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記事更新日: 2021/08/03
他のストレージは一般向けがほとんどですが、こちらは様々なSaaSと連携が可能だったりとビジネスライクのファイル共有に特化していると感じます。また、ここまでのセキュリティは担保するなどが明言されているので、安心して利用ができます。
GoogleドライブやDropboxのようにパソコンと気軽に同期できない部分は不便にも感じます。一般向けでない分、他のツールにあるようなフレンドリーさや、それに伴う使いやすい感じがないです。また、アップデートする際には、一回一回ダウンロードしなくてはならないところも不満です。
容量が無制限でストレスフリーであること、セキュリティの高さがboxの特徴です。法人向けに作られ、toBを意識したツールなので、社内の情報共有ツールとしてはとても優れたツールとなっています。
編集部がユーザー企業に行ったboxの良さに関してのインタビューでも、多くの企業が「セキュリティへの安心感」を挙げました。不便と感じる点には、PC環境との同期がしづらく、都度ダウンロード・アップロードが必要という操作性を挙げた企業が多くありました。現在boxはOffice365との連携強化を薦めているので、今後解消されていくでしょう。
boxだけ知りたい方はこちら
情報共有の際に、それぞれユーザーに異なる権限を与えることができる
パスワードで保護したリンクを使い、機密文書を共有できる
ユーザーのログを追うことができるので、情報漏洩を防ぐことが可能
boxの魅力はなんと言っても、他ツールと比べてセキュリティが高いことでしょう。容量が無制限なのも特徴の1つです。
社内ツールとしてはとても優秀なのですが、個人用もしくは無料で使うのであれば容量が少ないこともあり、あまりおすすめできません。
社内で使うと考えるのであれば、容量やセキュリティを踏まえ費用値効果は高いと言えます。
他ツールと比べて別段優れているところはありません。
権限設定やログ監視などによる機能を使うことで、セキュリティを高い状態に保つことができます。
ファイル1つ1つにURLを作ることができるので、社外の人にも簡単に情報を共有することができます。
オンラインストレージサービスは社内の情報をデータ化することにより、業務を効率化することができるとても便利なサービスです。
しかし電子データであるがゆえに、オンラインストレージには情報漏洩などのセキュリティ面での問題が付きまといます。そんな問題がある中でセキュリティ面の高さ、信頼度の高さで支持されているオンラインストレージサービスが「box」です。
今回はそんなboxのどこがすごいのか、他ツールと比べてどこが優れているのかなどを紹介しようと思います！
このページの目次
オンラインストレージは情報漏洩などのセキュリティ問題を抱えています。社員が多くなればなるほど、このセキュリティ問題は深刻化していきます。
そんな問題を解決してくれるのが「box」です。boxが多くの会社から選ばれている理由の大きな特徴は、そのセキュリティの高さにあります。
boxのすごいところは全世界で66万以上の会社に利用されているのにも関わらず、大きなセキュリティ事故を起こしていないことです。
理由としてはboxはもともと企業向けに作られたサービスなので、セキュリティ面の高さは意識されて作られました。さらには他のストレージサービスとは違い、toC向けの顧客が少ないので、box側の管理がそれほど大変ではないという理由もあります。
boxのセキュリティが高い理由は「権限設定」という機能があることが大きいです。
管理者は誰にどんな権限を与えるのかを自由に選択することができ、ユーザー毎に変更することができます。「このユーザーには閲覧のみ」「このユーザーにはプレビューのみ」などの権限設定を選択することが可能です。
boxにはログ監視という機能があり、この機能はユーザーがどんな行動をしたのかを追うことができます。このログ監視を使うことにより、誰がいつ編集したのか？どんな情報を保存したのか？ということを管理者が把握することができ、情報漏洩のリスクを下げることができます。
Boxには様々な機能があるので、その機能を使うことで情報共有を手軽に使うことができます。
クラウド上にファイルを保存することにより、ファイル１つ１つにURLを作ることができます。そのURLを使うことでboxに直接アクセスすることができ、あらゆる人たちとフォルダの共有をすることが可能です。
この機能を使うことにより、毎回メールにファイルを添付する必要がなくなり、業務が効率化します。
パスワードで保護したリンクを使い機密文書を共有、または共有リンクに有効期限を設定することができ、それらのファイルを消去できます。この機能を使うことで、必要な時に必要な人たちにのみ情報を共有できます。
Word、Excel、PDF、写真などの120種類のファイルをプレビューすることができます。これによりファイルをダウンロードする必要がなくなり、作業が効率化されます。
メンバー間でファイルやフォルダを共有したり、ファイルを簡単に追加、移動、編集したりすることができ、常に最新のバージョンで利用することが可能です。
boxは「Businessプラン」か「Enterpriseプラン」に登録することにより、容量が無制限になります。企業でオンラインストレージを使う場合は、容量が無制限であればストレスを感じることなく使用することができます。
さらに、動画や重たいファイルも全て保存することができるので、業務の効率化にも繋がります。
料金は、個人向けのIndividualプランと法人向けのBusinessプランが用意されています。
| 料金プラン | 初期費用 | 月額費用 | ストレージ容量 | ファイル上限 |
| 無料プラン | 無料 | 無料 | 10GB | 250MB |
| Personal Pro | 無料 | 1,200円 | 100GB | 5GB |
個人利用については、単純に使用するデータ容量でプランを選んでよいでしょう。
法人は、4つのプランから選ぶことができます。1番人気は「BusinessPlusプラン」です。
共有ユーザーが社内のみ・10名までの場合は、最安値のStarterプランが利用できます。
社外とのやりとりが必要な場合は、Business Plus または Enterpriseプランを選びます。
その上で以下に該当する企業はEnterpriseプランを選択しましょう。boxの特徴であるセキュアを充分に享受できます。
・連携先システムが4つを超える
・電子透かし埋め込みが必要
・パスワードポリシーが適用できる
今回はビジネスでの活用という前提をして、それぞれのビジネスプランでの料金・容量の比較をしていきたいと思います！
上の表をみてもらうと、boxの料金は中間あたりということがわかると思います。
しかし、値段は他ツールと比べて安いということはありませんが、容量が無制限なことと、セキュリティの高さがboxの強みなので、法人で導入する場合にはおすすめのツールです。
boxが他ツールと比べて優れている点は、何度も書いているように「セキュリティの高さ」です。上記でも紹介しましたが、豊富な権限設定やユーザーの履歴を追うことができるので、問題が起きることはほぼないです。
さらにはboxはtoB向けに作られた法人ツールなので、toC向けの対応にかける時間が少なく、toB向けの対応にかける時間が増えます。このことによりセキュリティ維持にかける時間が増えます。
このセキュリティの高さによって築き上げられた信頼度が、他ツールと比べると圧倒的に違うので、boxは支持されていると言えるでしょう。
国際的な活動に伴う業務でやり取りされるファイルについて、多々問題が発生していました。「Box」を導入したことにより、情報共有や資料の共同制作がスムーズに進められています。
※「box」公式HP参照
IT業界
1001人以上
データをメールで添付すると重くなったり宛先間違えが起こり得ますが、これを利用すれば相手に素早く送ることができます。また、権限だけ付与して、あとで送るなどもできるし、データ使用量も気にしないで良いので柔軟に対応できます。後は、バージョン管理が楽です。更新したものを保存すると、ver.2などと勝手に入力してくれます。
反対に、Googleドライブと比べてエクセルをアップロードすると、これの中で更新できないところは不満です。機能で言ってもBOXでできることはグーグルドライブでもできる印象です。
IT業界
1001人以上
OSのパソコン上の感覚でファイルを整理したり、プレビューができたり、UIが良いツールです。反対に、Box以外にもストレージ系のサービスはたくさんありますが、それらとあまり変わりはないように思えます。以前はWindowsのものを利用していましたが、それよりは少し便利かな程度です。
IT業界
1001人以上
過去はDevnetというサービスを利用していましたがファイルの検索機能がないため、こちらに乗り換えました。
DevnetはローカルにおけるCドライブのようなイメージでファイルを開くのはすごく早かったのですが、それに対してBoxはかなり遅くなっています。また共有リンクを作るのも面倒で、有効期限の解除をしないと作ったリンクがある期間経ちましたら消えるので手間がかかると感じています。
とはいえ機能は充実していますし、検索も簡単にできているのでオススメのサービスです。
広告業界
1001人以上
初期費用は30,000〜50,000円、月額費用は3,000〜5,000円程度です。
データを更新する度に自動的にバージョン◯◯という形で保存をしてくれるのはとても便利だと思いました。私自身、よく前のバージョンのファイルを消して困ることがよくあるので、その機能はとてもありがたいです。
普通のパソコンのフォルダに慣れているbox初心者からすると、まずいちいちboxにアクセスしなくてはいけないのは少し不便に感じます。あとメモ帳の編集の仕方がわからなかったり、始めにフォルダを全部boxに移動するのに時間がかかったり、慣れるまでは機能がわかりにくいなあと思いました。
もう少し初心者にもわかりやすいUIにしていただけるとありがたいです。
IT業界
1001人以上
バージョン管理がしっかりしている(信用できる)ので、上書きや削除が発生しても問題ないです。またオンラインのビューアも良く見えるので、簡単な内容確認には役立ちました。
反対にドキュメントのバージョン管理がしっかりし過ぎているのか、時々ファイルを参照しただけで新バージョンのファイルとして保存されることがあり、実害はないのですが、慣れるまで混乱しました。
全体的には使いやすいサービスで、個人的にはバージョン管理がうまく機能しているのがありがたかったです。複数の人で共有して、比較的頻繁にドキュメントを更新するような使い方には向いているのかと思います。逆に、各人で自分のファイルを保存しておくだけであれば、オーバースペックかも知れません。
IT業
1001人以上
他のストレージは一般向けがほとんどですが、こちらは様々なSaaSと連携が可能だったりとビジネスライクのファイル共有に特化していると感じます。また、ここまでのセキュリティは担保するなどが明言されているので、安心して利用ができます。
GoogleドライブやDropboxのようにパソコンと気軽に同期できない部分は不便にも感じます。一般向けでない分、他のツールにあるようなフレンドリーさや、それに伴う使いやすい感じがないです。また、アップデートする際には、一回一回ダウンロードしなくてはならないところも不満です。
メーカー
251〜500人
導入前は誤送信等の問題が多く、メールでの添付はやめようとなって、BOXで共有するルールにしました。
共有の手順を定めたことで、チームの誤送信に対する危機意識を高められました。メールだとそのまま勢いで送ってしまいがちですが、一度クッションになる手順を挟むことで送信先を確認するステップになります。これによって誤送信の防止になったと感じています。
手順を定めたことで危機意識は増したのですが、よくよく考えると、ツール自体で誤送信を防止できているわけではありません。一手間増やして目視確認しているだけにすぎないという社内の意見が増えてきたので、シェアポイントやTEAMSに運用変更しました。
おすすめしません。Teamsやシェアポイントで同様の作業ができることに気づいたので、現在は使っていません。全社でも投資対効果に見合っていないと判断されたのか、利用しなくなっていました。
IT
31〜50人
初期費用:30,000円、月額費用: 3,000円/1ライセンス
拡張アプリが豊富で、box内のファイルをブラウザ上で修正可能な拡張があった。ファイルをいちいちローカルにダウンロードせず修正が可能なので、素早く修正したいときにとても便利だった。
また、ブラウザ上で修正時に他の人が同ファイルを修正できないよう、ファイルロック機能(修正ができない)もあり、無用なファイルの競合や先祖返りが起きなくて便利だった。
拡張アプリがものによっては動作が重く、作業効率があまり良くない。特にoffice系の拡張アプリ(ブラウザ上でofficeファイルを開き、ファイルダウンロードせず修正できる機能)は重くなりがちで、再インストールすることが多かった。
連携しやすいと感じた。
chatworkやslackなどのコミュニケーションツールやconfluenceなどのナレッジツール、writeやtrelloなどのタスクツールとの連携アプリが豊富に用意されていた。
次の会社にすすめられそう。
医療
101〜250人
初期費用0円、現在も無料プラン
コロナが流行して、患者の入院生活の様子を家族が見ることができなくなったため、家族に動画などで入院生活の状況などを見せられるツールを探していました。
フォルダ毎にQRコードを作れて、それを家族に使ってもらうだけで、いつでも動画や写真を見確認してもらえます。凄く喜ばれることが多くて嬉しかったです。セキュリティの面でも優秀と聞いているので、box以外は使用していません。
過去には他のツールは使用していないのですが、フォルダの動画が長くなったとき、boxからデータを開くと、ネット環境によっては（非常にデータが重いため）再生が遅くなったり、カクカクしてしまったりすることがあります。正常に使えるまでに時間がかかるので、急いでいる時にイライラしてしまいます。
撮影した写真や動画を写真アプリを開いてboxに入れるための操作は、非常に簡単でした。
QRコードをお渡しするだけで、多くのデータを複数の方に共有できる特徴をもっています。それぞれの顧客や企業でフォルダを共有するような場面がある会社ですと、使いやすいと思います。
サービス
1001人以上
今まではローカルフォルダやスプレッドシート、メール添付など点在していた資料を、boxに集約することで、共有できない資料が減らせた。置き場所が統一されて、大事な資料をすぐに探し出しやすくなった。
スプレッドシートで運用していた資料をbox移行するのが大変だった。スプレッドシートの方がアクセスステップが短いので（開くまでの工数が少なくて早い）、box上で編集すると重く感じることが多かった。
例えばパワーポイント資料は、オンラインで編集するときに編集者が重なると、上書きできていなかったり、一部の操作がやたらと重くストレスを感じることが多かった。
大手企業にはよいと思うが、中小企業はローカルフォルダの方が操作性がよいと思う。全社移行することは大規模な改革が必要で、ある程度社内で統制を取って移行しないと中途半端になって、コストだけがかかり元の運用に戻ってしまいそう。
数多くのオンラインストレージサービスがある中、boxはtoB向けに作られたオンラインストレージサービスなので、セキュリティが高く信頼度も厚いです。さらに、容量が無制限なので社内での情報保存・共有の際にストレスなく利用することができ、社内の情報共有がスムーズになります。
オンラインストレージを導入するか迷っている方、既存の使っているツールを変更したいと考えている方は、boxを検討してみてはいかがでしょうか！
画像出典元：「box」公式HP
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起業LOG独自取材！
紙媒体のデザインやサイネージ映像を制作しており、デザインデータの大容量化にサーバ問題が逼迫していました。解決しようとしてもシステムの複雑さが悩みでしたが、「Box」の導入により全てが解決し業務のスピードが向上しています。