MyQuickクラウド

3.5

記事更新日: 2022/03/15

執筆: 編集部

編集部コメント

「MyQuickクラウド」は、ユーザー数無制限で月額4万円~、コストを抑えて導入したい企業におすすめの契約書管理システムです。

検索機能は、全文検索/項目検索/お気に入りや仮想分類から選択など目的に合わせた詳細条件で短時間で目的の文書を検索することができます。

電子契約サービス「クラウドサイン」との連携で契約書を自動取込みでき、シングルサインオンも利用可能。

更新期限のアラート通知も利用シーンに合わせて柔軟に設定できるので、使いやすさと低コストを求める企業にうってつけです。

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良い点

文書検索のしやすさ、更新期限通知が柔軟に設定可能、電子契約サービス「クラウドサイン」との連携もできるなど、実際に利用した企業からも「使いやすさ」が好評です。

悪い点

登録された文書の全文検索はオプションのMyIndexと組み合わせる必要があります。

費用対効果:

月額費用40,000円~でユーザー数が無制限なので、スモールスタートだけでなく従業員数が多い企業でも、コストパフォーマンス良く利用できます。

UIと操作性:

文書の分類や種別/年度/日付/部門/担当者/数値に関わる情報をもとにおこなう条件検索で正確かつスピーディーな検索が可能です。

社外連携:

弁護士ドットコム株式会社の電子契約サービス「クラウドサイン」と連携できます。

MyQuickクラウドの4つの特徴

1. ユーザー数無制限でお得!追加でリソース拡張も可能

「MyQuickクラウド」は、月額月額40,000円~、ユーザー数無制限で利用できます。

常時利用のユーザ数による料金なので、文書の共有範囲を広げるためにユーザーを追加しても課金がなく、低コストでの導入が可能

ユーザー数にしばりがないので、社内の他部門への利用拡張もスムーズになるのが魅力です。

また、「MyQuickクラウド」が導入しやすい理由として、拡張する必要性に応じてその都度リソースを追加できるというメリットがあります。

「グループ会社でも導入したい」という要望にも対応可能なグループ会社利用サービスもあり、少しずつ利用範囲を拡張していくこともできます。

初期コストをできるだけ抑えながら、社内の利用状況に応じて拡張も可能というのが嬉しいポイントです。


ユーザー数無制限で利用できる

 

 

2. 文書探索機能が使いやすい

「MyQuickクラウド」は、検索機能が充実しており、全文検索/項目検索/お気に入りや仮想分類から選択などさまざまな方法で目的の文書を検索することが可能です。

検索結果は、個人やグループ単位で閲覧権限を設定できるため、社内で安全に共有できます。

以下では、利用シーン別に便利な検索機能を紹介します。

 

「最新情報を知りたい」
「簡単に検索したい」ときは?

ダッシュボード

ログイン後に新着情報をすぐに確認したい、最近利用した文書をチェックしたいユーザー向けにダッシュボードが搭載されています。

検索(簡易/詳細)

簡単に検索したい場合はキーワード検索が利用できます。
さらに、全文検索/日付/添付ファイルの有無などを組み合わせた方法で文書の詳細検索も可能です。

 

 

ディレクトリ内で
検索したいときは?

ディレクトリ

予め設定された階層的なディレクトリを辿って文書を検索したいユーザ向けにディレクトリ機能があります。(ファイルサーバーのような階層的なフォルダ)
部署ごとに共有している文書等をディレクトリ内で検索するのに便利です。

仮想階層化(ビュー機能)

ディレクトリとは別の階層を利用して文書を検索したい場合は、ビュー機能が使用できます。

 

 

特定の目的のために
検索機能を利用したいときは?

検索予約&メール通知機能(コレクション機能)

条件一致後、メールに通知された文書について詳細を確認するため検索したいユーザ向けにはコレクション機能があります。

お気に入り

よく利用する文書や重要度の高い文書など、お気に入りとして登録したフォルダや文書から探したいユーザ向けにお気に入り機能があります。


「MyQuickクラウド」はこのように、あらゆるシーンや目的に合わせた条件検索で、スピーディーに目的の文書を検索できるというのが大きなメリットとなっています。

3. 電子契約サービス連携やシングルサインオンが便利!

「MyQuickクラウド」では、電子契約サービス「クラウドサイン」で契約した契約情報やタイムスタンプ付の契約書を自動的に取り込むことが可能です。

この機能があれば、電子契約サービスで入力した管理情報を再度入力する手間が省けるので、管理システムへの登録漏れも防止することができます。

以下では、「MyQuickクラウド」と「クラウドサイン」の連携サービスのメリットを簡単にご紹介します!

  • 紙の契約書と一元管理ができる
  • クラウドサインで締結した契約書の共有や台帳情報の更新なども可能
  • クラウドサインのみでは不可能な通知についての詳細設定ができるようになる
  • MyQuickクラウドに登録した契約書をクラウドサインに送り、契約締結することも可能


このように、「クラウドサイン」だけでは不足している機能は「MyQuickクラウド」を併用することで補えるため、より効率的な電子契約文書の管理が可能になります。

また、AzureADの契約が必要ですが、Azure Active Directry(AzureAD)と連携することで、MyQuickクラウド単独でのIDやパスワード管理が不要となる(シングルサインオンが利用できる)のも大きなメリットです。

グループ情報なども自動で連携されるので、複数のID/パスワード管理に手間を取られることがありません。

4. アラートで更新漏れも防げる

「MyQuickクラウド」では、「30日前」/「作成から14日間が経過+承認日が未入力」など更新期限が決まっている文書を自動的に検出し、期限日を知らせるアラートを自動的にメールで配信できます。

単に期限日を通知するだけでなく、業種や業態にあわせて、通知回数の設定や期限以外の条件の追加、通知先などの条件を柔軟に設定できるのも嬉しいポイント!

たとえば、「来月契約更新する契約は月初にまとめて確認したい」という場合は、来月更新すべき契約書を月初にまとめて通知することも可能です。

さらに、「自動更新の契約も更新前に確認したいが、確認済みであれば直前に通知はしないでほしい」という場合も、最終更新日が2か月以内・更新期限が1か月以内の契約のみを通知できるので、確認の二度手間になることがありません。

このように、「MyQuickクラウド」のアラート機能はあらゆるシーンに合わせて柔軟に設定できるため、使い勝手の良さが魅力です。

  期限管理もアラート機能でラクラク  
 

 

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MyQuickクラウドの料金プラン

無料トライアル:あり

初期費用:300,000円/契約

月額費用
・同時アクセス数4ユーザー/40,000円
・同時アクセス数8ユーザー/60,000円

ユーザーID数:無制限

ディスク容量:30GB

作成可能DB数:1DB

【オプション一例】
ディスク容量追加:50GB毎:4,000円/月
DB数追加:1DB毎、5,000円/月

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MyQuickクラウドの評判・口コミ

導入の決め手はコストパフォーマンス
貝印株式会社

KAIグループでここ数年1年間に約200~300件ずつ契約書が増加し、サーバーのフォルダ管理では到底対応しきれず文書管理システムの導入を検討しました。「MyQuick」はコストパフォーマンスが圧倒的に優れており、まずは試してみたいという考えから決めました。今後は「MyQuick」を操作できる人を増やし、さらなる業務効率化を目指します。

検索のしやすさが魅力
株式会社マーキュリー

会社の成長とともに契約書が増え契約書探しに半日~1日費やしていたが、1回で使える操作性の高さが決め手で導入を決めました。「MyQuick」は自動的に契約書の親子関連をツリー表示にしてくれるので、検索しやすいとのことです。導入してからは契約書探しと内容確認が5分に短縮され、効率的な契約書管理が可能になりました。

※「MyQuick」公式HP参照

 

MyQuickクラウドの評判・口コミ


投稿日: 2022/04/06
会社名
非公開
所在地
非公開
業界
IT
職種
非公開
従業員
101人〜250人
匿名ユーザー
役職
-
利用状況
-
アカウント数
-
費用感
-
導入年
-

総合評価点3.5

更新を怠るだけで作業がストップしてしまう

利用にかけた費用

初期費用は30万円程度。月額費用は6万円程度でした。

 

利用期間

2019年9月~2020年3月

 

導入に至った決め手を教えてください。

既存の契約書を中心とした書類をフォルダで分けて取り出しやすいように分類できて、ファイル名が分からなくても単語で検索して見つけられるようになるところ

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

その時に応じて表示順を変更しながら契約書を探せた点です。

・契約書の種類によって、更新頻度が高いものは日付順、ファイル名を覚えているものは五十音順など、表示順を柔軟に変更できます。

・短時間で探して内容を見直しながら仕事を進められたので、ありがたかったです。

 

不便だと感じた点を教えてください。

契約書の更新を行わないと、ツールサービスが一時的に停止してしまうことがあったことです。

・契約書の更新設定があり、更新していない場合は通知が来るようになっていました。ですが、仕事が立て込んでいて更新できなかった際に、他の契約書を探そうとしたところ、「契約書を更新するように」という表示が出続けて作業が止まってしまいました。更新してやっと検索ができるようになったので、この流れに面倒な手間を感じました。

 

 外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

Excelと連携して、日付順や取り引き先別などで分類しつつ保管できるようになったので、連携しやすかったです。

投稿日: 2022/04/06
匿名ユーザー

総合評価点3.5

役職
-
費用感
-
導入年
-
所在地
非公開
職種
非公開
利用状況
-
アカウント数
-
会社名
非公開
業界
IT
従業員
101人〜250人

更新を怠るだけで作業がストップしてしまう

利用にかけた費用

初期費用は30万円程度。月額費用は6万円程度でした。

 

利用期間

2019年9月~2020年3月

 

導入に至った決め手を教えてください。

既存の契約書を中心とした書類をフォルダで分けて取り出しやすいように分類できて、ファイル名が分からなくても単語で検索して見つけられるようになるところ

 

使いやすいと感じた点を教えてください。

その時に応じて表示順を変更しながら契約書を探せた点です。

・契約書の種類によって、更新頻度が高いものは日付順、ファイル名を覚えているものは五十音順など、表示順を柔軟に変更できます。

・短時間で探して内容を見直しながら仕事を進められたので、ありがたかったです。

 

不便だと感じた点を教えてください。

契約書の更新を行わないと、ツールサービスが一時的に停止してしまうことがあったことです。

・契約書の更新設定があり、更新していない場合は通知が来るようになっていました。ですが、仕事が立て込んでいて更新できなかった際に、他の契約書を探そうとしたところ、「契約書を更新するように」という表示が出続けて作業が止まってしまいました。更新してやっと検索ができるようになったので、この流れに面倒な手間を感じました。

 

 外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

Excelと連携して、日付順や取り引き先別などで分類しつつ保管できるようになったので、連携しやすかったです。

まとめ

今回は、「MyQuickクラウド」の評判や特徴・口コミ・料金について紹介しました。

「MyQuickクラウド」は、ユーザー数無制限かつ月額4万円~利用できるので、初期コストを抑えたい企業におすすめです!

電子契約サービス「クラウドサイン」との連携や更新期限のアラート通知の設定も柔軟にできるなど、使いやすさが好評の契約書管理システムなので、初めて導入する企業でも安心して利用できます。

無料トライアルもあるので、気になった方はお試し利用してみてはいかがでしょうか?

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画像出典元:「MyQuick」公式HP

 

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