Microsoft365は月額900円でWordやExcelなど多彩なアプリを利用できるオフィス向けグループウェアです。クラウドサーバーを介し、場所や時間を問わずに作業ができる一方、オフィスのメンバーともシームレスな連携が可能です。仕事における情報共有を活発にし、アイデアを形にしていきたいと考える会社におすすめのソフトです。
Microsoft365は月額900円でWordやExcelなど多彩なアプリを利用できるオフィス向けグループウェアです。クラウドサーバーを介し、場所や時間を問わずに作業ができる一方、オフィスのメンバーともシームレスな連携が可能です。仕事における情報共有を活発にし、アイデアを形にしていきたいと考える会社におすすめのソフトです。
Microsoft365の最大の特徴は、ビジネスシーンには必須のアプリケーションが利用できるところです。これらは定期的にアップデートされるため、常に最新の状態で利用できます。
報告書の作成、決算書類、プレゼンテーションなど、オフィスでの作業に必須のアプリケーションである、Word、Excel、PowerPointといったアプリケーションがMicrosoft365には標準で搭載されています。
これらのアプリケーションは、一人最大5台のPCと最大5台のタブレットにインストールできるのも大きな特徴です。場所や時間を問わず作業できるのはもちろんのこと、複数デバイスでの使用は、スマートフォンが急速に普及しつつあるビジネスシーンにおける生産性向上に大変役立つ機能といえます。
複数のデバイスで使用可能
また、これらのアプリケーションには、インテリジェントな編集ツールが組み込まれています。例えば、Excelでは、強化されたインテリジェンスツールがユーザーのパターンを学習しデータ整理をする、Wordではスペルや文法のチェックのみならず文章のスタイルについても最適な改善提案をするなどがあります。
これらを利用することで、短時間でより効果的な資料の作成が可能になります。
インテリジェントツールで効果的なドキュメント作成
アプリケーションは自動で更新され、常に最新バージョンで利用できます。更新や同期などはバックグラウンドで行われるため、煩わしい作業による仕事の中断はありません。
次に紹介するMicrosoft365の特徴はチームでの連携に効果的なツールが搭載されているところです。ワークシートはシームレスで共有でき、更新が自動的に反映されます。
作成したドキュメントシートは組織の内外を問わず共有できます。Microsoft365に搭載されているOneDriveを利用し保存することで、場所や時間、組織など全てシームレスでのアクセスが可能になります。
また、SharePointでは、同時に複数名によるファイル操作が可能になるので、ビデオ会議中に変更を行いながら完成させるということも可能になります。変更したファイルは保存と共に自動反映されるので、常に最新の状態で共有できます。
どこからでもファイル共有可能
OneDriveでは、ファイルの保存のために1TBの容量が利用できます。様々なファイルを共有し保存するには充分な容量と考えられます。
Microsoft365の特徴3つ目は、メールソフトでスケジュール管理もできることです。Microsoft365ではメールクライアントとしてOutlookを利用し、そのサーバーとしてExchangeを利用することで、クラウドの良さを生かした運用が可能になります。
Microsoft365では50GBのメールボックスを保有しています。サイズの大きな添付ファイルの保存にも充分な容量といえます。また、クラウドに保存されるため、外出先からメールを確認でき、サーバーやPCにトラブルがあった場合でもデータが紛失することはありません。
さらに、Exchange Online Protectionにより、スパムやマルウェアからの保護も万全です。
Outlookで行えるのはメールの受送信だけではありません。スケジュール管理も可能です。予定をカレンダーに登録するだけでなく、メールから自動転送もでき、Exchangeを利用すれば予定の共有も簡単です。
メンバー内で予定表を共有しておくことで、会議を設定、招待が簡単に行えます。スケジュールの共有はMicrosoft365を使用するうえでの大きなメリットといえるでしょう。
スケジュールの共有も簡単
チーム内での情報共有に悩んでいる企業にはおすすめです。それはMicrosoft365はファイルやスケジュールの共有など、メンバーを繋ぐための工夫が凝らされたグループウェアだからです。
場所や時間を問わずにファイルにアクセスできるというクラウドの利点は、個人での利用だけでなく、グループでのシームレスな情報共有にも大いに役立ちます。
チーム内でのコミュニケーションを活発化させより良い成果を出したい、情報共有により時間を節約し、効率アップをはかりたいという企業にはおすすめのツールといえるでしょう。
画像出典元:「Microsoft365」公式HP
Microsoft365では、下記の4つのプランが提供されています。
プラン | 月額費用(年間契約) | こんな人にお勧め |
無料プラン | 0円 | 法人利用ではない方 |
Microsoft Teams Essentials | 500円/1ユーザー | 無料プランの機能+サポートを利用したい方 |
Microsoft 365 Business Basic | 750円/1ユーザー | イチオシ。法人利用する方 |
Microsoft 365 Business Standard | 1,560円/1ユーザー | ユーザー管理を強化したい方 |
(税抜き表示)
各プランとも1ヵ月間の無料試用ができて、無料期間中のキャンセルはいつでも可能です。
Office アプリのみが必要な場合のプランも用意されています。
Microsoft 365 Business Standard ¥1,874 ユーザー/月
昨今のコロナ禍の影響を受けて、リモートワークの推進を図るために導入されたと聞いている。
2022年4月~2023年3月
・インターフェイスが理解しやすい。
・Teamsのお陰で、職員間の連絡がスムーズになり重要事項を漏れなく共有できた。
・各ソフトが一つのアプリに統合されており、各ソフト間を使い分ける際も素早く、わかりやすく使用できた。
・クラウドストレージが1TBもあり、動画編集作業もスムーズに行えた。
・スマートフォンでもソフトが利用でき、場所選ばずに仕事ができた。
・多機能であるがゆえに、初心者や非技術系の社員は特に、どの機能を適切に使用したら良いのか迷うことがあった。
・以前のバージョンのファイルを使用したとき、互換性のエラーのため上手く使えなかった。
・買い切り型と違い料金形態がサブスクリプションな為、ランニングコストがかさむ。
動画編集の素材動画を収集する際、OneDriveでGoogle DriveやDropboxと連携できて、とても助かった。
どこからでもファイルにアクセスできチーム内でのリアルタイムな共同作業が可能だし、チーム間の迅速な情報共有が可能になり業務の大幅な効率化が図れるので、導入をおすすめする。
Microsoft 365 Business Standard ¥1,874 ユーザー/月
2021年3月~2024年6月現在も利用中
・スレッドで管理でき、話題ごとに話を集約できて検索も容易。
・TeamsとOutlookを同期してスケジュール管理できる。
・エクセルとスプレッドシートの互換性が高い。
・画面共有を活用することで、オンラインミーティングがしやすい。
・スタンプの種類が乏しく、コミュニケーションがドライな印象を受ける。
・スプレッドシートではできるのに、エクセルではできないことが時々ある。
・パワーオートメートが正常に作動しないことがある。
営業情報の一元管理できること、モバイルでも利用できること、経費精算の効率化が図れること
2020年4月〜2022年3月
・クラウド上で営業情報と顧客情報を一元管理でき、外出先からでもアクセス可能。
・Teamsにより、社内コミュニケーションがスムーズになった。
・直感的なUIで操作が簡単、導入後すぐに使いこなせた。
・モバイルで作業がしやすくなり、柔軟な働き方が可能になった。
・OneDriveとSharePointの同期に時間がかかることがある。
・Outlookの検索機能の精度が低く、目的のメールを見つけるのに時間がかかる場合がある。
・Teamsの会議中、音声や映像の品質が不安定になることがある。
・大量のメールがある場合、インデックス作成に時間がかかり、検索速度が遅い。
営業情報や顧客管理にExcelを使っている中小企業に、おすすめできる。ただし、他システムとの連携や移行には工数を要するため、導入前の入念な計画が必要。
編集部が選んだグループウェアのおすすめ22選を専門家への取材をふまえて比較紹介!機能やメリット、目的別の選び方もまとめたので比較検討の参考にしてください。
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