Dropbox Business

3.6

記事更新日: 2021/04/27

執筆: 編集部

良い口コミ・評判

内部統制を重視するなら最適のツール

導入時は内部統制に耐えられるかどうかを重視していたため、候補としてはBoxかDropboxの二択でした。

この二つを比較した結果、利用者数も多く個人アカウントとの共有が便利で、外部アクセスができるDropboxを選びました。

二つは費用面でも大差ないので、内部統制を重視してツールを選ぶ場合はこの二択になると思います。

悪い口コミ・評判

時々転送ができない不具合が起こる

パソコンが勝手に同期されることがあり、パソコンのHD容量がいっぱいになってしまいました。

またweb版で、一番前のフォルダに戻ろうと展開式の一番前のフォルダを押すとページ最上位が表示される点が不便です。

展開したフォルダの部分が一番上に来るような設定にして欲しいです。

不具合も時折あって、Transfer機能を使っての転送が原因不明でできないことがあります。

編集部コメント

「Dropbox Business」 は、ファイルやドキュメントの作成、共有が行えるツールです。場所を問わずアクセスでき、社員同士が安全なファイル共有を行えます。いつでもどこでも共有でき、作業を開始できるので作業環境がこれまでよりスムーズになるでしょう。

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1. チーム フォルダ マネージャー

同期の管理、チームフォルダの状況を把握したり制御できる

2. リンクの権限設定

リンクに対して、パスワードをつけたりダウンロード無効などが行える

3. 遠隔削除

紛失・盗難にあったデバイスにあるファイルを削除できる

良い点

スマホやタブレットで気軽にアクセスでき、オフィス外での作業をスムーズに行えます。iphone、android、Windows、Macと、利用できる端末が非常に多いのが魅力的です。

悪い点

ファイル同期処理がたまに不安定になることがあるようです。ローカルとクラウドでは時間差が出てくるという声もありました。

費用対効果:

月額1250円のものと2000円のプランがあり、3ユーザーまで登録可能です。

UIと操作性:

PCの場合はとてもスムーズに操作できますが、スマホの場合は使い勝手が悪いようです。

知名度:

海外企業では、数多くの会社が利用しています。国内でも、大学内でのファイル共有などに活用されています。

サポート体制(運営会社の):

HP内にあるよくある質問を確認したり、メールや電話で質問などを行えます。

セキュリティ:

ファイルの同期や転送中は暗号化されます。アカウントのアクティビティを監視でき、さらにデバイスが盗難にあった際は遠隔操作でファイルを削除できます。

Dropbox Businessの3つの特徴

1. ファイル共有で作業の生産性をアップ

Dropbox Business(ドロップボックスビジネス) は、iOS、Android、Windowsなどどんなデバイスからでもアクセスできます。

Dropbox Businessに保存したファイルは、アカウントにリンクしたすべてのデバイスで最新に更新されます。

オフィス外で作業を行う必要がある場合、USBや仕事を行う際の資料などを持ち運ばなくても済みます。

会社でやり残した仕事を自宅で再開しやすいのも魅力的です。

Dropboxに保存しているすべてのファイルを直接デスクトップからアクセスできるスマートシンクという機能があります。

スマートシンクを活用することでローカルディスクの容量を気にすることがなくなります。

デスクトップから直接ファイルなどにアクセスでき、ストレージの空き容量を節約できるでしょう。


ストレージの空き容量を節約し、デスクトップでもファイルを表示できる!


必要なファイルは簡単に検索可能で、すぐに見つけ出せます。

また、最大120日間のバージョン履歴や削除済みファイルの復元が行えます。

2. 安全にファイル共有が行える

Dropbox Businessは、共有リンクを送信することで社外にもファイルを共有できます。

相手がDropbox Businessを活用していなくても内容を確認できます。

社外にファイルを共有するのは、多少なりとリスクが考えられますが、Dropbox Businessは情報漏洩のリスクを減らすための対策を行っています。

例えば、パスワードをかけたり、見られる有効期限をつけられます。

閲覧者情報の管理も行えるため、共有した相手以外の方が見ていた場合はすぐにわかります。

管理者側で設定を行いリンクを保護できるため、情報漏洩の心配もないでしょう。


ファイル共有を安全に、簡単に行えます


さらに、コメント機能などを活用することですぐにフィードバックを確認できます。

変更内容は自動で更新されるため、一緒にファイルの編集を行うことも可能です。

この機能を上手く活用することで、より相手に伝えたいことを伝えやすくなり、作業の生産性をあげることができるでしょう。

3. シンプルだから誰でも活用できる。

必要な情報だけが活用できる、シンプルなデザインになっています。

グループ機能を利用すると、ユーザーリストを確認できます。

アカウント内でメンバーリストを作成しておくことで、簡単にメンバー管理が行えます。


ユーザーリストが簡単に作れる!


例えば、新入社員の方へのみのファイル共有やアクセス承認作業などです。

特定フォルダへのアクセスを許可したり、制限するのもすべて選択してクリックするだけで行えます。

さらに、チームのアクティビティを追跡可能です。

社内外のユーザーとのデータ共有情報を追跡することで、不正アクセスなどを防げます。

Dropbox Businessでは、細かく条件を絞ってターゲットを監視できるので、より確実に追跡できるでしょう。

Dropbox Businessの料金プラン


まずは、30日間無料で活用できます。Standardは、安全に保管できる3TBのストレージと、使いやすい共有および共同作業ツールが活用できます。

Advanceedは、チームが必要と感じる容量を都度追加可能です。

3ユーザーまで活用できますが、アカウントが3人未満だった場合でも、そのアカウントは再利用可能です。

残りのライセンスは、契約社員やクライアント用などに置いておくと便利です。

Dropbox Businessの評判・口コミ

専門知識がなくても管理でき、費用対効果も抜群で
株式会社メルカリ

これまでワードやエクセルなどで管理していた情報をすべてDropbox Businessで管理しました。緊急性の高いファイルへもすぐにアクセスでき、大変助かっています。ファイルサーバーのメンテナンスにかかる費用や時間もいらないため、費用対効果はとても大きいです。どこでも作業を行えて、情報をすぐに共有できるため、作業効率が上がりました。

場所に関係なくファイルを確認でき、無駄を削減できました
大成温調株式会社

作業に関係するデータを事務所以外の場所から確認できるようになり、作業効率が上がりました。また、会議などにもDropbox Businessを活用するようになり、ペーパーレス化にも繋がりました。手元のデバイスから必要な書類だけを検索できる為、時間を上手く使えるようになったと思います。

※「Dropbox Business」公式HP参照

まとめ

Dropbox Businessは、ファイルの共有を簡単に行えるシステムです。

様々なデバイスからアクセスできるため、オフィス外でも作業を行うことができ、これまでより作業効率が上がります。

たくさんの資料を管理したい、社員同士のデータ共有を簡単に、そして手軽に行いたいという企業におすすめです。

画像出典元:「Dropbox Business」公式HP

Dropbox Businessの評判・口コミ

コンサルティング業界

2〜10人

リテラシーの低めな顧客との共有には最適

利用にかけた費用

年間14,500円(130ドルの円換算)かかっていいます。

使いやすいと感じた点を教えてください。

顧客とのデータファイルをやり取りするのに一番簡単なツールだと思います。

ITリテラシーが低い方でも、デスクトップに共有フォルダを設定してあげれば、その後のやり取りが非常にスムーズになりますし、大量のデータを取り扱いしやすいです。「フォルダに入れる」というシンプルなユーザーインターフェースなので、説明が不要で相手に理解してもらいやすい点が気に入っています。

不便だと感じた点を教えてください。

弱点は、検索性が低い点だと思います。というのも、どこにどのファイルがあるかを探すのが大変だからです。他にも、PCのHDDにデータが残っている設定にするとHDD/SSDの容量がとられてしまうのも不便です。

最近はパスワード管理など新しい機能が登場していますが、あまり使いやすいとは思えません。

他の会社にもおすすめしますか?

DropboxはITリテラシーがそんなに高くない顧客とデータをやり取りする、シンプルな使い方に最適なツールだと思います。Gmailの添付ファイルをそのままDropboxに保存できる連携機能はかなり便利です。

IT業界

2〜10人

内部統制の面と社員の使用歴から導入

利用にかけた費用

2年くらい使用していて、年払いで年間22ライセンスで50万の費用がかかっています。

使ってみた感想をおしえてください

サポート体制と内部統制に耐えられるかを比較ポイントにして導入を決めました。そう考えるとOnedriveはofficeとの連携できるので使えますが、teamsなどでも使っているセキュリティの設計が複雑になるので別にしました。

またOnedriveだと課金すると高くなってしまいます。そもそも全部マイクロソフトにするのはトラブルの面から避けたという感じです。

最も比較したのはboxで、費用も含めてほとんど違いはないのですが、過去に使ったことある人が社内に多かったのでDropboxにしました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

個人のアカウントとの共有ができるところです。以前はオンプレミスで使っていたため外部からのアクセスができなかったのですが、外からもアクセスできるようになったので、リスクはありますが便利になりました。不便さはあまりありませんが、同期が勝手にされるのは迷惑です。

不便だと感じた点を教えてください。

パソコンのHDの容量をいっぱいにしてしまうことがあったり、予防しているもののセキュリティでの全スキャンは全て有効になってしまったことがありました。

小売業界

31〜50人

外部ツールとの連携が取れそうならお勧め

使いやすいと感じた点を教えてください。

2019年4月-2020年10月現在まで使用しています。 Dropboxに入れたファイルを共有したり加工することが出来て使いやすかったです。

今まではダウンロードしないと見られない資料もリンクを送ることで共有できてよかったです。

不便だと感じた点を教えてください。

会社がメインで使っているEメールツールと相互性がなかったため、ファイルにアクセスすることに少々時間がかかったりトラブルがあったりしました。また、ダウンロードやアップロード作業にも不慣れな方は戸惑う場面があり、そのフォローアップが必要だったので、そこも不便でした。

それに、外部ツールとの連携もあまりしやすくないと思いました。 別途パスワード等の設定が必要だった為です。 ただ他の会社にもおすすめはします。ただし、メールソフトや、外部ツールとの連携がとれている場合は特にお勧めしますが、そうではない場合は無理に使う必要もないかなと感じました。

サービス/外食/レジャー業界

2〜10人

ストレージを頻繁に使わない企業ならお勧め

利用にかけた費用

2019年1月~2020年10月現在まで利用していますが、無料で利用することができています。

使いやすいと感じた点を教えてください。

具体的には、事務所内で書類内容をメモするためにスマートフォンで写真を撮ることがありますが、それをパソコンと共有するために利用しています。撮った写真を複数枚まとめてストレージにアップロードできて、パソコンの方でデータを取り出すのもコピペだけで簡単なので、重宝しています。また、ワードやエクセルデータのバックアップとしても使っていて、50~100ファイル以上あっても1回でアップできるので便利です。

不便だと感じた点を教えてください。

写真データが大きかったりするとアップロードに時間がかかったり、容量オーバーになってしまうことがあります。容量を増やすためにはビジネス用のストレージを購入する必要がありますが、今のところは不要なデータを削除して容量を確保しながら使っています。

そのためストレージをそこまで頻繁に利用しない会社ならオススメできますが、かなりしっかりと使いたい会社はビジネスプランで購入する必要があると思います。

2〜10人

操作が簡単で携帯版も便利

利用にかけた費用

初期費用0円で、年額プラン契約で1,200円/月ほどでした。このツールは2019年5月~2020年10月現在まで利用していますが、かなりおすすめのツールです。

使いやすいと感じた点を教えてください。

簡単操作でクラウドサービスで「よくある使い方」程度の知識でできるので、あまり詳しくない人でも使いやすいと思います。個人向けからBusinessプランまであるので、幅広い企業に向けてよいと思いますが、会社設立したてや小規模事業に特にお勧めです。元々2GBまでは無料ですし、その後1,000円ちょっとで一気に2TBまで使えますし、個人事業主を含めた個人向けからビジネスプランまで揃っていて変更もしやすいからです。

機能的に便利なのは、PCでも携帯でもアクセスできるので楽だと思いました。Web版ではファイル名変更やフォルダ作成などの操作がGoogleDriveと似ていたので、個人的に新たに使い方を覚える必要もなく、使いやすいと感じました。とくに複雑な操作は不要なので、簡単でよいです。

また、携帯において、Chatwork・Slack・Gmailとの相互性がよいので、携帯での作業でも使いやすい点がよいです。加えて、Dropbox上でエクセルやワードを直接編集できるのもよいです。 

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