テレワークを可能に!成功させる最適グループウェア厳選18ツールを紹介!

テレワークを可能に!成功させる最適グループウェア厳選18ツールを紹介!

記事更新日: 2020/06/19

執筆: 編集部

近年急速にテレワークが普及しています。

テレワークを行うにあたって課題になってくるのがグループウェアです。

グループウェアを効率的に扱うことができなれけば、テレワークを成功させることは不可能といっても過言ではありません。

グループウェアに興味がある方なら

・テレワークに適したグループウェアを知りたい

・テレワークに導入した方が良いグループウェアを知りたい

と思われますよね。

今回はテレワークを成功させるために最適なグループウェア18ツールを紹介していきます。

グループウェアが必要な理由から導入前と導入後を比較、押さえておきたいポイントなども解説していますので、テレワークを成功させたい!と考えている方はぜひこれから紹介するグループウェアの導入を検討してみてください。

テレワークを成功させるには最適なグループウェアが必須

テレワークとは?

テレワークとは会社に出社することなく、自宅やシェアオフィス、カフェなど場所にとらわれず、働くことをいいます。

スマートフォンやインターネットを活用して、社内の人とコミュニケーションを取りながら業務を進行していきます。

時間や場所を有効に活用できる働き方として注目を浴びています。

テレワークにグループウェアが必要な理由

テレワークにはグループウェアが必須と言われています。

グループウェアとは社内の業務が円滑に進むために利用するコミュニケーションツールやサービスのことをいいます。

テレワークにグループウェアが必要な理由は下記の3つです。

・お互いの顔が見えないため、コミュニケーションできるツールが必要

・仕事の進行状況が見えないため、状況を確認する必要がある

・社内の情報を効率的に共有する必要がある

グループウェアによってこれらの課題を解決することができます。

テレワークを導入したとしても、出社しなければいけない業務もあります。

代表例としては

・決裁や契約のためのハンコの押印

・経理処理

・外部に持ち出せない業務のシステム処理

今後はこのような課題を解決させていくことが必要になります。

テレワークに最適なグループウェアとは?

テレワークに最適なグループウェアは下記のツールを導入することです。

・Web会議

・チャット

・データ共有(オンラインストレージ)

・従業員の管理(勤怠管理・評価・プロジェクト管理)

・営業支援

・電子契約

・クラウド請求書

これらは会社の基幹となるツールなので、テレワークを主体とする企業なら必ず抑えておきたいツールです。

グループウェア導入前と導入後を比較

具体的に導入前と導入後の違いについて確認していきます。

Web会議

導入前 導入後
会議は電話内でやりとりするしかない 複数人でオンラインにて会議が可能
相手の顔も見ることができないため、出席者の理解がどこまで進んでいるのか分かりにくい 顔を見ながらできるので、相手の理解度を確認しながら、会議ができる
資料の共有は各自がPCで資料を開き確認しながら。電話での説明がしにくい。 画面共有などを用いて、資料を出席者全員に共有でき、資料を見せながら説明できるため、効率的に会議ができる

 

チャット

導入前 導入後
上司や同僚への進捗状況の報告はメールまたは電話でしなければいけない 上司や同僚に仕事の進捗状況を即時に報告することができる
席を離れていた場合は電話に出ないこともあり、円滑なコミュニケーションがとれない 席を離れていた場合でも、チャットに記録が残るため、チーム内で状況を確認できる。
資料の共有はメールで行う必要があり、手間がかかる 電話やメールでは伝わりにくい資料を全員で共有できるシステムがある
在宅勤務をしていて会話する必要が生じたとき、携帯電話の通話料がかかることも 無料で音声通話できる機能があるため、必要な時にはすぐに無料通話ができる

 

データ共有(オンラインストレージ)

導入前 導入後
データをメールで同僚に送付してもらう必要があり、非効率 クラウド上にデータが保存されているため、どこからでもアクセスできる
容量が大きいデータは一度出社して、USBにダウンロードする必要がある データ容量を気にせず、クラウド上のデータを操作できる

 

従業員の管理(勤怠管理・評価・プロジェクト管理)

導入前 導入後
仕事をしているかどうか分からないため、評価しにくい ITにより、業務に応じた最適な評価が可能
仕事の進捗状況が分からない 仕事の進捗状況がクラウド上で一目で把握できる

 

営業支援

導入前 導入後
直接営業できず、成約率が下がる 最適化された営業プランにより、成約率の維持・拡大が可能
部内での情報共有ができず機会損失が多くなる クラウド上に営業情報があるため、部内の情報共有がスムーズに

 

電子契約

導入前 導入後
契約書に記名・押印してもらうために書類を郵送する必要がある メールを送付するだけで契約が完結する
重要な書類は取引先に直接訪問する必要がある 法的な効力も高いため、有事の際でも安心できる

 

クラウド請求書

導入前 導入後
社内の限定されたシステムからしか発行できない クラウド上に帳簿があるのため、どこからでも請求書の発行が可能
テレワークでは補えないケースがあり、直接出社しなければならないことも 経理に必要なシステムは全てクラウド上にあるため、テレワークで業務を完結できる
入金情報の確認もする必要があるため、記帳するために銀行にいかなければならない 銀行口座と連携しており、銀行に行く必要なく、入金情報を確認できる

 

グループウェアを導入するときに押さえておきたいポイント

グループウェアを導入するときは下記のポイントを抑えましょう。

・社員全員が使えるようなシンプルなものを使う

・業務の進捗を管理できるようにする

・複雑になりすぎないように最低限のものを導入する

これらのポイントを抑えたグループウェアを導入することで効率的なテレワークを行うことができます。

具体的なツールを次の章で確認していきましょう。

テレワークを可能に!必須ツール18選

テレワークを行う上で抑えておくべき18の必須ツールをご紹介します。

これらのツールはクラウドやWEBを活用しているため、どこからでも仕事ができます。

ぜひ活用して、効率的なテレワークを行っていきましょう。

【Web会議】LiteFreshVoice

LiteFreshVoiceは簡単・シンプルなWEB会議ツールです。

下記の特徴があります

  • 指定されたアドレスをクリックするだけで、会議を開催できる
  • 録音・録画機能搭載で、議事録不要
  • 資料共有もできるため、円滑な会議運営が可能に
  • 最大5名まで会議が可能

 

 

【Web会議】Calling

Callingは多人数の会議開催に優れたWEB会議ツールです。

  • 指定されたアドレスをクリックするだけで、会議を開催できる
  • LiteFreshVoiceと同じように録音・録画・資料共有機能搭載
  • IDが無制限で追加課金不要
  • 最大30名まで会議参加可能

LiteFreshVoiceと基本機能は似ていますが、Callingは30人まで会議参加できる点とIDが無制限である点において優れています。

少人数しか利用しない場合はLiteFreshVoiceでも良いですが、多人数で会議する可能性がある場合はCallingをおすすめします。

 

【チャット】チャットワーク

チャットワークは初心者でも使いやすいシンプルな性能が特徴です。

下記の特徴があります。

  • タスク管理機能により、やるべきことを整理できる
  • 社外の人でもグループ化可能
  • 外部環境と連携可能

誰でも使いやすい仕組みになっているため、ITに強くない方でもハードルが低いツールといえます。

 

【チャット】Slack

SlackはIT業界に勤めている方に人気のあるサービスです。

下記の特徴があります。

  • スレッド機能により、一つの話題の記録が可能
  • 連携可能な外部サービスが多い。(Google、Twitter、Instagram他多数)
  • ワークフローのテンプレートがあるため、仕事の効率化・自動化が可能

様々な外部連携サービスがあるため、利便性は高い一方で、一定のIT知識が求められます。

そのため、SlackはIT業界や準ずる業界にお勤めの方、チャットワークはそれ以外の方におすすめしたいツールです。

 

【データ共有】GoogleDrive

GoogleDriveはGoogle連携に特化したオンラインストレージです。

下記の特徴があります。

  • 無料プランで15GB利用できる
  • 有料プランで最大無制限
  • グーグルドキュメントやスプレッドシートは無制限に利用可能

無料で利用したいときやグーグルのサービスを主に利用している方におすすめのツールです。

 

【データ共有】Dropbox

Dropboxは様々な機能との連携に優れているオンラインストレージです。

下記の特徴があります。

  • 無料プランは2GBのみ
  • 有料プランで最大無制限
  • フォルダごとにお気に入り設定ができ、管理機能に優れている

グーグル以外のサービスを利用している、有料プランを利用したいという方におすすめのツールです。

 

【勤怠管理】ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は初心者でも使いやすい勤怠管理ツールです。

下記の特徴があります。

  • 1ユーザーあたりの月額料金が200円と割安
  • 様々な打刻に対応可能
  • 医療機関特化機能あり

 

 

【勤怠管理】マネーフォワード勤怠管理

マネーフォワード勤怠管理は連携機能に優れた勤怠管理ツールです。

下記の特徴があります。

  • 多彩な雇用体系に対応可能
  • 連携機能に優れている

マネーフォワード系のサービスを利用している方におすすめのツールです。

 

【プロジェクト管理】Backlog

Backlogはタスク・プロジェクト管理に優れたプロジェクト管理ツールです。

下記の特徴があります。

  • 誰がいつまでにどの仕事をするかということを簡単に把握できる
  • 常に最新情報が更新され、効率的なタスク管理が可能
  • プロジェクトに関する情報が一元管理されている

シンプルな造りになっているため、ITに精通していない方でも問題なく利用できます。

万人受けしやすいプロジェクト管理ツールです。

 

【プロジェクト管理】AdFlow

AdFlowはクリエイティブな仕事をする向けのプロジェクト管理ツールです。

下記の特徴があります。

  • 案件へのアクセスが簡単
  • 修正案の指示が簡単
  • 全プロジェクトの進行状況を一目で把握できる

WEBデザイナーなどクリエイティブな仕事をしている方におすすめのツールです。

 

【人事評価システム】HRBrain

HRBrainは目標管理や評価プロセスを効率的に行う人事評価システムです。

下記の特徴があります。

  • 優れた評価制度や目標管理を即日で導入できる
  • カスタマイズ性に優れている
  • 集計が完全自動化されており、業務時間を削減できる

人事作業を効率化したい方におすすめです。

 

【人事評価システム】あしたのクラウド

あしたのクラウドは人材育成に優れた人事評価システムです。

下記の特徴があります。

  • 評価と給与を連動させることができる
  • AIにより、社員の目標設定を最適化
  • 社員の評価をモニタリングし、適切な評価につなげる

社員を適切に評価し、人材育成に繋げたい方におすすめです。

 

【営業支援】Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales Cloudは世界一のシェアを誇る営業支援ツールです。

下記の特徴があります。

  • AIによって営業活動を最適化し、効率的なアプローチができる
  • 顧客や案件が一元管理されており、営業が変わっても即時対応可能
  • 営業プロセスを自動化し、効率をアップ

テレワークの場合、営業活動が課題となりやすいですが、Salesforce Sales Cloudを活用することで、生産性を高めることができます。

 

【営業支援】eセールスマネージャーRemix Cloud

eセールスマネージャーRemix Cloudは日本産の営業支援ツールです。

下記の特徴があります。

  • 顧客情報をワンクリックで登録可能
  • 売上高や予算実績が一目でわかる
  • アドバイザーによるサポートで定着率が高い

マネジメント層向けの営業支援ツールです。

 

【電子契約】BtoBプラットフォーム契約書

BtoBプラットフォーム契約書はインターネット上で簡潔させる電子契約サービスです。

下記の特徴があります。

  • 契約書の締結を電子化し、押印不要に
  • 検索機能に優れており、管理しやすい
  • 契約書の印紙税や郵送代が不要で、コスト削減に

管理や検索機能に優れた電子契約ツールが欲しいという方におすすめです。

 

【電子契約】GMO電子印鑑Agree

GMO電子印鑑Agreeは署名可能な電子契約サービスです。

下記の特徴があります。

  • 3つのプランを導入(無料、月額1万円、月額2万円)
  • 電子署名も対応可能
  • 押印不要、印紙代郵送代不要に

様々なプランの中から選択したいという方におすすめです。

 

【クラウド請求書】MakeLeaps

MakeLeapsは請求書業務の効率化に優れた請求管理クラウドサービスです。

下記の特徴があります。

  • 見積書~請求書発行~入金管理まで一元管理
  • クラウドなので、複数人で情報共有が可能
  • 請求書送付などを代行

請求業務を効率化したいという方におすすめのツールです。

 

【クラウド請求書】BtoBプラットフォーム請求書

BtoBプラットフォーム請求書は請求書のデータ管理に優れたクラウド請求書サービスです。

下記の特徴があります。

  • 請求書を一斉発行可能
  • 請求状況は管理画面にて一目で把握できる
  • 請求書の受取も即日対応可能

請求書の発行や受取を効率化したいという方におすすめのツールです。

 

まとめ

今回はテレワークに必要な営業活動支援ツール18選を紹介してきました。

社内の円滑なコミュニケーションが必須となるテレワークではグループウェアは必須のツールといえます。

ぜひご紹介した18のツールの中からご自身に最適なグループウェアを見つけてみてください。

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