クラウド文書管理システムについて

【最新比較】おすすめクラウド文書管理システム11選を徹底解説!無料製品も

記事更新日: 2022/11/22

執筆: 編集部

会社を運営していく中で欠かすことのできない業務の一つである文書管理。紙媒体で保管していると、収納場所に困ることや必要な書類がなかなか探し出せないことがあります。

そこでおすすめしたいのが、クラウド文書管理です。

クラウド文書管理を導入すれば全ての資料を電子化でき、見たい資料をすぐに見つけられます。

今回は数多くあるクラウド文書管理システムの中から、おすすめ11選を紹介します。

それぞれの特徴についてまとめてありますので、比較検討する際の参考にしてください。

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おすすめのクラウド文書管理システム 3選

1. ドキュメント専用の情報共有サービス『NotePM』


画像出典元:NotePM 公式HP
 
 

特徴

Web上で簡単に文書作成・ファイル登録ができ、普段見慣れた画面での操作が可能。

Word・Excel・PDF等のファイルの中身を全文検索でき、キーワードの入力で欲しい情報がすぐ見つかります。

スマホやタブレットなどでも全ての操作ができ、言語切替(英語)やタイムゾーンを設定できるので、場所を問わず、外国人メンバーや時差のある海外拠点メンバーも使いやすいです。

機能

・WEB上でかんたん文書作成
高機能エディタとテンプレート。ウィキペディアのように、Webで気軽にナレッジ情報を書き込み蓄積が可能

・自動バージョン管理
更新履歴を自動的に記録

・チャットサービス連携
人気チャットサービス「Slack」「Microsoft Teams」「ChatWork」と連携

料金プラン

ユーザー上限数により月額金額が変わります。

無料トライアルもあり、まずはお試しできます。メンバー上限は100名で、トライアル後有料プランへ申し込めばデータをそのまま引き継げます。

申し込まない場合は、データが消去され、自動的に課金されることがないので安心です。

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2. 契約書のデータ化に最適!『クラウドサインSCAN』

画像出典元:クラウドサインSCAN 公式HP

特徴

「クラウドサイン SCAN」は契約書管理に特化したサービスです。「クラウドサイン SCAN」を導入するとスキャンやデータ入力の手間が不要となり、書類のスキャンからクラウドサインへの書類情報入力までを一貫して行ってくれます。

契約書のスキャンやデータ入力の業務が削減されるため、事務の負担が少なくなり本来の業務に集中できます。契約書が多くなる繁忙期でも臨時でアルバイトを雇う必要や残業を強いることがなくなる為、人件費の削減に繋がります。

機能

・契約書管理
契約書のデータ入力・スキャンを一括対応

・アラート管理
契約書の開始日や終了日を事前に告知

・契約書検索機能
あらゆる条件で契約書を検索し参照可能

料金プラン

・シングルプラン:320円/1部/1部あたり1ページ
・マルチプラン:600円/1部/1部あたり10ページ

※最低発注部数 600部

※クラウドサインでの書類保管費用:1,000部あたり10,000円/月

 

3. 紙とデータのハイブリッド!『CLOUD CABINET』


画像出典元:CLOUD CABINET 公式HP

特徴

「CLOUD CABINET」は、紙の契約書も電子契約書もWeb上で一括管理できるハイブリッド型の文書管理システムです。

書面による契約と電子契約が混在しても、検索・出し入れ・廃棄などの処理を簡単におこなえます。

サービスを提供している寺田倉庫は、書類保管サービス事業の実績は47年、導入実績は2,500社と豊富な実績も持ち、長年培ったノウハウが強み。

契約書に限らず、書面を一元管理したい企業に適しています。2022年冬からサービス提供を予定しています。

料金プラン

「基本料金」+「保管料」で構成されます。

スキャン費用や、紙書類の預け入れ・集配等にかかる諸費用は、使った分だけの負担ですみます。

料金詳細を知りたい方は、以下の無料資料からご確認ください。

CLOUD CABINET含む資料を一括DL

 

 

その他のクラウド文書管理システム

flouu

画像出典元:「flouu」公式HP
 
 

特徴

flouuは無料お試しが利用可能で、社内のドキュメントをメンバー全体で共有し、データ管理をスムーズにおこないたいという会社におすすめの社内情報共有ツールです。

さまざまな形式のドキュメントをひとまとめにして、チームでの共有を可能にし、生産性向上に役立ちます。

14日間の無料トライアルがあるので、まずは実際に利用してみるのが良いでしょう。

料金プラン

【スタンダードプラン】1ユーザーにつき月額500円(税抜)で利用できます。(ストレージ:1GB)

【エンタープライズプラン】セキュリティを重視する企業向けのプラン(料金は問い合わせが必要です)

【オプションの導入支援サービス】これまでの文書を集約し、「flouu」に移行するまでのサポートが受けられるサービス(料金は問い合わせが必要です。)

詳しくは以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。

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MyQuickクラウド

画像出典元:MyQuickクラウド 公式HP

 
 

特徴

「MyQuickクラウド」は、ユーザー数無制限で月額4万円~、コストを抑えて導入したい企業におすすめのクラウド文書管理システムです。

検索機能は、全文検索/項目検索/お気に入りや仮想分類から選択など目的に合わせた詳細条件で短時間で目的の文書を検索することができます。

電子契約サービス「クラウドサイン」との連携で契約書を自動取込みでき、シングルサインオンも利用可能。

更新期限のアラート通知も利用シーンに合わせて柔軟に設定できるので、使いやすさと低コストを求める企業にうってつけです。

料金プラン

無料トライアル:あり

初期費用:300,000円/契約

月額費用:
同時アクセス数4ユーザー/40,000円
・同時アクセス数8ユーザー/60,000円

ユーザーID数:無制限
ディスク容量:30GB
作成可能DB数:1DB

詳細は、下記の資料に掲載しています。

MyQuickクラウド 含む資料を一括DL

 

 

OPTiM Contract


画像出典元:「OPTiM Contract」公式HP

特徴

「OPTiM Contract」はAIを活用することで、契約書の管理・検索がスムーズにできるクラウド文書管理システムです。

AIやIoT(Internet of Things)、ビッグデータプラットフォームのマーケットリーダーであるOPTiMが提供しているサービスのため、安心して利用できます。

既存の契約書をOCR処理でテキストデータ化できるだけでなく、電子契約サービスのAdobe Sign/クラウドサイン/GMOサインとの連携にも対応。

初期費用無料のプランや無料トライアルもあり、導入のしやすさが魅力です!

料金プラン

OPTiM Contractの有料プランは3種類あり、月額費用のほか、プランによっては初期費用が加算されます。

おすすめは、アップロードファイルの上限数が月100件まで可能で、月額29,800円(税別)の「スタンダードプラン」です。

  無料トライアル エントリー スタンダード エンター
プライズ
初期費用
(税別)
無料 無料 無料 要問い合わせ
月額費用
(税別)
無料 4,980円 29,800円 要問い合わせ
同時利用制限数 1 1 5 6~
アップロード
ファイル上限数
※1ヵ月あたり
5 20 100 101~

 

OPTiM Contract 含む資料を一括DL

 

 

文書管理支援ソリューション


画像出典元:文書管理支援ソリューション

特徴

「文書管理支援ソリューション」は、文書管理コンサルティング・文書電子化・文書管理システム・書類の別地保管でそれぞれ発生する悩みを総合的に解決する、株式会社 日立ドキュメントソリューションズよる文書管理サービスです。

どのように書類を管理するかの目標設定から、電子化推進計画の立案、電子化後のフォローまで専門スタッフが対応してくれます。

書類の電子化に対して何から取り組んだらよいか分からない企業であっても安心して依頼できます。

「既に知識やシステムはあるので電子化だけ依頼したい」など、目的とする機能が絞られる企業でも活用可能です。

料金プラン

「文書管理支援ソリューション」の料金プランは、公式HPなどへの記載がなく、都度問い合わせが必要となります。

詳細につきましては、以下の無料資料をダウンロードの上、ご確認ください。

文書管理支援ソリューション 含む資料を一括DL 

 

LegalForceキャビネ

画像出典元:「LegalForceキャビネ」公式HP

 

特徴

契約書の管理に悩んでいる会社におすすめのAI契約書管理システムです。

契約書をアップロードするだけで全文がテキストデータ化され、契約書に含まれる情報を自動で抽出します。

契約書を探すのに時間がかかる、管理台帳への入力・契約更新期限の管理が難しい、といった問題を一気に解消。

強固なセキュリティを確保しているため、機密情報の流出防止にも役立ちます。

サービスの概要については、以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。

LegalForceキャビネ 含む資料を一括DL

 

 

ConPass (コンパス)

画像出典元:「ConPass (コンパス)」公式HP

特徴

「ConPass (コンパス)」は、AI抽出機能などを搭載した紙の契約書や種類の異なる電子契約データを一元管理できる文書管理システムです。

ConPass (コンパス)を提供する株式会社日本パープルは、情報セキュリティ事業や文書管理領域での実績が50年もあり、安心して利用することができます。

紙の契約書の電子化や原本の保管は内製で行っているので、UI/UXがシンプルで使いやすいのが特徴。

また、1社1社、最適な運用フローをカスタマイズして構築する手厚いサポートがあるので、安心です。

料金プラン

ConPass (コンパス)の有料プランは3種類で、月額費用と導入時初期費用100,000円(税別)のシンプルな料金体系です。

おすすめは、タスク管理やAPI連携などの便利な機能が備わっている月額50,000円(税別)の「スタンダードプラン」です。

  ライトプラン スタンダードプラン スタンダードプラス
初期費用 100,000円 100,000円 100,000円
月額費用 30,000円 50,000円 要問い合わせ
データ容量 5GBまで 5GBまで 要問い合わせ
電子締結連携
(API連携)
なし あり あり

※(税別)

SaaS LOG限定キャンペーン実施中!

<【SaaS LOG限定】電子署名無料キャンペーン>

特典:電子署名10件/月が無料に!

対象:2022年12月26日までに新規で1年以上のご契約をいただいたお客様

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特典:契約書の電子化1万枚まで無料に!

対象:2022年12月26日までに新規で1年以上のご契約をいただいたお客様

 
※サービスの概要について、詳細は以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。

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SVF Cloud

画像出典元:SVF Cloud 公式HP
 
 

特徴

クラウド上にアップされたデータやExcel・Wordといった使用頻度の高いデータから簡単に帳票を作れます。テンプレート数も多く画像やグラフの埋め込みにも対応しているため、自由度が高く美しい帳票を効率的に作成できます。

料金プラン

・プランS:30,000円/月
・プランM:45,000円/月
・プランL:80,000円/月
・プランLL:140,000円/月
・プランXL:200,000円/月
・プランXXL:300,000円/月

出力する枚数や使用するIDの数によってプランが変更となり、初期導入費用は一律で20万円。

自社に必要な出力枚数を目安にできるためプランを決定しやすく、無料トライアルもあるので使用感を確かめてからの導入決定が可能です。

 

ConTrack

画像出典元:ConTrack公式HP

 
 

特徴

「ConTrack」は直観的に操作できる、現場で使いやすいをモットーに開発されたALM(アプリケーションライフサイクル管理)製品です。

現在システムの多機能化、複雑化、開発のグローバル化により開発情報の管理が従来より難しくなっています。「ConTrack」は制御システム開発をはじめシステム開発におけるトレーサビリティ管理、ドキュメント管理をサポートします。

 

 

自社にあうクラウド文書管理システムの3つの選定ポイント

1. 欲しい機能は何か

クラウド文書管理ツールは、それぞれのツールによって得意とする文書管理方法が異なります。

紙媒体になっている社内の書類をデータ化して管理することが目的なのか、それとも文書を社員同士どこにいても共有し閲覧できるようにすることが目的なのかによって、選ぶクラウド文書管理のツールが異なるのです。

自社でクラウド文書管理を導入する際は、何を目的としていてどんな機能が欲しいのか、あらかじめ明確にしておく必要があります。

2. 操作性

新たなクラウド文書管理を導入する際は、どの社員もスムーズに対応できるよう使い勝手の良いツールを選ぶことが大切です。

やや難しい取り扱い方法のクラウド文書管理を導入してしまった場合、上手く使えない社員が出てくるケースや、ツール導入前よりも文書管理の作業が増えてしまうケースも少なくありません。

自社社員すべてがツール導入時から問題なく扱えるクラウド文書管理を選ぶことが大切です。

3. セキュリティ

比較的低コストということもあり、導入しやすいクラウド型の文書管理ツールですが、社内の重要な書類を外部管理のクラウド上に保管することになります。

よって、クラウド文書管理のツールを選ぶ際はセキュリティチェックが欠かせません。

文書ごとのアクセス管理や履歴の確認、自動で書類のバックアップを取る機能等、それぞれのツールごとに様々なセキュリティ対策がなされていますので、必ず確認するようにしてください。

クラウド文書管理のメリット3つ

1. 文書検索がスムーズにできる

紙の状態で文書を管理していると、必要な書類を探し出すのに一苦労といったことも多いのではないでしょうか。

その点、クラウド文書管理を導入していれば、タイトルや言葉を入力するだけで必要な文書を探し出せます。

そのため、様々な書類を管理する必要がある部署ほど、クラウド文書管理導入のメリットを感じやすくなります。

2. リスク管理がしっかりできる

紙媒体で書類の管理をしていると、仮に紛失してしまった場合、誰がいつ持ち去ったのか、そしてその後の書類の行方がどうなったのかを把握することが難しくなります。

クラウド文書管理を導入していれば、基本的にいつ誰がどの文書にアクセスしたのかを把握でき、ツールのセキュリティ設定によっては閲覧者制限をかけることも可能になります。

クラウド文書管理の導入によって、適切なリスク管理ができるようになるでしょう。

3. 業務の効率化が可能に

クラウド文書管理システムでは、共有された資料をオンライン上で同時に編集・作業することが可能です。そのため、一つの書類を複数人で作成できるようになります。

プリントアウトをしなくても文書の共有ができるようになるため、資料のコピーや閲覧など、無駄な作業を省くことができ、効率的に業務を進められるようになります。

クラウド文書管理システムのデメリット2つ

1. 資料をスキャンする必要がある

すでに紙媒体で保管されている資料をクラウド文書管理へと移行するために、それらの資料をスキャンする作業が必要になります。保管されている資料数にもよりますが、かなりのボリュームで時間と労力を費やすことになる可能性もあります。

そのような場合は、あらかじめデータスキャンの作業も依頼できるクラウド文書管理を選択するのがおすすめ。クラウド文書管理を導入する際には、今現在自社で抱えている資料をどれだけ電子化するのかを考えておく必要があります。

2. ツールを使いこなすまでに時間がかかる可能性も

初めてのツールを使いこなすには、操作手順や方法を覚える必要があります。それぞれの社員の持っているスキルにもよりますが、きちんと使いこなすようになるまでに時間がかかる可能性もあります。

クラウド文書管理を選ぶ際は、誰もが使いやすく、導入後もスムーズに作業ができるツールを選んでおくことが大切です。

まとめ

文書管理を行う上で、効率的な役目を果たしてくれるクラウド文書管理。リスク管理や書類検索がしやすくなり、業務の効率化が図れます。

クラウド文書管理の導入を検討している方は、ぜひ今回ご紹介したクラウド文書管理ツールをはじめ、自社に合ったツールを探してみてください。

画像出典元:O-dan

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