グループウェアについて

【最新比較】おすすめのグループウェア15選!人気の無料・有料ツールを解説

記事更新日: 2020/03/30

執筆: 有薗恒輝

この記事にたどり着いたあなたは既存の業務になんらかの非効率さを感じ、グループウェアで改善できたら…と思っているのでは?

そんなあなたにグループウェアの機能や選び方、導入メリット・デメリットを解説します。

自分の会社に合うグループウェアはどれなのか見極めましょう!

このページの目次

グループウェアとは

グループウェアとは、ざっくり言うと「社内の様々な情報を集約し一元管理すること」と「コミュニケーション」の2つを可能とするツールと言えます。


グループウェアの主要機能

社内でバラバラになっている情報を共有・一元管理することにより、チーム全体の見える化や属人化を防ぎ、コミュニケーションもスムーズに行うことができます

グループウェアで使える機能は主に以下があります。

情報集約,管理
・ファイル共有
・プロジェクト管理
・スケジュール管理
・タスク管理
・申請業務
・顧客情報管理
・設備管理

コミュニケーション
・電子メール
・チャット

まだまだ多くの機能がありますが、グループウェアではこれらの機能を社内に導入することにより、業務効率化を十分に見込めます。

グループウェアの3つの選定ポイント

1. クラウド版かオンプレミス版か

インターネット上のサーバー使用するクラウド版と会社にサーバーを設置するオンプレミス版の2つがあります。大体のツールにこの2種類ありますが、それぞれのメリット、デメリットについて把握することが大事です。

クラウド版は低コストである場合が多く、またすぐに使用できるなどのメリットがありますが、機能などのカスタマイズがしにくいというデメリットがあります。

一方、オンプレミス版はカスタマイズがしやすかったり、セキュリティ対策をしっかりすることができるなどのメリットがありますが、費用が高かったり、サーバーを設置するのに時間がかかったりします。

2. 利用人数

グループウェアシステムは、最低利用人数や、上限があるツールもあるので、会社の規模にあった物を選びましょう。

会社に規模が大きい小さいに限らず、しっかり利用可能人数を確認することが大事です。

3. UI・操作性

どのツールにも言えることですが、操作性は大事です。せっかく業務をスムーズにするために導入したのに、使いづらかったら本末転倒です。直感的に利用できて、誰でもつかいやすいものを選びましょう。

4. 機能面

様々な機能があるグループウェアですが、機能数に応じて費用も高くなります。

どんな目的のためにグループウェアを導入するのか、その機能を使えるグループウェアはどれかで選びましょう。

 

迷ったらこれがおすすめ!クラウド型グループウェア3選

1. 基本機能が充実していて500円ぽっきり『サイボウズOffice』

画像出典元:「サイボウズOffice」公式HP

特徴

1997年に初代サイボウズ Officeが誕生してから、現在に至るまで、約5万社が導入しているグループウェアシステムです。

メッセージ・会議室などの施設予約・日程調整・ワークフローなど、グループウェアとして必要な機能はほぼ全て揃えており、これ一つで十分!と言えるサービスです。

1ユーザー当たりの費用が他のツールに比べて安いのもポイント。この費用で、これだけ多機能を揃えているのはとても魅力的です。

料金プラン

クラウド版
・スタンダードコース:500円/月/ユーザー
・スペシャルコース:800円/月/ユーザー

パッケージ版(10ユーザーの場合)
・スタンダードコース:63,800円/月/10ユーザー
・プレミアムコース:82,800円/月/10ユーザー

※初期費用:0円
※スタンダードコースとスペシャルコースの違い:基本機能に追加してカスタムアプリが使用できるか

評判・口コミ

小川会計事務所
カスタムアプリで業務効率化も支援

カスタムアプリの作成時にわからなかったことは、サイボウズのサポートに相談しました。サイボウズのサポートは、「この部分をこうしたい」「こういうことを実現したい」と伝えると、ある方法がダメでも、目的を達成するために他の方法を考えて提案してくれたりして、本当に助かりました。

株式会社モア
煩雑な在庫管理が、画面上で一目瞭然に

試験的に使い始めたのですが、サイボウズの画面を見ればひと目で確認できるので、わざわざ倉庫まで行く手間がありませんし、在庫切れも起こらなくなりました。しっかりと活用すれば、今後は棚卸しのような面倒なこともやらなくてよくなるのではないかと思います。

 

2. Googleが提供する法人向けサービス!『G suite』


画像出典元:「G suite」公式HP

特徴

Googleが提供する個人向けのツールを、法人向けに一括で使用できるグループウェアです。ファイルをオンラインで複数人同時編集できるGoogleドキュメント、Googleスプレッドシートがとても魅力的です。

リアルタイムで共有・更新することができ、部署内やチームで議論をしながらファイル編集や、その場で役割分担をしながらドキュメントを作成することなどが可能です。

料金プラン

・Basic:600円/月/ユーザー
・Business:1,200円/月/ユーザー
・Enterprise:3,000円/月/ユーザー

※初期費用:無料

評判・口コミ

株式会社サニーサイドアップ
G Suite を導入した理由は大きくわけてふたつ

ひとつ目は他社サービスに比べてコストが低かったこと。そしてふたつ目は使い勝手がよかったことです。G Suite は世界中に利用している企業がいたので、安心感がありました。

ビッグローブ株式会社
従来システムより2〜3割程度のコストダウン

従来システムと比べて 2~3 割程度のコストダウンが見込めることに加え、今回、何より重視したのは、新システム導入によって業務の効率化や、生産性の向上が達成されました。

 

desknet's NEO(デスクネッツネオ )


画像出典元:「desknet's NEO」公式HP

特徴

desknet's NEOの最大の特徴は25種類の豊富なアプリが搭載されていることです。この豊富なアプリがあることで、業務に必要なものは全て網羅することができます。

また、2018年11月現在、desknet's NEOを導入している企業・団体・学校・自治体は、既に380万ユーザー以上とグループウェアのなかでもトップクラスの人気と実績を誇ります。

料金プラン

クラウド版
・初期費用:0円
・月額費用:400円/ユーザー or 720円/ユーザー

 

その他のクラウド型グループウェア

幅広い層におすすめ!kintone

画像出典元:「kintone」公式HP

特徴

kintoneの最大の特徴は、非エンジニアでもビジネスアプリケーションを作成することができるところです。必要な機能を揃えたグループウェアを構築することができます。

また、アプリストアが内蔵されており、これらのサンプルアプリをワンクリックでそのまま使用することが可能です。このサンプルアプリだけでも十分な価値があります。

料金プラン

・ライトコース:780円/月/ユーザー
・スタンダードコース:1,500円/月/ユーザー

※初期費用:無料

 

データの相互連携でオフィス業務を効率化できる!SMILE V(スマイルV)

特長

「SMILE V」は基幹系システムと情報系システムを統合し、幅広い企業に対応するオフィス業務効率化システムです。
独自のシステム構築、定型業務の自動化など、オフィス業務の簡略化が実現できます。

料金プラン

お問い合わせください。

 

 

ニーズに合わせたプランを選択できる!GroupSession(グループセッション)


画像出典元:「GroupSession」公式HP

特徴

GroupSession会社を運営する中で、必要な情報共有機能が揃っています。会社の人数や、情報システム管理者がいるかどうかに合わせて3つのプランの中から選ぶことで効率的に使用することができるでしょう。

料金プラン

クラウド版
・月額費用:300円/ユーザー

エンタープライズ版
・年額費用:853円/ユーザー
・初期費用:240万円

 

業務システムをオールインで提供!ALL-IN(オールイン)


画像出典元:「ALL-IN」公式HP

特徴

ALL-INは、企業活動に必要なシステムをオールインワンで備えています。顧客管理・営業支援・販売管理・人事給与・会計・グループウェアなど、これ一つでほとんどのツールを使用できるのが魅力的です。

料金プラン

・基本料金(3ユーザー分):5万円
・サポート料金:2万円
・追加アカウント料金:3,000円/ユーザー

※初期費用:10万円

 

Office製品との連携が便利!Microsoft Teams(マイクロソフトチームズ)


画像出典元:「Microsoft Teams」公式HP

特徴

Microsoft Teamsは2017年3月にリリースされた、Microsoft社が提供するグループウェアサービスです。オンライン会議に必要な機能が全て揃っており、WordやExcelなどMicrosoft製品の資料作成ツールも有効に使うことができます。

料金プラン

・無料プラン
・Office 365 Business Essentials:540円/月/ユーザー
・Office 365 Business Premium:1,360円/月/ユーザー

初期費用:無料

 

社内Wikiでノウハウを蓄積!iQube(アイキューブ)


画像出典元:「iQube」公式HP

特徴

iQubeは直感的に操作をすることができるので、情報を簡単に共有・閲覧することができます。さらに比較的安価な値段で豊富な機能を兼ね備えているので、コスパが良いです。

料金プラン

・無料プラン
・スタンダード:366円/月/ユーザー
・プレミアム:500円/月/ユーザー

※初期費用:無料

 

コストをかけたくない企業におすすめ!R-GROUP(アールグループ)


画像出典元:「R-GROUP」公式HP

特徴

R-GROUPはすべての機能を無料で使うことができ、なおかつコスパが高いことが特徴です。おそらく無料で使えるグループウェアの中で、最も優れているツールの一つでしょう。コストをかけずに導入したいと考えている企業にはおすすめのツールです。

料金プラン

完全無料

 

Aipo.com(アイポ・ドットコム)

 


画像出典元:「Aipo.com」公式HP

特徴

Aipo.comは、シンプルなインターフェースでとても使いやすいグループウェアです。スケジュール共有、チャット、ワークフローなど、必須な機能を揃えていて社内の情報共有を円滑にします。

料金プラン

機能追加ごとに料金が発生する課金型

詳細は公式HPでご確認ください。

 

まるでSNSのように使える簡単な操作性!enclo(エンクロ)


画像出典元:「enclo」公式HP

特徴

encloはとても使いやすいUIと操作性で、まるでLINEのように社内外と連携を取ることができます。そのため、社内外の様々なグループで資料や意見のやり取りをするような企業に検討してほしいサービスです。

料金プラン

・フリー:0円
・マイプラン:350円/月/ユーザー
・ビジネス:2,000円〜/月/ユーザー

 

勤怠管理もオプションで利用可能に!ORCA(オルカ)


画像出典元:「ORCA」公式HP

特徴

ORCAはワークフローや社内掲示板、勤怠管理など様々な機能を持ったグループウェアです。

また、従業員規模150名程度までの企業向けに最適化したASP型グループウェアのため、1人1台のPCが配布できなかったり、携帯キャリアが混在していたり、テレワーク形態などを採用する中小零細企業にオススメです。

料金プラン

ライトプラン(10人)
・月額費用:100円/ユーザー
・初期費用:20,000円

プロフェッショナルプラン(10人)
・月額費用:1,000円/ユーザー
・初期費用:20,000円

 

大手NTTグループが運営!ビジネスgoo


画像出典元:「ビジネスgoo」公式HP

特徴

ビジネスgooはコストと機能のバランスが良く、提供元がNTTということもあり信頼性が高いです。さらにUIがシンプルで操作性も高く、ストレスなく使うことができます。

料金プラン

・月額費用:648円/月/ユーザー
・初期費用:無料

 

WordやExcelなど多彩なアプリを利用できる!Office 365

画像出典元:「Office 365」公式HP
 

特徴

「Office365」は月額900円でWordやExcelなど多彩なアプリを利用できるオフィス向けグループウェアです。

クラウドサーバーを介し、場所や時間を問わずに作業ができる一方、オフィスのメンバーともシームレスな連携が可能です。

仕事における情報共有を活発にし、アイデアを形にしていきたいと考える会社におすすめのソフトです。

料金プラン

Office365 Business:月額900円/ユーザー(年間契約)

Office365 Business Premium:月額1,360円/ユーザー(年間契約)

Office365 Business Essentials:月額540円/ユーザー(年間契約)

おすすめプランのBusiness Premiumには、法人メールとOfficeアプリに加え、SharePoint、Teamsが含まれているため、ビデオ会議やチームチャットの利用が可能です。

BusinessとBusiness Premiumには1ヶ月の無料体験版があります。

 

クラウド型グループウェアツールの価格比較表

  初期費用 月額費用 無料プラン スマホ対応
サイボウズOffice 0円 500円〜 30日
G suite 0円 680円〜 14日
kintone 0円 780円〜 30日
desknet's NEO 0円 400円〜 60日
GroupSession 0円 300円〜
ALL-IN 10万円 お問い合わせ × ×
Microsoft Teams 0円 540円〜
iQube 0円 366円
R-GROUP 0円 0円
Aipo.com 0円 サービスごとに課金制 30日
enclo 0円 350円〜
ORCA 20,000円 100円〜 20日 ×
ビジネスgoo 0円 800円〜 ×

※起業ログ編集部調べ

 

オンプレミス型グループウェアのおすすめ2選

380万ユーザー以上の利用実績!desknet's NEO(デスクネッツネオ )


画像出典元:「desknet's NEO」公式HP

パッケエージ版料金プラン

初期費用(ライセンス費用込み)+年額(2年目以降)

・5ユーザー:39,800円+10,000円
・10ユーザー:64,300円+10,000円
・20ユーザー:98,000円+20,000円
・30ユーザー:137,600円+20,000円
・50ユーザー:198,000円+40,000円
・100ユーザー:198,000円+40,000円

 

 

リテラシーが低い企業にもおすすめ!サイボウズガルーン

画像出典元:「Garoon」公式HP

特徴

サイボウズガルーンの最大の特徴は操作がどれもシンプルでパソコン操作が苦手な従業員でも使いやすいう点です。

パッケエージ版料金プラン

・~50ユーザー:600,000円 / 50ユーザー
・51~249ユーザー:11,000円 / 1ユーザー
・250~499ユーザー:10,000円 / 1ユーザー
・500~999ユーザー:9,000円 / 1ユーザー
・1,000~2,499ユーザー:8,000円 / 1ユーザー
・2,500~4,999ユーザー :7,500円/1ユーザー

 

 

 

グループウェアを導入する3つのメリット

1. 業務連絡などの効率化

掲示板機能や、グループチャットを使うことで、今までメールや電話で行っていた業務連絡もスムーズに行うことができます。自分が既読したかどうかわかる機能や、リマインダーを設定できる機能などを使って連絡漏れを防ぐことができます。

2. ファイル共有機能で、スムーズに資料確認

今まで紙で確認してた資料も、ファイル共有機能を使うことによって一斉に配布することができます。電子化して事前に共有しておけば、好きな時に見返したり、会議前に確認しておくことでスムーズに会議に臨むことも可能です

また、ファイル共有機能の中には、同時編集できるものもあり、話し合いながら複数人でファイルを編集することができます。

3. マルチデバイス対応

マルチデバイスに対応していると、営業などで外出した時でもすぐにパソコンやタブレット・スマホでインターネットを使って、コミュニケーションをとったり、情報共有することができます。

時間短縮にも繋がるので、うまく活用していきたいポイントです。

グループウェアを導入する2つのデメリット

1. 目的を明確にしないと意味がない

例えば、「社内でのコミュニケーションをとりやすくしたい」だけだったら社内SNSで十分ですし、「プロジェクト管理がしたい」だけであれば、ToDo管理ツールだけでも十分です。

グループウェアシステムは多機能なので、何のためにグループウェアを導入うするのか、目的を明確にしないと多くある機能を使いこなせない可能性があります。

2. 会社の規模によってはコストが高くなる。

1ユーザあたりで支払う料金体系の場合が多いので、社員数が多いとコストが高くなります。個人がしっかり活用していければ良いのですが、人数が多くなってくると、うまく活用できない社員もでてくると思います。

それでは費用対効果が悪いので、一人一人がしっかり活用できるようにしていく環境作りが大切です。

まとめ

以上が「【最新比較】おすすめのグループウェア12選!人気の無料・有料ツールを解説」についてでした。グループウェアを導入することで社内の業務連絡や情報共有が円滑になり、仕事がスムーズになります。

グループウェアを導入しようか迷っている、社内情報を円滑にしたい、と考えている方はぜひ参考にしてみてください。

 

 

 

 

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