記事更新日: 2024/01/29
近年急速にテレワークが普及しています。
テレワークを行うにあたって課題になってくるのがグループウェアです。
グループウェアを効率的に扱うことができなれけば、テレワークを成功させることは不可能といっても過言ではありません。
グループウェアに興味がある方なら
・テレワークに適したグループウェアを知りたい
・テレワークに導入した方が良いグループウェアを知りたい
と思われますよね。
今回はテレワークを成功させるために最適なグループウェア18ツールを紹介していきます。
グループウェアが必要な理由から導入前と導入後を比較、押さえておきたいポイントなども解説していますので、テレワークを成功させたい！と考えている方はぜひこれから紹介するグループウェアの導入を検討してみてください。
このページの目次
テレワークとは会社に出社することなく、自宅やシェアオフィス、カフェなど場所にとらわれず、働くことをいいます。
スマートフォンやインターネットを活用して、社内の人とコミュニケーションを取りながら業務を進行していきます。
時間や場所を有効に活用できる働き方として注目を浴びています。
テレワークにはグループウェアが必須と言われています。
グループウェアとは社内の業務が円滑に進むために利用するコミュニケーションツールやサービスのことをいいます。
テレワークにグループウェアが必要な理由は下記の3つです。
・お互いの顔が見えないため、コミュニケーションできるツールが必要
・仕事の進行状況が見えないため、状況を確認する必要がある
・社内の情報を効率的に共有する必要がある
グループウェアによってこれらの課題を解決することができます。
テレワークを導入したとしても、出社しなければいけない業務もあります。
代表例としては
・決裁や契約のためのハンコの押印
・経理処理
・外部に持ち出せない業務のシステム処理
今後はこのような課題を解決させていくことが必要になります。
テレワークに最適なグループウェアは下記のツールを導入することです。
・Web会議
・チャット
・データ共有（オンラインストレージ）
・従業員の管理（勤怠管理・評価・プロジェクト管理）
・営業支援
・電子契約
・クラウド請求書
これらは会社の基幹となるツールなので、テレワークを主体とする企業なら必ず抑えておきたいツールです。
具体的に導入前と導入後の違いについて確認していきます。
| 導入前 | 導入後 |
| 会議は電話内でやりとりするしかない | 複数人でオンラインにて会議が可能 |
| 相手の顔も見ることができないため、出席者の理解がどこまで進んでいるのか分かりにくい | 顔を見ながらできるので、相手の理解度を確認しながら、会議ができる |
| 資料の共有は各自がPCで資料を開き確認しながら。電話での説明がしにくい。 | 画面共有などを用いて、資料を出席者全員に共有でき、資料を見せながら説明できるため、効率的に会議ができる |
| 導入前 | 導入後 |
| 上司や同僚への進捗状況の報告はメールまたは電話でしなければいけない | 上司や同僚に仕事の進捗状況を即時に報告することができる |
| 席を離れていた場合は電話に出ないこともあり、円滑なコミュニケーションがとれない | 席を離れていた場合でも、チャットに記録が残るため、チーム内で状況を確認できる。 |
| 資料の共有はメールで行う必要があり、手間がかかる | 電話やメールでは伝わりにくい資料を全員で共有できるシステムがある |
| 在宅勤務をしていて会話する必要が生じたとき、携帯電話の通話料がかかることも | 無料で音声通話できる機能があるため、必要な時にはすぐに無料通話ができる |
| 導入前 | 導入後 |
| データをメールで同僚に送付してもらう必要があり、非効率 | クラウド上にデータが保存されているため、どこからでもアクセスできる |
| 容量が大きいデータは一度出社して、USBにダウンロードする必要がある | データ容量を気にせず、クラウド上のデータを操作できる |
| 導入前 | 導入後 |
| 仕事をしているかどうか分からないため、評価しにくい | ITにより、業務に応じた最適な評価が可能 |
| 仕事の進捗状況が分からない | 仕事の進捗状況がクラウド上で一目で把握できる |
| 導入前 | 導入後 |
| 直接営業できず、成約率が下がる | 最適化された営業プランにより、成約率の維持・拡大が可能 |
| 部内での情報共有ができず機会損失が多くなる | クラウド上に営業情報があるため、部内の情報共有がスムーズに |
| 導入前 | 導入後 |
| 契約書に記名・押印してもらうために書類を郵送する必要がある | メールを送付するだけで契約が完結する |
| 重要な書類は取引先に直接訪問する必要がある | 法的な効力も高いため、有事の際でも安心できる |
| 導入前 | 導入後 |
| 社内の限定されたシステムからしか発行できない | クラウド上に帳簿があるのため、どこからでも請求書の発行が可能 |
| テレワークでは補えないケースがあり、直接出社しなければならないことも | 経理に必要なシステムは全てクラウド上にあるため、テレワークで業務を完結できる |
| 入金情報の確認もする必要があるため、記帳するために銀行にいかなければならない | 銀行口座と連携しており、銀行に行く必要なく、入金情報を確認できる |
グループウェアを導入するときは下記のポイントを抑えましょう。
・社員全員が使えるようなシンプルなものを使う
・業務の進捗を管理できるようにする
・複雑になりすぎないように最低限のものを導入する
これらのポイントを抑えたグループウェアを導入することで効率的なテレワークを行うことができます。
具体的なツールを次の章で確認していきましょう。
テレワークを行う上で抑えておくべき18の必須ツールをご紹介します。
これらのツールはクラウドやWEBを活用しているため、どこからでも仕事ができます。
ぜひ活用して、効率的なテレワークを行っていきましょう。
Callingは多人数の会議開催に優れたWEB会議ツールです。
LiteFreshVoiceと基本機能は似ていますが、Callingは30人まで会議参加できる点とIDが無制限である点において優れています。
少人数しか利用しない場合はLiteFreshVoiceでも良いですが、多人数で会議する可能性がある場合はCallingをおすすめします。
LiteFreshVoiceは簡単・シンプルなWEB会議ツールです。
下記の特徴があります
チャットワークは初心者でも使いやすいシンプルな性能が特徴です。
下記の特徴があります。
誰でも使いやすい仕組みになっているため、ITに強くない方でもハードルが低いツールといえます。
SlackはIT業界に勤めている方に人気のあるサービスです。
下記の特徴があります。
様々な外部連携サービスがあるため、利便性は高い一方で、一定のIT知識が求められます。
そのため、SlackはIT業界や準ずる業界にお勤めの方、チャットワークはそれ以外の方におすすめしたいツールです。
GoogleDriveはGoogle連携に特化したオンラインストレージです。
下記の特徴があります。
無料で利用したいときやグーグルのサービスを主に利用している方におすすめのツールです。
Dropboxは様々な機能との連携に優れているオンラインストレージです。
下記の特徴があります。
グーグル以外のサービスを利用している、有料プランを利用したいという方におすすめのツールです。
ジョブカン勤怠管理は初心者でも使いやすい勤怠管理ツールです。
下記の特徴があります。
マネーフォワード勤怠管理は連携機能に優れた勤怠管理ツールです。
下記の特徴があります。
マネーフォワード系のサービスを利用している方におすすめのツールです。
Backlogはタスク・プロジェクト管理に優れたプロジェクト管理ツールです。
下記の特徴があります。
シンプルな造りになっているため、ITに精通していない方でも問題なく利用できます。
万人受けしやすいプロジェクト管理ツールです。
AdFlowはクリエイティブな仕事をする向けのプロジェクト管理ツールです。
下記の特徴があります。
WEBデザイナーなどクリエイティブな仕事をしている方におすすめのツールです。
HRBrainは目標管理や評価プロセスを効率的に行う人事評価システムです。
下記の特徴があります。
人事作業を効率化したい方におすすめです。
あしたのクラウドは人材育成に優れた人事評価システムです。
下記の特徴があります。
社員を適切に評価し、人材育成に繋げたい方におすすめです。
Salesforce Sales Cloudは世界一のシェアを誇る営業支援ツールです。
下記の特徴があります。
テレワークの場合、営業活動が課題となりやすいですが、Salesforce Sales Cloudを活用することで、生産性を高めることができます。
eセールスマネージャーRemix Cloudは日本産の営業支援ツールです。
下記の特徴があります。
マネジメント層向けの営業支援ツールです。
BtoBプラットフォーム契約書はインターネット上で簡潔させる電子契約サービスです。
下記の特徴があります。
管理や検索機能に優れた電子契約ツールが欲しいという方におすすめです。
GMO電子印鑑Agreeは署名可能な電子契約サービスです。
下記の特徴があります。
様々なプランの中から選択したいという方におすすめです。
MakeLeapsは請求書業務の効率化に優れた請求管理クラウドサービスです。
下記の特徴があります。
請求業務を効率化したいという方におすすめのツールです。
BtoBプラットフォーム請求書は請求書のデータ管理に優れたクラウド請求書サービスです。
下記の特徴があります。
請求書の発行や受取を効率化したいという方におすすめのツールです。
今回はテレワークに必要な営業活動支援ツール18選を紹介してきました。
社内の円滑なコミュニケーションが必須となるテレワークではグループウェアは必須のツールといえます。
ぜひご紹介した18のツールの中からご自身に最適なグループウェアを見つけてみてください。
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