NINJA SIGN by freee

3.8

記事更新日: 2021/08/23

執筆: 編集部

編集部コメント

「NINJA SIGN by freee」は、Googleドキュメントを使用することで、テンプレートやドラフトの編集をシステム上でできる機能がとにかく画期的です。送信料0円と、”フォルダ権限設定”が、ユーザーに高く評価されています。

ただし以下2点には注意が必要です。
・Freeプランで送信できるのは月に5通まで
・Lightプランは送信数無制限・送信料0円で4,980円(税別)/月ですが、1アカウントごとに課金

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1. オンラインで完結

契約書の作成から締結までオンラインで完結。電子契約締結で、印刷・郵送・印紙必要なし。

2. ワークフローで契約プロセスを見える化

契約書作成時の履歴・承認履歴を残すことができ、内部統制強化。

3. 保管・管理

クラウド上での保管の為ファイリングは不要。紙で締結した契約書もアップロード可能で一元管理可能。

良い点

Google連携でテンプレート登録、契約書作成が契約書作成が簡単にできます。また他ツールように従量課金でなく定額(※)です。  ※電子サインを選択した場合

悪い点

支払方法は銀行振込、クレジットカード(AMEX) のみです。

費用対効果:

利用したい機能によって料金プランを選べるため、無駄のない使い方が可能です。

UIと操作性:

Google連携でWordと同じように契約書が作成できます。わかりやすいデザインで簡単に操作可能です。

セキュリティ:

タイムスタンプによる改ざん防止、SSL/TLSによる暗号化がなされています。

NINJA SIGN by freeeでできること

1. 契約プロセスをワンストップでカバー

NINJA SIGNは、契約書の作成からレビュー・締結・管理まで、契約にまつわるプロセスをカバーでき、様々な場面での効率化に繋がります。

まずは電子契約でオンラインで契約書を送付することにより、契約書作成に関わる印刷、製本、押印、郵送の手間が省けます。

早ければ数分で締結することもできるため、リードタイムの大幅な短縮が可能です。

また、内容合意についてもNINJA SIGNで締結することにより、返送の待ち時間も短縮することが出来ます。

効率化はもちろん、オンラインでの契約締結は郵送、印紙代の削減にもつながります。


それだけでなく、契約書作成前の依頼・レビュー・承認を1つのシステム上で行うことで、煩雑なやり取りの削減や、その後の契約書管理に関わる時間や保管コストの削減にも有効です。

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2. 契約相手がNINJA SIGNを利用していなくても締結できる

NINJA SIGNでは、NINJA SIGNに登録していない相手にも契約締結・署名の依頼をすることができます。

相手方は契約書送信者と契約相手の間で合意した内容の電子契約がNINJA SIGNからメールで通知されるので、内必要事項を記入し、署名ボタンを押下するだけで締結が完了する仕組みです。

相手方はメールアドレスと端末さえあれば登録不要で契約締結と署名ができるので、電子契約を依頼する際のハードルも低いと言えます。

受信者側に実際に送信されるメール画面
 
 

3. セキュリティ対策万全で利用可能

契約書を取り扱う上で気になるのはセキュリティです。NINJA SIGNではサーバーをはじめ、情報の暗号化などの体制をとっています。

NINJA SIGN上のデータはAWS Key Management Serviceの共通鍵暗号の仕組みを使い全て暗号化しているため、第三者が復号できない仕様になっています。

契約内容もタイムスタンプによる改ざん防止がなされています。文書作成時刻についての信頼が担保されているため、安心して利用することが可能です。

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NINJA SIGN by freeeの4つの特徴

1. Googleドキュメントで編集が可能

NINJA SIGNの最大の特徴はドキュメント編集ができることです。

他の電子契約サービスではGoogleドキュメントでの編集は基本的にできません。

そのため、他の電子契約サービスでは少しでもテンプレートに変更が生じると、再度テンプレをWordやExcelで作ってPDFにしてアップロードするという手間がかかることになるため、この機能はかなり画期的です。

また、テンプレートを作成する側にとって楽なのはもちろん、Googleドキュメントで作成した書類は契約相手や社外の人にNINJA SIGNの画面上で送信し、契約内容の修正をすることができるため、相手方の負担も軽減されます。


Googleドキュメントでテンプレート作成

 
 

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2. 送信代がかからない

NINJA SIGNはテンプレート登録数や契約書送信数に制限はありません。

また、書類送信件数1件ごとに送信代がかかるということもないため、定額で無制限に使うことができます。

そのため、1ヶ月間に何十通もの書類を送信したいと考えている場合にはかなりコスパ良く利用することが可能です。

3. ワークフロー機能の充実

NINJA SIGNはワークフロー機能が充実しているのも特徴です。

作成依頼、レビュー依頼、承認依頼ができ、作成者・承認者が誰でどのような内容を記載したか等を履歴として残すことができます。

契約書ごとに承認ルートを作成することができ、テンプレートとして残すことができるので、確認漏れを防ぎ、簡単に業務を効率化することが可能です。

送受信したメッセージの履歴や契約書のコメントを履歴として残すことができるため、内部体制を強化する意味でも重宝できる機能と言えるでしょう。

4. 契約書管理としても利用可能

NINJA SIGNは締結した契約書を管理し、検索によって簡単にアクセスすることができます。

契約書の入力項目を検索項目として利用することができるので、探し出す手間も大きく軽減されます。

紙の契約書もPDF化して一元管理することができるので、紙の契約書のデータも保存しておきたいと考えている場合にも役に立ちます。

関連契約書の管理や有効期限のリマインド設定もできるので、契約書管理を効率化することが可能です。

契約書をステータスごとに確認可能

 
 

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NINJA SIGN by freeeの料金プラン

「NINJA SIGN」の料金プランは、無料プランと4つの有料プランの計5つが用意されています。

有料アカウントは契約書送信ごとの送信代無料(※)、テンプレート登録数無制限で利用することができます。
※電子署名タイプを選択した場合、別途220円/通がかかります。

アカウント数が無制限ではないのが少しネックですが、電子サイン(従量課金なし)と電 子署名(従量課金あり)を選択することができるため、コスパ良く利用できる料金体系で す。

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NINJA SIGN by freeeを導入した経営者の声

スタートアップ支援専門家 プロトスター株式会社 代表取締役CEOを務める前川英麿氏に、起業LOG編集部がきいたNINJA SIGNの総評を紹介します。

スタートアップ支援専門家 プロトスター株式会社 代表取締役CEO

スタートアップ支援専門家 前川英麿によるNINJA SIGN by freeeの総評

エヌ・アイ・エフSMBCベンチャーズに入社。その後、フロンティア・ターンアラウンドに入社。15年よりスローガン株式会社でSlogan COENT LLPを設立。16年に起業家支援インフラを創るべくプロトスター株式会社を設立。経済産業省 先進的IoTプロジェクト選考会議 審査委員・支援機関代表等。

簡単で初心者でも使いこなすことができる電子契約サービス

弊社では元々、大手他社の電子契約サービスを利用していましたが、契約の締結の際に契約書の修正が求められ毎契約書の送信ごとに約10分の時間がかかっていました。
 
こうした社内の不満もあって大手からNINJA SIGNに移行しましたが、NINJA SIGN導入後は申込書(契約書)の作成締結のスピードが格段に上がっています。
NINJA SIGNではPDFだけではなく、WordからGoogle Docsへ変換してテンプレートを作成することが可能です。
そのため取引先から契約書の修正依頼があっても、全てNINJA SIGN上で対応でき、毎契約書の送信が1,2分で完結できています。
これを月間で考えれば、約10時間のコスト削減につながっているのではないでしょうか。
 
導入に関しても非常にスムーズで、すぐに使い始めることができました。
 前川英麿がおすすめするSaaS 5選

このようにNINJA SIGNはワークフロー機能や契約書保管機能まで実装し、定額(※)・ 無制限で書類を送信可能な点も大きな魅力です。※電子サインを選択した場合

実際にNINJA SIGN by freeeを使ってみた感想

起業LOG編集部でも実際にNINJA SIGNを使っています。

ちなみに、起業LOGではクラウドサインから乗り換えてNINJA SIGNにしました。

乗り換えた理由としては以下の2つです。

・Googleドキュメントの編集が画期的だったこと

・料金が安くなったこと


クラウドサインはPDF基準なので、登録しているテンプレートと少しでも契約内容の違いがでると、Wordで契約書類を作り直して、それをPDF化して再アップロードするという手間が生じていました。

その点、NINJA SIGNはテンプレートに変更があった際もGoogleドキュメント上で編集できるため、その手間がなく画期的です。

上記でも紹介した通り、相手方もドキュメント上で編集できるので、メールで何度も送信し直す手間も省け業務が大幅に効率化されたと感じました。

また、料金に関してもNINJA SIGNに乗り換えて安くなっています。

1ヶ月あたりどのくらい送信件数がかかるかが分かれば、以下の計算式で料金比較することができるので、導入前に一度計算してみることをおすすめします。

1ヶ月あたりかかる費用

=月額基本料金+送信代(月間書類送信件数×1件当たりの送信代)

 

弊社の場合、月間の契約書類の送信件数が約60件、6名で利用しているので、料金体系は以下のように変化しました。

  クラウドサイン NINJA SIGN
契約プラン スタンダードプラン Light Plusプラン
月額基本料金(税込) 11,000円 21,780円
送信代(税込) 13,200円 0円
月額料金合計(税込) 24,200円 21,780円


弊社では月間の書類送信件数が多いため、送信代が1件ごとに220円(税込)かかるクラウドサインと比較すると、月額料金は2,420円(税込)ほど少なくなっています。

上記料金例は電子サインタイプを選択した場合です。

NINJA SIGNは2021年4月より、契約送信毎に電子サインと電子署名を選択できるようになりました。電子署名タイプを選択した場合、220円/通(税込)がかかります。

また、1アカウントの利用であれば月額5,478円(税込)で利用できるので、社内で1人しか利用しないという場合はNINJA SIGNの方が圧倒的に安く済みます。

逆に、多人数での利用を考えてるという場合はアカウント数無制限で利用できるクラウドサインの方が安く済む可能性が高いです。

NINJA SIGNはプランごとにアカウント数の上限が あり、アカウントを追加する場合、費用がかかるため です。

導入を検討する際は自社の月間書類送信件数と利用人数、そして自社に必要な機能がきちんと揃っているかをきちんと確認することが大切と言えるでしょう。

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他の電子契約サービスと比較

ここからは主要な電子契約サービスとNINJA SIGNを比較していきます。

機能

まず上の表のファイル形式の項目を見ると分かりますが、NINJA SIGNの最も優れている機能は上記でも紹介した通り、Googleドキュメントでの編集ができることです。

他のサービスと比較すると分かりますが、多くの電子契約サービスがPDF基準です。編集のしやすさを重視するのであればNINJA SIGNを一番おすすめします。

他にも契約書管理としての機能やワークフロー機能も兼ね備えているので、機能面では他のサービスと比べても充実度が高いです。

料金

まず、NINJA SIGNの月額料金5,478円〜(税込)という価格は他のサービスと比較しても飛び抜けて安いです。

この料金は1アカウントでの料金なので、社内での利用人数が1人という場合には他のサービスと比べてもかなり費用を抑えて運用できることが分かります。

ただ、BtoBプラットフォーム契約書や電子印鑑GMOサイン、クラウドサインとは異なりユーザー数が無制限ではないところに注意が必要です。

そのため、多人数での利用を考えている場合には上記のようなユーザー数無制限のサービスを利用した方が費用を抑えられると言えます。

逆に送信件数が多い場合は、送信代0円で利用できる電子契約サービスは基本的に他にはないので、NINJA SIGNがおすすめと言えるでしょう。

実際に使ってみて

実は起業ログでも当初はクラウドサインを使っていましたが、機能と料金の2つの面からNINJA SIGNへ乗り換えを実施しています。

NINJA SIGNを導入している企業の中にはクラウドサインを使った上で最終的にNINJA SIGNに移行する、という企業が多いようです。

そんな2つのサービスを実際に使った編集部が、機能の充実度・料金の総額・UIについて詳しく比較した記事もあるので気になる方はぜひご覧ください!

 

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NINJA SIGN by freeeの使い方

ここからは実際にどのようにNINJA SIGNを利用するのか、使い方について解説します。

テンプレートをアップロード

NINJA SIGNではWordファイルとPDFファイルからテンプレートをアップロードすることが可能です。

Wordファイルをアップロードするとそのままドキュメント上で編集できるので、今回はその方法を紹介します。

まず、テンプレートをアップロードする際はトップ画面左下のテンプレート管理をクリックします。


次に画面下のWordから作成をクリックします。


ローカルからアップロードを押すと、PCに保存してあるWordファイルをアップロードできます。


アップロードすると自動的にGoogleドキュメント上で編集することが可能です。項目を追加する際も左下の「項目追加」から選ぶことができます。


左上の「自分の入力項目」をクリックするだけで相手の入力項目と切り替えることができるので、相手の入力項目を変更したい際も簡単です。


編集が終わり、そのまま押印箇所の設定へ進むと、押印箇所をドラッグして設定することができます。この作業が終わればテンプレートの登録は完了です。

 

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契約書の送信

テンプレートを作成したら、そのまま「契約書を作成する」に進むと契約書を作成→送信まで行うことができます。

まずは、先ほどテンプレート作成の際に設定した所定の項目を入力し、契約書を完成させます。


あとは送り先のアドレスを入れるだけで送信できます。

任意で有効期限前に相手にリマインドメールを送信するよう設定できたり、メッセージを入力することもできます。

契約を締結する(受信者側)

受信者側は契約書が送信されると以下のようなメールがNINJA SIGN事務局から届きます。


URLを開き、氏名を入力すると以下のような画面が出てくるので必要項目を入力します。

画面の上部から契約書のプレビューを見ることができるので、すぐに確認し締結することができます。画面右下の「受領・署名する」を押せば契約締結完了です。

却下する場合もこの画面上からできるので、受信者側の操作はかなりシンプルです。受信者側がNINJA SIGNを利用していない場合でも、負担なく操作することができます。

 

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NINJA SIGN by freeeの評判・口コミ

その他

1001人以上

弁護士監修の安心感

使いやすいと感じた点を教えてください。

今年に入ってからですが、契約の効率化などをするために、電子システムをこちらの業者に変更することにいたしました。弁護士監修の元、法律に乗っ取って安全にシステムをすすめることができるようになっていて、メリットになると思います。費用などが他の業者よりも掛かるかと思いますが、それなりの価値があるかと思います。

製造業

101〜250人

契約件数が多いならクラウドサインの方が良いかも

使いやすいと感じた点を教えてください。

NINJA SIGNは、これまで別の商品を試していた時に比べると、特に不満というほどのことがないほど、簡単で初心者向けの電子契約サービスです。

以前はクラウドサインを利用していましたが、NINJA SIGNの方がかなり簡素で使いやすいです。クラウドサインのほうは、機能が多すぎるというか、料金面と見合った充実した機能がついているのですが、当社では基本的な機能さえ使えればと考えていたのでNINJA SIGNで十分でした。

他の会社にもおすすめしますか?

これは企業の使い方にもよるため、どちらの方が優れているかになると、甲乙つけがたいです。もし毎月の契約の件数がかなり多くて、かなり大口の顧客との取引が多数を占めているなら、クラウドサインのほうが機能が多く大手なのでいいかもしれません。一方で契約件数が少なく、簡素で使いやすいものがよければNINJA SIGNで十分だと思います。

製造業

101〜250人

使いやすさではトップクラス

使いやすいと感じた点を教えてください。

現在はNINJA SIGNを利用していますが、過去にクラウドサインを利用していました。

クラウドサインは、大手電子契約で悪くはなかったのですが、コスト面でもう少し安いものをと思い乗り換えました。とはいえ、コストがかかる分、やはり機能はかなり充実していて、サポートもとてもしっかりしていました。NINJA SIGNではまだサポートは受けたことはありませんが、問い合わせをした時にとても丁寧に対応していただき、窓口の対応のレスも早かったです。サービス面ではかなり良いです。

また、NINJA SIGNではGoogleドキュメントにて作成したデータを移行できるので、タブレットで操作することも可能です。オンライン上での修正が履歴として残る機能があるので、たとえ担当者が変わっても、スムーズにデータなどが引継げます。ゆえに使いやすさの面では、トップクラスだと思います。

コンサルティング

251〜500人

懸念点はセキュリティのみ

使いやすいと感じた点を教えてください。

多種多様なテンプレートを用意しているので、社員の大半が基本的操作を覚えるだけで済んだことは良い点だと思いました。また、管理をする上でペーパーレス化を希望していたので、簡単な操作が基本のNINJA SIGNは良いタイミングでの導入でした。

不便だと感じた点を教えてください。

使用して3ヶ月で感じたことは、締結に至った大事な契約書をツール内できちんと保存したいとき、誰でも閲覧できてしまうため、そこは改善してほしいです。簡単な操作であるゆえ、複雑なセキュリティ体制を強化させれば安心感のあるツールになると思います。

他の会社にもおすすめしますか?

契約書作成がとにかく簡単であることから、外回りが多い人材関連の企業におすすめしたいです。また月額5千円未満での導入が見込め、フリーランスとして活躍している方にもおすすめできます。

弁護士事務所

2〜10人

余計な手間がありおススメできない

使いやすいと感じた点を教えてください。

電子契約の締結作業をするにあたり、いくつか入力項目があります。これらの入力内容に関して不明な点がなかったのは、誰にも相談しなくても作業をすすめやすくて良いと思いました。 

不便だと感じた点を教えてください。

電子契約締結に際して、住所氏名の欄の隣に付されるハンコを模した赤丸(赤い円)で囲まれた中に文字入力を求められることについては、ちょっと疑問がありました。この赤丸に文字を入れても契約の効力には特段の意味がないと思われます。最低限の項目のみの入力で済ませたいので、不要な入力項目を入力させられている気がして不満を感じました。 

他のサービスと比較して感じた点を教えて下さい。 

クラウドサインについては、ハンコを模した意味のない入力項目がなく、この点につきニンジャサインはクラウドサインに劣ると思われます。 

他の会社にもおすすめしますか?

特におすすめできません。契約締結完了までのメールのやり取りがクラウドサインと比べて多いです。迅速性が求められる企業にとっては、入力項目についても不要な部分を削ぎ落とすべきと考えるためです。

小売

1001人以上

web上で契約締結でき保管場所にも困らない

使いやすいと感じた点を教えてください。

NINJA SIGNが導入されるまで契約書は紙媒体だったが、導入されてからはウェブ上で契約締結できる。印鑑の押し忘れや控えの紙の保管に困ることがなくなり、使いやすいと思った。
 

不便だと感じた点を教えてください。

自分自身の契約内容を確認したいとき、該当の契約内容を探すのに時間がかかる。紙媒体であればすぐに見つけられたが、NINJA SIGNの場合は記憶を辿ってメールを検索しなければならないので、なかなか見つけられないこともある。 

他の会社にもおすすめしますか?

他の会社にもすすめたい。たとえば派遣会社の派遣社員は、数ヶ月単位で契約を締結するため、そのたびに紙媒体の契約書が増えていくのは負担に感じると思うため。電子契約システムであれば契約書の保管に困らないと思う。

まとめ

この記事ではNINJA SIGNの特徴や評判、料金について解説しました。

NINJA SIGNは他の電子契約サービスと比較してもGoogleドキュメントでの編集機能をはじめとする作業効率化するための機能が充実した画期的なサービスです。

契約書の作成・送信・締結の電子締結機能だけでなく、ワークフロー機能や契約書保管機能まで実装しているのも大きな魅力と言えます。

操作性の高さを評価する声も多いので、初めて電子契約サービスを導入する場合にもおすすめのサービスです。

「契約業務にかけるコストを削減したい」「契約業務を見える化したい」「保管や管理など契約後の業務も簡略化したい」という場合は一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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画像出典元:「NINJA SIGN by freee」公式HP

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