MyQuickクラウド

記事更新日: 2019/04/12

執筆: 編集部

運営コメント

情報化が進展し企業の扱うデータ量が増える現在、契約書などの書類を安全に管理・共有する仕組みとして文書管理システムが注目されています。文書管理システムとはWord・Excel・PDFなどの電子文書をセキュアにデジタル化して管理するシステムです。ここでは販売実績25年、幅広い業種・業態の企業で活躍している「MyQuick」を紹介します。

1. 期限管理の省力化機能

30日前、1週間前など書類の期限日を知らせるアラートをメールで自動配信できるシステム。

2. 素早い検索機能

文書内の文字列・文書の分類・種別・年度別・担当者別などから検索可能。文書情報から自動的にツリー型カテゴリーが作成される。

3. 顧客の社内システムとの連携機能

取引先管理システム、稟議決済システムなど、現在稼働中の顧客の社内システムと連携可能。

良い点

実績25年で幅広い企業が導入しているため、数多くある文書管理システムの中でも老舗で信頼を集めています。幅広い用途に合わせてスピーディーに利用できます。

悪い点

商品の使い方や不具合に対する問合せに対しての回答が遅いとの声があります。

費用対効果:

初期費用が30万円と高く導入しづらいですが、ユーザー数は無制限です。月額費用を払えば、費用を気にせず使用できます。

UIと操作性:

画面がシンプルで操作性も複雑さがなく、誰でも使いこなせます。バージョン更新も自動的に行われます。

社外連携:

取引先管理システム、稟議決裁システム、受注管理システムなど、稼働中のお客様の社内システムと連携した活用も可能です。

MyQuickの3つの特徴

1. ユーザー数無制限でお得なライセンス体系

「MyQuick」は月額費用を払えば、ユーザー数無制限で使えます。常時利用のユーザ数による料金なので、文書の共有範囲を広げるためにユーザーを追加しても課金がなく、より低コストな導入が可能です。

「IDの使いまわし」を気にせずに利用でき、セキュリティの対策にもつながります。クラウドタイプはユーザー数無制限で月額4万円から利用でき、クラウド利用のお客様の80%以上が月額4万円で利用しています。

高い賃料のオフィスに保存していた保管スペースを業務スペースに有効活用でき、保管費用のコストダウンを図れるため、結果的に高い費用対効果が望めます。


ユーザー数無制限

 

2. 省力化をサポート

30日前、90日前など更新期限が決まっている文書を自動的に検出し、日を知らせるアラートを自動的にメールで配信できます。自動化することで、更新忘れ等の人為的ミスにシステム上で対策できます

現在、総務部や法務部などは生産性UP・働き方改革のファーストステップとして文書管理システムに取り組むことが多くなってきており、こういった更新期限管理ツールの需要は高まっています。

部署名、ユーザ名等の自動入力や事前に設定したルールでの自動採番、プルダウンの検索アシストといった自動入力機能による業務の省力化も魅力の1つです。


期限管理の省力化  

 

3. 高いセキュリティ管理とサポートが充実

「MyQuick」のセキュリティは高く、利用の際にはユーザIDとパスワードを入力し、ユーザの権限(役職・部署等)に応じて、契約台帳の閲覧や契約書本文の閲覧可否を細かくコントロールできます。

閲覧ログの記録も取ることが可能で、いつ誰がどの文書を閲覧したかが明確になります。

月額のクラウド利用料には、人事異動や組織変更などで発生するIDの追加・変更、フォルダの修正、権限設定など、手間のかかるメンテナンス作業が含まれています。そのためユーザーの運用における付帯業務が大幅に軽減します。


安全かつ効率的に文書管理

 

料金プラン

評判・口コミ

契約書が年に200~300件増加し、探す手間が課題になり導入しました
貝印株式会社様

KAIグループでここ数年1年間に約200~300件ずつ契約書が増加し、サーバーのフォルダ管理では到底対応しきれず文書管理システムの導入を検討しました。「MyQuick」はコストパフォーマンスが圧倒的に優れており、まずは試してみたいという考えから決めました。今後は「MyQuick」を操作できる人を増やし、さらなる業務効率化を目指します。

業務効率化で苦労から解放されました!
株式会社マーキュリー様

会社の成長とともに契約書が増え契約書探しに半日~1日費やしていたが、1回で使える操作性の高さが決め手で導入を決めました。「MyQuick」は自動的に契約書の親子関連をツリー表示にしてくれるので、検索しやすいとのことです。導入してからは契約書探しと内容確認が5分に短縮され、効率的な契約書管理が可能になりました。

※「MyQuick」公式HP参照

まとめ

25年にわたる製品開発実績をもとに、契約書管理に必須の機能を直観的に操作できるシンプルな画面で提供しているクラウドサービスです。

最大の特徴ともいえる自動通知機能で契約更新の手続き漏れがなくなり、さらに、検索の最速スピード化により契約を探す手間0分を実現します。

利用者(ID)の数が増えても定額の料金体系(月額4万円~)であることも嬉しいですね。無料体験期間もあるため、総務部などの管理部門でもすぐに簡単に導入・運用できると好評のサービスです。

画像出典元:「MyQuick」公式HP

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