「Dropbox Business」 は、ファイルやドキュメントの作成、共有が行えるツールです。場所を問わずアクセスでき、社員同士が安全なファイル共有を行えます。いつでもどこでも共有でき、作業を開始できるので作業環境がこれまでよりスムーズになるでしょう。
「Dropbox Business」 は、ファイルやドキュメントの作成、共有が行えるツールです。場所を問わずアクセスでき、社員同士が安全なファイル共有を行えます。いつでもどこでも共有でき、作業を開始できるので作業環境がこれまでよりスムーズになるでしょう。
初期費用は特に無し
Standardプラン(月額1,500円/ユーザー）に、3ユーザーで申し込み。
コロナ在宅勤務時に、クラウドでの業務が必要となったため。
大学の研究室でも用いられていた、信頼性と提案のあった富士ゼロックス（現：富士フイルムビジネスイノベーションジャパン社）よりも、コストが安かったことが決め手。
2022年6月～2023年6月現在も利用中
・他のユーザーと共有するフォルダの作成作業は、非常に簡単。
・他のユーザーが変更した場合、どのファイルについて誰が作業したか、報告が入る。
・削除してしまったファイルの復元が容易い。
・重たい画像中心のPDFファイルを、リンクで送れる簡便さがいい。
・上記について、仕事上で使用する書類や写真などのデータの重いファイルを、これまで分割し、都度パスワード保護をして送っていた。しかし、リンクで送れることで、一括で済み、仕事の効率を上げた。
・現場でタブレットから情報を引き出せるのも大変便利。
・外付けHDDなどと比べと、ネット速度環境が悪い時は、ロードに時間がかかる。
・例えば、在宅勤務の際に使用しているソフトウェア経由で、クラウドに保存してあるファイルを開こうとフォルダを選択しても、開くまでに30秒近くかかる。一度開いた画像が、表示形式をかえていないのに、プレビューされなくなることもある。
・インターネット回線が落ちた場合、外付けHDDやNASと違い、ネットワーク上に存在しない為、一切の業務が不可能になる。
・上書きや削除してしまったファイルの復元作業等、技術的に他のユーザーが作業できないものがある。
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン社のDocuworksを使用していて、リンク先としてDropboxに作った専用フォルダに繋ぐと便利。
メールで届いたパスワード付PDFファイルも、Docuworksで印刷をして保管できる。
不動産業界にはぴったりだと思う。
1枚あたりの画像データがかなり重たくなった今、クラウドなくして保存することは厳しい。
ペーパレス化が進む今、複合機とDocuworksとの連携は必須だし、そのためにNASも導入したが、すべてのファイル共有をNASに頼り切るのも不安があったので、NASはFAXやスキャンデータの一時的な格納のみにとどめ、データは仕分けしてクラウドに保存している。
料金プラン：Dropbox Business Standardプラン
社員数が３０名を超え、チーム内の資料などをオンラインでファイル共有する必要があり、Dropbox無料版では容量が足りなくなったため。
2016年4月～2017年4月
料金が高く、社員数増加に伴い費用を捻出できなくなったため。
・オンラインでファイルを共有できる。
・ベンダーを経由すると、比較的安く購入できる。
・オンラインストレージの容量が他のツールと比べて大きい。
・他社製品と比べ、ランニングコストがかかる。
・ベンダー経由商品だと、問い合わせ対応が遅い。
・障害対応をしてくれないことがあった
・同ファイルを複数名編集すると自分のバージョンが作成され、最新バージョンが分かりづらい。
大容量ファイルを扱う社員のみDropbox Businessを利用し、他社員は無料版を使用した。
ライセンス料が高く、ランニングコストもかかるため、お勧めしない。
スタンダード
2016年10月〜2022年1月現在も利用中
社内共有ツールを利用していなく、共有データも増えたため最初はお試しで無料プランを利用していました。
無料プランがあるので、お試しとして気軽に利用することができる。アカウント登録などシンプルでわかりやすい。フォルダを共有したい人にメールアドレスで招待できるので相手のアドレスがわかれば共有できる点は面倒ではないため使いやすい。
無料プランだと保存できるデータ量が限られるため、あまり多くのデータを共有できない。特に写真や動画の数が多いと新しい情報に更新されないので結局、プランをあげて保存できる容量を増やさないと使えない。時々更新されていないことがあるので自分で更新をかけないといけない。
無料版もありお試しとして少人数での共有ツールとして使用する分には問題ありませんが、共有する人が増え、データ量も増えると月額プランをUPしないといけないのと、サポート関係がわかりにくいです。
他のオンラインストレージは、オフィスソフトとの相性が悪かったため。
2021年1月～2022年7月現在も利用中。
・会社のデスクトップパソコンのデータを、自動バックアップでモバイルとの共有が簡単だったため。
・オフィスソフトやノートパソコンと相性が良かった。
・過去にGスイーツを使用したが、エクセルデータのフォーマットが崩れる現象が起きたので、Dropboxにした。
・ノートパソコンを客先へ持ち込んだ際、データを会社に忘れてしまった時には助かった。
・クラウド上だけでなく、ダウンロードして現地のパソコンでローカルでも作業できる。
・データがパソコンのフォルダと同期しているので、データを探しやすい。
・契約が5ユーザーからしかできない。
・個人事業主では5ユーザー契約はコストパフォーマンスが落ちる。
・サポートに1ユーザーからの利用を直談判しても融通が利かない。
・Gスイーツでは１ユーザーから使用できた。
・データストレージを有効利用するために、外部記憶装置（HD）を利用し、無駄なデータは外部記憶に移し、共有するデータのみパソコン上に残すとストレージの節約になる。
5ユーザー以上でデータを共有する企業向け。
ローカルでデータ共有をしている企業は、オンラインストレージに切り替えた方が危機管理的には有利かと思われる。
2000円程度 容量が3TBで基本的には個人向けのプラン。
エクセルで見積もりや発注書の作成を行なっており、以前はTeraStationのshereフォルダを使用して、同拠点内で情報共有していた。拠点を超えて共有したい資料や編集が可能なツールを探してdropboxを導入しました。
2019年5月〜2022年5月現在も利用中
・情報の更新が遅い。できていない場合もあった。上方修正したデータを今すぐ確認してほしいと言われたが、更新に時間がかかっており、リアルタイムで確認できなかった。
・一部フォルダについて、他のPCから全くアクセスできないものがあった。いろいろと原因を模索したが、結局修正できずそのフォルダは使用しないことにした。
・上記のようなトラブルがあった際のサポート体制が弱い
月額2000円 Professional
エクセルで見積もりや発注書の作成を行なっており、以前はTeraStationのshereフォルダを使用して、同拠点内で情報共有していた。拠点を超えて共有したい資料や編集が可能なツールを探してdropboxを導入しました。
2019年5月〜2022年5月現在も利用中
・ダウンロード等の手間無しに情報を確認、編集できる点
・ランニングコストが低い
・ネット環境があれば、どのPCからもアクセスできる
・上記具体例として、自分のPCから、社内に不在の社員のフォルダへアクセスし、エクセルを開いて見積もりなどを編集できる。急ぎのときは特に重宝している。
エクセルやワード等で情報管理しており、遠隔での編集を希望する場合はおすすめ。案件ごとに担当者がいても、上司やチームメンバーが同じ案件の情報を気軽に確認できるので、サポート体制も整うと思う。
スタンダードプラン 月々1,250円のものを使用していた記憶です。
2012年6月〜2019年7月頃
・複数のPCからアクセスが可能であり、リアルタイムでフォルダ内が更新できるため。
・共通のツールを入れておくことで各スタッフ間でのツール共有が行えるため。
・webサイトの更新ファイルなど、常に個人パソコン内では必要ないデータを保管でき、いつでもアクセスできる。
・ダウンロードして上書き保存をしなくても、リアルタイムで上書きできるため、いつも最新のデータを共有できる。
・外部スタッフとも共有が可能なため、メールでの添付漏れなどのミス防止にもなっていた。
・パソコンのスペックにも関係してくるかと思いますが、フォルダ及びデータの同期に時間がかかる。データ容量が少ない時は問題ないが、上書きデータが複数であったり容量が多い場合、同期に時間がかかる。
・上記によって、CPUが圧迫され他の作業の処理にも影響してしまう点が不便。
現在、クラウド上でファイル共有できるツールは他にもたくさん出てきているため、特別Dropboxをすすめる必要はないと考えます。もっと、使いやすくアクセスしやすいツールがあると考えます。
おおよそですが年間1万円
2019年6月～2022年3月現在も利用中
・総務部長からの「データの送付がメールのみでやり取りすることが非効率的だ」と意見から導入が決定されました。
・求めた機能としては、データ共有を楽にする、公開範囲を役職別で指定し、それらを管理する、クラウドサービスを利用することによりファイルをみやすい状態にする、等です。
・データの共有が楽々な所が一番助かりました。
・中身も見やすく、整理されたプラットフォームでした。
・他のメールサービスと違い大容量のデータ送付ができる点がよかったと感じました。
・クラウドサービスなので機能として仕方がなかったと思いますが、2名同時に同じファイルを編集してる場合は別々で上書き保存がされません。編集のタイミングによって、変更内容が反映されないことがある点は困りました。
・新しいファイルを入れたときに、他の人も見られる状態になるまで時間がかかる時がしばしばありました。
・主にメールにはなりますが、ドラッグアンドドロップをする際に重さがなかった点です。
・USBケーブル使用の際は、㍶のデータと比べると少し時間がかかりました。
入社時～2022年4月現在も利用中
仕事を外周することが多い会社なので、データのやり取りをセキュアできるシステムを導入したと聞いています。
初めてでもスムーズに利用できるという点もメリットです。
・データのやり取りの際、メールアドレスを用いてアクセス権を付与し保存先をシェアするだけで良いので、プロジェクト管理をしやすかったです。
・アクセス権が突然切れてしまうことがしばしばありました。
・繰り返し発注している外注さんから、「アクセスできないです！」というメッセージが不定期で飛んできて、その都度アクセス権を確認し再度付与をし直すという手間がかかってしまいました。
オススメします。
プロジェクトで大人数が関わり、順番に作業をして１つのものを作り上げるようなお仕事で、データ容量が大きいものをタイムリーにシェアする必要がある場合に適していると思います。
費用：月間1250円、他のプランとの違いはストレージ容量が5TBと多いことです。個人用と違って社員全員のアカウントをまとめることができているようです。
2015年頃から2022年3月現在も利用中
・社員間のファイルデータのやりとりのために導入したのがきっかけです。
・VPN構築が不要ですぐに使えて、日本のどこに居てもアクセスできるのがメリットです。
・クラウドの強みでバックアップ機能が便利です。
・具体的には、大切な顧客のや売上管理表などが、アルバイト社員の誤った操作でデータがおかしくなってしまったり、間違った内容で更新してしまったPSDファイルなどをバックアップ機能で復元します。
・起動時の更新作業が重たいです。
・常に通信を行っているので、パソコンを数時間つけっぱなしにしていると、目に見えてパソコンに負荷がかかってきてしまいます。
・Dropbox内のデータ一向に更新されなかったり、パソコン自体の動作が不安定になって固まったりすることがあります。更新されていない状態でファイルをいじると最悪破損してしまうので、会議中にこの事象が起こると皆が焦ってしまいます。
・発表資料が更新されていなかったことがあり、こうなってしまうと、かなり時間の無駄になります。
・導入のしやすさや使いやすさは高いと思いますので、いままで社内VPN環境でしかデータ共有スペースを置いていない企業や、個人事業主さんにおすすめしたいと思います。
・社員数が多くて同時に接続や作業をする機会が多い企業や、ネット環境が貧弱すぎる企業、支給しているパソコンが貧弱な企業には、正直、向いていないです。
この記事では編集部おすすめの法人向けオンラインストレージ（ファイル共有サービス）の中からおすすめの16選をご紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどをまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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