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記事更新日: 2021/04/01
Microsoft365は月額900円でWordやExcelなど多彩なアプリを利用できるオフィス向けグループウェアです。クラウドサーバーを介し、場所や時間を問わずに作業ができる一方、オフィスのメンバーともシームレスな連携が可能です。仕事における情報共有を活発にし、アイデアを形にしていきたいと考える会社におすすめのソフトです。
１ヶ月900円から利用可能
WordやExcelなど常時最新版のビジネスシーンに役立つアプリを利用可能
30か国語以上に対応
クラウドを利用しているため、利用にあたって場所や時間を問いません。それは他のメンバーとの情報共有にも役立ちます。
Macでは利用できるアプリケーションや対応言語に制限があります。
WordやExcelが利用できるプランは1ユーザーにつき月額900円からとなっています。プランによっては１ヶ月の無料トライアルがあります。
アプリケーションは定期的に更新されるため、常に最新版が利用できます。
24時間年中無休の電話とオンラインでのサポートがあります。
このページの目次
Microsoft365の最大の特徴は、ビジネスシーンには必須のアプリケーションが利用できるところです。これらは定期的にアップデートされるため、常に最新の状態で利用できます。
報告書の作成、決算書類、プレゼンテーションなど、オフィスでの作業に必須のアプリケーションである、Word、Excel、PowerPointといったアプリケーションがMicrosoft365には標準で搭載されています。
これらのアプリケーションは、一人最大5台のPCと最大5台のタブレットにインストールできるのも大きな特徴です。場所や時間を問わず作業できるのはもちろんのこと、複数デバイスでの使用は、スマートフォンが急速に普及しつつあるビジネスシーンにおける生産性向上に大変役立つ機能といえます。
複数のデバイスで使用可能
また、これらのアプリケーションには、インテリジェントな編集ツールが組み込まれています。例えば、Excelでは、強化されたインテリジェンスツールがユーザーのパターンを学習しデータ整理をする、Wordではスペルや文法のチェックのみならず文章のスタイルについても最適な改善提案をするなどがあります。
これらを利用することで、短時間でより効果的な資料の作成が可能になります。
インテリジェントツールで効果的なドキュメント作成
アプリケーションは自動で更新され、常に最新バージョンで利用できます。更新や同期などはバックグラウンドで行われるため、煩わしい作業による仕事の中断はありません。
次に紹介するMicrosoft365の特徴はチームでの連携に効果的なツールが搭載されているところです。ワークシートはシームレスで共有でき、更新が自動的に反映されます。
作成したドキュメントシートは組織の内外を問わず共有できます。Microsoft365に搭載されているOneDriveを利用し保存することで、場所や時間、組織など全てシームレスでのアクセスが可能になります。
また、SharePointでは、同時に複数名によるファイル操作が可能になるので、ビデオ会議中に変更を行いながら完成させるということも可能になります。変更したファイルは保存と共に自動反映されるので、常に最新の状態で共有できます。
どこからでもファイル共有可能
OneDriveでは、ファイルの保存のために1TBの容量が利用できます。様々なファイルを共有し保存するには充分な容量と考えられます。
Microsoft365の特徴3つ目は、メールソフトでスケジュール管理もできることです。Microsoft365ではメールクライアントとしてOutlookを利用し、そのサーバーとしてExchangeを利用することで、クラウドの良さを生かした運用が可能になります。
Microsoft365では50GBのメールボックスを保有しています。サイズの大きな添付ファイルの保存にも充分な容量といえます。また、クラウドに保存されるため、外出先からメールを確認でき、サーバーやPCにトラブルがあった場合でもデータが紛失することはありません。
さらに、Exchange Online Protectionにより、スパムやマルウェアからの保護も万全です。
Outlookで行えるのはメールの受送信だけではありません。スケジュール管理も可能です。予定をカレンダーに登録するだけでなく、メールから自動転送もでき、Exchangeを利用すれば予定の共有も簡単です。
メンバー内で予定表を共有しておくことで、会議を設定、招待が簡単に行えます。スケジュールの共有はMicrosoft365を使用するうえでの大きなメリットといえるでしょう。
スケジュールの共有も簡単
Microsoft 365 Business Basicは、年間契約で最初の 6 か月間無料になります。
Office アプリのみが必要な場合のプランも用意されています。
不動産
11〜30人
大塚商会を通し、ビジネスプランで契約
メールソフトのOutlookを使うため、元々Office365を導入していました。2020年頃に大塚商会よりMicrosoft365になると説明され、更新が行われました。
Outlookのカレンダー機能は、チームに会議への参加を促せたり、動向を把握するのに便利です。行動予定表代わりに使えます。
Outlookのカレンダー機能は、直感的に操作できるとは言い難い部分も多いです。チームの予定を見るために使いこなしたかったのですが、高齢のスタッフには、例えば公開設定や同期の設定などは、説明しても習慣化ができませんでした。使いこなせれば便利なのですが、まずは何ができるのかを把握する所から始めなければならないのは、不便だと感じました。
Microsoft365内で完結してしまう業務も多く、特に外部ツールと連携しやすいと感じたことはありません。Microsoft365のツール間での連携は、当然ですが大変やりやすいです。(WordやExcel、Outlook)
導入している会社が圧倒的に多いのでおすすめできます。Windowsを利用しているのであれば、アカウントの紐付が推奨されていますので、こだわりがない限りMicrosoft365をおすすめします。
IT
1001人以上
リセラーとして販売もしている商材のためかと思われます。
ローカルで使っていたOutlookなどをそのまま使えるので、なんの違和感もなく利用し続けられます。以前は、Gsuiteを利用していましたが、その時はメール以外の操作は慣れるまでに時間を要しました。
導入時は関数利用のときなど、Excelとの互換がまだなかったため苦労しました。単純な計算式を入れていたはずなのに計算結果が変わってしまったり、人によってはExcelを継続利用している人もいるため、修正に追われる日々が続いたことを思い出します。
今では互換性が上がっているので、Gsuite利用の方とのデータのやり取りも楽になりました。
ファイル共有などをしていても、ローカルで開かないとうまく他者との共同編集ができなかったりする点は不便に感じています。
最近のGsuiteからGWSが連携のしやすさは優位だも認識しています。ExcelなどのOfficeアプリのファイルをそのままChrome上で編集、保存できるのは大変楽です。
レジャー
1001人以上
子会社を全て一社化するにあたり、基盤を作り替える必要があり、各社ごと異なっていたグループウェアを一新した。
在宅勤務への移行がしやすかった。以前はノーツやサイボーズだったが、メールはGmailが一番使いやすかったと思う。
通信
1001人以上
当時使っていたノーツにはグローバル事業への柔軟な対応で限界を感じ始めていたため、経営判断で、Microsoft365を全社導入することになりました。
Microsoft365にはメールやWORD、パワーポイント、excel等のアプリ以外にもTeamsやShrepoint等沢山の機能を持ったソフトが含まれていたのが良かったです。
当時所属していた商品計画部門では、販売している商品に関する情報をノーツ上のデータベースで全国にいる営業メンバー5000人と共有していました。このノーツデータベースと同じようなことをMicrosoft365でもできるように、Sharepointを使って開発できたので助かりました。
なお、当時は商品件数・商品画像点数もたくさんあったので、６０GBを越すほどの大容量の情報量になっておりました。1つのSharepointのサイトに制限もありましたので、情報を分割していくつかのサイトに分けて管理するような階層的なサイト構成で工夫をいたしました。
Sharepointに画像を取り込むと、アクセス時間が遅くなってしまいます。ここがノーツと異なり不便さを感じました。そこで、画像部分とテキスト部分をさらに分割して、画像部分はMicrosoft365のアプリの１つであるOnenoteを利用して管理するようにしました。
基幹システムとの連携等はまだやった経験はありませんが、Microsoftの各種ソフトとの連携はとてもスムーズにできるようになっていると思いました。Excelデータからの取り込みはもちろんのこと、SWAYやOnenoteやSharepoint、Stream等との連携は本当に簡単にできました。
私たちが利用しているMicrosoft365は大企業向けのものですが、既に我々のお取引先や競合他社もMicrosoft365をかなり導入されていて、利便性の良さを実感されている様子です。ビジネスの世界においてMicrosoft365は共通言語的なものになりつつありますので、中小企業様にも導入をおすすめしたいです。
1001人以上
メーカー
office2010の後継品として導入。NOTESメール、スケジュール管理ソフトとしてontimeを利用していましたが、同時にoutlookに切り替えました。
コミュニケーションツールとして社内の会議がリモートで行えるようになり、業務効率化に繋がったと考えます。コロナ禍前に導入していたため、リモートによる業務改革、時代の変化に対応できたと考えます。
国内の拠点への出張の必要性がなくなり、リモート会議が増加しています。意思決定のスピードは上がった一方で時間外勤務が増えており、全社的な業務負荷はツール導入前に比べて大きくなっていると感じています。会議のための出社の必要がなくなった反面、資料作成までの納期が短くなり、しんどいと感じる時もあります。
外部ツールと連携できたら更なる効率化が図れるとも思いますが、Microsoft 365の各ツールをまずは使いこなしていく必要があると考えます。
Microsoftのツールなので使い慣れている人も多く、幅広い業界・会社におすすめできると考えます。ただし、その他sharepoint等のアプリ、は各社で費用対効果を踏まえ導入を検討する必要があると考えます。
IT
1001人以上
2019年10月～2021年9月現在も利用中
Officeをクラウドで使用する場合に、メンバー間の共有ができるだけでなくWeb会議としてのTeams連携が行える点。
以前はSkype for businessを利用していたが、Teamsの方が資料共有がしやすく多人数でもスムーズなやり取りができるところが嬉しい。
さまざまな資料共有ができるが、ストレージ的な利用については検索性が低く、どのエリアに必要な資料がアップされているかがとても分かりづらい。そのために別に共有ストレージの運用が必要になっている。これが1つのクラウドで展開できると、かなり利便性が高い。
Officeとの連携がしやすく、必要なデータや資料を簡単にTeams上で共有できる点が便利。
企業で利用することはとてもおすすめ。在宅ワークが増えている環境や地方とのコミュニケーションツールとして利用できるために、会議運用でも効率的な仕事ができると思う。
その他
31〜50人
2018年4月〜2019年3月
Gmailのように簡単な作りになっていますので、誰でも使いやすく、ツールに慣れていない人でもすぐ使いこなせるところが良かったと感じました。
自分に合ったカスタマイズがしにくいところと、セキュリティ上のリスクがあるところです。自分が手軽に使えるようにアカウントに自動的にログインできるようにしています。あるとき先輩がパソコンを使えなかった際に、私のパソコンを使用して簡単にログインできてしまい、危機を感じました。個人情報を扱っていますので、情報漏洩の点から心配になりました。
もともと機能としてslackとの連携が入っていたので、とても簡単でした。
チーム内での情報共有に悩んでいる企業にはおすすめです。それはMicrosoft365はファイルやスケジュールの共有など、メンバーを繋ぐための工夫が凝らされたグループウェアだからです。
場所や時間を問わずにファイルにアクセスできるというクラウドの利点は、個人での利用だけでなく、グループでのシームレスな情報共有にも大いに役立ちます。
チーム内でのコミュニケーションを活発化させより良い成果を出したい、情報共有により時間を節約し、効率アップをはかりたいという企業にはおすすめのツールといえるでしょう。
画像出典元：「Microsoft365」公式HP
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