記事更新日: 2024/11/20
グループウェアとは、社内の様々な情報を集約・一元管理し、コミュニケーションや業務効率化を促進させるプラットフォームのことです。
グループウェアは企業によって最適なサービスが異なるので、導入前に各ツールの強み、自社の課題解決に向けた機能が搭載されているか、確認しておくことが重要です。
今回起業ログでは、グループウェアに詳しい専門家の方のアドバイスを参考にしながら、グループウェアの基礎知識から選定ポイント・おすすめサービス22選を紹介していきます！
複業家/コラボワークス代表
中村 龍太
株式会社リフカム 代表取締役
清水 巧
おすすめサービスの比較を無料で！
このページの目次
グループウェアには機能が複合的に搭載されていますが、大きく3つの目的に分けられます。
独自機能やカスタマイズ・既存システムとの連携に対応しているグループウェアもあります。
複業家/コラボワークス代表 中村龍太氏
グループウェアの中で取り扱われる情報にはフロー型の情報（チャット機能・ワークフローなど）とストック型の情報（社内情報共有機能など）があります。どちらを重要視するかで選ぶグループウェアも変わります。
グループウェアは、「仕事を始める際にはまずこれを開けばいい」というプラットフォームです。
多彩な機能が一つに集約されているため、複数システムを立ち上げる必要が無くなり作業の効率化・対応漏れの防止が期待できます。
マルチデバイス対応のものが多く、いつでもどこでも社内情報にアクセス可能となります。
グループウェアの代表的な3つの目的「情報共有」「コミュニケーション」「業務効率化」のそれぞれの機能を具体化すると以下の通りです。
より詳しく知りたい方はご参考にしてください。
グループウェアの導入効果を最大化させるには、自社の目的に応じた適切な選定が重要となります。
グループウェアを導入する際に、メールサーバーも既存のものからまとめて移行したいと考えている場合には、「Google Workspace」や「Microsoft 365」がおすすめです。
利用できるメールサーバーは、いずれも実績がありセキュリティの観点からも安心感があります。
→メールサーバーとまとめて移行できるグループウェア ならこちら
グループウェアの導入にあたり、バラバラに管理されていたファイルを社内全体で管理するなど、社内情報共有をメインに行いたい場合もあるでしょう。
ストレージ容量の大きさで選ぶなら「Google Workspace」や「Microsoft365」などがおすすめです。
一方「NotePM」などのように、ストレージ内を全文検索できる機能があると、探したい情報に効率よくアクセスできるので使い勝手がよいでしょう。
→社内情報共有におすすめのグループウェア ならこちら
ワークフロー機能やプロジェクト管理機能が搭載されていると、社内稟議などの業務プロセスをさらに効率化できます。
「サイボウズ Office」や「desknet’s NEO」は、日本のビジネス文化に必要な機能が標準搭載されており、導入実績も多く、使い勝手の良さが実証されています。
→ワークフローやプロジェクト管理におすすめのグループウェアならこちら
グループウェアの中には、「Google Workspace」などのようにビデオ会議機能が提供されているものもあります。
カレンダーから会議へ招待、会議中にドキュメントを共有・編集など、グループウェア上の情報を利用しながら話を進められるので、会議が効率的かつ円滑に進行できます。
→ビデオ会議やチャットなどコミュニケーション重視のグループウェアならこちら
複業家/コラボワークス代表 中村龍太氏
グループウェアシステムは、企業の経営戦略を実現するプラットフォーム。理想とする事業に合わせたグループウェアの選択が、企業経営の戦略の独自性につながります。
| 初期費用 | 月額費用 | 容量 | 特徴 | |
|---|---|---|---|---|
サイボウズ Office
|
0円
|
600円～/1ユーザー
|
5GB/1ユーザー
|
基本機能充実。誰でも使えるUI
|
Google Workspace
|
0円
|
680円～/1ユーザー
|
30GB～50TB/1ユーザー
|
グローバルに普及。ディスク容量も魅力
|
kintone
|
0円
|
1,000円～/1ユーザー
|
5GB/1ユーザー
|
ビジネスアプリ簡単作成。セキュリティ万全
|
desknet's NEO
|
0円
|
400円～/1ユーザー
|
1GB/1ユーザー
|
中小企業から官公庁まで国内最大級の販売実績
|
画像出典元：「サイボウズ Office」公式HP
サイボウズ Officeは、日本のビジネス文化での使い勝手をとことん追求、必要となる基本機能が全て実装されているのが特徴です。
導入相談や使い方マニュアルサイト・ユーザーポータルなどフォローが充実しているため、グループウェアを初めて導入する中小企業の実績が多いのも納得です。
複業家/コラボワークス代表 中村龍太氏
サイボウズ Officeは日本独特の商スタイルに合わせて、定番となる機能を凝縮。シンプルなのが特徴です。これさえあれば、世代を超えた社員同士の業務やコミュニケーションが可能です。
| スタンダードコース | プレミアムコース | |
| 初期費用 | 無料 | |
| 月額費用 | 600円/1ユーザー | 1,000円/1ユーザー |
| プラン内容 | 標準機能全て利用可能 | 標準機能＋カスタムアプリ |
（税抜き）
※契約期間は1ヶ月～、5ユーザーからの契約が必要（利用推奨人数は300ユーザーまで）
※オプションで、セキュリティ強化や10GB単位でのディスク容量も追加可能
サービス
251人〜500人
スマホだと確認がしづらい
社外にいるときにスマホ(アプリ)で確認しようとすると開きにくい、通知が消えないということがあった。その他そこまで重要ではない通知などは、自分で選んで表示を選べるようにしたい。
医療
101〜250人
一定以上の規模の会社で部署が多い場合はおすすめ
ファイル添付して宛先を複数名選択して送ることができる点や、コメント機能でやり取りの内容をメンバーで閲覧できる点は、多人数間で連携して業務を進めていく上で便利です。承認申請書類なども、指定した順に確認できます。
画像出典元：「Google Workspace」公式HP
誰もが一度は利用したことがあるGoogleのアプリケーションを利用できるのが最大のメリットです。
ビデオ会議機能もあるので、グローバルに事業展開している企業には使い勝手が良いでしょう。
リフカム
代表取締役
清水 巧氏
Google Workspaceは、ツール機能を法人向けに一括で提供するグループウェアシステム。メール、カレンダー、ドキュメントなど、スタートアップにとってなくてはならない機能が標準装備されており、素晴らしいサービスです。
複業家/コラボワークス代表 中村龍太氏
Google Workspaceは、Microsoft 365と同じように、ワールドワイドで使われるグループウェアです。事業をする際に必要なほとんどの機能を有しています。特にドキュメントがらみのツールは、マイクロソフトとの互換性もあり便利。
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
| 初期費用 | 無料 | |||
| 1ユーザー当たり 月額費用(税抜) ※年契約の場合 |
680円 | 1,360円 | 2,040円 | 要問合せ |
| ビデオ会議 参加人数 |
100人まで | 150人まで | 500人まで | 1000人まで |
| 1ユーザー当たり ストレージ |
30 GB | 2TB | 5TB | 5TB ※追加リクエスト可 |
※Enterpriseはユーザー数無制限、その他のプランは最大300ユーザーまで
※ストレージは、オプションで容量無制限のストレージ*にアップグレードも可能
*5ユーザー未満での利用の場合は、1ユーザーにつき最大1TBまで
IT
31人〜50人
Officeメインの会社には向いていない
Microsoft office文書と共有ドライブとの相性が非常に悪く、文字化け、画像消失が発生した。Officeをメインで使用している会社にはおすすめできない。
小売
101人〜250人
連携にも問題なく仕事がとにかくスムーズ
外回りの人数が多い会社なので、オフィスソフトをインストールしていないスマホでもデータの更新ができるところが使いやすいです。ハングアウトではライングループのように複数のグループを作成できるので、プロジェクトの連絡などもスムーズで使いやすいです。
画像出典元：「kintone」公式HP
kintoneは、業務アプリを簡単に自作できるのが特徴で、既存の業務プロセスを踏襲して業務効率化が図れます。
まずはアプリの設定が必要なので、一般的なグループウェアのように導入後にすぐに利用できるわけではないので、注意が必要です。
複業家/コラボワークス代表 中村龍太氏
kintoneは、独自にカスタマイズしながら機能を拡張したり追加したりできる業務改善寄りのグループウェア。特にアプリ開発するための専門知識がなくとも、会社独自の業務でもノーコードでその企業にフィットしたアプリを作成可能。細かな権限設定もできるのが魅力。
kintone(キントーン)の価格は、初期費用無料、料金プランはライトコースなら月額1,000円/1ユーザーから利用可能です。
| ライトコース | スタンダードコース | ワイドコース | |
| 月額料金(税込)/1ユーザー | 1,000円 | 1,800円 | 3,000円 |
| アプリ数 | ～200個 | ～1,000個 | ～3,000個 （相談可） |
(税抜価格)
料金プランは3コースが用意されており、最少契約ユーザー数はコースにより異なります。
30日間無料お試しができるので、試してみた上でどのコースにするか決定するのが良いでしょう。
IT
31〜50人
高度なシステムを作ろうとすると急に敷居が高くなる
コードの処理をするとなると開発が必要になります。ナレッジを見て自分で開発してくださいという不親切な感じなので、スキルがないと外注に頼ることになりコストになってしまいます。エクセルより良いけど高度なシステムを作るとなると急に敷居が高くなる印象です。
IT業界
251〜500人
個別でアプリも構築できる
ワークフロー管理だけでなく個別アプリなど構築できるため、ワークフローに加えて営業管理機能なども作りこみを行い、業務全体としてコミュニケーションレベルがあがったと感じます。
画像出典元：「desknet's NEO」公式HP
desknet's NEOの特徴は、日本の商習慣にあわせた27以上の豊富な機能が標準搭載されていること。
なおチャットは1対1のメッセージ交換機能はありますが、ビジネスチャットとして利用するには拡張機能の導入が必要となります。
| クラウド版 基本プラン |
パッケージ版 | ||
| スモールライセンス* (5ユーザーから) |
エンタープライズライセンス | ||
| 初期費用 （税抜） |
0円 | 本体ライセンス費用 39,800円～ | 本体ライセンス費用 |
| 月額費用 （税抜） |
400円 | 年間サポートサービス費用 | |
*スモールライセンスでは、新規購入から1年間は「年間サポートサービス」が無償
※5ユーザーから1ユーザー単位で契約可能、最低契約期間は1ヶ月間
※基本ディスク容量は、契約ユーザー数×1GB
「Microsoft365」はWordやExcelなど多彩なOfficeアプリをセットで導入できるオフィス向けグループウェア。
クラウドサーバーを介し、場所や時間を問わずに作業ができる一方、オフィスのメンバーともシームレスな連携が可能です。
| Microsoft 365 Business Basic |
Microsoft 365 Business Standard | Microsoft 365 Business Premium | Microsoft 365 Apps for Business | |
| 1ユーザー当たり 月額費用(税抜)* ＜年払い＞ |
750円 | 1,560円 | 2,750円 | 1,030円 |
※月間または年間契約から選択可能
画像出典元：「NotePM」公式HP
NotePM（ノートピーエム） は社内情報共有ツールで、全文検索など強力な検索機能が特徴です。
Word、Excel、PDFファイルの中身まで検索可能で、キーワード検索やワンクリック絞込といった多彩な検索機能も搭載されているため、探している情報にすぐにアクセスできます。
| 初期費用 | 無料 | |||||
| 月額費用 (税込) |
4,800円 | 9,000円 | 15,000円 | 30,000円 | 60,000 | 120,000 |
| ユーザー数 | ～8人 | ～15人 | ～25人 | ～50人 | ～100人 | ～200人 |
| ストレージ | 80GB | 150GB | 250GB | 500GB | 1TB | 2TB |
※上限人数で利用した場合：一人当たり月額費用600円、ストレージ10GB
※閲覧のみユーザーは無料で利用可能（人数はユーザー数の3倍まで）
詳しくは以下の資料をダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：「Lark」公式HP
Larkは、業務に必要な機能がアプリひとつに集約されたビジネスツールで、グループウェアとして活用できる点が嬉しいポイントです。
データの管理はもちろんの事、コミュニケーションに不可欠な チャットや、メールなどビジネスに必要な機能の要素をオールインワンで備えています。
スマホで空欄を入力していくだけの簡単操作の為、あらゆるコストカットにつながります。
売上データや在庫数・出荷状況を リアルタイムで反映、把握する事が可能で、既存システムとのAPI連携もできます。
Larkの料金プランは3種類で、利用ユーザー数やストレージなどの機能が異なります。
プロプランは基礎機能が十分に備わっており、1ユーザーあたりの料金も非常にリーズナブルです。
| スターター | プロ | エンタープライズ | |
| 月額費用 （税別） |
0円 | 1,420円 | 要問い合わせ |
| ユーザー数 | 50人まで | 500人まで | 無制限 |
| 主な機能 | 自動翻訳 ドキュメントアプリ ビデオ会議時間 （60分/回） 共有ストレージ （100 GB） オンラインカスタマー サポート |
スタータープラン ＋ ビデオ会議時間 （24時間/回） 共有ストレージ （1TB） 高度な権限管理 ウィキワークスペース 無制限利用 専属デジタルコンサルタント （利用人数の規模によります） |
プロプラン ＋ 共有ストレージ （10 TB ） メールストレージ 無制限利用可能 内部統制監査機能 データ損失防止 シングルサインオン 同時通訳チャンネル 対応 |
※サービスの概要については、以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：「Colorkrew Intra」公式HP
Colorkrew Intraは、必要な情報や機能を一元管理できるグループウェアです。
社内ポータルに必要な掲示板、Wiki、サイトリンク集などを一つの環境でまとめて管理することで、情報の分散を防ぎ、業務効率を向上させます。
また、AIチャットボットを搭載しており、掲示板やWikiからの機械学習により、企業独自の情報を要約して回答することが可能です。
Colorkrew Intraには、StandardとPremiumの２つのプランがあります。
Premium Planでのみ、AIチャットボットが利用可能で、その他の機能は全て共通です。
| Plan | 初期費用 | 月額費用 | 利用人数 | AIチャットボット |
| Standard | 0円 | 100,000円（税抜） | 300人以下 ※301人以上は100人単位で月額費用追加 |
なし |
| Premium | 0円 | 150,000円（税抜） | あり |
Colorkrew Intra 含むグループウェアの資料を一括ＤＬ
画像出典元「ザ 社内報」公式HP
「ザ 社内報」は、WEB社内報に特化したサービスです。
社員に対して連絡事項を一度に共有できる社内ポータルサイトを作りたい、コメント機能でコミュニケーションを活性化したいと考えている場合におすすめです。
複業家/コラボワークス代表 中村龍太氏
「ザ 社内報」は、紙で行っていた社内報をイメージできていれば、どんな企業でも活用できるツール。ブログで社外に発信するように「いいね」や「コメント機能」が使えるので、読み手側の意思表示を確認可能です。
| ユーザー数1万人未満 | ユーザー数1万人以上 | |
| 初期費用 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 55,000円（税込） | 要問い合わせ |
※最低契約期間は1年間で、年間契約
※専用のデモ環境にて使用感の確認も可能
画像出典元：「Garoon」公式HP
サイボウズGaroonは、サイボウズofficeが中小企業向けなのと比較し、数万人規模の日本企業向けに開発されています。
細かなアクセス権限管理や階層化した組織管理など、日本企業の複雑な組織構造でもスムーズに情報統制しやすい作りになっています。
| 契約人数 | 月額費用（税抜）/ユーザー | 年額費用（税抜）/ユーザー |
| ～300ユーザー | 845円 | 9,935円 |
| 301～1,000ユーザー | 800円 | 9,405円 |
| 1,001ユーザー以上 | 要問合せ | |
※パッケージ版はユーザー数に応じて新規ユーザーライセンス料が発生
※クラウド版では、利用人数10人／契約期間1か月から契約可能
※1ユーザーあたりのディスク容量は5GB
画像出典元：「WaWaOffice」公式HP
「WaWaOffice」は1ユーザーあたり400円/月～利用可能なグループウェア。
導入コストが低いにも関わらず機能が十分揃っていて、中小企業を中心に人気があります。
| 初期費用 | 無料 |
| 月額費用 | 1IDあたり400円（税抜）～ |
| 基本料金 | 1契約あたり2,500円（税抜） |
※料金構成：（1IDあたりの月額費用×ユーザー数）＋基本費用2,500円
画像出典元：「iQube」公式HP
iQubeには、社内ノウハウの蓄積に特化した15機能が搭載されています。
情報が属人化しない働きやすい組織作りを促進してくれます。
| 1ヶ月無料プラン | スタンダードプラン | プレミアムプラン | ||
| 初期費用 | 0円 | |||
| 月額費用* （税込） |
年間契約 | 最長1ヶ月間無料 | 400円/ID | 550円/ID |
| 月間契約 | 最長1ヶ月間無料 | 440円/ID | 770円/ID | |
| ストレージ | 30MB/全体 | 1GB/ID | ||
| コンテンツ制限 | 機能毎に100個 まで登録可能 |
制限なし | ||
| 人数制限 | ～10ID | 制限なし | ||
※5IDから申し込み可能
※1か月無料プランに関するサポートは行なわれていないため注意
画像出典元：「プロワン」公式HP
プロワン（旧：MeetsOne）は、フィールドサービス事業者のあらゆる業務を効率化できるサービスです。
顧客管理・営業管理・契約管理はもちろん、在庫管理や予実管理、ルート最適化や受電システム、電子契約、決済など、案件管理にとどまらな幅広い機能を網羅しています。
運営元の株式会社ミツモアは、フィールドサービス事業者も多く掲載している相見積もりサービス「ミツモア」を運営。業界に知見のある企業です。
プロワンの料金体系は、導入費用（初期費用）・月額費用から成ります。
詳細についてはお問い合わせが必要です。
契約は、基本的に1年間単位となっています。
画像出展元：「J-MOTTO」公式HP
J-MOTTOは業界トップクラスのコスパと使いやすさを誇っており、低価格でも26種類のアプリを標準搭載しています。
| スタンダードプラン | ライトプラン | ||
| 初期費用 | 無料 | ||
| 費用(税込) | 月払い | 3,300円 | ー |
| 年払い | 33,000円 | 22,000円 | |
| ユーザー数 | ～20ユーザー | ～10ユーザー | |
| ディスク容量 | ～200MB | ～100MB | |
※契約は1法人単位
※基本の契約値（ユーザー数、ディスク容量）を超過した利用も可能
画像出典元：「Knowledge Suite」公式HP
Knowledge Suiteは、SFA、CRMなどの営業支援ツールにグループウェア機能が備わったクラウド型統合ビジネスアプリケーションです。
| グループウエア | SFAスタンダード | SFAプロフェッショナル | |
| 初期費用 | 無料 | ||
| 月額費用（税別） | 10,000円 | 50,000円 | 80,000円 |
| 容量 | 10GB | 5GB | 50GB |
※契約は1法人単位、ID数無制限の月額固定料金
※セキュリティ強化オプション提供あり
画像出典元：「Shachihata Cloud」公式HP
「Shachihata Cloud」は、社内・社外で取り扱う文書の作成から回覧・承認を電子化することができる電子決裁サービス。
電子印鑑やワークフロー機能に強みがあります。
| エントリー | ベーシック | プレミアム | エンタープライズ | |
| 月額費用 （税込） |
110円/ 人 | 330円/ 人 | 440円/ 人 | 550円/ 人 |
| オプション個数 | ー | 6個 | 9個 | 12個 |
「ジョブマネ」は、特に中小ベンチャー企業におすすめのクラウド型業務管理ツールです。
特にプロダクト収支管理が秀逸で、案件ごとに「売上・仕入・外注費・勤怠(工数)・経費」と紐づけた管理が可能なので、各案件の利益が一目で把握できます。
| グループウェアプラン | ビジネスプラン※オプション | |
| 初期費用 | 無料 | |
| 月額費用（税抜） | 100人毎に1,000円 | 1人あたり3,000円/月 |
| ストレージ | 1GB | 5GB |
※グループウェアプランとビジネスプラン併用での場合の総容量は5GB
※グループウェアプランに必要な人だけビジネスプランを追加契約可能
※容量は、50GB (1,000円/月)単位で拡張可能
画像出典元：「ORCA」公式HP
ORCAは、従業員規模300名程度までの小規模企業様向けに最適化された国産グループウェアです。
| ライトプラン | プロフェッショナルプラン | |
| 初期費用 | 20,000円 | |
| ユーザライセンス料金 (税抜) |
月額1,000円/10アカウント | 契約ユーザ数により見積 |
| 基本ディスク容量 | ※ | 3,000GB |
| 最低契約期間 | 初期12ヶ月/以降1ヶ月単位 | 初期6ヶ月/以降1ヶ月単位 |
※新規20ユーザ以下の契約の場合：基本容量300MB＋10ユーザごとに50MB加算（実質最小基本容量は350MB）
画像出典元：「GroupSession」公式HP
GroupSessionは、無料かつユーザ数も無制限でスタート可能なグループウェアです。
| 無料版 | GroupSession byCloud | GroupSession ZION | |
| 初期費用 | 無料 | 無料 | 40万円～ |
| 費用（税抜） | 無料 | 1ユーザ300円/ 月 | 1ユーザ853円/ 年 ※1500名/3年契約の場合 |
| ユーザー数 | 無制限 （300ユーザーまで推奨） |
5〜300人 | 100〜10,000ユーザ |
| データ容量 | 制限なし | 1ユーザ2GB | 要問合せ |
※いずれのプランも契約は年単位
画像出典元：「ALL-IN」公式HP
ALL-INは、企業活動に必要なシステムをオールインワンで備えています。
顧客管理・営業支援・販売管理・人事給与・会計・グループウェアなど、これ一つでほとんどのツールを使用できるのが魅力的です。
| 3ユーザーまで | 8ユーザーまで | 20ユーザーまで | |
| 初期利用料金*(税抜) | 30万円 | 50万円 | 80万円 |
| 利用・サポート料金**(税抜) | （初期利用料金＋追加ユーザー料金）の20% | ||
* ALL-IN契約後2ケ月間の利用料金：導入打合せ、運用プラン提案、データセッティングのナビゲートに係る料金含む
**ALL-IN契約後3ケ月目より発生する1ケ月分の利用料金：運用方法・操作方法等に関する問い合わせ対応含む
画像出典元「Chat&Messenger」公式HP
「Chat&Messenger」は、ビジネスチャットを基準とし、そこに豊富な機能を統合させたAll-in-Oneのグループウェアです。
複業家/コラボワークス代表 中村龍太氏
Chat&Messengerは、現在ポピュラーになっているリアルタイムコミュニケーションのチャットから始めるグループウェア。立ち上がったばかりの企業など、メンバーの役割が固定しておらず、柔軟に対処するような組織に便利。
| 無料 | プレミアム | ビジネス プレミアム |
オンプレミス CAMServer |
クラウド | |
| 費用 （1ユーザ） |
0円 | 月額目安 200円 |
10,000円 | 月額目安 150円～ |
月額目安 300円～ |
| 契約期間 | ー | 年契約 | 永続 | 年契約 | |
※全てのプランで長期契約・1000ユーザ以上は割引適用
IT/通信/インターネット
251人〜500人
ユーザーのニーズに合わせてカスタマイズ可能
細かいカスタマイズ機能が便利で、ユーザーのニーズに合わせてカスタマイズすることができる。例えば、テーマの変更や通知音の設定、ショートカットキーの設定など、様々なカスタマイズが可能。チーム内でのコミュニケーションを強化するためのツールとして活用できる。
メーカー/製造
101人〜250人
相手の利用やアカウント登録がないと連絡がとれない
相手がChat&Messengerを使っていない場合やアカウントを登録していない場合は連絡が取れない可能性があるので、メールやSMSでの連絡に切り替える必要がある。WindowsやMac OSなどのデスクトッププラットフォーム向けのソフトウェアのため、スマートフォンやタブレットなどのモバイルプラットフォームでは利用ができない。
画像出典元：「Kizuku」公式HP
Kizukuは、建設現場の作業員と管理者とのコミュニケーションに重きをおいた施工管理アプリ。
建設業の現場で利用する場合におすすめです。
| プロプラン30 | プロプラン50 | プロプラン100 | |
| 初期費用 （税込） |
110,000円 | 110,000円 | 110,000円 |
| 月額費用 （税込） |
22,000円/月 | 33,000円/月 | 55,000円/月 |
| アカウント数 | 30 | 50 | 100 |
※工程管理や導入支援サービスはオプション料金
画像出典元：「R-GROUP」公式HP
R-GROUPは日本で設計されたグループウェアで、ユーザー数・ストレージ容量共に無制限で利用可能。
将来海外展開を検討している・コストをかけずに導入したい企業にはおすすめのツールです。
画像出典元：「enclo」公式HP
encloは、ファイルデータ・メッセージチャット・メモをグループ間で共有できるアプリです。
チャットを基本とし、ファイル共有やグループ間でのメッセージのやり取りを円滑化します。
| フリー | マイプラン | ビジネス | ||
| 費用 | 月払い | 0円 | 350円 | 2,000円 |
| 年払い | 0円 | 3,800円 | 22,000円 | |
| ストレージ | 300MB/人 | 1GB/人 | 10GB～/企業 | |
| 作成グループの最大人数 | 5名 | 10名 | 10名 | |
※グループの中にさらにサブグループを作成することも可能
グループウェアには海外製のものと国内製のものがあり、それぞれに特徴があります。
海外製グループウェアの特徴
汎用性が高い・カスタマイズできる
＜向いている企業＞
・これから海外進出を考えている企業
・外国人従業員を多く雇用している企業
・IT操作に慣れている企業
日本製グループウェアの特徴
多くの機能が標準搭載されている
＜向いている企業＞
・グローバル対応の必要がない企業
・ITに詳しい社員が少ない企業
・とりあえずグループウェアを導入してみたい企業
海外製グループウェアは汎用性が高く多言語対応が魅力ですが、ITリテラシーが低いと最適なカスタマイズには工数がかかるでしょう。
日本製グループウェアは、利用していてわからないことがあれば気軽に相談できるのがメリットで、サポートも充実している傾向があります。
グループウェアは従業員全員が使用するツールであるため、情報漏洩対策・セキュリティ管理も重要です。
大企業や事業内容によっては、アクセス権限・閲覧権限を詳細に規定したいケースもあるでしょう。
フォルダやファイルごとなどアクセス権限を細かく設定できるグループウェアもあるので、導入前に確認しましょう。
複業家/コラボワークス代表 中村龍太氏
グループウェア導入時の選定ポイントのひとつは、「どこまで細かくアクセス権をマネジメントできるか」です。会社の業務によって、誰がどこまで情報を閲覧または編集するかは異なります。業務の権限とグループウェアの権限設定がマッチするものを選びましょう。
最低利用人数、推奨人数上限が設定されている場合もあり、会社の規模を踏まえて選定しましょう。
グループウェアの料金体系は、登録人数に応じた課金型が大半です。
CMでも有名な「kintone」と低価格が売りの「J-MOTTO」の月払い時の月額費用を比較すると、
※ユーザー数20人で計算した場合
kintone ：月額858円（税込）×20人＝17,160円
J-MOTTO：月額165円（税込）×20人＝3,300円
月の差額 ：17,160円ー3,300円＝13,860円
従業員数の多い企業では、一人当たりの月額費用の差が大きく影響することがわかります。
将来的な利用拡大を見据えて検討するようにしましょう。
複業家/コラボワークス代表 中村龍太氏
今は月額課金のクラウドサービスが多いので、導入をしてうまく利用できていない場合はより良いグループウェアに柔軟に変えていくことをおすすめします。
掲示板機能や、グループチャットを使うことで、今までメールや電話で行っていた業務連絡もスムーズに行うことができます。
自分が既読したかどうかわかる機能や、リマインダーを設定できる機能などを使って連絡漏れを防ぐことも可能です。
今まで紙で管理していた資料も、ファイル共有機能を使えば一斉に配布することができ、バージョン管理も容易です。
会議資料を事前に共有しておくことで、それぞれのタイミングで会議前に確認できるのでスムーズな会議進行が実現するでしょう。
ファイル共有機能の中には、共同編集できるものもあり、話し合いながら複数人でファイルを編集することも可能です。
マルチデバイスに対応していると、営業などで外出した際にもすぐにコミュニケーションをとったり、情報共有することが可能となります。
日報作成だけのために帰社するような手間が削減でき、業務時間の短縮にも繋がります。
グループウェアは、テレワークとの相性も大変良いです。
対面での会話が減り、コミュニケーション不足になりがちなテレワーク下でも、チャットや社内SNS・Web会議機能を活用すれば、コミュニケーションをスムーズに行えます。
タイムカード機能や日報・スケジュール管理で、リモートでも稼働状況の確認が容易となります。
リモートワークツールを導入したけれど、社内の状況が見えづらくなってしまったという課題のある企業には導入をおすすめします。
グループウェアは多機能ゆえに「何のためにグループウェアを導入するのか」という目的を明確にしないと効果が最大限発揮されない可能性があります。
「社内でのコミュニケーションをとりやすくしたい」だけなら社内SNSで十分ですし、「プロジェクト管理がしたい」だけならToDo管理ツールでも十分です。
社内やチーム間など複数人で活用することで効果を発揮するツールなので、メンバー間で導入目的を共有してこそ、 効果を最大限に発揮できるでしょう。
複業家/コラボワークス代表 中村龍太氏
グループウェアをどういう目的で入れるかを利用するメンバー全員に共有し共感していることがとても重要。グループウェアは１人で利用するものではないためです。うまくいかない場合は、企業としての理想や目標が社員に共感されていない可能性があるかもしれません。
グループウェアの費用は、ユーザー数課金（1ユーザあたり月額料金×人数）の料金体系の場合が多いので、社員数が多いとコストが高くなります。
利用人数が多くなってくると、うまく活用できない社員も出てきて、自社でレクチャーを設定する必要もあるかもしれません。
マニュアル動画や気軽に相談できるサポートサイトなど、導入支援が充実しているツールを選ぶなど、定着しやすい環境を整える工夫が大切です。
この記事ではおすすめのグループウェア21選を比較紹介しました。
グループウェアの導入により、社内の業務連絡や情報共有が円滑になり仕事がスムーズになります。
グループウェアを導入しようか迷っている、社内情報を一元化させたいと考えている方はぜひ参考にしてください。
画像出典元：O-dan
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