記事更新日: 2025/03/27
電子契約とは、電子文書に電子署名およびタイムスタンプを付与することで締結される契約です。
契約書の印刷や押印、郵送が不要になり、契約業務の効率化につながります。
本記事では、電子契約の基本や具体的なやり方・作り方、導入時の注意点をわかりやすく解説します。
このページの目次
電子契約の導入を検討する方に向けて、まずは電子契約の概要についてご紹介します。
電子契約とは、ソフトウェアで作成・保存された電子文書に電子署名およびタイムスタンプを付与することで締結される契約です。
これまで紙の契約業務では、作成した契約書を印刷して、押印や署名を行ったうえで郵送する必要がありました。
電子契約なら、メールやクラウドサービスを使って取引先へ送付できるので、リモートワークでも承認や契約の締結が行えます。
さらに、電子契約の導入に電子契約サービスを活用すると、クラウド上で安全に契約を取り交わすことが可能です。
電子契約を導入する際に、よく耳にするのが「電子署名」と「電子サイン」です。
どちらも紙の契約書における署名・押印をデジタル化したものですが、電子署名には法的効力があります。
「公開鍵暗号技術」「公開鍵基盤（PKI）」「ハッシュ関数」といった3つの技術を使い、文書に対する署名者の本人性や、文書が作成後に改ざんされていないことを証明します。
一方で電子サインは、より簡易的な方法で本人性を証明する仕組みのため、必ずしも法的効力が認められるわけではありません。
電子契約を導入すると、以下のようなメリットが期待できます。
ただし、電子契約を導入する際は、以下のようなデメリットに注意が必要です。
それでは、電子契約の具体的なやり方を解説していきましょう。
取引先から電子契約を求められる場合もありますが、自社で電子契約の導入を検討する際は、電子契約の導入によってどのような効果を得たいのかを明確にすることが大切です。
現状の契約業務の流れや管理方法を見直し、以下のように具体的な課題を洗い出しておくと、電子契約サービスの選定や導入後の運用がスムーズになります。
電子契約を導入するには、該当する契約書の電子化が認められているかを確認しておきましょう。
電子契約に対応している契約関連文書は少しずつ増えていますが、一部例外があるので注意が必要です。
また、法令上は問題がないケースでも、社内ルールに反している恐れもあるので、担当部署に確認したうえで電子契約を進めるようにしましょう。
法令や社内ルール上の問題を確認したら、電子化する契約書の文言が電子契約に対応しているか確認します。
基本的な内容は紙の契約書と同じで問題ありませんが、一部の文言は電子契約に対応するものへ変更が必要です。
契約書の文言に書面や記名・押印など書面特有の表現がある場合は、取引先と相談して訂正しましょう。
紙の契約書から電子契約に変更した箇所を取引先と共有すると、スムーズに確認できます。
電子契約をスムーズに運用するためには、導入後の業務フローや運用ルールを明確にし、社内規定をしっかり整備することが重要です。
具体的には、以下のようなポイントを整理しておきましょう。
紙での契約と並行して運用する可能性がある場合は、取引先や関係部署の理解を得ながら段階的に移行を進めることが大切です。
また、運用開始後の混乱を防ぐためにも事前の説明会やマニュアルの整備を行いましょう。周知が不十分だと、せっかく導入しても利用が進まず、従来の紙契約に戻ってしまうことがあります。
準備が整ったら、いよいよ電子契約サービスの契約と導入に進みます。
導入スケジュールを立て、システム設定や社内トレーニングを行ってください。
多くの電子契約サービスには無料トライアルがあります。
契約する前に試してみて、実際の業務フローに合うか、操作性にストレスがないかをしっかり確認しましょう。
取引先から電子契約を求められた場合や、契約業務が頻繁でない場合には、まずは電子契約サービスを利用せず、手軽に電子契約を試したいと考えるケースもあるでしょう。
ここでは、電子契約書を「自作する方法」と「電子契約サービスを利用する方法」、2つの特徴と具体的な手順について解説します。
電子契約書は、自社で作成した契約書をPDF化し、電子署名やタイムスタンプを付与することで作成できます。
追加コストを抑えつつ、書面契約のフォーマットをそのまま利用できるのがメリットです。
【電子契約書を自作する手順】
ただし、無料で電子署名やタイムスタンプを作成すると電子帳簿保存法の要件を満たせない可能性があります。
また、セキュリティ対策が不足していたり、手間がかかって契約手続きをスムーズに進められなかったりするので注意が必要です。
電子契約サービスを利用すれば、法的要件を満たした電子署名やタイムスタンプを自動で付与できるため、手軽に電子契約が行えます。
電子契約サービスを利用して、電子契約を行う際の一般的な流れは以下のとおりです。
【電子契約システムでの手順】
このように、電子契約サービスを導入すると、契約書の作成から送信、締結、管理までの全プロセスを効率化できます。
ここからは、電子契約サービスを選ぶ際に重要な4つのポイントについて解説します。
まずは、電子契約サービスが電子帳簿保存法に対応しているかを必ず確認してください。
電子帳簿保存法は、税務関連の書類や帳簿を電子データとして保存する際のルールを定めた法律です。
具体的には、タイムスタンプの付与、検索機能の有無、データの保存期間や改ざん防止措置の対応といった点をチェックしましょう。
これらの機能が備わっていないと、税務調査時に電子契約で締結した契約書が法的証拠として認められない可能性があります。
また、システムが法改正に合わせて自動アップデートされるかどうかも重要な確認ポイントです。
契約書には機密情報が多く含まれるため、情報漏えいや改ざん、サイバー攻撃などに対するセキュリティ機能を備えたシステムを選びましょう。
特にクラウド型サービスを利用する場合は、データの安全性を確保するため、以下のような対策がされているかを確認してください。
より高度なセキュリティが必要な場合は、国際的な情報セキュリティ規格「ISMS認証」を取得しているシステムかどうかをチェックしましょう。
実際に契約業務を行う従業員や取引先がストレスなく利用できるシステムを選ぶことが大切です。
どんなに高機能なシステムでも、複雑で操作しにくければ、現場での定着が進まず、かえって業務効率が低下してしまいます。
電子契約サービスの使いやすさを見極めるためには、次のポイントをチェックしましょう。
電子契約システムは、必要な機能と費用のバランスをしっかり見極め、自社の契約件数や業務内容に合った契約書管理サービスを選ぶことが重要です。
電子契約システムの料金体系は、「基本料金」＋「従量課金制」が一般的です。
基本料金：月額5,000円〜1万円ほど
従量課金：1契約あたり100円〜300円ほど
さらに、オプション機能を利用すると追加で料金が発生するため、実際の費用はさらに高額になるケースもあります。
書面と押印での契約が唯一、電子契約システムに勝るともいえるのが、契約書類の実物そのもののセキュリティ対策です。
なぜなら、基本的には契約書は契約の当事者である企業しか持ち得ないものであり、それらはカギのかかる金庫にしまってしまえば誰もアクセスできなくなるからです。
電子契約の場合、契約書はデータとして保管されます。契約書データの保管場所はクラウドサーバや場合によっては一般企業が所有するサーバですが、いずれにしろこれらはネットワークでつながっているために、悪意ある不正アクセスにさらされるリスクが生じます。
ですから、電子契約システム導入にあたってはセキュリティ対策を疎かにしてはいけません。システム導入における最優先事項と位置づけて万全の対策を行いましょう。
現在、電子契約を活用できるのはB to Bビジネスでのやりとりがメインです。しかし、先述のとおり電子契約の普及率はおよそ4割。まだまだ契約は書面のやりとりで行う企業が多いのが現状です。
加えて、電子契約を活用したい場合、契約を行う当事者すべてが電子契約を行える環境を整えてあることが条件となります。
ですから、電子契約システムを導入している企業であっても、すべての契約を電子契約で済ませられる、というわけではないことは注意しておくべきでしょう。
現実的には、書面での契約と電子契約と2つの方法を並行運用していくことになる企業が多いといえます。
契約の中には、法令により書面での契約や保存が義務づけられているものが存在します。
ここではいくつかの具体例を挙げますが、各種契約を電子化できるか否かは、あらかじめ法的な観点から確認しておくようにしましょう。
◾️電子契約サービス導入に関する準備や注意点について、詳しくはこちら！
電子契約システムは、導入時こそ色々とやることが多く、イメージよりも大がかりな作業になることが多いですが、一度導入して運用をスムーズに開始できれば、それ以降は契約作業がスマートになり更にコストカットも果たせるなど電子化のメリットを享受できます。
しかし、電子契約システムの導入率は現状でおよそ4割。
これは、電子契約システムの導入には時間とコストがかかること、さらに日本は「押印文化」といわれるくらい、企業や官庁が書面と印鑑での契約にかなりこだわりをもっていることが、電子契約の普及を妨げる要因となっているといえます。
それでも最近はインターネットを含めたIT技術の発達が著しく、行政での手続きや契約等でもIT技術を利用できる場面が増えてきました。
今後は電子契約の普及がより一層浸透していくと予想できることから、今のうちに電子契約システム導入を検討するのが得策だといえるでしょう。
画像出典元：Pexels、Unsplash、Pixavay
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