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Box over VPNは、容量関係なくファイル共有を行ったり、外出先から社内の資料確認を手軽に行えるシステムです。データを一括管理でき、どんなデバイスからでもアクセスできるため業務の効率化を図れます。ユーザーやコンテンツごとに権限を追加できるため、セキュリティもばっちりです。
Box over VPNは、容量関係なくファイル共有を行ったり、外出先から社内の資料確認を手軽に行えるシステムです。データを一括管理でき、どんなデバイスからでもアクセスできるため業務の効率化を図れます。ユーザーやコンテンツごとに権限を追加できるため、セキュリティもばっちりです。
記事更新日: 2024/10/11
このページの目次
Box over VPN(ボックスオーバーヴィピーエヌ)は、容量を無制限で活用できます。
ストレージ容量不足を気にすることなく、ファイル管理・共有が可能です。
容量が足りなくなり、追加料金を支払って容量を追加する必要がないため、コスト削減に繋がります。
取引先に資料を送る際、メールでは大容量のファイルを送信できない場合がありますが、Box over VPN を活用すると、メールでリンクを送るだけで簡単にデータを共有できます。
特別なソフトがなくても閲覧可能です。
誰がいつアクセスしたのかを監視したり、パスワード設定なども行えるため、セキュリティ対策も問題ありません。
社内での資料共有もとても簡単に行えるため、共同作業もスムーズに進みます。
コメント機能やタスク機能などもあるため、誰がどの作業をいつまでに行うのか、アドバイスなども伝えやすくなります。
編集したファイルは自動で保存されるため、編集時に誤って削除した内容も復元可能です。
Box over VPNでは、ユーザーやコンテンツごとにセキュリティ設定が可能です。
7種類のアクセス権限やファイル共有範囲、ダウンロード可否、パスワード有無、アクセス有効期限などがあります。
プレビューのみの権限やユーザー、コンテンツなど細かく条件を決められます。
上手く活用することで、社内の役職ごとに確認できる書類を分けたり、取引先へリンクを送信する際のセキュリティ対策もできます。
社内外とのファイル共有をスムーズに行えるようになるでしょう。
他にもアクセスログやダウンロードログも確認可能で、すぐに不正アクセス等を見つけられます。
Box over VPNは、PC以外にもタブレットやスマートフォンで作業可能です。
どんなデバイスでも閲覧・編集が行えるため、オフィス外での作業も気軽に行えます。
社外にいてもアクセスできるので、多用な働き方に対応でき、作業効率をあげられます。
時間内に行うことができなかった作業の続きを、自宅のPCやスマホから簡単に行えます。
その際、資料やUSBなども必要ありません。
その日のうちに終わらせておく必要のある仕事があるが、資料が必要という場合はオフィスでの作業が必要です。
しかし、社内の資料やデータをBox over VPNで管理することで、自宅での作業も簡単になり、終電までオフィスに残っているということもなくなります。
取引先に出かけている際に、必要となったデータや資料などもタブレットさえあれば簡単に確認できます。
クラウド環境さえあれば閲覧・編集できるというのは、これからの働き方への多様性に大きなプラスとなるでしょう。
Box over VPNは、ストレージ容量が無制限で活用できるため、容量追加コストを削減できます。
ファイルやデータ共有を、社内外でも簡単に行えるため効率よく情報交換が行えます。
取引先へはリンクをメールで送信するだけで、ファイルを共有できます。
メールでは送信できなかったデータや、印刷して郵送する手間やコストも削減できるでしょう。
どこにいても安全にアクセスでき、多様な働き方に対応できるといえます。
画像出典元：「Box over VPN 」公式HP
外部ユーザーの招待やセキュリティ機能の違いにより3つのプランが用意されています。
容量やID数に違いはないので、企業の規模や活用方法を改めて考えてからプランを選択するといいでしょう。
2021年11月〜2022年2月現在
社内情報共有時の情報セキュリティ面での課題があったので、Boxを導入した。
・元々使っていた共有サーバーはアドレスが深くなっていたため、たどり着くまで少し時間がかかっていましたが、Boxを導入することでフォルダへのアクセスが素早くなり非常に便利でした。
・元々課題であったセキュリティ面もクリアになったので、導入して良かったと思います。
・導入した段階は使い方が分からず、また登録も少し手間でした。
・もっとシンプルで直感的に操作ができるツールであれば良かったと感じることがありました。
共有サーバーを使用するにあたってセキュリティ面に不安があるのであれば、導入はおすすめできるかと思いますが、必須かどうか問われた場合にはおすすめはできないかと思います。
Enterprise 月額5,000円／1人
全社的なワークフロー対策としてMicrosoft365導入が決定したが、外部に対するファイル転送をする際のセキュリティ対策を高めるためです。
2019年6月～2022年7月現在も利用中
・メールを誤った相手先に送信してしまった際に、Box上のファイルを削除することで転送（共有）されることがない
・誰がアクセスしたか履歴を確認することができる点も事後確認で管理が便利。
・パスワードを設定しないと、転送したいファイルは社内向けの資料となり相手からダウンロードされることがない。
・送信データ容量が15Gとかなり大きい
・クラウド上のストレージからのファイル転送のために、Box自身の画面を表示させて対象データを確認する際のレスポンスが遅い。
・BoxのURL方式のファイル転送の方法が難しいと感じている社員も多く、利用の温度差が大きい。
・ファイル転送するためにはWeb版Boxを使うが、在宅勤務者の場合はネットワーク事情で処理が遅くなるケースが少なくない。
外部ツールはセールスフォースのメール機能と連携することがありますが、メール内で共有リンクを簡単に張ることができます。
おすすめします。
これまでメールの誤送信などで情報漏洩のなどの懸念があった企業には、Boxの導入効果が高いと思われます。
万が一、違う相手先にメールを送った際に、Box内に格納されたデータファイルを削除するだけで、ダウンロードされることがないため。
かなりのセキュリティが担保できると思います。
Enterprise：4,200円／人・月
部門ごとに社内で取り扱うデータが増えただけでなく、多岐の種類のファイルが増えて、一元管理する必要があった。資料を一元管理するたにはクラウドで体系的に管理できるサービスに移行することが全社的に決定したことが決定要因。
2021年6月~2022年7月現在も利用中
・サービスを利用する立場だが、部門内でもファイルの取り扱い可否をファイルごとに設定できる点が非常に良い。
・共有したい1つのファイルで数Gレベルの大容量をアップロードできるので、データ上限を気にすることがほとんどない。
・これまで資料を取引先に送る際はメール添付だったが、URL方式に変えることができ、セキュリティ性が高まった。
・情報共有することでもBoxを利用しているが、最新データ上書きにタイムラグが発生することがある。スピーディーな作業に支障が出るのは困る。
・上記のタイムラグのために、他のメンバーに情報共有後、その資料メンテを他メンバーが行いたくでも、即できない場合がある。
Boxはあくまでストレージサービスなので、どのツールとも連携しやすい。セールスフォースのメール連携、Teamsへの資料のアップロードでも、これまでのオンプレストレージと全く違和感のない使用感がある。
年々、社内のデータが膨大になり、オンプレミスのサーバーでは管理が難しくなっている企業には、管理面も含めておすすめしたい。特にデータ制限による設備追加の心配がない点がいい。
この記事では編集部おすすめの法人向けオンラインストレージ（ファイル共有サービス）の中からおすすめの16選をご紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどをまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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