サイボウズガルーン

2.9

記事更新日: 2021/08/06

執筆: 編集部

良い口コミ・評判

メッセージ機能とスペース機能が使いやすい

どちらの機能も掲示板に似た機能なのですが、過去からの会話も含めて閲覧でき、引き継ぎにも使いやすくて便利です。グループ内の情報連携がスムーズになりました。

悪い口コミ・評判

UIがわかりづらく高齢社員には不評

年齢が上の方はなかなか使いこなすことができませんでした。ホーム画面上にいろいろなアイコンがあるのがわかりづらいようです。画面の中央に大きめの文字でアイコンを配置できたら、まだ良いのかもしれません。

編集部コメント

グループウェア市場で長年シェアNo.1を誇る「サイボウズガルーン」。その実績と経験を活かしたグループウェアは使いやすいと好評です。企業全体の情報共有を進めることで、現状より効率よく最大の「チーム力」を発揮する環境が整うでしょう。

カレンダー共有やスペース機能など、グループウェアとして必要な機能はすべてそろっている、という印象です。しかし導入済み企業へのインタビューによれば、ユーザビリティという点では、改善要望を持つ企業が多いようです。

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1. スケジューラー

個人の予定から会議室の予約まで確認できる

2. スペース

スタッフ同士でファイルを共有できる

3. ワークフロー

経費の処理や稟議書による申請を電子化できる

良い点

「サイボウズガルーン」の操作はどれもシンプルでパソコン操作が苦手な従業員でも使いやすいと好評。画面のカスタマイズも自在なので、最短時間で使いたい機能にたどり着けます。

悪い点

あらゆる業種に対応したグループウェアなので、業種によっては機能が不十分と感じることもあるようです。

費用対効果:

1ユーザーあたり784円/月から利用可能。学校向けやNPO法人向けのプランもあります。

UIと操作性:

シンプルな管理画面で直感的操作が可能です。

導入ハードル:

導入前セミナーもあり、スムーズにシステムを導入できます。

結論:サイボウズガルーンはユーザー数が多い企業であればおすすめのグループウェア!

結論から言ってしまうとサイボウズガルーンは

  • 導入実績が多く、安心して導入できる
  • カスタマイズも可能なUIは使いやすいと評判
  • クラウド版/パッケージ版両方あるため、コスパ重視の方もセキュリティ重視の方にも対応
  • スマホで使用が可能

ということから多くの企業におすすめできるツールです!

ただ一方でユーザーが300人以下だと845円/1ユーザーなので、他社と比べると2、300円ほど割高となっています。

それではサイボウズガルーンの機能・特長について詳しく見ていきましょう!

サイボウズガルーンの4つの特徴

1. 充実した基本機能

「サイボウズガルーン」の基本機能は下記となっています。

・ポータル
・スケジュール
・スペース
・モバイル
・ワークフロー
・メッセージ
・全文検索
・ファイル管理
・掲示板
・メール
・アドレス帳
・国際化
・マルチレポート
・お気に入り
・電話メモ
・在席確認
・通知一覧
・リマインダー
・リンク集
・TODO
・メモ
・タイムカード

他グループウェアによりも基本機能がかなり充実しています!

カスタマイズももちろん可能なので、機能面で困ることは基本的に無いでしょう。

2. 情報を一画面に集約

「サイボウズガルーン」では自身に必要な情報やメッセージのほか、企業の情報を一画面表示。知りたい情報を素早く得られます。

よく使用する機能があれば、自分だけのポータルを作成しさらに使いやすくカスタマイズすることも可能。

部署ごとのポータルや管理項目ごとのポータルを作ることで、情報の確認漏れの予防にも役立ちます。


ポータル作成の例


また、社内規則やマニュアルなど紙文書として管理することの多いファイルも、「サイボウズガルーン」にアップロードすることで誰でも閲覧可能に。

いつでも最新の情報にたどり着け、ペーパーレス化に取り組む企業にもうってつけです。

3. システム管理者の負担軽減

「サイボウズガルーン」はユーザー情報を組織図としてグループ管理。スタッフが多い大企業でもシステム管理者の負担が大きくなることはありません。

むしろ、役職や属性でスタッフを管理することで負担が大幅に軽減したという事例も。

システムの導入やメンテナンスも簡単操作で完結するため、システム管理に関わるトラブルも減るでしょう。

「サイボウズガルーン」では、ユーザー単位だけではなく、役職や属性、グループごとにアクセス権を設定できます。

表示は「GRANT(アクセスを許可)」「REVOKE(アクセスを制限)」の2通りしかなく一目瞭然。情報管理のミスによる情報漏洩を防ぐ効果もあります。


管理画面の一例

4. 充実の移行サポート

「サイボウズガルーン」はグループウェアの移行を徹底サポート。

「Notes」「Exchange Server」「Google Apps」など主要グループウェアからの移行実績が豊富です。

グループウェアの基本機能はもちろん、顧客管理や見積管理など独自データベースの移行も可能。

利便性を損なうことなく「サイボウズガルーン」と連携可能なサービスへ全てのデータをコピーできます。

サイボウズ社のクラウドサービス「kintone」を使えば、顧客管理や見積書・契約書管理などを行う業務改善アプリもわずか3分で作成可能。

データの移行にはかなり日数がかかってしまうため、簡単操作でベースを作成できるサービスは大変好評です。


グループウェア移行サポート内容


「サイボウズガルーン」では移行検討時から移行後まで徹底サポート。

豊富な実績を活かし、企業の細かな要望にもしっかりと対応してくれ、導入効果を最大限引き出してくれるでしょう。

サイボウズガルーンの料金プラン

「サイボウズガルーン」には「クラウド版」と「パッケージ版」があります。 

クラウド版

利用料金以外の初期費用等は一切不要です。 

301~1,000ユーザーで年間契約をすれば、784円/月と最安値で利用可能で、5GB/ユーザーのディスク容量が無料で使用できます。

5GB以上使用したい場合は、10GBあたり1,000円で追加できます。

パッケージ版


パッケージ版の場合、1ユーザーあたり7,500円からライセンスの購入が可能。ユーザー数が5,000以上の場合は要相談です。

ライセンスには、初年度のソフトウェア使用許諾と、1年分のサービスライセンスが含まれます。

なお、2年目以降は「継続サービスライセンス」として別料金体系となるので注意が必要です。

サイボウズOfficeとの違い

サイボウズが提供する、もう一つのグループウェア「サイボウズOffice」とどっちを選べばいいの?というお悩みにお答えします!

「サイボウズガルーン」と「サイボウズOffice」の違いはズバリ、機能価格です。

機能の特出すべき違いは、ポータル機能の有無や、英語中国語に対応しているかです。

より機能が充実したものを選びたいのであれば「サイボウズガルーン」がよいです。価格は「サイボウズOffice」の方が安い傾向にあります。

自社に必要な機能が「サイボウズOffice」にあるのであれば、「サイボウズOffice」を。

より充実した機能を、大人数で使用したいというのであれば「サイボウズガルーン」がよいでしょう!

サイボウズガルーンの評判・口コミ

介護

1001人以上

移動時間にもメール確認の必要がある

使いやすいと感じた点を教えてください

気になるところがあり、使いやすいと思ったことは特にありませんでした。

不便だと感じた点を教えてください。

メッセージ機能の使い勝手があまり良くないです。数時間おくと返信が溜まってしまいます。重要なものとそうでないものが分かれていないため、メッセージを上から順番に確認していかないといけないのが非常に不便です。そのため、移動時間などでもこまめに確認しなければいけません。

SaaSのプロバイダー

251〜500人

Microsoftなどと比べると使いづらい

使いやすいと感じた点を教えてください。

デスクトップのアプリを入れると通知をくれる機能は、便利に感じています。

不便だと感じた点を教えてください。

スケジュール管理で利用していますが、Microsoftなどと比べると使いづらいです。具体的に、他人のスケジュールを閲覧するときにブラウザ表示はできますが、一度に並べられる人数とデフォルトが少ないです。画面を行き来する必要が発生して非常に無駄な手間に感じます。

エンジニア

1001人以上

教育コストがあまりかからない

使いやすいと感じた点を教えてください。

社内の在籍状況やスケジュールを従業員と共有するために導入しました。別フロアにいる先輩がいま勤務状態なのかなどが一目で分かるので、便利でした。会議調整など、みんなのスケジュールもわかるため、調整しやすかったです。

不便だと感じた点を教えてください。

バグがしばしば出ていました。スケジュール調整時のドラッグ&ドロップをする際などに多発して、再起動しなければならないケースが何度かありました。動作が重たいときも気になりました。

外部連携はしやすいと感じましたか?

連携はしにくいと感じました。独自のプラットフォームなので連携には向いていません。

他の会社にもおすすめしますか?

社内のコミュニケーションを活性化させて、仕事の効率化に役立つと思うのでおすすめします。使用者がわかりやすいような構造なので、教育コストがあまりかりません。

公務員

1001人以上

若い世代やITリテラシーの高い人が多い会社にはおすすめ

使いやすいと感じた点を教えてください。

前のツール(名前忘れました)からこちらに変えて、文書がクラウド上で一括管理できるようになりました。いちいち自分のフォルダに入れたり、原本を残しておく必要がなくなるのが嬉しいです。

不便だと感じた点を教えてください。

前のツールを長年使っていたので、ガルーンに変えてからは、年齢が上の方はなかなか使いこなすことができませんでした。ホーム画面上にいろいろなアイコンがあるのがわかりづらいようです。画面の中央に大きめの文字でアイコンを配置できたら、まだ良いのかもしれません。

外部連携はしやすいと感じましたか?

情報セキュリティの問題で外部ツールとの連携はしていません。

他の会社にもおすすめしますか?

若い世代やITリテラシーの高い人が多い会社にはおすすめです。便利な機能はたくさんありますが、使いこなせなければお金と時間の無駄です。

不動産

11〜30人

グループ内の情報連携がスムーズになった

使いやすいと感じた点を教えてください。

メッセージ機能とスペース機能が使いやすいです。どちらの機能も掲示板に似た機能なのですが、宛先を変更するだけで、過去からの会話も含めて閲覧できます。引き継ぎにも使いやすくて便利です。グループ内の情報連携がスムーズになりました。

不便だと感じた点を教えてください。

強いて言うならば、スケジュール機能の画面が見づらいと感じることが多いです。調整する人を増やせば増やすほど、画面をスクロールしないと全員の予定がわかりにくいです。できれば改善してもらいたいです。

外部連携はしやすいと感じましたか?

Googleスケジュールと連携してますが、いちいちCSVに落とさないといけないのは面倒です。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。様々な機能があり使いやすいです。ファイル機能ではマニュアルや社内規則などを入れておけるので、そういった資料が多い会社は導入するメリットがあると思います。

メーカー

101〜250人

検索機能が悪く使いづらい

初期費用・月額費用・料金プラン名等 

クラウド版 初期費用約250万、月額費用約20万円

利用期間 

2019年6月~2021年8月現在も使用中

導入に至った決め手を教えてください。 

元々ガルーンではないサイボウズを使用しており社員が慣れていたので、そのままガルーンに移行しました。スケジュールや社内メッセージ、書式の閲覧として使用しています。

使いやすいと感じた点を教えてください。

稟議や提出書類の書式などを会社の組織に合わせてカスタムできます。見ていて直感的にわかるので、とても使いやすいと感じました。

不便だと感じた点を教えてください。

メッセージツールを活用していますが、他のメールアプリ等に比べて使いにくいという声が社員から多数あがっています。検索が上手く機能しないため、過去のメッセージを探すのがとても苦労します。また、メッセージを一度見ると既読の中に埋もれていってしまうので、整理や把握がしにくく使いづらいと感じます。

外部連携はしやすいと感じましたか?

Outlookと連携していますがOutlookアプリの方が使いやすいため、あまりガルーン経由で使用したいとは思えませんでした。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめはしません。もう一度導入から見直すならサイボウズガルーン以外のものを使用したい、というのが正直な意見です。これまで長い間使い慣れていたため、あまり比較をしなかった事が悔やまれます。

サービス

1001人以上

一般のメール機能よりは使いやすい

利用期間 

2018年度から2021年8月現在も継続利用中

使いやすいと感じた点を教えてください。

特定の人によくメールを送る場合、履歴を確認すると同時に、同じアドレスにすぐメールを送れるようになっている点。 コロナウイルスのワクチン接種予約のタブを追加できたおかげで、離れている各現場スタッフが各自の現場から接種予約をできたのも助かった。

不便だと感じた点を教えてください。

掲示板に書き込みをするまでの手順が、移行前のガルーンと比べて煩雑。より細分化したグループにメールや掲示内容を送ることができるようになったのかもしれないが、目当ての掲示板に辿り着くまでに選択しなければならないタブが多くて面倒。いち早く情報共有したいときなどは、イラつきの原因になっている。

他の会社にもおすすめしますか?

現場数が多く、各現場責任者やスタッフが頻繁に顔を合わせることが難しい会社であれば、使ってみる価値はあると思う。本社からの伝達や書類のやり取りなどは、一般のメール機能を使用するよりも分かりやすいと感じる。

エネルギー

501〜1000人

チームで行動する会社には便利

利用期間 

2018年4月〜2020年9月 

導入に至った決め手を教えてください。 

社内情報の共有、社員予定の共有、スケジュール入力、外部情報の共有 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

ガルーンを開けば同僚の予定や動向がわかるので、急なサポートが必要になった際に予定を確認して対応を依頼できました。出勤情報がわかるので、他営業所との連携もとりやすいと感じました。 

不便だと感じた点を教えてください。 

ツールに慣れるまでは3ヶ月ほどかかった覚えがあります。外部ツールとの連携ができなかったので、外部ツールの情報を自動で反映してほしかったで。手入力で反映させるしかなく、その点は手間がかかって不満でした。 

他の会社にもおすすめしますか? 

おすすめします。慣れるまでに比較的短時間で済むと思います。チームで行動する会社では、予定の共有ができるので便利かと思います。

IT

251〜500人

単体で使う分には満足

利用期間 

2018.07〜現在

使いやすいと感じた点を教えてください。 

権限を個人ごとに分けられる点や、全員のスケジュール・仕事内容を見えるところはとても便利だと思います。検索もかけられるので、過去の議事録などぼやっとしか覚えてないことも発見することができます。

不便だと感じた点を教えてください。 

Gmailとの連携が有料な点。CRMツールなどGmailと連携しているものが多いが、ガルーンとの連携ができず、不便です。デフォルトでGmail連携ができれば各種ツールとのデータの行き来がとても楽になるとおもいます。

外部連携はしやすいと感じましたか?

メール連携とスラック連携は微妙。ほぼ単体で利用している。

他の会社にもおすすめしますか? 

同じような他のツールを使ったことがないですが、これがないと仕事が進まないくらい必須サービスとなっています。連携必須の企業にはあまり向かないかもしれませんが、単体で使うにはとくに不満はないです。

その他、一般事務

501〜1000人

癖があり使いにくい

利用期間 

2021年5月~2021年9月現在も利用中 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

必要以上の項目を入力しなくても、最低限の項目入力のみでスケジュールを入れられます。また、部署名でグループを作成することができるのも便利です。個人スケジュールだけでなくグループにも登録することで、当日休んでいる社員が一目瞭然で把握できるので、コミュニケーションや伝達事項のやりとりがスムーズに図れます。 

不便だと感じた点を教えてください。 

グループでスケジュールをまとめない場合は、社員個人ごとに確認することになります。その場合複数のページに渡り確認する必要があるので、ページを送るのが億劫になります。またoutlookであれば確認したい社員をチェックボックスで選択し、社員同士で重複しているスケジュールが直感的に把握できるのですが、それができないのも不便です。 

12. 外部連携はしやすいと感じましたか?

メールワイズというコミュニケーションツールに親和性があります。同じインターフェースからシステム間を行き来することができる点はいいと思います。 

他の会社にもおすすめしますか? 

おすすめしません。機能性だけならgoogle系列のフリーソフトに負けていますし、ほとんどの日本人が目にするツールと比較しても、癖のある使いにくいシステムフォーマットだと思います。 

郵送

1001人以上

メール通知があるとよい

利用期間 

2020年4月〜2021年9月現在も継続利用中

使いやすいと感じた点を教えてください。 

誰か1人がスケジュールを入力すれば、同じ予定がある人は3回クリックするだけで同じスケジュールを入力できるのは、作業が効率化されているので助かる。

不便だと感じた点を教えてください。 

スマホでメール等の通知が来ないのが残念。いちいちブラウザを開いてログインして、通知があるかどうかを確認しないといけない。また、スマホのブラウザで開いた際にレスポンシブ対応はしているが、スマホ表示の場合、使える機能がだいぶ少ないのも難点。加えてPC表示だと画面が小さいので操作しづらい。

まとめ

「サイボウズガルーン」は 長年シェアNo.1を誇るだけあって、あらゆる企業のニーズを熟知。初めてグループウェアの導入を検討している企業におすすめです。

現在使用しているグループウェアに不満がある企業にもうってつけ。不満を余すことなく解決へと導いてくれるでしょう。

「サイボウズガルーン」では、導入成果を確実に出すためのセミナーやイベントを実施。導入後も学習の機会が設けられていることで、更なる業務効率向上を目指せる点も大きな導入メリットです。

画像出典元:「サイボウズガルーン」公式HP

 

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