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Box over VPNは、容量関係なくファイル共有を行ったり、外出先から社内の資料確認を手軽に行えるシステムです。データを一括管理でき、どんなデバイスからでもアクセスできるため業務の効率化を図れます。ユーザーやコンテンツごとに権限を追加できるため、セキュリティもばっちりです。
Box over VPNは、容量関係なくファイル共有を行ったり、外出先から社内の資料確認を手軽に行えるシステムです。データを一括管理でき、どんなデバイスからでもアクセスできるため業務の効率化を図れます。ユーザーやコンテンツごとに権限を追加できるため、セキュリティもばっちりです。
2020年9月〜2023年10月現在も利用中
・VPN経由でのアクセスはセキュリティを向上させ、機密情報の安全性を確保できた。
・どこからでもVPNを介してBoxにアクセスできたため、リモートワークが容易だった。
・他のツールとの統合が容易で、ワークフローの管理がスムーズだった。
・冗長なデータを整理すれば、無駄なストレージスペースを節約できる。ファイルの整理と削除は、コストを削減する一環となる。
・一部の非機密情報は、VPNを経由せずにクラウドストレージにアップロードすることで、コストを削減できる。
・リモートワークの従業員にVPN接続を提供せず、代わりにセキュアなリモートデスクトップソリューションを採用することで、VPN接続のコストを削減できる。
Microsoft365とシームレスに連携し、Officeドキュメントを直接Box内で編集できるため、効率的な文書管理と共同作業が可能。
次の理由でおすすめする。
・セキュアなファイル共有とリモートアクセスを必要とする企業や組織に向いている。VPN経由でのアクセスを提供し、データセキュリティを確保できる。
・多くのファイルを管理し、共有する必要がある企業に適している。Boxはファイル共有とコラボレーションの管理を効率化する。
・他のビジネスアプリケーションとの統合が容易で、業務プロセスの効率向上に役立つ。
2020年12月〜2023年10月現在も利用中
・VPNを介するためアクセス速度が遅く、ファイルのアップロードやダウンロードに時間がかかった。
・VPN接続の設定やトラブルシューティングが煩雑で、初めてのユーザーには使いこなすのが難しかった。
・モバイルデバイスからのアクセスが不便で、アプリの操作性が向上する余地があった。
小規模の組織や個人には、Boxは過度に高機能である場合もあると思われ、より手軽で低コストなシステムもあるため、おすすめしない。
Enterprise：4,200円／人・月
部門ごとに社内で取り扱うデータが増えただけでなく、多岐の種類のファイルが増えて、一元管理する必要があった。資料を一元管理するたにはクラウドで体系的に管理できるサービスに移行することが全社的に決定したことが決定要因。
2021年6月~2022年7月現在も利用中
・サービスを利用する立場だが、部門内でもファイルの取り扱い可否をファイルごとに設定できる点が非常に良い。
・共有したい1つのファイルで数Gレベルの大容量をアップロードできるので、データ上限を気にすることがほとんどない。
・これまで資料を取引先に送る際はメール添付だったが、URL方式に変えることができ、セキュリティ性が高まった。
・情報共有することでもBoxを利用しているが、最新データ上書きにタイムラグが発生することがある。スピーディーな作業に支障が出るのは困る。
・上記のタイムラグのために、他のメンバーに情報共有後、その資料メンテを他メンバーが行いたくでも、即できない場合がある。
Boxはあくまでストレージサービスなので、どのツールとも連携しやすい。セールスフォースのメール連携、Teamsへの資料のアップロードでも、これまでのオンプレストレージと全く違和感のない使用感がある。
年々、社内のデータが膨大になり、オンプレミスのサーバーでは管理が難しくなっている企業には、管理面も含めておすすめしたい。特にデータ制限による設備追加の心配がない点がいい。
Enterprise 月額5,000円／1人
全社的なワークフロー対策としてMicrosoft365導入が決定したが、外部に対するファイル転送をする際のセキュリティ対策を高めるためです。
2019年6月～2022年7月現在も利用中
・メールを誤った相手先に送信してしまった際に、Box上のファイルを削除することで転送（共有）されることがない
・誰がアクセスしたか履歴を確認することができる点も事後確認で管理が便利。
・パスワードを設定しないと、転送したいファイルは社内向けの資料となり相手からダウンロードされることがない。
・送信データ容量が15Gとかなり大きい
・クラウド上のストレージからのファイル転送のために、Box自身の画面を表示させて対象データを確認する際のレスポンスが遅い。
・BoxのURL方式のファイル転送の方法が難しいと感じている社員も多く、利用の温度差が大きい。
・ファイル転送するためにはWeb版Boxを使うが、在宅勤務者の場合はネットワーク事情で処理が遅くなるケースが少なくない。
外部ツールはセールスフォースのメール機能と連携することがありますが、メール内で共有リンクを簡単に張ることができます。
おすすめします。
これまでメールの誤送信などで情報漏洩のなどの懸念があった企業には、Boxの導入効果が高いと思われます。
万が一、違う相手先にメールを送った際に、Box内に格納されたデータファイルを削除するだけで、ダウンロードされることがないため。
かなりのセキュリティが担保できると思います。
2021年11月〜2022年2月現在
社内情報共有時の情報セキュリティ面での課題があったので、Boxを導入した。
・元々使っていた共有サーバーはアドレスが深くなっていたため、たどり着くまで少し時間がかかっていましたが、Boxを導入することでフォルダへのアクセスが素早くなり非常に便利でした。
・元々課題であったセキュリティ面もクリアになったので、導入して良かったと思います。
・導入した段階は使い方が分からず、また登録も少し手間でした。
・もっとシンプルで直感的に操作ができるツールであれば良かったと感じることがありました。
共有サーバーを使用するにあたってセキュリティ面に不安があるのであれば、導入はおすすめできるかと思いますが、必須かどうか問われた場合にはおすすめはできないかと思います。
この記事では編集部おすすめの法人向けオンラインストレージ（ファイル共有サービス）の中からおすすめの16選をご紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどをまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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