記事更新日: 2020/05/09
自社専用のサーバー環境で使えるオンラインストレージです。容量やユーザー数などの心配がないDropboxといった印象でしょうか。無料で使えて、機能も十分という素晴らしいツールなのですが、自分で管理やサーバー環境構築をしないといけないのが難点で、しっかりと活用するにはある程度の知識が求めらます。
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自社のサーバーでオンラインストレージを運用することができる
大容量のファイルであっても簡単操作で共有が可能
必要な機能をマーケットから追加することができる
専用サーバーを利用するため、外部にファイルを送信することを防いだり、サービスに障害が発生し利用できなくなることを防ぎます。
サーバー上に構築するアプリケーションのため、設定や管理の手間がかかり、外部委託の際には別途の費用がかかります。
Community Editionであればライセンス費用は無料。サーバーやストレージの費用のみで使用できます。
ファイルマネージャのように操作でき、共有中のファイルを一覧できるなど便利な機能が多いです。
社外にもファイルをURLで共有できるほか、外部のownCloudサーバー・ストレージと連携できます。
このページの目次
ownCloudは、無料のオンラインストレージソフトです。最大の特徴はファイルの一括管理。色々なファイルをownCloud上に保存することでファイルがあちこちに散らばることなく、どこでも利用できるようになります。
利用方法や実際の操作画面は、DropboxやGoogleドライブとほぼ同じです。オンラインストレージを使ったことがある人であれば、違和感なく使いこなすことができます。
ownCloudの操作画面
ファイルを管理する上で便利なのが「お気に入り」です。よく使うファイルをお気に入りに追加することができます。似た機能として「タグ」があり、ファイルの内容などに応じてタグをつけることで、より細かく分類することができます。
他のオンラインストレージと連携することも可能です。例えばDropboxと連携することで、ownCloud上にDropboxフォルダを作成することが可能です。これにより、Dropboxの容量が減ってきたら、古くなったデータをownCloudに移動させて念のために保存しておくことができます。
他にも、外出先からのアクセスが制限されていたサーバー環境のストレージと連携させることで、ownCloudを通じて外出先もアクセスが可能になります。活用の仕方次第で、可能性無限大ですね！
次の特徴は、共有機能です。ユーザーやグループを選択し、権限範囲を決定するだけでファイルをすぐに共有できます。また「共有リンク」を使うと、URLで外部とファイルを共有することも可能です。
共有リンクを使用すると、パスワードやリンクの有効期限、フォルダを共有している場合はそこに新たにアップロード可能かなどを決めることができます。柔軟な設定ができるので、社外に共有する時も安全です。こちらもGoogleドライブなどと同様に操作できると考えたらよいでしょう。
3つ目の特徴は、アプリです。「マーケット」にあるアプリをインストールするだけで、ファイルストレージ以外で必要な機能を追加することができます。
例えばカレンダーアプリでは、カレンダーにイベントを追加できます。イベントには参加者を追加したり、リマインダーや繰り返しを設定することができます。
カレンダーの共有や購読など、他にも機能があります。また、ギャラリーアプリでは、写真の一覧や全画面表示、スライドショー再生ができます。
このように追加したアプリは設定画面で有効無効を切り替えたり、アンインストールすることができます。一部のアプリは特定のグループのみ有効にすることもできます。
マーケット画面
ownCloudは、基本的に無料で利用できます。無料で利用する場合は、Community Edition を使うことになります。
無料で使えるCommunity Edition ですが、注意点があります。
Community Edition はオープンソースのため、テクニカルサポートやアップデート等すべて自己責任で対応することになります。
つまり、障害が起こったときの原因調査や対応などもすべて自己責任で行うことになるので、場合によってはかなりの時間と労力を費やす可能性があります。また、ユーザの行動を把握する監査ログ機能もついていません。
こういった手間や弱点を補うのが Standard Edition です。テクニカルサポートを受けられるほか、監査ログ機能やownCloudの日本語マニュアルの提供を受けることができます。
Standard Editionは利用の規模によって料金が変わります。
スマートフォンのアプリは iPhoneが120円、Androidが99円で提供されています。Community Editionであればライセンス費用を気にせず無制限にユーザーを追加できるという点、ストレージを購入することで必要な分だけ追加できるという点がメリットです。
無料で利用でき、基本的な機能が備わっています。ユーザーがどれだけ増えても無料なので、たまにしか使わない場合でもどんどんユーザーを追加することができます。
活用の仕方次第でさまざまな使い方ができる超便利ツールですが、自分で管理や環境構築をしないといけないのが難点で、しっかりと活用するにはある程度の知識が求められるでしょう。
画像出典元：「ownCloud」日本語公式HP
通信
11〜30人
初期費用は掛からなかったと思います。月額費用は不明です。
Dropboxなどと変わらず、指定フォルダが自動で同期されるので、便利だったと記憶しています。
現在は、どうなのか分かりませんが、当時はオンライン参照などができなかったのが不便でした（社の導入方針的に機能オフされていたかもしれません）。ブラウザから利用することができなかったので、出先の端末や、自分以外の端末で、特定のファイルが欲しい時に手軽に利用できなかったのが残念でした。
会社でファイルサーバなどを運用されている場合には、OwnCloudに移行するのは、選択肢の一つとしてありだったかと思います。現在はわかりませんが、当時はコスト的にも安価でした。
一定の管理・運用知識をシステム部門が持ち合わせている場合には、自社専用のオンラインストレージシステムを運用可能なので、サーバが他社と共有されてしまうのが心配な会社にはおすすめかと思います。
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