社内情報共有ツールについて

おすすめ社内情報共有ツール12選を比較!導入のメリットは?

記事更新日: 2019/12/13

執筆: 編集部

仕事を効率良く進めるうえで大事なポイントの1つは、情報の共有です。

しかし、巷ではたくさんの情報共有ツールがあります。

・どんなツールを導入すれば良いのか?

・ツールの導入によって、余計な手間や時間がかかってしまうのではないか?

・本当に現場のメンバーが全員利用してくれるのか?

・結局、費用がかさんでしまうのではないか?

など、チェックポイントは多岐に渡ります。

総合的に考えて、どのツールを利用するのが効果的なのかが悩みどころではないでしょうか?

こんなときに是非ご検討頂きたいのが、社内情報共有ツールです!

今回は世間に数多く展開されている社内情報共有ツールの中から、それぞれの特徴をまとめました。比較検討の参考にしてください。

このページの目次

社内情報共有ツールとは

社内情報共有ツールとは、業務を進めていく上で必要になる各種情報をネット上で管理し、複数のメンバーが同時に内容の確認・編集を行えるようにするツールです。

大きく以下のように分類できます。

社内SNS・ビジネスチャット

twitterやinstagramのように文+画像メッセージを社内に発信。メンバー間でリアルタイムに情報共有を行うことで素早いレスポンスが期待でき、履歴を残しつつ意思疎通を行えるツール。

社内Wiki

メンバーがこれまで取得したノウハウやプロジェクト固有の情報などを解説したページを集め、マニュアル化することで情報共有を行うツール。

ファイル共有

WordやExcelなどのアプリケーションで作られたファイルを、メンバーがアクセスできる場所に一括保存し参照・管理できるツール。

グループウェア

メンバーのスケジュールや会議室予約など、社内設備を含めトータルで情報を管理し共有できるツール。

多くのツールは役職ごと・プロジェクトごとなど一定メンバーだけに公開する権限設定が備わっています。もちろん出先からスマホで確認できるモバイル対応を備えているものがほとんどです。

様々な角度から検討して、最も効率化につながるツールを導入したいものです。

おすすめの社内SNS・ビジネスチャット3選

1. 国内利用者数No.1の超人気社内SNS『Chatwork』

画像出典元:「chatwork」公式HP

特徴

Chatwork(チャットワーク)はサイバーエージェントやKDDIなど、現在239,000社以上の企業で導入されている大人気の社内SNSで、日本発の企業のため国際的なセキュリティ基準を満たしており安心して使用できます。

ビデオ音声通話では別のサービスに切り替える必要なくオンライン上で会議をすることができ、タスクやファイルの管理も可能なため、より効率的に仕事ができるのも強みでしょう。

タスクの管理や作成もチャット上で行うことができるため、簡単にタスクを共有可能です。また、Backlogやマネーフォワードクラウド経費、Gmailなど各Webサービスとの連携ができます。

無料プランもありますが、ユーザー管理ができないためセキュリティ面を考慮するとお勧めはできません。ビジネス上で利用するには、ユーザ管理ができ、グループチャット数の制限もない有料版がお勧めです。

Chatworkと同じように人気のSlackと比べてみると、ほぼ同機能の有料プランではSlackよりも費用が安くなります

機能

  • 3種類のチャット機能
  • タスクの作成・編集・管理など
  • ファイルのアップロード・プレビュー

料金プラン

プラン 月額費用 こんな人にお勧め
フリー 0円 まずはお試ししてみたい方
パーソナル 400円/1ユーザー 個人で導入したい方
ビジネス 500円/1ユーザー 組織で導入したい方
エンタープライズ 800円/1ユーザー 管理機能を強化したい方

 

 

2. フリープランで十分に利用できる『Slack』

画像出典元:「Slack」公式HP

特徴

Slack(スラック)は社内SNSの中でも有名なツールの1つで、PC・スマホでも使いやすいインターフェイスと、Googleカレンダー・skype・DropBoxなど、多くの外部ツールとの連携が可能なのが特徴です。

新しく参加するユーザーも、参加前のスレッドや共有したファイルを閲覧することができるので情報共有がスムーズになり、無料プランでも最大14グループまで作成することが可能

検索機能ではSlack上にある過去のメッセージ・ファイル・ファイル内のコンテンツを検索できたり、重要な情報をピン留・お気に入りに登録することで情報の漏れを防ぐこともできます。

無料プランではファイルストレージはチーム合計で5GBまで、検索機能は直近のメッセージ10,000件までに制限されます。50名で使用する場合、1人が1日5件メッセージを投稿すると約2か月(40日間)で10,000件を超えてしまいます。

そのため、無料プランでSlackを利用するには50名以下の企業が適しているでしょう。

 

機能

  • 2種類のグループチャット機能
  • 1対1のチャット機能
  • ファイルの共有

料金プラン

プラン 月額費用 こんな人にお勧め
フリー 0円 基本機能のみで良い方
スタンダード 850円/1ユーザー~ 中小規模の企業
プラス 1,600円/1ユーザー~ 大企業や高度な管理ツールが必要な企業
Enterprise Grid 問い合わせ 規制の厳しい業界や非常に大規模で複雑な企業

 

 

3. 使い慣れているLINEのビジネス版『LINE WORKS』

画像出典元:「LINE WORKS」公式HP

特徴

ビジネス版のLINEがLINE WORKS(ラインワークス)です。基本的な操作方法は通常のものとあまり変わらないため導入しやすいです。

LINE WORKSの特徴として、カレンダー・メール・Driveといった標準機能が豊富にあるので、外部ツールを併用する必要がないという事が挙げられます。

また、2018年9月11日に「LINE WORKS 2.4」がリリースされましたが、これにより自身のLINEアカウントにログインしていれば別途ログイン操作をすることなくLINE WORKSを利用できるようになりました。

増々使いやすくなったLINEWORKS。無料トライアル期間があるので、まずは好きなプランで最大30日間利用してから使い始めることをお勧めします。

機能

  • グループチャット
  • スケジュール管理だけでなくメンバーの予定も表示できるカレンダー機能
  • 全社で共有可能な社内のアドレス帳作成

料金プラン

プラン 月額費用 こんな人にお勧め
フリー 0円 少人数のメンバーでやり取りしたい方
ライト 300円/1ユーザー~ 管理面を充実させて本格的に利用したい方
ベーシック 500円/1ユーザー~ PCだけでなくスマフォでも利用したい方
プレミアム 1,000円/1ユーザー~ 十分なストレージが欲しい方

 

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LINEと基本的な操作方法が同じなのでとても利用がしやすいです。カレンダーやアドレスといった他のビジネスチャットに無い便利な機能も豊富にあります。他の社内SNSと同価格帯のプランを比較…

 

おすすめの社内Wiki 3選

1. コスパ最強。DocBase

特徴

DocBaseの最大の魅力はそのコスパ。他のツールに比べても安い料金で、優れた機能を利用することができます。

文書はMarkdown記法で入力。多くの人にとっては馴染みが薄いかもしれませんが、とても簡単に、かつ綺麗に文書を作成できます。

ボタンによる入力補助も非常に充実しており、実際に筆者自身も、使い始めた日から問題なく利用できました。むしろ使い始めは、楽しくなってやたらと文書を作りすぎてしまうくらいでした。もちろんこれでは本末転倒ですが、いかにDocBaseが使いやすいか分かっていただけるのはないでしょうか。

 

料金プラン

ユーザ数一人あたり毎月 200〜1,125円/月です。

ユーザ数一人追加毎に課金ではなく、一定人数まで料金不変のため、気軽に新しいメンバーを招待できるというのがメリットです。

一方で、例えば3人から4人に増えるときなど、プランが変更になるタイミングでは一人あたりの料金が高くなってしまうというデメリットがあります。

評判・口コミ

DocBase上の議事録は、後に検索しやすい。Googleドキュメントではこうはいかない。議事録用に使用すると決めるなら、便利だと思う。

一方で、プログラミング的なところがあるため、最初は慣れないとメモがしにくい。同時編集機能が使いづらい。

 

権限管理がかなり楽。内部での情報共有も横断的にしやすく使いやすい。

また、外部との情報共有もやりやすいため、営業や社外メンバーとのミーティングや連携を行なう際に重宝する。 ただスマホ上での編集やコメントが大変。

 

今までなら共有されなかったような、二人で立ち話をした内容などもメモで気軽に残せる。意外とそういうとこで大事なことが決まったり、重要な会話をしていることがあるので、地味なようで大きい。

あとはデスクトップアプリがほしい。

 

2. エンジニア向けの esa.io

特徴

DocBaseに匹敵するコスパを誇るのが esa.io です。

DocBaseと同じく、Markdown記法で入力を行いますが、補助機能がDocBaseほど充実していません。Markdown記法に馴染みがあるエンジニアが多い企業に向いているといえます。

またesa.ioでは文書を階層構造で管理します。DocBaseには階層はなく、タグなどによって文書を管理します。esa.ioのように階層構造だと、目当ての文書まで階層をたどっていく手間がかかりますし、DocBaseのような並列構造だと、タグなどの管理に手間取ることになります。

ここは好みが分かれるところだと思いますので、実際に利用してみてから判断するのが確実だといえます。

料金プラン

こちらはDocBaseと違い、一人あたり月額500円という明瞭な料金設定になっています。

評判・口コミ

日報以外にも活用
株式会社メドレー

新規事業を含めると企画開発系のメンバーが今15〜20人ほどいて、ヘビーに使っているのはそのあたりの人達です。最近では管理部などでも導入し始めています。

日報にも使っているんですが、どちらかというと開発物の企画ドキュメントとか、障害発生したときのメモや、社内IT事例など、開発チームっぽい使い方が多いです。

カテゴリのパスが長くなってしまうのが悩み
株式会社ノハナ

カテゴリはきれいにくくれているんですけど、それが6階層とか7階層目になってくるとやっぱりパスが長いよねって話になってきて…メンテナンスのメンバーが適宜そのあたりを直しています。

 

 

3. やや割高な Qiita:Team

特徴

Qiita:Teamの魅力は初心者でも使いやすいUIですが、DocBaseと比較して特に優れているわけではありません。

また、文書を外部に共有できないという点が難点です。

DocBaseではURLを送ることが利用メンバー以外とも文書を共有でき、例えば社外の人とのMTGの議事録の共有などで使えます。

料金プラン

料金は一人あたり月額700円程度。DocBaseよりやや割高です。

評判・口コミ

 

Qiita:Teamはタイムラインがひとつなので、 誰が何やってるかをすごく深いレベルまで知ることができていいなと思っています。

 

情報のオープン化によって、サービス開発チームと他チームとの間の架け橋ができたと感じています。

また、皆に情報を共有しようとする意識が、各自の中で強まってきているとも思いますね。

 

 

おすすめのファイル共有ツール3選

1. 導入実績で選ぶなら『セキュアSAMBA』 

画像出典元:「セキュアSAMBA」公式HP

特徴

「セキュアSAMBA(セキュアサンバ)」は、「操作性」「サポート体制」「料金プラン」「専門性」の4点に特にこだわって運営しているサービスです。

Windowsエクスプローラを基準とした馴染みのあるGUI、手厚いサポート体制、柔軟な料金体系などを実現しています。従業員100人未満のオンラインファイル共有市場3年連続シェア1位という実績が信用性を物語っています。

機能

・操作が簡単でとにかく使いやすい
・安心の徹底したサポート体制
・AWSアドバンスドテクノロジーパートナーに認定された信頼性

料金プラン

・SMB-S20プラン:5,000円/ 月
(初期費用10,000円)

・SMB-S100プラン:15,000円/ 月
(初期費用10,000円)

・SMB-S500プラン:30,000円/ 月
(初期費用35,000円)

・SMB-S1000プラン:55,000円/ 月
(初期費用50,000円)


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2. 安心のNTTブランド『Box over VPN』

     画像出典元:「Box over VPN」公式HP

特徴

「Box over VPN」は、NTTコミュニケーションズが展開しているストレージサービスです。

大容量ファイルを安心して格納できるため、メール添付での送受信が不要になります。ストレージ容量無制限、7種類のアクセス権限の付与、データ暗号化をはじめとした国際的なセキュリティ基準に準拠した万全のセキュリティ対策が特徴です。

機能

・大容量ファイル共有が可能
・アクセス制限機能
・120種類以上の拡張子に対応するプレビュー機能

料金プラン

・Businessプラン:1,800円/ 月
(インターネット型) / 2,600円(VPN型)

・Business Plusプラン:3,000円/ 月
(インターネット型) / 3,800円(VPN型)

・Enterpriseプラン:4,200円/ 月
(インターネット型) / 5,000円(VPN型)

 

3. データ一括取込みが簡単『Dropbox business』

画像出典元:「Dropbox business」公式HP

特徴

「Dropbox business」はチームとの共同作業がもっと楽に行えることをコンセプトにしたストレージサービスです。

ファイルやクラウドに保存しているコンテンツをすべて 1 か所にまとめる機能、PowerPoint・Google ドキュメントなどチームが使いたいすべてのツールを同じ場所に保管できる機能など、使い勝手の良さが魅力です。

機能

・チーム コンテンツを一括管理
・リンクの権限設定
・使い慣れた共同作業ツールを使用可能

料金プラン

・Standardプラン:1,250円/ 月
・Advancedプラン:2,000円/ 月
・Enterpriseプラン:要お問い合わせ

 

おすすめのグループウェア3選

1. 国内5万社が導入する国産老舗サービス!『サイボウズOffice』

画像出典元:「サイボウズOffice」公式HP

特徴

1997年に初代サイボウズ Officeが誕生してから、現在に至るまで、約5万社が導入しているグループウェアシステムです。

メッセージ・会議室などの施設予約・日程調整・ワークフローなど、グループウェアとして必要な機能はほぼ全て揃えており、これ一つで十分!と言えるサービスです。

1ユーザー当たりの費用が他のツールに比べて安いのもポイント。この費用で、これだけ多機能を揃えているのはとても魅力的です。

料金プラン

クラウド版
・スタンダードコース:500円/月/ユーザー
・スペシャルコース:800円/月/ユーザー

パッケージ版(10ユーザーの場合)
・スタンダードコース:63,800円/月/10ユーザー
・プレミアムコース:82,800円/月/10ユーザー

※初期費用 年/108,000円

評判・口コミ

小川会計事務所
カスタムアプリで業務効率化も支援

カスタムアプリの作成時にわからなかったことは、サイボウズのサポートに相談しました。サイボウズのサポートは、「この部分をこうしたい」「こういうことを実現したい」と伝えると、ある方法がダメでも、目的を達成するために他の方法を考えて提案してくれたりして、本当に助かりました。

株式会社モア
煩雑な在庫管理が、画面上で一目瞭然に

試験的に使い始めたのですが、サイボウズの画面を見ればひと目で確認できるので、わざわざ倉庫まで行く手間がありませんし、在庫切れも起こらなくなりました。しっかりと活用すれば、今後は棚卸しのような面倒なこともやらなくてよくなるのではないかと思います。

 

2. Googleが提供する法人向けサービス!『G suite』


画像出典元:「G suite」公式HP

特徴

Googleが提供する個人向けのツールを、法人向けに一括で使用できるグループウェアです。ファイルをオンラインで複数人同時編集できるGoogleドキュメント、Googleスプレッドシートがとても魅力的です。

リアルタイムで共有・更新することができ、部署内やチームで議論をしながらファイル編集や、その場で役割分担をしながらドキュメントを作成することなどが可能です。

料金プラン

・Basic:600円/月/ユーザー
・Business:1,200円/月/ユーザー
・Enterprise:3,000円/月/ユーザー

※初期費用:無料

評判・口コミ

株式会社サニーサイドアップ
G Suite を導入した理由は大きくわけてふたつ

ひとつ目は他社サービスに比べてコストが低かったこと。そしてふたつ目は使い勝手がよかったことです。G Suite は世界中に利用している企業がいたので、安心感がありました。

ビッグローブ株式会社
従来システムより2〜3割程度のコストダウン

従来システムと比べて 2~3 割程度のコストダウンが見込めることに加え、今回、何より重視したのは、新システム導入によって業務の効率化や、生産性の向上が達成されました。

 

3. 勤怠管理と社内情報共有をシンプルに!『TimeBiz』

画像出典元:「TimeBiz」公式HP
 

特徴

勤怠管理と社内情報共有をシンプルに行いたい会社にはうってつけです。

タイムカードはもちろん、スケジュール管理・メッセージ機能・社内掲示板など、情報共有も一括管理が可能。グループ設定やアクセス制限なども細かく設定できるため、情報管理のセキュリティも万全です。

料金プラン

法人毎の定額制なので、一定人数まで料金不変です。1カ月1人65円からと大変お得に利用できます。

所定のユーザーを超える場合は、20ユーザーにつき月額1,000円(税抜)必要です。

200人までは定額13,000円で利用できるので、社員の増減が頻繁な企業でも安心です。

 

自分に合った社内情報共有ツールの4つの選定ポイント

1. 自社に必要な機能は何か 

一口に「情報共有」と言っても、共有したい情報は様々です。

まずは情報共有したい内容と、重要視するポイントを把握しましょう。

確認するポイントとしては、以下が挙げられます。

情報伝達の速さ

→ビジネスチャットは即レスを期待する場合に有効です。

→多数に一斉公開したいのであれば社内SNSが便利です。

情報の長期活用化

→社内Wiki化を行うことで、新入社員や新規参入メンバーへの教育資料としても活用できます。

情報公開の範囲

→多数に公開したいのであれば社内SNSやファイル共有。

    会議資料として公開するならばグループウェアの活用も有効です。

→1対1、または限定グループ内での確認であればビジネスチャットが有効です。

 

2. 使い方は簡単か

どんなに優れたツールでも、現場のメンバーの使い勝手が悪いようでは、誰も使ってくれなくなります。

・操作が簡単か

・ツールのために設定、準備する手間が無いか

・メイン画面で知りたい情報が一目瞭然か

・過去情報の検索が簡単に行えるか

などがチェックポイントになります。

現場での作業を効率化するためのツールなので、ツールのために勉強や作業が発生することは極力避けたいものです。

現状の作業導線を邪魔しないようなツールを選択すると良いでしょう。

3. すでに利用中のツールとのかぶりはないか

既に何らかの情報共有ツールを導入している場合、まずはそのツールの機能を再確認しましょう。

その上で現状不足している部分を補うために、現在利用しているツールと連携できるツールを追加導入すると、より効率良く活用できます。

複数のツールを利用していれば、1つのツールが故障した時にも他のツールで情報共有でき、作業が止まらないというメリットがあるので、おすすめです。

 

4. 無料プラン、お試しプランはあるか

無料のツールの場合、機能が限定的だったり保存容量に制限があったりするものがあります。

より効果的な機能を求める場合は、有料ツールを検討しましょう。

有料のツールには無料トライアル期間を設けているものが多くあります。できれば適用するプロジェクト単位で試してみることをおすすめします。

あくまでもツール導入の目的は「情報の共有」なので、個人的に使い勝手がよくてもメンバー間で情報が効率良く伝わらなければ、ツールを導入する意味が無くなります。なるべく多くのメンバーで試してください。

社内情報共有ツールのメリット3つ

1. 早く正確に情報を共有できる

やはり紙媒体の回覧板形式で共有するよりは、電子ファイルそのものをネット上で管理し配布する方が早く確実です。

またメールやチャットなど複数のツールを使い分けすることで、即レスが必要なもの、当日中に返答が必要なもの、返答不要だが抑えて欲しい情報、などのレベル分けが行えます。

モバイル対応が可能なツールの場合は社外メンバーにも即座に情報提供できます。

2. 情報展開範囲を設定できる

情報の内容によっては、セキュリティレベルに従って公開範囲を限定したい場合があります。

情報共有ツールでは公開範囲の設定もできますので、最小では1対1まで限定公開が可能です。

反対に全社員に通知したい情報の一斉発信も可能ですし、誤解を生まないように図や写真を交えての公開も可能です。

こうした公開範囲を自由に設定できる点も魅力です。

3. 履歴を知的財産として活用できる

情報共有ツールを利用した過去のやり取りは、履歴として参照できる場合がほとんどです。

検索機能を利用することでキーワードから事例を検索したり、通知済の情報を見返したりすることが簡単に行えます。

さらにナレッジマネジメントの活動として、社内Wikiなどを利用し1つの内容に対して各種方面から情報を追記していくと、企業として立派な知的財産になります。

積み上げられた過去の情報をツールごとに整理すれば、新入社員や新規参入メンバーへの教育資料として活用できるでしょう。

社内情報共有ツールのデメリット2つ

1. ツールが故障すると業務に影響する

ツールを導入すれば当然ですが、そのツールを使用することを前提に作業が回るようになります。

もしツール自体が何らかの理由で使えなくなってしまった場合、必要な情報が参照できずに作業が止まってしまうリスクがあります。

ツールを選ぶ際は、ツールの不具合が起きた時のことを想定して、既存ツールと情報連携できるものを選択すると安心です。

グループウェアの会議予約システムに資料を添付しておき、マスターはファイル共有ツールで管理する、などの使い方も有効です。

2. ツールのバージョンアップによって使い勝手が変わってしまうことがある

ツール側は、日々改良を加えたりバージョンアップを行っています。

これはツールの機能強化やセキュリティ対応の向上など、喜ばしい点がたくさんあるのですが、時にバージョンアップによってこれまでの使い勝手に影響する場合があります。

・デザイン変更で情報が見づらくなった

・あったはずの機能が別の場所に移動されている

・頻繁にメモリ不足が発生するようになってしまった

バージョンアップは予告なしに行われることも多いので、色々な事態を想定して常に社員のフォローができるような体制を整えておくとよいでしょう。

まとめ

今回ご紹介した社内情報共有ツールの導入によって、今までより迅速かつ正確に情報が伝達できるようになり、作業の効率が飛躍的に向上します。

また情報のやりとりを履歴として保存できるので、次期プロジェクトへの展開や新人教育資料として、これまでの情報を活用できます。

社内情報共有に課題を抱えている方は、ぜひ今回紹介した社内情報共有ツールの導入を検討してみることをおすすめします!

画像出典元:O-dan

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