文書管理・ナレッジマネジメントについて

【厳選3選】もう迷わない!文書管理・ナレッジマネジメントツールを徹底比較

記事更新日: 2018/10/04

執筆: 宮嵜涼志

社内コミュニケーション・情報共有の不足に対する有効な解決策となりうる「文書管理・ナレッジマネジメントツール」の導入。

本記事では厳選したおすすめ3選と、選び方・活用の仕方を徹底解説します。

おすすめ文書管理・ナレッジマネジメントツール3選

これさえ押さえておけば大丈夫!選りすぐりの文書管理・ナレッジマネジメントツールを紹介します!

1. コスパ最強。DocBase

【特徴】

DocBaseの最大の魅力はそのコスパ。他のツールに比べても安い料金で、優れた機能を利用することができます。

文書はMarkdown記法で入力。多くの人にとっては馴染みが薄いかもしれませんが、とても簡単に、かつ綺麗に文書を作成できます。

ボタンによる入力補助も非常に充実しており、実際に筆者自身も、使い始めた日から問題なく利用できました。むしろ使い始めは、楽しくなってやたらと文書を作りすぎてしまうくらいでした。もちろんこれでは本末転倒ですが、いかにDocBaseが使いやすいか分かっていただけるのはないでしょうか。

【料金プラン】

ユーザ数一人あたり毎月 200〜1,125円/月です。

ユーザ数一人追加毎に課金ではなく、一定人数まで料金不変のため、気軽に新しいメンバーを招待できるというのがメリットです。

一方で、例えば3人から4人に増えるときなど、プランが変更になるタイミングでは一人あたりの料金が高くなってしまうというデメリットがあります。

【評判・口コミ】

DocBase上の議事録は、後に検索しやすい。Googleドキュメントではこうはいかない。議事録用に使用すると決めるなら、便利だと思う。

一方で、プログラミング的なところがあるため、最初は慣れないとメモがしにくい。同時編集機能が使いづらい。

 

権限管理がかなり楽。内部での情報共有も横断的にしやすく使いやすい。

また、外部との情報共有もやりやすいため、営業や社外メンバーとのミーティングや連携を行なう際に重宝する。 ただスマホ上での編集やコメントが大変。

 

今までなら共有されなかったような、二人で立ち話をした内容などもメモで気軽に残せる。意外とそういうとこで大事なことが決まったり、重要な会話をしていることがあるので、地味なようで大きい。

あとはデスクトップアプリがほしい。

 

 

2. エンジニア向けの esa.io

【特徴】

DocBaseに匹敵するコスパを誇るのが esa.io です。

DocBaseと同じく、Markdown記法で入力を行いますが、補助機能がDocBaseほど充実していません。Markdown記法に馴染みがあるエンジニアが多い企業に向いているといえます。

またesa.ioでは文書を階層構造で管理します。DocBaseには階層はなく、タグなどによって文書を管理します。esa.ioのように階層構造だと、目当ての文書まで階層をたどっていく手間がかかりますし、DocBaseのような並列構造だと、タグなどの管理に手間取ることになります。

ここは好みが分かれるところだと思いますので、実際に利用してみてから判断するのが確実だといえます。

【料金プラン】

こちらはDocBaseと違い、一人あたり月額500円という明瞭な料金設定になっています。

【評判・口コミ】

日報以外にも活用
株式会社メドレー

新規事業を含めると企画開発系のメンバーが今15〜20人ほどいて、ヘビーに使っているのはそのあたりの人達です。最近では管理部などでも導入し始めています。

日報にも使っているんですが、どちらかというと開発物の企画ドキュメントとか、障害発生したときのメモや、社内IT事例など、開発チームっぽい使い方が多いです。

カテゴリのパスが長くなってしまうのが悩み
株式会社ノハナ

カテゴリはきれいにくくれているんですけど、それが6階層とか7階層目になってくるとやっぱりパスが長いよねって話になってきて…メンテナンスのメンバーが適宜そのあたりを直しています。

 

 

3. やや割高な Qiita:Team

【特徴】

Qiita:Teamの魅力は初心者でも使いやすいUIですが、DocBaseと比較して特に優れているわけではありません。

また、文書を外部に共有できないという点が難点です。

DocBaseではURLを送ることが利用メンバー以外とも文書を共有でき、例えば社外の人とのMTGの議事録の共有などで使えます。

【料金プラン】

料金は一人あたり月額700円程度。DocBaseよりやや割高です。

【評判・口コミ】

 

Qiita:Teamはタイムラインがひとつなので、 誰が何やってるかをすごく深いレベルまで知ることができていいなと思っています。

 

情報のオープン化によって、サービス開発チームと他チームとの間の架け橋ができたと感じています。

また、皆に情報を共有しようとする意識が、各自の中で強まってきているとも思いますね。

 

 

Evernoteは法人利用に向かない

文書管理・ナレッジマネジメントツールの一つとして、Evernoteがあります。

非常に有名なサービスですが、結論から述べると、Evernoteは法人利用に適していません。Evernoteは個人で情報を保存しておくことに適しています

その理由は、情報の共有機能が弱いから。一般的なプランを利用した場合、文書を共有するときには、文書毎に、一人ずつ共有先を設定しなければなりません。

チームでの文書共有を行えるようにするには、一人あたり月額1,100円のビジネスプランを利用する必要があります。これらのことから、Evernoteは多くのメンバーで利用する法人利用に適していないといえます。

一方で、情報の保存という点ではEvernoteは非常に優れているので、個人で利用するのはおすすめです。Evernoteならではのwebクリップ機能などは、かなり便利です。

 

文書管理・ナレッジマネジメントツールは不要?

そもそも、文書管理・ナレッジマネジメントツールは必要でしょうか?

多くの会社では、Googleドライブなどのオンラインストレージを既に使っていることでしょう。最低限の文書管理は、オンラインストレージでも十分できるはずです。それなのに、文書管理・ナレッジマネジメントツールをお金をかけて使うことは、一見無駄なことのようにも思えます。

最大の意義は情報共有の活性化

文書管理・ナレッジマネジメントツールの最大の意義は、情報共有の活性化です。社内コミュニケーションの活発化ともいえます。

属人化してしまっている情報や、きちんと言語化されていない暗黙知を、文書という形で残し、管理することは生産性の向上につながります。

例えば、何か分からないことがあったときに、わざわざ知っている人を探して、解決方法を聞くのは、なかなか手間がかかるものです。もちろん聞かれる側にも負担がかかります。

文書管理ツールを使っていれば、分からないことがあったときにツール内を検索して、その場で解決することができます。

MTGの削減による業務効率化も

その他にも、MTGの回数が減るといった効果もあります。これらの効果が、文書管理ツールの利用にかかるコストに見合うか、つまりコスパがどうかというのは、会社で現状どれくらい情報共有を活発にできているかに依存します。

もし、あなたの会社が情報共有、あるいは社内コミュニケーションの不足で悩んでいるのであれば、文書管理・ナレッジマネジメントツールの利用は一つの有力な選択肢となり得るということです。

文書管理・ナレッジマネジメントツールの3つの選定ポイント

1. 使いたいと思えるか

これは文書管理・ナレッジマネジメントツールにおいて最も重要なポイントです。このポイントを満たしていない段階で、そのツールを導入するのは得策とはいえないでしょう。

なぜなら文書管理・ナレッジマネジメントツールの目的は情報共有の活発化だから。使いやすいものでないと、いくらツールを導入をしても情報共有はなされません。

実際に自分で使ってみて使いたいと思えるかを、無料体験期間を活用して確認することは、特に文書管理・ナレッジマネジメントツールの導入において欠かせません。

もっといえば、無料体験期間にできるだけ多くの人に試してもらうのがコツ。多くの人の意見を参考にできるのはもちろん、導入後にスムーズに社内に馴染ませることができるようになるからです。

2. 費用

単純に安いかどうかだけではなく、どのような課金体系かも確認しましょう。

多くの文書管理・ナレッジマネジメントツールは人数に応じた料金がかかりますが、大人数で使うと割安なものもあれば、少人数で使うのがお得な場合もあります。

サービス毎にそのサービスに向いている人数規模があります。料金体系から自社とそのサービスがマッチするか判断しましょう。

3. 機能

ツール間の機能の差異というのはそれほど大きくありません。すべてのツールで文書の管理は問題なく行えます。その一方で、文書の記入形式や文書の管理の方法などは、ツールによってさまざまです。

どれが一番使いやすいか、という直感を大切にするのがやはりおすすめです。

まとめ:おすすめはDocBase

社内コミュニケーション・情報共有の不足に対する有効な解決策となりうる「文書管理・ナレッジマネジメントツール」の導入。

もし一番のおすすめを挙げるならば、それはDocBaseです。コスパに優れ、誰でも利用しやすい工夫がもっともなされています。

ということで、まずはDocBaseの無料トライアルから始めれば、間違いありません。

ツールの導入で、社内コミュニケーションを活発化、事業の推進スピードを上げていきましょう!

画像出典元:「DocBase」公式サイト、「esa.io」公式サイト、「Qiita:Team」公式サイト、「Evernote」公式サイト、Pixabay

文書管理・ナレッジマネジメントのITツール

ページトップへ