知ってる？電子契約書の作り方｜システム導入の流れと注意点を解説

電子契約とは

電子契約の概要

電子契約とは、企業等の組織間での契約締結をインターネット上で行う契約のやり方です。

これまで契約は、「契約書」と呼ばれる書面を作成し、そこに契約の当事者となる企業が代表者印などを押印するというやり方で行われていました。

契約書は基本的には当事者の数だけ作成され、各企業が自分で管理します。当事者の押印がなされた契約書の存在が、契約に基づく様々なやりとりを行う根拠となると同時に、トラブルなどが発生した際に事実関係を確認する証拠のひとつとなります。

ところが、書面を作成しておこなう契約のやり方には、後述するとおり様々な問題点がありました。

そんな中、インターネットの発達により、契約締結をインターネット上で行うシステム、すなわち電子契約システムが登場。

さらに「電子署名法」や「電子帳簿保存法」などといった電子契約が適正に運用されるための法整備も行われ、各企業などへ導入されるようになっていきました。

現在ではおよそ4割の企業が電子契約システムを導入しているとされています。

電子契約のメリット

書面での契約における諸問題の解決

従来の書面を作成しておこなう契約のやり方には、以下のような問題点があります。

電子契約を導入することの最大のメリットは、これらの書面での契約における諸問題を一挙に解決できることにあります。

電子契約を用いればインターネット上でほぼ全ての手続きが完結するために、時間とお金をあまりかけずに済みます。

実物の印鑑を使用しないために、印鑑紛失というリスクも避けることができ、さらに書面の契約書を保存する必要もありません。

契約書はデータの形で保存されますから、後から検索するのも非常にスムーズに行えます。

セキュリティ強化

書面と押印による契約の問題点を解決するだけではなく、電子契約システムそのものが持つ強みも魅力的です。

最も重要なのは、セキュリティを強化できるという点でしょう。

例えば、電子契約では「電子署名」というデータ上の署名処理を行います。

これは書面の契約における「押印」の役割を果たすものですが、実は「押印」には印鑑の偽造に対応できないなどのセキュリティ問題が存在します。

その点、「電子署名」は印鑑のような偽造はできないために、悪意ある第三者がなりすましで契約を結ぶ、ということができなくなるのです。

電子契約システム導入フロー

それでは、電子契約システムを導入するための具体的な手順を解説していきましょう。

1. 現在の契約書管理体制を精査する

まずは、現在の社内での契約書管理体制について精査します。

これは、この後の「導入する電子契約システムの決定」の際に、自社に適切なシステムを選択したり、あるいは必要に応じてシステムをカスタマイズしてもらうために必要なものですから、以下のような事柄を把握することが重要です。

電子契約システムの導入は、ただ単に契約をインターネットでやれるようにする、というものではありません。

契約の締結方法だけではなく、契約書の管理体制そのものを抜本的に見直して再整備する作業です。

ですから、「とりあえず導入する」のではなく、「今の管理体制はどうなっていて、どのような問題があって、それらを解決するために導入する」という考えを持つようにしましょう。

2. 導入する電子契約システムを決める

現在の契約書管理体制を精査したら、いよいよ導入する電子契約システムを検討し決定します。

なお、電子契約システムはイチから自分たちで作るよりも、業者が提供している電子契約システムを導入して使用するのが現在は一般的です。

この際、ひとつの業者に絞って話を進めるのではなく、ある程度複数の業者に相談を持ちかけて比較検討を行い、より自分たちのニーズを満たせるシステムを提供してくれる業者を選ぶことが大事です。

こういったことからも、事前に自社の契約書管理体制について精査して導入する電子契約システムに対する細かなニーズを整理しておくことは重要だといえます。

また、導入する電子契約システムの検討や業者との打ち合わせの際には、必ず「今後社内で電子契約システムを管理運用する部署の人間」や「これまで契約書管理を主に担ってきた部署の人間」を同席させることを忘れずに。

細かなニーズや問題点を把握している人間が同席することで、その企業の実態に即した使い勝手がよいシステムの導入が図られます。

なお以下の記事では、数ある電子契約システムの中でも特におすすめのサービスをピックアップしてご紹介しています。参考にしてみてください。

 

3. 電子契約システム導入を社内外に周知徹底する

電子契約システムの導入に際しては、導入が決定したタイミングやシステムを運用開始する前のタイミングなどで、社内外に周知徹底することを忘れないようにしましょう。

特に社内への周知の際には、電子契約システムを導入することのみを知らせるのではなく、それらをいつの時点の契約から適用するのかや、システムの使用方法まで細かに知らせることで、システム導入に伴う混乱を最小限に抑えることが重要です。

電子契約システム導入の際の注意点

セキュリティ対策を万全にしておくことがマスト

書面と押印での契約が唯一、電子契約システムに勝るともいえるのが、契約書類の実物そのもののセキュリティ対策です。

なぜなら、基本的には契約書は契約の当事者である企業しか持ち得ないものであり、それらはカギのかかる金庫にしまってしまえば誰もアクセスできなくなるからです。

電子契約の場合、契約書はデータとして保管されます。契約書データの保管場所はクラウドサーバや場合によっては一般企業が所有するサーバですが、いずれにしろこれらはネットワークでつながっているために、悪意ある不正アクセスにさらされるリスクが生じます。

ですから、電子契約システム導入にあたってはセキュリティ対策を疎かにしてはいけません。システム導入における最優先事項と位置づけて万全の対策を行いましょう。

すべての契約を電子契約でできるようにはならない

現在、電子契約を活用できるのはB to Bビジネスでのやりとりがメインです。しかし、先述のとおり電子契約の普及率はおよそ4割。まだまだ契約は書面のやりとりで行う企業が多いのが現状です。

加えて、電子契約を活用したい場合、契約を行う当事者すべてが電子契約を行える環境を整えてあることが条件となります。

ですから、電子契約システムを導入している企業であっても、すべての契約を電子契約で済ませられる、というわけではないことは注意しておくべきでしょう。

現実的には、書面での契約と電子契約と2つの方法を並行運用していくことになる企業が多いといえます。

書面を残す必要がある契約について確認しておく

契約の中には、法令により書面での契約や保存が義務づけられているものが存在します。

ここではいくつかの具体例を挙げますが、各種契約を電子化できるか否かは、あらかじめ法的な観点から確認しておくようにしましょう。

 

必ず押さえておきたい！おすすめの電子契約サービス3選！

ここでは、特におすすめな電子契約サービス３選を紹介します。

1. 契約時間を短縮！『クラウドサイン』

特徴

弁護士ドットコム株式会社が運営していることで人気の「クラウドサイン」。契約にまつわるすべてのやり取りをクラウド上で完了できるため、紙でのやり取りより大幅に手間やコストを削減できます。

印紙料・膨大な契約資料に使用する紙の節約や、働き方改革・労働契約完全電子化に見据えて導入した企業からも好評です。

機能

・簡単操作で電子契約書を作成できる
・契約書に記載されている情報をテンプレートとして保存可能
・契約に関わる進捗状況を一括管理可能

料金プラン

フリープラン：０円
スタンダードプラン：10,000円～ / 月
連携プラン：要相談

 

2. 豊富なテンプレートが魅力！『Holmes』    

特徴

Holmesは、契約書に特化したデジタルプラットフォームです。契約書の作成から締結・管理まで、契約書にまつわる煩雑なあらゆる課題をスムーズに解決します。

契約書に関わる業務を効率化し、豊富なテンプレートを用意している事から新規の契約書も1から作る必要がなくなります。これまで締結した契約書もデータで保管できるため、条件で検索をかけたり必要な情報をすぐに取り出すことも可能です。

機能

・締結された契約書をデータで保管し検索可能
・web上のみで契約書が締結でき、即日ペーパーレスを実現
・自社オリジナル契約書も保管・共有が可能

料金プラン

従業員数10名以下：31,080円 / 月～
従業員数11名以上：要お問い合わせ

 

 

3. 発注書や契約書の回収率をUP！『クラウドスタンプ』

特徴

クラウドスタンプは契約締結機能・セキュリティ対策・情報管理機能がバランス良く搭載されており、初心者でも使いやすい電子契約サービスです。契約済み書類は自動的にセキュアなクラウド上に保管され、管理画面から契約の検索や一覧が見られます。 経営相談を受け付けてくれるプランもあります。

機能

・短時間で契約締結ができ、進捗状況や送信先への再確認も可能
・高レベルのセキュリティ保管機能
・契約書名で契約書を検索可能

料金プラン

初期費用：50,000円
ライトプラン：10,000円 / 月
ベーシックプラン：20,000円 / 月

 

まとめ

電子契約システムは、導入時こそ色々とやることが多く、イメージよりも大がかりな作業になることが多いですが、一度導入して運用をスムーズに開始できれば、それ以降は契約作業がスマートになり更にコストカットも果たせるなど電子化のメリットを享受できます。

しかし、電子契約システムの導入率は現状でおよそ4割。

これは、電子契約システムの導入には時間とコストがかかること、さらに日本は「押印文化」といわれるくらい、企業や官庁が書面と印鑑での契約にかなりこだわりをもっていることが、電子契約の普及を妨げる要因となっているといえます。

それでも最近はインターネットを含めたIT技術の発達が著しく、行政での手続きや契約等でもIT技術を利用できる場面が増えてきました。

今後は電子契約の普及がより一層浸透していくと予想できることから、今のうちに電子契約システム導入を検討するのが得策だといえるでしょう。

画像出典元：Pexels、Unsplash、Pixavay