記事更新日: 2021/05/31
Confluenceはチームやプロジェクトで、情報や作業を共有できるナレッジマネジメントツールです。
まず最初に、受付業界のDXを推進し、各業界のDXにも注目している株式会社RECEPTIONIST 代表取締役の橋本 真里子氏に、起業LOG編集部がきいたConfluenceの評価を紹介します。
受付業界 DX専門家 RECEPTIONIST 代表取締役
受付業界DX専門家 橋本 真里子によるConfluenceの総評
2004年大学卒業後 、上場企業5社以上で受付を経験。2016年にディライテッド株式会社を設立（2020年3月に株式会社RECEPTIONISTに社名変更）。翌年の1月にクラウド無人受付システムRECEPTIONIST(レセプショニスト)をリリース。
大きなコミュニケーション削減に繋がる
Confluenceを導入すれば、社内の情報を一括でまとめることができ、コミュニケーションコストの削減に繋がるでしょう。
この記事では、Confluenceの特徴・評判・料金・口コミを詳しく解説していきます。
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チームやプロジェクトで情報や作業を共有
オンラインやページ、ファイルに直接コメントできる
マクロやアドオンを使用して機能のカスタマイズができる
マクロやアドオンを使って使いやすいようにカスタマイズできるところが魅力。アドオンは800種類以上も用意されています。
ファイルの種類によって重たくなってしまったり、文字化けしてしまったりすることがあるようです。また価格がドル換算でわかりづらいです。
ユーザー数が増える毎に1ユーザーあたりの金額が下がるので、ある程度規模があるチームだと、お得に使用できます。
デザインの刷新をしたり、アプリを開発したりと使いやすいシステムになっています。
標準機能ではURL共有ができないため、アドオンの導入が必要。
このページの目次
Confluenceの一番の特徴はドキュメント作成がしやすいことです。
Confluenceではコンテンツを「ページ」という単位で管理しますが、このページの作成はMicrosoftのWordの文書作成と同じような感覚で作成できます。
Wordは皆さん一度は使ったことのあるソフトなので分かりやすいですよね。
また、Confluenceにはテンプレート機能があります。議事録のように同じ形式で複数のファイルを作成する時にとても便利です。デフォルトで数種類用意されていますが、用途に合ったものを自分で作成することも可能です。
「作る人によって文書の形式や粒度がばらばら」「必須事項の記載がなくて確認に時間がかかる」といった課題を解決できます。
議事録作成例
Confluenceの2つ目の特徴は、ドキュメントを分かりやすく管理できることです。
Confluenceではページを階層構造で管理できます。親ページを作成し、関連するページを子ページとしてその下に配置するという管理の仕方です。こうすることで見た目も分かりやすく、ドキュメントも探しやすくなります。
「使い方」というページの作成例
また、ページやファイルにラベルを付けることができます。
キーワードやタグ付けをして分類すればどのようなドキュメントなのか、ひと目で分かります。ラベルで検索も可能なので、大量のドキュメントの中から検索を掛けるときに便利です。
「ゆうパックの追跡方法」にラベルを付与した例
Confluenceを提供しているのは本社がオーストラリアにあるアトラシアン社です。2002年に「今あるものよりももっと良いビジネスソフトを作れるはず」と考えた学生エンジニア2名によって立ち上げられました。
システム開発をするエンジニア向けのツールや、一般のビジネスユーザー向けのツールを提供しており、全世界で10万社以上がアトラシアン社のツールを導入しています。VISA、シティグループ、BMW、NASAなど世界的な大企業でも導入されており、高い評価を受けています。
クラウド版
自社ホスト版（オンプレミス）
料金プランは、インターネット上で使用する「クラウド版」と自社にサーバーを設置する「自社ホスト版（オンプレミス）」があります。
クラウド版は簡単にすぐ開始が可能で、サーバーやストレージの心配をすることなく使用ができます。
オンプレミス版はサーバーの設置に時間が掛かりますが、セキュリティを強化したりなど、完全に自分達の手で制御することができる違いがあります。
クラウド版は、10ユーザーまでは固定で10ドル/月、11〜100ユーザーまでは1ユーザーあたり5ドル/月となっています。
101ユーザー以上はユーザー数が増える毎に1ユーザーあたりの月額料金が安くなっていきます。また、年間契約のプランも用意されており、2ヶ月分の料金が無料となります。
オンプレミス版は、サーバー（オンプレミス）とデータセンターがあり、サーバーの場合は1度購入するとずっと使える買い切り型で、10ユーザーまでは10ドル、その後25ユーザー1500ドルで、ユーザー数が増えるにつれ1ユーザーあたりの料金が安くなります。
データセンターは、年額払いで、500ユーザー毎に12,000ドルとなります。
クラウド版は低価格で導入しやすいため、まずはクラウド版をおすすめします。
IT
251〜500人
2016年3月～2020年2月
社内の情報共有のため
見やすいドキュメントが簡単に作成できる点がよかったです。例えば、見出しをつけたり、図を書いたり、スクリーンショットを添付したり、ソースコードを記載したり、機能が豊富であるが、使い方が難しくなく直感的で、見た目も綺麗な内容が書ける。 また、誰がいつ編集したかがわかる点も良いです。履歴から過去のページのバージョンに戻ることもできます。
ページの階層構造をよく考えて作らないとまとまりのない情報共有サイトになってしまうことです。きれいに作成しない場合は、どこにどんな情報があるのかを探しくにくかったり、重要な情報が分かりにくいところにある可能性があります。ページ検索である程度カバーはできます。
おすすめします。ただし料金が高いので、払える会社のみにおすすめです。情報共有をしたい方、エクセルやワードの代わりに、社内メインのドキュメント作成に使っていきたい会社におすすめです。
ゲーム/エンタメ
51〜100人
2018年2月～2020年4月
ページの作成が簡単にでき、表現方法も豊かで適切かつ鮮度のある情報共有をスピード感を持って行える点。
ページの作成が直感的にできるところがとても使いやすかった。
ほとんど工数をかけなくてもデザイン性もそれなりに優れたページができあがるので、いちからHTMLを書いたりすることと比べると格段に違う。
またサイト内でのデザインスタイルもある程度整うので、各人のセンスでバラバラになりにくいところも優秀だった。
システムがいろいろなことをできるのはいいが、そのぶんユーザ側でカスタマイズできないところもあった。
権限管理や拡張機能の導入などをもう少し細やかにやりたいという要望はあったが、全体の運用管理とシステム的な縛りの面から導入を諦めて運用でカバーしたといったケースがあった。
データベースが裏にあるのでそれを使えばできなくはないと思うが、ある程度構造を熟知する必要はあると思う。
簡単に情報共有を行える環境を構築したいという要望があるのであれば、ぜひともおすすめしたい。
Wikiなどでもできることはできるが、Confluenceのほうが編集等は行いやすいように感じたため、普段そういう作業に慣れていない人でも取り組みやすく、結果として更新頻度が増え、情報の質を上げられるのではないかと感じる。
Confluenceはしっかりとしたナレッジベースを作りたい会社にはおすすめです。
デフォルトの機能もかなり豊富で、マクロやアドオンを駆使すればかなり作り込んだナレッジベースを作ることができます。
また、複数のスペースを持つことも可能なので、多くの部署が関連するプロジェクトや全社的な情報共有にも向いています。
ユーザー数が増えるほどディスカウントがかかる料金体系でもあり、大規模なチームでしっかりと情報共有をする時に力を発揮するツールと言えるでしょう。
画像出典元：「Confluence」公式HP
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