記事更新日: 2025/04/02
誓約書は、契約書とともに法的効力を持つ重要な書類です。
誓約書の締結数が多いほど、保管場所の確保が必要となり、セキュリティリスクも懸念されます。
本記事では、誓約書を電子化するメリットとデメリットについてまとめました。
電子化した際の法的有効性や、電子契約の注意点も詳しく解説します。
このページの目次
誓約書と契約書はどちらも守るべき約束を記した文書ですが、責任の所在に違いがあります。
誓約書は、主に一方の当事者が特定の行動について約束する文書です。
署名捺印も提出する側のみが行い、受け取る側の署名捺印は必要ありません。
誓約書の内容が破られた場合、誓約書を受け取った側は提出した側に損害賠償請求できる可能性があります。
また、裁判の際には重要な証拠として効力を発揮し、法的な根拠として認められることが多いです。
対して、契約書は双方が合意のもとで交わす文書です。
署名捺印についても両者が行う必要があり、契約に違反した場合は、一方だけでなく双方が法的責任を問われる可能性があります。
近年では、電子帳簿保存法の改正をはじめとする法規制の変化やIT技術の進歩、テレワークの普及などの影響を受け、多くの企業で書類の電子化が増えています。
誓約書も法的な制約がないため、もちろん電子化が可能です。
ここでは、誓約書を電子化する主な7つのメリットについて解説します。
誓約書を電子化すれば、紙の誓約書で発生する印刷代や郵送代などの経費がかかりません。
さらに、紙の誓約書を保管するスペースも不要になり、書類の管理や整理にかかる手間が減るため、人的コストの削減にもつながります。
電子契約であれば、誓約書の作成から受領まで全てオンライン上で進められるため、業務を効率化できます。
また、電子化された誓約書をシステムで保存すれば、書類の整理や管理がスムーズになります。
さらに、検索機能で過去の誓約書も簡単に見つけられるため、担当者の負担も軽減することが可能です。
紙の誓約書では、書類の発送や先方が署名捺印して返送するのに時間がかかりますが、電子契約なら誓約書の受領までスムーズに進められます。
電子化した誓約書にアクセスできる環境であれば、書類の作成・送受信・署名捺印まで全ての工程をオンラインで完結させることが可能です。
類似した内容の誓約書を作成する際に紙の場合は、過去の書類を探しだし、参考にしながら新しく作成する必要があります。
電子化した誓約書をシステムで管理すれば、必要な書類をすぐに検索できるため、作業時間を大幅に短縮することが可能です。
誓約書を電子化すれば、オンライン上で誓約書の作成や対応ができるので、誓約書のために出社する必要はありません。
出先やリモートワークでもスムーズに業務を進めることができます。
紙の誓約書の場合は、紛失や改ざん、盗難による情報漏えいなどのリスクがあります。
電子化された誓約書をシステムで管理すれば、閲覧や変更履歴を自動的に記録したり、アクセス権限を設定したりできるので、セキュリティリスクを低減することが可能です。
誓約書の電子化を進める前に、デメリットについてもしっかりと理解しておきましょう。
誓約書を電子化するうえで、相手の同意が必要な点はデメリットといえます。
例えば、相手が電子契約を交わせる環境が整っていない場合や、電子化に不慣れで手間やコスト、法律面での不安があるといった理由から紙の誓約書を望むことも考えられます。
あらかじめ資料を用意したり、説明する時間を設けたりして、相手の不安点が解消できるように努めましょう。
今まで紙の誓約書を取り扱っていた場合、電子化にマッチした業務プロセスの再構築が必要です。
システムを導入する前に、あらかじめ関係部署への説明を行い、スムーズな連携ができるように理解と協力を得ましょう。
また、電子契約システムの操作方法に慣れるまでは時間がかかるため、従業員へのトレーニング実施やマニュアル作成などのサポートも欠かせません。
電子契約システムを導入すれば、誓約書をはじめとするさまざまな書類を電子化して管理が可能です。
全ての書類をシステムで一元管理することで、書類を管理する手間が省け、必要な書類を簡単に検索・取得できるようになります。
電子契約システムを利用した場合、誓約書のほかに下記のような書類が電子化できます。
| 売買基本契約書 | 請求書 | 更新契約書 |
| 基本契約書 | 発注書 | 駐車場賃貸契約書 |
| 秘密保持契約書 | 建設請負契約書 | 業務委託契約書 |
| 申込書 | 注文書 | マイナンバー委託契約書 |
| 人材紹介基本契約書 | リフォーム契約書 | 誓約書 |
| 物品購入契約書 | 覚書 | 顧問契約書 |
| 債権譲渡契約書 | 賃貸借契約書 | 連帯保証契約書 |
| 代理店契約書 | フランチャイズ契約書 | 雇用契約書 |
ここでは、多くの企業で日常的に使用される書類の電子化について解説します。
申込書は、製品・サービスの申し込みを受ける際に使用され、個人情報が含まれた重要な書類です。
電子契約システムを利用することで、オンライン上で申し込み手続きができ、確認・処理・検索もスムーズに行えます。
また、電子契約システムには、暗号化やアクセス制限といったセキュリティ機能が搭載されているため、個人情報の保護という観点からも高い安全性を確保できます。
注文書・発注書を電子契約で管理することで、印刷代・FAX代・郵送代などの削減が可能です。
さらに、電子契約であれば収入印紙が不要となるため、税コストの削減にもつながります。
見積書を電子化することで、検索性が向上し、必要な見積書をスムーズに見つけられます。
また、電子契約システムの高いセキュリティ機能を活用することで、第三者による改ざんリスクを防止することが可能です。
同意書は、ある事柄や行為について相手方の同意や承認を得るために使用される書類です。
例えば、医療行為同意書・個人情報取り扱い同意書・プライバシーポリシー同意書・労働契約同意書・イベント参加同意書などがあります。
同意書に記載される項目は、主に合意する内容や署名、日付などが一般的で、電子化によってセキュリティ対策を強化できます。
誓約書以外の書類を電子化する際には、該当の書類を電子化した場合に法的効力が認められるかという点を確認しておきましょう。
例えば、下記の公正証書で作成する必要のある契約書は、書面での作成が義務付けられており、電子化できません。
| 電子化できない契約 | 根拠となる法律と条項 |
| 事業用定期借地権設定契約 | 借地借家法第23条第3項 |
| 任意後見契約 | 任意後見契約に関する法律第3条 |
| 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約 | 企業担保法第3条 |
| 農地又は採草放牧地の賃貸借契約 | 農地法第21条 |
また、誓約書を電子化するデメリットでも触れたように、一部の契約書（下請契約や消費者との契約など）については、電子契約を利用する前に相手の同意を得る必要があります。
誓約書は電子化することで、コスト削減や業務の効率化を実現できます。
電子契約を利用する前に相手へ同意を得る必要がありますが、個人情報の保護などセキュリティ対策という観点からも電子化は有効な手段です。
契約管理システムであれば、誓約書やさまざまな書類を一元管理できるので、ぜひ活用してください。
画像出典元：O -DAN
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