Google Drive

記事更新日: 2018/10/01

執筆: 松木大誠

運営コメント

会社内での情報共有ツールとしてGoogle Drive(グーグルドライブ)を使うことはおすすめです。Googleドキュメントやスプレッドシートなども使うことができ、WordやExcelを持っていない人でも、簡単に文章を作成・共有することが可能になります。

1. 情報の保存・管理

さまざまな情報を保存・管理できる

2. 文書作成・共有

Googleドキュメントやスプレッドシートで文章を作成・共有できる

3. 検索機能

検索したいワードを入れるだけで、情報を見つけることができる

良い点

会社内で使う場合、容量が無制限なのは大きなメリットです。ドキュメントやスプレッドシートをクラウド上で作成・共有でき、同時編集も可能です。

悪い点

無料のプランでは容量が少なく利用者の管理もできないため、企業で利用する場合は有料のビジネス向けプランにする必要があります。

費用対効果:

月/600円から始められて、ストレージだけではなく、文章作成や共有ができるのはとても便利です。

UIと操作性:

シンプルでとても見やすく、多くなった情報も検索をすることで見つけることができるので、情報がどこにあるのかも見つけやすいです。

セキュリティ:

Googleという信頼度もあり、しっかりとしたセキュリティ体制が整っています。

社外連携:

共有したあとにコメントや編集を加えることができ、非常に便利です。

はじめに

Google driveを社内に導入しようと考えている方は多いと思います。

しかし、Google Driveではいったい何ができるのか、無料なのか有料なのか、といった疑問を持つ方も少なくないと思います。そんな疑問を解決するために、特徴や料金比較を用いてGoogle Driveを紹介していこうと思います!

Googleドライブ 5つの特徴・使い方

1. さまざまなファイルを保存、管理することができる

写真、画像、動画、音声などのデータを保存することができます。さらには、ドキュメント、スプレットシート、プレゼンテーション、PDF、フォルダなどのデータも保存することが可能です。

2. 文章を作成、共有、編集することができる

文章を作成する

Google driveではさまざまな文章を作成することができます。Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドなどの文章を作成可能です。さらには、GoogleフォームやGoogle図形描画なども作成できます。

文書を共有する

Googleドライブ内の情報であれば、他のユーザーと共有することができます。

共有の仕方は簡単で、まずは右上にある共有ボタンを押します。



次に共有したい相手の名前、もしくはメールアドレスを入れます。



最後に、ファイルやフォルダを決めたら「編集者・閲覧者(コメント可)・閲覧者」を選択することができるので、それぞれに権限を設定して完了です。Google Driveにはこの権限設定があるので、情報を安全に扱うことが可能です。



共有した文書をリアルタイム編集できる

リアルタイム編集とは、共有した文章を複数人で同時編集することができる機能です。

例えば議事録を同時に確認しつつ文書を編集することができたり、提案書などのスライドファイルも同時に編集することができます。さらには意思疎通をGoogle内で完結することもできます。

文章にコメントすることも可能

(コメント機能)

3. ドキュメントをスキャン

Androidであれば、あらゆる書類をスキャンすることができます。領収書、手紙、請求書といった書類を写真に撮るだけで、ファイルがPDF形式でドライブに保存されます。この機能を使うことによって、紙媒体のものを、データ化することが可能になります。

4. 検索機能で情報を見つけやすく

ドライブでは画像内の被写体やスキャンしたドキュメント内のテキストを検出することができます。例えば「エッフェル塔」で検索すると、その言葉が含まれるテキストドキュメントや画像を見つけることが可能です。



さらには検索範囲を絞ったり、方法を変更することもできるので「過去1ヶ月以内に編集していて、タイトルに〇〇株式会社と入っているプレゼン資料」といった形でピンポイントで探すことができます。



5. セキュリティが高い

はじめに、ファイルは共有しない限り非公開の設定なので、他の人に見られる恐れはありません。もしPC・スマホ・タブレットを紛失、破損した場合、ログインCookieリセット、または、モバイル端末のデータ消去などを使うことで情報漏洩対策になります。

Cookieリセットとは、ユーザー名とパスワードの自動入力をリセットすることです。このことにより、無くした端末からのログインを防ぐことができます。

モバイル端末のデータ消去とは、モバイル端末が紛失・盗難に会った時に、管理者がその全てのデータ、またはGoogleのデータのみを消去できる機能です。

消去するのは無くしてしまったモバイル端末だけなので、他のデバイスや、他の認証済みのモバイル端末であればログインすることはでき、全デバイスのデータが消えるわけではありません。

他にもさまざまなセキュリティ設定があります。

個人で使う場合には自分でこの設定はできるのですが、組織で使う場合にはこの設定は管理者しかできないので注意が必要です。さらにGoogle Driveは、GmailなどのGoogleサービスで使用されているのと同じセキュリティプロトコルのSSLで暗号化されてるので安心です。

※SSLとはSecure Sockets Layerの略です。SSLを使用してパソコンとサーバー間の通信データを暗号化することで、第三者によるデータの盗聴や改ざんなどを防ぐことができます。

料金プラン

個人で使う場合には無料の15GBで十分です。下記は有料プランとなっていますが、無理に有料プランにする必要はありません。

企業で導入する場合、おすすめは10~30人の小規模会社なら「Basicプラン」で十分でしょう。規模が大きい会社では保存するデータも増えていくので、「Businessプラン」がおすすめです。

Google Driveを企業で導入する方法

Google Driveを企業で導入しようと考えている方は多いと思います。Google Driveは組織で使う場合と、個人で使う場合では、導入方法が異なります。

まず、個人で利用する場合では、アカウントを作り、無料で使うことができるのですが、組織で使うとなると、Google Suiteという有料サービスに登録する必要があります。

Google Suiteとは

Google Suiteとは、ビジネスに必要なあらゆるGoogleサービスを、一つで管理することができる便利なツールです。下が実際のGoogle Suiteの画面です。

ドキュメントやスプレッドシートなどの情報を共有アイテムで共有することができ、カレンダーではチーム全員の予定を管理できるので、会議などの参加確認も簡単にできます。

上記の画像に入っているツールの情報を、チーム内で共有することができます。

Google Suiteの料金プラン

この中で私がおすすめするプランは、小規模会社で導入するならBasicプラン、大規模会社で導入するならBusinessプランをおすすめします。

まず小規模会社でBasicをおすすめする理由は、Basicプランでも上記の画像で紹介した、Google Suiteサービスを使うことができるからです。あれだけのサービスを使うことができれば、機能としては十分です。容量も30GBあれば小規模会社で心配する必要はないので、無理に容量無制限のBusinessプランにする必要はないと思います。

大規模会社の場合は、容量が30GBでは足りないので、無制限のBusinessプランの方がストレスなく作業できます。さらに、ユーザーのアクティビティを監視できる機能も付いているので、セキュリティ面の向上が期待できます。

類似ツール「OneDrive」との比較

ここでの比較はビジネスでの利用を前提とした時の比較をしていきたいと思います!

料金・容量・機能の比較

Google Drive(Googe Suite)の場合



OneDriveの場合



どちらを使うべきか?

Officeアプリケーションを既に持っている場合には、OneDriveは540円で1TBの容量を使うことができるので、OneDriveを購入することをおすすめします。OneDriveはOfficeアプリケーション(PowerPointやWord)を直接開いたり、保存することができるので連携が便利です。

OneDriveに興味のある方は、OneDriveについて詳しく書いた記事をご覧になってください!

しかし、Officeアプリケーションを社員全員が持っている場合は少ないので、月/600円でOfficeアプリケーションと遜色ないGoogleアプリケーションを使えるGoogle Driveの方がコスパはいいです。

正直、おすすめとしてはGoogle Driveの方が安価で、初心者でも使いやすいので企業で導入する場合には、Google Driveの導入をおすすめします!

まとめ

Google driveはあらゆる情報を保存することができ、複数人での共有や共同編集をすることができる優れものです。特にGoogleドキュメントやスプレッドシートとの連携がとても便利です。

文章を作成した後すぐにフィードバックを貰えたり、同時に同じファイルを編集できたりと、業務の効率化をはかることができます。実際に筆者の社内でも使っていますが、情報伝達がスムーズで、作業を効率化することができています。

スマホアプリでの使い勝手もいいので、どんな時でも情報を編集、共有できるのはとても便利です。Androidの場合は、あらかじめGoogleアカウントがあるので、登録もする必要がなく導入ハードルが低いのも特徴です。

Google Suiteの有料プランは、無料で14日間使用することができるので、気になっている方はぜひ一度使ってみてください!

画像出典元:Google Drive公式HP

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