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【最新比較】ナレッジマネジメントツールおすすめ17選!選び方も解説

記事更新日: 2021/09/01

執筆: 編集部

社内コミュニケーション・情報共有の不足に対する有効な解決策となりうる「ナレッジマネジメントツール」の導入。

本記事では厳選したおすすめナレッジマネジメントツール17選と、選び方・活用の仕方を徹底解説します。

この記事に登場する専門家

受付業界 DX専門家 RECEPTIONIST 代表取締役

橋本真里子

株式会社RECEPTIONIST代表取締役CEO。

2005年より、トランスコスモス株式会社にて受付のキャリアをスタート。

その後株式会社 USEN株式会社ミクシィGMOインターネット株式会社など、上場企業5社の受付に従事。受付嬢として11年、のべ120万人以上の接客を担当。

11年という企業受付の現場の経験を生かし、より幅広い受付の効率化を目指して、1日平均500名、月間10000人の来客を10年間継続して担当し、延べ120万人を接客した受付のスペシャリスト。

2016年にディライテッド株式会社を設立(2020年3月に株式会社RECEPTIONISTに社名変更)。

翌年の1月にクラウド無人受付システムRECEPTIONIST(レセプショニスト)をリリース。

取材実績

11年の受付業務経験を経て開発、2500社が導入する無人受付システム『RECEPTIONIST』
(20年6月、TechCrunch Japan)

クラウド受付システム『RECEPTIONIST』が120万回を突破 ディライテッド株式会社代表 橋本真里子のインタビューを公開」(19年8月、PR TIMES)

受付一筋11年の経験から生まれた無人受付システム『RECEPTIONIST(レセプショニスト)』」(19年2月、創業手帳)

元受付嬢が教える"相手を虜にする"話し方」(18年12月、PRESIDENT Online)

受付嬢からの起業!夢はおもてなしの国・日本の受付システムを世界のオフィスで使ってもらうこと!」(18年7月、RUN-WAY)

アナログな受付業務をクラウド受付システムで効率化。」(ビズキャンプラス)

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ナレッジマネジメントツールとは?

ナレッジマネジメントとは、社内や部署内の知識やノウハウといったナレッジを整理・共有し、有効に生かすことを指します。

そのためナレッジマネジメントツールとは、ナレッジマネジメントが上手くいくように社内の情報整理や情報共有を促すツールのことです。

その点、社内のコミュニケーションに使われる社内SNSや、情報をためておくオンラインストレージなどもナレッジマネジメントツールの一種だということができます。

ただこの記事では、特にナレッジマネジメントに特化したサービスで、既に社内SNSやオンラインストレージを使っている会社でも並行して使うことも可能なナレッジマネジメントツールを紹介していきます。

ナレッジマネジメントツールの3つの選定ポイント

1. 使いたいと思えるか

これはナレッジマネジメントツールにおいて最も重要なポイントです。このポイントを満たしていない段階で、そのツールを導入するのは得策とはいえないでしょう。

なぜならナレッジマネジメントツールの目的は情報共有の活発化だから。使いやすいものでないと、いくらツールを導入をしても情報共有はなされません。

実際に自分で使ってみて使いたいと思えるかを、無料体験期間を活用して確認することは、特にナレッジマネジメントツールの導入において欠かせません。

もっといえば、無料体験期間にできるだけ多くの人に試してもらうのがコツ。多くの人の意見を参考にできるのはもちろん、導入後にスムーズに社内に馴染ませることができるようになるからです。

2. 費用

単純に安いかどうかだけではなく、どのような課金体系かも確認しましょう。

多くのナレッジマネジメントツールは人数に応じた料金がかかりますが、大人数で使うと割安なものもあれば、少人数で使うのがお得な場合もあります。

サービス毎にそのサービスに向いている人数規模があります。料金体系から自社とそのサービスがマッチするか判断しましょう。

3. 機能

ツール間の機能の差異というのはそれほど大きくありません。すべてのツールで文書の管理は問題なく行えます。その一方で、文書の記入形式や文書の管理の方法などは、ツールによってさまざまです。

どれが一番使いやすいか、という直感を大切にするのがやはりおすすめです。

おすすめナレッジマネジメントツール5選

これさえ押さえておけば大丈夫!選りすぐりのナレッジマネジメントツールを紹介します!



1. Q&Aとメモで簡単情報共有!『Qast』


画像出典元:「Qast」公式HP

特徴

Qast(キャスト)は、Q&Aやメモとして投稿することで簡単にナレッジの共有ができる社内wikiです。

シンプルさを追求したつくりになっているため、誰でも直観的に利用でき、情報を一箇所に集約して活用できます。

情報共有をとにかく手軽に行いたいという企業におすすめのサービスです。

匿名機能がある点も特徴的で、質問しやすい環境形成が期待できます。

検索機能、権限設定、外部サービス連携もしっかり備えており、サポート体制も整っているため、はじめて社内wikiを導入したいという企業にもうってつけです。

 

料金プラン



0円のプランの場合、ユーザー数は10名と制限はありますが、基本的な機能もSlack、Teams連携も備えており魅力的です。

まずは社内の一部署で0円で試用してみてから本格導入することもできますし、すべての有料プランで30日間の無料お試しがあるため、フル機能を十分に試してから導入することもできます。

評判・口コミ

全員が共通で使えて、素人でも簡単なユーザビリティの高さが導入の決め手です。シフト制の職場のため情報共有が難しかったのですが、疑問解決までのスピード感が改善しました。

 

チャット上の情報の一時的なストック場所として利用しています。それまでは大事な投稿がスレッドに取り残されてしまうことがあったのですが、Qastで検索すれば、情報があるかどうかがわかるので、検索時間が相当短縮できました

*引用元:「Qast」公式HP参照

Qast 含むナレッジマネジメントツールの資料をDL

 

 

2. 低価格で機能充実!『NotePM』


画像出典元:「NotePM」公式HP

特徴

NotePMは、Web上で簡単に文書作成ができる高機能エディタとテンプレート機能が魅力のナレッジ共有ツールです。

Word・Excel・PDF等のファイルの中身も全文検索でき、キーワードの入力で欲しい情報がすぐ見つかります。

使いやすさの顧客満足度でもNo.1を獲得しており、普段見慣れた使いやすい画面での操作性もおすすめです。

スマホやタブレットなどでも全ての操作ができ、言語切替(英語)やタイムゾーンを設定できるので、場所を問わず、外国人メンバーや時差のある海外拠点メンバーも使いやすいです。

料金プラン

ユーザー上限数により月額金額が変わります。
1,000人以上での利用を希望する場合は別途見積もりになります。

無料トライアルもあり、まずはお試しできます。メンバー上限は100名で、トライアル後有料プランへ申し込めばデータをそのまま引き継げます。

 

申し込まない場合は、データが消去され、自動的に課金されることがないので安心です。

評判・口コミ

直感的に使えるところが1番の決め手です。色々なサービスを試しましたが、NotePMは特に使いやすかったです。「添付ファイルを全文検索できる」「フォルダで階層構造化できる」という点も選定ポイントです。

NotePM 含むナレッジマネジメントの資料をDL

 

*引用元:「NotePM」公式HP参照

 

3. コスパ最強。『DocBase』


画像出典元:「DocBase」公式HP

特徴

DocBaseの最大の魅力はそのコスパ。他のツールに比べても安い料金で、優れた機能を利用することができます。

文書はMarkdown記法で入力。多くの人にとっては馴染みが薄いかもしれませんが、とても簡単に、かつ綺麗に文書を作成できます。

ボタンによる入力補助も非常に充実しており、実際に筆者自身も、使い始めた日から問題なく利用できました。むしろ使い始めは、楽しくなってやたらと文書を作りすぎてしまうくらいでした。もちろんこれでは本末転倒ですが、いかにDocBaseが使いやすいか分かっていただけるのはないでしょうか。

料金プラン

初期費用は無料。月額、ユーザ数一人あたり税込約 214円〜です。

なお、200人以上も100名ごとにプランがあり、ビジネス1,000で月額219,450 円となります。

ユーザ数一人追加毎に課金ではなく、一定人数まで料金不変のため、気軽に新しいメンバーを招待できるというのがメリットです。

一方で、例えば3人から4人に増えるときなど、プランが変更になるタイミングでは一人あたりの料金が高くなってしまうというデメリットがあります。

評判・口コミ

DocBase上の議事録は、後に検索しやすい。Googleドキュメントではこうはいかない。議事録用に使用すると決めるなら、便利だと思う。

一方で、プログラミング的なところがあるため、最初は慣れないとメモがしにくい。同時編集機能が使いづらい。

 

権限管理がかなり楽。内部での情報共有も横断的にしやすく使いやすい。

また、外部との情報共有もやりやすいため、営業や社外メンバーとのミーティングや連携を行なう際に重宝する。 ただスマホ上での編集やコメントが大変。

 

今までなら共有されなかったような、二人で立ち話をした内容などもメモで気軽に残せる。意外とそういうとこで大事なことが決まったり、重要な会話をしていることがあるので、地味なようで大きい。

あとはデスクトップアプリがほしい。

 
 

 

4. エンジニア向けの 『esa.io』

画像出典元:「esa.io」公式HP

特徴

DocBaseに匹敵するコスパを誇るのが esa.io です。

DocBaseと同じく、Markdown記法で入力を行いますが、補助機能がDocBaseほど充実していません。Markdown記法に馴染みがあるエンジニアが多い企業に向いているといえます。

またesa.ioでは文書を階層構造で管理します。DocBaseには階層はなく、タグなどによって文書を管理します。esa.ioのように階層構造だと、目当ての文書まで階層をたどっていく手間がかかりますし、DocBaseのような並列構造だと、タグなどの管理に手間取ることになります。

ここは好みが分かれるところだと思いますので、実際に利用してみてから判断するのが確実だといえます。

料金プラン

こちらはDocBaseと違い、一人あたり月額500円という明瞭な料金設定になっています。

評判・口コミ

日報以外にも活用
株式会社メドレー

新規事業を含めると企画開発系のメンバーが今15〜20人ほどいて、ヘビーに使っているのはそのあたりの人達です。最近では管理部などでも導入し始めています。

日報にも使っているんですが、どちらかというと開発物の企画ドキュメントとか、障害発生したときのメモや、社内IT事例など、開発チームっぽい使い方が多いです。

カテゴリのパスが長くなってしまうのが悩み
株式会社ノハナ

カテゴリはきれいにくくれているんですけど、それが6階層とか7階層目になってくるとやっぱりパスが長いよねって話になってきて…メンテナンスのメンバーが適宜そのあたりを直しています。

*引用元:「esa.io」公式HP参照

 

5. あらゆる業務を一元管理が可能!『monday.com』

特徴

「monday.com(マンデードットコム)」は、プロジェクト管理、顧客管理、ナレッジマネジメント、ヘルプデスク、採用管理など、あらゆる業務を一元管理できるプラットフォームです。

ドライブやWeb会議ツール、SalesforceやHubSpotなど、数多の他サービスとも連携して最適化できます。

機能

①リアルタイムにタスク管理が可能
担当者や優先度も設定でき、だれが見てもひと目で漏れや遅れ、進捗を把握できます。

②チャット機能でメールが不要
タスクに紐づけてチャットできる機能が搭載されています。

③タスク管理を自動化できる
管理作業に時間が取られないよう、タスク管理の自動化機能が備えられています。

料金

  ベーシック スタンダード プロ エンタープライズ
月額料金
(1年契約)
900円 / 月 / 人 1,100円 / 月 / 人 1,800円 / 月 / 人 要問い合わせ
月額料金
(月次請求)
1,100円 / 月 / 人 1,400円 / 月 / 人 2,200円 / 月 / 人 要問い合わせ

 

monday.com含むナレッジマネジメントの資料をDL

 

 

Evernoteは法人利用に向かない

ナレッジマネジメントツールの一つとして、Evernoteがあります。

非常に有名なサービスですが、結論から述べると、Evernoteは法人利用に適していません。Evernoteは個人で情報を保存しておくことに適しています

その理由は、情報の共有機能が弱いから。一般的なプランを利用した場合、文書を共有するときには、文書毎に、一人ずつ共有先を設定しなければなりません。

チームでの文書共有を行えるようにするには、一人あたり月額1,100円のビジネスプランを利用する必要があります。これらのことから、Evernoteは多くのメンバーで利用する法人利用に適していないといえます。

一方で、情報の保存という点ではEvernoteは非常に優れているので、個人で利用するのはおすすめです。Evernoteならではのwebクリップ機能などは、かなり便利です。

 

その他のナレッジマネジメントツール

flouu

Slack、Chatwork等チャットツールと連携できる!

画像出典元:「flouu」公式HP
 
 

特徴

flouuは無料お試しが利用可能で、社内のドキュメントをメンバー全体で共有し、データ管理をスムーズにおこないたいという会社におすすめの社内情報共有ツールです。

さまざまな形式のドキュメントをひとまとめにして、チームでの共有を可能にし、生産性向上に役立ちます。

14日間の無料トライアルがあるので、まずは実際に利用してみるのが良いでしょう。

料金プラン

【スタンダードプラン】1ユーザーにつき月額500円(税抜)で利用できます。(ストレージ:1GB)

【エンタープライズプラン】セキュリティを重視する企業向けのプラン(料金は問い合わせが必要です)

【オプションの導入支援サービス】これまでの文書を集約し、「flouu」に移行するまでのサポートが受けられるサービス(料金は問い合わせが必要です。)

flouu 含むナレッジマネジメントの資料をDL

 

 

LegalForce


画像出典元:「LegalForce」公式HP

特徴

LegalForce(リーガルフォース)は、大手企業をはじめ法律事務所など1000社(*)を超える導入実績を持つAI契約審査プラットフォームです。

コアであるレビュー機能に加え、過去の契約書を活用可能な知見として管理・共有する「ナレッジマネジメント」機能にも優れています。

契約書をアップロードすると、契約書のタイトル・当事者名等をAIが抽出。ライブラリとして自動で整理できます。

契約書分野での限定の利用とはなりますが、蓄積された知見の有効活用に効果を発揮するでしょう。

料金プラン

詳細についてはお問い合わせが必要です。

LegalForce 含むナレッジマネジメントの資料をDL

 

 

Helpfeel

画像出典元:「Helpfeel」公式HP

特徴

「Helpfeel」は曖昧な表現や単語での質問にも対応できるFAQシステムです。入力された言葉から質問自体を予測する、従来とは逆の手法で、検索ヒット率98%を実現しています。同じような問い合わせに時間を取られている、FAQやチャットボットを導入したけれどチューニングに手間がかかり効果がみられないという企業にはうってつけのシステムといえるでしょう。

料金プラン

詳細はお問い合わせをする必要があります。

Helpfeel 含むナレッジマネジメントの資料をDL

 

 

Stock

画像出典元:「Stock」公式HP
 
 

特徴

Stockは、最大限にシンプルな操作が魅力の、ナレッジ共有・タスク管理ツールです。

初期費用無料で完全フリープランもあるため、小規模からの導入もしやすいです。

ナレッジの属人化に悩んでいる企業や、チャットツールや高度なタスク管理ツールではうまく情報が追いきれないとの課題を抱える企業にもおすすめです。

Stockを見れば社内の情報もタスクもすぐにわかる、という状態ができるので情報共有の課題を解決できるでしょう。

料金プラン

初期費用:0円

以下は料金表で、ビジネスの後の数字が利用ユーザー数になります。

プラン フリー ビジネス5 ビジネス10 ビジネス20
月額費用 0円 1,980円 3,480円 6,480円


作成可能なノート数やストレージは限られますが、期限なしで無料での利用も可能です。

 

 

Qiita Team

Slack・Trelloと連携可能!


画像出典元:「Quiita Team」公式HP

特徴

Qiita Teamは「簡単にかけて、簡単に共有できる」情報共有サービスです。

簡単に記事を作成できる上、メンバーにスムーズに共有できるので、チーム内で知識を標準化できチーム全体のレベルアップにつながります。

料金プラン

料金は一人あたり月額1,520円~。DocBaseよりやや割高ですが、基本プランに高いセキュリティ機能が搭載されています。

評判・口コミ

 

Qiita Teamタイムラインがひとつなので、 誰が何やってるかをすごく深いレベルまで知ることができていいなと思っています。

 

情報のオープン化によって、サービス開発チームと他チームとの間の架け橋ができたと感じています。

また、皆に情報を共有しようとする意識が、各自の中で強まってきているとも思いますね。

*引用元:「Qiita Team」公式HP参照

 

toaster team


画像出典元:「toaster team」公式HP

特徴

社内で情報共有ができていない、ナレッジが属人化しているという会社におすすめの社内wiki・社内情報共有ツールです。

業務ワークフローをステップ化して作成していくフォーマットが準備されており、誰でも簡単にマニュアルの作成ができます。

タスクの進捗管理やリマインド機能もあるため、チーム全体の業務効率を上げたい場合にも重宝するでしょう。

料金プラン

2021年3月より料金プランが変わります。

上の表の通り、ライセンス数により月額費用が異なります。ライトプランは、換算すると1ライセンスあたり700円〜になります。

おすすめのプランは、200ライセンスがあるビジネスプランになります。

また、有料プランと全く同じ条件でサービスを利用できる、14日間の無料トライアルもあります。

 

Share Point Online

Officeユーザーにおすすめ!

画像出典元:「Share Point Online」公式HP

Share Point Onlineはチームであらゆる情報を共有したいときや、チームの意見を集めたいときに有効に使うことができます。

また、Officeアプリとの連携も行えるので、Officeユーザーにとっては便利なツールといえます。

 

Bank Invoice

基本無料で使用でき コスパが高いと評判!


画像出典元:「Bank Invoice」公式HP

Bank Invoiceは基本的に無料で使うことができ、コスパが高いのが魅力です。あまりコストをかけずに経理の負担を減らしたい、と考えている企業にはおすすめのツールとなってます。

 

COCOMITE

ノウハウをマニュアルとして共有!

画像出典元:「AiLingual」公式HP


COCOMITEは「わかりやすさ」が特徴のオンラインマニュアル作成・運用システムです。

かんたんに画像や動画を含んだマニュアルの作成ができるほか、フォルダでの管理、リンク共有機能などを備えています。

 

Confluence

ドキュメントの作成が簡単で魅力的!


画像出典元:「Confluence」公式HP

受付業界 DX専門家 RECEPTIONIST 代表取締役

受付業界DX専門家 橋本 真里子によるConfluenceの総評

2004年大学卒業後 、上場企業5社以上で受付を経験。2016年にディライテッド株式会社を設立(2020年3月に株式会社RECEPTIONISTに社名変更)。翌年の1月にクラウド無人受付システムRECEPTIONIST(レセプショニスト)をリリース。

大きなコミュニケーション削減に繋がる

Confluenceは共同作業するためのチームのワークスペースです。
社内Wikiの位置付けで利用しています。
 
社内の様々なナレッジや会議の記録を貯めることができます。
ライトなやりとりは、Slackなどのサービスで良いと思いますが、どういう施策が進行しているか、会議の内容はどのようなものだったのかなど、より深く情報を確認したい時にこれがあると非常に便利です。
 
弊社では、記録はConfluenceに残し、わからないことがあれば一度Confluenceを確認する、という使い方をしています。
導入してから、開発と営業など、チーム間の連携が簡単にできるようになりました。
今まで人に聞いていたようなちょっとしたことが、Confluence上で解決するのは、結果的に大きなコミュニケーションコストの削減になっています
橋本真里子が注目しているSaaS7選

Confluenceは大規模なチームがあり、沢山の情報をやり取りするような企業におすすめです。導入することで散乱してしまう情報をまとめることができるでしょう。

また、ページの作成はMicrosoftのWordの文書作成と同じような感覚で作成できるので簡単です。

 

Kibela

いいね!機能でコミュニケーションが活性化


画像出典元:「Kibela」公式HP

Kibelaは、業界・職種を問わず使いやすいUIと継続可能な料金設定で、知識や情報の共有ができるナレッジマネジメントツールです。極限までシンプルな操作性で、わかりやすくスピーディに情報を共有できます。5人までは無料で利用でき、有料プランも2週間の無料トライアルがあるため、ぜひ一度お試しください。

 

savetime

Googleカレンダーとの連携が便利!

画像出典元:「savetime」公式HP
 

「savetime」はミーティングを効率的に行うためのクラウドドキュメントツールです。Googleカレンダーと連携した情報共有や時間の可視化による効率的な進行により、ミーティングのコストを削減し、業務の効率化アップに大いに役立つでしょう。

 

ナレッジマネジメントツールは不要?

そもそも、ナレッジマネジメントツールは必要でしょうか?

多くの会社では、Googleドライブなどのオンラインストレージを既に使っていることでしょう。最低限の文書管理は、オンラインストレージでも十分できるはずです。それなのに、ナレッジマネジメントツールをお金をかけて使うことは、一見無駄なことのようにも思えます。

最大の意義は情報共有の活性化

ナレッジマネジメントツールの最大の意義は、情報共有の活性化です。社内コミュニケーションの活発化ともいえます。

属人化してしまっている情報や、きちんと言語化されていない暗黙知を、文書という形で残し、管理することは生産性の向上につながります。

例えば、何か分からないことがあったときに、わざわざ知っている人を探して、解決方法を聞くのは、なかなか手間がかかるものです。もちろん聞かれる側にも負担がかかります。

ナレッジマネジメントツールを使っていれば、分からないことがあったときにツール内を検索して、その場で解決することができます。

MTGの削減による業務効率化も

その他にも、MTGの回数が減るといった効果もあります。これらの効果が、ナレッジマネジメントツールの利用にかかるコストに見合うか、つまりコスパがどうかというのは、会社で現状どれくらい情報共有を活発にできているかに依存します。

もし、あなたの会社が情報共有、あるいは社内コミュニケーションの不足で悩んでいるのであれば、ナレッジマネジメントツールの利用は一つの有力な選択肢となり得るということです。

まとめ

起業ログ編集部がおすすめするナレッジマネジメントツールを比較紹介しました。

社内コミュニケーション・情報共有の不足に対する有効な解決策となりうる「ナレッジマネジメントツール」の導入。

もし一番のおすすめを挙げるならば、それはDocBaseです。コスパに優れ、誰でも利用しやすい工夫がもっともなされています。

ということで、まずはDocBaseの無料トライアルから始めれば、間違いありません。

ツールの導入で、社内コミュニケーションを活発化、事業の推進スピードを上げていきましょう!

画像出典元:「DocBase」公式サイト、「esa.io」公式サイト、「Qiita Team」公式サイト、「Evernote」公式サイト、Pixabay

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