Dropbox Business

記事更新日: 2020/03/10

執筆: 編集部

運営コメント

「Dropbox Business」 は、ファイルやドキュメントの作成、共有が行えるツールです。場所を問わずアクセスでき、社員同士が安全なファイル共有を行えます。いつでもどこでも共有でき、作業を開始できるので作業環境がこれまでよりスムーズになるでしょう。

1. チーム フォルダ マネージャー

同期の管理、チームフォルダの状況を把握したり制御できる

2. リンクの権限設定

リンクに対して、パスワードをつけたりダウンロード無効などが行える

3. 遠隔削除

紛失・盗難にあったデバイスにあるファイルを削除できる

良い点

スマホやタブレットで気軽にアクセスでき、オフィス外での作業をスムーズに行えます。iphone、android、Windows、Macと、利用できる端末が非常に多いのが魅力的です。

悪い点

ファイル同期処理がたまに不安定になることがあるようです。ローカルとクラウドでは時間差が出てくるという声もありました。

費用対効果:

月額1250円のものと2000円のプランがあり、3ユーザーまで登録可能です。

UIと操作性:

PCの場合はとてもスムーズに操作できますが、スマホの場合は使い勝手が悪いようです。

知名度:

海外企業では、数多くの会社が利用しています。国内でも、大学内でのファイル共有などに活用されています。

サポート体制(運営会社の):

HP内にあるよくある質問を確認したり、メールや電話で質問などを行えます。

セキュリティ:

ファイルの同期や転送中は暗号化されます。アカウントのアクティビティを監視でき、さらにデバイスが盗難にあった際は遠隔操作でファイルを削除できます。

Dropbox Businessの3つの特徴

1. ファイル共有で作業の生産性をアップ

「Dropbox Business」は、iOS、Android、Windowsなどどんなデバイスからでもアクセスできます。「Dropbox Business」に保存したファイルは、アカウントにリンクしたすべてのデバイスで最新に更新されます。

オフィス外で作業を行う必要がある場合、USBや仕事を行う際の資料などを持ち運ばなくても済みます。会社でやり残した仕事を自宅で再開しやすいのも魅力的です。

Dropboxに保存しているすべてのファイルを直接デスクトップからアクセスできるスマートシンクという機能があります。

スマートシンクを活用することでローカルディスクの容量を気にすることがなくなります。デスクトップから直接ファイルなどにアクセスでき、ストレージの空き容量を節約できるでしょう。


ストレージの空き容量を節約し、デスクトップでもファイルを表示できる!


必要なファイルは簡単に検索可能で、すぐに見つけ出せます。また、最大120日間のバージョン履歴や削除済みファイルの復元が行えます。

2. 安全にファイル共有が行える

「Dropbox Business」は、共有リンクを送信することで社外にもファイルを共有できます。

相手が「Dropbox Business」を活用していなくても内容を確認できます。社外にファイルを共有するのは、多少なりとリスクが考えられますが、「Dropbox Business」は情報漏洩のリスクを減らすための対策を行っています。

例えば、パスワードをかけたり、見られる有効期限をつけられます。

閲覧者情報の管理も行えるため、共有した相手以外の方が見ていた場合はすぐにわかります。管理者側で設定を行いリンクを保護できるため、情報漏洩の心配もないでしょう。


ファイル共有を安全に、簡単に行えます


さらに、コメント機能などを活用することですぐにフィードバックを確認できます。変更内容は自動で更新されるため、一緒にファイルの編集を行うことも可能です。

この機能を上手く活用することで、より相手に伝えたいことを伝えやすくなり、作業の生産性をあげることができるでしょう。

3. シンプルだから誰でも活用できる。

必要な情報だけが活用できる、シンプルなデザインになっています。グループ機能を利用すると、ユーザーリストを確認できます。アカウント内でメンバーリストを作成しておくことで、簡単にメンバー管理が行えます。


ユーザーリストが簡単に作れる!


例えば、新入社員の方へのみのファイル共有やアクセス承認作業などです。特定フォルダへのアクセスを許可したり、制限するのもすべて選択してクリックするだけで行えます。

さらに、チームのアクティビティを追跡可能です。社内外のユーザーとのデータ共有情報を追跡することで、不正アクセスなどを防げます。「Dropbox Business」では、細かく条件を絞ってターゲットを監視できるので、より確実に追跡できるでしょう。

Dropbox Businessの料金プラン


まずは、30日間無料で活用できます。Standardは、安全に保管できる3TBのストレージと、使いやすい共有および共同作業ツールが活用できます。

Advanceedは、チームが必要と感じる容量を都度追加可能です。3ユーザーまで活用できますが、アカウントが3人未満だった場合でも、そのアカウントは再利用可能です。

残りのライセンスは、契約社員やクライアント用などに置いておくと便利です。

Dropbox Businessの評判・口コミ

専門知識がなくても管理でき、費用対効果も抜群で
株式会社メルカリ

これまでワードやエクセルなどで管理していた情報をすべて「Dropbox Business」で管理しました。緊急性の高いファイルへもすぐにアクセスでき、大変助かっています。ファイルサーバーのメンテナンスにかかる費用や時間もいらないため、費用対効果はとても大きいです。どこでも作業を行えて、情報をすぐに共有できるため、作業効率が上がりました。

場所に関係なくファイルを確認でき、無駄を削減できました
大成温調株式会社

作業に関係するデータを事務所以外の場所から確認できるようになり、作業効率が上がりました。また、会議などにも「Dropbox Business」を活用するようになり、ペーパーレス化にも繋がりました。手元のデバイスから必要な書類だけを検索できる為、時間を上手く使えるようになったと思います。

※「Dropbox Business」公式HP参照

まとめ

「Dropbox Business」は、ファイルの共有を簡単に行えるシステムです。様々なデバイスからアクセスできるため、オフィス外でも作業を行うことができ、これまでより作業効率が上がります。

たくさんの資料を管理したい、社員同士のデータ共有を簡単に、そして手軽に行いたいという企業におすすめです。

画像出典元:「Dropbox Business」公式HP

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