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記事更新日: 2025/03/10
「ファイルが見つからない」「共有をスムーズに行いたい」「紙の文書管理をやめたい」などの悩みはありませんか。
文書管理システムなら、社内文書の検索性向上・情報共有の効率化・紙管理からの脱却が可能です。
文書管理システムにはオンプレミス型もありますが、クラウド型ならリモートでも利用でき、コストや運用負担もおさえれらます。
本記事ではおすすめクラウド文書管理システムを徹底比較、コスト・セキュリティ重視などこだわりに応じたシステムを紹介します。
選定ポイントや注意点も解説するので、ぜひ参考にしてください！
おすすめサービスの比較を無料で！
このページの目次
クラウド文書管理システムは、クラウド上で社内文書の一元管理を行うシステムです。
オンプレミス型と比較して導入ハードルの低さがクラウド文書管理システムの魅力です。
1. 導入コストがおさえられる
自分たちでサーバーなど環境を用意する必要が無い
2. 運用負荷を軽減できる
法改正などに伴うアップデートもベンダーにお任せ
3. 場所を選ばない
インターネットが使える環境があれば、どこにいても利用できる
4. 利用量を調整できる
事業拡大に伴う利用規模の拡大、繁忙期の一時的な利用増などに柔軟に対応できる
5. チームでの共同編集や管理が容易
既存のクラウドサービスとの連携が容易にできるため、チームの生産性が向上する
リモートワークを推進している企業、Google DriveやDropboxなどのストレージサービスに限界を感じている企業は、クラウド文書管理システムの導入を検討しましょう。
クラウド文書管理システムでは、誰にでも使いやすいUIや、目的の文書を見つけやすい充実した検索機能が搭載されているかが重要です。
直感的に操作できるシステムでないと費用をかけて導入しても利用が広まらない可能性があります。
また検索機能には、電子化された文書を正しく文字認識できるOCR機能があると、的確にインデックスできるため、高度な検索が可能となります。
気になるサービスは無料トライアルで実際に使ってみて、使用感を確認しましょう。
クラウド文書管理システムでは、社内の重要文書がクラウド上で保管されます。
データは堅牢なセキュリティ環境下のデータセンターで保護されますが、セキュリティ対策の内容はサービスごとに異なるため、必ず確認しましょう。
＜セキュリティ対策で確認したい機能＞
データの暗号化・文書単位でのアクセス権限設定・操作履歴の取得
ファイヤーウォールやIPアドレスによるアクセス制限
高度なセキュリティ機能を搭載していれば、不正アクセスや情報漏洩のリスクは大幅に低下します。
クラウド文書管理システムの導入を検討する際に、既存のクラウドサービスとの連携を念頭においているケースも多いでしょう。
Google Workspace・Microsoft 365・他の業務システムなど、既存のサービスと連携できれば、データの移行も滞りなくスムーズに導入できます。
次章の比較表では、各ツールの外部連携機能についても比較します。
クラウド文書管理システムを一覧で比較するので参考にしてください！
| ツール名 | 月額費用 | 無料トライアル | OCR機能 | ISMS認証 | シングルサインオン | 外部連携 |
|---|---|---|---|---|---|---|
CLOUD CABINET
|
要問合せ
|
❌
|
❌
|
⭕️
|
⭕️
|
GMOサイン・クラウドサイン
|
NotePM
|
4,800円/8人～
|
30日間
|
❌
|
⭕️
|
⭕️
|
チャットツール
|
Hubble
|
要問合せ
|
あり
|
⭕️
|
⭕️
|
⭕️
|
チャットツール・電子契約サービス等
|
MyQuickクラウド（契約書管理システム）
|
20,000円～
|
あり
|
オプション
|
⭕️
|
❌
|
APIを公開
|
文書管理支援ソリューション
|
要問合せ
|
要問合せ
|
⭕️
|
要問合せ
|
❌
|
要問合せ
|
ConTrack
|
要問合せ
|
要問合せ
|
❌
|
⭕️
|
❌
|
APIを公開
|
画像出典元：CLOUD CABINET 公式HP
「CLOUD CABINET」は、紙の契約書も電子契約書もWeb上で一括管理できるハイブリッド型の文書管理システムです。
運用会社の寺田倉庫は、47年を超える書類保管サービス事業での実績があり、長年培ったノウハウで原本管理・管理ルール策定など運用面の伴走サポ―トまで行ってくれます。
| 料金 | 要問合せ |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 外部連携 | GMOサイン・クラウドサイン |
| セキュリティ対策 | シングルサインオン/IPアドレス制御 |
| 導入実績 | 累計2,500社 |
| 運営会社 | 寺田倉庫株式会社 |
「基本料金」＋「保管料」で構成されます。
スキャン費用や、紙書類の預け入れ・集配等にかかる諸費用は、利用分のみの請求となります。
「NotePM」は、簡単にWebでの文書作成や同時編集が可能なため、マニュアル作成・社内wiki・社内FAQなど社内のナレッジ管理におすすめです。
文書入力を効率化するテンプレートや下書き機能が標準搭載されており、Word・Excel・PDFの全文検索や英語への言語切替も可能、チームコラボレーションに強みのあるツールです。
| 料金 | 4,800円/8人～ |
| 無料トライアル | 30日間 |
| 最低利用期間 | 1ヶ月～ |
| 外部連携 | チャットサービス「Slack」「Microsoft Teams」「ChatWork」 |
| セキュリティ対策 | ISO27001（ISMS）の取得/プライバシーマークの取得 シングルサインオン/ダウンロード制限/データの暗号化 Amazon Web Services/データバックアップなど |
| 導入実績 | 12,000社 |
| 運営会社 | 株式会社プロジェクト・モード |
トライアル後に有料プランに申し込めばデータをそのまま引き継ぎ可能です。
| ユーザー数 （上限） |
8 | 15 | 25 | 50 | 100 | 200 |
| 初期費用 | 0円 | |||||
| 月額費用 | 4,800円 | 9,000円 | 15,000円 | 30,000円 | 60,000円 | 120,000円 |
| ストレージ | 80GB | 150GB | 250GB | 500GB | 1TB | 2TB |
※1,000人以上での利用を希望する場合は別途見積もり
画像出典元：「Hubble」公式HP
契約書特化の「Hubble」は、契約書の作成・審査依頼のやりとり・検討過程・合意文書を一元管理でき、法務ドキュメント業務を効率化できます。
誰もが簡単で使いやすい操作性に定評があり、API連携も充実しているため法務担当者だけではなく事業全体で利用できるサービスです。
ドキュメントリストは、契約書作成と同時に自社専用の契約台帳を半自動で生成。
フルカスタマイズ可能な台帳で、自社に最適な管理体制を構築できます。
| 料金 | 初期費用：0円 月額費用：要問合せ |
| 無料トライアル | あり |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 外部連携 | チャットツール・ジョブカンワークフロー GMOサイン・クラウドサイン・docusignなど |
| セキュリティ対策 | 二段階認証 （オプション）シングルサインオン/IPアドレス制御 |
| 導入実績 | 300社以上 |
| 運営会社 | 株式会社Hubble |
無料トライアルの提供がされているので、実際の使用感を試すことができます。
詳しくは、以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
「MyQuickクラウド」は、ユーザー数無制限で月額2万円から利用開始できるため、コストを抑えて導入したい企業におすすめです。
ワークフロー機能・AzureAD連携・IPアドレス制限など、他サービスではオプションの機能が基本サービスで利用でき、必要に応じてリソースも追加できるため、初期投資を抑えつつ拡張が可能です。
| 料金 | 初期費用：0円 月額費用：20,000円～ |
| 無料トライアル | あり |
| 最低利用期間 | 1年～ |
| 外部連携 | クラウドサイン・Azure OpenAI Service ※WebAPIを公開、他の業務システムとも連携可能 |
| セキュリティ対策 | グローバルIPによるアクセス制限/SSL証明書による暗号化 WebApplicationFirewall(WAF)によるサーバー攻撃対策 データバックアップ |
| 導入実績 | 約900社 |
| 運営会社 | インフォコム株式会社 |
| スターター プラン |
スタンダード プラン |
AIスタンダード プラン |
プレミアム プラン |
|
| 初期費用 | 0円 | 300,000円 | 300,000円 | 要問合せ |
| 月額利用料 | 20,000円 | 70,000円 | 100,000円 | |
| 利用可能データ量 (最大追加可能データ量) |
10GB(50GB) | 50GB(500GB) | 50GB(500GB) | 100GB (2TB) |
| GPT連携 | ✕ | ✕ | 〇 | 〇 |
(税別)
画像出典元：文書管理支援ソリューション
「文書管理支援ソリューション」は、どのように書類を管理するかのコンサルティングから、文書の電子化・文書管理システム・書類の別地保管まで文書管理の悩みを総合的に解決してくれます。
日立ドキュメントソリューションズは、オフィス・研究所・工場で扱う紙文書/図面/電子データなどの文書管理における50年以上の経験とノウハウがあり、企業向けの高セキュリティな管理が強みのため、安心して依頼できます。
| 料金 | 要問合せ ※以下、詳細は問い合わせが必要となります |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 外部連携 | 要問合せ |
| セキュリティ対策 | 要問合せ |
| 導入実績 | 製造業を中心に大学・金融業・商社など |
| 運営会社 | 株式会社 日立ドキュメントソリューションズ |
「ConTrack」は、システム開発におけるトレーサビリティ管理ツールで、仕様書・設計書・テスト計画などのソフトウェア開発文書の一元管理が可能です。
「開発現場での使いやすさ」を重視しており、文書解析エンジンを用いた文書の登録・検索・バージョン管理・ステータス管理などが容易に行えます。
運営会社のべリサーブは、セキュリティ対策支援サービスも提供しており、情報セキュリティに関する高い知見があるため、セキュリティのコンサルティングも依頼できます。
| 料金 | 要問合せ |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 外部連携 | RedmineやJiraなどのタスク管理ツール ※WebAPIを公開、他の業務システムとも連携可能 |
| セキュリティ対策 | 要問合せ |
| 導入実績 | 要問合せ |
| 運営会社 | 株式会社ベリサーブ |
「flouu」は、社内の情報共有やナレッジ管理を効率化させるクラウド情報共有ツールです。
リアルタイムで同時編集・共有が可能なドキュメント作成機能やドキュメント・コメント・添付ファイルまで横断して検索できる全文検索機能、ドキュメント単位のチャット機能などが搭載されており、社内の情報共有やコラボレーションを加速させたい企業におすすめです。
| 料金 | 初期費用：なし 月額費用：660円～ |
| 無料トライアル | 14日間 |
| 最低利用期間 | なし |
| 外部連携 | Google Drive・box・チャットツール （Slack・Chatwork・Microsoft teams） |
| セキュリティ対策 | ISO27001（ISMS）の認証取得/日次でバックアップ Amazon Web Service（AWS）利用/暗号化 ＜オプション＞IP制限/シングルサインオンなど |
| 導入実績 | 1500組織以上 |
| 運営会社 | プライズ株式会社 |
| 基本料金 | オプション | ||
| セキュリティ* | OCR | ||
| 月額費用(税込) | 660円/ユーザー | + 550円 | + 220円 |
*IPアドレスによるアクセス制限/操作ログの出力/定期的なパスワード更新設定/シングルサインオン
→コスト重視なら無料で文書管理システムを利用する方法もあるので、検討してもよいでしょう。
画像出典元：「OPTiM Contract」公式HP
「OPTiM Contract」は、AIやIoT（Internet of Things）・ビッグデータプラットフォームのマーケットリーダーのOPTiMが提供するAIを活用した契約書管理システムです。
Adobe Sign／クラウドサイン／GMOサインなどの電子契約サービスと連携可能で、電子契約で締結した契約書ファイルを一括取り込み可能。
契約書をアップロードするだけで、必要な情報をAIが自動で台帳に入力してくれるため、管理工数を削減できます。
| 料金 | 初期費用：無料 月額費用：9,980円～ |
| 無料トライアル | 1ヶ月 |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 外部連携 | Adobe Sign・クラウドサイン・GMOサイン WAN-Sign・DocuSign |
| セキュリティ対策 | SSL証明書/暗号化/ISMS認証取得 第三者機関による脆弱性回避の認証取得 |
| 導入実績 | 要問合せ |
| 運営会社 | 株式会社オプティム |
| 無料トライアル | スターター | ビジネス | エンター プライズ |
|
| 初期費用 | 無料 | 要問合せ | ||
| 月額費用 | 無料 | 9,980円 | 49,800円 | 要問合せ |
| 同時利用制限数 | 1 | 1 | 5 | 5～ |
| アップロード ファイル上限数 ※1ヵ月あたり |
5 | 10 | 100 | 100～ |
（税別）
OPTiM Contract 含む文書管理システムの資料を一括DL
「LegalForceキャビネ」は、締結後の契約書の管理に悩んでいる会社におすすめのAI契約書管理システム。
契約書をアップロードするだけで全文をテキストデータ化、契約書に含まれる情報を自動で抽出して台帳登録されます。
強固なセキュリティを確保しているため、機密情報の流出防止にも役立ちます。
| 料金 | 要問合せ |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用期間 | 1年間 |
| 外部連携 | Docusign・GMOサイン・クラウドサイン |
| セキュリティ対策 | ISMS規格取得/第三者機関による脆弱性診断実施など |
| 導入実績 | 600社以上 |
| 運営会社 | 株式会社 LegalOn Technologies |
サービスの詳細については、以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：「ConPass (コンパス)」公式HP
「ConPass (コンパス)」は、電子契約書類だけでなく紙の契約書もクラウド管理できる契約書管理システム。
データをアップロードするだけで AIが管理項目を自動入力するため、入力や台帳作成の手間を削減できます。
運営会社の日本パープルは、情報セキュリティ事業や文書管理領域での実績が50年もあり、手厚いサポートに定評があるため、安心して利用できます。
| 料金 | 初期費用：100,000円 月額費用：30,000円 |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 外部連携 | Adobe Acrobat Sign・クラウドサイン・GMOサイン |
| セキュリティ対策 | ISMS取得/プライバシーマーク取得 Google Cloud上にクラウド基盤を構築 |
| 導入実績 | 要問合せ |
| 運営会社 | 株式会社日本パープル |
| ライトプラン | スタンダードプラン | スタンダードプラス | |
| 初期費用 | 100,000円 | ||
| 月額費用 | 30,000円 | 50,000円 | 要問合せ |
| データ容量 | 5GBまで | 5GBまで | 要問合せ |
| 電子締結連携 （API連携） |
なし | あり | あり |
（税別）
画像出典元：クラウドサインSCAN 公式HP
「クラウドサイン SCAN」は、紙の契約書のスキャンから書類情報のシステム入力、データのインポートまで全てを代行するサービスです。
電子契約サービス「クラウドサイン」の関連サービスとして提供されています。
取り込んだ契約書は、すぐに検索・参照が可能で、契約書の更新/終了の管理もできます。
| 料金 | 20万円～ |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用期間 | 要問合せ |
| 外部連携 | クラウドサイン |
| セキュリティ対策 | 要問合せ |
| 導入実績 | 要問合せ |
| 運営会社 | 弁護士ドットコム株式会社 |
SCANしたい部数・1部当たりのページ数に応じて変動します。
合計額が20万円未満の場合、一式20万円となります。
紙媒体で保管されている資料をクラウド文書管理へと移行するには、スキャン作業が必要となります。
保管されている資料数にもよりますが、かなりの時間と労力を費やすことになるでしょう。
その場合、データスキャンの作業まで依頼できるクラウド文書管理を選択するか、スキャン代行サービスの利用を検討しましょう。
自社で保管している紙文書をどれだけ電子化する必要があるのか、見積もりをたてておく必要があります。
初めてのツールを使いこなすには、操作手順や方法を覚える必要があります。
それぞれの社員のITスキルにもよりますが、なるべく誰もが使いやすく、導入後も従来の作業を滞りなく進められるツールを選んでおくことが大切です。
クラウド型文書管理システムは一般的に汎用型がメインで、ベンダーによって構築・運用されます。
運用負荷が軽減できるのがメリットですが、セキュリティ対策などもベンダーに委ねられ、オプション費用が発生する場合もあります。
提供内容はツールによって差があるため、クラウド製品はオンプレミス以上にシステム選びが重要です。
自社の導入目的・事業規模や業務内容にフィットするシステムを慎重に選定しましょう。
▶ オンプレミス含めた文書管理システムについて知りたい方は、こちらもお読みください
クラウドサービスを利用しているなら、導入しやすさが魅力のクラウド文書管理システム。
「どこでもアクセスできる・チームでの共同編集/管理が簡単・規模の拡大や一時的な利用増に対して柔軟に対応できる」など、クラウド製品ならではのメリットがあります。
本記事では、気になるセキュリティや外部連携機能などを徹底比較しているので、クラウド文書管理システムの導入を検討している方は、システム選びの参考にしてください。
画像出典元：O-dan
