属人化のリスクを解説!原因から考える解消の具体策とは?

属人化のリスクを解説!原因から考える解消の具体策とは?

記事更新日: 2021/03/25

執筆: 編集部

特定の業務を特定の人しか担当できない状態のことを「属人化」と呼びます

属人化はメリットになることもありますが、社内でさまざまなトラブルを引きおきす可能性もある現象です。

企業は適度に属人化を解消していく必要があります。

この記事では属人化とはどのようなものなのかを解説した上で、それによるリスクや解消方法などを解説していきます。

属人化とは

社内での属人化の問題を解消するために、まずは属人化とは具体的にどのようなものなのかを知るようにしましょう。

実は属人化にはデメリットだけでなくメリットも存在します。

メリットを知ることでより適切な解決策を導き出せます。

属人化とは何か

属人化とはある業務を特定の人が担当し続けることによって、その人にしかその業務の進め方が分からなくなる状態のことを指します

特定の人しか業務を担当できない状態が長く続くとその人がいなくなった場合に代わりが見つからないなどのトラブルが起こります。

他にも不正の隠蔽が行われる可能性も高まります。

属人化にメリットはある?

ネガティブなニュアンスで語られることが多い属人化ですがメリットも存在します。

個人がスキルアップをすることによって属人化は起こります。

属人化は従業員のスキルアップにもつながるのです。

また、「あの人に任せれば確実に業務が進む」ということを把握していることは指示をするリーダーにとっても都合がいいです。

従業員にとっても特定の業務に慣れることは仕事にやりがいを感じ、自信を持つきっかけにもなります。

過度な属人化が問題

業務の流れをスムーズにする効果が属人化にはあります

メリットを理解した上で属人化を進めることは会社にとってプラスになるのです。

一人の人のスキルに依存してしまった結果属人化によるトラブルが発生します。

過度な属人化は防ぎつつ、うまくメリットが引き出せる仕組みづくりが重要です。

属人化してしまう原因

組織の業務が属人化してしまう原因にはさまざまなものが存在します。

以下では代表的なものを3つ紹介しましょう。

職場環境

近年日本では少子高齢化が進むにつれて労働力の確保が難しくなっています。

人手不足に悩む中で属人化が進むケースが増加しています。

他に人材がないため、一人のスキルに依存してしまっているのです。

長年の慣例でマニュアルの作成が進まず業務が標準化されないままになっているケースも存在します。

業務の担当者が引き継ぎ業務に手を回せないほど忙しいということが原因である可能性もあります。

担当業務の内容

専門知識を必要とする業務や、長年培ってきたスキルが必要になってくる業務でも属人化は起こりやすいです。

スキルのばらつきが特定の人への依存を生みます。

全員が等しくスキルを持っていれば属人化することはありません。

マニュアルの作成や教育・研修制度の整備で改善できる可能性があります。

従業員の心理的要因

従業員間の不安や嫉妬といったネガティブな感情が属人化を生むこともあります。

「自分の仕事があの人に奪われるのではないか」

「自分の評価が落ちるのではないか」

こうした感情が他の人のスキルアップを妨げ、特定の人しか業務を担当できない状態につながるのです。

属人化によるリスク

一人のスキルに依存することによって起こる属人化は、深刻化すると以下のようなリスクにつながりかねません。

業務の進捗に悪影響

特定の人だけが業務を担当する状況が続くと、業務のブラックボックス化が起こります。

業務に対するインプットとアウトプットは明確であっても、具体的な中味や進め方が周囲からは把握できないという状態です。

ブラックボックス化が進むと担当者が突然出社できなくなった場合などには業務が著しく滞ってしまいます

結果として業務の進捗に悪影響を及ぼすのです。

ミスの隠蔽・不正の温床

特定の人だけが業務の内容を把握し進めていると、ミスや不正が周囲から気づかれないまま放置されてしまう可能性が高まります

スキルが足りない人はどうしてもミスに気づけません。

仮に気づいたとしても指摘しにくいことも多いです。

結果として一人の人のミスや不正が暴走し、問題が大きくなってしまいます。

だからこそ一人のスキルに依存するのは危険なのです。

チームが成長しない

属人化によって特定の個人のスキルがアップすることがあります。

これは逆にそれ以外の人のスキルアップが実現しないとも言えます

一人しかスキルアップしないため、チーム全体ではスキルが向上せず、成長しないという事態を属人化は招きかねないのです。

社内コミュニケーションの悪化

特定の一人だけがスキルアップをすることは社内で悪い空気を生むことがあります

評価が偏った結果周囲が嫉妬してしまうリスクが高まるのです。

さらにスキルを持った人だけに業務が集まるという現象も生みます。

スキルを持った人が過労状態に陥り健康を害してしまう恐れもあります。

属人化解消の具体策

さまざまなトラブルの原因になる可能性のある属人化は適度なところで解消する工夫が必要です。

以下では具体的な解消方法を紹介します。

一元管理を徹底

業務の一元管理を徹底することによって、業務の担当者が明確になります

いつ誰がどの業務を担当するのかがチェックしやすくなるため、業務の分散や均等な配分が可能になるのです。

企業での業務の一元管理をサポートするITツールも数多く存在します。

こうしたツールを使って一元管理を徹底しましょう。

情報共有・報連相の環境作り

チーム内や企業ないでの報連相がスムーズに行える環境を整えることも属人化を防ぐ上では効果的です。

常に必要な情報が共有されていれば、特定の人に業務が集中することはありません。

情報共有ツールやナレッジマネジメントツールなどを活用するなどして環境を整備しましょう。

業務工程を簡素化する

属人化が起こる原因に、業務の複雑さ・細分化があります。

属人化の解消には、業務フローを見直し簡素化を図ります

業務マニュアル作成・運用の強化

マニュアル作成・運用の強化には、業務の手順などを標準化することは属人化を効果的に防げるだけでなく、チーム全体のスキルアップも実現できます。

標準化され、マニュアルが用意されれば特にスキルを持っていない人でもその業務が進められるようになります。

属人化を解消する時にフォローする事

業務が属人化することでメリットを享受している人が社内にいるのも確かです。

そのため属人化を解消する際にはフォローも必要になってきます。

属人化している本人への説明

自分のスキルが認められ、価値があるものとして扱われることは従業員にとってとても嬉しく誇らしいことでもあります。

説明もないままそれまで評価されていた業務を奪われることはモチベーションの低下につながる恐れがあります。

だからこそ属人化を解消する際には常に特定の業務を任せられている人に対して十分な説明が必要です。

社内の意識改革

社内での慣例や社風が属人化を生んでいる場合は、社内の意識改革が必要になってきます。

従業員全員が属人化のリスクを理解し、解消する方に意識を向けられれば過度な属人化を防止できるのです。

教育・研修制度の整備も効果が期待できます。

全員が必要なスキルを身につける機会を得ることで従業員間の不平等感が解消されれば社内の雰囲気も改善されます。

「属人化解消業務」自体も評価する

属人化を解消するのは簡単なことではありません。

そのため属人化を解消するための業務そのものも正当に評価されるべきです。

研修を行った人やマニュアルを作成した人など属人化解消に携わった人には相応の評価を与えるようにしましょう。

おすすめのナレッジマネジメントツール

これさえ押さえておけば大丈夫!選りすぐりのナレッジマネジメントツールを紹介します!

Q&Aとメモで簡単情報共有!『Qast』


画像出典元:「Qast」公式HP

特徴

Qast(キャスト)は、Q&Aやメモとして投稿することで簡単にナレッジの共有ができる社内wikiです。

シンプルさを追求したつくりになっているため、誰でも直観的に利用でき、情報を一箇所に集約して活用できます。

情報共有をとにかく手軽に行いたいという企業におすすめのサービスです。

匿名機能がある点も特徴的で、質問しやすい環境形成が期待できます。

検索機能、権限設定、外部サービス連携もしっかり備えており、サポート体制も整っているため、はじめて社内wikiを導入したいという企業にもうってつけです。

 

料金プラン

0円のプランの場合、ユーザー数は10名と制限はありますが、基本的な機能もSlack、Teams連携も備えており魅力的です。

まずは社内の一部署で0円で試用してみてから本格導入することもできますし、すべての有料プランで30日間の無料お試しがあるため、フル機能を十分に試してから導入することもできます。

 

低価格で機能充実!『NotePM』


画像出典元:「NotePM」公式HP

特徴

NotePMは、Web上で簡単に文書作成ができる高機能エディタとテンプレート機能が魅力のナレッジ共有ツールです。

Word・Excel・PDF等のファイルの中身も全文検索でき、キーワードの入力で欲しい情報がすぐ見つかります。

使いやすさの顧客満足度でもNo.1を獲得しており、普段見慣れた使いやすい画面での操作性もおすすめです。

スマホやタブレットなどでも全ての操作ができ、言語切替(英語)やタイムゾーンを設定できるので、場所を問わず、外国人メンバーや時差のある海外拠点メンバーも使いやすいです。

料金プラン

ユーザー上限数により月額金額が変わります。
1,000人以上での利用を希望する場合は別途見積もりになります。

無料トライアルもあり、まずはお試しできます。メンバー上限は100名で、トライアル後有料プランへ申し込めばデータをそのまま引き継げます。

*引用元:「NotePM」公式HP参照

 

flouu(フロー)

Slack、Chatwork等チャットツールと連携できる!

画像出典元:「flouu」公式HP
 
 

特徴

flouuは無料お試しが利用可能で、社内のドキュメントをメンバー全体で共有し、データ管理をスムーズにおこないたいという会社におすすめの社内情報共有ツールです。

さまざまな形式のドキュメントをひとまとめにして、チームでの共有を可能にし、生産性向上に役立ちます。

14日間の無料トライアルがあるので、まずは実際に利用してみるのが良いでしょう。

料金プラン

【スタンダードプラン】1ユーザーにつき月額500円(税抜)で利用できます。(ストレージ:1GB)

【エンタープライズプラン】セキュリティを重視する企業向けのプラン(料金は問い合わせが必要です)

【オプションの導入支援サービス】これまでの文書を集約し、「flouu」に移行するまでのサポートが受けられるサービス(料金は問い合わせが必要です。)

flouuの資料を無料ダウンロードする

 

 

まとめ

必ずしも悪いものとは言い切れないものですが、属人化は放っておくとさまざまなトラブルの原因になってしまいます。

常に過度な属人化が起こらないよう対策が必要です。

メリット・デメリットを把握した上で解消していきましょう。

画像出典元:O-DAN

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