GroupFile

記事更新日: 2023/03/20

執筆: 編集部

編集部コメント

共有方法が柔軟で使いやすい資料共有サービス

「GroupFile」は、法人向けに特化した資料共有サービスで、一般的なオンラインストレージに比べて共有方法の柔軟さと見やすさに優れています。

共有したファイルはWEBブラウザからマルチデバイスで閲覧可能で、誰にでも気軽に資料配布が可能。

いま話題のChatGPTを安全に社内活用できる機能も搭載しています。

また、共有の仕方や公開範囲も柔軟に設定できるため、セキュリティ面での心配もありません。

一方で、共有できるファイルはPDFやOffice、動画、zip形式に限られることには注意が必要です。

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良い点

共有したファイルをWEB上からマルチデバイスで見られる気軽さと、柔軟な共有方法・公開範囲の設定による管理のしやすさが魅力です。

悪い点

ファイル形式はPDFやOffice、動画、zipに限られます。また、利用人数によっては一般的なオンラインストレージよりも割高です。

費用対効果:

機能面では充実していますが、費用は従量課金ではなく一律料金のため、人数によって相対的なコスパが変化します。

UIと操作性:

管理画面はシンプルで操作しやすく、共有したファイルもWEBからマルチデバイスで閲覧可能と、使いやすさが特長です。

セキュリティ:

シングルサインオン強制やユーザー認証で不正アクセスを防げるほか、インフラ面でも万全のセキュリティを備えています。

GroupFileの導入メリット5つ

1. 共有ファイルはWEB上からマルチデバイスで閲覧可能

GroupFileで共有したファイルはWEBブラウザからアクセス可能で、スマホ、タブレット、PCとマルチデバイスで閲覧できます

いつでも、どこからでも見られるので、営業マンや加盟店などへのパワポの共有や、PDFを送るのに最適です。

また、公開範囲や閲覧期限、パスワードの設定ができるので、セキュリティ面も問題ありません。

資料の閲覧ページイメージ

2. 動画の共有も簡単

文字ベースの資料以外に、動画の共有がしやすいのもGroupFileの特徴です。

アップロードして公開範囲を設定するだけで社内外に簡単に動画共有が可能で、オンラインストレージやYouTubeの限定公開などよりも手軽に利用できます。

また、大容量で幅広いファイル形式をカバーしているため、使い勝手の面でも心配ありません。

動画の共有も簡単

3. 複数資料を1ページでまとめて配布

GroupFileでは、複数の資料や動画を1ページにまとめて共有できる「配布ページ」の作成が可能です。

YouTube、noteなどのリンク埋め込みにも対応しており、セミナーの動画と解説資料をセットで配布する、といった使い方ができます。

バラバラになりがちな情報を集約して共有することで、管理コストの削減、理解度の向上などの効果が期待できます。

複数資料を1ページでまとめて配布

4. 万全のセキュリティ

手軽に資料共有ができるGroupFileですが、セキュリティ面も充実しています。

インフラ面では、徹底したデータ管理体制に加えて、WAF・DDoS対策、通信の暗号化と万全の対策を講じています。

また、ドメイン指定のシングルサインオン、管理者設定によるユーザー認証も可能で、アプリケーション側での不正アクセス防止も万全です。 

管理者メニューイメージ

5. 組織でChatGPTのプロンプトと結果を共有できる

また、GroupFileでは、いま話題のChatGPTを安全に社内活用できる機能も搭載されました。

ChatGPTはなんでもこたえてくれる優秀なAIアシスタントとなりえる一方で、使いこなすにはプロンプトと呼ばれる指示文の工夫が必要です。

そのプロンプトとAIからの回答結果を社内で共有することで、マーケティング文章の案作りからリサーチの段取り、SNSでの表現案などさまざまな知見をシェアすることができます。

ChatGPT利用イメージ

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GroupFileのデメリット2つ

1. 共有できるファイルの種類は限定的

GroupFileで共有できるファイルは、PDFやOffice、動画、zip形式での添付に限られるため、企業によっては物足りなさを感じるかもしれません。

ストレージとして幅広い種類のファイルを管理するというよりは、顧客や営業マン、加盟店向けに手軽に資料配布するのに適したツールと言えます。

2. 利用人数によっては割高になる

他社のナレッジマネジメントツールは利用人数に応じた従量課金が一般的ですが、GroupFileは一律料金で、最低でも月額38,000円かかります。

よって、人数が10人に満たないような小規模なチームで導入する場合、他社よりも割高になってしまいます。

一方で、数十人を超える大規模な部署で導入する場合はむしろ割安になるでしょう。

GroupFileの料金プラン

GroupFileには、資料配布のみが可能なプランと、ページ単位での資料検索機能が利用できるセールスイネーブルメントプランの2種類が準備されています。

料金は利用人数や利用量によらず一律で、月額38,000円から。

また、無料トライアルも実施しており、まずお試しで利用することも可能です。

  資料配布のみプラン セールスイネーブルメントプラン
初期費用 要問い合わせ 要問い合わせ
月額費用(税表記なし) 38,000円 78,000円

競合製品との料金比較

競合他社の製品は、利用人数に応じた従量課金制となっているケースが多いため、GroupFileの相対的なコスパは利用人数によって変化します。

目安としては、人数が数十人を超える場合にはGroupFileの方が割安になる可能性があります。

  GroupFile NotePM DocBase
初期費用 要問い合わせ 0円 0円
月額費用 38,000円〜
(税表記なし)
4800円〜
(税込)
990円〜
(税込)

 

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GroupFileの評判・口コミ

柔軟な共有設定で顧客の要望に応えられるように
①株式会社エイムソウル

もともとは別のサービスを使って資料を共有していましたが、すべて英語表記であったり限定公開できる数が少なかったり、原因不明のエラーが起きることなどもありました。 (中略)移行後はエラーなどは一度も起きていませんし、Groupfileではパスワードの設定や閲覧期限の設定も可能なので、情報漏洩を気にされるお客様など様々なご要望にも応えられています

*「GroupFile」公式HP参照

GroupFileを導入すべき企業・向いていない企業

導入すべき企業

・手軽に情報共有したい会社

GroupFileは、アップロードした資料がWEBブラウザ上で閲覧できるため、スマホやタブレットなどマルチデバイスで利用可能です。

また、複数資料を1ページにまとめる機能もあり、手軽に見やすく資料共有できるツールを探している企業にはうってつけです。

・社外への情報共有が多い会社

GroupFileは公開範囲、パスワード、閲覧期限など共有設定が柔軟で、営業マン、加盟店、顧客など社外に資料配布するのに適しています

すでに全社でオンラインストレージを導入している場合でも、営業をはじめ外部への情報共有が多い部署でピンポイントで導入すると相乗効果を期待できます。

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向いていない企業

・少人数で利用したい会社

GroupFileは競合他社サービスと異なり、利用人数によらず月額38,000円からの一律料金に設定されています。

そのため、10人に満たないような少人数のチームで利用する場合、他社サービスと比べて割高になる可能性があります。

まとめ

GroupFileは、一般的なオンラインストレージよりも柔軟な共有設定が可能で、見やすさ・使いやすさが特長のファイル共有サービスです。

部署単位での導入が可能なため、営業をはじめ外部への情報共有の多い部署にピンポイントで導入して、営業マンや加盟店への資料配布などに活用するのがおすすめです。

なお、料金体系は人数によらず一律のため、少人数で使う場合はコスパに注意して導入しましょう。

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画像出典元:「GroupFile」公式HP

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