Evernote

記事更新日: 2018/06/19

執筆: 松木大誠

運営コメント

メモや写真など、どんな情報でも手軽に保存・共有できるのがEvernoteです。他にも名刺や音声などの情報も保存・共有することができます。社内で情報共有として活用するも良し、個人で情報管理に活用するも良しの便利なツールです。

1. データ保存・共有機能

メモや写真や音声などのさまざまな情報を保存・共有することが可能

2. データ管理機能

保存した情報をカテゴリ別に管理することができ、タグ付けをして検索することができる

3. ワークチャット機能

データを共有した相手と、LINEのようにチャットをすることができる

良い点

過去の情報を永続的に管理することができ、新しく入る社員へ過去の情報や現在のフローをスムーズに共有することができます。

悪い点

容量が他のサービスと比べて少ないので、多人数で情報共有をしたい時には不向きです。重たいファイルや写真・動画などの共有には向いてないでしょう。

費用対効果:

無料版では60MGと容量が非常に少ないので、有料版を使う必要があります。

UIと操作性:

シンプルでITに詳しくない人でも簡単に使うことができるので、とても使いやすいです。

導入ハードル:

アプリをインストールして、アカウントを作る必要があるので、やや面倒です

知名度:

ビジネスだけではなくプライベートでも使っている人が多く、とても知名度は高いです。

社外連携:

共有リンクを作成することで、Evernoteをやっていない人にも簡単に共有することができます。

はじめに

この記事をご覧になっている方の多くは、ビジネスでEvernoteの活用を検討しているのではないでしょうか?しかし、Evernoteを社内で活用したいが、何ができるのかいまいちわからない」と感じてしまう方が多いと思います。
 
そんな方たちのために、今回はEvernoteがビジネスでどう活用できるのか?また、その最強活用術をご紹介しようと思います!
 
 

Evernoteの便利な機能・使い方

1. 情報共有の手軽さ

Evernoteの一番の魅力は情報共有の手軽さにあります。Evernoteを使うことで、会社内外にいるメンバーに情報を迅速に共有でき、業務がスムーズになります。

さらにはPC・スマートフォン・タブレットなどの複数のデバイスと同期することができるので、いつでもどこでも情報共有を可能にすることができます。

共有の仕方には「Evernoteを既に使っている人への共有・使っていない人への共有」の2つの方法があります。

・既に使っている人への共有の仕方

ノートの共有ボタンを押すと下記のような画面になり、そこに名前やメールアドレスを入れるだけで情報を共有することができます。

・使っていない人への共有の仕方

Evernoteを使っていない人に共有する場合は、公開リンクをコピーしてメールなどで送ります。公開リンクを用いる場合は、Evernoteをインストールする必要も、登録する必要もないのでとても便利です。

まずは非共有リンク→閲覧可能へと変更します。

そして共有ボタンを押し、共有の方法を選択して完了です。



2. 検索機能

Evernoteでは「検索機能」というものがあります。この機能は検索のところに調べたいワードを入れることで、そのワードを含んだノートを検索できます。

活用メリット

・知りたい情報をピンポイントで調べることができるので、情報を調べるのに時間がかからない。

3. ワークチャット機能

こちらは有料ですがEvernoteにはLINEのようなチャット機能があります。このワークチャット機能はEvernoteのアプリを持っていない人の場合でも、メッセージ・ノート・ノートブックを送信することができます。

活用メリット

・社外のメンバーとも共有可能なので、メールに割く時間を削減できる。
・レスポンスが早いので業務がスムーズになる

4. Webクリッパー

通常Webサイトを保存しておきたいときは、URLをコピーしてメモなどに貼り付けたり、メールを送ったりすると思います。しかし、毎回URLを保存してメモに貼り付けるのはとても手間がかかります。

そんな問題を解決してくれるのがWebクリッパーです。このWebクリッパーはわかりやすく例えると「ブックマーク機能」のようなもので、保存したいWebサイトをたったの2ステップで簡単保存することができます。

1. URL横のEvernoteのボタンを押します



2. サイズを設定し、保存先を編集するだけでWebサイトを保存できます

活用メリット

・ニュースやWebサイトを手軽にメモすることができ共有作業が楽になります。

3. 名刺管理

有料版だけですがEvernoteでは名刺管理の機能もついています。やり方はとても簡単でスマホのカメラで名刺を読み込むだけです。



するとEvernoteが自動で名刺と認識してくれ、その情報を編集して保存するだけで完了です。

活用メリット

・整理がめんどうな名刺をデジタルで管理でき、検索するだけで名刺を見つけられます。
・Evernote Businessなら名刺をグループで共有することもできます。

プラン別 料金・容量の比較

料金

プラン 料金 容量
無料プラン 無料 60MB
個人有料プラン 600円/月 10GB
ビジネスプラン 1,100円/月/ユーザー 20GB+(ユーザー数×2GB)


※(例)Evernote Businessのアカウントが5人の場合 毎月20GB+10GBのアップロード容量を会社全体で共有できます。 

個人で使うのであれば無料版で十分です。会社でEvernoteで導入するのであれば、「ビジネスプラン」を選ぶべきでしょう。

容量が多いのもそうですが、チームで使うことを考えると機能の豊富さと共有のしやすさが高いのでおすすめです。

容量・上限サイズ

月刊アップロード数

ベーシック プラス プレミアム ビジネス
60MB 1GB 10GB 20GB +(ユーザー数×2GB)


ノートの上限サイズ

ベーシック プラス プレミアム ビジネス
25MB 50MB 200MB 200MB

表を見てもらうとわかるように、無料版のベーシックプランではまったく容量が足りません。最近のスマホでの画像は1枚に5、6MBはかかるので、10〜15枚アップロードしてしまうと、容量制限にかかってしまいます。

このことから、ベーシックプランのままビジネスで使うことはオススメしません。

次はベーシックプランは除いて、プレミアムとEvernote Businessの比較をしていきたいと思います!

プレミアムプランとBusinessプランの比較

この表からみてもわかるように、プレミアムよりもEvernote Businessの方が機能が豊富だということがわかります。

プレミアムを使う場合、個人であらゆる情報を保存したい人がおすすめです。プレミアムにすると容量が増え、重たい情報を保存することができ、名刺のデータ化や、PDFに注釈が入れられるなどのメリットがあります。

個人ではなく社内での情報共有ツールとして使う場合には、Businessプランを使うことをおすすめします。では次に、なぜBusinessプランをおすすめするのかを解説していきます!

Businessプランの優れているところ

1. ノートブックをチームで共有

ベーシックやプレミアムでは他の人と共有する場合、一人ずつにしか共有できませんが、Evernote Businessではグループに入っている複数人に同時共有することができる機能ができます。



2. 同僚の仕事がわかる

ビジネスノートはチーム全体への公開も可能なので、それぞれのメンバーがどんなことに取り組んでいるのかを、お互いに閲覧することができます。

3. ノートブック管理

Evernote Businessの管理者は、ノートブックを細かく管理することができます。管理とはノートブックの共有設定、所有者、参加者、参加者へのアクセス権などです。

さらに、管理者はノートブック全体のエクスポート、および消去ができます。

ビジネスプランはこんな人におすすめ!

ビジネスプランにする場合には、「チームであらゆる情報を共有したい」と考えている方におすすめです。

プレミアムプランでは情報を共有する際には、URLを作成する必要がありますが、ビジネスプランであればグループに入っている複数人に情報を同時共有することができます。

さらに情報を管理者が細かく管理することができるので、情報漏洩対策もばっちりです。しかし、容量があまり多くないので、重たい情報を保存したり、大人数での使用には向いていないので気をつけましょう。

Slackとの便利な連携

Evernoteではスラックと連携することが可能です。

1. チームに共有

Evernoteを連携することにより、Slackでの情報共有が手軽になります。

やり方は「/find」でSlack内から自分のEvernoteのノートを検索し、共有したいノートをSlack上に投稿。または公開URLを貼ることで共有もできます。

2. メモを取ることができる

Slackに書いてあることをわざわざEvernoteを開いてメモをする、といったアプリ間の行ったり来たりはとても手間がかかります。

Slackと連携すれば「/note」と入れるだけで、Slack内でのメモをEvernoteに保存することができます。

3. Slackのメッセージを保存

Slackでのやり取りを「/clip」と入れるだけで、素早く保存することができます。

Evernoteにクリップ保存された情報は画像内の文字はもちろん、写真、PDFなども保存されます。

Evernoteを使う人はこんな人!

Evernoteは大量の情報を扱うことに向いていないので、10〜30人ほどの小規模な会社で、簡単なメモやマニュアル、議事録、写真などを共有するために使うことがベストでしょう。

容量の重い情報や、定期的に更新が必要な情報を保存する場合には、Google Driveや他のオンラインストレージを使い、手軽に共有したい情報はEvernoteを使う、といった使い分けをするのもありなので、ご自身にあった使い方をおすすめします!

画像出典元:「Evernote」公式HP

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