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記事更新日: 2022/08/30
Hubbleは法務ドキュメント業務を効率化するクラウド型ソフトです。作成した書類の管理や共有を効率化することで法務作業の生産性を向上します。Microsoft Wordを中心とし、外部機能と連携させることで、どこにいても最新の状況が把握できます。書類管理の効率化だけでなく、在宅ワークの推進を考えている企業にはおすすめのソフトといえるでしょう。
クラウドサインやSlack、ジョブカンワークフローと連携させることで、業務効率化の実現だけでなく、在宅ワーク推進にも活用できます。
Wordファイルに特化したツールです。
利用人数に合わせてプランを選ぶことが可能です。
バージョン管理機能や差分抽出など、ファイルを管理するうえで面倒だと感じていたことを自動で行います。
クラウドサインやSlack、ジョブカンワークフローと連携可能です。
このページの目次
Hubbleの最大の特徴は、外部サービスとの連携も可能なところです。クラウド電子契約サービスやチャットツールとの連携は、在宅ワークの導入には大変便利な機能といえます。
電子契約サービスでは幅広い国内シェアを持つクラウドサインとの連携が可能です。ワンクリックで契約書を送信できるなど、シームレスな連携により、締結に至るまでの書類をすべて保存できます。
また、ジョブカンワークフローとの連携により、契約書の依頼から締結までを一つのフローで行うことが可能になります。
HubbleにはSlackとの連携機能もあります。クラウドサインでのコメントのやりとりがそのまま確認でき、ジョブカンワークフローでの承認状況も確認可能です。Slackさえ開いておけば、どこにいても契約書に関するコメントを確認できるようになります。
このように、Hubbleと外部機能を連携させることで、契約業務が効率化するだけでなく、在宅ワークの推進もスムーズにすすめることが可能になります。
HubbleはWordで管理している契約書類の管理を効率化します。バージョン管理やファイル共有など、組織で業務を行う上で欲しかった機能を搭載しているからです。
最も代表的な機能として、Wordファイルのバージョン管理があります。書類をやり取りする際に、変更の有無や変更箇所を確認しながらの管理は必須項目である一方、時間も手間もかかります。
Hubbleに搭載されている自動バージョン管理では、バージョンごとの変更箇所の自動抽出を行いながら、Wordファイルのバージョンを自動で管理します。
また、編集や閲覧権限の設定も可能なため、安心してファイル共有が可能になります。設定はワンクリックで可能です。
書類を管理していくにあたり、その書式の統一も気になるところです。
その点、Hubbleでは、搭載されたテンプレート機能を利用することで、作成したドキュメントをひな形として保存、活用ができます。書式を統一することで、記入漏れや記載ミスの削減が可能になるなど、業務の効率アップも期待できます。
Hubbleでは、さまざまなカスタム機能があります。書類管理やセキュリティなど、より便利に使える機能が用意されています。
新しいシステムを導入するにあたり、最も気になる項目の一つとしてセキュリティがあります。Hubbleでは、シングルサインオンや二段階認証、IPアドレス制限など複数のセキュリティ機能が利用できます。社内や組織で定められた基準に対応したセキュリティ設定が可能です。
書類管理に関しては、作成し保管した書類を一覧管理できるドキュメントリスト機能があります。台帳の作成を行わなくても、作業中～締結済の書類までを一覧で把握できます。
上の表の通り、3つのプランがあります。
利用人数に合わせてプランを選びましょう。
この他に、無料お試しとして基本機能を無料で利用できるフリープランがあり、こちらは3アカウント、30ドキュメント限定です。
Hubbleのコメント機能をメールの代替として利用しています。月間300件程のメールがコメントに置き換わりました。また、Word内の差分比較も楽になりました。手間に感じていた前回のファイルとの比較がなくなったのは、ストレス解消とともに業務効率化につながったと思います。
Hubbleを導入してから、それまでのメールによる申請をSlackのワークフローに変更しました。申請からのやりとりが一元化できるので業務効率が改善しました。また、バージョン管理についても、ファイルやメールの確認が不要になり、本当に楽になりました。Slackとの連携では、業務の効率化だけでなく、コミュニケーションの質も良くなったと感じています。
＊「Hubble」公式HP参照
この記事ではHubbleの特徴・評判・料金を解説しました。
法務関連書類の管理や共有に悩んでいる企業にはおすすめです。それは法務ドキュメント業務に特化し無駄のない機能で生産性を向上する、というのがHubbleの大きな特徴だからです。
書類のバージョン管理や差分抽出を自動で行うため、面倒な管理が不要になります。またクラウドサインやジョブカンワークフロー、Slackとの連携により、メールでのやり取りに使う時間も削減できるだけでなく、情報の一元管理も可能になります。
煩雑になりがちな法務書類の管理を簡単にしたい、クラウドを導入して在宅ワークを推進したいと考えている企業にはとにかくおすすめのソフトといえるでしょう。
画像出典元：「Hubble」公式HP
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情報共有ができずに属人的しているという問題を解決するためにHubbleを導入しました。在宅業務が増えると、情報共有が一層大事になってくるので、過去の情報にすぐアクセスできるように役立てたいです。