box

boxの魅力はなんと言っても、他ツールと比べてセキュリティがたかことでしょう。容量が無制限なのも特徴の1つです。

社内ツールとしてはとても優秀なのですが、個人用もしくは無料で使うのであれば容量が少ないこともあり、あまりおすすめできません。

はじめに

オンラインストレージサービスは社内の情報をデータ化することにより、業務を効率化することができるとても便利なサービスです。

しかし電子データであるがゆえに、オンラインストレージには情報漏洩などのセキュリティ面での問題が付きまといます。そんな問題がある中でセキュリティ面の高さ、信頼度の高さで支持されているオンラインストレージサービスが「box」です。

今回はそんなboxのどこがすごいのか、他ツールと比べてどこが優れているのか、などを紹介しようと思います！

boxの3つの特徴

１．セキュリティの高さ

オンラインストレージは情報漏洩などのセキュリティ問題を抱えています。社員が多くなればなるほど、このセキュリティ問題は深刻化していきます。

そんな問題を解決してくれるのが「box」です。boxが多くの会社から選ばれている理由の大きな特徴は、そのセキュリティの高さにあります。

・大きなセキュリティ事故が起きていない

boxのすごいところは全世界で66万以上の会社に利用されているのにも関わらず、大きなセキュリティ事故を起こしていないことです。

理由としてはboxはもともと企業向けに作られたサービスなので、セキュリティ面の高さは意識されて作られました。さらには他のストレージサービスとは違い、toC向けの顧客が少ないので、box側の管理がそれほど大変ではないという理由もあります。

・権限設定の細かさ

boxのセキュリティが高い理由は「権限設定」という機能があることが大きいです。

管理者は誰にどんな権限を与えるのかを自由に選択することができ、ユーザー毎に変更することができます。「このユーザーには閲覧のみ」「このユーザーにはプレビューのみ」などの権限設定を選択することが可能です。

・利用者の履歴を追うことができる

boxにはログ監視という機能があり、この機能はユーザーがどんな行動をしたのかを追うことができます。このログ監視を使うことにより、誰がいつ編集したのか？どんな情報を保存したのか？ということを管理者が把握することができ、情報漏洩のリスクを下げることができます。

２．ファイル共有の手軽さ

Boxには様々な機能があるので、その機能を使うことで情報共有を手軽に使うことができます。

・添付ファイルが不要

クラウド上にファイルを保存することにより、ファイル１つ１つにURLを作ることができます。そのURLを使うことでboxに直接アクセスすることができ、あらゆる人たちとフォルダの共有をすることが可能です。

この機能を使うことにより、毎回メールにファイルを添付する必要がなくなり、業務が効率化します。

・機密ファイルをセキュアに保存できる

パスワードで保護したリンクを使い機密文書を共有、または共有リンクに有効期限を設定することができ、それらのファイルを消去できます。この機能を使うことで、必要な時に必要な人たちにのみ情報を共有できます。

・ダウンロードせずにファイルをプレビューできる

Word、Excel、PDF、写真などの120種類のファイルをプレビューすることができます。これによりファイルをダウンロードする必要がなくなり、作業が効率化されます。

・メンバー全員が同じフォルダ・ファイルを使用

メンバー間でファイルやフォルダを共有したり、ファイルを簡単に追加、移動、編集したりすることができ、常に最新のバージョンで利用することが可能です。

３．容量が無制限

boxは「Businessプラン」か「Enterpriseプラン」に登録することにより、容量が無制限になります。企業でオンラインストレージを使う場合は、容量が無制限であればストレスを感じることなく使用することができます。

さらに、動画や重たいファイルも全て保存することができるので、業務の効率化にも繋がります。

料金プラン

料金プランは３つのプランから選ぶことができます。おすすめは「Businessプラン」です。

「Starterプラン」だと容量が100GBと少ないのですが、「Businessプラン」にすることにより、容量が無制限になります。さらに、ファイルのアップロード量も増えるので、重たいデータも簡単にアップすることができます。

コスト面で考えても「Businessプラン」のコストが、機能を踏まえた上で一番妥当でしょう。

他ツールとの比較

今回はビジネスでの活用という前提をして、それぞれのビジネスプランでの料金・容量の比較をしていきたいと思います！

料金・容量の比較

上の表をみてもらうと、boxの料金は中間あたりということがわかると思います。

しかし、値段は他ツールと比べて安いということはありませんが、容量が無制限なことと、セキュリティの高さがboxの強みなので、法人で導入する場合にはおすすめのツールです。

他ツールと比べてどこが優れているのか？

boxが他ツールと比べて優れている点は、何度も書いているように「セキュリティの高さ」です。上記でも紹介しましたが、豊富な権限設定やユーザーの履歴を追うことができるので、問題が起きることはほぼないです。

さらにはboxはtoB向けに作られた法人ツールなので、toC向けの対応にかける時間が少なく、toB向けの対応にかける時間が増えます。このことによりセキュリティ維持にかける時間が増えます。

このセキュリティの高さによって築き上げられた信頼度が、他ツールと比べると圧倒的に違うので、boxは支持されていると言えるでしょう。

boxの評判・口コミ

容量不足の改善

GREE

様々なコンテンツやサービスを自社開発する中で慢性的なストレージの容量不足に悩んでいが、boxを導入することで慢性的なストレージ容量不足問題の制約から脱退することができました。

費用を削減

船井総研（FCR)

アクセス制御や大容量のファイルの取り扱い、モバイル対応や多様なファイル形式に対応したプレビュー機能など多くのメリットを享受できました。結果として業務の大幅な効率化と、約1500万円を越えるシステム開発費用を抑えることができました。

※「box」公式HP参照

まとめ

数多くのオンラインストレージサービスがある中、boxはtoB向けに作られたオンラインストレージサービスなので、セキュリティが高く信頼度も厚いです。さらに、容量が無制限なので社内での情報保存・共有の際にストレスなく利用することができ、社内の情報共有がスムーズになります。

オンラインストレージを導入するか迷っている方、既存の使っているツールを変更したいと考えている方は、boxを検討してみてはいかがでしょうか！

関連記事

【厳選20選】もう迷わない！おすすめのオンラインストレージを徹底比較！

この記事では、おすすめのオンラインストレージ20選をご紹介し、ツールを選ぶポイントを解説していくので、導入する際のご参考になればと思います！

画像出典元：「box」公式HP

その他の【オンラインストレージ】のツール