社内Wikiについて

おすすめ社内Wiki9選を徹底比較!使いやすいのはどれ?

記事更新日: 2019/12/04

執筆: 編集部

過去の資料やデータの整理ができていない、シフト制やリモートワークで顔を合わせる機会が少なく、業務に関する連絡がしづらい…このような企業は、情報を探したり、疑問点を解決するために多くの時間を費やしてしまい、業務が滞りがちです。

ドキュメントの情報管理を簡単に行い、時間を有効活用したいと思うことはありませんか?

このような悩みを解決できるのが、社内Wikiです。

今回は数多くある社内Wikiの中から、おすすめの9選をご紹介します。それぞれの特徴や社内Wikiのメリット・デメリットをまとめたので、比較検討の参考にしてください。

社内Wikiとは

社内の情報やノウハウを共有し、コミュニケーションを円滑に行うためのツールのことを、社内Wikiと言います。

社内Wikiは社員全員が簡単にドキュメントを投稿できるため、業務のマニュアルから個人が持つノウハウ・日報・議事録まで様々な情報の共有が可能です。

社内Wikiを導入するとこれらを実現できます。

・必要な情報をすぐに検索できる

・様々な情報を簡単に共有できる

・過去のデータや資料も一括で管理できる

このように、社内Wikiに情報を蓄積させると、必要な情報を必要な時に得られるようになり、業務効率が向上します。

自社にあう社内Wikiの3つの選定ポイント

1. 使いこなせるか

社内Wikiは、社員全員が編集・閲覧をするため、使いやすいツールであることを重視して選定する必要があります。

社員間でITリテラシーに差がある場合や、幅広い年代の社員が在籍している場合は、多機能なツールは複雑で使いづらいと感じる可能性が高いため、操作性の良さや見やすさを兼ね備えたツールを選ぶと良いでしょう。

若い社員やITリテラシーの高い社員が多い場合も、ドキュメントの作成に集中できるよう、シンプルなツールを選ぶことをおすすめします。

「社員が使いこなせるか?」という観点からツール選びをすると、社内Wikiを有効活用できるでしょう。

2. 検索しやすいか

検索機能が使いづらいツールを導入すると、コンテンツを充実させたとしても社員が次第に利用しなくなる場合があるため、検索のしやすさを重視して選定をする必要があります。

メンバーやグループから検索できる機能が付いていると、特定の社員が投稿したドキュメントを見たい時や、チーム間で共有した過去の資料を確認したい時に便利です。

また求めている情報をより簡単に入手できるよう、キーワード検索だけでなく、タイトルや本文などの条件を組み合わせた検索が可能なツールもあります。

各ツールの検索方法を事前に確認し、比較検討するとよいでしょう。

3. 社内にすでに似たシステムはないか

チームや部署、支社などで、すでに社内Wikiのようなシステムを利用していると、ツールの統一に理解を得られない場合があります。

社内Wikiは、情報共有のみに留まらず、コメント機能によって円滑なコミュニケーションを行える点が魅力であるため、社員全員で使ってこそ利便性を実感できるツールです。

複数のチームがプロジェクトに関わる際に情報共有がしやすいことや、編集や閲覧を制限できることなどをメリットとして提示すると、社内で価値を感じてもらえるでしょう。

ツールの導入や統一のメリットを周知するだけでなく、社内の情報管理方法を見直した上で、選定や導入をする必要があります。

おすすめの社内Wiki3選

1. 気軽に投稿しやすい!『Docbase』

画像出典元:「Docbase」公式HP

特徴

「Docbase」は、気軽に投稿できるシンプルな機能が魅力の社内Wikiです。社員が利用しやすいよう、検索機能も充実しています。

セキュリティ対策に力を入れている安全性の高いツールなので、安心して社内の大事な情報を共有できる点も大きな特徴です。投稿編集だけでなく、削除や権限の変更が記録されるため、問題が起きた場合も調査・対処しやすいでしょう。

機能

・Markdown入力補助機能
・絞り込み検索機能
・メモのまとめ機能

料金プラン

・スターター:月900円
・ベーシック:月4,500円
・レギュラー:月9,000円
・ビジネス100:月19,500円
・ビジネス200:月35,000円

利用人数が1,000人を超える場合の詳細については、お問い合わせが必要です。

 

2. 情報を育てる自律的ツール!『esa.io 』

画像出典元:「esa.io」公式HP

特徴

「esa.io」は、ドキュメントを気軽に発信でき、リアルタイムで情報共有できる社内Wikiです。記事作成は時間がかかる場合が多いですが、記事を書いている途中で公開できるため、早いタイミングでの情報共有が可能となります。

何度も更新できるため、常に新しい情報を共有できるでしょう。ストックメディアとチャットツールの良さを兼ね備えたツールです。

機能

・書き途中として共有可能なWIP機能
・外部サービスとの連携機能
・複数人同時編集機能

料金プラン

・申し込み後2ヶ月間(フリートライアル):0円
・フリートライアル後:1人当たり月500円

 

3. オープンなチームを目指す!『Qiita:Team』


画像出典元:「Qiita:Team」公式HP

特徴

「Qiita:Team」は、利用実績5,000チーム以上を誇る有名な社内Wikiです。記事作成、共有、コミュニケーションの3機能を簡単に使えるため、効率化や生産性の向上を実現できます。

HTMLなどの知識やカテゴリー分けなどは必要なく、文章を書くことに集中できることも大きな魅了でしょう。テンプレート機能を活用して、日報や議事録を書くことも可能です。

機能

・テンプレート機能
・コメント機能
・通知機能

料金プラン

・Micro:月1,520円
・Small:月4,900円
・Medium:月7050円
・Large:月15,300円
・Extra:月15,300円~

利用人数が500人を超える場合の詳細については、お問い合わせが必要です。

 

その他のナレッジマネジメントツール

Share Point Online


画像出典元:「Share Point Online」公式HP

特徴

SharePointはWordやExcelなど、作成したドキュメントをクラウド上に保存し、そこから複数のメンバー間で自由に閲覧・編集などがおこなえる便利なサービスです。

写真や動画(ファイルサイズは250 MBまで)も保存し共有できるので、例えばミーティングに参加できなかった人にも後日確認してもらえます。

料金プラン

「プラン1」「プラン2」「Enterprise E3」の3種類のプランから選ぶことができ、いずれも1ユーザーに対しての月額費用がかかります。

 

Bank Invoice


画像出典元:「Bank Invoice」公式HP

特徴

Bank Invoiceは基本的に無料で使うことができ、コスパが高いのが魅力です。あまりコストをかけずに経理の負担を減らしたい、と考えている企業にはおすすめのツールです。

請求書を中心とした経理データを一元化することで、データ管理で経理担当者の工数を軽減できます。

送り手と受け手双方の操作履歴がすべて記録されているため、取引の流れが明確になり、あいまいな証明がなくなることで、紙媒体等での管理よりも信用性を高めることができます。

料金プラン

初期費用、利用料は無料です。対応する請求書数は、現時点では無制限となっています。

マイナンバー対応、請求書ひな形変更などのオプションに関しては有料となります。

 

AiLingual


画像出典元:「AiLingual」公式HP

特徴

AiLingualはマニュアルを常に必要とし、ある程度の人数がマニュアルを使用する必要がある企業におすすめです。

「AiLingual」の特徴はあらゆる言語に対応している点でしょう。外国人労働者を数多く抱える企業にはうってつけのツールとなっています。

料金プラン

初期費用30,000円+エントリープランもしくはスタンダードプランの2種類から選択となっています。

オプションとして、本ツールがマニュアル作成という点を考慮したものが用意されており、既存マニュアルからの移行や作成したマニュアルの活用手段のサポートまで用意されています。

 

Confluence


画像出典元:「Confluence」公式HP

特徴

Confluenceは、大規模なチームがあり、沢山の情報をやり取りするような企業におすすめです。導入することで散乱してしまう情報をまとめることができます。

しっかりとしたナレッジベースを作りたい会社にはおすすめです。デフォルトの機能もかなり豊富で、マクロやアドオンを駆使すればかなり作り込んだナレッジベースを作ることができます。

料金プラン

料金プランは、インターネット上で使用する「クラウド版」と自社にサーバーを設置する「自社ホスト版(オンプレミス)」があります。

クラウド版は低価格で導入しやすいため、まずはクラウド版をおすすめします。

 

Kibela


画像出典元:「Kibela」公式HP

特徴

Kibelaは、社内の知識や情報を共有するナレッジマネジメントツールです。個人や部署など、必要な人の中だけで情報を共有できるのが魅力的です。

5人までは無料で利用できるため、まずは無料で試してみるべきでしょう。

料金プラン

5ユーザまでであれば、無料で利用可能です。

Standardプランであれば、アクティブユーザに対して月額540円です。アクティブユーザとは、月内に一度でもKibelaにアクセスしたユーザが該当します。チームとして招待しても、利用していないユーザに対して課金されることはありません。

 

Evernote


画像出典元:「Evernote」公式HP
 

特徴

メモや写真など、どんな情報でも手軽に保存・共有できるのがEvernoteです。他にも名刺や音声などの情報も保存・共有することができます。社内で情報共有として活用するも良し、個人で情報管理に活用するも良しの便利なツールです。

料金プラン

・個人プラン:無料
60MB

・個人有料プラン:600円/月
10GB

・ビジネスプラン1,100円/月/ユーザー
20GB+(ユーザー数×2GB)

 

社内Wikiを定着させるために必要なこと

社内Wikiは、導入するだけでは定着させられないことが多いため、社員に利用してもらうための工夫をする必要があります。

定着させるためには、

・ドキュメントの作成に関して難しいルールを決めない

・テンプレートを作る

・事前に記事を投稿しておく

・更新情報をメールやチャットで随時配信する

などの工夫をするとよいでしょう。

社内Wikiを導入している企業は、日報や議事録にはテンプレートを使い、その他の記事には作成ルールを決めない場合が多いです。社内Wikiが身近なものになるよう、メンバーが好きな漫画やアニメについて投稿する企業もあります。

アクセスすることを習慣づける工夫として、更新情報を個々に通知してもよいでしょう。

社内Wikiのメリット3つ

1. 必要な情報がすぐに検索できる

社内Wikiを導入すると、キーワードやタグなどから検索するだけで、社内のあらゆる情報を得ることが可能となります。

リモートワークやシフト制の場合は、直接会わないメンバーが多く、業務に関する質問がしづらい場合がありますが、社内Wikiに情報が蓄積されていれば疑問点を自己解決できるため、業務をスムーズに進められます。

社内Wikiで検索しても解決できない場合のみ上司やメンバーに相談するようになるため、聞かれる側は業務を中断されることが減り、時間を有効活用できるでしょう。

情報は業務の進め方に留まらず、部署ごとの細かい仕事内容や特定の人が持っているノウハウ・議事録・月次振り返りのデータなど多岐に渡ります。

このように、社内Wikiを導入すると、必要な情報をすぐに入手できるため、効率的に業務を行えます。

2. ドキュメントを一元管理できる

社内Wikiは、記事の共有が可能になるだけでなく、ドキュメントを一元管理できるというメリットがあります。

ワードやパワーポイントなどのオフィスを使ったマニュアルや、過去の資料やデータなどの保存場所が分からず、探すために多くの時間を費やしてしまった経験がある方は多いのではないでしょうか。

保存場所が分散しがちなドキュメントは、社内Wikiに投稿すると、探す時間を大幅に削減できます。特定のグループでドキュメントの編集や共有ができるため、部署ごとの過去データを管理する場合にもおすすめです。

3. 人材育成にかかるコストを削減できる

人材育成は企業にとって非常に重要ですが、新入社員の入社や他部署からの移動の度に社内教育期間を設けると担当者に負担がかかります。

社内Wikiに企業や業務についてのマニュアルを蓄積すると、社員がある程度のことを理解した上で、質問の受け答えや詳細の説明をする時間が取れるため、担当者の仕事も捗るでしょう。

社員が業務に移ってから不明点が出た場合も、社内Wikiがあると検索するだけで問題を解決でき、社員と担当者の双方がスムーズに業務に携われます。特に、新入社員の場合は、上司に声をかけにくいという悩みを持つこともあるため、社内Wikiが活躍するでしょう。

業務の進め方だけでなく、業界でよく使われる用語も社内Wikiで管理すると、人材育成により強化した社内Wikiを構築できます。

社内Wikiのデメリット2つ

1. 管理が不十分だと社内で浸透しづらい

社内Wikiに十分な情報が蓄積されていない場合、社員に利便性が理解されず、社内で使われないことがあります。

情報量が少ない状態で周知すると、検索しても必要な情報が出てこないという不便さを感じるだけでなく、積極的に投稿をしようと思わなくなる可能性も出るため、予め十分な量の記事をストックしておく必要があるでしょう。

また、記事を簡単に共有・管理できるのは利点ですが、誤ってドキュメントを消してしまう場合もあるため、社内Wikiを管理する人を決めることが望ましいです。

2. ITツールの使い分けが難しい

チャットツールや社内SNSなどのITツールを数多く利用している企業では、社内Wikiとの使い分けが難しいと感じる社員が出てくる可能性があります。

社内Wikiには、メモを残せる機能や書き途中の記事を共有できる機能、コメント機能などを備えたツールが多く、他のITツールと同様に情報共有をしながらコミュニケーションを取ることが可能です。

社員が悩まないよう使用するITツールを絞る、ツールごとの使い方を分かりやすく提示するなどの対策が必要です。

また社内コミュニケーションツールが増えると、情報を共有した場所が分からなくなる場合があり、円滑なコミュニケーションや業務の効率化が損なわれることも考えられるため注意して利用しましょう。

まとめ

今回ご紹介した社内Wikiを利用すると、ドキュメントを一括で管理できるようになり、検索するだけで、すぐに必要な情報を得ることができます。

シンプルな機能で、社員が使いやすいツールを選定すると、ドキュメントの情報共有や管理の手間が省けて、業務効率が向上するでしょう。

社内の情報やノウハウを共有させたいと考えている方は、ぜひ今回紹介した社内Wikiを検討してみてはいかがでしょうか。

画像出典元:O-dan

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