グループウェアについて

【最新比較】おすすめグループウェア20選!人気の無料・有料ツール

記事更新日: 2021/08/25

執筆: 編集部

この記事にたどり着いたあなたは既存の業務になんらかの非効率さを感じ、グループウェアで改善できたら…と思っているのでは?

この記事ではおすすめのグループウェア20選の特徴、機能や選び方、導入メリット・デメリットを解説します。

自分の会社に合うグループウェアはどれなのか見極めましょう!

この記事に登場する専門家

株式会社リフカム 代表取締役

清水 巧

石川県出身。明治大学経営学部卒業。

2013年Sansan株式会社に新卒入社し、個人向け名刺管理アプリ「Eight」や法人向け名刺管理サービス「Sansan」の立ち上げに従事する。

2014年1月、株式会社Combinatorを創業し、代表取締役に就任。

スタートアップ企業の仲間集めを解決するサービス「Combinator」を開発・運営する。

現在は、「採用を仲間集めに再定義する」をミッションに、リファラル採用を活性化するクラウドサービス「Refcome」を提供。累計5億円以上の資金調達を実施しながら、500社以上のリファラル採用の立ち上げ支援を行う。

2017年11月、株式会社リフカムに社名変更。

取材実績

リファラル採用の活性化を通して、採用を『仲間集め』に変革します」(19年8月、THE INDEPENDENTS)

リフカム清水氏に聞く、会社を支えるために必要な採用と組織の話」(18年11月、STARTUP DB)

「思い」だけで起業した結果、お金も仲間も失い実家に戻ることに~株式会社リフカム 代表取締役 清水巧さん【20代の不格好経験】」(17年12月、リクナビNEXTジャーナル)

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このページの目次

グループウェアとは

グループウェアとは、ざっくり言うと「社内の様々な情報を集約し一元管理すること」と「コミュニケーション」の2つを可能とするツールと言えます。


グループウェアの主要機能

社内でバラバラになっている情報を共有・一元管理することにより、チーム全体の見える化や属人化を防ぎ、コミュニケーションもスムーズに行うことができます

グループウェアで使える機能は主に以下があります。

情報集約,管理
・ファイル共有
・プロジェクト管理
・スケジュール管理
・タスク管理
・申請業務
・顧客情報管理
・設備管理

コミュニケーション
・電子メール
・チャット

まだまだ多くの機能がありますが、グループウェアではこれらの機能を社内に導入することにより、業務効率化を十分に見込めます。

グループウェアの3つの選定ポイント

1. クラウド版かオンプレミス版か

インターネット上のサーバー使用するクラウド版と会社にサーバーを設置するオンプレミス版の2つがあります。大体のツールにこの2種類ありますが、それぞれのメリット、デメリットについて把握することが大事です。

クラウド版は低コストである場合が多く、またすぐに使用できるなどのメリットがありますが、機能などのカスタマイズがしにくいというデメリットがあります。

一方、オンプレミス版はカスタマイズがしやすかったり、セキュリティ対策をしっかりすることができるなどのメリットがありますが、費用が高かったり、サーバーを設置するのに時間がかかったりします。

2. 利用人数

グループウェアシステムは、最低利用人数や、上限があるツールもあるので、会社の規模にあった物を選びましょう。

会社に規模が大きい小さいに限らず、しっかり利用可能人数を確認することが大事です。

3. UI・操作性

どのツールにも言えることですが、操作性は大事です。せっかく業務をスムーズにするために導入したのに、使いづらかったら本末転倒です。直感的に利用できて、誰でもつかいやすいものを選びましょう。

4. 機能面

様々な機能があるグループウェアですが、機能数に応じて費用も高くなります。

どんな目的のためにグループウェアを導入するのか、その機能を使えるグループウェアはどれかで選びましょう。

 

迷ったらこれがおすすめ!クラウド型グループウェア3選



1. 基本機能が充実していて500円ぽっきり『サイボウズOffice』

画像出典元:「サイボウズOffice」公式HP

特徴

1997年に初代サイボウズ Officeが誕生してから、現在に至るまで、約5万社が導入しているグループウェアシステムです。

メッセージ・会議室などの施設予約・日程調整・ワークフローなど、グループウェアとして必要な機能はほぼ全て揃えており、これ一つで十分!と言えるサービスです。

1ユーザー当たりの費用が他のツールに比べて安いのもポイント。この費用で、これだけ多機能を揃えているのはとても魅力的です。

料金プラン

クラウド版
・スタンダードコース:500円/月/ユーザー
・スペシャルコース:800円/月/ユーザー

パッケージ版(10ユーザーの場合)
・スタンダードコース:63,800円/月/10ユーザー
・プレミアムコース:82,800円/月/10ユーザー

※初期費用:0円
※スタンダードコースとスペシャルコースの違い:基本機能に追加してカスタムアプリが使用できるか

評判・口コミ

カスタムアプリで業務効率化も支援
小川会計事務所

カスタムアプリの作成時にわからなかったことは、サイボウズのサポートに相談しました。サイボウズのサポートは、「この部分をこうしたい」「こういうことを実現したい」と伝えると、ある方法がダメでも、目的を達成するために他の方法を考えて提案してくれたりして、本当に助かりました。

煩雑な在庫管理が、画面上で一目瞭然に
株式会社モア

試験的に使い始めたのですが、サイボウズの画面を見ればひと目で確認できるので、わざわざ倉庫まで行く手間がありませんし、在庫切れも起こらなくなりました。しっかりと活用すれば、今後は棚卸しのような面倒なこともやらなくてよくなるのではないかと思います。

*引用元:「サイボウズOffice」公式HP参照

 

2. Googleが提供する法人向けサービス!『Google Workspace』

画像出典元:「Google Workspace」公式HP
 
 

特徴

Google Workspaceは、Googleが提供する個人向けのツールを、法人向けに一括で使用できるグループウェアです。

ファイルをオンラインで複数人同時編集できるGoogleドキュメント、Googleスプレッドシートがとても魅力的です。

リアルタイムで共有・更新することができ、部署内やチームで議論をしながらファイル編集や、その場で役割分担をしながらドキュメントを作成することなどが可能です。

株式会社リフカム 代表取締役

株式会社リフカム 代表取締役CEO 清水巧によるGoogle Workspaceの総評

2014年1月、株式会社Combinatorを創業し、代表取締役に就任。スタートアップ企業の仲間集めを解決するサービス「Combinator」を開発・運営する。現在は、リファラル採用を活性化するクラウドサービス「Refcome」を提供している。2017年11月、株式会社リフカムに社名変更。

ツール機能を法人向けに一括で提供するグループウェアシステム

メール、カレンダー、ドキュメントなど、スタートアップにとってなくてはならない機能がそろっており、素晴らしいサービスだと考えます。
 
実際、これらのサービスはほとんど毎日利用していますし、使ったことがない方はなかなかいないはずです。
 
2年ほど前にドメインを変更した際、移行に少し手間取りましたが、それ以降は特に問題なく満足して利用できています。
清水巧がおすすめするSaaS 4選

料金プラン

・Basic:680円/月/ユーザー
・Business Standard:1,360円/月/ユーザー
・Business Plus:2,040円/月/ユーザー

※初期費用:無料

評判・口コミ

圧倒的な安心感
株式会社サニーサイドアップ

ひとつ目は他社サービスに比べてコストが低かったこと。そしてふたつ目は使い勝手がよかったことです。Google Workspaceは世界中に利用している企業がいたので、安心感がありました。

従来システムより2〜3割程度のコストダウン
ビッグローブ株式会社

従来システムと比べて 2~3 割程度のコストダウンが見込めることに加え、今回、何より重視したのは、新システム導入によって業務の効率化や、生産性の向上が達成されました。

*引用元:「Google Workspace」公式HP参照

 

3. 幅広い層におすすめ!『kintone』

画像出典元:「kintone」公式HP

特徴

kintone(キントーン)の最大の特徴は、非エンジニアでも簡単にビジネスアプリケーションを作成することができるところです。

必要な機能を揃えたグループウェアを構築することができます。

また、アプリストアが内蔵されており、これらのサンプルアプリをワンクリックでそのまま使用することが可能です。

このサンプルアプリだけでも十分な価値があります。

料金プラン

  • ライトコース:780円/月/ユーザー
  • スタンダードコース:1,500円/月/ユーザー

※初期費用:無料

無料トライアル(30日間)が利用できます。

 

その他のクラウド型グループウェア

オールインワンのクラウドサービス『Knowledge Suite』

画像出典元:「Knowledge Suite」公式HP

特長

Knowledge Suiteは、グループウェア、SFA、CRM、ビジネスアプリケーションなどの機能が連動するオールインワンのクラウドサービスです。

高いユーザビリティと実用的な機能が特徴で、クラウド型マルチデバイス対応の為、どこでもビジネス環境の構築が可能です。

また、法人ごとの契約となり、ユーザー数に制限はないので必要な時に必要なだけ利用することができます。初期費用は無料のため初期コストを最小限に抑えることができるでしょう

料金プラン

  • グループウェア:月6,000円
  • SFAスタンダード:月50,000円
  • SFAプロフェッショナル:月80,000円

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高いコストパフォーマンス! 「WaWaOffice」


画像出典元:「WaWaOffice」公式HP

特長

「WaWaOffice」は1ユーザーあたり400円/月~利用可能なグループウェア。導入コストが低いにも関わらず機能が十分揃っていて、中小企業を中心に人気があります。

シンプルで操作性にも優れており、パソコンを普段あまり使用しない企業にもおすすめです。

料金プラン

1ユーザーあたり400円/月~利用可能。別途サーバー維持管理費用が2,500円必要です。

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幅広い企業に対応可能!「SMILE V」

画像出典元:「SMILE V」公式HP

特長

「SMILE V」は基幹系システムと情報系システムを統合し、幅広い企業に対応するオフィス業務効率化システムです。

独自のシステム構築、定型業務の自動化など、オフィス業務の簡略化が実現できます。

料金プラン

料金詳細は資料をご参照ください。

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 月額500円で業務支援アプリが幅広く揃う!「ZENO」

画像出典元:「ZENO」公式HP
 

特徴

ZENO(ゼノ)は、1名あたり月500円で、日報・勤怠、会議室予約、ワークフロー、顧客管理まで業務に必要なツールをオールインワンで利用できるクラウドサービスです。

データもアカウントも一つに集約されるので、管理コストも従業員の手間の削減にも貢献します。

教育系、メーカー、小売りなどに加え、会計事務所やコンサルなど仕業や専門業でも導入実績があり対応領域も幅広いです。

料金プラン

初期費用無料、1ヶ月更新プランの場合、1名あたり月額500円から利用できます。

年間契約にすれば月額450円となりさらにお得です。

安価な料金設定のため、まずはチーム・事業部単位でのスモールスタートも切りやすく、30日間の無料トライアルも可能です。

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NotePM

画像出典元:「NotePM」公式HP

特徴

NotePM(ノートピーエム) は、充実した検索機能を特徴とするツールです。

Word・ExcelだけでなくPDFファイルの中身も全文検索可能で、キーワード検索やワンクリック絞込といった多彩な検索機能で探している情報がすぐに見つけられます。

UIはITツールに不慣れな人でも使いやすく、スマホ・タブレットからでもアクセスできるので離れた場所へも情報を確実に届けることができます。

Microsoft TeamsやSlackとの連携機能のほか、読み取り専用などを設定できるアクセス制限機能があるため、社外とのやり取りにも便利です。

料金プラン

・初期費用:0円
・月額費用:1,000円/3ユーザーより

詳しくは以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

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特に中小ベンチャー企業向け!「ジョブマネ」

画像出典元:「ジョブマネ」公式HP

特長

「ジョブマネ」は、中小ベンチャー企業向けのクラウド型売上管理システムです。社内でバラバラに管理されている業務情報を紐づけて一元管理し、スムーズな情報共有を実現。

プロジェクトの実行過程や利益を正確に把握できます。

料金プラン

通常版、Lite版の2種類あります。

双方とも初期費用はかからず、1人当たり容量1GBで10人までなら無料で利用できます。

 

 

勤怠管理と社内情報共有をシンプルに! 「TimeBiz」

画像出典元:「TimeBiz」公式HP
 

特徴

勤怠管理と社内情報共有をシンプルに行いたい会社にはうってつけです。

タイムカードはもちろん、スケジュール管理・メッセージ機能・社内掲示板など、情報共有も一括管理が可能。グループ設定やアクセス制限なども細かく設定できるため、情報管理のセキュリティも万全です。

料金プラン

法人毎の定額制なので、一定人数まで料金不変です。1カ月1人65円からと大変お得に利用できます。

所定のユーザーを超える場合は、20ユーザーにつき月額1,000円(税抜)必要です。

200人までは定額13,000円で利用できるので、社員の増減が頻繁な企業でも安心です。

 

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機能追加ごとに料金が発生する課金型! 「Aipo」


画像出典元:「Aipo」公式HP

特徴

Aipoは使いやすいインターフェイスが特徴的で、初めてグループウェアを導入する企業におすすめです。

スケジュール管理、チャット機能、勤怠管理、各種申請業務など、これ一つで社内の煩雑な作業を一気に一元管理でき、社内の情報共有も円滑にします。

また、機能ごとに料金が分かれていて各機能月額100円〜で利用できます。必要な機能のみ導入することができるため、予算を抑えたいと考えている企業にもおすすめです。

料金プラン

機能追加ごとに料金が発生する課金型です。

自動課金なしで14日間無料お試しすることができるため、導入前に必要な機能や操作性を確かめることができます。

 

 

25種類の豊富なアプリを搭載!「desknet's NEO」


画像出典元:「desknet's NEO」公式HP

特徴

desknet's NEOの最大の特徴は25種類の豊富なアプリが搭載されていることです。この豊富なアプリがあることで、業務に必要なものは全て網羅することができます。

また、2018年11月現在、desknet's NEOを導入している企業・団体・学校・自治体は、既に380万ユーザー以上とグループウェアのなかでもトップクラスの人気と実績を誇ります。

料金プラン

クラウド版
・初期費用:0円
・月額費用:400円/ユーザー or 720円/ユーザー

 

ニーズに合わせたプランを選択できる!「GroupSession」


画像出典元:「GroupSession」公式HP

特徴

GroupSession会社を運営する中で、必要な情報共有機能が揃っています。会社の人数や、情報システム管理者がいるかどうかに合わせて3つのプランの中から選ぶことで効率的に使用することができるでしょう。

料金プラン

クラウド版
・月額費用:300円/ユーザー

エンタープライズ版
・年額費用:853円/ユーザー
・初期費用:240万円

 

業務システムをオールインで提供!「ALL-IN」


画像出典元:「ALL-IN」公式HP

特徴

ALL-INは、企業活動に必要なシステムをオールインワンで備えています。顧客管理・営業支援・販売管理・人事給与・会計・グループウェアなど、これ一つでほとんどのツールを使用できるのが魅力的です。

料金プラン

・基本料金(3ユーザー分):5万円
・サポート料金:2万円
・追加アカウント料金:3,000円/ユーザー

※初期費用:10万円

 

Office製品との連携が便利!「Microsoft Teams」


画像出典元:「Microsoft Teams」公式HP

特徴

Microsoft Teamsは2017年3月にリリースされた、Microsoft社が提供するグループウェアサービスです。オンライン会議に必要な機能が全て揃っており、WordやExcelなどMicrosoft製品の資料作成ツールも有効に使うことができます。

料金プラン

・無料プラン
・Office 365 Business Essentials:540円/月/ユーザー
・Office 365 Business Premium:1,360円/月/ユーザー

初期費用:無料

 

社内Wikiでノウハウを蓄積!「iQube」


画像出典元:「iQube」公式HP

特徴

iQubeは直感的に操作をすることができるので、情報を簡単に共有・閲覧することができます。さらに比較的安価な値段で豊富な機能を兼ね備えているので、コスパが良いです。

料金プラン

・無料プラン
・スタンダード:366円/月/ユーザー
・プレミアム:500円/月/ユーザー

※初期費用:無料

 

コストをかけたくない企業におすすめ!「R-GROUP」


画像出典元:「R-GROUP」公式HP

特徴

R-GROUPはすべての機能を無料で使うことができ、なおかつコスパが高いことが特徴です。おそらく無料で使えるグループウェアの中で、最も優れているツールの一つでしょう。

コストをかけずに導入したいと考えている企業にはおすすめのツールです。

料金プラン

完全無料

 

まるでSNSのように使える簡単な操作性!「enclo」


画像出典元:「enclo」公式HP

特徴

encloはとても使いやすいUIと操作性で、まるでLINEのように社内外と連携を取ることができます。

そのため、社内外の様々なグループで資料や意見のやり取りをするような企業に検討してほしいサービスです。

料金プラン

・フリー:0円
・マイプラン:350円/月/ユーザー
・ビジネス:2,000円〜/月/ユーザー

 

勤怠管理もオプションで利用可能に!「ORCA」


画像出典元:「ORCA」公式HP

特徴

ORCAはワークフローや社内掲示板、勤怠管理など様々な機能を持ったグループウェアです。

また、従業員規模150名程度までの企業向けに最適化したASP型グループウェアのため、1人1台のPCが配布できなかったり、携帯キャリアが混在していたり、テレワーク形態などを採用する中小零細企業にオススメです。

料金プラン

ライトプラン(10人)
・月額費用:100円/ユーザー
・初期費用:20,000円

プロフェッショナルプラン(10人)
・月額費用:1,000円/ユーザー
・初期費用:20,000円

 

WordやExcelなど多彩なアプリを利用できる!「Microsoft365(旧:Office 365)」

 

 
画像出典元:「Microsoft365」公式HP
 

特徴

「Microsoft365」は月額900円でWordやExcelなど多彩なアプリを利用できるオフィス向けグループウェアです。

クラウドサーバーを介し、場所や時間を問わずに作業ができる一方、オフィスのメンバーともシームレスな連携が可能です。

仕事における情報共有を活発にし、アイデアを形にしていきたいと考える会社におすすめのソフトです。

料金プラン

  • Microsoft 365 Business Basic:月額540円/ユーザー(年間契約)
  • Microsoft 365 Business Standard:月額1,360円/ユーザー(年間契約)
  • Microsoft 365 Business Premium:月額2,180円/ユーザー(年間契約)

Microsoft 365 Business Basicは、年間契約で最初の 6 か月間無料になります。Office アプリのみが必要な場合のプランも用意されています。

 

クラウド型グループウェアツールの価格比較表

  初期費用 月額費用 無料プラン スマホ対応
サイボウズOffice 0円 500円〜 30日
Google Workspace 0円 680円〜 14日
kintone 0円 780円〜 30日
WaWaOffice 0円 400円〜 14日
ジョブマネ 0円 10,000円〜 制限なし
desknet's NEO 0円 400円〜 60日
GroupSession 0円 300円〜
ALL-IN 10万円 お問い合わせ × ×
Microsoft Teams 0円 540円〜
iQube 0円 366円
R-GROUP 0円 0円
Aipo.com 0円 サービスごとに課金制 30日
enclo 0円 350円〜
ORCA 20,000円 100円〜 20日 ×
ビジネスgoo 0円 800円〜 ×

※起業ログ編集部調べ

 

オンプレミス型グループウェアのおすすめ2選

オンプレミス型にも対応!desknet's NEO(デスクネッツネオ )


画像出典元:「desknet's NEO」公式HP

desknet's NEOはオンプレミス版もあります。
なお、基本的な機能はクラウド型と変わりません。

パッケエージ版料金プラン

初期費用(ライセンス費用込み)+年額(2年目以降)

・5ユーザー:39,800円+10,000円
・10ユーザー:64,300円+10,000円
・20ユーザー:98,000円+20,000円
・30ユーザー:137,600円+20,000円
・50ユーザー:198,000円+40,000円
・100ユーザー:198,000円+40,000円

 

 

リテラシーが低い企業にもおすすめ!サイボウズガルーン

画像出典元:「Garoon」公式HP

特徴

サイボウズガルーンの最大の特徴は操作がどれもシンプルでパソコン操作が苦手な従業員でも使いやすという点です。

パッケエージ版料金プラン

・~50ユーザー:600,000円 / 50ユーザー
・51~249ユーザー:11,000円 / 1ユーザー
・250~499ユーザー:10,000円 / 1ユーザー
・500~999ユーザー:9,000円 / 1ユーザー
・1,000~2,499ユーザー:8,000円 / 1ユーザー
・2,500~4,999ユーザー :7,500円/1ユーザー

 

グループウェアを導入する3つのメリット

1. 業務連絡などの効率化

掲示板機能や、グループチャットを使うことで、今までメールや電話で行っていた業務連絡もスムーズに行うことができます。自分が既読したかどうかわかる機能や、リマインダーを設定できる機能などを使って連絡漏れを防ぐことができます。

2. ファイル共有機能で、スムーズに資料確認

今まで紙で確認してた資料も、ファイル共有機能を使うことによって一斉に配布することができます。電子化して事前に共有しておけば、好きな時に見返したり、会議前に確認しておくことでスムーズに会議に臨むことも可能です

また、ファイル共有機能の中には、同時編集できるものもあり、話し合いながら複数人でファイルを編集することができます。

3. マルチデバイス対応

マルチデバイスに対応していると、営業などで外出した時でもすぐにパソコンやタブレット・スマホでインターネットを使って、コミュニケーションをとったり、情報共有することができます。

時間短縮にも繋がるので、うまく活用していきたいポイントです。

グループウェアを導入する2つのデメリット

1. 目的を明確にしないと意味がない

例えば、「社内でのコミュニケーションをとりやすくしたい」だけだったら社内SNSで十分ですし、「プロジェクト管理がしたい」だけであれば、ToDo管理ツールだけでも十分です。

グループウェアシステムは多機能なので、何のためにグループウェアを導入うするのか、目的を明確にしないと多くある機能を使いこなせない可能性があります。

2. 会社の規模によってはコストが高くなる。

1ユーザあたりで支払う料金体系の場合が多いので、社員数が多いとコストが高くなります。個人がしっかり活用していければ良いのですが、人数が多くなってくると、うまく活用できない社員もでてくると思います。

それでは費用対効果が悪いので、一人一人がしっかり活用できるようにしていく環境作りが大切です。

まとめ

この記事ではおすすめのグループウェア19選を比較紹介しました。

グループウェアを導入することで社内の業務連絡や情報共有が円滑になり、仕事がスムーズになります。

グループウェアを導入しようか迷っている、社内情報を円滑にしたい、と考えている方はぜひ参考にしてみてください。

画像出典元:O-dan

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