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「使えるファイル箱」は中小企業に最適なクラウドファイル共有サービス
「使えるファイル箱」は、月額費用固定でユーザー数に制限なく利用できるため、これから事業が拡大していく組織には特にオススメです。
既存のパソコン操作と同じ感覚で利用できるため、今までクラウドサービスに触れてこなかった人でも安心して利用することができます。
他社サービスと比較すると標準ストレージ容量が少なめではありますが、大容量のデータは追加ストレージを購入することでまかなえます。
そのため、中小企業から大企業まで、各企業の実情に合わせた柔軟な使い方が可能です。
「使えるファイル箱」は中小企業に最適なクラウドファイル共有サービス
「使えるファイル箱」は、月額費用固定でユーザー数に制限なく利用できるため、これから事業が拡大していく組織には特にオススメです。
既存のパソコン操作と同じ感覚で利用できるため、今までクラウドサービスに触れてこなかった人でも安心して利用することができます。
他社サービスと比較すると標準ストレージ容量が少なめではありますが、大容量のデータは追加ストレージを購入することでまかなえます。
そのため、中小企業から大企業まで、各企業の実情に合わせた柔軟な使い方が可能です。
記事更新日: 2024/11/11
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このページの目次
使えるファイル箱は、利用ユーザー数に関わらず料金が一定です。
つまり、個別アカウント作成が無制限です。
社員数に合わせて利用料金が増えていく従量課金体系のツールが多い中、料金が一定であることは大きなメリットです。
コスト面の問題で個別アカウントを発行できなかった企業におすすめです。
また、これから事業拡大していく企業にとっても重宝するツールです。
「使えるファイル箱」は利用ユーザー数が無制限
「使えるファイル箱」は、WindowsであればExplorer、MacであればFinderで共有フォルダを扱います。
そのため、普段パソコンを操作する時と同じ感覚でツールを使うことが可能。
「使えるファイル箱」を操作するために改めて覚えることがなく、教育コストをかけずに導入できます。
分かりやすいUIも特徴の1つ
「使えるファイル箱」は、取引先ごとにデータの共有方法をカスタマイズできます。
そのため、関係企業とのデータやり取りの負担から解放されると同時に、パソコンの容量節約にもなります。
例えば、継続的な取引先とは「共有フォルダ」を作成し、誰がアクセスできるかを設定しておくことで、関係者がリアルタイムでデータを共有できるようになります。各個人のパソコンにそれぞれデータを保管する必要がなくなるため、関係者全員のパソコン容量を節約することに繋がります。
一方、一時的な取引先とは「共有リンク」で情報を共有します。作成したリンクをメール等で送れば、受信側はリンク先からデータダウンロードができます。
データ共有方法をカスタマイズできるため、パソコンの容量節約になる
「使えるファイル箱」はセキュリティ対策も充実しています。
大量のデータを扱うため、管理画面のSSL化や2要素認証設定はもちろん、遠隔でのデータ削除機能なども実装されています。
また、GDPR コンプライアンス(EU一般データ保護規則) にも対応しています。
様々なセキュリティ対策が施されている
画像出典元：「使えるファイル箱」公式HP
「使えるファイル箱」には、他のツールでは一般的な個人向けプランがありません。
そのため、会社で本格導入する前に担当者が個人的に利用してみる、といったライトな使い方ができない点は気になるところです。
ファイルのロスもなくなりました。間違えてファイルを消してしまった場合にも、ファイル箱なら履歴が残るので復元できます。また共同作業がしやすいこともとても助かっています。他の製品だと自社のIDでしかログインできなかったりするのですが、ファイル箱は当社に限らず、お客様に対しても同じようにIDを割り振って使うことができます。
＊「使えるファイル箱」公式HP参照
これから従業員が増える見込みのある中小企業
これから従業員が増える見込みのある中小企業は、「使えるファイル箱」を導入することをオススメします。
「使えるファイル箱」は、利用ユーザー数が増えても利用料金は一定のため、事業規模が拡大している会社ほどお得に使うことができます。
新しいツールの使い方を覚えることが苦手な年齢層が多い企業
「使えるファイル箱」は、通常のパソコン操作と同じ感覚で利用できます。
そのため、新しいツールの使い方を覚えることが苦手な年齢層の方が多い企業がデジタル化を図る際にもオススメです。
中規模以上のデザイン関係企業
中規模以上のデザイン関係企業には、「使えるファイル箱」は向いていません。
「使えるファイル箱」は、標準ストレージ容量が1TBとなっています。
そのため、大量の画像や動画を扱う必要のある中規模以上のデザイン関係企業にとっては、容量不足となる可能性が高いです。
「使えるファイル箱」は、部門や組織を跨いだ情報共有が簡単に行えるクラウドファイル共有サービスです。
利用ユーザー数が増えても月々の利用料金は変わらないため、事業拡大中の企業も安心して利用することができます。
また、既存のパソコン操作と同じ感覚で利用することができるため、手軽にクラウド上での情報共有を始めることができます。
事業拡大を検討している企業や、デジタル化を進めたい中小企業にはオススメのツールです。
画像出典元：「使えるファイル箱」公式HP
使えるファイル箱の料金は、1年契約の場合、月単価が安くなります。
また、1年契約すると最初の1年間は全額返金を保証 (1年契約のみ)！ いつでも解約可能だから安心して使えます。
容量追加は無制限に可能で、追加容量1TBあたり税込8,580円/月が発生します。
| プラン名 | 料金（税込） | 年契約月単価（税込） |
| スタンダード（1ヵ月契約） | 25,080円 | ー |
| スタンダード（１年契約） | 254,760円 | 21,230円 |
| アドバンス（1ヵ月契約） | 75,680円 | ー |
| アドバンス（1年契約） | 726,000円 | 60,500円 |
使えるファイル箱は利用ユーザー数に関わらず料金が一定なため、競合サービスと料金体系が大きくことなる点に注意が必要です。
標準ストレージ容量は大きくありませんが、中小企業に必要な容量を考えると最もコスト対パフォーマンスが良いと言えるでしょう。
| 使えるファイル箱 | Dropbox Business | box | |
| 月額費用 | 21,230円～/月 （ユーザー数は無制限） |
1,250円～/月 （1ユーザーあたりの価格） |
1,800円～/月 （1ユーザーあたりの価格） |
| 標準ストレージ容量 | 1TB | 5TB | 上限なし |
2019年4月〜2022年2月現在も利用中
利用ユーザーが増えても利用料金は一定で、事業規模が拡大してもお得のため。
・間違えてファイルを消してしまった場合にも、ファイル箱なら履歴が残るので復元できます。
・共同作業がしやすいです。
・シンプルに使えるので、色々な履歴を「使えるファイル箱」に保存して使っています。
・標準ストレージ容量が1TBとなっています。大量の画像や動画を扱う必要がある場合、容量不足になってしまい困ったことがありました。
・コストを抑えながら容量をもう少し増やせると嬉しいです。
アクセス権のあるユーザは誰でも他のPCから閲覧可能です。ネットワーク経由で公開、共有ができるので、会社として使う用途でもおすすめできます。
初期費用は0円で、月額費用は18,480円（税込）。
容量は1TBで、ユーザー数は無制限。
他の料金プランとの違いは、容量と月額費用だけ。
導入に至った決め手は、以下。
ユーザー数無制限で、コストパフォーマンスが高いこと。
クラウド型なので、サーバー管理やメンテナンスが不要なこと。
エクスプローラーやFinderで操作できるので、簡単であること。
2段階認証や2重暗号化など、セキュリティ対策が充実していること。
外部とのファイル共有も簡単にできること。
2022年4月〜2023年8月現在も利用中
・ユーザー数無制限で、社員や取引先に自由にアカウントを発行できる。新規プロジェクトのたびに関係者にアカウントを発行して、ファイル共有フォルダに招待できるので便利。
・エクスプローラーやFinderで操作できるので、特別なアプリが不要。以前はDropboxを使っていたが、専用のアプリをインストールしたり、同期設定をしたりするのが面倒だった。
・セキュリティ対策が充実しているので、安心。ユーザーごとにアクセス権限も設定できる。
・共有リンクを作成すれば、外部とのファイル共有できて簡単。
ファイルサイズを小さくしてアップロードすると、容量を節約できる。
ファイルの同期を手動で行うと、ネットワーク負荷を軽減できる。
共有リンクの有効期限やダウンロード回数制限を設定すると、セキュリティを強化できる。
エクスプローラーやFinderでショートカットキーを使うと、操作を効率化できる。
外部ツールとの連携はしやすいと感じた。
例えば、Microsoft 365のデータは、エクスプローラーやFinderからOffice文書を開いて編集でき、編集後は自動的にクラウド上のファイルに反映される。
また、WebDAV対応のアプリから、使えるファイル箱にアクセスできる。
例えば、スマホやタブレットの、ファイル管理アプリやPDFビューアなど。
さらに、使えるファイル箱のファイルを、使えるクラウドバックアップにバックアップできる。
これにより、万が一のデータロスに備えることができる。
社内外でファイル共有を頻繁に行う会社、テレワークやリモートワークを導入している会社、サーバー管理に手間や費用をかけたくない会社に、おすすめする。
スタンダードプラン
2022年夏頃〜2023年7月現在も利用中
・ファイルの同期に時間がかかる。Googleドライブと比べて遅い。
・上記について、ファイルを更新したり、新しいファイルを追加したりすると、クラウド上のファイルと同期するまでに時間がかかることがある。特にファイルサイズが大きい場合や、ネットワーク環境が悪い場合は、同期に数分から数時間かかることもあった。
・容量が足りなくなると、追加料金が発生する。ファイルが増えると、すぐに容量が足りなくなる。容量を追加するには、オプションで追加料金が発生するので、コストが高くなる。アドバンスプランでは容量が3TBだが、月額費用も高い。
・Googleドライブはブラウザでも操作しやすいのに対して、ブラウザからアクセスする場合は操作性が低い。
・サポート対応が遅いことがある。
ファイル容量が非常に大きく、同期に時間がかかる会社や、ブラウザから操作したい場合、サポート対応が早くて丁寧なサービスを求める場合は、おすすめしない。
大手企業の使うサービスが、我々のような会社の規模感にフィットするか、無理なく使いこなせるかを考えると、どうしてもズレがあるように感じました。シンプルに使えるという点では、使えるファイル箱が一番でした。経理や総務に加えて、品質保証の色々な履歴なども「使えるファイル箱」に保存しています。