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記事更新日: 2021/03/11
会計事務所特有の特殊な資料も全て一元管理できています。みんながいじる資料をkintoneに載せると、資源の共有、情報の共有ができるようになります。コストも以前利用していたSalesforceの1/10で、デフォルトの機能が全くないので開発する必要がありますが、開発すればSalesforceよりも優れたツールになります。
申請系のメッセージが、2,3回に1回は通知がこないです。他にも申請フォームがたくさんあるとき、その項目に何を入れればいいのかがわかりづらいです。検索範囲も狭く、他の欄から探してくれるわけでもないので、結局自分で探す手間になり融通が効かないと感じています。複雑な開発ではJavaScriptも必要です。
「kintone」は企業の中でバラバラに散らばっている情報をまとめて管理できるサービスです。パソコン操作に不慣れな従業員がいても大丈夫。簡単操作でほとんどの機能を使いこなせるため、従業員全員でしっかりと最新の情報を共有できます。マルチデバイス対応なので、時間や場所に捉われることなくいつでも仕事可能。セキュリティ対策も万全です。
専門的なコーディングスキルの有無を問わず、誰でもビジネスアプリ作成が可能
アプリストアにある業務アプリはダウンロードするだけで利用可能
外部アプリケーションとの連携などをより高めることができる
プログラミングのスキルが無くても簡単にビジネスアプリが作成できます。
社内のシステムとして複雑な用途で使用する場合には、Javascriptなどでのコーディングが必要になる場合があります。
目的用途に沿ったビジネスアプリケーションの作成が可能です。
ボタン形式を繋いでいくだけでアプリケーションの作成が可能できます。直感的な操作が可能なUIです。
高いセキュリティを誇るBasic認証など、ビジネス用途で求められるセキュリティ品質を満たしています。
日常の業務の中でもっと便利な表計算が出来たら良いのに。そんな場面においてあなたが簡単に社内のシステムを作れるとしたらどうでしょう？
今回ご紹介をするkintoneは、プログラミングや難しい操作が一切必要なく、部署内や業務内で使用できるアプリケーションを誰でも作成できます。
kintoneを導入したいと考えている方は、是非この記事を参考にしてみてください。
このページの目次
kintoneとはサイボウズ社が提供するビジネスクラウドサービスです。多岐に渡る利用用途がありますが、ビジネスアプリケーションを簡単に作成することができるのがメイン機能となります。
まず、ビジネスアプリケーションとは何でしょうか？
ビジネスアプリケーションとは通常、勤怠であれば○○を、CRM（顧客管理）であれば△△を、と違う各社のソフトウェアを用いて行うようなソフトウェアのことです。
専用のソフトが不要、またはちょうどいいソフトが無い場合においてはExcelやスプレッドシートでの管理を行っている企業も少なくないと思います。そうしたソフトウェアを誰でも、簡単に作成できてしまうのがkintoneになります。
「kintone」にはユーザー1人あたりの月額料780円のライトコースと1,500円のスタンダードコースの2コースが用意されています。
この2つのコースの主な違いは「外部サービスとの連携ができるかどうか」と「アプリ・スペースの利用可能数」です。
導入にあたって初期費用等は発生しません。1ユーザー・1ヶ月単位で契約できるため、中小企業でも無駄なく導入できます。
すぐに使えるサンプルアプリが100種類以上あり、社内で必要となる様々な業務システムを自社で制作が可能となります。
案件管理や日報はもちろん、新プロジェクトで新しいシステムが必要となった際にも、過去のアプリを活用して使用することもできるため、コストや時間がかからず業務システムが用意できます。
また、業務システムに改善が必要となった場合でも、自社で簡単に付け加えることができるので、新たに他社でシステム開発してもらう費用や時間を抑えられます。
アプリ作成画面のサンプル
エクセルからアプリを作ることもできるので、これまで使っていたデータの再利用も可能です。
また、スマホビューも基本機能で搭載されているので、別途制作する必要もありません。
kintoneはプロジェクトの進行度やタスクを一括で管理し、それをメンバー全員で共有することが可能です。
また、必要なデータをグラフ化して公開することもできるので、より見やすい情報をweb上でディスカッションできます。
メンバー全体へ情報共有が可能
特定のメンバーへのクローズドなメッセージのやり取りもできるため、上司や先輩への気軽な質問・相談を可能にし、コミュニケーションツールとしての側面もあります。
社内での情報共有以外にも、協力会社や取引先の方をゲストとして、ゲストスペースの公開もできます。制限されたスペースなので、社外秘の情報を守りながら必要な情報共有のみを行えます。
kintoneはプラットフォーム型のクラウドサービスだからこそ、管理体制にもこだわりがあります。
複数の認証プロセスでセキュリティを強化している他、アクセス権をきめ細かく設定。組織単位・ユーザー単位で閲覧や編集など、操作範囲を変更できるので、権限が無いユーザーからのシステム干渉を防ぐことが可能です。
アクセス権を設定
また、システム内で何らかの変更があった場合は変更履歴が残り、いつ誰が操作をしたかを一目で確認できます。変更を取り消したい場合は、前のバージョンに戻す操作もできるのも便利なポイントの1つです。
kintoneの導入はさほど難しくありません。
メールアドレスを入力後、自動返信のメールが届きますのでそこから必要事項を入力していきます。帝国データバンクに登録済の社名であれば社名検索から入力を行っていくことが可能になります。
続いて登録を終えてログインを行うと、管理メニュー上に”アプリ”という項目があり、ここから新しいアプリ（ビジネスアプリケーション）を作成することができます。
更に便利なことにkintoneにはアプリストアが内蔵されており、これらのサンプルアプリをワンクリックでそのまま使用することが可能です。
今回は試しに顧客管理のアプリを導入してみました。
開くと既にこのような形でテストデータが入力されています。繰り返しますがここまでたったのワンクリックです！
この仮データを見ながら右上の＋マークをクリックすると、このデータベースを作成する為に営業部の人などに記入してもらう入力画面が表示されます。
このままでも使えそうな項目ではありますが、ここに更に項目を加えてみます。当初の営業先ツールの画面に戻り、右上の歯車のマークをクリックすると設定ページに進むことができます。
kintoneが何より優れているのは、こうしたフォームの項目の全てが直感的に触れることのできるUIを採用していることにあります。
例えとして今回は備考欄の上に組織の選択オプションを追加してみました。最初は操作を覚えるまで少し迷うかもしれませんが、理解できていればここまで僅か数分で作成可能です。
このスピード感で業務効率化の為の記入シート、表計算、業務管理が行えるので、月額課金での使用も決して高くないといえます。
ちなみに、過去一度もkintoneを使用したことがないようであれば、30日間チーム内でトライアルができます。トライアル期間後に自動課金が行われない設定になっているので安心して最後の30日目までkintoneを使い倒すことができます。
他社の競合ツールとしては、SalesforceやZoho Createrがあがります。
エンジニアによる開発が必要であり、誰でも簡単に開発を行うことは難しいです。導入に向いているケースとしては、全社的な業務全般に関わる大規模な基幹システムの開発というような用途であればSalesforceの方が良いでしょう。企業全体の大きな課題を大きく解決・効率化していくようなサービスです。
一方kintoneは各部署内で試しに導入するようなレベルで、ミニマムタスクを少しずつ解決・効率化していくようなサービスです。
こちらはkintoneに近いサービスでシーケンスが提供しています。
Googleクラウド（ドキュメント・スプレッドシート）との接続ができることと無料プランがあることが最大の強みでありますが、その一方DropboxやBOXといったクラウドストレージサービスとのAPI接続であればkintoneの方に分があります。
既に社内で使用している他社のビジネスITツールが対応しているか、という点でどちらを使うのか選ぶのが良いでしょう。
kintoneの魅力は簡単にビジネスアプリケーションが作成できる点です。その為導入後トライアル期間に必ず、どこまでサービス上できるのかを使い倒しながら確認しておきましょう。
料金プランにあるライトコースとスタンダードコースの違いはアプリなどの作成回数の他、大きく異なるのはAPI接続です。
トライアルコースはスタンダードコース同等で使うことができます。API接続などを実際に行う必要があるかどうか、作成アプリ数が200個を越えるかどうかなどを確認し、必要があった場合のみスタンダードコースの契約に移行しましょう。
実際、あまりエンジニア等の開発人員を抱えないチームであればAPI接続などを行った際のkintoneのメリット、その簡単なつなぎ込みによる圧倒的便利さが十分にわかるはずです。
システムが直感的にどんどん作れて、なんだか楽しいおもちゃみたいだなって(笑)。他に検討していたシステムと比べて、見た目や操作性がシンプルでした。 ヘルプ画面やサポートも充実していて、作り方がわからなくなった時に問い合わせるとすぐに対応してくれました。 お試し期間中に作り込んで、もうこれ無しだと業務が回らないっていう状態になりましたね。
※「kintone」公式HP参照
ホテル業界
1001人以上
社内システム（ワークフロー、勤怠管理）が複数分かれていたので、同じシステムに統一して業務の効率化を図っています。
色々な申請を個別にカスタマイズすることが出来るので、業務の目的に合わせて効率よくワークフローを管理する事が出来ます。
またメールでの承認連絡などが来るので、いちいちログインしなくてもワークフローの進捗状況が分かり、とても便利だと感じています。
社内システムが変更することに戸惑いを最初感じていましたが、使い勝手がよく従業員もおおむね満足しています。
大きな不便は特に感じておりませんが、編集権限などの設定が少し面倒とも感じています。
ワークフローが却下された後の再申請が出来なくて新たに申請をし直さなければならない所や、ページの表示が少しずれる所などの問題もありました。
作成する側のスキルの習得も必要なので、安定して社内で使うには少し習熟度が必要と感じています。
印刷時のレイアウトがずれる点においても、少し使いずらい所もあり、PCのブラウザに対しての対応も完璧だと良いと思います。
同じサイボウズ社でカスタマイズしたシステムを使っていましたが、過去の履歴などは消えてしまったので、そこの移行に関しては不便だと感じました。
従業員数が多く、事業所が全国に分かれている事業者にとっては使いやすいと思います。
使い方はいたってシンプルなので、最初の使い方に慣れれば誰でも使用できるツールだと思います。
IT業界
251〜500人
2017年4月～2021年2月 現在まで利用
ライセンス 月額 1500円/一人
基幹システムがあり、そこでワークフロー機能があるのですが、非常に使い勝手が悪くストレスとなっていました。また、年々増える申請業務があり、そこはシステムに取り込まれずに個別でExcel ＋ メールで申請業務を行っていました。
まず、ワークフローが統一された点が大きかったです。前述のとおり、基幹システム・手管理などワークフロー業務が分かれていたためです。申請の種類によって違う手順を踏む必要があったため、慣れないと、なにをどこで申請するかわからない状況でした。あとKintoneは、ワークフロー管理だけでなく個別アプリなど構築できるため、ワークフローに加えて営業管理機能なども作りこみを行い、業務全体としてコミュニケーションレベルがあがったと感じます。
Kintoneをワークフローとして活用して特別不便だと思った点は特にないのですが、特化したワークフローエンジン（専用製品）に比べると申請フローの細やかさなどは弱いと思います。例えば、平行回覧・上位者からの引き上げ・ネストした申請など、細かい内容はあきらめている点もあります。
あとはありがちな課題ですが、期をまたぐ場合に組織改編などあり、ワークフローの再定義が必要となったりします。このあたりは基幹システムと連動する必要もあり、運用で対応していますが少し負担が大きいと思います。
基本的にCSV連携となります。基幹システムと連携しています。（基幹システムはスクラッチなのでツール名はありません。）連携自体はだれでもオペレーション出来るので連携はやりやすいとは思います。（自動にはなっていませんが）
Kintoneについては他社様にもおすすめ出来るものだと思います。特に人数が少ない会社様にとっては初期構築費用が安く、すぐに始めることが出来る、月額利用（いつでもやめれる）というメリットがあります。また機能的にどんどん作りこみをして申請フローを増やして行くことも出来るし、さらに前述のとおり、ワークフローだけでなく営業ツールとしても活用できます。
メーカー業界
101〜250人
2018年〜2021年現在まで利用
プログラミングができなくても直感的によいシステムを構築できるところです。CSV出力にも対応しているので、発注書や納品書をデータからまとめて作れるところがいいところだと思います。
ノンプログラミングで簡単にシステムを構築できるのはよいのですが、フィールド数に限界があり、痒いところに手が届かないもどかしさはありました。あと、デザインがあまり好きではなかったです。同じようなサービスではジャストシステムさんのユニットベースの方がデザインはよかった印象です。
エクセルへの出力機能があるのはよかったです。出力させた瞬間にマクロや関数を反映させることができたので、kintoneではできないところはエクセルに任せております。
商品台帳やお客様データをエクセルのみで管理している会社におすすめです。エクセルは多数の人が編集するのは向いておりませんが、kintoneのようなシステムは多数ユーザーの編集にも対応してますし、変更履歴も残るのでトレースしやすいです。
小売業界
101〜250人
社内システムエンジニア
月額1500円×ユーザー数
開発を外部委託せずとも柔軟なカスタマイズが簡単にできるため、アクセス権限変更や項目追加のような仕様変更要望に素早く対応でき、より使いやすいシステムを追究できる点が良いと感じました。
スマートフォンアプリのUIがPCブラウザのUIと大きく異なる点が不便だと感じました。どうしても縦スクロールが多くなってしまったり、ルックアップが検索しづらかったり、外出先から入力しづらいと感じる要素が多かったです。タブレットPCを会社から支給されている企業であれば気にならない点なのかもしれませんが。
JavaScriptでAPIを呼び出すことが可能なので、簡単に連携可能です。
SFAツール単体で考えるとやや割高かもしれませんが、SFAに限らずより多くのアプリを設け、社内のありとあらゆることを社外からでもできるようにしたいと考える会社に向いていると思います。
IT業界
31〜50人
経理
前職と前々職で2,30人使用していて、コンサル会社では３年ほど使っていました。初期費用がゼロで、月額費用が30,000円程度かかりました。
システムのパッケージを作るのが新卒の人でも画面変更したりする際に説明しなくてもできて、わかりやすい点です。
アプリストアにある業務アプリは自由に使えて便利だった印象です。
特にツールの連携はしていなかったですが、一度アステリアで連携させていて途中でやめました。
入力を自由にできるのですが無駄なスペースが出てきてしまう点です。つまり、フォームを綺麗にしたいなと思うことは多々あります。あとは、スクロールしないと使いにくかったりします。またコードの処理をするとなると開発が必要になります。ナレッジを見て自分で開発してくださいという不親切な感じなので、スキルがないと外注に頼ることになりコストになってしまいます。エクセルより良いけど高度なシステムを作るとなると急に敷居が高くなる印象です。結局外注していたのは前職ではゼロでしたが、小さい会社だと難しいと思います。
これだけ利用用途が広いkintoneですが、このツールを導入するだけでも自動化できる業務と属人的な業務の二種類に通常業務を棚卸しすることが可能になります。
自動化できる業務はkintoneを駆使して圧倒的に業務効率化をあげて生産性向上を図りましょう！
またkintoneを使うことで各部署間のコミュニケーション・業績・人事評価など多岐に渡って良い効果が期待できます。
まだ導入をしていないという企業はぜひトライアルを試した後、最適なコースで契約を考えてみるのが良いですね。
またkintoneは、営業電話の成約率を向上させるIP電話システム「MiiTel」と連携させることができます。
この2つのツールを連携することで、顧客ごとの情報の一元管理が可能になるため非常におすすめです。MiiTelについては関連記事を参照ください。
画像出典元：「kintone」公式HP
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エクセルで管理していた時期と比べて一覧性がはるかに向上したため、入力ミスなども減少しました。また、手間のかかるメールのやり取りも減り、社員のワークフローは格段に簡略化されたと感じます。これにより、ナレッジや情報を組織全体で活用していこうとする土台ができつつあります。