ホームズクラウド

記事更新日: 2021/06/15

執筆: 編集部

編集部コメント

ホームズクラウドは、電子契約締結だけでなく、契約の作成・相談・承認・締結・更新管理をワンプラットフォームで行える上に、Word編集機能やナレッジマネジメント機能なども備えており、契約プロセス全体の効率化を実現できるシステムです。

電子契約サービスを利用したい場合だけでなく、「紙と電子の契約書両方の管理を行いたい」、「システム導入によって契約関連業務すべてを効率化したい」などといった本格的な導入を考えている企業に向いているサービスです。

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1. 契約書管理

締結された契約書をデータで保管し、いつでも検索可能

2. 契約書締結機能

web上のみで契約書が締結できるため、即日ペーパーレスが実現

3. Myテンプレート機能

自社オリジナル契約書も保管・共有が可能

良い点

契約書の締結や管理をweb上で一元管理することにより、紙でやり取りする時間を削減し迅速な対応を可能とします。

悪い点

締結先にもweb上での契約をお願いすることとなるため、紙のみでの締結を希望の場合は別途個別に対応する必要があります。

費用対効果:

月額支払いでペーパーレス・保管場所の削減・締結業務工程の短縮が可能です。

UIと操作性:

締結した契約書は見出しをつけて分かりやすくweb上で保管ができます。

導入ハードル:

締結先にも使用を依頼しなければならず、社内全体共有も課題の1つです。

ホームズクラウドの4つの特徴

1. 自社にぴったりの契約書がすぐ見つかる

「ホームズクラウド」はデータベースに多数の契約書を用意しており、分野専門の弁護士が作成した300種類以上のテンプレートを使用できます

自社で1から契約書を作る必要がなくなり、必要なテンプレートがすぐに手元に用意できる環境が整います。

また、毎週新しい契約書が追加されておりテンプレートから自由に編集してオリジナルの自社契約書を作り出すことも容易になります。

豊富なテンプレートを用意

これまで自社で使用していた契約書はMyテンプレートとして保存でき、「ホームズクラウド」上で使用可能なので社内共有もできる他自由度が高い使い方が実現します。

契約書は法律に則り厳密に必要事項を明記しなければなりませんが、「ホームズクラウド」を使用することによってあらゆる契約書を網羅できるでしょう。

2. 契約書業務を飛躍的に効率化

「ホームズクラウド」は契約書のテンプレートを揃えているだけではなく、契約書にかかわる業務全体を最適化できるよう様々な機能が備わっています

タスク管理として各メンバーの進捗状況を確認でき、各契約書の現在のステータス把握に役立ちます。

契約書の作成・変更・削除が行われた際はアクティビティ履歴がしっかり残り、だれがどのようなアクションを起こしたのか明確に記録されます。

契約書の締結は全て「ホームズクラウド」で完結できるようになっているため、契約相手に発行されたURLを送るだけで契約締結が実現します。

URLはどのシステムから送信可能

契約書業務の中でも特に負荷のかかる業務を「ホームズクラウド」で管理することにより、迅速な締結が業務担当者の負担を大幅に削減します。

3. 締結済みの契約書も一元管理

「ホームズクラウド」では紙の契約書と電子契約書を一元管理することができます。

契約書のアクティビティや関連ファイルなど、契約に関する情報を契約書と紐付けて管理することにより過去の情報や探したい項目をすぐに発見可能です。

契約書名・契約者名・金額など様々な条件での検索が実現するため、今まで紙の契約書や資料で探していた時間が短縮されます。

データでの保存は場所をとることもありません。

保存ファイル形式自由に紐付け可能

また、特に便利なのは、ダッシュボードとWord編集機能です。

ダッシュボードでは、自分が対応すべきタスクと期限がひと目で理解できたり、自分が誰かに依頼したタスクの状況を把握することができます。 チームメンバーのタスクの状況も把握することが可能です。

ダッシュボードイメージ

Word編集機能を用いれば、これまで使っていたMicrosoft Wordをそのまま使って契約書作成が可能です。 また、編集したWordファイルを保存すると、ホームズクラウドにバージョンごとのファイルが直接登録されます。

Word編集イメージ

4. ナレッジが共有できる

ホームズクラウド4つ目の特徴、それはナレッジマネジメント機能です。

契約書に記載する事項は法律に則した内容でないと、契約書が無効となったり、損失を被ったりと、思わぬ事態を引き起こす可能性があります。

それを防ぐため、相談窓口を1カ所にまとめ、相談内容と回答を蓄積・共有することで、ナレッジの属人化を解消し、法務部の業務の負担を軽減させることができます。

ナレッジは、登録してあるテンプレートに紐付けが可能です。

テンプレートを利用して契約書を作成する際に、ガイドラインとしてチェックリストが表示されるようになっているため、ナレッジを探す手間を省いて、法的に適切な契約書作成ができます。

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ホームズクラウドの料金プラン

上の図のように、初期費用は20万円からになり、プランは3種類あります。

契約期間は1年単位です。

・スタンダードプラン    月額:10万円~
・プロフェッショナルプラン 月額:20万円~
・エンタープライズプラン  月額:詳細はお問い合わせが必要です

*無料トライアルを実施しているので、お試しで利用してみたい!という方にもおすすめです。

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ホームズクラウドの導入事例

多店舗運営がもたらす複雑な契約構造をシンプルに解決!
株式会社モンテローザ様

導入以前は、店舗と本社間で「書類を郵送した」「いや、受け取っていない」といったトラブル事案もありましたが、クラウドに情報を集約したことで社内のコミュニケーションエラーも一挙解消。契約完了までのリードタイムを大幅に短縮し、雇用契約不備による三者間(就業者・店舗・本社)の負担とストレスを軽減できたことは一番大きな成果です。

契約締結までの時間を短縮
株式会社サイバー・バズ様

今までの手続きフローは紙・メールでのやりとりのため手間が多く、やりとりが1週間以上かかり、契約締結までに時間を要してしまうこともありました。「ホームズクラウド」はその日のうちに行ってもらえるようになり、営業の売上受注状況がタイムリーに把握できて、より適切にマネージメントが可能になりました。

※「ホームズクラウド」公式サイト参照

まとめ

「ホームズクラウド」は社内の契約書情報を一元管理することにより、今後の契約締結業務が楽になるだけでなく保管やデータ検索も容易になります。

契約書のテンプレートは専門の弁護士が作成した法律に則ったものを300種類以上も公開しており、新しい契約書が必要となった際も1から作成する必要がありません。

また、Word編集機能やナレッジマネジメント管理機能など、他社サービスではオプション扱いの機能が標準で使用できます。

自社オリジナル契約書はMyテンプレートとして社内に共有することも可能なため、統一されたフォーマットで均一な契約も徹底して行えます。社内で締結する契約書の数が多く、システム導入によって契約関連業務すべてを効率化したい企業に向いているサービスです。

 

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※「ホームズクラウド」公式HP参照

 

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