会社を運営していく中で欠かすことのできない業務の一つである文書管理。紙媒体で保管していると、収納場所に困ることや必要な書類がなかなか探し出せないことがあります。

そこでおすすめしたいのが、クラウド文書管理です。

クラウド文書管理を導入すれば全ての資料を電子化でき、見たい資料をすぐに見つけられます。

今回は数多くあるクラウド文書管理の中から、おすすめツールを紹介します。

それぞれの特徴についてまとめてありますので、比較検討する際の参考にしてください。

おすすめのクラウド文書管理3選

1. セキュリティ重視なら『セキュアSAMBApro』

特徴

「セキュアSAMBApro」の最大の特徴は高いセキュリティ管理と安心サポート。情報漏洩対策ファイルサーバーを搭載することで、最高水準のセキュリティを実現。

さらには、ファイルやフォルダの管理、アクセス権限などを部署やチームごとに設定することで、安全に情報を連携することが可能になっています。

電話とメールでサポートが受けられ、質問にすぐ対応してくれることも魅力的です。

機能

・セキュリティ
「ホワイトリスト方式」を採用し、登録されたプログラム以外は、「セキュアSAMBApro」にアクセスできないようデザイン。

・バージョン履歴管理
誤ってデータを上書きや削除してしまった際に、以前のバージョンに復元できる

・エクスプローラで操作
ユーザー操作は使用頻度の高い「エクスプローラ」採用で、最小限の教育で導入できる

料金プラン

料金は詳細資料をご参照下さい。

 

2. ドキュメント専用の情報共有サービス『NotePM』

特徴

Web上で簡単に文書作成・ファイル登録ができ、普段見慣れた画面での操作が可能。

Word・Excel・PDF等のファイルの中身を全文検索でき、キーワードの入力で欲しい情報がすぐ見つかります。

スマホやタブレットなどでも全ての操作ができ、言語切替（英語）やタイムゾーンを設定できるので、場所を問わず、外国人メンバーや時差のある海外拠点メンバーも使いやすいです。

機能

・WEB上での文書作成機能
高機能エディターとテンプレート機能により、WEB上で簡単に文書作成、ファイル登録できるので、気軽に情報共有できる

・自動バージョン管理
更新履歴を自動的に記録

・チャットサービス連携
人気チャットサービス「Slack」「HipChat」「ChatWork」と連携

料金プラン

ユーザー上限数により月額金額が変わります。

無料トライアルもあり、まずはお試しできます。メンバー上限は100名で、トライアル後有料プランへ申し込めばデータをそのまま引き継げます。

申し込まない場合は、データが消去され、自動的に課金されることがないので安心です。

 

3. 契約書のデータ化に最適！『クラウドサインSCAN』

画像出典元：クラウドサインSCAN 公式HP

特徴

「クラウドサイン SCAN」は契約書管理に特化したサービスです。「クラウドサイン SCAN」を導入するとスキャンやデータ入力の手間が不要となり、書類のスキャンからクラウドサインへの書類情報入力までを一貫して行ってくれます。

契約書のスキャンやデータ入力の業務が削減されるため、事務の負担が少なくなり本来の業務に集中できます。契約書が多くなる繁忙期でも臨時でアルバイトを雇う必要や残業を強いることがなくなる為、人件費の削減に繋がります。

機能

・契約書管理
契約書のデータ入力・スキャンを一括対応

・アラート管理
契約書の開始日や終了日を事前に告知

・契約書検索機能
あらゆる条件で契約書を検索し参照可能

料金プラン

・シングルプラン：320円/1部/1部あたり1ページ
・マルチプラン：600円/1部/1部あたり10ページ

※最低発注部数 600部

※クラウドサインでの書類保管費用：1,000部あたり10,000円/月

 

その他のクラウド文書管理

flouu

特徴

flouuは無料お試しが利用可能で、社内のドキュメントをメンバー全体で共有し、データ管理をスムーズにおこないたいという会社におすすめの社内情報共有ツールです。

さまざまな形式のドキュメントをひとまとめにして、チームでの共有を可能にし、生産性向上に役立ちます。

14日間の無料トライアルがあるので、まずは実際に利用してみるのが良いでしょう。

料金プラン

【スタンダードプラン】1ユーザーにつき月額500円(税抜)で利用できます。（ストレージ：1GB）

【エンタープライズプラン】セキュリティを重視する企業向けのプラン（料金は問い合わせが必要です）

【オプションの導入支援サービス】これまでの文書を集約し、「flouu」に移行するまでのサポートが受けられるサービス（料金は問い合わせが必要です。）

 

flouuの資料を無料ダウンロード

 

 

SVF Cloud

特徴

クラウド上にアップされたデータやExcel・Wordといった使用頻度の高いデータから簡単に帳票を作れます。テンプレート数も多く画像やグラフの埋め込みにも対応しているため、自由度が高く美しい帳票を効率的に作成できます。

料金プラン

・プランS：30,000円/月
・プランM：45,000円/月
・プランL：80,000円/月
・プランLL：140,000円/月
・プランXL：200,000円/月
・プランXXL：300,000円/月

出力する枚数や使用するIDの数によってプランが変更となり、初期導入費用は一律で20万円。

自社に必要な出力枚数を目安にできるためプランを決定しやすく、無料トライアルもあるので使用感を確かめてからの導入決定が可能です。

 

MyQuickクラウド

特徴

25年にわたる製品開発実績をもとに、契約書管理に必須の機能を直観的に操作できるシンプルな画面で提供しているクラウドサービスです。

最大の特徴ともいえる自動通知機能で契約更新の手続き漏れがなくなり、さらに、検索の最速スピード化により契約を探す手間0分を実現します。

料金プラン

・初期費用：300,000円/契約
・月額使用料：40,000円
・オプション：4,000円〜

※詳細はMyQuickクラウドに直接お問い合わせください。

 

ConTrack

特徴

「ConTrack」は直観的に操作できる、現場で使いやすいをモットーに開発されたALM（アプリケーションライフサイクル管理）製品です。

現在システムの多機能化、複雑化、開発のグローバル化により開発情報の管理が従来より難しくなっています。「ConTrack」は制御システム開発をはじめシステム開発におけるトレーサビリティ管理、ドキュメント管理をサポートします。

 

 

自社にあうクラウド文書管理の3つの選定ポイント

1. 欲しい機能は何か

クラウド文書管理ツールは、それぞれのツールによって得意とする文書管理方法が異なります。

紙媒体になっている社内の書類をデータ化して管理することが目的なのか、それとも文書を社員同士どこにいても共有し閲覧できるようにすることが目的なのかによって、選ぶクラウド文書管理のツールが異なるのです。

自社でクラウド文書管理を導入する際は、何を目的としていてどんな機能が欲しいのか、あらかじめ明確にしておく必要があります。

2. 操作性

新たなクラウド文書管理を導入する際は、どの社員もスムーズに対応できるよう使い勝手の良いツールを選ぶことが大切です。

やや難しい取り扱い方法のクラウド文書管理を導入してしまった場合、上手く使えない社員が出てくるケースや、ツール導入前よりも文書管理の作業が増えてしまうケースも少なくありません。

自社社員すべてがツール導入時から問題なく扱えるクラウド文書管理を選ぶことが大切です。

3. セキュリティ

比較的低コストということもあり、導入しやすいクラウド型の文書管理ツールですが、社内の重要な書類を外部管理のクラウド上に保管することになります。

よって、クラウド文書管理のツールを選ぶ際はセキュリティチェックが欠かせません。

文書ごとのアクセス管理や履歴の確認、自動で書類のバックアップを取る機能等、それぞれのツールごとに様々なセキュリティ対策がなされていますので、必ず確認するようにしてください。

クラウド文書管理のメリット３つ

1. 文書検索がスムーズにできる

紙の状態で文書を管理していると、必要な書類を探し出すのに一苦労といったことも多いのではないでしょうか。

その点、クラウド文書管理を導入していれば、タイトルや言葉を入力するだけで必要な文書を探し出せます。

そのため、様々な書類を管理する必要がある部署ほど、クラウド文書管理導入のメリットを感じやすくなります。

2. リスク管理がしっかりできる

紙媒体で書類の管理をしていると、仮に紛失してしまった場合、誰がいつ持ち去ったのか、そしてその後の書類の行方がどうなったのかを把握することが難しくなります。

クラウド文書管理を導入していれば、基本的にいつ誰がどの文書にアクセスしたのかを把握でき、ツールのセキュリティ設定によっては閲覧者制限をかけることも可能になります。

クラウド文書管理の導入によって、適切なリスク管理ができるようになるでしょう。

3. 業務の効率化が可能に

クラウド文書管理システムでは、共有された資料をオンライン上で同時に編集・作業することが可能です。そのため、一つの書類を複数人で作成できるようになります。

プリントアウトをしなくても文書の共有ができるようになるため、資料のコピーや閲覧など、無駄な作業を省くことができ、効率的に業務を進められるようになります。

クラウド文書管理のデメリット2つ

1. 資料をスキャンする必要がある

すでに紙媒体で保管されている資料をクラウド文書管理へと移行するために、それらの資料をスキャンする作業が必要になります。保管されている資料数にもよりますが、かなりのボリュームで時間と労力を費やすことになる可能性もあります。

そのような場合は、あらかじめデータスキャンの作業も依頼できるクラウド文書管理を選択するのがおすすめ。クラウド文書管理を導入する際には、今現在自社で抱えている資料をどれだけ電子化するのかを考えておく必要があります。

2. ツールを使いこなすまでに時間がかかる可能性も

初めてのツールを使いこなすには、操作手順や方法を覚える必要があります。それぞれの社員の持っているスキルにもよりますが、きちんと使いこなすようになるまでに時間がかかる可能性もあります。

クラウド文書管理を選ぶ際は、誰もが使いやすく、導入後もスムーズに作業ができるツールを選んでおくことが大切です。

まとめ

文書管理を行う上で、効率的な役目を果たしてくれるクラウド文書管理。リスク管理や書類検索がしやすくなり、業務の効率化が図れます。

クラウド文書管理の導入を検討している方は、ぜひ今回ご紹介したクラウド文書管理ツールをはじめ、自社に合ったツールを探してみてください。

画像出典元：O-dan