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記事更新日: 2020/09/30
社内で情報共有ができていない、ナレッジが属人化しているという会社におすすめの無料プランがある社内wiki・社内情報共有ツールです。業務ワークフローをステップ化して作成していくフォーマットが準備されており、誰でも簡単にマニュアルの作成ができます。タスクの進捗管理やリマインド機能もあるため、チーム全体の業務効率を上げたい場合にも重宝するでしょう。
複数のドキュメントや各自のナレッジを一括管理し、共有できる
チームの進捗をリアルタイムで管理するほか、自動でリマインドや通知が可能
1つのドキュメントを複数人で編集できる
ナレッジ共有やタスク管理に関する機能が充実。簡単にマニュアルを作成できるフォーマットや自動リマインド機能が便利です。SNS等の外部連携も魅力です。
ナレッジが多く溜まってくると、ドキュメントの管理が煩雑になる可能性があります。カテゴリーごとに分類するなど定期的な管理が必要です。
1チームのユーザー登録数とドキュメント作成数には限りがあるものの、基本的なドキュメント作成やタスク管理の機能が使えるプランは無料で利用できます。その他に月額1ユーザー800円、1500円のプランがあります。
一目でドキュメントの概要がわかるような表示や、タスク管理が視覚的にわかる機能が充実しており、使い勝手が良いです。
通信の全てに対してSSL/TLSによるデータ暗号化を実施。さらにサーバーへの監視は24時間365日体制です。
このページの目次
「toaster team」の最大の特徴、それは独自のステップ入力で、ドキュメントの作成が簡単なこと。
マニュアルや手順書、取扱説明書など、「toaster team」で作成されるドキュメントは「レシピ」と呼ばれますが、ステップを記入して、レシピの目的、対象者などを書くフォーマットになっているので、手順に沿って、誰でも簡単にレシピが作成できます。
また、GoogleマップやYouTubeといった外部コンテンツを埋め込み表示できるので、自由な形式のレシピを作ることができ、他メンバーの理解を促進するためのさまざまな工夫が可能です。
作成したレシピは、コピーもできるので、一度作ったら次回から効率良くレシピの作成ができます。
さらにレシピを閲覧する他メンバーも、閲覧中のドキュメントに質問・フィードバックができるので、メンバー間でのコミュニケーションも取りながら、ナレッジの共有を促進できます。
次に紹介する「toaster team」の特徴、それはアップロードした写真に自由自在に書きこめる編集機能。
メモや注釈、図形や矢印などの書き込みが画面上でいつでもできるので、言葉だけでは伝わりにくい内容も、視覚的に強調したり、補足したりといったアレンジができます。
画像を編集するために他の編集ソフトを開いたり、編集した画像を差し替えたりする手間がなくなるのは便利で、重宝する機能です。
「toaster team」は、テキストや画像、動画など、あらゆる形式のメディアに対応しており、レシピの自由度が高いことが魅力的です。
「toaster team」の特徴3つ目は、専門用語や社内用語を登録しておくと、ドキュメントに用語解説を表示してくれること。
わからない用語が出てきても、調べたり質問する手間がいりません。これによって、新しく参加したチームメンバーでも社内ナレッジをすぐに習得でき、業務効率の向上につながります。
また、ドキュメントを作成するメンバーも、一度用語を登録しておけばドキュメントごとに説明が不要なため、重宝します。
日々新しい用語が生まれる業界においても、メンバーが用語を登録して共有すれば、他のメンバーの理解を促進することができ、社内全体での知識の共通化を進めることができ、生産性向上に寄与します。
上の表の通り、1ユーザーごとに月額0円、800円、1500円、3種類の料金プランがあります。
0円のプランでも、ユーザー数は1チーム10名まで、ドキュメント作成数は1チーム30個までと制限はありますが、基本的な機能は網羅しているのは魅力的です。
他のプランではユーザー登録数や、ドキュメント作成数に制限がありません。
無料で始めてみて、頻繁に使うようになったら有料プランに切り替えるという使い方ができます。
特に「更新リマインダー機能」がお気に入りの機能です。業務マニュアルの多くは作っても時間が経てば存在を忘れてしまい、更新が滞りがちなドキュメント類ですよね。「更新リマインダー機能」は、作成したマニュアルの更新タイミングを自動的に通知してくれるので、「このマニュアルそろそろ更新しなきゃ」というアップデートの機会を知らせてくれるのが嬉しいです。
＊「toaster team」公式HP参照
この記事では「toaster team」の特徴・評判・料金を解説しました。
社内のナレッジ共有やタスク管理の効率化を進めたい会社におすすめのサービスです。
ナレッジ管理だけでなく、メンバーのタスク管理、期日前のリマインドなどの機能も備えているのは、他の社内Wikiツールとは異なる「toaster team」の特徴です。
人数としては、100人程度までの規模の会社におすすめです！
このくらいの従業員規模では、情報共有の悩みが生じていたり、直接のコミュニケーションが難しくなってくるため、とくに効果を期待できるからです。
特に多様な書類や手順が発生する業務では、業務効率の改善に高い効果があります。
画像出典元：「toaster team」公式HP
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これまでWordやExcelのようなドキュメント作成ツールやスプレッドシートなどでナレッジの共有をしていたのですが、作成のお作法が属人的でばらばらな表記や表現になりがちでした。「toaster team」では、1,2,3といった具合に工程を確認しながら順を追って作成できる「型」で作成できるため、はじめてマニュアル作成する人でも悩むことなく作成できている印象です。「toaster team」は作成のしやすさと読みやすさの両方を実現できると感じています。