Google Drive

4.0

記事更新日: 2021/08/03

執筆: 松木大誠

良い口コミ・評判

周囲でも使っているので導入がスムーズ

基本的には便利に使えます。自分が昔から使っていて使い慣れていることだけでなく、他の会社でも皆が使っているので、様々なデータをやりとりできます。みんなですぐに使えるので導入しやすかったです。

悪い口コミ・評判

権限付与の方法が難しい

使い始めた頃は共有の権限付与の仕方が難しく感じました。操作を間違えて、共有しなくてよい人に共有してしまったこともあります。仕事で権限付与の方法を間違ってしまうと取り返しがつかない恐れもあるので、あまり良いツールとは思っていません。

編集部コメント

個人でも会社内でも、Google Drive(グーグルドライブ)はおすすめの情報共有ツールです。Googleドキュメントやスプレッドシートなども使うことができ、WordやExcelを持っていない人でも、簡単に文書を作成・共有することが可能になります。

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1. 情報の保存・管理

さまざまな情報を保存・管理できる

2. 文書作成・共有

Googleドキュメントやスプレッドシートで文書を作成・共有できる

3. 検索機能

検索したいワードを入れるだけで、情報を見つけることができる

良い点

会社内で使う場合、容量が無制限なのは大きなメリットです。ドキュメントやスプレッドシートをクラウド上で作成・共有でき、同時編集も可能です。

悪い点

無料のプランでは容量が少なく利用者の管理もできないため、企業で利用する場合は有料のビジネス向けプランにする必要があります。

費用対効果:

680円/月から始められて、ストレージだけではなく、文書作成や共有ができるのはとても便利です。

UIと操作性:

シンプルでとても見やすく、多くなった情報も検索をすることで見つけることができるので、情報がどこにあるのかも見つけやすいです。

セキュリティ:

Googleという信頼度もあり、しっかりとしたセキュリティ体制が整っています。

社外連携:

共有したあとにコメントや編集を加えることができ、非常に便利です。

はじめに

Google driveを社内に導入しようと考えている方は多いと思います。

しかし、Google Driveではいったい何ができるのか、無料なのか有料なのか、といった疑問を持つ方も少なくないと思います。そんな疑問を解決するために、特徴や料金比較を用いてGoogle Driveを紹介していこうと思います!

Googleドライブの 5つの特徴・使い方

1. さまざまなファイルを保存、管理することができる

写真、画像、動画、音声などのデータを保存することができます。さらには、ドキュメント、スプレットシート、プレゼンテーション、PDF、フォルダなどのデータも保存することが可能です。

2. 文書を作成、共有、編集することができる

文書を作成する

Google driveではさまざまな文書を作成することができます。Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドなどの文書を作成可能です。さらには、GoogleフォームやGoogle図形描画なども作成できます。

文書を共有する

Googleドライブ内の情報であれば、他のユーザーと共有することができます。

共有の仕方は簡単で、まずは右上にある共有ボタンを押します。



次に共有したい相手の名前、もしくはメールアドレスを入れます。



最後に、ファイルやフォルダを決めたら「編集者・閲覧者(コメント可)・閲覧者」を選択することができるので、それぞれに権限を設定して完了です。Google Driveにはこの権限設定があるので、情報を安全に扱うことが可能です。



共有した文書をリアルタイム編集できる

リアルタイム編集とは、共有した文書を複数人で同時編集することができる機能です。

例えば議事録を同時に確認しつつ文書を編集することができたり、提案書などのスライドファイルも同時に編集することができます。

さらには指定した個所にコメントする・コメントに返信する、という機能を使うことで、Google内で意思疎通を完結することもできます。

3. ドキュメントをスキャン

Androidであれば、あらゆる書類をスキャンすることができます。領収書、手紙、請求書といった書類を写真に撮るだけで、ファイルがPDF形式でドライブに保存されます。この機能を使うことによって、紙媒体のものを、データ化することが可能になります。

4. 検索機能で情報を見つけやすく

ドライブでは画像内の被写体やスキャンしたドキュメント内のテキストを検出することができます。例えば「エッフェル塔」で検索すると、その言葉が含まれるテキストドキュメントや画像を見つけることが可能です。



さらには検索範囲を絞ったり、方法を変更することもできるので「過去1ヶ月以内に編集していて、タイトルに〇〇株式会社と入っているプレゼン資料」といった形でピンポイントで探すことができます。



5. セキュリティが高い

はじめに、ファイルは共有しない限り非公開の設定なので、他の人に見られる恐れはありません。

もしPC・スマホ・タブレットを紛失、破損した場合、ログインCookieリセット、または、モバイル端末のデータ消去などを使うことで情報漏洩対策になります。

Cookieリセットとは、ユーザー名とパスワードの自動入力をリセットすることです。このことにより、無くした端末からのログインを防ぐことができます。

モバイル端末のデータ消去とは、モバイル端末が紛失・盗難に会った時に、管理者がその全てのデータ、またはGoogleのデータのみを消去できる機能です。

消去するのは無くしてしまったモバイル端末だけなので、他のデバイスや、他の認証済みのモバイル端末であればログインすることはでき、全デバイスのデータが消えるわけではありません。

他にもさまざまなセキュリティ設定があります。

個人で使う場合には自分でこの設定はできるのですが、組織で使う場合にはこの設定は管理者しかできないので注意が必要です。

また、GmailなどのGoogleサービスで使用されているのと同じセキュリティプロトコルのSSLで暗号化されてるので安心です。

※SSLとはSecure Sockets Layerの略です。SSLを使用してパソコンとサーバー間の通信データを暗号化することで、第三者によるデータの盗聴や改ざんなどを防ぐことができます。

Googleドライブの料金プラン

個人で使う場合には無料の15GBで十分です。下記は有料プランとなっていますが、無理に有料プランにする必要はありません。

企業で導入する場合、おすすめは10~30人の小規模会社なら「Basicプラン」で十分でしょう。規模が大きい会社では保存するデータも増えていくので、「Businessプラン」がおすすめです。

Googleドライブを企業で導入する方法

Google Driveを企業で導入しようと考えている方は多いと思います。Google Driveは組織で使う場合と、個人で使う場合では、導入方法が異なります。

まず、個人で利用する場合では、無料で使うことができるのですが、組織で使うとなると、Google Workspaceという有料サービスに登録する必要があります。

Google Workspaceとは

Google Workspaceとは、ビジネスに必要なあらゆるGoogleサービスを、一つで管理することができる便利なツールです。下が実際のGoogle Workspaceの画面です。

ドキュメントやスプレッドシートなどの情報を共有アイテムで共有することができ、カレンダーではチーム全員の予定を管理できるので、会議などの参加確認も簡単にできます。

上記の画像に入っているツールの情報を、チーム内で共有することができます。

Google Workspaceの料金プラン

この中で私がおすすめするプランは、小規模会社で導入するならBasicプラン、大規模会社で導入するならBusinessプランをおすすめします。

まず小規模会社でBasicをおすすめする理由は、Basicプランでも上記の画像で紹介した、Google Workspaceサービスを使うことができるからです。あれだけのサービスを使うことができれば、機能としては十分です。容量も30GBあれば小規模会社で心配する必要はないので、無理に容量無制限のBusinessプランにする必要はないと思います。

大規模会社の場合は、容量が30GBでは足りないので、無制限のBusinessプランの方がストレスなく作業できます。さらに、ユーザーのアクティビティを監視できる機能も付いているので、セキュリティ面の向上が期待できます。

類似ツール「OneDrive」との比較

個人であれば無料で利用できますが、ここでの比較はビジネスでの利用を前提とした時の比較をしていきたいと思います!

料金・容量・機能の比較

Google Drive(Google Workspace)の場合



OneDriveの場合



どちらを使うべきか?

Officeアプリケーションを既に持っている場合には、540円で1TBの容量を使うことができるので、OneDriveを購入することをおすすめします。

OneDriveはOfficeアプリケーション(PowerPointやWord)を直接開いたり、保存することができるので連携が便利です。

OneDriveに興味のある方は、OneDriveについて詳しく書いた記事をご覧になってください!


しかし、Officeアプリケーションを社員全員が持っているとは限らない場合、680円月/でOfficeアプリケーションと遜色ないGoogleアプリケーションを使えるGoogle Driveの方がコスパはいいです。

正直、おすすめとしてはGoogle Driveの方が安価で、初心者でも使いやすいので、企業で導入する場合には、Google Driveの導入をおすすめします!

Google Driveの評判・口コミ

IT

2〜10人

Google AppsがMacで使えるともっと良い

使ってみた感想をおしえてください。

基本的には便利です。使っている理由は、昔から使っていて使い慣れており、皆が使っているからというところが大きいです。

不便だと感じた点を教えてください。

Google Appsは、Windowsだと自分のPCでローカル作業ができますが、Macだと作業ができません。ここが使いやすくなればもっと良いと思います。

保育園

31〜50人

操作のミスによりトラブルが生じた

使ってみた感想をおしえてください。

仕事以外でもプライベートで写真を共有するために使っていました。共有の権限の付与の仕方が初めは難しく、間違えて共有しなくてよい人に共有してしまったこともありました。

他の会社にもおすすめしますか?

仕事で権限付与の方法を間違ってしまうと取り返しがつかない恐れもあるので、あまりおすすめできません。使い慣れている人や会社であれば便利に使えると思います。

IT

11〜30人

ほどんどの機能が無料で使用できる

利用にかけた費用

無料

使いやすいと感じた点を教えてください。

若手はほとんど利用方法を説明なしに使用できるので、利用方法のマニュアル作成や説明が省けて大変助かっています。アカウント作成も簡単でした。アンケート収集機能もあるので、会議の出欠確認が大変楽になりました。

不便だと感じた点を教えてください。

情報セキュリティの安全性が心配なので、業務内容を事細かに記載するような日報をアップロードするのはやめておこうという話になりました。なので、日報をアップロードするのはやめています。セキュリティ面でもう少し信頼できるともっと良いと感じます。

外部連携はしやすいと感じましたか?

スマホで閲覧等できるのは便利だ思います。

他の会社にもおすすめしますか?

無料でほどんどの機能が使用できるといった面が一番のポイントとしておすすめします。ただし、セキュリティ面には十分注意した使い方をした方がいいと思います。

通信

11〜30人

無料で、なおかつほとんどの人が利用方法に慣れている

利用にかけた費用

無料

使いやすいと感じた点を教えてください。

無料で、なおかつほとんどの人が利用方法に慣れているので良いと思いました。

そもそも弊社の従業員は客先常駐で、従業員の勤務状況や仕事内容を詳しく把握することが難しい環境でした。帰社したときも詳しい話の場が必ずあるわけではありません。導入後は、連絡やコミュニケーションが円滑になってよかったと思っています。

不便だと感じた点を教えてください。

特にありません。若手育成のためにも、悩みや仕事状況など逐一把握できる状態にしたいということで導入したのですが、目的に合った使い方はできていると思います。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめです。Googleアカウントは多くの方が持っているので、操作説明がほぼ必要ありません。写真や社内報等の共有にも便利に使えると思います。

IT

101〜250人

Googleアカウントさえあれば簡単に共有できる

使いやすいと感じた点を教えてください。

  • ファイルごとに閲覧者、編集者など権限設定できる。
  • ドライブ内の検索がスムーズにできる。
  • ダウンロードのパターンに複数の選択肢がある。
  • ドラックするだけで簡単にアップロードできる。

不便だと感じた点を教えてください。

  • ドライブ上でそのままExcelやWordが開かない。(毎回ダウンロードするか、google file streamから開いている) 
  • フォルダごとに閲覧権限が設定できない。(現在はいくつもグループでドライブを作成して使い分けている)

他の会社にもおすすめしますか?

Googleアカウントさえあれば簡単に共有できるので、おすすめします。Googleドキュメントやスプレッドシートが使えるので、編集履歴や入力データの復元が簡単にできてとても助かります。

通信

51〜100人

データ量が多くてもクラウド保存で重くならない

使いやすいと感じた点を教えてください。

Googleドキュメントやスプレッドシートの利用促進のため、メジャーなGoogleドライブを採用しました。外部に共有が必要なデータも多く、GoogleドキュメントやスプレッドシートのURLを貼り付ければ簡単に共有できるのは便利です。

不便だと感じた点を教えてください。

強いて言えば、慣れないうちは不便だと思いました。

外部連携はしやすいと感じましたか?

slackと連携。簡単にアップロードできるので便利。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。クラウド上で保存するため重くならず、扱うデータ量の多い仕事で使いやすいです。

通信

251〜500人

スプレッドシートの共同編集が容易

使いやすいと感じた点を教えてください。

スプレッドシートは、エクセルと違って共同編集が容易なのでで助かります。意図せず更新した場合もバージョン管理されているため、サルベージできる点が嬉しいです。

不便だと感じた点を教えてください。

バージョン管理は少し更新しただけで新しい版が保存されるので、目的の版を見つけるのは大変です。

他の会社にもおすすめしますか?

スプレッドシートとエクセルのそれぞれに良いところ悪いところがあり、関数が微妙に違うので、使い分けられるITリテラシーのある人が多い会社に向いてると思います。

コンサルティング

2〜10人

携帯と連動している

利用にかけた費用

なし

使いやすいと感じた点を教えてください。

  • Excelなどの Officeソフトのデータを共有できること
  • 大阪や東京など離れた場所でデータ共有したいときに無料でできること

不便だと感じた点を教えてください。

最初はGoogleの画面からどこを開けばスプレッドシートが開けるのかもわかりずらかったです。Googleの画面から各ツールをクリックして、そこからまた目的のデータを探して…と検索するのが結構面倒でした。もっと簡単な方法があるのかもしれませんが、その方法がわかりません。手探りでやっていくしか対処法がないので困っています。

外部連携はしやすいと感じましたか?

ExcelなどのOfficeソフトへの連携はしやすいのですが、少々見にくい印象があります。

他の会社にもおすすめしますか?

Googleなら知らない人はいないので、導入はしやすいと思います。携帯とも連動しているので、パソコンがないときでも利用したい人には特に向いているかもしれません。

レジャー

51〜100人

顧客情報など重要機密を扱わないのであればおすすめ

利用にかけた費用

基本的には無料

使いやすいと感じた点を教えてください。

スプレッドシートやプレゼンテーションが利用できるので、チーム内で同一のファイルを編集できるのが利点だと思いました。飲食を事業としているので、各店舗のPCから本社ファイルにアクセスできたりと、共有能力の高さに利便性を感じています。

不便だと感じた点を教えてください。

スプレッドシートの関数の知識がない人や、PC作業に明るくない従業員が触った際に、スプレッドシートの関数や書式を壊されたことがありました。関数や計算式が理解できない人のためにセルを保護する手間が加わったのはデメリットに感じました。

外部連携はしやすいと感じましたか?

基本的にグーグルドライブとグーグルフォトなどは連携が良いです。写真付きのマニュアル作成等をする際には、不便を感じませんでした。

他の会社にもおすすめしますか?

小規模な会社で、あまり顧客情報など重要機密を扱わないのであれば、おすすめします。ただし、パスワードを定期的に変更するなどリスク管理が徹底できない体制では情報漏えいの危険性があるので、おすすめましません。

IT

51〜100人

Googleアカウントのまま使用できて連携もできる

利用にかけた費用

0円

使いやすいと感じた点を教えてください。

  • 無料で利用できる
  • 社員同士がSlackを使用していて、Googleアカウント活用していた

こういった背景があって導入したと聞いています。

私自身はプライベートで使うOneDriveと比べると、Google DriveはGoogleアカウントを作ることでGmailやカレンダー、その他Googleの使いやすい機能と連携できる点が便利で嬉しいです。

不便だと感じた点を教えてください。

初心者から、「クイックアクセスでのファイルの見方・使い方がよくわからない」と言われることが多かったです。フォルダーに移動したはずなのに、ずっとファイル表示の直下に残ってると勘違いされるので、説明するのが少し難しかったです。

外部連携はしやすいと感じましたか?

共有URLを取得できるのでSlackにそのまま貼り付けて共有ていました。Excelを共有できるので、研修の進捗を講師と確認でき便利でした。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめできます。Gmailを使用している企業さんも多いと思いますので、そのアカウントのまま使用できて連携もできるのはメリットだと思います。

コンサルティング

101〜250人

共有機能が使いやすい

使いやすいと感じた点を教えてください。

ファイルの共有方法が右クリックからすぐできるので、共有機能が使いやすかったです。その共有自体もリンクからすぐ飛べるので、効率が良かったです。

不便だと感じた点を教えてください。

原因は分かりませんが、スマホアプリ版で動画を再生すると「再生できない形式」と認識されるときがあります。そのときはスマホでは再生ができません。(Web版ではもちろん再生できます)

少し時間が経てばスマホでも再生できるようになることもあり、動画に関しては少し不安定な感があって不便だと思うことがあります。

他の会社にもおすすめしますか?

Officeファイルも共有できるので、互いにファイルを更新して送り合う必要がある企業さんはメールから乗り換えることをおすすめしたいです。

まとめ

Google driveはあらゆる情報を保存することができ、複数人での共有や共同編集をすることができる優れものです。特にGoogleドキュメントやスプレッドシートとの連携がとても便利です。

文書を作成した後すぐにフィードバックを貰えたり、同時に同じファイルを編集できたりと、業務の効率化をはかることができます。実際に筆者の社内でも使っていますが、情報伝達がスムーズで、作業を効率化することができています。

スマホアプリでの使い勝手もいいので、どんな時でも情報を編集、共有できるのはとても便利です。Androidの場合は、あらかじめGoogleアカウントがあるので、登録もする必要がなく導入ハードルが低いのも特徴です。

Google Workspaceの有料プランは、無料で14日間使用することができるので、気になっている方はぜひ一度使ってみてください!

画像出典元:Google Drive公式HP

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