/ユーザーのディスク容量が無料で使用できます。

5GB以上使用したい場合は、10GBあたり1,000円で追加できます。

パッケージ版


パッケージ版の場合、1ユーザーあたり7,500円からライセンスの購入が可能。ユーザー数が5,000以上の場合は要相談です。

ライセンスには、初年度のソフトウェア使用許諾と、1年分のサービスライセンスが含まれます。

なお、2年目以降は「継続サービスライセンス」として別料金体系となるので注意が必要です。

サイボウズOfficeとの違い

サイボウズが提供する、もう一つのグループウェア「サイボウズOffice」とどっちを選べばいいの?というお悩みにお答えします!

「サイボウズガルーン」と「サイボウズOffice」の違いはズバリ、機能価格です。

機能の特出すべき違いは、ポータル機能の有無や、英語中国語に対応しているかです。

より機能が充実したものを選びたいのであれば「サイボウズガルーン」がよいです。価格は「サイボウズOffice」の方が安い傾向にあります。

自社に必要な機能が「サイボウズOffice」にあるのであれば、「サイボウズOffice」を。

より充実した機能を、大人数で使用したいというのであれば「サイボウズガルーン」がよいでしょう!

サイボウズガルーンの評判・口コミ

介護

1001人以上

移動時間にもメール確認の必要がある

使いやすいと感じた点を教えてください

気になるところがあり、使いやすいと思ったことは特にありませんでした。

不便だと感じた点を教えてください。

メッセージ機能の使い勝手があまり良くないです。数時間おくと返信が溜まってしまいます。重要なものとそうでないものが分かれていないため、メッセージを上から順番に確認していかないといけないのが非常に不便です。そのため、移動時間などでもこまめに確認しなければいけません。

SaaSのプロバイダー

251〜500人

Microsoftなどと比べると使いづらい

使いやすいと感じた点を教えてください。

デスクトップのアプリを入れると通知をくれる機能は、便利に感じています。

不便だと感じた点を教えてください。

スケジュール管理で利用していますが、Microsoftなどと比べると使いづらいです。具体的に、他人のスケジュールを閲覧するときにブラウザ表示はできますが、一度に並べられる人数とデフォルトが少ないです。画面を行き来する必要が発生して非常に無駄な手間に感じます。

エンジニア

1001人以上

教育コストがあまりかからない

使いやすいと感じた点を教えてください。

社内の在籍状況やスケジュールを従業員と共有するために導入しました。別フロアにいる先輩がいま勤務状態なのかなどが一目で分かるので、便利でした。会議調整など、みんなのスケジュールもわかるため、調整しやすかったです。

不便だと感じた点を教えてください。

バグがしばしば出ていました。スケジュール調整時のドラッグ&ドロップをする際などに多発して、再起動しなければならないケースが何度かありました。動作が重たいときも気になりました。

外部連携はしやすいと感じましたか?

連携はしにくいと感じました。独自のプラットフォームなので連携には向いていません。

他の会社にもおすすめしますか?

社内のコミュニケーションを活性化させて、仕事の効率化に役立つと思うのでおすすめします。使用者がわかりやすいような構造なので、教育コストがあまりかりません。

公務員

1001人以上

若い世代やITリテラシーの高い人が多い会社にはおすすめ

使いやすいと感じた点を教えてください。

前のツール(名前忘れました)からこちらに変えて、文書がクラウド上で一括管理できるようになりました。いちいち自分のフォルダに入れたり、原本を残しておく必要がなくなるのが嬉しいです。

不便だと感じた点を教えてください。

前のツールを長年使っていたので、ガルーンに変えてからは、年齢が上の方はなかなか使いこなすことができませんでした。ホーム画面上にいろいろなアイコンがあるのがわかりづらいようです。画面の中央に大きめの文字でアイコンを配置できたら、まだ良いのかもしれません。

外部連携はしやすいと感じましたか?

情報セキュリティの問題で外部ツールとの連携はしていません。

他の会社にもおすすめしますか?

若い世代やITリテラシーの高い人が多い会社にはおすすめです。便利な機能はたくさんありますが、使いこなせなければお金と時間の無駄です。

不動産

11〜30人

グループ内の情報連携がスムーズになった

使いやすいと感じた点を教えてください。

メッセージ機能とスペース機能が使いやすいです。どちらの機能も掲示板に似た機能なのですが、宛先を変更するだけで、過去からの会話も含めて閲覧できます。引き継ぎにも使いやすくて便利です。グループ内の情報連携がスムーズになりました。

不便だと感じた点を教えてください。

強いて言うならば、スケジュール機能の画面が見づらいと感じることが多いです。調整する人を増やせば増やすほど、画面をスクロールしないと全員の予定がわかりにくいです。できれば改善してもらいたいです。

外部連携はしやすいと感じましたか?

Googleスケジュールと連携してますが、いちいちCSVに落とさないといけないのは面倒です。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。様々な機能があり使いやすいです。ファイル機能ではマニュアルや社内規則などを入れておけるので、そういった資料が多い会社は導入するメリットがあると思います。

メーカー

101〜250人

検索機能が悪く使いづらい

初期費用・月額費用・料金プラン名等 

クラウド版 初期費用約250万、月額費用約20万円

利用期間 

2019年6月~2021年8月現在も使用中

導入に至った決め手を教えてください。 

元々ガルーンではないサイボウズを使用しており社員が慣れていたので、そのままガルーンに移行しました。スケジュールや社内メッセージ、書式の閲覧として使用しています。

使いやすいと感じた点を教えてください。

稟議や提出書類の書式などを会社の組織に合わせてカスタムできます。見ていて直感的にわかるので、とても使いやすいと感じました。

不便だと感じた点を教えてください。

メッセージツールを活用していますが、他のメールアプリ等に比べて使いにくいという声が社員から多数あがっています。検索が上手く機能しないため、過去のメッセージを探すのがとても苦労します。また、メッセージを一度見ると既読の中に埋もれていってしまうので、整理や把握がしにくく使いづらいと感じます。

外部連携はしやすいと感じましたか?

Outlookと連携していますがOutlookアプリの方が使いやすいため、あまりガルーン経由で使用したいとは思えませんでした。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめはしません。もう一度導入から見直すならサイボウズガルーン以外のものを使用したい、というのが正直な意見です。これまで長い間使い慣れていたため、あまり比較をしなかった事が悔やまれます。

サービス

1001人以上

一般のメール機能よりは使いやすい

利用期間 

2018年度から2021年8月現在も継続利用中

使いやすいと感じた点を教えてください。

特定の人によくメールを送る場合、履歴を確認すると同時に、同じアドレスにすぐメールを送れるようになっている点。 コロナウイルスのワクチン接種予約のタブを追加できたおかげで、離れている各現場スタッフが各自の現場から接種予約をできたのも助かった。

不便だと感じた点を教えてください。

掲示板に書き込みをするまでの手順が、移行前のガルーンと比べて煩雑。より細分化したグループにメールや掲示内容を送ることができるようになったのかもしれないが、目当ての掲示板に辿り着くまでに選択しなければならないタブが多くて面倒。いち早く情報共有したいときなどは、イラつきの原因になっている。

他の会社にもおすすめしますか?

現場数が多く、各現場責任者やスタッフが頻繁に顔を合わせることが難しい会社であれば、使ってみる価値はあると思う。本社からの伝達や書類のやり取りなどは、一般のメール機能を使用するよりも分かりやすいと感じる。

エネルギー

501〜1000人

チームで行動する会社には便利

利用期間 

2018年4月〜2020年9月 

導入に至った決め手を教えてください。 

社内情報の共有、社員予定の共有、スケジュール入力、外部情報の共有 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

ガルーンを開けば同僚の予定や動向がわかるので、急なサポートが必要になった際に予定を確認して対応を依頼できました。出勤情報がわかるので、他営業所との連携もとりやすいと感じました。 

不便だと感じた点を教えてください。 

ツールに慣れるまでは3ヶ月ほどかかった覚えがあります。外部ツールとの連携ができなかったので、外部ツールの情報を自動で反映してほしかったで。手入力で反映させるしかなく、その点は手間がかかって不満でした。 

他の会社にもおすすめしますか? 

おすすめします。慣れるまでに比較的短時間で済むと思います。チームで行動する会社では、予定の共有ができるので便利かと思います。

IT

251〜500人

単体で使う分には満足

利用期間 

2018.07〜現在

使いやすいと感じた点を教えてください。 

権限を個人ごとに分けられる点や、全員のスケジュール・仕事内容を見えるところはとても便利だと思います。検索もかけられるので、過去の議事録などぼやっとしか覚えてないことも発見することができます。

不便だと感じた点を教えてください。 

Gmailとの連携が有料な点。CRMツールなどGmailと連携しているものが多いが、ガルーンとの連携ができず、不便です。デフォルトでGmail連携ができれば各種ツールとのデータの行き来がとても楽になるとおもいます。

外部連携はしやすいと感じましたか?

メール連携とスラック連携は微妙。ほぼ単体で利用している。

他の会社にもおすすめしますか? 

同じような他のツールを使ったことがないですが、これがないと仕事が進まないくらい必須サービスとなっています。連携必須の企業にはあまり向かないかもしれませんが、単体で使うにはとくに不満はないです。

その他、一般事務

501〜1000人

癖があり使いにくい

利用期間 

2021年5月~2021年9月現在も利用中 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

必要以上の項目を入力しなくても、最低限の項目入力のみでスケジュールを入れられます。また、部署名でグループを作成することができるのも便利です。個人スケジュールだけでなくグループにも登録することで、当日休んでいる社員が一目瞭然で把握できるので、コミュニケーションや伝達事項のやりとりがスムーズに図れます。 

不便だと感じた点を教えてください。 

グループでスケジュールをまとめない場合は、社員個人ごとに確認することになります。その場合複数のページに渡り確認する必要があるので、ページを送るのが億劫になります。またoutlookであれば確認したい社員をチェックボックスで選択し、社員同士で重複しているスケジュールが直感的に把握できるのですが、それができないのも不便です。 

12. 外部連携はしやすいと感じましたか?

メールワイズというコミュニケーションツールに親和性があります。同じインターフェースからシステム間を行き来することができる点はいいと思います。 

他の会社にもおすすめしますか? 

おすすめしません。機能性だけならgoogle系列のフリーソフトに負けていますし、ほとんどの日本人が目にするツールと比較しても、癖のある使いにくいシステムフォーマットだと思います。 

郵送

1001人以上

メール通知があるとよい

利用期間 

2020年4月〜2021年9月現在も継続利用中

使いやすいと感じた点を教えてください。 

誰か1人がスケジュールを入力すれば、同じ予定がある人は3回クリックするだけで同じスケジュールを入力できるのは、作業が効率化されているので助かる。

不便だと感じた点を教えてください。 

スマホでメール等の通知が来ないのが残念。いちいちブラウザを開いてログインして、通知があるかどうかを確認しないといけない。また、スマホのブラウザで開いた際にレスポンシブ対応はしているが、スマホ表示の場合、使える機能がだいぶ少ないのも難点。加えてPC表示だと画面が小さいので操作しづらい。

小売

501〜1000人

部署を跨いで連携が必要な会社にはおすすめ

利用期間 

2016年1月〜2020年1月 

導入に至った決め手を教えてください。 

社内共有やワークフローツールを一括にするため、また、他部署と連携をしてプロジェクトを効率よく進めるために導入しました。 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

掲示板とプロジェクトを別で立てて、目的ごとに使い分けることができる点はとても便利でした。また、権限ごとにプロジェクトを立てられるので、必要なメンバーだけをアサインするときにも使えたのは良い点です。 

不便だと感じた点を教えてください。 

プロジェクトごとに案件を分ける場合、掲示板などが乱立してしまい管理をが大変になります。そのため、必要に応じてわざわざメンションをつけなければならないことは手間に感じました。情報をメンバーが確認しに行かなければならないことも不便です。 

他の会社にもおすすめしますか?

プロジェクトメンバーごとに使い分けたいという企業や、部署を跨いで必要なメンバーとのやりとりを一括して行いたい人にはおすすめできます。 

メーカー

251〜500人

場所を選ばすデータのやり取りが出来る

利用期間 

2005年3月〜2021年10月現在も利用中 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

良い点は、全国どこにいても、すぐに画像データや連絡のやり取りができるところだと思います。どれだけ効率よく一つの業務を終わらせるかは重要なので、スムーズなデータのやり取りができるのは助かります。
 

不便だと感じた点を教えてください。 

社内メールを送るときに、宛先の人数が多すぎて特定の人を探すのが大変です。また、起動してから作業できるようになるまでの待ち時間が長いです。色々なページを開きっぱなしにしてると重たくなり、作業が捗らなくなるのも困ります。(自社のネット環境によるものかもしれませんが)

金融

101〜250人

少人数の会社には向かない

利用期間 

2019年11月から現在 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

個人的なメッセージをやり取りできるため、業務がスムーズに行えた。閲覧状況を確認することができたので、連絡の取り忘れも減らすことができた。 

不便だと感じた点を教えてください。 

沢山の情報をフォルダーごとにまとめることができると良かった。掲示板やメッセージのまとめをするのが大変だった。大事なメッセージを読み逃してしまい、業務に支障が出たことがある。スケジュール管理表が見にくくて使いにくい。スマホでも開けると良い。 

他の会社にもおすすめしますか? 

一度に大勢の人に情報発信をするためには便利だと思います。少人数の企業であれば必要性は低いと思います。スケジュール管理をするために使うのは、使いにくいのでおすすめしません。

メーカー

101〜250人

タスク管理や情報共有がスムーズ

利用期間 

2018年3月〜2021年10月現在 

導入に至った決め手を教えてください。 

タスク管理、スケジュールの共有が容易になるため。 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

共有ToDoでチーム内のタスク進捗やスケジュール管理、情報共有が非常に簡単に出来る。企画ごとにスレッドを作成しておけば、いちいちメールを遡ったりせずに情報を素早く確認することができて便利である。 

不便だと感じた点を教えてください。 

メッセージやメールなどの検索機能があまり充実しているとは言えず、メールやメッセージ由来の必要な情報をなかなか見つけることができない点が不満。また、時々接続ができなくなることがある点も困る。 

他の会社にもおすすめしますか? 

おすすめします。このツールを活用することで、確実に部内及び他部門間での情報共有や積極的な意見交換が促進されることと思います。古い体質の紙ベースで情報を共有しているような中小企業におすすめします。

サービス

101〜250人

運動文化施設運営

スケジュール管理などはしやすい

あなたはそのツールの「導入決定者」、「利用ユーザー」のどちらの立場ですか?

運動文化施設運営 

初期費用・月額費用・料金プラン名等 

セキュアアクセス1件につき月額250円 

利用期間 

2015年4月〜2021年10月現在も使用中 

導入に至った決め手を教えてください。 

営業時間が長く職員の情報共有ツールとして使用 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

スケジュール管理がしやすい。他の職員の予定が把握できる。 

・業務の進捗管理に役立つ。 

・会議など複数人が集まる際に、他の予定と重なることなく早く決められる。 

不便だと感じた点を教えてください。 

・社内メールを送信した際に、後で検索するのが困難で時間がかかる。 

・社外メールの添付資料で、容量が条件超えて動きにくくなった。 

・スケジュールに登録するが、既読にした後で気づかずにスルーしてしまう。 

・機能がたくさんあるが、まだ使いこなせていない。 

外部連携はしやすいと感じましたか? 

外部ツールとの連携は、しやすいとは感じていない。労務管理、精算管理システムの連携としてはトップページを貼り付ける程度で、連携しているとは思えない。 

他の会社にもおすすめしますか? 

スケジュール管理、社内メール、社外メールの活用についてはおすすめできる。

その他

31〜50人

事務局運営委員

スマホでの利用が改善されると更に良い

利用期間 

2019年9月~2021年11月現在も利用中 

導入に至った決め手を教えてください。 

全国に点在する、地区担当事務局員の活動や意見を有意義に取り入れるため 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

ワークシートがあり、必要経費の申請などをする時に委員ごとの形式を一定とし、管理をする側の対応がしやすくなった。過去に、グーグルクラスルームを使用したことがあったが、いかにも学生仕様であり、大人の仕事場にはそぐわなかった。 

不便だと感じた点を教えてください。 

新着を知らせるスマホ用のアプリがありダウンロードしていたが、新着の知らせがあったり、なかったりと当てにならなかった。スマホで利用するには不便でもっぱらパソコンに頼っていたので、スマホでの利用が改善されるとさらに便利であると思う。 

他の会社にもおすすめしますか? 

あまり大規模ではない、一人が一つの任務を担当するような会社にオススメできる。

金融

2〜10人

導入決定者

共有事項のあるファイルの管理システムとしてオススメ

利用にかけた費用

月額料金:5,000円

 

利用期間

2020年5月〜2021年11月現在利用中

 

導入に至った決め手を教えてください。

スケジュール管理からファイル共有をオンライン化するため

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

スケジュール管理やタスク管理・ファイルの共有・メッセージの機能を一元化できるので管理がものすごく楽になりました。必要な共有事項に関してはオンラインで行うことで長期出張やリモートワークにも、迅速に対応できるようになりました。

 

不便だと感じた点を教えてください。

利用ユーザー数が増えてくるとメッセージが多く溜まってくるので、重要メッセージとそうでないメッセージのラベル分けができるようになると有難いです。1日で数十件のメールが溜まることもあるので情報の優先度を付けれるようになると検索の手間が省ける

 

 外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

GOOGLEカレンダーと連携してスケジュール共有ができます。

 

他の会社にもおすすめしますか?

情報やスケジュールなど共有事項のあるファイルの管理システムとしてオススメできます。必要時にオンラインで一元化できるので無駄なメールの送信が格段に減ります。システム導入までセミナーもあるのでじっくり検討できます。

郵送

1001人以上

基本的な使い方が直感的で分かりやすい

利用期間

2015年から2021年11月現在も利用中

 

導入に至った決め手を教えてください。

グループ企業内の情報共有・シナジー効果

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

様々な機能がありますが、スケジューリングやメーリングなど主に使う機能が直感的に操作できて使いやすいです。グループ会社が20社以上ある中でかなりスムーズに必要な情報が共有できたり、個々のスケジュールを確認できます。安全性も高いように感じます。

 

不便だと感じた点を教えてください。

サーバーの問題なのかよく理由はわかりませんが、一時期、ツールの使用者が多い時間帯に動作が重くなる時期がありました。しかし、現在は改善されています。また、内部情報のストックフォルダをあらたに増やそうとすると追加料金が掛かるのも不便です。

 

会社にもおすすめしますか?

おすすめできます。基本的な使い方が直感的で分かりやすいですし、必要な情報共有が迅速に安全にできる。業種問わずある程度の規模になった会社や企業体には必要かと思います。

その他

1001人以上

タスク管理やメッセージ機能など、業務上便利な機能も多くある

利用期間

2021年11月現在も利用中です。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

部署ごとやチームごとのスケジュールがひと目で分かる。

上司やチームのスケジュールが同じページに表示されるため、突然の打ち合わせを組む際に便利です。また、打ち合わせの予定を組む際、会議室や参加するメンバーの空き予定が表示されることや、すでにその時間に予定が入っているメンバーがいればわかるように表示されるため、全員が参加できる時間を設定できます。

・メッセージ機能

インターネットで環境で利用できるため、独自のネット環境しか見れない資料を送付したい場合には、その環境につながらない場所でもメッセージ機能で資料の送付等をやりとりできます。

 

不便だと感じた点を教えてください。

スマートフォンとのスケジュール共有時点のデータ自体は送信できますが、リアルタイムでの更新はされないため、休みの日にも打ち合わせの予定を確認したいです。

・スケジュールの検索機能を名前ではなく部署名等の条件検索も可能にしたい

他部署のスケジュールを確認する際、現在は組織図からたどって行く方法しかないため、検索窓を使用して検索できるようにしてほしいです。

 

他の会社にもおすすめしますか?

社員数の多い大企業でも使いやすいツールだと思います。また、スケジュールだけでなく、タスク管理やメッセージ機能など、業務上便利な機能も多くあるため、使い勝手のいいツールだと思います。

小売

1001人以上

営業

簡単に操作できるので導入教育の手間がかからない

利用にかけた費用

月額1ユーザー845円

 

利用期間

2017年4月から2021年11月現在も利用中

 

導入に至った決め手を教えてください。

全社的には別のグループウェアがあるがサイボウズガルーンは、部門間のスケジュール共有等で使いやすかった為導入した。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

ポータルの中で、様々な外部データをカスタマイズして読み込んで表示する機能があり、その他システムを利用時の入り口として表示して活用できる。ブラウザの初期ページにする事でサイボウズさえ見れば全ての情報を確認出来る点が便利だった。

 

不便だと感じた点を教えてください。

アドレスとの連携機能が不便だった。例えば、A社に訪問という予定を入力する際に、アドレス帳の機能にはA社の情報は入っているが、標準機能の中では予定を入力する都度、会社の情報をいれないといけない仕様だった。アドレス帳から連携できればもっと使いやすいと思っていた。

 

 外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

有償のツールを使えば、その他のカレンダーツールと連携出来て連携しやすい。人によってはアウトルックを使いたい場合もあるので。

 

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。理由としては、簡単に操作出来るので導入教育の手間がかからない点、モバイル端末からも利用しやすい点、様々なカスタマイズをかけることで社内にて利用しやすく出来る点です。

メーカー

251〜500人

営業

情報共有が確実になった

利用期間

2018年から2021年12月現も利用中。

 

導入に至った決め手を教えてください。

社内情報共有ツール、及びファイル管理のために導入。
それまでメール、ファイルサーバーに直にアクセスしていたため共有漏れやファイル紛失がありました。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

ほぼすべての情報を共有できるようになりました。過去の手法とは大きく異なるもので、情報共有が確実になりました。また、ファイルに関しては誰がいつという履歴が残り、エラーが起こった場合戻ることもできるため、作業が安全かつ円滑になりました。

 

不便だと感じた点を教えてください。

基本的にドメスティックな環境でしか使えない状態になっているため、社内ネットワークに接続しているクライアントPCでのアクセスしかできません。そのため何かメッセージが書かれていてもリアルタイムで受信することができずトラブルになることがあります。これに関してはスマホ等で閲覧できるはずですがそこまで行き着いていません。その他、検索機能が強力になってもらえると良いです。似たような掲示板が、複数立つケースがあるとあるはずの掲示板を見つけるのが容易ではない場合があります。そしてメッセージの場合はさらに検索が困難です。

スケジュール管理のUIが使いにくいです。月なら月、週なら週と固定してほしくリロードすると週単位に戻ってしまうため手間です。

 

他の会社にもおすすめしますか?

オススメします。中小企業程導入すべきと感じます。未だにメール、どうかしますとただのLINEでやり取りなどありますから、そういった情報共有の有益性を理解していない企業にはぜひ導入してほしいと思います。

サービス

251〜500人

スペースを活用することで情報の整理、共有が容易くなる

利用期間

2018年4月〜2021年12月現在も利用中

 

導入に至った決め手を教えてください。

従業員規模が増大したことにより社内全体での共有ツールとして2018年より導入。さまざまなスペースを活用して、事業部を超えてコミュニケーションが図りやすくなった。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

自分自身のスケジュールのみならず、上司、同僚、部下のスケジュールも把握しやすくなった。事前に通知がくるためリマインドにもなり、ダブルブッキングや予定を忘れるということがなくなった。
また、仕事の内容ごとにスペースを作ることにより、関係者のみで進捗確認ができたのが便利だった。
スペースに関しては鍵がかけられるので、重要な情報の漏洩があることもないので安心。

 

不便だと感じた点を教えてください。

特に不便だと感じたことはないが、強いていうならスペースでスレッドを更新するたびに下に流れていってしまうので、後から内容を確認する時に、いつのどのスレッドだったかを遡るのに苦労する。
もちろんワードを覚えていれば検索機能で調べられるが、覚えていない時はただ手間になる。

 

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。特に従業員規模が多いほど、情報が氾濫してしまいがちなので、スペースを活用することで情報の整理、共有が容易くなる
スケジュール管理も簡単明瞭にできるので、今まで以上に仕事のミスがなくなる。同僚の仕事内容も把握できるので、みんなで確認しあってリマインドができる。

メーカー

501〜1000人

在宅勤務が多い企業さんなどには便利なツール

利用期間

2000年5月~2018年3月

 

導入に至った決め手を教えてください。

窓口業務の負担軽減のため

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

部門毎や利用者全体のスケジュールが見えるため、会議や休暇の調整に役立ちました。
スケジュール非公開にもできるため、プライベートの予定も入力できました。
社内の各種申請などもツール内にあるワークフローから申請から承認までの状況が見えるため、急ぎの案件ではフォローがいれやすく助かりました。

 

不便だと感じた点を教えてください。

不便な点は、組織変更などがあった場合の更新が必要になることです。ワークフローでは申請者から承認者のルートの紐付けが正しく更新されているか、スケジュール管理では組織の人員が過不足なく正しく配置されているかなどの確認が必要になる点に不便を感じていました。

 

他の会社にもおすすめしますか?

スケジュール管理やワークフロー申請状況が比較的楽に利用できるツールですので、在宅勤務が多い企業さんなどには便利なツールと思います。

農協

1001人以上

社内外でメッセージを分類できてわかりやすい

利用期間

2019年4月から2022年2月現在も利用中

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・設定されているグループメンバーや登録されている施設などのスケジュール管理ができる。状況が一目でわかることが使いやすかった。

社内部メッセージと社外部メッセージを分けることができるため、メッセージが分からなくなりづらかった

 

不便だと感じた点を教えてください。

・社内部メッセージ社外部メッセージともに、それぞれのページに表示される件数が20件程度までしか表示されていない。もう少したくさんの件数を表示してほしい。

削除する際に「削除しては次ページに行く」を数回繰り返さないといけない。もっとスムーズに削除できる仕組みにしてほしい。

IT

51〜100人

社内連携をとるときに役立つ

利用期間

2017年10月〜2020年11月

 

導入に至った決め手を教えてください。

社内での電子化、情報共有化の推進

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・業務報告やスケジュール共有の為に会社で利用していました。閲覧や送信する部署を選択出来たり、業務に必要な人間を集めてグループが組めたりなどできて助かりました。

・書類を提出しても、上司が忙しくて見てくれない、決裁がなかなかおりないといった事態は減りました。全体的に業務が速やかに進むようになったと感じます。

 

不便だと感じた点を教えてください。

・スマートフォンやタブレットで使用しているラインのような、オンラインチャットの機能がありません(あるのかもしれませんが、自分は気付けていません)。

・オンラインで文字だけの連絡、またはライブ動画的な会話オンライン会議が出来ると、もっと仕事がはかどると思います(もしその方法があるなら、直感的に使えるように、わかりやすく案内表示してほしい)。

 

他の会社にもおすすめしますか?

グループ会社若しくは協力会社間の連携を取る為には良いツールだと思うので、おすすめできます。

不動産

11〜30人

営業

デスクトップ表示とモバイル表示のレイアウトが全く違う

利用期間

2021年4月~2022年2月現在も利用中

 

導入に至った決め手を教えてください。

社内メール、社外メール、社員同士のスケジュール、マニュアル、そのほか社内広報などの連絡機能を一本化するため。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・業務で使う連絡機能が集約されているため、業務開始時にはサイボウズガルーンさえ開いていればよい。

社内のスケジュールがすべて確認できるため、ほかの社員と連携がとりやすい

・社内のマニュアルは膨大な量になるが、挙動が遅くなることなく動作している。

 

不便だと感じた点を教えてください。

デスクトップ表示とモバイル表示のレイアウトが全く違うため、社内携帯からアクセスしても希望のページにたどり着けず、社内携帯でもデスクトップ表示のまま使っている。

・スケジュール欄の表示が大きすぎる。

スケジュール表示だけで画面の左半分を使っている。それよりもメールや社内広報の表示スペースを拡張してほしい。

 

他の会社にもおすすめしますか?

連絡機能が集約されるという点では、すべての会社にお勧めできるツールだと思います。ただ、デスクトップとモバイル表示のレイアウトが大きく異なるため、スマートフォンどちらからも頻繁にアクセスすることが多い企業にはあまりお勧めできません。

不動産

1001人以上

一括管理できない手間がネック

利用期間

2011年4月〜2022年2月現在も利用中

 

導入に至った決め手を教えてください。

・全国共通のツールを導入するため。

・会議室予約を紙で行っていたため。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・個人の予定把握だけでなく、会議室や社用車の予約が出来る。

・他人の予定を自由に入力、削除ができるため、予定の調整が容易になった。

・予定が重なっている場合は「!」で表現されるため、予定のバッティングが一目瞭然である。

会議室予約も、時間が重なると予約できないシステムなので、使いやすい

 

不便だと感じた点を教えてください。

・社員検索において、顔写真が載せられないのが残念。顔と名前が一致しない人が多いので、顔写真で判別できる方が確認が早いと感じる。

交通費の精算や勤怠入力など、一つのツールで出来ればよいが、現状はできない。各種ツールを導入して、各ツールに同じような内容を入力しないといけないので、とても煩わしい。

 

他の会社にもおすすめしますか?

予定、施設予約、所用交通費の精算、勤怠管理が一つでできるツールはあるかと思うので、サイボウズガルーンはおすすめできない。

サービス

2〜10人

導入決定者

サイボウズオフィスよりおすすめ

利用にかけた費用

初期費用なし、月額10,000円程度(10ユーザー分)

 

利用期間

2020年11月〜2021年12月

 

導入に至った決め手を教えてください。

スケジュールの共有をメインに据え置き、経費申請や支払申請などをエビデンスとして残したかったのでグループウェア導入を検討していました。ガルーンに決めた決め手は、ワークフローの自由度です。承認者を細かく決めれるのはもちろん、申請フロー内の項目を細かく設定出来たので、自社にあった申請ツールができました。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

ワークフローの最初のフォーマット設定さえ出来てしまえば、従業員みんながすぐわかる申請ツールとなる点が使いやすかったです。

・スケジュールの画面も見やすく、【外出】や【会議】なども色分けできて視覚的にスケジュール把握できるのも良い点です。

・デスクネッツを試しに使いましたがスケジュールが見づらく利用は断念しました。

 

不便だと感じた点を教えてください。

スマホアプリで行える機能が少ないです。

・例えばワークフローの申請はスマホアプリからブラウザに飛んで行わなければならなかったり、クラウド上のファイル管理もブラウザに飛ばなければいけなかったりします。

・スマホ表示が非常に見づらいため、PC表示に変えて小さい文字を拡大しながら見ています。

 

他の会社にもおすすめしますか?

ガルーンをおすすめします。サイボウズOfficeも有りますが、断然ガルーンの方が機能が多く会社として残さなければいけないデータなど網羅されているので導入をおすすめします。

エネルギー

501〜1000人

職責ごとにスケジュールを管理できる

利用期間

2002年4月〜2021年12月

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・スケジュール管理はグループ単位で展開できるので少人数の課の場合は確認しやすかった。

役員など職責でスケジュール管理できるところは使いやすいと思った

・背景をユーザー単位でカスタマイズでき、ユーザーの好みをある程度反映させられた。

 

不便だと感じた点を教えてください。

・作り込み方が良くないせいで部署の人数が多い場合は全体20ページくらいとなり、大変見難かった

・役員との会議のスケジュールが組まれた場合、閲覧制限がかからないはずの一般ユーザーのスケジュールにも制限がかかってしまうところが少し使いにくさを感じた。

 

 外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

外部ツールとの連携は比較的しやすいのではないかと感じました。人事システム、小口現金の精算システムやFAQサイトなど徐々に連携させていきました。

 

他の会社にもおすすめしますか?

単純で使いやすいとは思うので、一部署の人数が少な目の企業であればとても使いやすいのではないかと思います。

金融

1001人以上

機能が豊富かつ、操作がシンプルで使いやすい

利用期間

2020年2月〜2022年2月

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

メッセージ機能

個人情報漏洩を防ぐため、個人メールの使用が不可でしたが、この機能であればガルーン上で個人間の事務連絡ができるので便利でした。

・スペース機能

シフト制の職場だったので、口頭や書面ではなくスペースで情報共有を行うことが多かったです。

・掲示板機能

社員数が多いため、問合せの集中防止を兼ねて、各部署が掲示板に情報をまとめています。

ファイル管理機能

法令遵守に厳しい業界のため、膨大なマニュアルがあり、ここで管理していました。

・タスク管理機能

帳票差替えや研修受講など、どの部署が・誰が未完了かを一目で管理できます。

・メモ機能

個人情報保護の観点から、デスクトップにファイルを保存しておけないため、編集中のファイルなどはここに一時保管していました。

 

不便だと感じた点を教えてください。

別のユーザーが同じ場所を同時に編集していると、片方の変更が反映され、もう片方の変更は全く反映されません

・知らずに時間をかけて編集し、更新ボタンを押したら全部パーになってしまった、ということがたびたび起こります。

・別のユーザーが編集中であることが分かり、その際は編集不可となりページが保護されていれば防げるのですが、ファイル管理機能にはこういった仕様が既に適用されているようです。

 

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

外部の予約管理システム、予算管理システムとの連携がされており、スケジュール機能への連携がなされていました。把握している限りでは、不具合もありませんでした。

 

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめしたいと考えます。

・操作がシンプルであること

新入社員には、マニュアルを熟読してもらわなくても、口頭で操作を教えることができます。操作に少し迷うことがあっても、ある程度直感的に操作することができます。

・機能が豊富で、品揃えにも合理性があること

各機能に役割の重複があまりないため、このページはなんの機能?これをやるにはどれを使えばいい?などと迷うことがありません。情報も自然と整理されます。

・書式等を指定できること

掲示板やスペース、メッセージ機能において、文字やファイルの送受信だけでなく、リンクの貼付、文字の装飾、テーブルの作成などができます。そのため情報サイトのような社内掲示板を作成しやすく、効果的な情報発信・共有ができます。

・ユーザーごとに背景を変えられること

ささいなことですが、新入社員に愛着を持ってもらいやすい機能です。操作説明のオチに使っています。

IT

1001人以上

Outlook予定表との同期ができない

利用期間

2015年頃から2020年3月

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

予定表、メッセージ、ファイル共有機能をすべてWebで一元的に利用できる点が使いやすいと思いました。

・グループ会社のお客様へシステムを導入する際、お客様のネットワークにある端末を借用して作業をしていたとこのことです。どうしても自社のファイルやOutlook予定表を見る必要があったものの、自社のファイルサーバやExchangeへアクセスすることはできません。

・一方、本ツールはグループ会社のネットワークに公開されていて、参照することができました。

予定はOutlookと本ツールの両方に同じものを登録していて、必要なファイルは本ツールのメッセージで社内のメンバーに依頼をし、本ツールのファイル共有領域へアップロードしてもらうことで事なきを得ました。

 

不便だと感じた点を教えてください。

・当社での使い方がよくなかったのかもしれませんが、本ツールとOutlookの予定表が同期できず、手動で二重登録が必要だった点は不便です

・会議開催通知はお客様を含めてメールでやりとりするため、Outlook予定表を使って管理していました。しかし本ツールとOutlook予定表が同期されていないため、Outlookで受信した会議開催予定を手動で都度本ツールへ入力する必要がありました。これは結構面倒でしかたありません。

 

他の会社にもおすすめしますか?

既に当社で利用を終了したツールなので、他社へはお勧めできません。サイボウズ社のグループウェアとしてはクラウドのサービスもありますし、今から導入するのであればそちらを検討するのがよいと思います。

小売

101〜250人

営業

予定登録はサイボウズオフィスの方がいい

利用期間

2020年5月~2022年3月現在も利用中

 

導入に至った決め手を教えてください。

・以前はサイボウズOfficeを使用しており、よりカスタマイズ性の高い機能を持つガルーンへと変更したようです。

・当初からの目的としては、場所の違うオフィス間でも情報共有を一括で行うためです。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・サイボウズOfficeに比べればポータル画面も自分でカスタマイズ可能で、必要なスタッフの予定だけを表示することも可能なため重宝します。

kintoneとの相互連携により、ワークフローを利用した書類管理が出来て効率的になりました

 

不便だと感じた点を教えてください。

予定の登録はサイボウズOfficeの方が使いやすかった

・一括で予定登録が出来ていたところが、ガルーンではできないようになっています。

・繰り返しの予定登録は可能ですが、定期的に行われるが日付に法則性の無い面談の日程登録などは面倒です

 

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

kintoneは直接アプリに飛べるので連携しやすいと感じます。連携してワークフローの開発などを容易に行うことも可能です。

 

他の会社にもおすすめしますか?

・事務所が複数に分かれているような会社ではおすすめできると思います。

・カスタマイズ性も高く、自社で使いやすいように掲示板なども設定できます。

IT

1001人以上

サイボウズOfficeに比べて技術が必要

利用にかけた費用

月額845円 初期費用なし

 

利用期間

2018年1月~2022年3月現在も利用中

 

導入に至った決め手を教えてください。

・サイボウズ商品でクラウドかつ大きな会社を対象としたグループウェアを選定するにあたり、ワークフローの帳票設計において非常に長けている。

・アクセス権の設定の細かさ。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・導入前にさまざまな帳票を抱えている状況であり、各部門単位で被っている帳票を一元化することができた。これが一番のメリットであり、運用がしやすかった。

・帳票設計時に細かな入力属性の配置を決めることができるため、色々な帳票を電子化することができた。

 

不便だと感じた点を教えてください。

・細かな帳票設計、細かなアクセス権の設定が可能のため、運用パフォーマンスの向上を見込めるが、設計や管理の難しさが目立つ。

・例えば部門単位の帳票設計を行う際に、カテゴリーやワークフローの分類なども設定しないといけないため、あらかじめある程度できあがっている他のワークフローサービス(サイボウズOffice)に比べて、作りこみに時間と技術が必要。

 

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

・kintoneやX-pointとの連携ができるため、単なるグループウェア単一で完結することがないと思う。

・kintoneにおいては、シングルサインオンによりデータを連携することができるので、スケジュールの共有が非常に便利です。

 

他の会社にもおすすめしますか?

Garoonは、大きな会社向けのグループウェアなため

・利用者の規模、人数

・扱っている帳票がどういうものか、電子化可能かどうかの精査が必要なことの理解

・スケジュール管理、タスク管理などワークフロー以外の他の機能を活用できるか

などの状況を見極めて検討するといいと思う。

教育

101〜250人

運用ルールを決めていないと情報把握が困難

利用期間

2014年9月〜2021年9月

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

組織内において、連絡範囲や内容によって、メッセージと掲示板、またメールの使い分けができる。それによって連絡手段の整理ができる点はとても良かった。

・使い分けを前提とするため、連絡内容の重要性や秘匿性など、文脈が伝わりやすこともメリット。

・マニュアルや規定などもファイル管理に一元管理したり、ワークフローによる決裁システムも備わっているため、事業にかかる機能が完結できる。

 

不便だと感じた点を教えてください。

組織規模による内情の問題であるが、着任時に具体的な各種使い分けのルール説明がない。というよりも、明確な運用ルールがあるわけではなかった。ふんわりとしたルールによって運用しているため、人によっては使い方が異なった。

・上記により、欲しい情報がどこにあるか、掲示板→メッセージ→メールと捜索しなければならないことが多々生じて、手間を感じた。

 

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

ガルーンスケジュールとGoogleカレンダーの連携がデフォルトで同期できず、自分で一定期間ごとにガルーンスケジュールをエクスポートしてGoogleの方へインポートしていた。この点は使いづらかった。

 

他の会社にもおすすめしますか?

運用ルールをしっかりと定義できてアナウンスできる企業、その運用ルールを守れる利用ユーザーの組織であれば大変おすすめです。

IT

251〜500人

他社製品と連携できるのが便利

利用期間

2011年4月〜2018年7月 

 

導入に至った決め手を教えてください。

インターフェイスが分かりやすく教育コストがかからない。AD連携や他製品と連携ができる。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

画面が使いやすくて感覚的に操作できたのがとても良かったです。

・画面のデザインも柔らかい雰囲気で遊び心があるのも良かったと感じています。

・他のグループウェアも見たことがありますが、画面が古い感じのが多くお堅い印象で仕事用感満載なのは利用者として面白みがないなと感じました。

 

不便だと感じた点を教えてください。

リアクション文言が「いいね!」なのですが、内容によってはいいね!を押しにくいものもありました。その時に合わせてリアクションやコメントが変えられるといいのになと感じました。

・スケジュールのラベル機能があるのですが、他のグループウェアであるようなアイコンが表示できるようになるとパッと見やすくていいと感じます。

 

他の会社にもおすすめしますか?

他の会社にもおすすめしたいと思います。何となく感覚的に使いやすいというのは、とても大事だと思います。難しいツールだと使う気が起きなくなってしまうからです。また、他の製品とも色々連携できると聞いているので、画面から色んな製品に遷移できるのは使いやすいです。

マスコミ

11〜30人

営業

kintoneとの連携が便利

利用にかけた費用

月額は1ユーザー800円程度

 

利用期間

2016年11月〜2020年1月

 

導入に至った決め手を教えてください。

もともとサイボウズのキントーンを利用して顧客管理をしていたためです。

営業の行動スケジュールをキントーンと連携して、色々な手間を省くために導入しました。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・スケジュールの入力や予定の組み方はすごく楽でした。

・急なアポ変更があっても、ドラックするだけで日をまたいだ移動も出来ます。

同じチームで掲示板が作れるのですが、該当する顧客のレコードを紐付けて使うことでコミュニケーションロスの防止ができます

 

不便だと感じた点を教えてください。

・掲示板やグループチャットを作りすぎた際、不要なグループを削除したりカテゴライズするのが最初は手間でした。

Googleとの連携が出来ない点は不便です。

・GoogleMeetを利用する際はGoogleカレンダーを連携させるため、いちいちガルーンのスケジュールにコピペする必要があります。

 

 外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

サイボウズなのでキントーンとは連携しやすいです

 

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめしたいです。月額費用がそこまで高くないですし、契約期間の縛りなどもありません。

導入したら特にカスタマイズも必要なくすぐ使えるので、初めてこうしたサービスを利用する企業も利用しやすいと思います。

IT

1001人以上

いつ誰が作業したのかがわかる

利用にかけた費用

具体的な費用は不明。発行アカウント数は1000件以上で、既存のイントラネットワークに担当者が導入した。それ以前は無料のGroupSessionからの移行。

 

導入に至った決め手を教えてください。

これまでの電子メールでの共有および社内ポータルサイトのBBS共有ではタイムラグが生じたこと、東日本大震災の災害対策と設備(公衆網)復旧作業における緊急度の高い作業での情報共有範囲の拡張が急務であったことから導入に至ったと聞いた。

 

利用期間

2015年頃まで使用

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・過去のGroupSessionより発行アカウント数の制限がなかった

共有フォルダーの世代保存ができたことで、バージョンの齟齬を、いつ、誰が作業したのか調べられる

・当該年度の事業計画のたたき台を複数の管理職で作成する際、ファイル更新の排他機能でバージョン管理が安全だった

・UIは典型的であったが、管理職以外の社員や派遣社員にもアカウントを付与できて、移行時の操作説明の展開もそれほど労力を要さず、分かりやすいインターフェースで補足研修が減少した

IT

501〜1000人

エンジニア

幅広い用途が見出せなかった

利用期間

2011年3月-2014年9月

 

不便だと感じた点を教えてください。

職種にもよるが、掲示板やファイル共有以外に用途が見出せなかった

・閉域網の社内システムにログインしてから、グループウェアにログインする必要がある。SSOにするためには、経営層の承認と情報セキュリティの課題を解決する必要があったために断念

・前述SSOでなかったために、すべてのスタッフに展開すべき情報がログイン忘れ等の人為的ミスで共有されなかったことで、部署内で混乱が生じた

・管理者には、ある程度の知識と技術が必要だった

 

他の会社にもおすすめしますか?

同じサイボウズ製品であればサイボウズOffice等(キントーン含め)をすすめる。(今はどうだかわからないが、当時は)その方が、シフト制であってもログインされていればプッシュ通知で情報共有できるので、不規則勤務の職場でもアカウント管理ができれば職種を問わず利用可能だと思う。

教育

501〜1000人

労務管理ツールとしても使い勝手がいい

利用期間

2015年4月~2019年3月(退職により利用終了)

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・コミュニケーションを円滑に取ることができ、メールトップ画面の編集など使い勝手がよかった。

・添付資料なども制限なく添付することができ、話題ごとに宛先メンバーも編集できたので、話題が散らかることなく効率的に仕事をすることができた。

・スケジュール調節機能があったので、会議スケジュールなどを立てやすくなった。

ログイン記録で勤務時間を把握することができる

・昔やり取りしたメールの内容の話になった際もすぐに社内メール検索を使って簡単に検索できた。

 

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

連携は非常にしやすいと感じます。マイクロソフトのアウトルックとの連携もしやすかったように感じます。

 

他の会社にもおすすめしますか?

人数が多く、勤務地が離れている会社におすすめのツールです。会社の中でのやり取りの記録、ログイン時間も管理できるので、労務管理をするにも使うことができます。

小売

251〜500人

アカウントを消すとその人の発信も消えてしまう

利用にかけた費用

1アカウント当たり月500円程度

 

導入に至った決め手を教えてください。

スケジュールや仕事の進捗確認、依頼事項なども自由に使用することができ、宛先追加なども自由に実施することができるので社内コミュニケーションを取りやすくする目的です。

 

利用期間

2014年~2019年

 

不便だと感じた点を教えてください。

・ランニングコストは社員が多くなればなるほどかかる仕組みである

・アカウント管理が大変

社員が退職してアカウントを消すとそのアカウントが発信した情報は消えてしまう。重要な人物の退職があるとそのアカウントを維持しておかなければならない事態になり、余計なコストが必要になってしまうことがあった。

コンサルティング

1001人以上

社内全体の予定が把握できる

利用期間

2018年7月〜2021年1月

利用をやめた理由

退職したので利用をやめました

使いやすいと感じた点を教えてください。

・入力項目が少なく、初心者でも簡単に操作ができた。

社内全体の各部署の人たちの予定が調べられる。テレワークが主流になってからは特に連絡をとりたい人の出勤日やスケジュールが把握できたので、とても助かった

・社内のzoom利用状況や利用予約ができて便利だった。

・具体的には、テレワークが主流になった時に、部署で契約しているzoomをチーム単位で予約する際に、ガルーンのスケジュール表に入力することで、在宅でもzoomの予約や確認ができる。

他の会社にもおすすめしますか?

初心者でもわかりやすく操作も簡単なので、システム担当者は問合せが少なく済みそう。その点では社内のユーザー、システム担当部署の双方にメリットがありそうなので、おすすめはできると思う

研究所

501〜1000人

そもそもツールが社員に浸透していない

利用期間

2018年始め頃〜2021年8月

不便だと感じた点を教えてください。

・テレワーク導入後に、在宅ワークの人が自宅パソコンやスマホからもアクセスできるGoogleスプレッドシートやカレンダーでのスケジュール管理が広まった。だがこれにはガルーンとの互換性がないので、二重に登録する必要が生じ、不便さを感じた。

・ガルーンは所内全体で利用ができるツールにも関わらず、社員の間ではあまり使用されていない。中には存在すら知らなかった人もいた。

コロナ禍でテレワーク導入後に、研究者へガルーンへのスケジュール入力の呼びかけがあったが、結局あまり普及しなかった

IT

101〜250人

通知が来たり来なかったりと不安定

利用期間

2019年4月〜2022年6月現在も利用中

使いやすいと感じた点を教えてください。

・スケジュールの共有で、担当営業のスケジュールを確認することが出来る。

不便だと感じた点を教えてください。

・ウェブ版とアプリ版があるが、アプリ版は少々使いにくい。

・ウェブ版もスケジュールの書き込みがしにくかったり、社内ワークフロー申請方法が複雑化している。

更新されても通知が来ないので、見逃すことが多い

・サイボウズOfficeを使用していたことがあるが、サイボウズガルーンの方が使いにくく感じる。

更新されていない場合でもアプリ通知が来る

メーカー

1001人以上

素晴らしいスケジューラーでほぼ不満なし

利用期間

2017年10月~2021年9月

 

現在、そのツールサービスの利用をやめている場合は、利用をやめた理由を教えてください。

責任者が別のマイクロソフト系ソフトに変更したため。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・全社員のスケジュールが簡単に把握できることだと思います。

・幹部から新入社員まで比較的簡単に操作ができて、だれでも他の社員のスケジュールが簡単にわかり、他の社員との会議も容易に招集できるところが素晴らしい。

・上記によって、会議開催案内が簡単に出せて、招集までの流れで効率化が図れるようになった。

過去のロータスノーツではメール機能に特化していたため、他の部署の社員のスケジュール把握に苦労していましたがこのスケジューラーで解消できました

 

不便だと感じた点を教えてください。

・アクセスする際セキュリティ上の問題で、パスワードを忘れると、そのあと簡単にアクセスができない。思い出すまでに苦労する

・ほかは、システムとの連携もせずスケジューラーや会議開催に使用を特化しているので、不便というほどのことは感じない。

 

他の会社にもおすすめしますか?

素晴らしいスケジューラだと思う。ITの責任者が、このサイボウズガルーンからマイクロソフト系に変更したのは、マイクロソフト系のソフトに比べて高額だからなのかなと推定している。もう少しコスト競争力があれば使用継続できたかもしれない。

金融

501〜1000人

営業

Outlookとの連携で部内でスケジュール共有

導入に至った決め手を教えてください。

以前は、受付担当の従業員に電話をかけて会議室予約を行なっていましたが、人的負担が多かったため導入したようです。

 

利用期間

2016年4月から2022年8月現在も利用中です。

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・以前は受付担当の方へ電話をして、来客人数や時間を伝えて予約を取っていましたが、ツールを導入してから会議室の空き状況がオンラインですぐに確認でき、電話予約の手間も省けました。結果、他の仕事に注力できるようになりました。

・会議室の利用人数に変更が生じた際も、以前は電話をかけて変更をお願いしていましたが、ツール上で修正が簡単にできる上に、受付担当も来客人数分のお茶を事前に準備できました。

・予約者以外も参加者を閲覧でき、他部署の予約状況も一目で確認できました。

 

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

Outlookの予定表に会議室予約の詳細を連携させておくと、部内でスケジュールを共有できて便利でした。

 

他の会社にもおすすめしますか?

ある程度大きな規模の企業にとっては、人的な手間を省くために、役立つのではないかと思います。

特に来客が多い営業部門にとって、オンライン予約システムの導入は利便性が高く、効率が上がりました。

小売

251〜500人

スケジュール表が見にくい

利用期間

2016年春頃から2022年8月現在も利用中です。

 

不便だと感じた点を教えてください。

・週や月をまたぐ予定を確認したい時、ページが少し見づらいです。

スケジュール表が見にくいです。予約したい日程をピンポイントで探すのに時間がかかり、慣れるまで少し手間取りました。慣れてからは不便と感じることは無くなりましたが、もう少しスケジュール表のビジュアルを大きくしてくれたら、より使いやすくなると思います。

・会社の問題かもしれないのですが、会議室の予約システムが来客用と社内打合せ用で分かれており、使う時に混乱している人もいました。

IT

251〜500人

使用感と利便性について要点を押さえている

利用期間

2021年6月~2022年7月現在も利用中

使いやすいと感じた点を教えてください。

UIが明確かつ適正なボタンサイズと配置である

・スキンやトップページのカスタマイズが、ブロック操作で行うことができるため容易にカスタマイズ可能

・ユーザーグループのカスタマイズが容易に可能

・特にスケジュール機能の登録や情報共有などが逸品

不便だと感じた点を教えてください

・各個人の休日について、登録方法や共有方法に多少の難があった。

ワークフロー機能についてテンプレートを先に設定する方式のため、一時的に決裁ルートが変更された場合などの修正が厳しかった

・共有ファイル格納について、各部署に上限を設定し難い構成だった。

他の会社にもおすすめしますか?

ある程度の規模の法人に対しては、自社のみのインフラで賄うことができるためサイボウズガルーンをおすすめする。

事業所が他所に点在する場合や中小規模の法人に対しては、インターネットが接続されているだけで使用可能であるSaaSにあたるサイボウズOfficeを薦める。

まとめ

「サイボウズガルーン」は 長年シェアNo.1を誇るだけあって、あらゆる企業のニーズを熟知。初めてグループウェアの導入を検討している企業におすすめです。

現在使用しているグループウェアに不満がある企業にもうってつけ。不満を余すことなく解決へと導いてくれるでしょう。

「サイボウズガルーン」では、導入成果を確実に出すためのセミナーやイベントを実施。導入後も学習の機会が設けられていることで、更なる業務効率向上を目指せる点も大きな導入メリットです。

画像出典元:「サイボウズガルーン」公式HP

 

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