社内情報共有について

おすすめ社内情報共有ツール23選を比較!導入のメリットは?

記事更新日: 2021/12/02

執筆: 編集部

仕事を効率良く進めるうえで大事なポイントの1つは、情報の共有です。

しかし、巷ではたくさんの情報共有ツールがあります。

・どんなツールを導入すれば良いのか?

・ツールの導入によって、余計な手間や時間がかかってしまうのではないか?

・本当に現場のメンバーが全員利用してくれるのか?

・結局、費用がかさんでしまうのではないか?

など、チェックポイントは多岐に渡ります。

総合的に考えて、どのツールを利用するのが効果的なのかが悩みどころではないでしょうか?

こんなときに是非ご検討頂きたいのが、社内情報共有ツールです!

今回は世間に数多く展開されている社内情報共有ツールの中からおすすめ23選を紹介。

それぞれの特徴をまとめました。比較検討の参考にしてください。

社内情報共有ツールの比較検討に役立つ資料を無料配布中!

現在、起業LOGでは独自に実施した取材や口コミ調査などで分かった情報をまとめた、お役立ち資料を無料配布中です。

  • 公式HPにはない料金相場も載った社内情報共有ツール比較表
  • 独自取材で分かった社内情報共有ツールの失敗導入事例集
  • 起業LOG限定の「割引・キャンペーン情報まとめ

がもらえます!

【無料】起業LOG独自資料を確認したい方はこちら

 

この記事に登場する専門家

Forbes JAPAN Web編集長

谷本有香

証券会社、Bloomberg TVで金融経済アンカーを務めた後、2004年に米国でMBAを取得。その後、日経CNBCキャスター、同社初の女性コメンテーターとして従事。これまでに、トニー・ブレア元英首相、アップル共同創業者のスティーブ・ウォズニアック、ハワード・シュルツ スターバックス創業者はじめ、3,000人を超える世界のVIPにインタビューした実績有。

これまでレギュラーコメンテーターを務めたTBS「ビビット」、MX「モーニングCROSS」、テレビ朝日「サンデースクランブル」、毎日放送「ミント!」他、フジテレビ「ユアタイム」、Abema TV「AbemaPrime」等、多数の報道番組に出演。2016年2月より『フォーブスジャパン』に参画。2020年6月1日より現職。

ロイヤルハウジンググループ株式会社上席執行役員、株式会社ワープスペース顧問。

取材実績

大切なのは戦略性とEQの高さ ー フォーブス ジャパン副編集長・谷本有香が20代に伝えたいこと」(20年1月、U-29.com)

成功する人は、どこで人間関係を切るのか(15年5月、PRESIDENT Online)

書籍

アクティブリスニング なぜかうまくいく人の「聞く」技術」(15年5月出版、ダイアモンド社)

世界トップリーダー1000人が実践する時間術」(15年7月出版、KADOKAWA)

世界のトップリーダーに学ぶ 一流の「偏愛」力」(18年9月出版、ディスカヴァー・トゥエンティワン)

> 続きを見る

このページの目次

社内情報共有ツールとは

社内情報共有ツールとは、業務を進めていく上で必要になる各種情報をネット上で管理し、複数のメンバーが同時に内容の確認・編集を行えるようにするツールです。

大きく以下のように分類できます。

社内SNS・ビジネスチャット

twitterやinstagramのように文+画像メッセージを社内に発信。メンバー間でリアルタイムに情報共有を行うことで素早いレスポンスが期待でき、履歴を残しつつ意思疎通を行えるツール。

社内Wiki

メンバーがこれまで取得したノウハウやプロジェクト固有の情報などを解説したページを集め、マニュアル化することで情報共有を行うツール。

ファイル共有

WordやExcelなどのアプリケーションで作られたファイルを、メンバーがアクセスできる場所に一括保存し参照・管理できるツール。

グループウェア

メンバーのスケジュールや会議室予約など、社内設備を含めトータルで情報を管理し共有できるツール。

多くのツールは役職ごと・プロジェクトごとなど一定メンバーだけに公開する権限設定が備わっています。もちろん出先からスマホで確認できるモバイル対応を備えているものがほとんどです。

様々な角度から検討して、最も効率化につながるツールを導入したいものです。

おすすめの社内SNS・ビジネスチャット3選

(※Chatworkは年間契約した場合の月額費用を記載)

1. 国内利用者数No.1の超人気社内SNS『Chatwork』

画像出典元:「chatwork」公式HP
 

特徴

Chatwork(チャットワーク)はサイバーエージェントやKDDIなど、現在289,000社以上の企業で導入されている大人気の社内SNSで、日本発の企業のため国際的なセキュリティ基準を満たしており安心して使用できます。

ビデオ音声通話では別のサービスに切り替える必要なくオンライン上で会議をすることができ、タスクやファイルの管理も可能なため、より効率的に仕事ができるのも強みでしょう。

タスクの管理や作成もチャット上で行うことができるため、簡単にタスクを共有可能です。また、Backlogやマネーフォワードクラウド経費、Gmailなど各Webサービスとの連携ができます。

無料プランもありますが、ユーザー管理ができないためセキュリティ面を考慮するとお勧めはできません。ビジネス上で利用するには、ユーザ管理ができ、グループチャット数の制限もない有料版がお勧めです。

Chatworkと同じように人気のSlackと比べてみると、ほぼ同機能の有料プランではSlackよりも費用が安くなります

料金プラン

プラン 月額費用 こんな人にお勧め
フリー 0円 まずはお試ししてみたい方
パーソナル 400円/1ユーザー 個人で導入したい方
ビジネス 500円/1ユーザー
(年間契約の場合)
600円/1ユーザー
(月間契約の場合)
組織で導入したい方
エンタープライズ 800円/1ユーザー
(年間契約の場合)
960円/1ユーザー
(月間契約の場合)
管理機能を強化したい方
 
 
 

 

2. フリープランで十分に利用できる『Slack』

画像出典元:「Slack」公式HP

特徴

Slack(スラック)は社内SNSの中でも有名なツールの1つで、PC・スマホでも使いやすいインターフェイスと、Googleカレンダー・skype・DropBoxなど、多くの外部ツールとの連携が可能なのが特徴です。

新しく参加するユーザーも、参加前のスレッドや共有したファイルを閲覧することができるので情報共有がスムーズになり、無料プランでも最大14グループまで作成することが可能

検索機能ではSlack上にある過去のメッセージ・ファイル・ファイル内のコンテンツを検索できたり、重要な情報をピン留・お気に入りに登録することで情報の漏れを防ぐこともできます。

無料プランではファイルストレージはチーム合計で5GBまで、検索機能は直近のメッセージ10,000件までに制限されます。50名で使用する場合、1人が1日5件メッセージを投稿すると約2か月(40日間)で10,000件を超えてしまいます。

そのため、無料プランでSlackを利用するには50名以下の企業が適しているでしょう。

Forbes JAPAN Web編集長

谷本有香によるSlackの総評

TBS「ビビット」、 テレビ朝日「サンデースクランブル」など、レギュラーコメンテーターとして多数の報道番組に出演。 ロイヤルハウジンググループ上席執行役員など企業役員・アドバイザーとしても活動。2016年2月より『フォーブスジャパン』に参画。

社内外の人とコミュニケーションできるビジネスチャット

Slackは、他社との共有チャンネルを一覧でみられるようなっているので、そこがかなりビジネス活用しやすいと感じています。
 
また、自分が参加していないプロジェクトでも、検索をかければチャンネル内のこれまでのやり取りを確認することができます。このようにビジネスのプロセスと何が起こっているかを可視化できるツールになっていて、非常に便利です。

料金プラン

プラン 月額費用 こんな人にお勧め
フリー 0円 基本機能のみで良い方
スタンダード 850円/1ユーザー~ 中小規模の企業
プラス 1,600円/1ユーザー~ 大企業や高度な管理ツールが必要な企業
Enterprise Grid 問い合わせ 規制の厳しい業界や非常に大規模で複雑な企業

 

 

3. 使い慣れているLINEのビジネス版『LINE WORKS』

画像出典元:「LINE WORKS」公式HP

特徴

ビジネス版のLINEがLINE WORKS(ラインワークス)です。基本的な操作方法は通常のものとあまり変わらないため導入しやすいです。

LINE WORKSの特徴として、カレンダー・メール・Driveといった標準機能が豊富にあるので、外部ツールを併用する必要がないという事が挙げられます。

また、2018年9月11日に「LINE WORKS 2.4」がリリースされましたが、これにより自身のLINEアカウントにログインしていれば別途ログイン操作をすることなくLINE WORKSを利用できるようになりました。

増々使いやすくなったLINEWORKS。無料トライアル期間があるので、まずは好きなプランで最大30日間利用してから使い始めることをお勧めします。

料金プラン

プラン 月額費用 こんな人にお勧め
フリー 0円 少人数のメンバーでやり取りしたい方
ライト 300円/1ユーザー~ 管理面を充実させて本格的に利用したい方
ベーシック 500円/1ユーザー~ PCだけでなくスマフォでも利用したい方
プレミアム 1,000円/1ユーザー~ 十分なストレージが欲しい方

 

関連記事

LINE WORKS(ラインワークス)とは?特徴・料金・比較をご紹介!

LINEと基本的な操作方法が同じなのでとても利用がしやすいです。カレンダーやアドレスといった他のビジネスチャットに無い便利な機能も豊富にあります。他の社内SNSと同価格帯のプランを比較…

 

おすすめの社内Wiki 7選

口コミを参考にした、特におすすめの上位4選を表でまとめてみました。

1. Q&Aとメモで簡単情報共有!『Qast』


画像出典元:「Qast」公式HP

特徴

Qast(キャスト)は、Q&Aやメモとして投稿することで簡単にナレッジの共有ができる社内wikiです。

シンプルさを追求したつくりになっているため、誰でも直観的に利用でき、情報を一箇所に集約して活用できます。

情報共有をとにかく手軽に行いたいという企業におすすめのサービスです。

匿名機能がある点も特徴的で、質問しやすい環境形成が期待できます。

検索機能、権限設定、外部サービス連携もしっかり備えており、サポート体制も整っているため、はじめて社内wikiを導入したいという企業にもうってつけです。

 

料金プラン



0円のプランの場合、ユーザー数は10名と制限はありますが、基本的な機能もSlack、Teams連携も備えており魅力的です。

まずは社内の一部署で0円で試用してみてから本格導入することもできますし、すべての有料プランで30日間の無料お試しがあるため、フル機能を十分に試してから導入することもできます。

評判・口コミ

全員が共通で使えて、素人でも簡単なユーザビリティの高さが導入の決め手です。シフト制の職場のため情報共有が難しかったのですが、疑問解決までのスピード感が改善しました。

 

チャット上の情報の一時的なストック場所として利用しています。それまでは大事な投稿がスレッドに取り残されてしまうことがあったのですが、Qastで検索すれば、情報があるかどうかがわかるので、検索時間が相当短縮できました

*「Qast」公式HP参照
Qast 含む社内情報共有ツールの資料を一括DL

 

 

2. ドキュメント内も全文検索!『NotePM』

画像出典元:「NotePM」公式HP

特徴

NotePM、Web上で簡単に文書作成ができる高機能エディタとテンプレート機能が魅力の社内wikiです。

Word・Excel・PDF等のファイルの中身も全文検索でき、キーワードの入力で欲しい情報がすぐ見つかります。

使いやすさの顧客満足度でもNo.1を獲得しており、普段見慣れた使いやすい画面での操作性もおすすめです。

スマホやタブレットなどでも全ての操作ができ、言語切替(英語)やタイムゾーンを設定できるので、場所を問わず、外国人メンバーや時差のある海外拠点メンバーも使いやすいです。

料金プラン

ユーザー上限数により月額金額が変わります。
1,000人以上での利用を希望する場合は別途見積もりになります。

無料トライアルもあり、まずはお試しできます。メンバー上限は100名で、トライアル後有料プランへ申し込めばデータをそのまま引き継げます。

 

申し込まない場合は、データが消去され、自動的に課金されることがないので安心です。

評判・口コミ

直感的に使えるところが1番の決め手です。色々なサービスを試しましたが、NotePMは特に使いやすかったです。「添付ファイルを全文検索できる」「フォルダで階層構造化できる」という点も選定ポイントです。

※「NotePM」公式HP参照

NotePM 含む社内情報共有ツールの資料を一括DL

 

 

3. コスパが魅力。『DocBase』

画像出典元:「DocBase」公式HP

特徴

DocBaseの最大の魅力はそのコスパ。他のツールに比べても安い料金で、優れた機能を利用することができます。

文書はMarkdown記法で入力。多くの人にとっては馴染みが薄いかもしれませんが、とても簡単に、かつ綺麗に文書を作成できます。

ボタンによる入力補助も非常に充実しており、実際に筆者自身も、使い始めた日から問題なく利用できました。むしろ使い始めは、楽しくなってやたらと文書を作りすぎてしまうくらいでした。もちろんこれでは本末転倒ですが、いかにDocBaseが使いやすいか分かっていただけるのはないでしょうか。

料金プラン

ユーザ数一人あたり毎月 200〜1,125円/月です。

ユーザ数一人追加毎に課金ではなく、一定人数まで料金不変のため、気軽に新しいメンバーを招待できるというのがメリットです。

一方で、例えば3人から4人に増えるときなど、プランが変更になるタイミングでは一人あたりの料金が高くなってしまうというデメリットがあります。

評判・口コミ

DocBase上の議事録は、後に検索しやすい。Googleドキュメントではこうはいかない。議事録用に使用すると決めるなら、便利だと思う。

一方で、プログラミング的なところがあるため、最初は慣れないとメモがしにくい。同時編集機能が使いづらい。

 

権限管理がかなり楽。内部での情報共有も横断的にしやすく使いやすい。

また、外部との情報共有もやりやすいため、営業や社外メンバーとのミーティングや連携を行なう際に重宝する。 ただスマホ上での編集やコメントが大変。

※「DocBase」公式HP参照

DocBase 含む社内情報共有ツールの資料を一括DL

 

 

4. あらゆる業務を一元管理が可能!『monday.com』

特徴

「monday.com(マンデードットコム)」は、プロジェクト管理、顧客管理、ナレッジマネジメント、ヘルプデスク、採用管理など、あらゆる業務を一元管理できるプラットフォームです。

ドライブやWeb会議ツール、SalesforceやHubSpotなど、数多の他サービスとも連携して最適化できます。

機能

①リアルタイムにタスク管理が可能
担当者や優先度も設定でき、だれが見てもひと目で漏れや遅れ、進捗を把握できます。

②チャット機能でメールが不要
タスクに紐づけてチャットできる機能が搭載されています。

③タスク管理を自動化できる
管理作業に時間が取られないよう、タスク管理の自動化機能が備えられています。

料金

  ベーシック スタンダード プロ エンタープライズ
月額料金
(1年契約)
900円 / 月 / 人 1,100円 / 月 / 人 1,800円 / 月 / 人 要問い合わせ
月額料金
(月次請求)
1,100円 / 月 / 人 1,400円 / 月 / 人 2,200円 / 月 / 人 要問い合わせ

 

monday.com 含む社内情報共有ツールの資料を一括DL

 

 

5. チームに最高のワークスペースを実現『toaster team』


画像出典元:「toaster team」公式HP

特徴

社内で情報共有ができていない、ナレッジが属人化しているという会社におすすめの社内wiki・社内情報共有ツールです。

業務ワークフローをステップ化して作成していくフォーマットが準備されており、誰でも簡単にマニュアルの作成ができます。

タスクの進捗管理やリマインド機能もあるため、チーム全体の業務効率を上げたい場合にも重宝するでしょう。

料金プラン

2021年3月より料金プランが変わります。

上の表の通り、ライセンス数により月額費用が異なります。ライトプランは、換算すると1ライセンスあたり700円〜になります。

おすすめのプランは、200ライセンスがあるビジネスプランになります。

また、有料プランと全く同じ条件でサービスを利用できる、14日間の無料トライアルもあります。

評判・口コミ

「toaster team」では、1,2,3といった具合に工程を確認しながら順を追って作成できる「型」で作成できるため、はじめてマニュアル作成する人でも悩むことなく作成できている印象です。

「toaster team」は作成のしやすさと読みやすさの両方を実現できると感じています。

 

「更新リマインダー機能」は、作成したマニュアルの更新タイミングを自動的に通知してくれるので、「このマニュアルそろそろ更新しなきゃ」というアップデートの機会を知らせてくれるのが嬉しいです。

*「toaster team」公式HP参照

 

6. エンジニア向けの 『esa.io』

画像出典元:「esa.io」公式HP

特徴

DocBaseに匹敵するコスパを誇るのが esa.io です。

DocBaseと同じく、Markdown記法で入力を行いますが、補助機能がDocBaseほど充実していません。Markdown記法に馴染みがあるエンジニアが多い企業に向いているといえます。

またesa.ioでは文書を階層構造で管理します。DocBaseには階層はなく、タグなどによって文書を管理します。esa.ioのように階層構造だと、目当ての文書まで階層をたどっていく手間がかかりますし、DocBaseのような並列構造だと、タグなどの管理に手間取ることになります。

ここは好みが分かれるところだと思いますので、実際に利用してみてから判断するのが確実だといえます。

料金プラン

こちらはDocBaseと違い、一人あたり月額500円という明瞭な料金設定になっています。

評判・口コミ

日報以外にも活用
株式会社メドレー

新規事業を含めると企画開発系のメンバーが今15〜20人ほどいて、ヘビーに使っているのはそのあたりの人達です。最近では管理部などでも導入し始めています。

日報にも使っているんですが、どちらかというと開発物の企画ドキュメントとか、障害発生したときのメモや、社内IT事例など、開発チームっぽい使い方が多いです。

カテゴリのパスが長くなってしまうのが悩み
株式会社ノハナ

カテゴリはきれいにくくれているんですけど、それが6階層とか7階層目になってくるとやっぱりパスが長いよねって話になってきて…メンテナンスのメンバーが適宜そのあたりを直しています。

※「esa.io」公式HP参照

 

7. Slack・Trelloと連携可能! 『Qiita Team』


画像出典元:「Qiita Team」公式HP

特徴

Qiita Teamは「簡単にかけて、簡単に共有できる」情報共有サービスです。

簡単に記事を作成できる上、メンバーにスムーズに共有できるので、チーム内で知識を標準化できチーム全体のレベルアップにつながります。

料金プラン

料金は一人あたり月額1,520円~。DocBaseよりやや割高ですが、基本プランに高いセキュリティ機能が搭載されています。

評判・口コミ

 

Qiita Teamはタイムラインがひとつなので、 誰が何やってるかをすごく深いレベルまで知ることができていいなと思っています。

 

情報のオープン化によって、サービス開発チームと他チームとの間の架け橋ができたと感じています。

また、皆に情報を共有しようとする意識が、各自の中で強まってきているとも思いますね。

※「Qiita Team」公式HP参照

 

おすすめのファイル共有・ナレッジ共有ツール10選

まずはじめにおすすめ上位3社の比較表を紹介します。

1. 導入実績で選ぶなら『セキュアSAMBA』 

画像出典元:「セキュアSAMBA」公式HP

特徴

「セキュアSAMBA(セキュアサンバ)」は、「操作性」「サポート体制」「料金プラン」「専門性」の4点に特にこだわって運営しているサービスです。

Windowsエクスプローラを基準とした馴染みのあるGUI、手厚いサポート体制、柔軟な料金体系などを実現しています。従業員100人未満のオンラインファイル共有市場3年連続シェア1位という実績が信用性を物語っています。

機能

・操作が簡単でとにかく使いやすい
・安心の徹底したサポート体制
・AWSアドバンスドテクノロジーパートナーに認定された信頼性

料金プラン

プラン 初期費用/月額料金 容量 ユーザー数
フリープラン 0円/0円 5GB/月 3名以下
スタートプラン 10,000円/5,000円 100GB/月 10名以下
ライトプラン 15,000円/15,000円 100GB/月 無制限
ミディアムプラン 25,000円/25,000円 300GB/月 無制限
ビジネスプラン 35,000円/35,000円 500GB/月 無制限

 

セキュアSAMBA 含む社内情報共有の資料を一括DL

 

 

2. 安心のNTTブランド『Box over VPN』

     画像出典元:「Box over VPN」公式HP

特徴

「Box over VPN」は、NTTコミュニケーションズが展開しているストレージサービスです。

大容量ファイルを安心して格納できるため、メール添付での送受信が不要になります。ストレージ容量無制限、7種類のアクセス権限の付与、データ暗号化をはじめとした国際的なセキュリティ基準に準拠した万全のセキュリティ対策が特徴です。

機能

・大容量ファイル共有が可能
・アクセス制限機能
・120種類以上の拡張子に対応するプレビュー機能

料金プラン

・Businessプラン:1,800円/ 月
(インターネット型) / 2,600円(VPN型)

・Business Plusプラン:3,000円/ 月
(インターネット型) / 3,800円(VPN型)

・Enterpriseプラン:4,200円/ 月
(インターネット型) / 5,000円(VPN型)

Box over VPN 含む社内情報共有の資料を一括DL

 

 

3. データ一括取込みが簡単『Dropbox business』

画像出典元:「Dropbox business」公式HP

特徴

「Dropbox business」はチームとの共同作業がもっと楽に行えることをコンセプトにしたストレージサービスです。

ファイルやクラウドに保存しているコンテンツをすべて 1 か所にまとめる機能、PowerPoint・Google ドキュメントなどチームが使いたいすべてのツールを同じ場所に保管できる機能など、使い勝手の良さが魅力です。

機能

・チーム コンテンツを一括管理
・リンクの権限設定
・使い慣れた共同作業ツールを使用可能

料金プラン

・Standardプラン:1,250円/ 月
・Advancedプラン:2,000円/ 月
・Enterpriseプラン:要お問い合わせ

 

その他のおすすめツールは次のとおりです。

4. Slack、Chatwork等と連携できる『flouu』

画像出典元:「flouu」公式HP
 
 

特徴

flouuは無料お試しが利用可能で、社内のドキュメントをメンバー全体で共有し、データ管理をスムーズにおこないたいという会社におすすめの社内情報共有ツールです。

さまざまな形式のドキュメントをひとまとめにして、チームでの共有を可能にし、生産性向上に役立ちます。

14日間の無料トライアルがあるので、まずは実際に利用してみるのが良いでしょう。

料金プラン

【スタンダードプラン】1ユーザーにつき月額500円(税抜)で利用できます。(ストレージ:1GB)

【エンタープライズプラン】セキュリティを重視する企業向けのプラン(料金は問い合わせが必要です)

【オプションの導入支援サービス】これまでの文書を集約し、「flouu」に移行するまでのサポートが受けられるサービス(料金は問い合わせが必要です。)

flouu 含む社内情報共有ツールの資料を一括DL

 

 

5. 契約分野のナレッジ共有に『LegalForce』


画像出典元:「LegalForce」公式HP

特徴

LegalForce(リーガルフォース)は、大手企業をはじめ法律事務所など1000社(*)を超える導入実績を持つAI契約審査プラットフォームです。

コアであるレビュー機能に加え、過去の契約書を活用可能な知見として管理・共有する「ナレッジマネジメント」機能にも優れています。

契約書をアップロードすると、契約書のタイトル・当事者名等をAIが抽出。ライブラリとして自動で整理できます。

契約書分野での限定の利用とはなりますが、蓄積された知見の共有に効果を発揮するでしょう。

料金プラン

詳細についてはお問い合わせが必要です。

LegalForce 含む社内情報共有ツールの資料を一括DL

 

 

6. 行政機関でも導入多数『GigaCC』

画像出典元:「GigaCC」公式HP

特徴

GigaCCは民間企業だけでなく行政機関でも多く導入され、これまで20万人以上に使われてきた業界トップクラスの実績を持つオンラインストレージです。

日本企業の社内フローやセキュリティに最適に作られており、ファイル共有以外にも請求書発送・受領業務など幅広い業務の効率化が図れます。

ウイルスチェック機能やIPアドレス制限、SSL/TLS暗号化通信などの機能を全て標準搭載しているため、金額は他サービスと比べて少し高めの設定になっています。

その分、セキュリティも強化したい!という企業には最適のサービスです。

料金プラン

全部で3つの料金プランがあります。

初期費用は全プラン50,000円。月額費用も10ID 12,000円~となっています。

料金プランによって利用できる機能が変わります。

機能詳細を確認したい方は以下の資料からチェックできます!

GigaCC 含む社内情報共有ツールの資料を一括DL

 

 

7. セキュリティの高さが強み『Biz ストレージ ファイルシェア』

画像出典元:「Biz ストレージ ファイルシェア」公式HP
 

特徴

Biz ストレージ ファイルシェアは大容量ファイルの送受信・共有をWebブラウザ上で行うことができ、料金は定額制なので安心です。

また、NTTCommunicationsがサービス提供をしており、セキュリティ対策も万全のため、機密性の高いデータも安心して取り扱うことができます。

料金プラン

容量 ユーザー数 初期費用 月額料金
1GB 1,000 21,600円 16,200円
2GB 2,000 21,600円 28,080円
10GB 10,000 21,600円 70,200円
100GB 10,000 21,600円 102,600円
500GB 10,000 21,600円 162,000円

 

Biz ストレージファイルシェア 含む資料を一括DL

 

 

8. ローカルフォルダのような操作性『コワークストレージ』


画像出典元:「コワークストレージ」公式HP

特徴

「コワークストレージ」はNTT東日本が開発・提供するオンラインストレージサービスです。

セキュアで使いやすいストレージサービスを目標に開発された「コワークストレージ」は、ローカルフォルダを使っているかのような操作性で、だれでも簡単に使えます。

データ保管や冗長構成も国内で完結しているため、情報セキュリティも安心です。

ID追加オプションを利用した場合でも、上限ID数は500IDなので大企業での利用には不向きですが、1IDあたり550円~と、ストレージサービスを使ってみたいけれど、コストやセキュリティ面で導入に不安があるという中小企業やSOHO経営者にはおすすめのサービスといえます。

料金プラン

インターネット接続サービス初期費用+月額費用が必要です。

月額費用

コワークストレージのプラン 月額費用(税込) 容量/ID数
スタート
(小規模向け)
2,750円 100GB/5ID
スタンダード
(従業員10名程度)
6,600円 1TB/10ID
アドバンスト
(従業員30名程度)
23,100円 3TB/30ID
プロフェッショナル
(多人数向け)
39,600円 5TB/50ID

ID追加オプション3,300円/10ID(330円/1ID相当)
容量追加オプション5,500円/1TB

コワークストレージ 含む社内情報共有の資料をDL

 

 

9. Windowsに似たインターフェースで使いやすい『Everidays』

画像出典元:「Everidays」公式HP

特徴

「Everidays」は操作性の良さとセキュリティ性の高さが評判のオンラインストレージです!

Windowsのエクスプローラをイメージさせるインターフェースなので違和感が無く、これまで同様直感的に操作できるのがポイントです。

無料のクラウドストレージサービスと異なり、国内データセンターへの保管や二段階認証等、セキュリティ対策がしっかりしており、安心してビジネス利用できます。

また、実ファイルをメールに添付せずに、よりセキュリティ高くファイルを転送できる「ファイル送信機能」が新しくリリースされました。「Everidays」上から直接メールを送信できる機能も備わっており便利なサービスです。

料金プラン

初期費用は無料で、法人向けプランは2種類用意されています。

「スタータープラン」は容量200GBまでで7,600円 / 月。「プロフェッショナルプラン」は容量1TBで19,800円 / 月〜です。

全てのプランを利用人数無制限で、本契約時と同じ条件で利用できます。

Everidays 含む社内情報共有ツールの資料を一括DL

 

 

10.マルチデバイスに対応、連携機能も充実『Bigtincan Hub』



画像出典元:「Bigtincan Hub」公式HP

 

特徴

「Bigtincan Hub」は、ipadやタブレットなどマルチデバイスに対応し、今すぐに確認したい資料を格納できる便利なツールです。

料金プランは2000円~で「容量無制限」の低コストで利用できるのも嬉しいポイント!

商談相手に共有した資料はどの箇所をよく見ていたか確認できるので商談もスムーズに。

オンラインストレージとしての利用目的+営業の提案力向上を目指す企業におすすめです。

また、セキュリティ対策も万全で、コンテンツへアクセスするエリアの制限や、利用デバイスの制限、閲覧サイトの設定はもちろん、万が一デバイスを紛失した場合も、管理者がワンクリックの遠隔操作でデバイス内のコンテンツの削除が可能なので安心です。

料金プラン

  スタンダード エンタープライズ
月額費用 2,000円 3,000円
最大保存容量 無制限 無制限
アンケート機能 ×
クラウドサービス連携 ×
Salesforce連携 ×


どちらのプランも、オフラインアクセス・ユーザー権限の詳細設定・コンテンツのシェア・プレゼンテーション機能・アクセスエリア制限・ファイルへの書き込み・テキストチャット/ビデオチャット・ドキュメント編集/作成・SAML連携に対応しています。

  • スタンダードプラン:ファイルを活用する基本的な機能はすべて利用可能です。
  • エンタープライズプラン他社ファイルストレージサービスや、Salesforceとの連携が可能。アンケート機能を利用しEラーニングとして問題の配信、集計もできます。
  • 無料トライアル:あり

Bigtincan Hub 含む社内情報共有ツールの資料をDL

 

 

おすすめのグループウェア3選

1. 国内5万社が導入する国産老舗サービス!『サイボウズOffice』

画像出典元:「サイボウズOffice」公式HP

特徴

1997年に初代サイボウズ Officeが誕生してから、現在に至るまで、約5万社が導入しているグループウェアシステムです。

メッセージ・会議室などの施設予約・日程調整・ワークフローなど、グループウェアとして必要な機能はほぼ全て揃えており、これ一つで十分!と言えるサービスです。

1ユーザー当たりの費用が他のツールに比べて安いのもポイント。この費用で、これだけ多機能を揃えているのはとても魅力的です。

料金プラン

クラウド版
・スタンダードコース:500円/月/ユーザー
・スペシャルコース:800円/月/ユーザー

パッケージ版(10ユーザーの場合)
・スタンダードコース:63,800円/月/10ユーザー
・プレミアムコース:82,800円/月/10ユーザー

※初期費用 年/108,000円

評判・口コミ

カスタムアプリで業務効率化も支援
小川会計事務所

カスタムアプリの作成時にわからなかったことは、サイボウズのサポートに相談しました。サイボウズのサポートは、「この部分をこうしたい」「こういうことを実現したい」と伝えると、ある方法がダメでも、目的を達成するために他の方法を考えて提案してくれたりして、本当に助かりました。

煩雑な在庫管理が、画面上で一目瞭然に
株式会社モア

試験的に使い始めたのですが、サイボウズの画面を見ればひと目で確認できるので、わざわざ倉庫まで行く手間がありませんし、在庫切れも起こらなくなりました。しっかりと活用すれば、今後は棚卸しのような面倒なこともやらなくてよくなるのではないかと思います。

※「サイボウズOffice」公式HP参照

 

2. Googleが提供する法人向けサービス!『Google Workspace』

画像出典元:「Google Workspace」公式HP
 
 

特徴

Google Workspace(旧: G Suite)は、Googleが提供する個人向けのツールを、法人向けに一括で使用できるグループウェアです。

ファイルをオンラインで複数人同時編集できるGoogleドキュメント、Googleスプレッドシートがとても魅力的です。

リアルタイムで共有・更新することができ、部署内やチームで議論をしながらファイル編集や、その場で役割分担をしながらドキュメントを作成することなどが可能です。

料金プラン

・Basic:680円/月/ユーザー
・Business Standard:1,360円/月/ユーザー
・Business Plus:2,040円/月/ユーザー

※初期費用:無料

評判・口コミ

圧倒的な安心感
株式会社サニーサイドアップ

ひとつ目は他社サービスに比べてコストが低かったこと。そしてふたつ目は使い勝手がよかったことです。Google Workspace は世界中に利用している企業がいたので、安心感がありました。

従来システムより2〜3割程度のコストダウン
ビッグローブ株式会社

従来システムと比べて 2~3 割程度のコストダウンが見込めることに加え、今回、何より重視したのは、新システム導入によって業務の効率化や、生産性の向上が達成されました。

※「Google Workspace」公式HP参照

 

3. 勤怠管理と社内情報共有をシンプルに!『TimeBiz』

画像出典元:「TimeBiz」公式HP
 

特徴

勤怠管理と社内情報共有をシンプルに行いたい会社にはうってつけです。

タイムカードはもちろん、スケジュール管理・メッセージ機能・社内掲示板など、情報共有も一括管理が可能。グループ設定やアクセス制限なども細かく設定できるため、情報管理のセキュリティも万全です。

料金プラン

法人毎の定額制なので、一定人数まで料金不変です。1カ月1人65円からと大変お得に利用できます。

所定のユーザーを超える場合は、20ユーザーにつき月額1,000円(税抜)必要です。

200人までは定額13,000円で利用できるので、社員の増減が頻繁な企業でも安心です。

 

社内情報共有ツールの比較検討に役立つ資料を無料配布中!

現在、起業LOGでは独自に実施した取材や口コミ調査などで分かった情報をまとめた、お役立ち資料を無料配布中です。

  • 公式HPにはない料金相場も載った社内情報共有ツール比較表
  • 独自取材で分かった社内情報共有ツールの失敗導入事例集
  • 起業LOG限定の「割引・キャンペーン情報まとめ

がもらえます!

【無料】起業LOG独自資料を確認したい方はこちら

 

自分に合った社内情報共有ツールの4つの選定ポイント

1. 自社に必要な機能は何か 

一口に「情報共有」と言っても、共有したい情報は様々です。

まずは情報共有したい内容と、重要視するポイントを把握しましょう。

確認するポイントとしては、以下が挙げられます。

情報伝達の速さ

→ビジネスチャットは即レスを期待する場合に有効です。

→多数に一斉公開したいのであれば社内SNSが便利です。

情報の長期活用化

→社内Wiki化を行うことで、新入社員や新規参入メンバーへの教育資料としても活用できます。

情報公開の範囲

→多数に公開したいのであれば社内SNSやファイル共有。

    会議資料として公開するならばグループウェアの活用も有効です。

→1対1、または限定グループ内での確認であればビジネスチャットが有効です。

 

2. 使い方は簡単か

どんなに優れたツールでも、現場のメンバーの使い勝手が悪いようでは、誰も使ってくれなくなります。

・操作が簡単か

・ツールのために設定、準備する手間が無いか

・メイン画面で知りたい情報が一目瞭然か

・過去情報の検索が簡単に行えるか

などがチェックポイントになります。

現場での作業を効率化するためのツールなので、ツールのために勉強や作業が発生することは極力避けたいものです。

現状の作業導線を邪魔しないようなツールを選択すると良いでしょう。

3. すでに利用中のツールとのかぶりはないか

既に何らかの情報共有ツールを導入している場合、まずはそのツールの機能を再確認しましょう。

その上で現状不足している部分を補うために、現在利用しているツールと連携できるツールを追加導入すると、より効率良く活用できます。

複数のツールを利用していれば、1つのツールが故障した時にも他のツールで情報共有でき、作業が止まらないというメリットがあるので、おすすめです。

 

4. 無料プラン、お試しプランはあるか

無料のツールの場合、機能が限定的だったり保存容量に制限があったりするものがあります。

より効果的な機能を求める場合は、有料ツールを検討しましょう。

有料のツールには無料トライアル期間を設けているものが多くあります。できれば適用するプロジェクト単位で試してみることをおすすめします。

あくまでもツール導入の目的は「情報の共有」なので、個人的に使い勝手がよくてもメンバー間で情報が効率良く伝わらなければ、ツールを導入する意味が無くなります。なるべく多くのメンバーで試してください。

社内情報共有ツールのメリット3つ

1. 早く正確に情報を共有できる

やはり紙媒体の回覧板形式で共有するよりは、電子ファイルそのものをネット上で管理し配布する方が早く確実です。

またメールやチャットなど複数のツールを使い分けすることで、即レスが必要なもの、当日中に返答が必要なもの、返答不要だが抑えて欲しい情報、などのレベル分けが行えます。

モバイル対応が可能なツールの場合は社外メンバーにも即座に情報提供できます。

2. 情報展開範囲を設定できる

情報の内容によっては、セキュリティレベルに従って公開範囲を限定したい場合があります。

情報共有ツールでは公開範囲の設定もできますので、最小では1対1まで限定公開が可能です。

反対に全社員に通知したい情報の一斉発信も可能ですし、誤解を生まないように図や写真を交えての公開も可能です。

こうした公開範囲を自由に設定できる点も魅力です。

3. 履歴を知的財産として活用できる

情報共有ツールを利用した過去のやり取りは、履歴として参照できる場合がほとんどです。

検索機能を利用することでキーワードから事例を検索したり、通知済の情報を見返したりすることが簡単に行えます。

さらにナレッジマネジメントの活動として、社内Wikiなどを利用し1つの内容に対して各種方面から情報を追記していくと、企業として立派な知的財産になります。

積み上げられた過去の情報をツールごとに整理すれば、新入社員や新規参入メンバーへの教育資料として活用できるでしょう。

社内情報共有ツールのデメリット2つ

1. ツールが故障すると業務に影響する

ツールを導入すれば当然ですが、そのツールを使用することを前提に作業が回るようになります。

もしツール自体が何らかの理由で使えなくなってしまった場合、必要な情報が参照できずに作業が止まってしまうリスクがあります。

ツールを選ぶ際は、ツールの不具合が起きた時のことを想定して、既存ツールと情報連携できるものを選択すると安心です。

グループウェアの会議予約システムに資料を添付しておき、マスターはファイル共有ツールで管理する、などの使い方も有効です。

2. ツールのバージョンアップによって使い勝手が変わってしまうことがある

ツール側は、日々改良を加えたりバージョンアップを行っています。

これはツールの機能強化やセキュリティ対応の向上など、喜ばしい点がたくさんあるのですが、時にバージョンアップによってこれまでの使い勝手に影響する場合があります。

・デザイン変更で情報が見づらくなった

・あったはずの機能が別の場所に移動されている

・頻繁にメモリ不足が発生するようになってしまった

バージョンアップは予告なしに行われることも多いので、色々な事態を想定して常に社員のフォローができるような体制を整えておくとよいでしょう。

まとめ

今回ご紹介した社内情報共有ツールの導入によって、今までより迅速かつ正確に情報が伝達できるようになり、作業の効率が飛躍的に向上します。

また情報のやりとりを履歴として保存できるので、次期プロジェクトへの展開や新人教育資料として、これまでの情報を活用できます。

社内情報共有に課題を抱えている方は、ぜひ今回紹介した社内情報共有ツールの導入を検討してみることをおすすめします!

画像出典元:O-dan

100社の導入事例まとめがついてくる!

起業LOG独自取材!

起業LOG独自取材!

100社の導入事例まとめがついてくる!

資料請求した方には、起業LOG編集部が独自調査した導入事例まとめをプレゼント!

社内情報共有の資料を一括ダウンロード

比較検討におすすめのお役立ち資料

【特典】社内情報共有ツール選びのお役立ち資料
社内情報共有
資料がすぐに届く!
一括資料請求
起業LOG運営のプロトスター社では一緒に働く仲間を募集しております

ページトップへ