グループウェアについて

【最新比較】おすすめのグループウェア11選!人気の無料・有料ツールを解説

記事更新日: 2018/11/27

執筆: 山村悠太

数多くあるグループウェアの中から厳選した3つのツールを紹介!

この記事では導入する際の選び方や、グループウェアのメリット・デメリットを解説するので、ぜひ導入する際の参考していただければと思います!

グループウェアの3つの選定ポイント

1. クラウド版かオンプレミス版か

インターネット上のサーバー使用するクラウド版と会社にサーバーを設置するオンプレミス版の2つがあります。大体のツールにこの2種類ありますが、それぞれのメリット、デメリットについて把握することが大事です。

例えばクラウド版は低コストである場合が多くあり、すぐに使用できるなどのメリットがありますが、機能などのカスタマイズがしにくいなどのデメリットがあります。

一方、オンプレミス版はカスタマイズがしやすかったり、セキュリティ対策をしっかりすることができるなどのメリットがありますが、費用が高かったり、サーバーを設置するのに時間がかかったりします。

2. 利用人数

グループウェアシステムは、最低利用人数や、上限があるツールもあるので、会社の規模にあった物を選びましょう。

会社に規模が大きい小さいに限らず、しっかり利用可能人数を確認することが大事です。

3. UI・操作性

どのツールにも言えることですが、操作性は大事です。せっかく業務をスムーズにするために導入したのに、使いづらかったら本末転倒です。直感的に利用できて、誰でもつかいやすいものを選びましょう。

迷ったらこれがおすすめ!グループウェア3選

グループウェアを導入する際に迷った場合、おすすめのグループウェアを紹介します!



1. 国内5万社が導入する国産老舗グループウェア! サイボウズOffice

【特徴】
1997年に初代サイボウズ Officeが誕生してから、現在に至るまで、約5万社が導入しているグループウェアシステムです。

メッセージ、会議室などの施設予約、日程調整、ワークフローなど、グループウェアとして必要な機能は、ほぼ全て揃えており、これ一つで十分!といった印象です。

1ユーザー当たりの費用が他のツールに比べて安いのもポイント。この費用で、これだけ多機能を揃えているのはとても魅力的です。

【料金プラン】

クラウド版
・スタンダードコース:月/500円/ユーザー
・スペシャルコース:月/800円/ユーザー

パッケージ版(10ユーザーの場合)
・スタンダードコース:月/63,800円/10ユーザー
・プレミアムコース:月/82,800円/10ユーザー

※初期費用 年/108,000円

【評判・口コミ】

 

全社で導入した所、コミュニケーションが増えて部署間の連携が進みました。

 

他のツールを一切必要としない為、管理が簡単です。シンプルな構造で使用できることもあり、年齢層が上の社員にも無事浸透できました。

 

2. Googleが提供する法人向けサービス! G suite

【特徴】
Googleが提供する個人向けのツールを、法人向けに一括で使用できるグループウェアです。ファイルをオンラインで複数人同時編集できるGoogleドキュメント、Googleスプレッドシートがとても魅力的です。

リアルタイムで共有・更新することができ、部署内やチームで議論をしながらファイル編集や、その場で役割分担をしながらドキュメントを作成することなどが可能です。

【料金プラン】

・Basic:月/600円/ユーザー
・Business:月/1,200円/ユーザー
・Enterprise:月/3,000円/ユーザー

【評判・口コミ】

 

実店舗を保有するチェーン店各店で資料の共有を行う際に導入したが、スマホからもアクセスでき使いやすいです。

 

10名程度のIT企業ですが社内メンバーのアカウント管理が一括でできるのが簡単!

 

3. 誰でも簡単にビジネスアプリ作成が可能! kintone

【特徴】
kintoneの最大の特徴は、非エンジニアでもビジネスアプリケーションを作成することができるところです。必要な機能を揃えたグループウェアを構築することができます。

また、アプリストアが内蔵されており、これらのサンプルアプリをワンクリックでそのまま使用することが可能です。このサンプルアプリだけでも十分な価値があります。

【料金プラン】

・ライトコース:月/780円/ユーザー
・スタンダードコース:月/1,500円/ユーザー

【評判・口コミ】

 

勤怠管理など、面倒だけど専用のシステムを購入するのはついつい躊躇ってしまうような業務にこそkintoneを使うべき!

 

スタンダードコースを使って社外の関係先にもアプリを利用いただいています。自動で入力を行ってもらう為にこのツールはかかせません。

 

その他のグループウェア

desknet's NEO(デスクネッツネオ )

380万ユーザー以上の利用実績!


画像出典元:「desknet's NEO」公式HP

desknet's NEOの最大の特徴は25種類の豊富なアプリが搭載されていることです。この豊富なアプリがあることで、業務に必要なものは全て網羅することができます。

また、2018年11月現在、desknet's NEOを導入している企業・団体・学校・自治体は、既に380万ユーザー以上とグループウェアのなかでもトップクラスの人気と実績を誇ります。

 

GroupSession(グループセッション)

ニーズに合わせたプランを選択できる!


画像出典元:「GroupSession」公式HP

GroupSession会社を運営する中で、必要な情報共有機能が揃っています。会社の人数や、情報システム管理者がいるかどうかに合わせて3つのプランの中から選ぶことで効率的に使用することができるでしょう。

 

ALL-IN(オールイン)

業務システムをオールインで提供!


画像出典元:「ALL-IN」公式HP

ALL-INは、企業活動に必要なシステムをオールインワンで備えています。顧客管理・営業支援・販売管理・人事給与・会計・グループウェアなど、これ一つでほとんどのツールを使用できるのが魅力的です。

 

Microsoft Teams(マイクロソフトチームズ)

Office製品との連携が便利!


画像出典元:「Microsoft Teams」公式HP

Microsoft Teamsは2017年3月にリリースされた、Microsoft社が提供するグループウェアサービスです。オンライン会議に必要な機能が全て揃っており、WordやExcelなどMicrosoft製品の資料作成ツールも有効に使うことができます。

 

iQube(アイキューブ)

社内Wikiでノウハウを蓄積!


画像出典元:「iQube」公式HP

iQubeは直感的に操作をすることができるので、情報を簡単に共有・閲覧することができます。さらに比較的安価な値段で豊富な機能を兼ね備えているので、コスパが良いです。

 

R-GROUP(アールグループ)

コストをかけたくない企業におすすめ!


画像出典元:「R-GROUP」公式HP

R-GROUPはすべての機能を無料で使うことができ、なおかつコスパが高いことが特徴です。おそらく無料で使えるグループウェアの中で、最も優れているツールの一つでしょう。コストをかけずに導入したいと考えている企業にはおすすめのツールです。

 

Aipo.com(アイポ・ドットコム)

チームメンバーの予定を可視化!


画像出典元:「Aipo.com」公式HP

Aipo.comは、シンプルなインターフェースでとても使いやすいグループウェアです。スケジュール共有、チャット、ワークフローなど、必須な機能を揃えていて社内の情報共有を円滑にします。

 

enclo(エンクロ)

まるでSNSのように使える簡単な操作性!


画像出典元:「enclo」公式HP

encloはとても使いやすいUIと操作性で、まるでLINEのように社内外と連携を取ることができます。そのため、社内外の様々なグループで資料や意見のやり取りをするような企業に検討してほしいサービスです。

 

ORCA(オルカ)

勤怠管理もオプションで利用可能に!


画像出典元:「ORCA」公式HP

ORCAはワークフローや社内掲示板、勤怠管理など様々な機能を持ったグループウェアです。

また、従業員規模150名程度までの企業向けに最適化したASP型グループウェアのため、1人1台のPCが配布できなかったり、携帯キャリアが混在していたり、テレワーク形態などを採用する中小零細企業にオススメです。

 

ビジネスgoo

大手NTTグループが運営!


画像出典元:「ビジネスgoo」公式HP

ビジネスgooはコストと機能のバランスが良く、提供元がNTTということもあり信頼性が高いです。さらにUIがシンプルで操作性も高く、ストレスなく使うことができます。

 

グループウェアを導入する3つのメリット

1. 業務連絡などの効率化

掲示板機能や、グループチャットを使うことで、今までメールや電話で行っていた業務連絡もスムーズに行うことができます。自分が既読したかどうかわかる機能や、リマインダーを設定できる機能などを使って連絡漏れを防ぐことができます。

2. ファイル共有機能で、スムーズに資料確認

今まで紙で確認してた資料も、ファイル共有機能を使うことによって一斉に配布することができます。電子化して事前に共有しておけば、好きな時に見返したり、会議前に確認しておくことでスムーズに会議に臨むこともできます。

また、ファイル共有機能の中には、同時編集できるものもあり、話し合いながら複数人でファイルを編集することができます。話し合いながら資料を作成することも可能となります。

3. マルチデバイス対応

マルチデバイスに対応していると、営業などで外出した時でも、すぐにパソコンやタブレット、スマホでインターネットを使って、コミュニケーションをとったり、情報共有することができます。時間短縮にも繋がるので、うまく活用していきたいポイントです。

グループウェアを導入する2つのデメリット

1. 目的を明確にしないと意味がない

例えば、「社内でのコミュニケーションをとりやすくしたい」だけだったら社内SNSで十分ですし、「プロジェクト管理がしたい」だけであれば、ToDo管理ツールだけでも十分です。

グループウェアシステムは多機能なので、何のためにグループウェアを導入うするのか、目的を明確にしないと多くある機能を使いこなせない可能性があります。

2. 会社の規模によってはコストが高くなる。

1ユーザあたりで支払う料金体系の場合が多いので、社員数が多いとコストが高くなります。個人がしっかり活用していければ良いのですが、人数が多くなってくると、うまく活用できない社員もでてくると思います。

それでは費用対効果が悪いので、一人一人がしっかり活用できるようにしていく環境作りが大切です。

まとめ

以上が「【最新比較】おすすめのグループウェア11選!人気の無料・有料ツールを解説」についてでした。

グループウェアを導入することで社内の業務連絡や情報共有が円滑になり、仕事がスムージになります。

グループウェアを導入しようか迷っている、社内情報を円滑にしたい、と考えている方はぜひ参考にしてみてください。

画像出典元:「サイボウズOffice」公式HP、「G suite」公式HP、「kintone」公式HP、Pexels

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