ノウハウ共有ツールについて

【比較】おすすめノウハウ共有ツール13選!口コミや無料版も紹介!

記事更新日: 2020/11/05

執筆: 編集部

ノウハウ共有ツールは、属人的なノウハウを、「会社全体のノウハウ」として共有・蓄積することができる非常に便利なツールです。

ノウハウ共有ツールを利用すれば、新人教育からプロジェクトの立ち上げ、引き継ぎ業務も短時間で済ませることができます。

さらには、画像・動画付きのマニュアルも簡単に作成することができるので一石二鳥です。

この記事では、無料プランを含めたノウハウ共有ツールの紹介や、選定ポイント、メリット・デメリット、利用する際の注意点を解説していきます。

 

おすすめのノウハウ共有ツール3選

1. チャットサービスと連携しやすい!『NotePM』

画像出典元:「NotePM」公式HP

特徴 

SlackやChatworkなど、チャットサービスとの連携が魅力です。チャットサービスとの連携方法は、SlackもChatworkも数ステップで完了。誰もが手軽に行えます。

一方で、チャット系ツールを使用する情報共有は、後で見返したい情報もコミュニケーションと共に流れてしまうという欠点があります。

NotePMは、社内マニュアルや業務ノウハウなど、さまざまなナレッジ情報を一元管理でき、さらに、ファイルも含めた全文検索も可能なので、情報の蓄積にも向いています。

30日間無料のお試しあり、最速1分の簡単導入が可能です。

機能

・Word・Excel・PDFなど、ファイルを含む全文検索
・WEB上で簡単に文書作成
・アクセスを柔軟に制限

料金プラン

初期費用:0円
月額費用:最安は1,000円(3ユーザー)~

料金はユーザー数とストレージ容量に応じます。

※ストレージは+10GBにつき+1,500/月。

詳しくは以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

実際に使った人の評判・口コミ

直感的に使えるところが1番の決め手。「添付ファイルを全文検索できる」「フォルダで階層構造化できる」という点も選定ポイントです。コールセンターのカスタマーサポートをする部門では、社内向けサポートマニュアル、コールセンターお問い合わせに関するナレッジ、通話録音の振り返りなどをNotePMに登録しています。
(株式会社ソフツー)

 

NotePMの資料を無料ダウンロード

 

 

2. 画像・動画マニュアルを簡単に作成!『Teachme Biz』

画像出典元:「Teachme Biz」公式HP

特徴

誰が見てもわかりやすい、ビジュアル付きのマニュアルが簡単に作成できます。操作方法は簡単で、スマホやタブレットで撮影した動画の必要部分を切り出し、手順として追加するだけ。

作成したマニュアルを使用するときは、キーワード検索のほか、QRコードからもアクセスすることができ、簡単に目的のマニュアルを探すことができます。

さらに、作成したマニュアルを社員にタスクとして配信すれば、閲覧状況や完了状況の把握が可能です。トレーニングコースの設計など、従業員教育の課題にも対応し、テレワークが広がる中での新人教育の効率化も狙えます。

30日間の無料トライアルがあります。

機能

・画像と動画を取り込んだマニュアル作成
・マニュアルのキーワード検索とQRコード検索
・従業員教育の構築

料金プラン

初期費用:300,000円(事務手数料とオンラインによる導入サポートを含む)
月額費用:50,000円~

詳しくは以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

実際に使った人の評判・口コミ

動画で学べるので外国人スタッフも理解度が高まり、非常に高い評価を受けています。IDとパスワードを発行すれば、個人のスマートフォンで閲覧可能で、アルバイト自身がマニュアルを確認する時間が増え、商品やサービスの品質向上に結びつくのではないかと考えています。
(株式会社すかいらーく)

動画をベースにしたマニュアルを見せながら説明できるため、非常にわかりやすくなりました。また、業務の複線化の推進にも大きく寄与しており、時間外労働の削減にも貢献しています。
(安田倉庫株式会社)

 

Teachme Bizの資料を無料ダウンロード

 

 

3. 匿名の投稿で質問しやすい!『Qast』

画像出典元:「Qast」公式HP

特徴

社内のナレッジをQ&Aとメモで蓄積できる情報共有ツールで、導入企業は1,700社を超えています。

社内でよく出る質問はQ&Aに、個人が発信したいナレッジはメモに投稿して社内の情報を集約することができます。さらに、投稿者には、投稿数や反応数によってスコアが与えられ、社内の情報共有においての貢献度を可視化することができます。

匿名での質問が可能で、だれもが躊躇せず質問しやすい環境をつくることができます。

SlackやMicrosoft Teamsとの連携も可能で、コミュニケーション内で交わされる重要な情報をナレッジとして蓄積できます。

無料トライアルが用意されています。

機能

・マークダウン記法に対応した投稿作成
・匿名で質問
・ベストアンサー(質問者が「これで解決」ボタンを押してベストアンサーを選定できる)

料金プラン

初期費用:無料
月額費用:600円/1ユーザーから

ただし、有料プランは、10ユーザーごとの契約が可能です。(1,000名以上は100ユーザーごとの契約が可能)

詳しくは以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

実際に使った人の評判・口コミ

Qastは、チャット上の情報の一時的なストック場所として利用しています。その後、各チームが閲覧しやすい場所へ移動していますが、まずQastで検索すれば、情報があるかどうかがわかるので、検索時間が相当短縮できました。
(HENNGE株式会社)

全員が共通で使えて、素人でも簡単なユーザビリティの高さが導入の決め手。随時出てくる情報をメモに投稿し、共有することでお客様からの問い合わせに備えています。重要な社内ニュースはピン留め機能を活用しています。
(株式会社日本旅行)

 

Qastの資料を無料ダウンロード

 

 

その他のおすすめノウハウ共有ツール

WaWaOffice

画像出典元:「WaWaOffice」公式HP

特徴

WaWaOfficeは1ユーザーあたり400円/月~利用可能なグループウェア。

導入コストが低いにも関わらず機能が十分揃っていて、中小企業を中心に人気があります。

シンプルで操作性にも優れており、パソコンを普段あまり使用しない企業にもおすすめです。

料金プラン

1ユーザーあたり400円/月~利用可能。

別途サーバー維持管理費用が2,500円必要です。

詳しくは以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

WaWaOfficeの資料を無料DL

 

 

Docbase


画像出典元:「Docbase」公式HP

特徴

情報共有で悩んでいる会社にはうってつけです。誰でも簡単に使いこなすことができます。

社外のパートナーと協業している、アルバイトやインターンを多く雇っているなど、情報共有の権限設定で細やかな配慮が必要な会社におすすめです

料金プラン

ユーザ数一人あたり毎月 200〜1,125円/月です。

 

Confluence

画像出典元:「Confluence」公式HP

特徴

Confluenceは、大規模なチームがあり、沢山の情報をやり取りするような企業におすすめです。

導入することで散乱してしまう情報をまとめることができます。

料金プラン

【クラウド版】

・10ドル/月(10ユーザーまで)
・11〜100ユーザーまでは1ユーザーあたり5ドル/月

【オンプレミス版】

・10ドル/月(10ユーザーまで)
・25ユーザー/1500ドルで、ユーザー数が増えるにつれ1ユーザーあたりの料金が安くなります。

 

Talknote

画像出典元:「Talknote」公式HP

特徴

社員の会話情報を人工知能で分析して、社員のモチベーションを測ることができます。モチベーションを可視化することで、社内コミュニケーションを活性化したり、離職を防いだりすることができます。

また20年3月1日より全国の学校法人を対象に、期間限定で「サービスの無償提供」を実施しているため、学校法人での効率的な活用も期待できます。

料金プラン

無料トライアルがあります。

料金プランの詳細はお問い合わせをする必要があります。

 

kintone

画像出典元:「kintone」公式HP

特徴

kintoneは企業の中でバラバラに散らばっている情報をまとめて管理できるサービスです。パソコン操作に不慣れな従業員がいても大丈夫。

簡単操作でほとんどの機能を使いこなせるため、従業員全員でしっかりと最新の情報を共有できます。

マルチデバイス対応なので、時間や場所に捉われることなくいつでも仕事可能。セキュリティ対策も万全です。

料金プラン

ユーザー1人あたり

ライトコース:月額費用780円

スタンダードコース:月額費用1,500円

 

サイボウズOffice

画像出典元:「サイボウズOffice」公式HP

特徴

国内5万社が導入する国産老舗グループウェアがサイボウズ Officeです。

競合となるGoogle社のG Suiteやマイクロソフト社のOffice 365よりも安い金額で導入が可能になります。

また、国産のグループウェアなので日本企業の商習慣にあった機能や手厚いサポートが期待できます。

料金プラン

【クラウド版】

スタンダードコース:500円/月~

【パッケージ版】

最小単位は10ユーザーで、63,800円~

料金の詳細は以下の記事をご確認ください。

 

Qiita Team

画像出典元:「Qiita Team」公式HP

特徴

Qiita Teamは「簡単にかけて、簡単に共有できる」情報共有サービスです。

簡単に記事を作成できる上、メンバーにスムーズに共有できるので、チーム内で知識を標準化できチーム全体のレベルアップにつながります。

料金プラン

ユーザ一人あたり 1,520〜/月です。

30日間の無料体験版があります。

 

iQube

画像出典元:「iQube」公式HP

特徴

iQubeは無料で使用することもできますが、容量が他ツールと比較して少なめです。

有料プランは月/400円と安価な上、十分なコスパを発揮できるので有料プランをおすすめします。

料金プラン

無料プランはユーザ数は10名まで無料です。

スタンダードプラン:月額費用400円

プレミアムプラン:月額費用700円

プレミアムアプリケーションの導入有無によってストレージ使用容量に影響が出るため、ファイル共有容量や掲示板の過去ログを重要視したい場合は、プレミアムプラン一択となってしまいます。

 

Scrapbox

画像出典元:「Scrapbox」公式HP

特徴

複数ユーザーの同時編集が可能で、誰もが分かりやすく書き込みができる情報共有ツールです。

ページ同士がリンクでつながることで情報が自動で整理され、ドキュメントが増えても管理に悩むことなく快適に使用できます。

料金プラン

公開プロジェクトと、個人・非営利で利用の場合は無料です。

ビジネス利用:月額1ユーザー1,000円(100ページまで使用できます)

※メンバーを10名追加するごとに無料枠が100ページ増加します(上限300ページ)。

 

Stock

画像出典元:「Stock」公式HP

特徴

ナレッジの属人化や、新しいメンバーへの情報共有等に悩んでいる会社におすすめです。

誰でも簡単に使いこなせて、社内の情報共有を円滑にすることができます。

Stockを見れば社内の情報もタスクもすぐにわかる、という状態ができるので情報共有の課題を解決できるでしょう。

料金プラン

初期費用:0円

以下は料金表で、ビジネスの後の数字が利用ユーザー数になります。

プラン フリー ビジネス5 ビジネス10 ビジネス20
月額費用 0円 1,980円 3,480円 6,480円

 

作成可能なノート数やストレージは限られますが、期限なしで無料での利用も可能です。

 

ノウハウ共有ツールの3つの選定ポイント

1. 投稿・更新・検索が簡単なもの 

ノウハウの共有はスピード感が重要であると同時に、その共有スピードに負けない速さでマニュアルやファイルを作成・更新することも大切です。

たとえば、マニュアルを作成する場合、テンプレートが充実していれば、一から作成する手間が省けます。また、手順の入れ替えや削除が簡単にできれば、日々のマニュアルの更新にも対応できるでしょう。

一方、検索のしやすさも重要です。たとえば、多数の社員が自由に発信すればするほど、ファイル名が重なったり、内容と合致しないファイル名が出てきたり、キーワード検索は機能しにくくなります。

そこで、社員数が多い企業では、QRコードで検索できたり、ファイル名が自動で更新されたりする機能が備わったツールを選ぶことをおすすめします。

2. 画像・動画が添付できるもの 

職種や業種によってはテキストによる説明よりも画像・動画の方がわかりやすい場合があるので、その場合は、画像・動画が添付できるツールを選択しましょう。

具体例を挙げると、たとえば「介護職」で活用する場合、「爪先は外向き、足を腰幅に開き、重心をできる限り落とす…」と文章で説明するより、スクワット状態の写真を載せた方がよく伝わります。動画ならさらに効果的です。

他にも、料理や配膳の手順、接客や包装の仕方などはテキストより画像・動画の説明のほうがわかりやすいです。アルバイトの面接時に見てもらい、業務内容のイメージを掴んでもらうという方法も考えられ、用途の幅は広がります。

3. 機能と費用対効果 

ツールによっては、ノウハウ共有のための基本機能以外にも、チャットサービスとの連携など、コミュニケーションに重点を置いた機能が搭載されているものもあります。

ツールを導入する前に、利用人数・ツールの目的導入によって、基本機能意外にコミュニケーション機能などが必要なのかをよく検討しましょう。

また、無料トライアルがある場合は、実際の利用人数におけるトータルコストを確認し、費用効果が得られるのか導入前にしっかりシミュレーションしておけば安心です。

ノウハウ共有ツールを利用する際の注意点

セキュリティに注意

企業の財産であるノウハウが社外に流出しないよう、ログイン履歴の管理が厳重なもの、管理者の範囲の設定が可能なものを選択しましょう。

他にも、どのデータセンターを使っているか、2段階認証に対応しているかなどもセキュリティ面をチェックするうえでのポイントになります。

ツール運用までの時間がかかる

ノウハウ共有ツール自体の使い方を従業員が周知するまでには時間がかかり、運用までにも多少時間がかかります。

多くのノウハウ共有ツールには無料版が用意されているので、まずは、管理者のチーム(少人数)で使用感を確認し、全従業員が簡単に扱えるか否か事前チェックしておくと導入がスムーズです。

ノウハウ共有ツールのメリット3つ

1. 属人的なノウハウを「会社全体のノウハウ」にできる

ノウハウが個人だけのものになってしまうと、その社員以外はできない仕事が増えてしまい、いざ、その社員がいなくなってしまったとき大変です。業務は停滞し、それをカバーする社員、顧客にも迷惑をかけてしまうかもしれません。

このようなノウハウの属人化を防ぐためにも、普段からノウハウを共有しておくことは大切です

また、ノウハウを共有する以外にも、投稿を見ることで他の部署の業務内容を理解することができ、結果、会社に一体感が広がることが期待できます。

2. 実践的な人材教育ができる

新人教育など、人材教育を考えたとき、知識やノウハウを一方的に与えているだけでは、十分な教育とは言えません。

たとえば、ノウハウ共有ツールを新人教育に利用すれば、蓄積されたノウハウから必要なノウハウを選び出し、それを活用することで課題を達成させるような、体験型の研修の幅が広がります。

先輩社員が蓄積してきた実際のノウハウを活用することで、臨場感溢れる研修が実現できるでしょう。

3. テレワークに向いている

テレワークが普及する今、社内の正確な情報共有は難しくなっています。

たとえば、会議の議題に取り上げられるような大きな情報の共有は、Webミーティングなどで共有できるにしても、ちょっとしたノウハウ、ちょとした顧客情報の共有はテレワーク社員が躊躇しがちです。

ノウハウ共有ツールには、チャットサービスなど、コミュニケーションに重点を置いた機能が搭載されているツールがあるので、このようなちょっとした情報も社内で共有することができます。

このように、離れていても社内に一体感が生まれることが期待できます。

ノウハウ共有ツールのデメリット2つ

1. 導入されたまま、放置される可能性がある

いくらWeb上でのやりとりと言っても、何かを発言したり、投稿したりするのには勇気が必要です。

ノウハウ共有ツールを導入するなら、社員にその目的をしっかり周知させると同時に、質問しやすい社風づくりの大切さも伝えていきましょう。

2. 不公平感が生まれることがある

ノウハウ共有ツールがあると、いつも同じ人ばかりが情報を提供し、不公平感が生まれることがあります。

ツールが浸透するまでほとんどの人は誰かが投稿してくれるのを待つ姿勢になり、頑張って投稿する人は、なかなか他からノウハウを得ることができません。

このような事態を回避するためには、投稿者に何かしらのアドバンテージを与えるなど、工夫が必要です。

まとめ

今回ご紹介したノウハウ共有ツールを導入すれば、属人的なノウハウを、「会社全体のノウハウ」として共有・蓄積することができ、さらに、新人教育などの研修もより充実させることができるでしょう。

また、これから広がるであろうテレワークの環境でも、その利用効果が期待できます。

ノウハウ共有ツールを活用してみたいと考えている方は、ぜひ今回紹介したツールを始めとしたノウハウ共有ツールの導入を検討してみることをおすすめします。

画像出典元:O-dan

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